¿Te sientes abrumado por una pila de recibos, facturas y extractos bancarios? Si la respuesta es sí, no estás solo.
Un plan financiero bien estructurado puede ayudarle. Puede aumentar sus ahorros, reducir sus deudas y proporcionarle la tranquilidad de saber que está preparado financieramente para los imprevistos de la vida.
Por supuesto, para la mayoría de nosotros, hacer un plan financiero suena tan divertido como doblar la ropa limpia un domingo por la tarde. Por eso, si se pregunta cómo organizar sus finanzas y alcanzar la estabilidad financiera, estamos aquí para ayudarle.
Siga leyendo para obtener una guía paso a paso para realizar el seguimiento de sus gastos, establecer presupuestos, ahorrar dinero y alcanzar sus metas financieras.
Finanzas personales frente a finanzas de pequeñas empresas: comprender las diferencias
Organizar tus finanzas personales implica gestionar tu dinero, tus gastos, tus ahorros y tus inversiones.
Por otro lado, las finanzas de las pequeñas empresas implican la gestión del flujo de caja, la nómina, el inventario y los gastos operativos. También incluye el cumplimiento de las obligaciones fiscales, el cumplimiento normativo y las opciones de financiación alternativas.
En ambos casos, te centras en organizar las finanzas y gestionar el dinero de una sola persona o de un grupo relativamente pequeño. Por lo general, también se trata de documentos financieros menos numerosos y menos complejos.
En última instancia, su meta como propietario de una pequeña empresa o como individuo es reducir los gastos y ahorrar dinero, ya sea a través de las ganancias de su negocio o de un aumento de sus ingresos.
Sin embargo, aunque estos dos tienen muchos puntos en común, algunos retos únicos los hacen bastante diferentes. Vamos a discutirlos.
Retos en la organización de las finanzas: particulares frente a pequeñas empresas
| Desafíos | Finanzas personales | Finanzas para pequeñas empresas |
|---|---|---|
| El reto de las finanzas personales es asegurarse de que los gastos sean muy inferiores a los ingresos y de que se ahorra dinero para emergencias e inversiones | En las pequeñas empresas, el reto es ser eficiente en la generación de ingresos y optimizar los gastos para garantizar la eficiencia operativa, el crecimiento y la sostenibilidad | |
| La gestión financiera personal suele centrarse en la elaboración de presupuestos para controlar los gastos, el ahorro para emergencias y la inversión para la seguridad financiera a largo plazo | Las pequeñas empresas deben elaborar un buen presupuesto, teniendo en cuenta los ingresos previstos durante un periodo determinado. Los retos son la gestión de los gastos, la contabilidad de los proyectos y la elaboración de presupuestos para departamentos como el de TI y marketing, etc., con el fin de equilibrar los costes y garantizar los resultados | |
| Las fuentes de ingresos suelen ser estables, pero pueden fluctuar debido a cambios de trabajo, promociones o periodos de desempleo | Los ingresos de las pequeñas empresas son complejos debido a los altibajos que conlleva dirigir una pequeña empresa, la ralentización de las ventas, la competencia y otros factores externos. | |
| Como persona física, usted debe pagar el impuesto sobre la renta de acuerdo con las leyes de su estado o país. El reto es asegurarse de que toda su documentación financiera esté al día y de que los impuestos necesarios se paguen a tiempo | Las empresas necesitan registros financieros precisos para la presentación de impuestos, auditorías, proyectos y el cumplimiento de los requisitos reglamentarios, incluidas las leyes laborales y las normativas específicas del sector | |
| Las personas gestionan deudas personales como hipotecas, préstamos estudiantiles, tarjetas de crédito y préstamos personales, equilibrando los pagos con sus metas de ahorro | Las pequeñas empresas suelen necesitar financiación externa a través de préstamos, inversores o crowdfunding para iniciar o ampliar sus operaciones. Esto hace que la gestión cuidadosa de la deuda y el capital sea fundamental | |
| Las estrategias de inversión personal suelen dar prioridad a la diversificación para repartir el riesgo entre activos como acciones, bonos, fondos de inversión y bienes inmuebles | Las pequeñas empresas consideran la inversión como parte de su planificación futura. Esto podría incluir decisiones sobre invertir en expansión, fusiones, adquisiciones, mejora de la marca, etc. |
Estrategias clave para organizar eficazmente sus finanzas
Ahora que comprende las complejidades de la gestión financiera personal y la gestión de las finanzas de una pequeña empresa, analicemos las estrategias clave para que estos procesos sean más eficientes.
Organiza tus finanzas con ClickUp
ClickUp es un software de gestión financiera y productividad que te ayuda a organizar tus facturas y finanzas de una manera fácil de entender, tanto si gestionas las finanzas de un particular como las de una pequeña empresa.
Desde el seguimiento de tus finanzas hasta recibir recordatorios de fechas límite, ClickUp para la gestión financiera te permite hacer todo esto y mucho más. A continuación te explicamos cómo puedes utilizarlo para gestionar el pago de tus facturas, tarjetas de crédito, gastos discrecionales y todas tus demás metas financieras y de ahorro.
- Cree paneles totalmente personalizables para obtener informes de alto nivel sobre la distribución de su presupuesto y una panorámica de su salud financiera con atractivas visualizaciones
- Utilice los campos de fórmula de ClickUp para realizar cálculos con sus datos
- Utilice la vista Calendario para ver todas sus tareas financieras de un vistazo y estar al día con sus tareas pendientes
- Crea una lista de control completa de tus facturas y sus fechas límite con la lista de tareas de ClickUp
- Aproveche plantillas listas para usar y totalmente personalizables, como plantillas de presupuesto, listas de control y contabilidad, para una gestión más eficiente
- Utilice las tareas periódicas para sus facturas mensuales y pague todas sus facturas a tiempo. Vea todas las repeticiones / periodicidad en la vista Calendario para planificar fácilmente
- Establezca metas a corto y largo plazo, realice un seguimiento de su progreso y manténgase al día para alcanzarlas con ClickUp Goals
- Utilice los campos personalizados para añadir detalles como importes y formas de pago, y mejorar la elaboración de informes del panel
- Configure recordatorios desde dispositivos móviles u ordenadores para recordar tareas esenciales como el pago de facturas, la revisión del presupuesto, etc., con ClickUp Reminders
- Integra más de 1000 apps, aplicaciones y servicios para gestionar tus finanzas en una sola plataforma
Arnold Rogers, director de soporte al cliente de Launch Control, opina lo siguiente sobre ClickUp:
Nos hemos integrado con Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, etc. Esto nos permite realizar un seguimiento de las finanzas, la retención, la elaboración de informes y los detalles de los clientes en un solo espacio, ya que podemos extraer información de todas las herramientas que utilizamos y recopilarla en ClickUp para facilitar su uso sin involucrar a todos los departamentos y sin restar tiempo a sus agendas.
Nos hemos integrado con Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, etc. Esto nos permite realizar un seguimiento de las finanzas, la retención, la elaboración de informes y los detalles de los clientes en un solo espacio, ya que podemos extraer información de todas las herramientas que utilizamos y compilarla en ClickUp para facilitar su uso sin involucrar a todos los departamentos y sin restar tiempo a sus agendas.
Consejo profesional: Aprovecha la plantilla de gestión financiera de ClickUp para realizar un seguimiento y supervisar los presupuestos, analizar el rendimiento financiero y colaborar con tu equipo en la planificación financiera. La plantilla ofrece 28 estados personalizados para realizar un seguimiento de los proyectos financieros. Utiliza esta plantilla para controlar tus finanzas mediante:
- Seguimiento de los gastos
- Identificar áreas en las que ahorrar o aumentar los ingresos
- Establecer metas personalizadas
- Obtener información en tiempo real sobre el flujo de caja
Revisa y actualiza el presupuesto con regularidad
El primer paso para organizar las finanzas, ya sean personales o empresariales, es elaborar un presupuesto. Un presupuesto es simplemente un plan escrito en el que se asigna el dinero a diferentes gastos. Le ayuda a identificar en qué se gasta el dinero cada mes y a reducir los gastos innecesarios.
Sin embargo, hacer el presupuesto es solo el principio. Es esencial revisarlo y actualizarlo con regularidad para asegurarse de que refleja sus ingresos, gastos y metas financieras. Descubrirá que su presupuesto necesita ajustes durante ciertos periodos. Con el tiempo, podrá identificar estos patrones de gasto y actualizar el presupuesto en consecuencia.
Una revisión periódica te ayuda a ver si te has excedido del presupuesto y a hacer los ajustes necesarios. Si tus ingresos han aumentado o disminuido, ajusta tu presupuesto para reflejar tu realidad financiera actual. Del mismo modo, si has incurrido en nuevos gastos o has conseguido reducir los existentes, actualiza tu presupuesto para adaptarlo a estos cambios.
Si no sabes por dónde empezar a elaborar un presupuesto personal, utiliza plantillas de presupuesto mensual como la plantilla de presupuesto personal de ClickUp. La plantilla te ayuda a identificar patrones de gasto, planificar metas a largo plazo, ajustar tu presupuesto y prepararte para gastos inesperados. Puedes ver tu presupuesto por categoría y comprobar las fechas límite utilizando la vista de calendario de ClickUp.
Las plantillas de presupuesto para proyectos, como la plantilla de presupuesto empresarial de ClickUp, pueden simplificar el proceso de elaboración de presupuestos para las pequeñas empresas. La plantilla te permite crear presupuestos para proyectos y un sistema de archivo con desgloses detallados para centralizar los gastos de tu empresa y realizar un seguimiento del rendimiento real en comparación con el rendimiento previsto. Con esta plantilla, puedes ver los resultados en comparación con los planes en tiempo real, detectar áreas que se pueden optimizar y reducir costes.
Pagar las facturas a tiempo
Tienes docenas de facturas que pagar cada mes: facturas de servicios públicos, alquiler, hipoteca, tarjeta de crédito, suscripciones, salarios y mucho más
Pagar sus facturas a tiempo es fundamental para mantener su hogar o empresa en funcionamiento y garantizar que usted se libere de deudas y permanezca así. Esto puede convertirse en un reto cuando tiene facturas que vencen en diferentes fechas, hay variaciones en los importes a pagar y debe asegurarse de tener fondos suficientes para realizar los pagos a tiempo.
Pagar a tiempo le ayuda a evitar recargos por mora, mantener una buena puntuación de crédito y gestionar su flujo de caja de forma eficaz.
Consejos para recordar pagar las facturas a tiempo:
- Empiece por crear una lista completa o una lista de control de todas las facturas recurrentes y sus fechas límite
- Aprovecha la tecnología para configurar recordatorios de las fechas límite de pago de las facturas. Puedes utilizar apps de calendario, recordatorios en tu teléfono o apps de gestión financiera como ClickUp, que te avisan cuando vencen las facturas
- Automatice el pago de sus facturas siempre que sea posible. La mayoría de los bancos y proveedores de servicios ofrecen opciones de pago automático, lo que le permite programar los pagos para que se deduzcan de su cuenta bancaria en sus fechas límite
- Controle regularmente los saldos de sus cuentas bancarias para asegurarse de que dispone de fondos suficientes para pagar las facturas pendientes. Configure alertas para saldos bajos a fin de habilitar los pagos automáticos y evitar comisiones por descubierto o pagos atrasados debido a fondos insuficientes
Realice un seguimiento de sus gastos
El siguiente paso es hacer un seguimiento de tus gastos para saber en qué se va tu dinero. El seguimiento te ayuda a:
- Identifica las áreas en las que puedes estar gastando demasiado
- Cree un presupuesto realista que se ajuste a sus metas financieras
- Asigne fondos a sus metas de ahorro, pago de deudas y otros objetivos financieros
- Identifique cualquier transacción no autorizada o fraudulenta
Así es como puede realizar un seguimiento de sus gastos:
- Lleve un registro detallado de todos los gastos en un cuaderno o una hoja de cálculo
- Utilice software de presupuesto para proyectos y apps de seguimiento de gastos que categorizan automáticamente las transacciones de las cuentas bancarias y tarjetas de crédito enlazadas
- Asigne el dinero en efectivo a sobres o categorías (por ejemplo, comestibles, entretenimiento) y realice un seguimiento del gasto dentro de cada categoría
- Utilice plantillas de informes de gastos para registrar de forma exhaustiva los gastos de su empresa
- Revisa los extractos bancarios mensuales para clasificar y analizar los gastos manualmente
Equilibre las cuentas conjuntas
Si tienes una cuenta conjunta, es fundamental cuadrarla regularmente para mantener la transparencia, la confianza y la armonía financiera con tu cotitular. Dependiendo del número de personas que tengan acceso a la cuenta conjunta y de la autoridad que tengan para realizar transacciones, cuadrar cuentas conjuntas puede convertirse en un reto.
A continuación le explicamos cómo puede equilibrar las cuentas conjuntas:
- Establezca límites de transacción para cada uno de los titulares de cuentas conjuntas en su plataforma de gestión financiera
- Establezca un proceso mediante el cual el cotitular de la cuenta pueda autorizar un pago (por ejemplo: planificación previa para realizar el pago, aprobación conjunta en el comprobante de gasto, etc.)
- Establece un sistema en el que todos los titulares de las cuentas se informen mutuamente sobre sus gastos en la app o plataforma de gestión de gastos
- Asegúrate de que todos los titulares de cuentas conjuntas reciban actualizaciones periódicas sobre el saldo de la cuenta a través de la app de gestión de gastos
- Asigne tipos específicos de pagos que cada uno de los titulares de la cuenta conjunta puede realizar (por ejemplo, pagos relacionados con la nómina, servicios públicos, gastos de marketing, etc.)
Ayuda a elaborar presupuestos y planes financieros precisos, ya que todos los titulares de las cuentas pueden ver dónde va su dinero y ajustar sus gastos en consecuencia.
También ayuda a evitar comisiones por descubierto y gastos asociados, que pueden producirse si el titular de una cuenta no está al tanto de las transacciones pendientes.
Establezca y alcance sus metas de ahorro
El ahorro es esencial. La mejor manera de ahorrar es establecer metas claras; ya sea que esté ahorrando para la jubilación o para comprar una nueva casa, tener una meta le da dirección, motivación y un plan claro.
A continuación le indicamos cómo puede establecer y alcanzar sus metas de ahorro:
- Defina metas de ahorro claras. Pueden ser a corto plazo, como ahorrar para unas vacaciones, o a largo plazo, como comprar una casa
- Es natural tener más de una meta de ahorro. Por lo tanto, clasifique sus metas en orden de importancia y urgencia
- Establezca metas específicas y cuantificables para sus ahorros. Así, en lugar de una meta vaga como «ahorrar más dinero», fíjese un objetivo claro como «ahorrar 5000 $ para un fondo de emergencia este año»
- Cree un plan de ahorro específico para definir cuánto necesita ahorrar regularmente para alcanzar sus metas. Por lo tanto, para la meta anterior, puede decidir ahorrar 100 dólares adicionales cada semana durante el próximo año, aproximadamente. Incorpore este plan a su presupuesto
Utiliza el depósito directo de tu sueldo
Depositar directamente sus cheques de pago es una forma conveniente y eficiente de administrar sus ingresos. Garantiza que sus ganancias se depositen de forma rápida y segura en su cuenta bancaria. Hay muchos beneficios:
- Es conveniente, ya que su sueldo se deposita automáticamente en su cuenta el día de pago
- Puede configurar transferencias automáticas para transferir una parte de su sueldo a cuentas de ahorro, gastos o inversión
- Obtienes acceso inmediato a los fondos
Para configurar el depósito directo de los cheques de pago, comuníquese con su departamento de recursos humanos o de nómina y verifique con su banco que puedan aceptar depósitos directos. El siguiente paso es habilitar las transferencias automáticas para asignar fondos a diferentes cuentas, como emergencias, jubilación o inversiones.
Aprovecha las apps financieras
Gracias a la tecnología, ya no es necesario organizar las finanzas manualmente. Las apps financieras están revolucionando el mundo de las finanzas. Te ayudan a gestionar tus finanzas personales o las de tu pequeña empresa desde cualquier parte del mundo.
La mayoría de las apps, aplicaciones, tienen funciones que te permiten realizar un seguimiento de los gastos, establecer recordatorios, crear presupuestos, pagar facturas y supervisar las inversiones. Estas son algunas de las ventajas de utilizar apps financieras:
- Gestiona tus finanzas en cualquier momento y lugar
- Clasifique y realice un seguimiento de los gastos automáticamente enlazándolos a sus cuentas bancarias
- Cree y cumpla un presupuesto estableciendo límites de gasto
- Establezca y realice un seguimiento de sus metas financieras mediante potentes visualizaciones
- Envíe recordatorios de los próximos pagos de facturas y evite los cargos por mora
Al seleccionar una app financiera, revisa cuidadosamente sus funciones. Comprueba si la app tiene estándares de seguridad sólidos y si los clientes la encuentran útil.
Incorpore la gestión de tarjetas de crédito
Una gestión eficaz de las tarjetas de crédito ayuda a mantener la salud financiera, evitar las deudas y maximizar los beneficios. También le permite aprovechar las recompensas, mejorar su puntuación de crédito y asegurarse de que se mantiene dentro de su presupuesto.
Algunas formas de incorporar la gestión de las tarjetas de crédito en la gestión financiera son:
- Comprenda los términos, tipos de interés, comisiones y ventajas de cada crédito que tiene. Conozca sus ciclos de facturación, fechas límite y periodos de gracia para evitar comisiones por demora
- Utilice aplicaciones financieras para realizar el seguimiento de las transacciones de su tarjeta de crédito
- Asigne una parte específica de su presupuesto para los gastos con tarjeta de crédito
- Paga tus facturas a tiempo para evitar recargos por demora
- Aproveche las recompensas y los beneficios que ofrecen sus tarjetas de crédito, como reembolsos en efectivo, puntos para viajes o descuentos
Utiliza el método bola de nieve
El método «bola de nieve» es una forma eficaz de eliminar sistemáticamente tus deudas. Se centra en pagar primero las deudas más pequeñas para generar impulso y motivación. Para utilizar este método, sigue estos pasos:
- Empiece por hacer una lista completa de todas sus deudas
- Ordene sus deudas en orden ascendente según el saldo adeudado
- Elabora un presupuesto detallado para calcular cuánto dinero extra puedes gastar en el pago de tus deudas
- Realice los pagos mínimos mensuales de todas sus deudas para evitar cargos por mora y intereses adicionales
- Utiliza cualquier fondo extra que hayas identificado en tu presupuesto para pagar la deuda más pequeña
- Pague primero la deuda más pequeña, luego pase a la siguiente más pequeña de la lista, y así sucesivamente
A medida que vas pagando cada deuda, la cantidad que puedes destinar a la siguiente aumenta. Este efecto bola de nieve te permite pagar las deudas más grandes más rápidamente.
Este método puede ser una forma eficaz de liberarse de las deudas, y cada vez que pagas una deuda sientes una sensación de logro. También te permite centrarte en una deuda cada vez sin sentirte abrumado.
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Organizar sus finanzas puede parecer tedioso y abrumador, pero los beneficios bien valen el esfuerzo. Revisar regularmente su presupuesto, pagar sus facturas a tiempo, equilibrar las cuentas conjuntas y llevar un control de sus gastos puede ayudarle a llevar una vida financiera saludable, segura y sin estrés.
Recuerde, organizar sus finanzas no es un evento único. Es un proceso continuo. Así que comience poco a poco, sea constante y celebre su progreso.
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