¿Te sientes abrumado por una pila de recibos, facturas y extractos bancarios? Si la respuesta es sí, no estás solo.
Un plan financiero bien estructurado puede ser de gran ayuda. Puede aumentar los ahorros, reducir las deudas y aportar la tranquilidad que conlleva saber que estás preparado financieramente para los imprevistos de la vida.
Por supuesto, para la mayoría de nosotros, hacer un plan financiero suena tan divertido como doblar la ropa limpia un domingo por la tarde. Por eso, si te estás preguntando cómo organizar tus finanzas y alcanzar la estabilidad financiera, estamos aquí para ponértelo fácil.
Sigue leyendo para obtener una guía paso a paso sobre cómo realizar el seguimiento de tus gastos, establecer presupuestos, ahorrar dinero y alcanzar tus metas financieras.
Finanzas personales frente a finanzas de pequeñas empresas: comprender las diferencias
Organizar tus finanzas personales implica gestionar tu dinero, tus gastos, tus ahorros y tus inversiones.
Por otro lado, las finanzas de las pequeñas empresas implican la gestión del flujo de caja, la nómina, el inventario y los gastos operativos. También incluye el cumplimiento de las obligaciones fiscales, el cumplimiento normativo y las opciones de financiación alternativas.
En ambos casos, te centras en organizar las finanzas y gestionar el dinero de una sola persona o de un grupo relativamente pequeño de personas. Por lo general, también se trata de documentos financieros menos numerosos y menos complejos.
En última instancia, tu meta como propietario de una pequeña empresa o como particular es reducir los gastos y ahorrar dinero, ya sea a través de los beneficios empresariales o del aumento de los ingresos.
Sin embargo, aunque estos dos tienen muchos puntos en común, algunos retos únicos los hacen bastante diferentes. Analicémoslo.
Retos a la hora de organizar las finanzas: particulares frente a pequeñas empresas
| Desafíos | Finanzas personales | Finanzas para pequeñas empresas |
|---|---|---|
| El reto de las finanzas personales es asegurarse de que tus gastos sean muy inferiores a tus ingresos y de que apartes dinero para emergencias e inversiones. | En las pequeñas empresas, el reto consiste en ser eficientes en la generación de ingresos y optimizar los gastos para garantizar la eficiencia operativa, el crecimiento y la sostenibilidad. | |
| La gestión financiera personal suele centrarse en la elaboración de presupuestos para controlar los gastos, el ahorro para emergencias y la inversión para la seguridad financiera a largo plazo. | Las pequeñas empresas deben elaborar un buen presupuesto, teniendo en cuenta los ingresos previstos durante un periodo determinado. Los retos son la gestión de gastos, la contabilidad de proyectos y la elaboración de presupuestos para departamentos como TI y marketing, etc., con el fin de equilibrar los costes y garantizar los resultados. | |
| Las fuentes de ingresos suelen ser estables, pero pueden fluctuar debido a cambios de trabajo, promociones o periodos de desempleo. | Los ingresos de las pequeñas empresas son complejos debido a los altibajos que conlleva dirigir una pequeña empresa, la ralentización de las ventas, la competencia y otros factores externos. | |
| Como persona física, tienes que pagar el impuesto sobre la renta de acuerdo con las leyes de tu estado o país. El reto es asegurarte de que toda tu documentación financiera esté al día y de que los impuestos necesarios se paguen a tiempo. | Las empresas necesitan registros financieros precisos para la presentación de declaraciones de impuestos, auditorías, proyectos y el cumplimiento de los requisitos normativos, incluidas las leyes laborales y las regulaciones específicas del sector. | |
| Las personas gestionan sus deudas personales, como hipotecas, préstamos estudiantiles, tarjetas de crédito y préstamos personales, equilibrando los pagos con sus metas de ahorro. | Las pequeñas empresas suelen necesitar financiación externa a través de préstamos, inversores o crowdfunding para iniciar o ampliar sus operaciones. Esto hace que la gestión cuidadosa de la deuda y el capital sea fundamental. | |
| Las estrategias de inversión personal suelen dar prioridad a la diversificación para repartir el riesgo entre activos como acciones, bonos, fondos de inversión y bienes inmuebles. | Las pequeñas empresas consideran la inversión como parte de su planificación futura. Esto podría incluir decisiones sobre inversiones en expansión, fusiones, adquisiciones, mejora de la marca, etc. |
Estrategias clave para organizar eficazmente tus finanzas
Ahora que comprende las complejidades de la gestión financiera personal y la gestión de las finanzas de una pequeña empresa, analicemos las estrategias clave para que estos procesos sean más eficientes.
Organiza tus finanzas con ClickUp
ClickUp es un software de gestión financiera y productividad que te ayuda a organizar tus facturas y finanzas de una manera fácil de entender, tanto si gestionas las finanzas de un particular como las de una pequeña empresa.
Desde el seguimiento de tus finanzas hasta los recordatorios de fechas límite, ClickUp para la gestión financiera te permite hacer todo esto y mucho más. A continuación te explicamos cómo puedes utilizarlo para gestionar el pago de tus facturas, los pagos con tarjetas de crédito, los gastos discrecionales y todas tus demás metas financieras y de ahorro.
- Crea paneles totalmente personalizables para obtener informes de alto nivel sobre la distribución de tu presupuesto y una panorámica de tu salud financiera con atractivas visualizaciones.
- Utiliza los campos de fórmula de ClickUp para realizar cálculos con tus datos.
- Utiliza la vista del Calendario para ver todas tus tareas financieras de un vistazo y estar al día con tus tareas pendientes.
- Crea una lista de control completa de tus facturas y sus fechas límite utilizando las tareas de ClickUp.
- Aprovecha las plantillas listas para usar y totalmente personalizables, como las de presupuesto, lista de control y contabilidad, para una gestión más eficiente.
- Utiliza las tareas periódicas para tus facturas mensuales y realiza todos los pagos a tiempo. Consulta todas las repeticiones en la vista del Calendario para planificar fácilmente.
- Establece metas a corto y largo plazo, realiza el seguimiento del progreso y mantén el calendario para alcanzarlas con ClickUp Metas.
- Utilice los campos personalizados para añadir detalles como importes y formas de pago y mejorar la elaboración de informes en el panel.
- Establece recordatorios desde dispositivos móviles u ordenadores para recordar tareas esenciales como el pago de facturas, la revisión del presupuesto, etc., con ClickUp Reminders.
- Integre más de 1000 aplicaciones para gestionar sus finanzas en una sola plataforma.
Arnold Rogers, director del soporte al cliente de Launch Control, opina lo siguiente sobre ClickUp:
Nos hemos integrado con Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, etc. Esto nos permite realizar el seguimiento de las finanzas, la retención, la elaboración de informes y los datos de los clientes en un solo espacio, ya que podemos extraer información de todas las herramientas que utilizamos y recopilarla en ClickUp para facilitar su uso sin involucrar a todos los departamentos y sin restar tiempo a sus agendas.
Nos hemos integrado con Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, etc. Esto nos permite realizar el seguimiento de las finanzas, la retención, la elaboración de informes y los datos de los clientes en un solo espacio, ya que podemos extraer información de todas las herramientas que utilizamos y recopilarla en ClickUp para facilitar su uso sin involucrar a todos los departamentos y sin restar tiempo a sus agendas.
Consejo profesional: Aprovecha la plantilla de gestión financiera de ClickUp para realizar el seguimiento y supervisar los presupuestos, analizar el rendimiento financiero y colaborar con tu equipo en la planificación financiera. La plantilla ofrece 28 estados personalizados para realizar el seguimiento de los proyectos financieros. Utiliza esta plantilla para controlar tus finanzas mediante:
- Seguimiento de los gastos
- Identificar áreas en las que ahorrar o aumentar los ingresos
- Establecer metas personalizadas
- Obtener información en tiempo real sobre el flujo de caja
Revisa y actualiza el presupuesto con regularidad
El primer paso para organizar las finanzas, ya sean personales o empresariales, es elaborar un presupuesto. Un presupuesto es simplemente un plan escrito en el que se asigna el dinero a diferentes gastos. Te ayuda a identificar en qué se gasta el dinero cada mes y a reducir los gastos innecesarios.
Sin embargo, elaborar el presupuesto es solo el principio. Es fundamental revisarlo y actualizarlo periódicamente para garantizar que refleje tus ingresos, gastos y metas financieras. Verás que tu presupuesto necesita ajustes durante determinados periodos. Con el tiempo, podrás identificar estos patrones de gasto y actualizar el presupuesto en consecuencia.
Una revisión periódica te ayuda a ver si te has excedido en el presupuesto y a hacer los ajustes necesarios. Si tus ingresos han aumentado o disminuido, ajusta tu presupuesto para reflejar tu realidad financiera actual. Del mismo modo, si has incurrido en nuevos gastos o has conseguido reducir los existentes, actualiza tu presupuesto para adaptarlo a estos cambios.
Si no sabes por dónde empezar a elaborar tu presupuesto personal, utiliza plantillas de presupuesto mensual como la plantilla de presupuesto personal de ClickUp. La plantilla te ayuda a identificar patrones de gasto, planear metas a largo plazo, ajustar tu presupuesto y prepararte para gastos inesperados. Puedes ver tu presupuesto por categorías y consultar las fechas límite utilizando la vista de calendario de ClickUp.
Las plantillas de presupuesto para proyectos, como la plantilla de presupuesto empresarial de ClickUp, pueden simplificar el proceso de elaboración de presupuestos para las pequeñas empresas. La plantilla le permite crear presupuestos para proyectos y un sistema de archivo con desgloses detallados para centralizar los gastos de su empresa y realizar el seguimiento del rendimiento real en comparación con el rendimiento previsto. Con esta plantilla, puede ver los resultados en comparación con los planes en tiempo real, detectar áreas que se pueden optimizar y reducir costes.
Paga las facturas a tiempo
Tienes docenas de facturas que pagar cada mes: facturas de servicios públicos, alquiler, hipoteca, tarjeta de crédito, suscripciones, salarios y mucho más.
Pagar tus facturas a tiempo es fundamental para mantener tu hogar o empresa en funcionamiento y garantizar que te liberes de deudas y te mantengas así. Esto puede convertirse en un reto cuando tienes facturas que vencen en diferentes fechas, hay variaciones en el importe a pagar y tienes que asegurarte de disponer de fondos suficientes para realizar los pagos a tiempo.
Pagar a tiempo te ayuda a evitar recargos por demora, mantener una buena puntuación de crédito y gestionar tu flujo de caja de forma eficaz.
Consejos para ayudarte a recordar pagar las facturas a tiempo:
- Empieza por crear una lista completa o una lista de control de todas las facturas recurrentes y sus fechas límite.
- Aprovecha la tecnología para configurar recordatorios de las fechas límite de vencimiento de las facturas. Puedes utilizar aplicaciones de calendario, recordatorios en tu teléfono o aplicaciones de gestión financiera como ClickUp, que te avisan cuando llegan las fechas límite de vencimiento de las facturas.
- Automatice los pagos de sus facturas siempre que sea posible. La mayoría de los bancos y proveedores de servicios ofrecen opciones de pago automático, lo que le permite programar los pagos para que se deduzcan de su cuenta bancaria en sus fechas límite.
- Controle regularmente los saldos de sus cuentas bancarias para asegurarse de que dispone de fondos suficientes para realizar los próximos pagos. Configure alertas para saldos bajos a fin de facilitar los pagos automáticos y evitar comisiones por descubierto o pagos atrasados debido a fondos insuficientes.
Realice el seguimiento de sus gastos
El siguiente paso es el seguimiento de tus gastos para saber en qué se va tu dinero. El seguimiento te ayuda a:
- Identifica las áreas en las que puedes estar gastando de más.
- Crea un presupuesto realista que se ajuste a tus metas financieras.
- Asigna fondos a metas de ahorro, pago de deudas y otras metas financieras.
- Identifica cualquier transacción no autorizada o fraudulenta.
Así es como puedes realizar el seguimiento de tus gastos:
- Lleve un registro detallado de todos los gastos en un cuaderno o una hoja de cálculo.
- Utiliza software de presupuesto para proyectos y aplicaciones de seguimiento de gastos que clasifican automáticamente las transacciones de las cuentas bancarias y tarjetas de crédito enlazadas.
- Distribuye el dinero en sobres o categorías (por ejemplo, comestibles, entretenimiento) y realiza el seguimiento del gasto dentro de cada categoría.
- Utiliza plantillas de informes de gastos para registrar de forma exhaustiva tus gastos empresariales.
- Revisa los extractos bancarios mensuales para clasificar y analizar los gastos manualmente.
Equilibrar las cuentas conjuntas
Si tienes una cuenta conjunta, es fundamental cuadrarla regularmente para mantener la transparencia, la confianza y la armonía financiera con tu cotitular. Dependiendo del número de personas que tengan la cuenta conjunta y de la autoridad que tengan para realizar transacciones, cuadrar las cuentas conjuntas puede convertirse en un reto.
A continuación te explicamos cómo puedes equilibrar las cuentas conjuntas:
- Establece límites de transacción para cada uno de los titulares de cuentas conjuntas en tu plataforma de gestión financiera.
- Establezca un proceso mediante el cual el cotitular de la cuenta pueda autorizar un pago (por ejemplo: planificación previa del pago, aprobación conjunta del comprobante de gastos, etc.).
- Establece un sistema en el que todos los titulares de las cuentas se mantengan al día sobre sus gastos en la app o plataforma de gestión de gastos.
- Asegúrate de que todos los titulares de la cuenta conjunta reciban actualizaciones periódicas sobre el saldo de la cuenta desde la aplicación de gestión de gastos.
- Asignar tipos específicos de pagos que cada uno de los titulares de la cuenta conjunta puede realizar (por ejemplo, pagos relacionados con nóminas, servicios públicos, gastos de marketing, etc.).
Ayuda a elaborar presupuestos y planes financieros precisos, ya que todos los titulares de cuentas pueden ver dónde va su dinero y ajustar sus gastos en consecuencia.
También ayuda a evitar comisiones por descubierto y gastos asociados, que pueden producirse si el titular de una cuenta no está al tanto de las transacciones pendientes.
Establece y alcanza tus metas de ahorro
Los ahorros son esenciales. La mejor manera de ahorrar es establecer metas claras; ya sea que esté ahorrando para la jubilación o para comprar una nueva casa, tener una meta le da dirección, motivación y una hoja de ruta clara.
A continuación te explicamos cómo puedes establecer y alcanzar tus metas de ahorro:
- Define metas de ahorro claras. Estas pueden ser a corto plazo, como ahorrar para unas vacaciones, o a largo plazo, como comprar una casa.
- Es natural tener más de una meta de ahorro. Por lo tanto, clasifica tus metas por orden de importancia y urgencia.
- Haz que tus metas de ahorro sean específicas y cuantificables. Así, en lugar de una meta vaga como «ahorrar más dinero», fíjate un objetivo claro como «ahorrar 5000 $ para un fondo de emergencia este año».
- Crea un plan de ahorro específico para determinar cuánto necesitas ahorrar regularmente para alcanzar tus metas. Así, para la meta anterior, puedes decidir ahorrar 100 dólares extra cada semana durante el próximo año aproximadamente. Incorpora este plan a tu presupuesto.
Utiliza el depósito directo de tu nómina
El depósito directo de tu nómina es una forma cómoda y eficaz de gestionar tus ingresos. Garantiza que tus ganancias se depositen de forma rápida y con seguridad en tu cuenta bancaria. Tiene muchas ventajas:
- Es conveniente, ya que tu sueldo se ingresa automáticamente en tu cuenta el día de pago.
- Puedes configurar transferencias automáticas para transferir una parte de tu sueldo a cuentas de ahorro, gastos o inversión.
- Obtienes acceso inmediato a los fondos.
Para configurar el depósito directo de los cheques de pago, ponte en contacto con tu departamento de recursos humanos o de nóminas y verifica con tu banco que pueden aceptar depósitos directos. El siguiente paso es habilitar las transferencias automáticas para asignar fondos a diferentes cuentas, como emergencias, jubilación o inversiones.
Aprovecha las aplicaciones financieras
Gracias a la tecnología, no tienes que organizar tus finanzas manualmente. Las aplicaciones financieras han revolucionado el mundo de las finanzas. Te ayudan a gestionar tus finanzas personales o las de tu pequeña empresa desde cualquier parte del mundo.
La mayoría de las aplicaciones tienen funciones que te permiten realizar el seguimiento de los gastos, establecer recordatorios, crear presupuestos, pagar facturas y supervisar las inversiones. Estas son algunas de las ventajas de utilizar aplicaciones financieras:
- Gestiona tus finanzas en cualquier momento y en cualquier lugar
- Clasifica y realiza el seguimiento de tus gastos automáticamente mediante el enlazado con tus cuentas bancarias.
- Crea y cumple un presupuesto estableciendo límites de gasto.
- Establece y realiza el seguimiento de tus metas financieras mediante potentes visualizaciones.
- Envía recordatorios de los próximos pagos de facturas y evita los recargos por demora.
Al seleccionar una aplicación financiera, revisa cuidadosamente sus funciones. Comprueba si la aplicación tiene estándares de seguridad sólidos y si los clientes la encuentran útil.
Incorporar la gestión de tarjetas de crédito
Una gestión eficaz de las tarjetas de crédito ayuda a mantener la salud financiera, evitar las deudas y maximizar los beneficios. También te permite aprovechar las recompensas, mejorar tu puntuación crediticia y asegurarte de que te mantienes dentro de tu presupuesto.
Algunas formas de incorporar la gestión de tarjetas de crédito en la gestión financiera son:
- Comprenda los términos, los tipos de interés, las comisiones y las ventajas de cada crédito que tiene. Conozca sus ciclos de facturación, fechas límite y períodos de gracia para evitar cargos por mora.
- Utiliza aplicaciones financieras para realizar el seguimiento de las transacciones de tu tarjeta de crédito.
- Asigna una parte específica de tu presupuesto para los gastos con tarjetas de crédito.
- Paga tus facturas a tiempo para evitar recargos por demora.
- Aprovecha las recompensas y ventajas que ofrecen tus tarjetas de crédito, como reembolsos, puntos de viaje o descuentos.
Utiliza el método de la bola de nieve
El método de la «bola de nieve» es una forma eficaz de eliminar sistemáticamente tus deudas. Se centra en pagar primero las deudas más pequeñas para generar impulso y motivación. Para utilizar este método, sigue estos pasos:
- Empieza por hacer una lista completa de todas tus deudas.
- Ordena tus deudas en orden ascendente según el saldo adeudado.
- Elabora un presupuesto detallado para calcular cuánto dinero extra puedes destinar al pago de tus deudas.
- Realiza los pagos mínimos mensuales de todas tus deudas para evitar recargos por demora y cargos adicionales por intereses.
- Utiliza cualquier fondo extra que hayas identificado en tu presupuesto para pagar la deuda más pequeña.
- Paga primero la deuda más pequeña, luego pasa a la siguiente deuda más pequeña de tu lista, y así sucesivamente.
A medida que vas pagando cada deuda, aumenta la cantidad que puedes destinar a la siguiente. Este efecto bola de nieve te permite pagar las deudas más grandes más rápidamente.
Este método puede ser una forma eficaz de liberarse de las deudas, y cada vez que pagas una deuda sientes una sensación de logro. También te permite centrarte en una deuda cada vez sin sentirte abrumado.
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Organizar tus finanzas puede parecer tedioso y abrumador, pero los beneficios merecen el esfuerzo. Revisar regularmente tu presupuesto, pagar tus facturas a tiempo, equilibrar las cuentas conjuntas y realizar el seguimiento de tus gastos puede ayudarte a llevar una vida financiera saludable, con seguridad y sin estrés.
Recuerda que organizar tus finanzas no es un evento que se haga una sola vez. Es un proceso continuo. Así que empieza poco a poco, sé constante y celebra tu progreso.
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