La metodología ágil se ha convertido en el marco de gestión de proyectos de facto para la mayor parte del desarrollo de software en todo el mundo, y con razón.
Después de todo, Agile es una de las únicas metodologías de gestión de proyectos que se adapta perfectamente a los desarrolladores de software y a los equipos de gestión de productos, ya que se centra en la adaptabilidad, la orientación al cliente, la mitigación de riesgos y los cronogramas de lanzamiento rápidos.
Si es usted gestor de proyectos o responsable técnico y desea crear un equipo ágil, el primer paso es familiarizarse con los conceptos clave de la agilidad: sprints, scrums, Kanban, programación extrema (XP) y mucho más. El siguiente paso sería explorar las diversas herramientas de planificación de sprints disponibles en el mercado para poder elegir la herramienta adecuada para configurar sus proyectos ágiles.
Si eres nuevo en Agile o diriges un equipo pequeño, ¡las hojas de cálculo son un excelente punto de partida! O, más concretamente, el buen viejo Microsoft Excel.
Exploraremos por qué las hojas de cálculo de Excel pueden ser una buena opción para los equipos ágiles, algunas limitaciones que puede encontrar al utilizarlas y cómo puede gestionar sus proyectos de principio a fin en Excel.
¡Empecemos!
Ventajas de realizar la planificación de sprints en Excel
Planificar sus sprints en Excel tiene numerosas ventajas. No solo es una herramienta con la que la mayoría de su equipo ya está familiarizado, sino que también es muy fácil de usar y apenas requiere aprendizaje.
Una buena plantilla de planificación de sprints para Excel puede ayudarle a ponerse en marcha en cuestión de minutos. A continuación se indican otras ventajas de utilizar Excel para planificar y gestionar sus sprints.
- Flexibilidad: personalice columnas, filas y fórmulas para realizar el seguimiento de las tareas, las historias de usuario, el progreso del sprint y mucho más, adaptando la hoja de cálculo a su flujo de trabajo ágil.
- Colaboración: las hojas de cálculo permiten la colaboración en tiempo real, lo que permite que varios miembros del equipo accedan y actualicen la información del proyecto simultáneamente.
- Rentabilidad: si ya utiliza Excel, no es necesario invertir en un nuevo software de gestión de proyectos.
- Personalización: cree vistas, paneles e informes personalizados que se adapten a las necesidades de su proyecto. El formato condicional y las tablas dinámicas le ayudan a visualizar los datos del proyecto y realizar el seguimiento de las métricas clave.
- Integración: Excel se puede integrar fácilmente con otras herramientas de su conjunto de tecnologías. Puede importar datos de rastreadores de errores, sistemas de control de versiones y mucho más para garantizar que todas las tareas se encuentren en un hub centralizado.
- Escalabilidad: tanto si gestiona un solo sprint como si coordina varios sprints entre equipos distribuidos, las hojas de cálculo se pueden escalar para satisfacer las necesidades de todos los equipos, grandes y pequeños.
Aproveche al máximo estas ventajas durante la planificación del sprint. ¡Le mostraremos cómo hacerlo!
Cómo planificar sprints en Excel
Durante la planificación del sprint, decida la duración del mismo y defina sus metas y resultados por adelantado. A continuación, siga estos pasos para documentar los detalles en Excel.
1. Realice los ajustes en su hoja de cálculo.
El primer paso es crear su hoja de cálculo para la planificación del sprint. Puede hacerlo desde cero o duplicar y personalizar una de las plantillas gratuitas de planificación de sprints disponibles en línea.
Una vez que haya creado su hoja de cálculo, puede crear pestañas individuales para los distintos aspectos de su sprint, como el backlog, las tareas y las retrospectivas del sprint.
2. Crear una lista de tareas pendientes del sprint
El siguiente paso es revisar la hoja de ruta del producto, el gestor de errores y los tickets de soporte al cliente para seleccionar todas las tareas que deben completarse durante ese sprint. A continuación, puede añadir estas tareas a la pestaña «Sprint Backlog».
Estas son algunas de las columnas que puede incluir:
- Nombre de la historia: es el título de la tarea o del elemento del backlog del producto.
- Descripción: Explique en qué consiste la tarea y añada cualquier enlace relevante.
- Prioridad: añada una puntuación de prioridad de 1, 2 o 3 (de más urgente a menos urgente) en función de la importancia de la tarea o de lo cerca que esté la fecha límite.
- Esfuerzo estimado: también denominado «punto de sprint», indica cuánto tiempo o esfuerzo se necesitaría para completar una tarea.
- Asignado a: Añada aquí el DRI (responsable directo) de la tarea.
Opcionalmente, también puede añadir estas columnas:
- Aprobador/Revisor: La persona que da el visto bueno final a la completación de una tarea.
- Notas: Para añadir cualquier información adicional o referencias.
- Elementos pendientes: Añada filas adicionales debajo de cada historia para las tareas.
Utilice el formato condicional para resaltar filas según su prioridad o estado y facilitar así su identificación visual. Esto le ayudará a determinar qué es importante y qué no, para que pueda seleccionar las historias de usuario adecuadas para cada sprint.
Una vez que haya añadido su backlog de producto a la hoja de Excel, puede planificar su sprint. Considere la posibilidad de celebrar una reunión de planificación de sprints con su equipo para:
- Defina una meta clara para el sprint que se ajuste a la hoja de ruta general del producto. Esta meta debe ser alcanzable dentro de la duración prevista del sprint.
- Revise la disponibilidad de los miembros del equipo y la capacidad de carga de trabajo durante el sprint. No olvide tener en cuenta los días de vacaciones o los fines de semana.
Una vez que haya priorizado su backlog y considerado la capacidad, puede utilizar el esfuerzo estimado para determinar qué historias de usuario se pueden completar de manera realista dentro del plazo del sprint.
3. Configure un tablero de tareas
El siguiente paso en su reunión de planificación de sprints es crear un tablero de tareas para visualizar el progreso de sus tareas. Puede clasificar las tareas según su estado (pendientes, en curso, en espera, en revisión, terminadas) o según su nivel de prioridad para obtener una visión general de sus tareas.
Aunque una plantilla de planificación de sprints de Excel puede no tener el «efecto visual» de un tablero Kanban, puede utilizar colores y formato condicional para resaltar el estado de las tareas y llamar la atención de su equipo.
4. Cree un gráfico de burndown
Una de las principales ventajas de la planificación de sprints es medir el progreso (y la carga de trabajo) de su equipo. Por lo tanto, es importante crear un «gráfico de burndown» para supervisar el nivel de rendimiento de su equipo.
Simplemente cree un cronograma del sprint asignando columnas para el trabajo completado y los días estimados necesarios para terminar las tareas restantes dentro del sprint. A continuación le mostramos cómo hacerlo:
Cree su tabla de datos
El primer paso es añadir todos los datos necesarios a una hoja separada. Para empezar, puede crear las siguientes columnas:
- Tarea
- Fecha límite
- Puntos de sprint
- Esfuerzo estimado (en horas)
- Esfuerzo real (en horas)
Añada datos a las columnas de esfuerzo estimado y esfuerzo real.
El siguiente paso es rellenar la columna de esfuerzo estimado con sus datos «planificados»: cuánto tiempo cree que le llevará completar una tarea. Esto se puede hacer de una sola vez al crear su gráfico de burndown.
Por otro lado, la columna de esfuerzo real debe rellenarse al final de cada día o semana e indicará el tiempo real que ha tardado su equipo en completar una tarea.
Cree el gráfico de burndown
Ahora que ya tiene todos los datos, puede empezar a generar el gráfico de burndown. Crearemos un gráfico de líneas sencillo con el eje X indicando el tiempo y el eje Y indicando el esfuerzo realizado.
Estos son los pasos:
- Resalte las columnas Fecha, Esfuerzo estimado y Esfuerzo real.
- Haga clic en la pestaña Insertar en Excel.
- Elija Gráfico de líneas y realice la selección de la opción Gráfico de líneas básico.
A continuación, le indicamos lo que está pendiente para perfeccionar su gráfico de burndown:
- Sombrea el fin de semana con un color diferente para diferenciarlo de la semana laboral.
- Utilice el formato condicional para resaltar las tareas en las que el esfuerzo real superó el esfuerzo planificado.
Y eso es todo. Ya tiene su gráfico de burndown. Sencillo, ¿verdad?
Verá dos líneas (una si no ha rellenado la columna Esfuerzo real) que muestran su progreso. Lo ideal es que la línea del esfuerzo planificado vaya bajando a lo largo del sprint. Si sube, su equipo se enfrenta a algún retraso o cuello de botella.
5. Configure los niveles de acceso y los permisos
Una vez creado el sprint, el siguiente paso es añadir a su equipo a la hoja de cálculo. Asegúrese de dar acceso solo a los miembros del equipo necesarios. También puede establecer directrices claras sobre el proceso de introducción de datos durante la reunión de planificación del sprint o implementar medidas de seguridad adicionales, como la protección con contraseña, para garantizar la seguridad de los datos.
6. Realice el seguimiento del progreso de las tareas
Actualice periódicamente el «Backlog» y el «Tablero de tareas» para reflejar el estado y el progreso más recientes de las tareas y garantizar la transparencia y la visibilidad en todo el equipo. Aproveche las funciones de Excel, como las casillas de selección, las listas desplegables y mucho más, para organizar la introducción de datos y garantizar la coherencia.
7. Realice revisiones de sprints
Los gestores de proyectos deben organizar una reunión de revisión del sprint con su equipo al final del sprint para mostrar el trabajo completado y recabar los comentarios de las partes interesadas. Documente los resultados, los éxitos y las áreas de mejora en la pestaña «Retrospectiva del sprint».
Consejo profesional: Considere la posibilidad de utilizar servicios de almacenamiento en la nube, como Google Drive o Microsoft OneDrive, para facilitar la colaboración en tiempo real durante la sesión de planificación.
Limitaciones del uso de Excel para la planificación de sprints
Aunque Excel simplifica la planificación de sprints para los equipos de software, no es una tarea de bajo esfuerzo. Es posible que se enfrente a estos retos al utilizar Excel para gestionar sus proyectos ágiles:
- Falta de funciones especializadas: ya se trate de tableros Kanban, planificación de la capacidad o gestión del backlog, todos ellos requieren funciones avanzadas que no están disponibles en las hojas de cálculo. Esto significa que tendrá que crear soluciones personalizadas o alternativas que podrían complicar sus sprints y confundir a los miembros del equipo.
- Dificultad para gestionar las dependencias: Otra limitación es el manejo de las dependencias, especialmente entre diferentes tareas. Esto puede provocar cuellos de botella y retrasos.
- Informes y análisis limitados: aunque Excel ofrece funciones básicas de análisis y visualización de datos, carece de funciones avanzadas de elaboración de informes, como gráficos de burndown, gráficos de velocidad de sprint o paneles personalizables que se utilizan habitualmente en los procesos ágiles. Esto puede impedir que el equipo obtenga información valiosa y tome decisiones basadas en datos.
- Configuración y mantenimiento manuales: la configuración y el mantenimiento de plantillas ágiles en Excel suelen requerir un esfuerzo manual. Los equipos deben crear y actualizar manualmente los detalles del proyecto actualizando el estado de las tareas, asignando DRI y estableciendo plazos. Esto no solo lleva mucho tiempo, sino que también existe una alta probabilidad de que se produzcan errores, especialmente cuando se gestionan múltiples sprints o proyectos de gran envergadura.
- No es adecuado a largo plazo: aunque Excel permite planificar y ejecutar sprints a corto plazo, carece de modelos de previsión sofisticados que predigan con precisión los resultados futuros, lo que dificulta la planificación a largo plazo para los equipos.
- Riesgo de acceso no autorizado: Excel solo incluye los niveles de permiso básicos, a diferencia de las herramientas específicas de gestión de proyectos. Esto dificulta el control del acceso a datos confidenciales, lo que aumenta el riesgo de modificaciones no autorizadas y posibles brechas de seguridad.
Vale la pena recordar que Excel ofrece una solución básica para la planificación de sprints. Las herramientas específicas de gestión de proyectos pueden ofrecer funciones y funcionalidades más avanzadas, así como plantillas de planificación de sprints adecuadas para proyectos complejos.
ClickUp como herramienta ágil de planificación de sprints
Si realmente desea aprovechar los marcos ágiles para organizar sus proyectos y maximizar la productividad de su equipo, le recomendamos utilizar una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp.
Está diseñado para el seguimiento y la gestión ágil de proyectos y, además, es muy fácil de configurar y utilizar.
La gestión ágil de proyectos de ClickUp tiene muchas funciones integradas, como tableros Kanban, gráficos de burndown, gestión de scrum, capacidades genAI y opciones avanzadas de elaboración de informes. Esto puede ayudarte a planificar tus sprints sin esfuerzo y a utilizar información basada en datos para mejorar tu rendimiento en los sprints.
Ahora, exploremos cómo configurar y gestionar un proyecto ágil con ClickUp.
Inicie sprints para cada proyecto.
La función Sprints de ClickUp le permite automatizar todo el ciclo del sprint de principio a fin. Puede configurar sprints, asignar puntos a cada tarea e incluso integrar ClickUp con su software de control de versiones, como GitHub, para sincronizar automáticamente sus errores y problemas.
Y no solo eso, también puede crear nuevos sprints automáticamente y trasladar sus tareas incompletas a ellos con solo un clic.
Pero lo mejor de ClickUp son sus plantillas. Puede configurar un sprint detallado en cuestión de segundos duplicando una de las plantillas de planificación de sprints ya disponibles.
La plantilla de planificación de sprints ágiles de ClickUp aporta mayor claridad y enfoque a su proceso de planificación de sprints. Le ayuda a planificar sprints independientemente de la complejidad del proyecto. Puede visualizar fácilmente las tareas y las dependencias en una vista de cronograma clara y realizar el seguimiento del progreso en todas las fases del ciclo de vida del sprint.
Para supervisar el progreso, puede marcar el estado de las tareas como «Terminada», «En curso» y «Pendiente». También puede asignar atributos personalizados como «Estado de desarrollo», «Tipo», «Épicas» y «Horas restantes» para guardar información valiosa sobre las tareas.
Cuatro vistas, como los elementos del backlog del sprint, el estado del desarrollo, los recursos y la guía de inicio, garantizan que toda su información sea fácilmente accesible y esté bien organizada.
Configure su tablero Kanban.
ClickUp también ofrece una vista predeterminada del tablero Kanban que facilita la visualización del progreso de su sprint. La vista Tablero de ClickUp le permite agrupar tareas según su estado o prioridad y seleccionar varias tareas para realizar actualizaciones masivas.
Esto facilita a sus equipos la creación de vistas filtradas, la gestión de tareas y la comprensión del trabajo que realizan los demás. Por su parte, los jefes de equipo pueden utilizar el tablero Kanban para supervisar el progreso de las tareas y la capacidad de carga de trabajo.
Gestione sus trabajos pendientes.
Una vez que haya creado su nuevo sprint, puede añadir o eliminar tareas de su backlog, asignarlas a compañeros de equipo y mucho más. También puede utilizar la herramienta de IA generativa de ClickUp, ClickUp Brain, para obtener resúmenes breves del progreso de cualquier sprint o buscar tareas específicas en su backlog de sprints.
Una vez más, no es necesario que cree su sprint backlog desde cero. Simplemente personalice la plantilla ClickUp Sprint Backlog y ahorre un tiempo valioso.
Utilice esta plantilla para planificar y realizar el seguimiento de su sprint y actualizar las tareas del proyecto a medida que revisa su progreso durante la reunión diaria. Esta plantilla facilita a sus equipos el logro de sus metas de sprint con una lista organizada de elementos pendientes del sprint.
Gestiona tus scrums diarios.
Dado que la gestión de proyectos ágil se basa en la transparencia y la comunicación constante, el siguiente paso es establecer un proceso para las actualizaciones diarias de scrum.
Estas reuniones diarias de scrum proporcionan visibilidad sobre el trabajo de cada miembro de su equipo y fomentan la colaboración dentro del equipo de desarrollo.
Puede utilizar la plantilla de planificación Scrum de ClickUp para definir las directrices de sus metas de sprint y reuniones diarias de scrum, y realizar el seguimiento de las actualizaciones de scrum.
Esta plantilla proporciona una interfaz fácil de usar que le ayudará a establecer metas para los sprints, planificarlos con su equipo, identificar posibles riesgos, aumentar la colaboración del equipo y supervisar el progreso.
Puede marcar el estado de las tareas como «Atrasado», «Terminada», «En curso» y «Pendiente». Además, puede utilizar diferentes campos personalizados (como Puntos de historia y Estado de desarrollo) y vistas personalizadas (como Formulario de envío de tickets y Definición de hecho) para organizar su información y visualizar los datos de las tareas como desee.
Los equipos remotos e híbridos también pueden organizar reuniones scrum asincrónicas utilizando ClickUp Docs. Simplemente cree un documento para cada sprint y pida a su equipo que actualice sus tareas diariamente.
Además, los equipos pueden utilizar ClickUp Clips para grabar sus pantallas y proporcionar a sus equipos una actualización visual del progreso de sus funciones. Esto puede resultar especialmente útil para los equipos de diseño y front-end, que pueden compartir sus diseños y obtener comentarios sin estar limitados por las restricciones de las zonas horarias.
Cree gráficos e informes sobre el progreso del sprint.
Una de las principales ventajas de utilizar ClickUp es su gran variedad de gráficos e informes. Estos informes le proporcionan una visión detallada del progreso de su sprint, le muestran los cuellos de botella e incluso le permiten realizar una previsión del éxito de su próximo sprint.
Con ClickUp, puede establecer metas para cada sprint, asignar puntos y crear informes como gráficos de burnup y burndown, gráficos de velocidad y flujos acumulativos sin apenas necesidad de configuración manual.
Organice retrospectivas de sprints.
Una vez que haya completado un ciclo de sprint, puede organizar reuniones retrospectivas para revisarlo y analizar qué ha funcionado bien, qué se puede mejorar y qué cambios desea realizar en su próximo ciclo de sprint.
Hazlo utilizando las pizarras de ClickUp y haz que las reuniones sean más interactivas y atractivas con la colaboración en tiempo real y las funciones de dibujo a mano alzada. ClickUp también proporciona una sencilla plantilla de pizarra para gestionar las retrospectivas de los sprints con bloques de texto para lo que ha salido bien, las acciones a realizar y las metas retrospectivas.
La plantilla de lluvia de ideas para retrospectivas de sprints de ClickUp facilita la revisión y el análisis del progreso del sprint para que pueda asegurarse de que su equipo va por buen camino. Esta plantilla le ayuda a generar ideas y soluciones para mejorar los resultados de sus sprints, identificar tendencias en el rendimiento a lo largo de varios sprints y supervisar el progreso en relación con las metas.
Después de la retrospectiva, puede crear tareas para nuevos elementos de acción desde el panel, lo que resulta muy práctico para que su equipo haga un seguimiento de lo aprendido.
Gestión de sus proyectos ágiles de principio a fin con ClickUp.
Excel es un excelente punto de partida para los equipos que se inician en la gestión ágil de proyectos y la planificación de sprints. Sin embargo, gestionar un sprint en Excel puede llevar tiempo y esfuerzo, y es posible que se pierda ventajas como los informes holísticos de rendimiento de los sprints y las funciones avanzadas de gestión de tareas.
Por eso le sugerimos que explore ClickUp. Es fácil de usar para equipos pequeños y se puede ampliar para incluir múltiples sprints simultáneos. También puede ayudar a los equipos en todos los aspectos de la gestión de sprints.
Sus funciones de IA generativa son una ventaja definitiva. Pueden automatizar sus sprints y reducir el trabajo pesado de su equipo. ¡Regístrese hoy mismo en ClickUp y planifique sus sprints sin complicaciones!