Si eres un gestor de proyectos que gestiona varios proyectos, es posible que te preocupe no estar completamente al día del progreso de cada uno de ellos.
Estas preocupaciones le acosarán aún más si gestiona proyectos grandes o complejos, en los que una planificación inadecuada puede dar lugar a resultados deficientes, plazos prolongados y sobrecostes.
Sin embargo, la solución a estos retos es crear un flujo de trabajo de gestión de proyectos. Un flujo de trabajo de proyectos le ofrece una mayor visibilidad y control sobre las tareas, los recursos, los entregables y los hitos de cada proyecto.
Le ayudará a realizar un seguimiento del progreso de sus proyectos e identificar los cuellos de botella antes de que se agraven.
En este blog, exploraremos el qué y el porqué de los flujos de trabajo de gestión de proyectos. También examinaremos cómo configurar un flujo de trabajo para gestionar sus proyectos, las herramientas de gestión de proyectos que le ayudarán y algunas buenas prácticas.
¿Qué es un flujo de trabajo de gestión de proyectos?
Un flujo de trabajo de gestión de proyectos es una secuencia lógica de pasos que describe cómo debe progresar un proyecto desde el inicio hasta el final. Incluye directrices definitivas sobre la planificación y ejecución del proyecto y desglosa los procesos complejos en tareas manejables.
Los flujos de trabajo de gestión de proyectos definen claramente las responsabilidades de cada uno, cómo abordar las escaladas y las herramientas que se deben utilizar.
Importancia de los flujos de trabajo de gestión de proyectos
Un flujo de trabajo de gestión de proyectos describe una hoja de ruta clara que indica a los equipos cómo ejecutar los proyectos con éxito. Ayudan a:
- Aumente la transparencia: los flujos de trabajo de proyectos representan los pasos y las dependencias de las tareas en la ejecución de un proyecto. Esto facilita a todos la vista de las tareas, los procesos y los cronogramas asociados a un proyecto
- Mejore la comunicación: los flujos de trabajo de gestión de proyectos definen los protocolos de comunicación. De este modo, los miembros del equipo saben dónde y cómo compartir la información del proyecto. Esto reduce la confusión y facilita a los miembros del equipo del proyecto compartir actualizaciones, colaborar y acceder a la información
- Mejore la responsabilidad: los flujos de trabajo definen las tareas y responsabilidades asignadas a cada miembro del equipo. También establecen cronogramas para los entregables. Esto garantiza que cada tarea tenga un propietario dedicado y que nada se pase por alto
Diferencia entre gestión de proyectos y gestión del flujo de trabajo
Veamos en qué se diferencia la gestión de proyectos de la gestión del flujo de trabajo.
| Aspecto | Gestión de proyectos | Gestión del flujo de trabajo |
| Definición | La gestión de proyectos abarca la supervisión de todos los pasos desde el inicio hasta el final de un proyecto | La gestión del flujo de trabajo describe la secuencia de pasos necesarios para completar un proyecto de manera eficiente |
| Componentes clave | Inicio, planificación, ejecución, supervisión, control y cierre | Defina los insumos, los procesos y los resultados esperados de un proyecto |
| Objeto | Garantice la entrega puntual de los proyectos sin perder de vista las restricciones presupuestarias, los parámetros de calidad y los objetivos del proyecto | Mejore la productividad, facilite la colaboración y aumente la eficiencia operativa mediante la optimización de diversos procesos |
¿Cuáles son los elementos clave de un flujo de trabajo de gestión de proyectos?
1. Entrada
Este es el punto de partida de su flujo de trabajo de gestión de proyectos, donde se enumeran todos los insumos necesarios para completar su proyecto. Esto incluye los recursos, los materiales y la información necesarios para ejecutar el proyecto sin problemas. Al definir los insumos, deberá reunir lo siguiente:
- Planes de proyectos, requisitos, investigación y especificaciones para realizar diferentes tareas en el flujo de trabajo
- Recursos físicos, humanos y financieros necesarios para ejecutar el proyecto
- Directrices e instrucciones sobre cómo llevar a cabo tareas y actividades esenciales
- Dependencias que deben cumplirse para ejecutar el proyecto
- Expectativas y requisitos especificados por las partes interesadas
2. Proceso
Después de comprender los insumos, describa el proceso y los pasos de ejecución del proyecto. Debe dividir el flujo de trabajo en tareas individuales y secuenciarlas, dando a todas las partes interesadas una idea clara de sus expectativas. Defina los plazos para cada tarea e identifique las dependencias para completar estas tareas.
A continuación, correlacione el flujo del proceso mediante un diagrama de flujo de trabajo, muestre cómo se interconectan las tareas de automatización del flujo de trabajo y añada hitos y entregables clave para todas las fases del proyecto.
3. Resultado
El resultado es el elemento final del flujo de trabajo. Comprende los resultados esperados al final del flujo de trabajo y muestra los resultados tangibles e intangibles de cada tarea dentro del flujo de trabajo.
Los resultados de su flujo de trabajo pueden incluir:
- Tareas y actividades completadas, como informes de estado, informes de pruebas y comentarios de los usuarios
- Entregables como documentos, prototipos, diseños y mucho más
- Informes, conclusiones clave e indicadores clave de rendimiento (KPI) para todo el proyecto y los procesos de flujo de trabajo
Consejo profesional 💡: En lugar de crear un flujo de trabajo de gestión de proyectos desde cero, utiliza plantillas de flujo de trabajo de gestión de proyectos prediseñadas para correlacionar los procesos de tu empresa y visualizar los componentes clave del proceso.
Importancia de los flujos de trabajo de gestión de proyectos en la gestión de procesos empresariales
Los flujos de trabajo ayudan a gestionar los proyectos de forma adecuada y dentro del presupuesto, y tienen un impacto significativo en la gestión de procesos empresariales (BPM). La BPM es una actividad que abarca toda la organización y optimiza los procesos y flujos de trabajo para mejorar los resultados empresariales.
He aquí por qué los flujos de trabajo de gestión de proyectos son esenciales en BPM:
1. Gestión de procesos optimizada
Un flujo de trabajo proporciona un marco estándar para gestionar diferentes actividades dentro de un proceso empresarial. Esto reduce las inconsistencias y simplifica la ejecución de los procesos.
Veamos un ejemplo de flujo de trabajo de un proyecto. Los flujos de trabajo pueden optimizar el proceso empresarial de soporte al cliente. Puede definir varios pasos en la gestión de tickets, como la clasificación, la asignación, la investigación, la resolución, el seguimiento y el cierre. Este flujo de trabajo indicará a los agentes cómo gestionar las diferentes solicitudes de soporte, reducir los errores y la confusión, y garantizar un servicio al cliente coherente.
Utilice la plantilla de incorporación de clientes de ClickUp para crear una experiencia de incorporación coherente para sus clientes y ayudarles a empezar a utilizar sus productos o servicios rápidamente.
El uso de esta plantilla para crear flujos de trabajo garantiza que los clientes obtengan la información y la compatibilidad que necesitan durante la incorporación, lo que reduce las solicitudes de servicio al cliente.
2. Mejora de la eficiencia operativa
Los flujos de trabajo le ayudan a analizar diferentes procesos empresariales e implementar la automatización de tareas rutinarias y repetitivas sin intervención humana, lo que libera a los empleados para que puedan centrarse en tareas más complejas.
3. Mayor visibilidad de los procesos empresariales
Dado que los flujos de trabajo representan visualmente los pasos, las tareas y las actividades de un proceso, las partes interesadas pueden ver el flujo general del proceso, los hitos, las dependencias, las interacciones y los traspasos.
Por ejemplo, consideremos el flujo de trabajo de las compras en una empresa de fabricación. Incluiría la presentación de solicitudes de compra, las aprobaciones, la confirmación de los proveedores y las compras. El flujo de trabajo permite a las partes interesadas realizar un seguimiento preciso del estado de las diferentes solicitudes de compra y garantizar que se ajustan a las limitaciones presupuestarias.
El rol del flujo de trabajo de gestión de proyectos en el ciclo de vida del producto
Los flujos de trabajo de gestión de proyectos están estrechamente relacionados con el ciclo de vida de un producto y ayudan a ofrecer productos y servicios de calidad.
Por ejemplo, durante la fase de desarrollo de un producto, el flujo de trabajo de gestión de proyectos se centrará en el diseño y la creación del producto. En la fase de introducción, el flujo de trabajo describirá las tareas relacionadas con el lanzamiento del producto, como las campañas de marketing, la distribución y los comentarios. Una vez que el producto entra en su fase de crecimiento, los flujos de trabajo se centrarán en mejorar la rentabilidad y los ingresos.
Guía paso a paso para crear flujos de trabajo de gestión de proyectos
En función del alcance de tu proyecto, el tamaño del equipo y los presupuestos disponibles, hay muchas formas de crear un flujo de trabajo. Pero aquí tienes una guía sencilla que te ayudará a organizarte, crear un flujo de trabajo de gestión de proyectos y ejecutarlo:
1. Defina las metas del proyecto
Empiece por identificar los resultados generales que se esperan del proyecto. Sea específico, cuantificable y realista para que le ayuden en la planificación y la toma de decisiones posteriores.
Algunos ejemplos de metas de proyectos son:
- Aumente la cuota de mercado
- Aumente el tamaño medio de las operaciones
- Mejore la calidad de los productos
- Reduzca los costes de producción
- Lanzar un nuevo producto
Una vez que haya establecido las metas y los objetivos de su proyecto, debe asegurarse de que se dividan en objetivos más pequeños y se asignen a los miembros del equipo.
Utilice ClickUp Goals para dividir las metas más grandes en objetivos más pequeños.
Empiece por crear la meta de su proyecto y establezca objetivos medibles para alcanzarla.
Por ejemplo, si la meta de su equipo de ventas es aumentar el tamaño medio de los acuerdos. El objetivo medible para los vendedores sería:
- Cerrar acuerdos por encima de una cantidad determinada (por ejemplo, por encima de 50 000 $ por cliente al año)
- Agrupar más productos o servicios en contratos anuales
A medida que los comerciales progresan, pueden actualizar los objetivos en ClickUp.
Lo mejor es que el software de gestión de proyectos de ClickUp calcula automáticamente el progreso de tu proyecto en tiempo real.
La plantilla de metas SMART de ClickUp organiza tus metas en un sistema manejable que es compatible con el establecimiento diario de metas. Esta plantilla divide tus metas en metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos (SMART), visualiza el progreso y divide las tareas en pasos más pequeños y más alcanzables.
2. Identifique el alcance del proyecto y haga una lista de las tareas
Una vez que comprenda los resultados esperados de un proyecto, el siguiente paso es identificar su alcance, los entregables, los recursos y las tareas del proyecto.
A continuación, podrá recabar las opiniones de las partes interesadas para garantizar que el alcance sea completo y esté bien definido.
El mejor consejo es utilizar ClickUp Docs para definir el alcance, las metas, los recordatorios, las tareas, los entregables, los recursos y mucho más. El editor de documentos colaborativo del software de gestión de proyectos ayuda a los gestores de proyectos a estandarizar el proceso de ejecución de los proyectos.
He aquí por qué a los gestores de proyectos les encantan los documentos de ClickUp:
- Convierte el texto de los documentos de ClickUp en tareas prácticas
- Delega comentarios a los miembros del equipo etiquetándolos o mencionándolos
- Todos pueden ver o editar el documento sin solapamientos, y los cambios se reflejan en tiempo real
3. Cree una hoja de ruta para su proyecto
A continuación, cree una hoja de ruta trazando estas metas y hitos en el cronograma del proyecto para que todos puedan comprender la dirección general.
Puede representar visualmente una hoja de ruta utilizando la vista de diagrama de Gantt de ClickUp dentro de la herramienta de gestión de proyectos.
Esta técnica de gestión de proyectos te permite ver el progreso, las tareas y las dependencias de tu proyecto en un cronograma dinámico. Puedes realizar un seguimiento de los plazos e identificar cualquier obstáculo que pueda retrasar tu proyecto.
4. Asigne y delegue tareas según la disponibilidad de recursos
Defina los distintos roles necesarios para su proyecto y asigne recursos para cada tarea, como diseño, investigación, desarrollo y aprobación. Cuando haya determinado quién hará qué, asigne las tareas a los miembros del equipo identificados.
La vista Carga de trabajo de ClickUp muestra la asignación de trabajo de cada miembro del equipo para identificar y asignar los recursos adecuados para completar el proyecto con éxito.
5. Cree una representación visual del flujo de trabajo
Crear una representación visual del flujo de trabajo de tu proyecto ayuda a todos los miembros del equipo a comprender la hoja de ruta y a entender cómo sus roles afectan a otras tareas dentro del proyecto.
Utilice ClickUp de dos maneras para representar sus flujos de trabajo: ClickUp Mindmap y ClickUp Pizarra.
El mapa mental de ClickUp te ayuda a crear una representación paso a paso de tu flujo de trabajo, ya que te permite crear una tarea y luego añadir tareas relacionadas y dependencias en forma de ramificaciones en una sola vista. Puedes editar o eliminar tareas del mapa mental y compartirlas con los miembros de tu equipo.
También puedes utilizar Pizarra de ClickUp para presentar el flujo de trabajo a tu equipo. Vincula tus ideas a tareas, archivos y otra información vital para añadir contexto.
| Consejo profesional 💡: ClickUp tiene varias plantillas de pizarra para simplificar incluso los flujos de trabajo más complejos. |
6. Identifique áreas de mejora mediante la creación de diagramas de flujo
Un diagrama de flujo en la gestión de proyectos se centra en correlacionar los procesos del proyecto, incluidas las subtareas y los puntos de decisión. Le ayuda a comprender el orden lógico de los pasos e identificar las áreas en las que pueden producirse ineficiencias o retrasos.
Cuando surge un problema, puedes volver fácilmente sobre los pasos en un diagrama de flujo para identificar el origen del problema y encontrar soluciones utilizando las plantillas de flujo de trabajo de gestión de proyectos predefinidas de ClickUp.
Los gestores de proyectos utilizan la plantilla de gráfico de flujo de procesos de ClickUp para crear un mapa de procesos fácil de supervisar, documentar todos los pasos del proceso y resolver los problemas desde el principio.
7. Pruebe y ponga en marcha
Antes de ejecutar el proyecto, pruebe su flujo de trabajo para identificar cualquier deficiencia o ineficiencia. Involucre a las partes interesadas y a los compañeros de equipo que trabajan con usted en el proyecto para identificar posibles deficiencias.
Utilice sus aportaciones para mejorar su flujo de trabajo y ponerlo en marcha.
Optimización de los flujos de trabajo de gestión de proyectos
Debe revisar periódicamente su flujo de trabajo de gestión de proyectos para asegurarse de que funciona de manera óptima.
Una forma excelente de hacerlo es realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y las métricas específicas del flujo de trabajo de gestión de proyectos. Por ejemplo, si ha diseñado un flujo de trabajo para mejorar el servicio de atención al cliente, el seguimiento de métricas como la resolución en el primer contacto, el CSAT, el volumen de tickets y la tasa de resolución puede proporcionarle información sobre su eficacia.
La plantilla de KPI de ClickUp permite a los gerentes y equipos realizar un seguimiento y visualizar las métricas de éxito, así como alinear a todos en torno a los objetivos. Las partes interesadas obtienen visibilidad del rendimiento en toda la organización, mientras que los gerentes pueden analizar los datos y las áreas de mejora.
Buenas prácticas para un flujo de trabajo eficiente en la gestión de proyectos
A continuación, se incluyen algunas buenas prácticas para crear flujos de trabajo de gestión de proyectos eficientes y eficaces.
1. Establezca protocolos de comunicación claros
Los protocolos de comunicación claros son esenciales para una gestión eficaz del flujo de trabajo. Definen la frecuencia con la que el equipo debe proporcionar actualizaciones, a quién se debe notificar cuando surge un problema y qué vías de escalado se deben seguir.
También debe definir los canales o medios de comunicación preferidos.
Por ejemplo, los correos electrónicos se utilizarán para la comunicación formal sobre las actualizaciones del proyecto, las comunicaciones con las partes interesadas, los informes semanales sobre el progreso y los anuncios oficiales.
Por otro lado, la mensajería instantánea es excelente para la colaboración rápida. El chat de ClickUp te permite comunicarte con tus compañeros de equipo y compartir actualizaciones en tiempo real. Solo tienes que etiquetar a un miembro del equipo en la conversación del chat y se le notificará inmediatamente.
2. Mantenga la transparencia y la responsabilidad
Sea transparente sobre toda la información, el progreso, los retos y los requisitos de un proyecto para fomentar la confianza entre los miembros del equipo y garantizar que todos estén en sintonía con las prioridades y expectativas. Esto ayuda en la toma de decisiones y es esencial para un flujo de trabajo de gestión de proyectos sin contratiempos.
3. Programa revisiones y actualizaciones periódicas
Conéctese con los miembros de su equipo de proyecto con regularidad para garantizar un flujo de trabajo eficiente en la gestión de proyectos. Las comprobaciones periódicas pueden ayudarle a identificar dónde se encuentran los miembros del equipo o qué retos están afrontando, y a dar los pasos necesarios para resolver cualquier problema.
4. Informes e información automáticos con los paneles de ClickUp
Automatice las tareas de gestión de proyectos, como la elaboración de informes y la obtención de información, con los paneles de ClickUp.
Los paneles de ClickUp ayudan a los gestores de proyectos a visualizar el progreso, los plazos, las tareas y las personas asignadas a cada proyecto desde un único centro de control. Obtenga informes detallados sobre el progreso de su proyecto e identifique cualquier obstáculo en su flujo de trabajo.
5. Implemente un software de gestión del flujo de trabajo
El software de gestión del flujo de trabajo puede optimizar sus proyectos mediante la creación de flujos personalizados y la automatización de tareas.
Por ejemplo, las sólidas funciones de gestión del flujo de trabajo de ClickUp te ayudan a gestionar tareas, diseñar flujos de trabajo personalizados y recopilar informes detallados. Las automatizaciones de ClickUp automatizan flujos de trabajo como el ajuste de una nueva fecha límite cuando se produce un cambio de estado. Incluso puedes utilizar la automatización de la integración si tu automatización está relacionada con otras apps para el intercambio de datos.
Cree un flujo de trabajo eficaz para la gestión de proyectos con ClickUp
Crear flujos de trabajo para la gestión de proyectos es una forma infalible de reducir el caos incluso en los proyectos más complejos. Ya sea que gestione flujos de trabajo para varios proyectos o para un solo proyecto, necesita las herramientas adecuadas para realizar un seguimiento de todo y asegurarse de que nada se pase por alto: resultados, entregables, cronogramas o presupuesto.
Afortunadamente, ClickUp tiene todas las funciones y plantillas que necesitas para aumentar las probabilidades de éxito de tus proyectos. ClickUp para la gestión de proyectos es tu centro de control centralizado para la colaboración, la gestión de tareas, la gestión de recursos y el seguimiento del rendimiento. Reduce el trabajo manual en la configuración de un flujo de trabajo de gestión de proyectos y te ayuda a personalizar los flujos de trabajo según tus necesidades y prioridades.
Regístrese gratis en ClickUp para crear rápidamente sus flujos de trabajo de gestión de proyectos.
Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿Qué es un flujo de trabajo de gestión de proyectos?
Un flujo de trabajo de gestión de proyectos es una secuencia lógica y bien estructurada de tareas, procesos y actividades que intervienen en la ejecución de un proyecto. El proceso del flujo de trabajo de gestión de proyectos describe el alcance, los objetivos y las metas del proyecto, y contiene información sobre las herramientas, los presupuestos y el personal necesarios para completar un proyecto.
Mientras que las partes interesadas utilizan el flujo de trabajo de gestión de proyectos para obtener una panorámica del progreso y los resultados del proyecto, los gestores de proyectos lo utilizan para identificar cuellos de botella o riesgos y tomar medidas proactivas para corregirlos.
2. ¿Cuáles son los cinco pasos del flujo de trabajo?
Los cinco pasos de un flujo de trabajo de gestión de proyectos son:
- Defina el alcance del proyecto: describa las metas y los recursos necesarios para completar un proyecto. El alcance del proyecto permite a las partes interesadas comprender lo que implica el proyecto y cuándo se estima que estará completado
- Desglose las tareas: Una vez que haya comprendido lo que se espera conseguir con el proyecto, desglóselo en varias tareas de alto nivel. Esto le dará una idea de cómo debe progresar el proyecto en cada fase
- Cree cronogramas: asigne un plazo realista a cada tarea
- Delegar tareas: Asigne tareas a los miembros del equipo en función de su capacidad y carga de trabajo
- Pruebe y mejore: pruebe su flujo de trabajo para que funcione según lo previsto, obtenga comentarios de las partes interesadas e identifique áreas de mejora. A continuación, implemente el flujo de trabajo y supervíselo para realizar mejoras y cambios continuos
3. ¿Por qué es fundamental el flujo de trabajo para la gestión de proyectos?
Los flujos de trabajo mejoran la eficiencia de la gestión de proyectos al establecer un proceso estructurado para completar tareas y actividades, asignar recursos de manera eficiente, reducir errores y minimizar ineficiencias.