Los jefes de proyecto y los responsables de equipo suelen tener dificultades para evaluar la capacidad de su equipo. Para gestionar los recursos de forma eficiente y aumentar la productividad, es necesario conocer al dedillo la carga de trabajo de su equipo.
Necesitas estar al tanto de los detalles clave: calcular el tiempo asignado a los proyectos, la disponibilidad de los miembros del equipo para trabajar en nuevos proyectos y alinear su progreso con los cronogramas estimados.
Aquí es donde el software de seguimiento de tareas resulta útil.
El objetivo clave del software de seguimiento de tareas es ayudar a los empleados a optimizar su tiempo, garantizar que no pierdan oportunidades y mantener una cultura de transparencia y crecimiento.
Y esto se traduce directamente en beneficios para la organización. Mantienes a tus clientes satisfechos con entregas puntuales, generas confianza y construyes una reputación sólida que atrae más empresas.
¿Qué es un software de seguimiento de tareas?
El software de seguimiento de tareas ofrece a los gestores de proyectos una visión general de todos los aspectos de las tareas en las que está trabajando su equipo. Diseñadas para ayudar a los equipos a planificar, organizar y gestionar sus proyectos de forma más eficaz, estas herramientas incluyen funciones como listas de tareas y programación, seguimiento de proyectos, control de tiempo, colaboración y elaboración de informes.
Las empresas pueden utilizar este software para optimizar los flujos de trabajo de los proyectos, supervisar los plazos, asignar recursos de forma eficaz, mejorar los resultados de los proyectos y aumentar la productividad.
¿Qué debe buscar en un software de seguimiento de tareas?
Existen múltiples opciones de software de seguimiento de tareas en el mercado, pero es importante saber cómo filtrar la que se adapta mejor a sus necesidades.
Antes de adquirir una plataforma, fíjese en estas funciones esenciales:
- Organización de tareas: una plataforma de seguimiento de tareas ideal debería ayudarte a dividir los entregables del proyecto en tareas más pequeñas, asignarlas a los miembros del equipo y organizarlas.
- Seguimiento del progreso: La capacidad de supervisar el progreso y los hitos del proyecto y compararlos con los datos de previsión es uno de los requisitos más esenciales en una herramienta de seguimiento de tareas.
- Control de tiempo: la herramienta debe tener la capacidad de registrar y realizar el seguimiento del tiempo dedicado a las tareas y proyectos.
- Gestión de recursos: Debe poder asignar y gestionar los recursos del equipo dentro de la herramienta, desde los recursos humanos hasta los recursos financieros.
- Herramientas de colaboración: busca la capacidad de fomentar la comunicación transparente entre el equipo, el uso compartido de archivos y la colaboración.
- Personalización: La flexibilidad para personalizar los flujos de trabajo, los campos y las vistas de los proyectos según sus necesidades puede ser una ventaja significativa.
- Integración: las integraciones con herramientas y software de terceros que utilizas en tu flujo de trabajo diario simplificarán y agilizarán tu trabajo.
- Informes y análisis: tu software de seguimiento de tareas debe ser capaz de analizar los datos del proyecto y las métricas de rendimiento mediante herramientas de elaboración de informes.
- Escalabilidad: la capacidad de adaptarse al crecimiento de su equipo y gestionar proyectos cada vez más complejos es un gran complemento.
Es posible que un solo sistema de seguimiento de tareas no ofrezca todas estas funciones. Pero para evitar sobrecargar su infraestructura tecnológica, elija una plataforma que cumpla con la mayoría de estas capacidades.
¡Veamos las 10 mejores opciones disponibles actualmente en el mercado!
Los 10 mejores programas de seguimiento de tareas
Hemos llevado a cabo una investigación exhaustiva, hemos pedido opiniones a los usuarios y hemos probado las herramientas nosotros mismos para encontrar el mejor software de seguimiento de tareas para ti y los responsables de tu equipo. Veámoslas en detalle.
1. ClickUp
ClickUp es un completo software de gestión de proyectos que te ayuda a gestionar proyectos como un profesional, ayudándote a planificar, organizar y colaborar en tareas, y a realizar el seguimiento del tiempo.
La plataforma de gestión de proyectos ClickUp ofrece visibilidad de los detalles de cada proyecto en el que trabaja tu equipo, actuando eficazmente como una plataforma de seguimiento de tareas. Esta panorámica te permite alinear las tareas diarias con las metas a largo plazo de la empresa, estimar el alcance del trabajo y asignar recursos.
¿Tienes que hacer malabarismos con varios proyectos? Los ágiles paneles de control de ClickUp y sus más de 15 vistas personalizables, entre las que se incluyen la vista Tablero, la vista Gantt y la vista Lista, hacen que el seguimiento de proyectos sea muy sencillo.
Divida sus grandes proyectos en partes más manejables con las tareas de ClickUp. Utilice las funciones de gestión de tareas de ClickUp para priorizar tareas, crear subtareas dentro de las tareas y personalizar la plataforma para que se adapte a sus necesidades con más de 35 ClickApps.
La herramienta de gestión de tareas también se encarga de la comunicación interna y mantiene informadas a las partes interesadas con la capacidad de:
- Añade varias personas asignadas y observadores a una tarea.
- Deja comentarios asignados en las tareas.
- Habla con tu equipo e intercambia archivos y notas relacionados con una tarea en tiempo real utilizando la vista de chat.
Si el seguimiento del progreso y las actualizaciones de las tareas implica mucho trabajo manual, puede ahorrar tiempo configurando ClickUp Automations y permitiendo que su equipo se centre en los elementos clave que marcan la diferencia.
He aquí un ejemplo:
Desencadenante de automatización: cuando el estado de una tarea cambia de «En curso» a «Completada».
Acciones de automatización:
- Asigna a alguien: asigna la tarea al probador de control de calidad para que revise el trabajo completado.
- Añadir fecha límite: establece una fecha límite para la revisión de control de calidad, 3 días después de que la tarea se marque como completada.
- Añadir comentario: publica automáticamente un comentario en la tarea para notificar al probador de control de calidad que la tarea está lista para su revisión.
Y si buscas información sobre el tiempo dedicado a cada tarea en comparación con el tiempo que tu equipo había planificado para ella, el control de tiempo de los proyectos de ClickUp simplifica el proceso, tanto para los empleadores como para los empleados. Los miembros del equipo pueden trabajar desde cualquier dispositivo o plataforma que elijan, realizar el control de tiempo de forma cómoda y añadir notas a las entradas de tiempo para hacer referencia a la tarea en la que están trabajando.
¿Ya utilizas una herramienta de control de tiempo? Integra tus aplicaciones favoritas de control de tiempo, como Toggl, Harvest o Clockify, con ClickUp para sincronizar las horas registradas.
El software gratuito de gestión de proyectos ClickUp también incluye plantillas listas para usar que simplifican aún más el seguimiento de tareas.
Las plantillas de alcance del proyecto ayudan a los gestores de proyectos a organizar los detalles y componentes críticos de un nuevo proyecto. Las plantillas de seguimiento de proyectos ahorran un tiempo valioso sin sacrificar la integridad de su proyecto.
Por ejemplo, la plantilla Project Tracker de ClickUp facilita el seguimiento de proyectos complejos. Puede agrupar las tareas en una fase determinada y realizar su seguimiento en consecuencia. Los miembros del equipo asignados pueden planificar sus tareas en el proyecto, lo que garantiza que el responsable y el resto de miembros del equipo estén en sintonía.
Las mejores funciones de ClickUp
- Crea fases o estados de trabajo personalizados que reflejen tu flujo de trabajo específico. También puedes configurar campos personalizados para capturar detalles adicionales específicos del trabajo, como la prioridad, el cliente o el presupuesto.
- Establece relaciones entre los trabajos para ver cómo se conectan y cómo la finalización de uno puede afectar a otro. Esto ayuda a gestionar proyectos complejos con múltiples trabajos.
- Establece recordatorios para reuniones diarias o semanales con tareas periódicas.
- Permita a los empleados registrar el tiempo desde cualquier dispositivo que elijan utilizando la aplicación de escritorio o móvil de ClickUp, la versión web o la extensión gratuita para Chrome.
- Ofrezca a los miembros del equipo la flexibilidad de cambiar de dispositivo sin perder horas con Global Timer.
- Obtenga información valiosa sobre la actividad y el rendimiento de los empleados con informes detallados sobre hojas de horas, control de tiempo, elaboración de informes de tiempo y duración estimada.
Limitaciones de ClickUp
- Tiene una ligera curva de aprendizaje.
Precios de ClickUp
- Free Forever
- Unlimited: 7 $/usuario al mes
- Empresa: 12 $/usuario al mes
- Enterprise: Ponte en contacto con nosotros para conocer los precios.
- ClickUp Brain está disponible en cualquier plan de pago por 5 $ al mes por miembro del entorno de trabajo.
Valoraciones y reseñas de ClickUp:
- G2: 4,7/5 (más de 9000 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 4000 opiniones)
2. Justworks Hours
Justworks Hours es una herramienta de control de tiempo diseñada para que su equipo sea más eficiente y productivo. Adecuada para empresas de todos los tamaños, la herramienta garantiza que los empleados reciban una compensación por su trabajo sin perder tiempo en el seguimiento manual del tiempo.
La herramienta minimiza los errores en el seguimiento de las horas registradas, lo que le ayuda a cumplir con la legislación laboral, evitar sanciones legales y mantener prácticas transparentes en el lugar de trabajo.
Este software de supervisión de empleados es fácil de usar tanto para los empleados como para los empleadores. Los empleados pueden fichar la entrada y la salida con la plataforma web, la aplicación móvil o Slack.
Los empleadores pueden supervisar los turnos, generar informes, verificar la ubicación con geolocalización e incluir a los contratistas en su sistema cuando el equipo crece más allá de los empleados por horas.
Las mejores funciones de Justworks Hours
- Sincronice automáticamente los turnos registrados y aprobados con su organización profesional de empleadores (PEO) o su software de nóminas.
- Mantén prácticas justas con alertas de horas extras integradas y recordatorios automáticos para comidas y descansos.
- Asigna recursos, realiza ajustes en los presupuestos y gestiona mejor tu plantilla con informes detallados sobre hojas de horas, nóminas y horas extras.
- Incorpore fácilmente a los empleados de la oficina y a los que trabajan a distancia en la plataforma.
Justworks Límite de horas
- Puede resultar caro para las pequeñas empresas.
Precios de Justworks Hours
- Básico: 59 $ al mes por empleado (para PEO, incluido el control de tiempo)
- Además: 99 $ al mes por empleado (para PEO, incluido el control de tiempo).
Valoraciones y reseñas de Justworks Hours
- G2: 4,6/5 (más de 400 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 700 opiniones)
3. Hub Planner
Hub Planner es una plataforma de gestión de recursos, planificación y programación que ofrece visibilidad de los proyectos y recursos en un solo lugar. Utiliza esta herramienta para evaluar cómo utilizan su tiempo los miembros de tu equipo, qué empleados están disponibles para nuevos proyectos y encontrar empleados con habilidades específicas al instante.
También ofrece funciones de plataforma de gestión de proyectos, lo que le permite gestionar los hitos de los proyectos, establecer tarifas de facturación dinámicas y planificar los gastos financieros. Sus empleados pueden utilizar la plataforma para solicitar vacaciones anuales o programar días libres utilizando el programador de recursos o los formularios de solicitud.
La herramienta es adecuada tanto para pymes como para corporaciones. Los gerentes de todos los sectores pueden utilizar esta herramienta para controlar la gestión de la capacidad.
Las mejores funciones de Hub Planner
- Mide el tiempo dedicado a los proyectos comparando el tiempo real registrado en las hojas de horas con la previsión de tiempo.
- Obtenga visibilidad del rendimiento individual o colectivo con análisis en tiempo real.
- Añada paneles a cualquier informe y compare los números reales con el tiempo previsto para gastos, utilización y horas trabajadas.
- Planifica el trabajo no relacionado con proyectos, como vacaciones o reuniones.
Limitaciones de Hub Planner
- Los análisis revelan información limitada.
- Falta de opciones de personalización
Precios de Hub Planner
- Plug & Play: 7 $/usuario al mes (facturado anualmente)
- Premium: 18 $/usuario al mes (facturado anualmente)
- Business Leader: 54 $/usuario al mes (facturado anualmente)
Valoraciones y opiniones sobre Hub Planner
- G2: No hay suficientes reseñas
- Capterra: 4,2/5 (más de 100 opiniones)
4. Smartsheet
Smartsheet es una plataforma de gestión del trabajo para todo el ciclo de vida de tus proyectos, desde la planificación, la gestión de recursos y la fijación de presupuestos hasta la entrega de los proyectos.
Es muy útil para proyectos complejos con múltiples dependencias. El panel te permite generar informes en tiempo real sobre el progreso y el rendimiento del proyecto.
Si tu equipo tiene dificultades para gestionar tareas repetitivas, puedes automatizarlas con flujos de trabajo recurrentes o basados en condiciones.
Este software de seguimiento de tareas funciona mejor para corporaciones o pymes que están experimentando un rápido crecimiento.
Las mejores funciones de Smartsheet
- Visualice el progreso con diagramas de Gantt, tableros Kanban o vista de cuadrícula.
- Asigna los recursos de forma eficaz con vistas de recursos y mapas de calor.
- Realice un seguimiento de los umbrales de costes y los excesos para optimizar su presupuesto.
- Utiliza las integraciones con Slack, Google Workspace, Jira y Microsoft Teams para reunir toda tu información en una sola plataforma.
Limitaciones de Smartsheet
- La interfaz móvil parece un poco desordenada.
Precios de Smartsheet
- Free
- Pro: 9 $/usuario al mes
- Empresa: 32 $/usuario al mes
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Smartsheet
- G2: 4,4/5 (más de 14 000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 3000 opiniones)
5. WebWork
WebWork es una herramienta de software de seguimiento de proyectos que ayuda a los empleadores y gestores de proyectos a supervisar las actividades de los empleados y gestionar los proyectos dentro de una plataforma unificada.
La herramienta captura capturas de pantalla aleatoriamente para ofrecerte visibilidad sobre los proyectos en los que están trabajando los miembros de tu equipo. Está disponible como aplicación de escritorio, aplicación móvil y extensión de Chrome, y también funciona en el navegador. Por lo tanto, permite a tu personal trabajar desde cualquier plataforma y seguir registrando el tiempo sin perder horas.
WebWork también simplifica el seguimiento de tareas. Puede supervisar el estado de las tareas, personalizar la vista y priorizar el trabajo en función de su importancia o plazos. Su equipo puede utilizar la función de chat para colaborar y realizar el uso compartido de recursos relacionados con el proyecto.
Las mejores funciones de WebWork
- Gestiona el tiempo de forma eficiente con el control de tiempo multiplataforma.
- Detecta patrones de trabajo y mejora el rendimiento con informes.
- Calcule con precisión las horas facturables y genere facturas basadas en tarifas por hora.
Limitaciones de WebWork
- No se pueden establecer zonas horarias personalizadas para diferentes empleados.
Precios de WebWork
- Pro: 4,99 $/usuario al mes
- Además: 7,99 $/usuario al mes.
- Premium: 11,99 $ al mes por usuario.
Valoraciones y reseñas de WebWork
- G2: 4,7/5 (más de 20 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 100 opiniones)
6. Runn
Runn es un software de gestión de recursos con funciones integradas de hojas de horas, planificación de proyectos, gestión de capacidad y previsión.
La potente herramienta de búsqueda de Runn te ayuda a clasificar a tu personal y encontrar a los miembros del equipo adecuados para tu próximo proyecto. Te ofrece una panorámica clara de los horarios de todos con mapas de calor, lo que garantiza que no haya conflictos de recursos.
Puede permitir que sus equipos rellenen las hojas de horas automáticamente. Realice un seguimiento en tiempo real del estado de los proyectos y las hojas de horas en comparación con la previsión para comprender mejor el rendimiento general de la empresa.
La función de elaboración de informes ofrece una visión general de su empresa con gráficos, tablas y diagramas dinámicos, lo que le permite extraer información valiosa e identificar áreas de mejora.
Las mejores funciones de Runn
- Asigna tareas a los miembros del equipo con la función de arrastrar y soltar.
- Filtra a tus compañeros de equipo por roles, habilidades, equipos y etiquetas.
- Obtenga una vista general de su cartera de proyectos, incluidas las fases y los hitos, y priorice las tareas más importantes.
- Registra las horas facturables y no facturables con sencillas hojas de horas.
Limitaciones de Runn
- Lleva tiempo configurarlas.
- Opciones de elaboración de informes limitadas
Precios de Runn
- Free
- Pro: 10 $/usuario al mes
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Runn
- G2: 4,5/5 (no hay suficientes reseñas)
- Capterra: 4,8/5 (más de 30 opiniones)
7. Asana
Como software de gestión del trabajo, Asana te mantiene al día del estado más reciente de tus proyectos, ofrece visibilidad de la carga de trabajo del equipo y ayuda a establecer una comunicación transparente entre las partes interesadas.
La función de carga de trabajo evalúa el nivel de actividad de su equipo y si dispone de capacidad para nuevos proyectos. La función de control de tiempo ayuda a medir el tiempo dedicado a las tareas para que pueda establecer presupuestos con precisión, y los paneles de elaboración de informes transforman los datos recopilados en información visual.
Asana se adapta a equipos de todos los tamaños, ya sean pequeñas empresas incipientes o grandes corporaciones.
Las mejores funciones de Asana
- Utilice plantillas de proyectos y añada automatización para reducir el trabajo manual.
- Personaliza las secciones del proyecto y cambia entre diseños como diagrama de Gantt, lista, calendario, tablero o cronograma.
- Visualiza la capacidad de tu equipo y reequilibra el trabajo con la función de carga de trabajo.
- Realice la automatización de los procesos en toda su pila tecnológica con más de 270 integraciones.
Limitaciones de Asana
- Puede resultar caro para las pequeñas empresas.
Precios de Asana
- Personal: Gratis, gratuito/a
- Starter: 13,49 $/usuario al mes
- Avanzado: 30,49 $/usuario al mes
- Enterprise: Precios personalizados
- Enterprise+: Precio personalizado
Valoraciones y opiniones sobre Asana
- G2: 4,3/5 (más de 9000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 12 000 opiniones)
8. Monday
Desde la planificación de proyectos y la gestión de tareas hasta la asignación de recursos, Monday te permite ver tus proyectos como un libro abierto. La interfaz visual es atractiva y se adapta bien a los equipos creativos.
Si quieres saber cuánto tiempo dedica tu equipo a tareas específicas, puedes añadir la columna «Control de tiempo» a tu flujo de trabajo. Inicia o pausa las tareas cómodamente con el botón de reproducción. Sin embargo, esta función solo está disponible para los planes Pro y Enterprise.
Monday, una plataforma colaborativa en esencia, le mantiene al día del progreso de los proyectos y permite a todas las partes interesadas estar al tanto de los proyectos, comunicarse y mantener un entorno de trabajo transparente.
Las mejores funciones de Monday
- Establece tus metas y objetivos, define los proyectos y procesos para alcanzarlos, y crea tareas para alinear tus proyectos y procesos con tus metas.
- Planifica, programa y asigna recursos para equilibrar la carga de trabajo de tus empleados.
- Organiza tu flujo de trabajo priorizando tareas, asignando responsabilidades y estableciendo plazos.
- Visualice el progreso mediante paneles de control en tiempo real.
Limitaciones de Monday
- Algunos usuarios se quejan de retrasos en las notificaciones.
- Funciones de seguimiento por tiempo limitado
Precios de Monday
- Free
- Básico: 12 $/usuario al mes
- Estándar: 14 $/usuario al mes
- Pro: 24 $/usuario al mes
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Monday
- G2: 4,7/5 (más de 10 000 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4000 opiniones)
9. Teamwork
Como plataforma de gestión del trabajo, Teamwork te permite organizar los recursos del equipo, estimar cronogramas y realizar un seguimiento preciso de las horas registradas.
Puede optimizar la planificación de la capacidad anticipando las necesidades de recursos, realizando un seguimiento de los proyectos en curso y sabiendo cuándo necesita más personal de apoyo. Con una panorámica completa de la carga de trabajo de todos, puede decidir reasignar tareas o realizar la edición de los detalles del proyecto para garantizar su entrega a tiempo.
Esta plataforma, diseñada principalmente para agencias, empresas de TI y servicios de consultoría, se puede adaptar a diferentes tipos de empresas, grandes o pequeñas.
Las mejores funciones de Teamwork
- Envía recordatorios automáticos para recordar a los empleados que registren su tiempo.
- Utilice el control de tiempo para registrar las horas, gestionar los presupuestos y generar facturas sin errores y a tiempo.
- Obtenga una vista centralizada de las horas estimadas, asignadas, registradas y disponibles.
- Analice el flujo de trabajo de su equipo y gestione de forma eficaz la planificación de recursos a corto y largo plazo.
Limitaciones del trabajo en equipo
- Exportar informes puede ser una tarea complicada.
Precios de Teamwork
- Free
- Entrega: 13,99 $/usuario al mes.
- Grow: 25,99 $ al mes por usuario.
- Escala: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas sobre el trabajo en equipo
- G2: 4,4/5 (más de 1000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 800 opiniones)
10. Hubstaff
Hubstaff es un software de seguimiento de proyectos con funciones de control de tiempo, gestión de la plantilla y análisis de actividades.
Permite a tu equipo ahorrar tiempo con el control de tiempo automatizado y la nómina. La herramienta se integra con PayPal, Payoneer, Wise y otras formas de pago, lo que permite la liberación automatizada de pagos en función de las horas facturables.
También puede crear informes personalizables con los datos obtenidos del control de tiempo, la supervisión de actividades y la colaboración en equipo, y utilizar esa información para tomar decisiones empresariales cruciales.
Las mejores funciones de Hubstaff:
- Realice un seguimiento de las horas de los empleados que trabajan a distancia, de forma híbrida y en la oficina, y garantice una facturación precisa.
- Permita a los empleados registrar sus horas desde cualquier sistema operativo o dispositivo que elijan.
- Gestiona los turnos, la disponibilidad y las solicitudes de vacaciones y evita conflictos de horarios con la función de programación de empleados.
- Genere informes con Hubstaff Insights e identifique tendencias y patrones en los datos.
Limitaciones de Hubstaff:
- Puede resultar difícil configurar diferentes zonas horarias en Hubstaff.
Precios de Hubstaff
- Free
- Starter: 7 $/usuario al mes
- Grow: 9 $/usuario al mes
- Equipo: 12 $/usuario al mes
- Enterprise: 25 $/usuario al mes
Valoraciones y reseñas de Hubstaff
- G2: 4,3/5 (más de 500 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 1000 opiniones)
Dirige tus proyectos hacia el éxito con el software de seguimiento de tareas
Las aplicaciones de seguimiento de tareas garantizan que el esfuerzo de sus empleados no se pierda, lo que permite realizar pagos transparentes y precisos. Los miembros de su equipo obtienen una vista clara de en qué invierten su tiempo y pueden utilizarla para gestionar sus horas de trabajo y mantener su productividad.
Estas herramientas ayudan a las organizaciones a gestionar los recursos para los proyectos actuales y futuros. Ofrecen informes en tiempo real para que puedas decidir cuánto presupuesto asignar a cada proyecto y cuándo y dónde reorganizar los recursos.
No hay ninguna plataforma de seguimiento de tareas tan potente y fluida como ClickUp, ya sea para la gestión de proyectos, el control de tiempo, la estimación de presupuestos, la asignación de recursos o todas estas tareas combinadas.
Como plataforma todo en uno, mantiene su infraestructura tecnológica optimizada y más eficiente, al tiempo que le mantiene informado sobre el estado de todos sus proyectos.
¡Empieza hoy mismo con ClickUp y gestiona tu plantilla con confianza!