Mientras escribo este artículo, estoy alternando entre siete pestañas del navegador, ClickUp para el seguimiento del tiempo, Slack para la comunicación y mi teléfono móvil cargándose en una base, visible delante de mí. Si eso te parece demasiadas apps abiertas simultáneamente para una sola tarea, aún no hemos empezado.
"Para ejecutar una sola transacción de la cadena de suministro, cada persona involucrada cambió unas 350 veces entre 22 aplicaciones diferentes y sitios web únicos" escribió investigadores en la Harvard Business Review [HBR].
En su estudio, un usuario medio alternaba entre distintas apps y sitios web unas 1.200 veces al día. Obviamente, todas estas distracciones tienen un coste. En esta entrada del blog, analizamos el coste de cambiar constantemente de app, aplicación o sitio web y cómo puedes evitarlo.
¿Qué es el impuesto Toggl?
El impuesto de alternancia es la pérdida de productividad que experimentas al cambiar frecuentemente de tarea o app. El elemento Toggl se refiere a cambio de contexto en el trabajo. Y el elemento fiscal se refiere al precio que pagas:
- Cambiar físicamente de pestaña, app, o dispositivo
- Tiempo de carga adicional para cualquiera de estas pestañas, apps, o dispositivos
- Adaptarse a la nueva aplicación, su interfaz y su finalidad
- Recopilación de información o realización de acciones en la nueva aplicación antes de pasar a la siguiente en el flujo de trabajo
- Distracciones de apps que no forman parte del flujo de trabajo, como unasobrecarga de notificaciones en un teléfono móvil personal
El impuesto sobre los interruptores puede afectar a la productividad de la organización de varias maneras.
¿Cuál es el impacto del impuesto Toggl en la productividad?
A primera vista, utilizar varias apps/pestañas parece obvio, incluso necesario. ¿Cómo escribiría un escritor sin investigar? ¿Cómo codificaría un desarrollador sin su kit de herramientas? ¿Cómo podría un ejecutivo de atención al cliente acceder a toda la información que necesita sin acceder a múltiples apps?
Aunque es inevitable pasar de una aplicación a otra, el impuesto de los interruptores puede ser exponencialmente alto cuando es excesivo.
Estrés y pérdida de concentración: El cambio excesivo de una aplicación a otra hace que el cerebro produzca cortisol, la hormona del estrés, que tiene un impacto significativo en el trabajo. Reduce la concentración, retrasa incluso las tareas más sencillas y afecta al bienestar del empleado.
Ineficacia: Cambiar de una app a otra obliga a reorientarse cada vez. La información retenida en su memoria a corto plazo disminuye, perdiendo contexto y haciendo que el proceso global sea ineficaz.
Ineficacia: Según el estudio de HBR, las personas pierden algo más de dos segundos cada vez que cambian de contexto. Esto significa que pasas hasta cuatro horas a la semana, y cinco semanas laborales al año, reorientándote. Esto provoca retrasos innecesarios e ineficacia general.
Mayores tasas de error: El cambio constante de enfoque puede dar lugar a errores y descuidos, que luego se suman al coste de solucionarlos.
Menor calidad del trabajo: El cambio de contexto compromete tiempo de enfoque . La dispersión de la atención hace que los oficinistas dediquen más horas y esfuerzo cognitivo a completar su trabajo, sin disponer de espacio mental para mejorar la calidad.
Asfixia la creatividad: Cuando alguien tiene que moverse entre docenas de apps para cada proceso, se guía más por una lista de control que por su mente creativa. El cambio de contexto conduce a una imposición desmesurada de interruptores, fragmentando la atención, interrumpiendo trabajo profundo la creatividad y la innovación.
Si alguna vez has pulsado Alt-Tab para acceder a una app y te has preguntado: "Espera, ¿qué estaba haciendo? Alguien que gane 100.000 dólares al año podría estar pagando hasta 9.000 dólares [hasta cinco semanas de sueldo] en concepto de impuesto de interruptores.
Esto puede variar significativamente de un sector a otro. He aquí cómo.
Cómo afecta el impuesto de intercambio a los distintos sectores
El impacto general que hemos comentado anteriormente se aplica a todos los sectores. Sin embargo, algunos experimentan el impuesto sobre los interruptores de forma diferente a otros. He aquí cómo.
Finanzas Equipos de finanzas son responsables de complejos cálculos, (elaboración de) informes, proyecciones y cumplimiento. Para cada tarea, alternan entre programas de ERP, planificación financiera, nóminas, cumplimiento, etc., además de la gestión de proyectos, el correo electrónico e innumerables hojas de cálculo.
El mayor impuesto sobre los interruptores para los empleados de los equipos financieros son los errores e imprecisiones resultantes de la transferencia manual de datos entre sistemas. Omitir un cero en un cálculo puede provocar efectos compuestos desmesurados en todo el sistema
Marketing Equipos de marketing son conocidos por utilizar diversas apps para planificar, crear contenidos, diseñar creatividades, publicar, distribuir, supervisar, analizar datos, gestionar proyectos, gestionar la relación con los clientes, etc.
Aunque el marketing es uno de los departamentos más creativos de una organización, se distraen infinitamente con su conjunto de herramientas. Esta distracción afecta a la creatividad y genera aburrimiento en la organización.
Recursos humanos
En Equipo de RRHH la pila de herramientas del equipo de RR.HH. incluye apps para la contratación, la incorporación, la gestión de empleados, la administración de prestaciones, la gestión del rendimiento, etc. Por ejemplo, un especialista en adquisición de talento procesa a un solo candidato cambiando entre un sistema de seguimiento de candidatos, correo electrónico, herramienta de programación de entrevistas, un sistema de gestión de documentos, Microsoft Teams, etc.
Esta fragmentación puede ralentizar la contratación y aumentar el riesgo de perder a los mejores talentos debido a los retrasos.
Producto Equipos de producto son conocidos por su pila tecnológica. Documentos, hojas de ruta, metas, tareas, seguimiento de errores, integraciones DevOps, notas de StandUp, retroalimentación y retrospectivas, presentaciones de demostración,
software de facturación del tiempo etc. Casi todos estos herramientas para empresas son necesarias.
Sin la consolidación e integración de esta pila de herramientas, el cambio entre ellas puede alargar innecesariamente la duración del ciclo, reducir la calidad e impedir la innovación.
Tanto si eres vendedor, escritor, programador, ejecutivo de atención al cliente o artista, el impuesto sobre los interruptores es innecesario. Aunque algunos cambios de contexto son inevitables, a continuación le mostramos cómo puede minimizar el tiempo dedicado a alternar con sencillos cambios en sus flujos de trabajo.
Cómo reducir el impuesto de los interruptores
Es importante recordar que el mero hecho de tener varias apps no implica un impuesto por alternar. En el trabajo del conocimiento moderno, se necesita un aljaba de apps para tener el trabajo terminado. En muchos casos, estas apps también aceleran las tareas.
El impuesto de alternancia se produce cuando se cambia excesivamente de una app a otra de forma innecesaria y complicada. He aquí cómo gestionar múltiples proyectos y tareas a la vez, a la vez que evita sin esfuerzo el impuesto sobre los interruptores.
Replantee sus flujos de trabajo
Tómese su tiempo para pensar en sus flujos de trabajo actuales. Por ejemplo, como equipo de marketing, piense en todas las tareas que realiza y en cómo fluye el trabajo de un paso a otro.
Correlaciona las herramientas que utilizas en el proceso. Pizarra ClickUp ofrece un gran espacio de colaboración para dibujar los flujos de trabajo existentes.
Correlacionar procesos con ClickUp
Identifique los duplicados y las redundancias. Por ejemplo, puede estar utilizando Documentos de Google, Microsoft Word y Bloc de notas para crear contenido.
Diseñe su estado ideal. Utilice ClickUp Mapas mentales para imaginar cómo sería tu proceso más eficiente. O utiliza Vistas de ClickUp para visualizar su flujo de trabajo de más de 15 formas personalizables.
Utilice los mapas mentales de ClickUp para organizar sus ideas visualmente
Consolide herramientas e información
Para que el trabajo fluya sin problemas, es necesario consolidar la información y permitir el acceso a todos los miembros del equipo. Por ejemplo, como profesional de RR.HH., si tienes la información del candidato en el ATS, la carta de oferta en Documentos de Google y la conversación de negociación por correo electrónico, el impuesto de alternancia que pagas entre estas tres es innecesario.
Intenta ajustar todo el flujo de trabajo en una sola herramienta. Formularios ClickUp ayudan a capturar la información del solicitante en un solo lugar. Puede cargar la carta de oferta en formato PDF en la tarea de solicitud y gestionar la negociación en los comentarios. Esto ayuda a gestionar el ciclo de vida del candidato sin tener que alternar entre varias aplicaciones.
Capture información crucial de forma eficiente a través de los formularios de ClickUp
Encuentre formas de integrar sus herramientas. Cuando necesite utilizar varios programas, haga que la información entre y salga de su herramienta principal. ClickUp ofrece más de 1.000 integraciones para convertirse en su ventanilla única para todos los flujos de trabajo.
(Elaboración de) informes. Con estas integraciones, Panel de ClickUp le permite ver todos los (elaboración de) informes que necesita en un solo lugar. Consulte métricas de adquisición de talento, como índices de aceptación, tiempos de respuesta, experiencia de los candidatos, etc. Utilice esta información para optimizar los flujos de trabajo y evitar el pago de impuestos por interruptor.
Vea todos sus informes en un solo lugar con los paneles de ClickUp
Construya un lugar de trabajo todo en uno con la búsqueda
Consolidar la información facilita el acceso. Pero eso por sí solo no basta. Imagínese formar parte de un equipo de desarrollo de software en el que tiene que dedicar tiempo a buscar los criterios de aceptación de la función que está programando.
Para ser eficaces, los equipos deben ser capaces de encontrar la información sin tener que pagar más impuestos por los interruptores. Búsqueda universal de ClickUp está diseñada para evitar exactamente esto.
- Encuentre rápidamente cualquier archivo, ya sea en ClickUp, en una app conectada o en su unidad local
- Añada comandos de búsqueda personalizados, como atajos a enlaces, almacenamiento de texto para más tarde, etc., para buscar cualquier cosa en un solo lugar
- Amplía la búsqueda a tus apps, aplicaciones favoritas y busca todo en un solo lugar
- Realice búsquedas desde prácticamente cualquier lugar, incluido el centro de comandos, la barra de acciones globales o el escritorio
Búsqueda en todas las plataformas, archivos y aplicaciones con ClickUp Búsqueda universal
Automatización
Los equipos alternan entre varias apps para realizar pequeñas tareas, como actualizar el estado o marcar una tarea, muchas de las cuales pueden automatizarse fácilmente. La automatización agiliza los flujos de trabajo, gestiona las tareas repetitivas y minimiza el esfuerzo manual.
Automatizaciones de ClickUp
Con las más de 100 Automatizaciones ClickUp las automatizaciones de ClickUp eliminan las tareas administrativas, como la asignación de tareas, la publicación de comentarios, el cambio de estado, la notificación de retrasos, etc.
Por ejemplo, la información de un cliente introducida en el módulo software de gestión de pedidos pueden actualizarse automáticamente a ClickUp, lo que permite un único flujo de trabajo compartido y elimina la necesidad de introducir manualmente los mismos datos en varios lugares.
Automatice los flujos de trabajo importantes para usted con las Automatizaciones de ClickUp
Cerebro ClickUp
Pon IA a trabajar en tus tareas para eliminar el impuesto de los interruptores. Desde resumir notas de reuniones hasta obtener respuestas, Cerebro ClickUp puede ser su asistente personal para sus necesidades particulares.
Aproveche el poder de la IA con ClickUp Brain
Ahorre en el impuesto de Toggl con ClickUp
La mayor parte del trabajo en el mundo digital depende de datos procedentes de diversos lugares. El valor que aportan estos datos es a menudo el mayor diferenciador de una organización. Sin embargo, el precio que hay que pagar por ello, es decir, el impuesto Toggl, a menudo puede ser demasiado alto y no se puede ahorrar técnica de gestión del tiempo puede evitarlo.
ClickUp está aquí para ayudarte. Con un gran número de funciones, vistas, integraciones y una búsqueda universal impulsada por IA, ClickUp está diseñado para ser su espacio de trabajo todo en uno.
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