El requisito previo para una gran ejecución de proyectos es la planificación estratégica.
Implica definir los alcance del proyecto , esbozar las tareas, establecer prioridades, estimar los plazos del proyecto, gestionar a las partes interesadas y asignar recursos. 📑
Pero esto no es todo. También hay que hacer un seguimiento constante del proyecto, garantizar la calidad de los resultados, eliminar silos y detectar y prevenir posibles riesgos.
Esto requiere un esfuerzo manual y deja margen para errores, sobre todo si trabajas simultáneamente en varios proyectos. Plantillas de gestión de proyectos son una forma excelente de automatizar y estandarizar los procesos de gestión de proyectos. Esto le ayuda a ahorrar mucho tiempo y recursos.
En este blog, compartiremos las cinco mejores plantillas de Excel de gestión de proyectos que puedes utilizar para lograr una gestión eficiente de los proyectos planificación de proyectos y seguimiento.
¿Qué son las plantillas Excel de gestión de proyectos?
Las plantillas Excel de gestión de proyectos son hojas de cálculo Excel preformateadas con un diseño estructurado para la planificación y el seguimiento de proyectos. Son marcos eficaces para asignar recursos, crear presupuestos de proyectos, establecer plazos, redactar informes de proyectos y evaluar los progresos.
Puede personalizar estas plantillas de gestión de proyectos en función de sus requisitos, objetivos y partes interesadas.
Pero, ¿cómo saber cuál es la plantilla adecuada? Averigüémoslo.
¿Qué hace que una plantilla Excel de gestión de proyectos sea buena?
Es sencillo: una buena plantilla debería facilitarle la vida.
Algunas de las mejores plantillas de Excel para la gestión de proyectos son claras, fáciles de usar, fácilmente personalizables, escalables y pueden integrarse a la perfección con los sistemas de gestión de proyectos más populares software de gestión de proyectos .
Estos son algunos de los elementos clave de una buena plantilla.
Flexibilidad y personalización
- Adaptable a distintos tipos de proyectos: La plantilla debe ser adaptable a varios tamaños de proyecto, complejidades y metodologías (por ejemplo, Agile, Waterfall)
- Fácil de modificar: Debe poder añadir, eliminar o personalizar secciones fácilmente
Funcionalidad clave
- Gestión colaborativa de tareas: Seguimiento de tareas, dependencias, plazos y progresos. Considere funciones como arrastrar y soltar y barras de progreso
- Presupuestación y**Asignación de recursos: Realice un seguimiento de los costes, gastos y desviaciones presupuestarias del proyecto. Permite introducir y visualizar fácilmente los datos financieros
- Informes: Generar informes sobre el progreso del proyecto, la utilización de los recursos y el rendimiento del presupuesto
Atractivo visual y facilidad de uso
- **Diseño limpio y profesional: Utilice un formato claro, fuentes y colores coherentes para mejorar la legibilidad y el atractivo visual
- Diseño intuitivo: Organice la información de forma lógica y utilice etiquetas claras para encontrar fácilmente lo que necesita
Consideraciones adicionales
- Seguridad: Si se utiliza en colaboración, considere la protección mediante contraseña u otras medidas de seguridad
- Control de versiones: Implementar mecanismos de control de versiones para realizar un seguimiento de los cambios y revertirlos si es necesario
Teniendo en cuenta estas funciones esenciales, vamos a presentarte algunas de las plantillas de Excel más útiles para la gestión de proyectos.
5 plantillas de Excel para la gestión de proyectos que debes usar en 2024
Estas son las cinco mejores plantillas de Excel que puede utilizar en 2024 para optimizar la gestión de proyectos.
1. Plantilla Excel de seguimiento de proyectos 📑
página de inicio Microsoft Si maneja varios proyectos simultáneamente, el Plantilla Excel de Seguimiento de Proyectos es para usted. Este rastreador divide varias tareas dentro de un proyecto en diferentes categorías para simplificar el seguimiento.
Controle las fechas de inicio y finalización del proyecto y qué categoría del proyecto se ha asignado a qué miembro del equipo con esta plantilla. Ayuda a gestionar los plazos y permite una asignación eficaz de los recursos.
Una vez finalizados los proyectos, puede analizar el tiempo empleado en varios proyectos y los motivos del retraso y optimizar otros proyectos en consecuencia.
¿Y lo mejor? Puedes personalizarlo y añadir tablas dinámicas y gráficos para comprender mejor cómo progresan los distintos proyectos. Descargar esta plantilla
2. Plantilla de Excel de lista de tareas del proyecto 📊
página de inicio Microsoft Si desea una visión clara y detallada de cada tarea dentro de un proyecto, descargue el archivo Plantilla Excel de lista de tareas del proyecto . Incluye todas las funciones esenciales de una lista de tareas. Puede tomar los proyectos más grandes y dividirlos en "Actividades" específicas, cada una con su fecha de vencimiento, presupuesto y porcentaje de progreso.
También puedes añadir notas o recordatorios específicos para cada actividad con el fin de agilizar el proyecto y mantener a todas las partes interesadas al día en todo momento.
Las barras de datos de Excel añadidas a la hoja de cálculo proporcionan una visión del progreso general. Se trata de una plantilla excelente para planificar las actividades semanales, mensuales y trimestrales de tus BHAG (Big, Hairy, Audacious Goals). Descargar esta plantilla
3. Plantilla Excel de Cronograma de Proyecto 🗓️
página de inicio Microsoft Este Plantilla de calendario de proyectos en Excel es una herramienta excelente para los gestores de proyectos que prefieren una primera visión visual y simplificada de los datos a la información empaquetada en interminables filas o columnas.
La plantilla proporciona un mapa visual del calendario general del proyecto. Añada a la plantilla los hitos, las fechas de vencimiento y los nombres de los miembros del equipo que trabajan en tareas específicas y obtendrá un diagrama cronológico de todos los hitos del proyecto.
¿Cuándo necesitarías esta plantilla? Cada vez que sienta pánico de que un proyecto se esté retrasando. Te motivará a ti y a tu equipo para que os pongáis las pilas y trabajéis el doble. Descargar esta plantilla
4. Plantilla Excel de Diagrama de Gantt 📈
página principal Microsoft En Plantilla Excel de Diagrama de Gantt es una herramienta avanzada para el seguimiento visual del progreso de un proyecto. Mientras que las otras plantillas Excel de gestión de proyectos ofrecen una visión general del proyecto, esta plantilla entra en detalles intrincados.
Añada los detalles de la tarea en la columna de descripción de hitos. A continuación, introduzca las categorías pertinentes, incluidos los objetivos y los hitos del proyecto, o personalice la columna Plantilla de diagrama de Gantt para incluir información relevante para usted, su equipo y las partes interesadas en el proyecto.
A continuación, menciona la fecha de inicio de la tarea, asígnala a un miembro y establece el número de días necesarios para completarla.
Tienes que ir añadiendo el porcentaje de tarea completada. ¿El resultado? Sabrá qué tareas van por buen camino, cuáles tienen un riesgo de finalización bajo/medio/alto y cuáles están sin asignar.
Aunque hay que acostumbrarse a esta plantilla, lo divertido es que está disponible en colores claros, oscuros y codificados por colores, lo que hace que trabajar con ella sea una delicia visual. Descargar esta plantilla
5. Plantilla Excel de Rendimiento de Proyectos ✅
/%img/ Microsoft En Plantilla Excel de rendimiento de proyectos es ligeramente más compleja que otras plantillas Excel de gestión de proyectos.
Pero una vez que se familiarice con ella, podrá obtener información financiera de alto nivel sobre el rendimiento del proyecto, especialmente en lo que respecta a la generación real de ingresos. Puede evaluar la salud financiera de cualquier proyecto comparando el presupuesto de un proyecto, los costes totales incurridos y la cantidad de presupuesto superado.
Es una de las mejores plantillas de Excel para analizar el valor real del proyecto para una empresa. Puede utilizarla para hacer un seguimiento de los ratios de eficiencia de costes y eficiencia de planificación. Descargar esta plantilla
Limitaciones del uso de Excel para la gestión y el seguimiento de proyectos
Aunque las plantillas de Excel proporcionan un marco de gestión de proyectos estándar, transparente y eficaz, pueden ser difíciles de utilizar. Pueden fallar por una excesiva dependencia de la introducción manual de datos.
He aquí algunas retos a los que puede enfrentarse al utilizar Excel para la gestión de proyectos:
1. Falta de automatización
El seguimiento de tareas, la gestión de riesgos y la interacción con las partes interesadas requieren tiempo y esfuerzo. En medio del caos, actualizar los datos manualmente es lo último que se quiere hacer.
Pero con Excel, no tiene otra opción. Tienes que escribirlo todo, ya sea para generar información o para actualizar el estado del proyecto.
2. Dificultad para seguir el progreso de un proyecto
La colaboración sin fisuras es la base de una gestión eficaz de los proyectos.
Pero en Excel no se puede seguir el progreso en tiempo real ni identificar los bloqueos, sobre todo en el caso de equipos grandes que trabajan en un solo proyecto.
3. Incapacidad para integrar Excel con otras herramientas
La gestión de proyectos requiere compartir datos utilizando diferentes plataformas. Necesita herramientas que puedan integrarse perfectamente con otras aplicaciones.
Por ejemplo, puedes integrar una plataforma de gestión de proyectos como ClickUp con Slack y crear tareas a partir de discusiones sobre proyectos. Sin embargo, Excel no puede integrarse con otras plataformas tan fácilmente.
4. Visualización de datos limitada
¿Cómo prefiere ver los plazos del proyecto: marcando una columna varias veces en una hoja de Excel o accediendo a un plazo visual en un cuadro de mando intuitivo?
La segunda opción es más fácil pero no factible en Excel. Sin embargo, con herramientas de gestión de proyectos como ClickUp, puede visualizar los plazos, los recursos, la asignación presupuestaria y el rendimiento de los proyectos en función de varias métricas.
Conoce ClickUp: La mejor alternativa a las plantillas Excel de gestión de proyectos
La digitalización está transformando las industrias para mejor; la gestión de proyectos no es una excepción. Las plantillas de Excel ya no sirven. Usted necesita software de gestión de proyectos como ClickUp para funcionalidades más avanzadas. Las plantillas de gestión de proyectos de ClickUp ayudan a mejorar la planificación, la optimización, el seguimiento y el análisis. Aquí tiene 10 plantillas que debería considerar como alternativa a las plantillas de gestión de proyectos de Excel.
1. Plantilla de gestión de proyectos ClickUp
Mejore la eficiencia de los proyectos supervisando constantemente las tareas en las distintas fases con la plantilla de gestión de proyectos ClickUp
La planificación y ejecución detalladas son vitales para el éxito de cualquier proyecto. En Plantilla de gestión de proyectos de ClickUp es una excelente herramienta para planificar eficazmente diversas tareas de proyectos y identificar cuellos de botella en una fase temprana.
Proporciona una hoja de ruta que permite recorrer todo el ciclo de vida del proyecto. He aquí cómo.
En primer lugar, añade tareas y agrúpalas en cuatro categorías: no iniciadas, en revisión, en curso y actualización necesaria. Puede añadir nuevas tareas en cada categoría o mezclar las tareas entre diferentes categorías.
A continuación, añada el departamento de cada proyecto, seleccione la prioridad, añada la descripción del proyecto y defina las métricas clave de rendimiento.
De este modo, tendrá toda la información esencial del proyecto al alcance de la mano.
Esta plantilla ofrece varias pestañas de actividades para mejorar su experiencia de gestión de proyectos. Tiene una pestaña de resumen que describe varias fases del proyecto, un tablero de progreso de tareas al estilo Kanban y una pestaña de tareas urgentes para ayudarte a estar siempre al tanto de los requisitos de tu proyecto. Descargar esta plantilla
2. ClickUp Plantilla Simple de Diagrama de Gantt
Identifique los bloqueos desde el principio y tome medidas inmediatas para completar el proyecto sin problemas con la plantilla de diagrama de Gantt simple de ClickUp
En Plantilla de diagrama de Gantt simple de ClickUp es un gestor de proyectos sencillo y eficaz para todo tipo de proyectos. Esta plantilla le ayuda a seguir y visualizar el progreso de varias tareas y evaluar su estado de avance según el tiempo asignado para esa tarea específica.
Obtenga una visión completa de cada componente del proyecto con campos como la descripción de la tarea, la persona asignada, el estado actual, la prioridad, la fase del proyecto, las fechas de inicio y finalización y el progreso del proyecto.
Puede utilizar esta plantilla para anticipar y remediar dependencias o bloqueos antes de que descarrilen el proyecto. Este rastreador visual le permitirá analizar posibles retrasos en la finalización de tareas concretas, aumentando así la eficacia general. Descargar esta plantilla
3. Plantilla de entregables del proyecto ClickUp
Utilice la plantilla de entregables de proyectos de ClickUp para definir el alcance del proyecto y asignar los recursos de forma eficaz
El objetivo último de la gestión de proyectos es proporcionar resultados de calidad al cliente. El Plantilla de entregables del proyecto ClickUp le ayuda a alcanzar este objetivo. Proporciona una visión general de los entregables, las tareas y las fases del proyecto.
Esta plantilla proporciona una vista de tablero o Kanban de todos los proyectos para diferentes clientes. Debajo de la descripción del proyecto, debe añadir una lista detallada de los entregables. También puede añadir procesos específicos para lograr los resultados, plazos, presupuestos e hitos.
Utilice esta plantilla para hacer un seguimiento del progreso de cada proyecto. O vaya un paso más allá y haga un seguimiento del rendimiento real de un proyecto basándose en varias métricas. Le ayudará a determinar la tasa de éxito de los proyectos y cómo contribuyen al crecimiento de la organización. Descargar esta plantilla
4. Plantilla de informes de proyectos ClickUp
Prepare informes nítidos para las partes interesadas, la comunicación, la supervisión del rendimiento y la toma de decisiones estratégicas con la plantilla de informes de proyectos de ClickUp
Entre las demás responsabilidades de un gestor de proyectos, presentación de informes sobre el proyecto a menudo pasa a un segundo plano. En Plantilla de informes de proyectos ClickUp le facilita la preparación de informes detallados de proyectos para su seguimiento interno y para proporcionar actualizaciones puntuales a las partes interesadas.
Esta plantilla utiliza el diseño de informe tradicional para describir los detalles y el estado del proyecto. También puede utilizar esta plantilla para ver el calendario de actividades del proyecto, las aprobaciones recibidas, los comentarios planteados, los bloqueos, los recursos utilizados y los costes del proyecto.
Esta plantilla de cuadro de mando de proyecto incluye los siguientes detalles relevantes para preparar informes exhaustivos.
- Métricas del proyecto
- Estado de la actividad
- Resumen de prioridades
- Estado del calendario
- Estado del presupuesto
/ref/ https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6137924 Descargar esta plantilla /%href/
5. Plantilla de seguimiento de proyectos ClickUp
Aumente la productividad con una mejor planificación y seguimiento de los proyectos gracias a la plantilla de seguimiento de proyectos de ClickUp
El seguimiento de las tareas es uno de los aspectos más complicados de la gestión de proyectos, especialmente en proyectos a gran escala en los que intervienen varias partes interesadas. Aquí es donde el Plantilla de seguimiento de proyectos de ClickUp entra en juego.
Automatiza la planificación y el seguimiento de las tareas permitiéndole añadir tareas a una categoría específica del proyecto. También puedes crear varias subtareas y asignarlas a distintos miembros del equipo.
Puede actualizar y realizar un seguimiento del estado de varias tareas haciendo clic en el botón desplegable situado junto a cada tarea.
- Rojo significa crítico y necesita atención inmediata
- Ámbar significa que la tarea se ha retrasado y puede tener prioridad alta
- Verde significa que la tarea va por buen camino
También puede añadir un campo de fecha personalizado para realizar un seguimiento del tiempo estimado y real de finalización de las tareas.
/ref/ https://app.clickup.com/signup?template=t-3pqnvd3 Descargar esta plantilla /%href/
6. Plantilla de cierre de proyecto ClickUp
Utilice la plantilla de cierre de proyectos de ClickUp para evaluar la tasa de éxito de los proyectos en función de diversas métricas
Por fin ha presentado un proyecto dentro del plazo. Pero, ¿ha sido un éxito? ¿Ha aceptado el cliente los resultados? En Plantilla de cierre de proyecto ClickUp le ayuda a obtener estas respuestas.
Todo lo que tiene que hacer es crear una lista de tareas con todos los elementos de acción necesarios para completar un proyecto, incluida la finalización de los costes del proyecto, la obtención de la aprobación de las partes interesadas y la búsqueda de la confirmación del cliente.
Añada asignados, prioridad, fecha de vencimiento y, a continuación, seleccione el estado de la tarea. También puede personalizar campos adicionales para añadir métricas del proyecto.
Para ello cierre del proyecto esta plantilla se utiliza al final del proyecto, después de haberlo entregado al cliente. Puede distribuirse a todas las partes interesadas para un debate final, tras el cual podrá declarar que el proyecto ha finalizado.
Puede ver esta plantilla en cinco formatos: Lista, Tablero, Gantt, Documento y Cronograma. Descargar esta plantilla
7. Plantilla de hoja de ruta del proyecto ClickUp
Consiga los objetivos del proyecto añadiendo estructura y dirección a su proyecto con la plantilla de hoja de ruta de proyectos de ClickUp
En la gestión de proyectos, la hoja de ruta suele ser gigantesca. La asignación de recursos, el seguimiento de los avances, la supervisión de los riesgos y la gestión de las partes interesadas son sólo la punta del iceberg.
Puede sentirse abrumado, perder el rumbo y desviarse del objetivo final. En Plantilla de hoja de ruta del proyecto ClickUp pone las cosas en perspectiva para cada proyecto.
Esta plantilla le mantiene a raya alineando todas las tareas con el objetivo del proyecto. Se ha diseñado desde la perspectiva de un equipo de desarrollo de productos. Por lo tanto, puede utilizarla para colaborar con su equipo sin esfuerzo, realizar un seguimiento de las próximas tareas y priorizar las asignaciones.
Esta plantilla fácil de usar ofrece cinco vistas para visualizar los detalles del proyecto: lista, carga de trabajo, calendario, Gantt y vista de tablero o Kanban. También puede personalizar los distintos campos y estados para reflejar si la ejecución del proyecto está sincronizada con la hoja de ruta. Descargar esta plantilla
8. Plantilla de cartera de gestión de proyectos ClickUp
Utilice la plantilla de cartera de gestión de proyectos de ClickUp para realizar un seguimiento de todos sus proyectos en un solo lugar y mejorar la gestión de riesgos, la coordinación, la elaboración de informes y el análisis
En Plantilla de gestión de proyectos ClickUp Portfolio sirve como plano para todos los proyectos de la empresa. Es similar al cuadro de mandos de una cartera de inversiones, en el que se puede hacer un seguimiento de las pérdidas y ganancias de todas las inversiones en un solo lugar. Esta plantilla ofrece una vista de pájaro de todos los proyectos en todos los departamentos de la organización.
Puede añadir etiquetas personalizadas como pendiente de revisión, en curso o no iniciado para realizar un seguimiento del estado del proyecto. La plantilla también proporciona varios campos, como descripción del proyecto, comentarios relacionados con el proyecto, calendario estimado del proyecto y estado de prioridad.
Esta plantilla resulta muy útil cuando se desea preparar informes de situación del proyecto o dar a las partes interesadas una actualización rápida. Descargar esta plantilla
9. Plantilla de cronograma rellenable ClickUp
Utilice la plantilla de cronograma rellenable de ClickUp para visualizar y realizar un seguimiento de los plazos de eventos y proyectos con facilidad
Los gestores de proyectos están constantemente bajo presión para entregar los proyectos dentro de plazos rígidos. En Plantilla de cronograma rellenable de ClickUp reduce el estrés ayudándole a planificar fácilmente proyectos y a establecer plazos para eventos con actividades secuenciales. También puede visualizar cronogramas complejos y compartirlos con las partes interesadas pertinentes.
También tienes la flexibilidad de añadir/eliminar/editar tareas de las líneas de tiempo, lo que te permite centrarte en las tareas urgentes. Y eso no es todo. Puedes obtener una rápida visión general del progreso, compartir los plazos con tu equipo y hacer un seguimiento de los costes del proyecto. La característica más interesante de esta plantilla es que puede personalizar la forma en que desea ver su línea de tiempo: elija entre una vista de lista, diagramas de Gantt, vista de carga de trabajo o vista de calendario.
Personalice la plantilla añadiendo etiquetas de prioridad, reacciones a comentarios y múltiples asignados. Esta plantilla de gestión de proyectos de ClickUp es excelente para proyectos con margen de flexibilidad o proyectos de baja prioridad. Descargar esta plantilla
10. Plantilla marco de gestión de proyectos ClickUp
Agilice el proceso de planificación y ejecución de proyectos con la plantilla marco de gestión de proyectos ClickUp
Si parece que la casa se está quemando y usted lucha por apagar el fuego, necesita una mejor planificación y asignación de recursos.
Reduzca el caos en la planificación de proyectos con la Plantilla marco de gestión de proyectos de ClickUp . Se trata de una plantilla "todo en uno" que facilita la planificación detallada de cada elemento del proyecto, le ayuda a establecer Procedimientos Operativos Estándar (POE) para diversas tareas y a realizar un seguimiento de las actualizaciones en tiempo real para mitigar los riesgos.
Esta plantilla proporciona un cuadro de mandos estructurado para asignar tareas, establecer hitos, seguir los progresos y ajustar los plazos. Descargar esta plantilla Bonus: **Herramientas de Inteligencia Artificial para Excel !
Eleve la gestión de proyectos con Excel y plantillas ClickUp
Como gestor de proyectos, te enfrentas a todos los obstáculos y guías a tu equipo por el camino correcto. Sin embargo, necesita una hoja de ruta estratégica y una ejecución sólida para avanzar con confianza. Las plantillas de gestión de proyectos de ClickUp se lo ofrecen.
Automatizan la planificación y el seguimiento del proyecto para ayudarle a identificar y superar los obstáculos. Además, los análisis detallados que ofrece el software de gestión de proyectos de ClickUp garantizan que aprenda de sus proyectos en curso para mejorar los resultados de proyectos futuros. Suscríbase hoy mismo a ClickUp para optimizar su marco de gestión de proyectos