La primera reunión con un nuevo equipo es un momento crucial que marca la pauta de la relación con su equipo.
Es una oportunidad para que usted y los miembros de su equipo se compenetren y comiencen una nueva y fructífera relación de trabajo. Por eso es crucial causar una primera impresión positiva y duradera.
Como nuevo director, trabajará con el equipo para asignar tareas, gestionar proyectos y revisar el rendimiento. La primera reunión le permitirá empezar con buen pie y sentar las bases de una futura colaboración.
Entonces, ¿cómo dominar su primera reunión con un nuevo equipo y qué retos superará?
Sigue leyendo para averiguarlo.
Desafíos de la primera reunión con un equipo nuevo
Reunirse con un nuevo equipo es una experiencia emocionante y desafiante al mismo tiempo. Puede que estés deseando conocer a las personas con las que vas a trabajar y presentarte. Sin embargo, también puede sentirse como un extraño que intenta entrar.
Aparte del nerviosismo, hay otros retos que tendrá que superar en su primera reunión. Analicemos brevemente algunos de estos retos.
Duración de la reunión
Ajustar la duración de la primera reunión con un equipo nuevo es todo un reto. No quieres que sea tan corta que la gente no tenga tiempo suficiente para interactuar contigo, pero tampoco quieres que se alejen del trabajo durante demasiado tiempo.
Lo mejor es preparar una agenda clara y asignar una duración a cada parte de la reunión. Reserva también algo de tiempo para preguntas y respuestas y conversaciones informales.
Sume las franjas horarias asignadas a cada actividad o elemento del orden del día y calcule la duración. Asegúrate de tener un margen por si se producen retrasos inesperados.
Cuando haya terminado con las presentaciones y empiece a celebrar reuniones periódicas de equipo, organice reuniones de puesta al día de corta duración para que sean eficaces y estén bien orientadas.
Falta de agenda
¿Sabía que tanto como 50% de las reuniones son improductivas ¿y una pérdida de tiempo? La causa más probable de las reuniones improductivas es la falta de agenda.
No tener un orden del día puede hacer que tu reunión carezca de dirección y sea una pérdida de tiempo para todos los implicados. Sin una estructura, puede alargarse más de lo previsto sin resolver ningún propósito.
Incluso los miembros de tu equipo no sabrían qué esperar y no vendrían preparados. El ajuste de una Agenda da estructura a su reunión, haciéndola más eficiente y orientada a un propósito.
Dificultades técnicas
Si tienes una presentación preparada para tu primera reunión y el espacio de reunión carece del equipo adecuado, eso es un gran problema. Incluso con el equipo adecuado, puede haber problemas técnicos que te impidan proyectar una presentación o un vídeo.
Para evitar estas situaciones, comprueba de antemano el equipo y la sala de reuniones y asegúrate de que todo funciona.
Si diriges un equipo remoto y planeas celebrar una reunión en línea, muchas cosas pueden salir mal. Una conexión (a internet) lenta o una solución de videoconferencia poco eficaz pueden hacer que la reunión resulte molesta e ineficaz. Utiliza una buena software de gestión de reuniones para evitar estos problemas y garantizar el buen desarrollo de su reunión.
Falta de preparación
Uno de los mayores problemas a los que puede enfrentarse al reunirse por primera vez con un nuevo equipo es no tener suficientes puntos que debatir con los miembros de su equipo.
Investigar y prepararse con antelación puede ayudarle a conseguirlo. Podrá conversar mejor con los miembros de su equipo si tiene una lista de temas de conversación y una idea de quién es quién.
De lo contrario, puede quedarse paralizado o enfrentarse a silencios incómodos debido a una preparación insuficiente. Así que, si quieres causar una excelente primera impresión, asiste a la reunión bien preparado.
Tamaño inadecuado de la sala
Otro problema al que puede enfrentarse al celebrar su primera reunión es reservar una sala de tamaño inadecuado. Esto ocurre cuando se utiliza un sistema de reservas en línea para reservar una sala de reuniones sin comprobarla físicamente.
Al igual que con el equipo técnico, también debe comprobar la sala de reuniones de antemano. Asegúrese de que el tamaño es suficiente para celebrar la reunión.
Si tiene planeada alguna actividad de equipo, asegúrese de que hay espacio físico suficiente y de que la sala de reuniones está preparada para ello.
Demasiados temas de conversación
Otro reto al que puede enfrentarse es tener demasiadas cosas que decir y hacer durante la primera reunión con los empleados y necesitar más tiempo.
Como nuevo directivo, puede que tenga demasiadas cosas de las que hablar, pero debe aprender a establecer prioridades. Recuerde que la primera reunión es introductoria; puede programar reuniones relacionadas con el trabajo más adelante.
Haz que las cosas sean breves e interactivas en lugar de intentar conseguir demasiado en una sola reunión.
Discusiones fuera de tema
Uno de los retos inevitables a los que se enfrentan la mayoría de los nuevos directivos durante una reunión es que la gente se deje llevar y tenga discusiones fuera de tema. Las conversaciones pueden fluir en cualquier dirección cuando te reúnes con un grupo de personas en un ajuste informal o casual.
Como nuevo directivo, debe equilibrar las interacciones informales y una reunión estructurada basada en el orden del día. Comunicando cada elemento del orden del día y la hora, puedes dirigir la reunión en la dirección correcta.
Cómo celebrar con éxito la primera reunión con un equipo nuevo
Una reunión introductoria satisfactoria le ayudará a causar una excelente primera impresión en su equipo y a empezar con buen pie.
Pero necesita las herramientas y estrategias necesarias para que su primera reunión salga bien.
Siga los siguientes consejos para mejorar aún más sus posibilidades de éxito.
Fije unas metas adecuadas y compártalas con su equipo de antemano
El ajuste de una agenda es necesario para cada reunión; su primera reunión con un nuevo equipo no es una excepción. Establezca metas para la reunión y comunique a su equipo el propósito de la misma.
En una primera reunión, la meta debe ser presentarse y conocer a todo el equipo. Sin embargo, debe desglosarla en elementos de acción y metas específicos para ofrecer más claridad a los asistentes.
Por ejemplo, necesitará:
- Una actividad para romper el hielo
- Un discurso de presentación
- Apresentación del equipo ronda
- Una sesión de preguntas y respuestas
Lista todas estas actividades y elementos de acción y asigna tiempo para cada uno de ellos cuando planifiques tu primera reunión.
Utilice
/ref/ https://clickup.com/features/docs Documentos de ClickUp /%href/
para crear una agenda detallada con metas y elementos de acción claros. Permite crear listas con viñetas para establecer metas y utilizar un formato enriquecido para personalizar la agenda de la reunión.
cree metas para reuniones con un formato adecuado y compártalas con su equipo mediante los documentos de ClickUp
Si desea utilizar la próxima reunión para establecer metas de equipo, utilice ClickUp's Plantilla de la agenda de la reunión de fijación de metas . Se trata de un documento totalmente personalizable con campos prediseñados para ayudarle a establecer metas para su nuevo equipo.
Utilice la plantilla de agenda de reuniones de equipo de ClickUp para definir el objetivo de la reunión y compartirlo con los miembros de su equipo
Haga que la experiencia sea interactiva
No deje que la primera reunión con su equipo gire exclusivamente en torno a usted. Conviértala en una sesión interactiva en la que los miembros del equipo puedan hablar con usted y conocerle mejor.
Escuche activamente para conocer mejor la dinámica del equipo y a cada uno de sus miembros. Preste mucha atención a cada uno de los nuevos miembros del equipo y comprométase con ellos.
Consejo profesional: Más información sobre cada miembro del equipo antes de la primera reunión. Lea sobre sus roles, logros y otros detalles en los perfiles de los empleados de su empresa.
Esto le ayudará a personalizar sus conversaciones y a interactuar con cada miembro del equipo, haciéndole sentir valorado.
Aquí tienes otros consejos para que tu reunión de presentación sea interactiva:
- Realice actividades para romper el hielo a fin de hacer que las conversaciones avancen ymejorar la dinámica de equipo* Añada elementos interactivos, como cuestionarios, encuestas, etc., para implicar activamente a los miembros de su equipo remoto si está celebrando una reunión en línea
- Utilice ejercicios de creación de equipos para fomentar la colaboración y la resolución de problemas en equipo
- Organice una sesión abierta de preguntas y respuestas en la que los miembros de su equipo puedan hacerle preguntas
- Practique la escucha activa durante la reunión haciendo preguntas de seguimiento e implicándose de verdad en las conversaciones
Deje tiempo para las preguntas de los empleados
Cuando planifique su agenda de la reunión y los elementos de acción, deje algo de tiempo para las preguntas y respuestas de los empleados.
Esto permite a los miembros de su equipo aclarar sus dudas sobre cómo funcionarán las cosas en el futuro y qué se espera de ellos. También les ayuda a conocerte mejor a ti y a tu estilo de gestión.
Dejar tiempo para las preguntas y respuestas es una buena práctica, incluso durante las reuniones de trabajo reuniones de proyecto . Hace que sus reuniones sean más interactivas e implica a todos en el debate.
Esté preparado para gestionar situaciones inesperadas
Como directivo, debe estar preparado para afrontar conflictos o desacuerdos durante la primera reunión. Anticipe los posibles problemas y prepárese para afrontarlos.
Por ejemplo, si planea cambiar las cosas y animar a los miembros del equipo a asumir nuevas responsabilidades, prepárese para enfrentarse a cierta resistencia.
La clave está en manejar la situación con calma y educación. Es su oportunidad de demostrar a su equipo qué clase de líder va a ser. Por tanto, anticípese a los posibles problemas y prepárese para abordarlos de frente.
Piensa en cómo cerrar con fuerza la primera reunión de equipo
Prepare temas de conversación para cerrar la reunión adecuadamente, asegurándose de que no termine abruptamente ni se interrumpa de forma incómoda.
Prepara un breve discurso para inspirar a tu equipo y cerrar la reunión de forma positiva.
Asegúrese de ajustar claramente los siguientes pasos y elementos de acción para su equipo antes de que termine la reunión. Si es necesario, programe reuniones individuales con los miembros del equipo.
Utilice Herramientas de IA para tomar notas y resúmenes de reuniones y compartirlos con los miembros de su equipo.
El seguimiento: Siguientes pasos tras la primera reunión de equipo
La primera reunión es sólo el principio. También hay que comunicar los pasos siguientes y planificar las reuniones futuras. Te ayudará a entender los valores del equipo y a conocer a los nuevos miembros de tu equipo.
Aunque la primera reunión es crucial, es imposible conseguirlo todo de una sola vez. Necesitas un plan de acción y un calendario de reuniones periódicas del equipo.
Veamos algunos aspectos esenciales que debes tener en cuenta.
Toma notas y documenta el acta de la reunión
Documentar la reunión y levantar acta es crucial porque ayuda a mantener un registro de los puntos tratados. De lo contrario, la gente puede olvidar elementos de acción esenciales y los pasos siguientes.
Si gestionas un equipo remoto, grabar la reunión es aún más importante. Los asistentes pueden utilizar la grabación para consultar los puntos tratados durante la reunión.
Utiliza ClickUp Clip para grabar tu primera reunión. Te permite grabar tu pantalla y crear una grabación de vídeo de tu reunión en línea. De este modo, los miembros del equipo podrán oír lo que se ha hablado y ver su presentación.
grabe su pantalla para documentar su primera reunión y compártala con los miembros de su equipo para futuras consultas_
Grabe las actas de las reuniones como notas y resúmenes fáciles de consultar si quiere facilitar las cosas. Dada la avanzada tecnología disponible para hacer el trabajo por usted, esto puede terminarse sin esfuerzo manual.
Utiliza Cerebro ClickUp para generar automáticamente notas y resúmenes de reuniones en cuestión de segundos, con gran precisión y sin esfuerzo manual.
resume hilos y crea notas de reunión rápidamente con ClickUp AI_
También debe anotar los elementos de acción y los siguientes pasos para los miembros de su equipo y compartirlos con su equipo. Utilice ClickUp's plantillas de notas para reuniones con una sección para los elementos de acción y los pasos siguientes.
Programar y planificar las reuniones siguientes
Planificar la siguiente reunión es otra tarea fundamental que debe completar durante la primera reunión.
No cierre una reunión sin programar la siguiente para comprobar el progreso de los elementos de acción. Crea un calendario de reuniones de equipo y compártelo con tu equipo para que todos sepan con qué frecuencia planeas reunirte con ellos.
Como nuevo director, debe programar sesiones individuales con cada miembro del equipo. También tendrá que celebrar reuniones de lanzamiento del proyecto para debatir diversos proyectos y sus cronogramas.
No es necesario comunicarlo todo en la primera reunión. En su lugar, envía una serie de correos electrónicos para comunicar el calendario de los distintos tipos de reuniones que planea celebrar.
Utilice la
/ref/ https://clickup.com/templates/meeting-agenda/next-meeting ClickUp plantilla de agenda de la próxima reunión /%href/
para ajustar las metas y los temas de conversación de su próxima reunión.
Potencie sus reuniones con la herramienta adecuada
La primera reunión de un directivo o jefe de equipo con un nuevo equipo es crucial, ya que marca la pauta de su relación de trabajo con el equipo.
Es su oportunidad de causar una primera impresión, presentarse a su equipo y generar confianza. Si lo hace bien, causará una primera impresión positiva y trabajar con un equipo nuevo le resultará mucho más fácil en el futuro.
Si dirige un equipo remoto y planea celebrar su primera reunión en línea, asegúrese de que dispone de las herramientas necesarias para que el proceso sea fluido.
Utilice Reuniones ClickUp para gestionar todos los aspectos de su reunión, desde el ajuste de la agenda hasta la toma de notas y la transmisión de los siguientes pasos. Regístrate en ClickUp y utilízalo para tener una reunión correcta.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué se dice en la primera reunión con un equipo nuevo?
Aquí tienes algunos temas de conversación que puedes tener en cuenta para tu primera reunión con un nuevo equipo:
- Empiece por presentarse y cuéntele a su equipo su experiencia laboral y sus áreas de especialización, junto con su formación
- Agradece a tu equipo la cálida bienvenida que te ha dispensado y diles lo mucho que te entusiasma trabajar con ellos
- Presente el programa de la reunión y todas las actividades y elementos de acción previstos para el resto de la reunión, y establezca las normas básicas
- Lleva a cabo una sesión de rompehielos para que la gente se sienta cómoda, comience el flujo de conversación y conozca a la gente a nivel personal
- Termina los elementos de acción según lo planeado y cierra la reunión con una sesión de preguntas y respuestas y un comentario final
2. ¿Qué es lo primero que debe hacer un jefe de equipo en la primera reunión?
Lo primero que debe hacer en la reunión inicial es presentarse a los nuevos miembros de su equipo. Hábleles de sus antecedentes personales y profesionales, su experiencia laboral y su rol actual.
También es una excelente oportunidad para fijar expectativas, hablándoles de su estilo de dirección y de cómo dirigirá al equipo en el futuro.
También debe dar las gracias al equipo por darle la bienvenida y decirles lo mucho que espera colaborar con ellos.
3. ¿Cómo se inicia una primera reunión de equipo?
Comienza tu primera reunión de equipo dando la bienvenida a todos y presentándote. Utiliza un rompehielos para impulsar la reunión. Menciona los elementos de acción críticos previstos para la reunión y repásalos individualmente.