El síndrome "Esta reunión podría haber sido un correo electrónico" está haciendo estragos en el mundo de la empresa. No nos creas: las estadísticas hablan más que las palabras:
- Una encuesta a 182 altos directivos mostraba que el 71% de los encuestados consideraba que las reuniones eran ineficaces e improductivas
- Más de la mitad de los empleados consultan el correo electrónico, envían textos o realizan otras tareas durante las reuniones
- De media,31 horas al mes en reuniones improductivas
En el lado positivo, las reuniones de puesta al día se consideran más eficaces que la mayoría de por lo que implementarlos es una excelente manera de evitar los snoozefests. 🥱
Esta guía le enseñará a realizar breves y agradables puestas al día diarias que mantengan a su equipo sincronizado sin consumir un valioso tiempo de trabajo.
¿Qué es una puesta al día?
Una reunión de puesta al día es una reunión breve que te permite ponerte en contacto con tu equipo y hablar de las tareas completadas y de las que están por venir, así como de cualquier reto. Fue popularizada por desarrollo de software equipos que utilizan el metodología ágil -un conjunto de proyecto principios de gestión centrados en colaboración interfuncional y un enfoque iterativo para mejora continua . 📈
Las puestas al día son típicamente diarias, aunque puedes adaptar la cadencia a su flujo de trabajo. La reunión puede durar entre cinco y quince minutos, lo que debería bastar para realizar los pasos necesarios con rapidez y eficacia.
Cómo organizar una reunión de puesta al día
El mecanismo de las reuniones diarias de puesta al día es sencillo: reúna a su equipo y deje que se turnen para abordar tres cuestiones:
- ¿Qué hiciste ayer?
- ¿Qué vais a hacer hoy?
- ¿Hay algo que bloquee tu progreso?
Este es el método llamado "Round Robin", pero también se puede utilizar el método "Walk the Tablero", en el que todo el equipo discute cada tarea del Tablero en un orden específico (normalmente de izquierda a derecha).
Piense en las preguntas anteriores como pasos que cada miembro del equipo debe seguir para que la reunión dé los resultados deseados. Vamos a explicar cada una de ellas con más detalle para que sepas qué buscar en las respuestas.
Pregunta 1: "¿Qué hiciste ayer?"
Esta pregunta tiene varias finalidades importantes, además del obvio recuento de las tareas completadas. Demuestra si un miembro del equipo puede priorizar las tareas urgentes sobre las que pueden esperar, lo que es crucial en un entorno de ritmo rápido. 🏃
Visualice las cargas de trabajo del equipo con la vista Cronograma para seguir el progreso y ajustar las fechas límite de las tareas
En esta fase, también puede descubrir posibles ineficiencias y errores de plan. Por ejemplo, si un miembro del equipo dice que no hizo mucho mientras que otro estaba inundado de tareas, es una clara señal de que debe reequilibrar el flujo de trabajo y reajustar la carga de trabajo en consecuencia.
Por último, intercambiar información sobre las tareas completadas puede ayudar a tu equipo colaborar de forma más eficaz y obtener información valiosa que necesitarán para sus próximos trabajos.
Es posible que alguien haya completado una tarea similar a la que otro miembro del equipo realizará a continuación, por lo que puede echar una mano.
Pregunta 2: "¿Qué vas a hacer hoy?"
Uno de los puntos principales de una puesta al día es establecer el rumbo del día siguiente y asegurarse de que las próximas tareas están alineadas con la meta general. Este paso le permite filtrar proactivamente el trabajo de poco valor y aumentar la eficacia de su equipo.
Digamos que has descubierto una vulnerabilidad de autenticación que debe ser parcheada urgentemente. Si uno de los miembros de su equipo dice que su plan inicial para el día era completar una tarea menos sensible al tiempo, como la refactorización de código heredado/a, puede decirle que la deje en un segundo plano y trabaje en el problema de seguridad.
Vea, añada, asigne o comente rápidamente las dependencias directamente en una tarea de ClickUp
Hablar del próximo trabajo también evita todo tipo de malentendidos. Elimina los solapamientos de tareas, aclara las dependencias y garantiza que se lleven a cabo las tareas críticas. ✅
Pregunta 3: "¿Hay algo que bloquee su progreso?"
La fase final de las reuniones de puesta al día se dedica a sacar a la luz y eliminar los bloqueos, como por ejemplo:
- Un miembro del equipo no tiene acceso a la información o las herramientas que necesita para completar sus tareas diarias
- Deben esperar a que termine una tarea anterior asignada a otra persona
- Una tarea requiere aprobación antes de poder ser completada
Anime a su equipo a ser proactivo respecto a los bloqueos para que toda la comunicación necesaria durante la puesta al día. Esto le ayuda a evitar idas y venidas innecesarias y más reuniones, despejando el camino para que su equipo alcance sus metas. 🎯
6 consejos para organizar reuniones diarias de puesta al día eficaces
Cuando organices reuniones cortas, como las puestas al día, debes hacer que cada minuto cuente . ⏱️
A continuación encontrará algunos consejos prácticos para minimizar los residuos y asegurarse de que todo el mundo obtiene valor de la reunión. También aprenderá a llevar sus reuniones rápidas al siguiente nivel con ClickUp -una plataforma de gestión de proyectos todo en uno para equipos ágiles de todos los tamaños.
Consejo 1: simplifique las cosas
Las puestas al día deben ser rápidas y dinámicas: reúna a todos en un mismo lugar, pídales que respondan a las tres preguntas clave y déjeles que sigan con su trabajo diario. Para mantener la agilidad, apégate a un **proceso transparente emparejado con una o dos herramientas sencillas de gestión de reuniones.
No tiene tiempo de rebuscar entre documentos u hojas de cálculo para asegurarse de que no se pasa nada por alto y hacer un seguimiento del progreso del proyecto -necesitas un hub centralizado para mantener la información crítica visible para los miembros de tu equipo. Reuniones ClickUp le permite disfrutar de tanta claridad y minimizar el trabajo manual durante sus puestas al día. Puede crear listas de control para cada miembro del equipo y asignar comentarios sobre la marcha para garantizar que no se escapen detalles importantes.
Asegúrese de que sus comentarios son vistos mediante la asignación de comentarios a los usuarios directamente en las tareas, y obtener una vista rápida de los comentarios asignados en una lista de control
La opción Super Rich Editing de ClickUp le permite anotar notas de reuniones, resaltar puntos importantes e incrustar diferentes tipos de contenido para mantener todas las ideas clave en un solo lugar. Si su flujo de trabajo incluye tareas periódicas como el perfeccionamiento del backlog y las revisiones de código, puede convertirlas en recurrentes para que aparezcan automáticamente en sus puestas al día. 🔄
Ajuste tareas periódicas para eliminar el trabajo repetitivo al crear agendas de reuniones
Consejo 2: Elija una hora (y cúmplala)
Reserva una franja horaria específica para tus reuniones de puesta al día y haz que sea coherente. Esto garantiza la estructura y la previsibilidad, lo que ayuda a su equipo a mantenerse organizado y mejora la asistencia.
En cuanto a cuándo debe celebrarse la reunión, depende de su flujo de trabajo. Lo ideal es que la reunión se celebre por la mañana para que el equipo esté preparado para el día cuando termine. No tiene por qué ser lo primero que hagas, pero asegúrate de que la reunión se celebra antes de que el equipo esté listo para ponerse manos a la obra.
Esto es más fácil de decir que de terminar ajuste remoto sobre todo si los miembros de tu equipo están dispersos por todo el mundo. Tu mañana puede ser la noche de alguien, lo que complica bastante las cosas.
Si no puedes encontrar una hora que funcione para todos, una puesta al día sincronizada puede ser tu única opción. No es tan eficaz como una reunión en tiempo real, pero sigue siendo mejor que dejar a un miembro del equipo fuera de la puesta al día.
Consejo 3: Tenga una visión panorámica de sus puestas al día
Tanto si su equipo está in situ, como si es híbrido o totalmente remoto, lo último que quiere es memorizar lo que ocurre durante una puesta al día, o esperar que su equipo lo haga. Todo lo que se discuta debe constar en un documentario para garantizar que todo el mundo está de acuerdo.
Como mínimo, querrá una hoja de cálculo para hacer un seguimiento de la asistencia, las tareas, los bloqueos y demás información relevante de cada miembro del equipo.
Aunque no hay nada malo en utilizar un hoja de cálculo básica querrás una solución más robusta e intuitiva que no requiera crear todo un sistema desde cero. Si necesita una mano, la herramienta Plantilla de reunión diaria de ClickUp StandUp puede ser un complemento inestimable para sus reuniones rápidas.
La plantilla de reunión diaria de ClickUp Standup le permite estructurar su reunión con opciones como Estados personalizados, Campos personalizados y vistas personalizadas
Todo lo que necesita para sistematizar sus reuniones y mantenerlas perfectamente organizadas. Puede listar tareas con estados personalizados y asignar rótulos de prioridad para definir una jerarquía clara y abordar el trabajo urgente con prontitud. ⚡
Una robusta Vista Tablero le permite pasar lista y vea claramente las tareas de cada miembro del equipo para estar siempre al tanto del progreso del proyecto. Comparta esta completa Panorámica con su equipo y no tendrá que preocuparse por los silos de proyectos o los malentendidos.
También puedes animar al equipo a rellenar sus campos de forma independiente, lo que soluciona en cierto modo el límite antes mencionado de las puestas al día en distintas zonas horarias.
Di a los que no puedan asistir que lo hagan en cuanto empiecen su jornada, y se mantendrán al tanto.
Consejo 4: Mantener un líder y una estructura claros
Antes de empezar a realizar puestas al día, debe nombrar a un líder que se encargue de crear agendas y moderar las reuniones. Si utiliza el Metodología Scrum -como muchos equipos ágiles- lo más probable es que sea la Scrum Master .
Si no, puede ser un jefe de producto u otro líder que desempeñe una capacidad similar.
En cuanto a la Agenda, suele ser algo parecido a esto:
- Romper el hielo o una breve conversación informal para ajustar el ambiente
- Las tres preguntas de puesta al día (si se utiliza el método Round Robin)
- Actualizaciones varias del proyecto
- Metas y elementos de acción
Por supuesto, esto es sólo una sugerencia, y usted es libre de estructurar la reunión de cualquier manera que se adapte a su equipo y flujo de trabajo.
Si necesitas una plataforma para elaborar una Agenda eficaz, puedes utilizar Documentos de ClickUp -an Herramienta potenciada por IA que te permite crear todo tipo de documentos, desde simples notas de reunión a wikis completos. 📃
ClickUp Docs viene con innumerables opciones de personalización y formato. Puede utilizar los /comandos de barra inclinada para añadir bloques de código, widgets, botones en los que se puede hacer clic y otros elementos interactivos que contribuyen a crear agendas dinámicas.
Utilice los comandos de barra inclinada en ClickUp Docs para dar formato y editar su agenda sin complicaciones
ClickUp Docs también le permite asignar elementos de acción, resumir reuniones y completar muchas otras tareas, que puede automatizar con ClickUp AI . La página herramienta capaz de IA puede quitarle mucho trabajo de encima y dejarle más tiempo para centrarse en la reunión.
Consejo 5: Concéntrese en sus metas
Las reuniones de puesta al día eficaces son más que una simple comprobación: le ayudan a seguir las metas de su sprint y a garantizar que su equipo no se desvía del camino. Cada puesta al día debería indicarle exactamente lo cerca que está de alcanzar la meta y si hay algo que pueda hacer para conseguirlo optimizar su flujo de trabajo .
Para que esto suceda, necesita una forma de presentar el progreso más allá de los números en bruto y las actualizaciones de estado. Para obtener una panorámica completa y visualmente atractiva, puede utilizar Metas de ClickUp .
Tanto si necesita seguimiento de sus OKRs (Objetivos y Resultados Clave), ciclos de sprint, o cualquier meta específica, Metas ClickUp le ofrece un panel interactivo emparejado con todas las funciones que necesita para estar al tanto de su progreso.
Realice el seguimiento de sus ciclos de sprints, hitos y progreso general del proyecto fácilmente con ClickUp Metas.
Por ejemplo, puede conectar todas las tareas de un sprint a una meta global, y la barra de progreso se llenará automáticamente a medida que su equipo marque las tareas como completadas. También puede crear roll-ups de progreso para hitos dentro de la meta y obtén información detallada sobre las actualizaciones más recientes. 🔔
Con las Metas de ClickUp, no hay lugar para conjeturas ni confusiones. Ajuste sus objetivos, asigne tareas y plazos, y tendrá un de su trabajo pendiente para evitar que se le vaya de las manos.
Consejo 6: Pon un alfiler en problemas complejos
Ayer > hoy > bloqueos > ¡terminada!
Así deberían ser las reuniones de puesta al día, ni más ni menos. Y, sin embargo, pueden surgir muchos temas que requieran más debate. Lo último que quieres hacer es enfrascarte en ellos, ya que hacerlo es una forma segura de alargar la reunión. 🐌
En lugar de eso, deja el problema en un segundo plano y dile a un miembro de tu equipo que podéis hablar de él por separado una vez que la puesta al día haya terminado. De este modo, todo el mundo tendrá la oportunidad de repasar todas las cuestiones necesarias y la reunión avanzará rápidamente.
Desafíos comunes de la puesta al día (y cómo superarlos)
Incluso con un plan y una organización meticulosos, es posible que las puestas al día no siempre salgan como usted desea. Repasemos algunos escollos comunes y tácticas para afrontarlos. 💡
Asistencia irregular
Aunque es normal que un compañero de equipo se salte una puesta al día en una ocasión excepcional si no está disponible, esto no debería convertirse en algo habitual. Va en contra del único propósito de las reuniones diarias, ya que no puedes asegurarte de que tu equipo esté alineado sin conocer las tareas, el progreso y los posibles bloqueos de cada uno.
Para reducir al mínimo la inasistencia, asegúrese de que su equipo comprende la importancia de las puestas al día. Comunique claramente su valor y señale que no se trata de otra política tediosa, sino de algo que beneficia directamente al equipo y puede simplificar su flujo de trabajo.
Si esto no funciona, puede motivar a su equipo introduciendo incentivos y/o medidas disuasorias. No tiene por qué ser algo exagerado; piensa en algo sencillo, como un tarro para los que no se presenten o una pequeña cantidad de dinero token de agradecimiento por la asistencia regular. 🎖️
Ineficiencias de tiempo
Hay muchas razones por las que tus reuniones pueden durar más de lo planeado, entre las que destacan:
- Algunos miembros del equipo ocupan demasiado tiempo
- Hay demasiada concentración en la resolución de problemas
- Estás utilizando un sistema de gestión de reuniones ineficiente oplataforma de comunicación de equipos Evitar o solucionar estos problemas es responsabilidad del moderador. No debe dudar en impedir que los miembros del equipo hablen si entran en demasiados detalles y roban tiempo a los demás. Haz saber a cada miembro del equipo que dispone de un tiempo fijo para responder a las preguntas necesarias y que debe ser conciso. ⏲️
Cree hojas de horas para recopilar y ver el tiempo de seguimiento de las tareas y ubicaciones para conocer rápidamente su progreso
Es de esperar que al principio se produzcan algunas desviaciones con respecto a las franjas horarias asignadas, mientras el equipo aún se está acostumbrando a las puestas al día. Presta atención a las principales causas de despilfarro y afina tus reuniones con el tiempo para hacerlas más estrictas.
Bloques de comunicación
No todo el mundo se siente cómodo hablando en grupo. Esto ocurre especialmente cuando un miembro del equipo tiene dificultades para completar una tarea, ya que puede sentirse avergonzado o temer parecer incompetente si pide ayuda o habla de los bloqueos.
Hay varias formas de abordar este problema. Los ejercicios para romper el hielo mencionados anteriormente pueden ayudar a aligerar el ambiente y hacer que los miembros de su equipo se sientan más cómodos. Si notas que alguno de ellos sigue sintiéndose incómodo, puedes dejarle hablar el último para que los demás marquen el tono y la situación parezca menos desalentadora.
Si no te dan todos los detalles que necesitas, pídelos explícitamente para animar al miembro del equipo a hablar. Con la práctica y la repetición, les resultará más fácil contribuir y compartir todas las actualizaciones pertinentes. 🗣️
¡Levántate, ponte en pie!
Dominar una reunión diaria de puesta en pie es una inversión que merece la pena, ya que puede mejorar el flujo de trabajo y potenciar los sprints para todo el equipo. Una puesta en pie bien ejecutada también puede animar a tu equipo para el día siguiente, ayudándoles a mantenerse productivos y motivados hasta la próxima puesta en pie. 🤩
Como ha visto, ClickUp puede ayudarle a cosechar estos beneficios al ayudarle a estructurar y ejecutar sus reuniones diarias de puesta al día sin esfuerzo.
Si desea aprovechar sus numerosas funciones y asegurarse de que no se pierde el tiempo durante sus reuniones rápidas, regístrese hoy mismo en ClickUp ¡!