¿Sabía usted que más de se pierden 10.000 contenedores de transporte cada año en todo el mundo? Si no rellena el conocimiento de embarque correctamente, puede que le resulte difícil reclamar su pérdida.
Un conocimiento de embarque (BoL) es un documento crucial a la hora de enviar inventario físico, ya sean materias primas o productos acabados. Es un acuerdo legal entre el transportista y el destinatario (consignatario) y un recibo documentado del inventario enviado.
El conocimiento de embarque también ayuda a definir claramente quién es responsable de posibles pérdidas, retrasos o daños. Pero no todos los conocimientos de embarque son iguales. Dependiendo de qué y cómo exporte, necesitará distintos tipos de conocimientos de embarque.
Y eso significa mucho papeleo y muchas posibilidades de cometer errores. Ahí es donde entran en juego las plantillas de conocimientos de embarque.
Tanto si prefieres trabajar con documentos en Microsoft Word, Excel, PDF o Hojas de cálculo de Google, te ofrecemos las mejores plantillas de conocimientos de embarque en distintos formatos.
¿En qué consiste una buena plantilla de conocimiento de embarque?
Un conocimiento de embarque es un contrato claro y completo entre el expedidor, el transportista y el destinatario. Debe incluir todos los detalles esenciales necesarios para un envío sin problemas y posibles recursos legales.
Es un documento legal importante en el sector del transporte y la logística, y existen varios formatos que se pueden utilizar. Los BoL prefabricados garantizan que toda la información se presente de la mejor manera posible.
Una buena plantilla de conocimiento de embarque debe tener secciones claramente definidas, como:
- Datos del expedidor: Nombre, dirección, información de contacto, etc.
- Datos del consignatario: Nombre, dirección, información de contacto, etc.
- Descripción de la mercancía: Cantidad, peso, dimensiones, valor, etc.
- Instrucciones de envío: Modo de transporte, fecha de entrega, requisitos especiales, etc.
Una buena plantilla de conocimiento de embarque también debe cumplir los requisitos legales, como especificar:
- Límites de responsabilidad: La cantidad máxima de la que es responsable el transportista en caso de pérdida o daño
- Disposiciones de indemnización: Las condiciones en las que el cargador o el destinatario se comprometen a indemnizar al transportista por cualquier reclamación o daño
- Cláusulas de derecho aplicable: La jurisdicción y las leyes que se aplican al acuerdo de transporte
Debe tener un diseño flexible, que permita la personalización para adaptarse a las diferentes necesidades de envío. La plantilla debe garantizar la coherencia entre varios envíos y ayudarle a evitar errores e incoherencias utilizando listas desplegables predefinidas, funciones de autorrelleno, comprobaciones de validación de datos, etc.
Debe buscar una plantilla de conocimiento de embarque que sea accesible desde distintas plataformas y compatible con formatos de archivo populares, como PDF y Excel, para facilitar el uso compartido y la distribución de los formularios de embarque.
Hemos recopilado una lista de siete plantillas de conocimientos de embarque que pueden ayudarle a simplificar su proceso de envío.
7 plantillas de conocimientos de embarque
Tanto si dirige una empresa que utiliza software de comercio electrónico o trabaja en el sector del transporte marítimo, un documento de embarque es vital.
Aquí tiene siete plantillas populares entre las que elegir:
1. Plantilla de formulario de conocimiento de embarque de TForceFreight
vía TForceFreight Si lo que busca es un conocimiento de embarque sencillo, el modelo Plantilla de Formulario de Conocimiento de Embarque de TForceFreight es la mejor opción.
Esta plantilla de conocimiento de embarque está estructurada como un pedido de envío detallado y no negociable para envíos nacionales. Es ideal cuando el remitente y el destinatario son la misma entidad o la factura del envío está prepagada.
También puede utilizar esta plantilla para envíos sin transacciones monetarias, como contribuciones, regalos o donaciones.
Le ofrece un amplio espacio para describir los términos y condiciones del envío, incluido el método de envío acordado, las condiciones de entrega y las instrucciones especiales.
Puede ayudarle a agilizar el proceso de envío y garantizar el cumplimiento de la normativa nacional sobre envíos y las normas del sector.
2. Plantilla de conocimiento de embarque de CanadaCustoms
vía CanadaAduanas En Plantilla de conocimiento de embarque directo de CanadaCustoms es un documento fiable para el envío de mercancías dentro de Canadá.
Esta plantilla demuestra un acuerdo legalmente vinculante y no negociable entre el expedidor y el transportista, protegiéndole de posibles malentendidos, escaladas o incumplimientos del deber.
A diferencia de la plantilla anterior, esta plantilla de BoL es breve y fácil de usar. Su formato estandarizado minimiza las posibilidades de error.
Esta plantilla incluye todos los detalles esenciales del envío, como la identidad y la dirección del remitente, el destinatario y el transportista, junto con la cantidad, el peso, la descripción y el tipo de embalaje utilizado para el envío.
Como todo buen conocimiento de embarque, también incluye el número único de conocimiento de embarque o el número de identificación del envío para facilitar el seguimiento y las referencias.
3. Plantilla PDF de Conocimiento de Embarque por PDFFiller
vía PDFFiller En Plantilla PDF de Conocimiento de Embarque por PDFFiller podría ser su documento de referencia para llevar un seguimiento de sus mercancías de envío. Esta plantilla le ayuda a registrar detalles importantes sobre su envío para futuras consultas. Hay varias secciones para rellenar, incluyendo la información del pedido del cliente, la información del transportista, la lista de control del remolque cargado y la carga contada, la descripción de la mercancía y mucho más.
¿Y lo mejor? Está diseñada para gestionar varios envíos en un solo documento.
Como resultado, agiliza el proceso de mantenimiento de registros, lo que la convierte en una herramienta indispensable para los profesionales de la logística.
Gracias a su formato PDF, podrá guardar fácilmente copias de la información para su archivo personal y enviarlas a quien las necesite.
4. Plantilla Excel de Formulario de Conocimiento de Embarque por WPSTemplate (Compatible con Hojas de cálculo de Google)
vía WPSTemplate En Plantilla de Formulario de Conocimiento de Embarque en Excel por WPSTemplate le permite crear documentos de envío profesionales y conformes con la normativa utilizando la conocida interfaz de Microsoft Excel. Esta plantilla también se puede utilizar con Hojas de cálculo de Google.
Gracias a su diseño fácil de usar, podrá introducir y editar fácilmente los datos esenciales del envío, como la información del remitente y el destinatario, la descripción de la mercancía, etc.
La plantilla le ayudará a dar formato automáticamente a su conocimiento de embarque, ahorrándole tiempo. Además, puede editar y actualizar la plantilla según sea necesario, por lo que es adecuada para diferentes situaciones de envío.
Esta plantilla sigue las normas del sector en materia de conocimientos de embarque, lo que garantiza el cumplimiento y la legalidad de sus transacciones de transporte. Es adecuada para documentar todas las transacciones de envío, tanto nacionales como internacionales.
Puede adaptarla rápidamente, ya que tiene un formato genérico que no se adapta a sectores específicos. Es la opción ideal si dirige una empresa que necesita una plantilla de conocimiento de embarque flexible para distintos escenarios de compra.
Guárdelo en su software logístico para personalizarlo rápidamente en función de las distintas necesidades de envío.
5. Plantilla PDF de conocimiento de embarque de Fluix
vía Fluix A veces, necesita una plantilla de conocimiento de embarque avanzada con controles de acceso superiores para garantizar la seguridad de su envío. Si envía mercancías de gran valor o para un destinatario que desea mantener sus datos privados, la plantilla Plantilla PDF de conocimiento de embarque de Fluix es la adecuada para usted.
Sólo los usuarios autorizados pueden editar los campos de carga y pago del conocimiento de embarque, lo que garantiza la seguridad y la precisión. Esto ayuda a los expedidores a personalizar fácilmente la documentación de envío.
Puede utilizar esta plantilla como conocimiento de embarque directo no negociable para cualquier medio de transporte.
El diseño limpio de la plantilla la hace visualmente atractiva e intuitiva. Es mucho más flexible y personalizable que las plantillas PDF habituales.
También puede rellenarla como un formulario web dentro de la plataforma Fluix, una forma cómoda y rápida de ampliar sus operaciones de envío. Aunque puede que no disponga de campos avanzados para escenarios de facturación complejos, es la elección perfecta para pequeñas y medianas empresas y autónomos que necesiten una plantilla de conocimiento de embarque versátil y de acceso controlado.
6. Plantilla de conocimiento de embarque marítimo de Shipping Solutions
vía Soluciones de envío Esta plantilla de conocimiento de embarque está diseñada específicamente para el transporte marítimo.
En Plantilla de conocimiento de embarque marítimo de Shipping Solutions es un documento completo y fiable que cubre todos los aspectos necesarios para su envío marítimo.
Esta plantilla sirve tanto de prueba de un contrato legal de embarque como de documento de título de la carga. Menciona los datos de las partes implicadas en el envío, la descripción de las mercancías y las instrucciones de ruta.
Esta plantilla de conocimiento de embarque también facilita la transferencia de propiedad, el pago y el despacho de aduanas de las mercancías enviadas para que puedan entregarse de forma segura.
Aunque no es adecuado para otros modos de transporte, es ideal para las empresas que realizan habitualmente envíos marítimos internacionales.
7. Plantilla de conocimiento de embarque de IncoDocs
vía IncoDocs ¿Quiere una plantilla de conocimiento de embarque fácil de usar y eficaz? Pruebe la plantilla plantilla de conocimiento de embarque de IncoDocs . Esta plantilla le ayuda a documentar fácilmente todos los detalles importantes de sus transacciones de envío.
Su diseño versátil y limpio la hacen adecuada para diversos envíos. La plantilla incluye la información del remitente, el destinatario y la parte notificante si el destinatario no está disponible.
Tanto si es una pequeña como una gran empresa, puede beneficiarse del uso del conocimiento de embarque de IncoDocs para agilizar su proceso de envío.
Otras herramientas logísticas: ClickUp
Ojalá una sola plantilla bastara para agilizar todas sus operaciones logísticas Entendemos que no es así.
Su empresa necesita una plataforma de gestión logística que pueda hacerlo todo.
Conozca ClickUp. ClickUp es ante todo una plataforma de gestión de proyectos y colaboración que puede utilizarse para gestionar tareas, flujos de trabajo y colaboración relacionados con la creación y gestión de conocimientos de embarque y otra documentación para sus flujos de trabajo logísticos.
En otras palabras, puede hacer que el día a día ejecución de proyectos más fácil eliminando su trabajo para empresas de logística.
1. Capacidades de gestión de proyectos de ClickUp
Agilice su proceso de facturación a través de la herramienta de gestión de proyectos de ClickUp
Como profesional del sector del transporte marítimo, tiene que colaborar y comunicarse con personas de todo el mundo. Gestión de proyectos de ClickUp le ofrece a usted, a su equipo y a sus clientes una plataforma centralizada para gestionar todas sus conversaciones, comunicaciones, tareas, flujos de trabajo, traspasos y mucho más.
La consolidación de toda la información sobre envíos, detalles de clientes y documentos en un único lugar elimina la necesidad de hojas de cálculo y correos electrónicos dispersos, mejorando la visibilidad para todas las partes interesadas.
Además, puede supervisar el progreso de los envíos en tiempo real mediante Paneles de ClickUp . Pueden personalizarse para mostrar métricas clave como cronogramas de entrega, posibles retrasos y asignación de recursos.
Esto le ayuda a ajustar y conseguir indicadores clave del rendimiento en la gestión de proyectos (KPI) para su organización.
Por último, utilizando Automatización ClickUp le ayudará a automatizar tareas repetitivas como el envío de actualizaciones de los envíos a los clientes o la elaboración de informes, ahorrando tiempo y reduciendo los errores humanos.
2. Paquete CRM de ClickUp
Utilice la suite CRM de ClickUp para gestionar datos, tareas y comunicaciones con el fin de agilizar su flujo de trabajo logístico
Puede agilizar sus procesos de negocio de envíos -comunicaciones con clientes y flujos de trabajo de facturación- mediante CRM de ClickUp suite.
ClickUp CRM le garantiza que tiene la información del cliente al alcance de la mano, incluidos los datos de contacto, el historial de envíos y cualquier interacción anterior. Esto proporciona a su equipo de ventas una vista completa de cada cliente y les permite personalizar su enfoque en las conversaciones con los clientes.
Los representantes de ventas pueden enviar correos electrónicos, programar llamadas y realizar un seguimiento de las interacciones directamente desde ClickUp, lo que garantiza un seguimiento puntual y fortalece las relaciones con los clientes.
Por último, tendrá acceso a funciones personalizables, como una jerarquía de carpetas y listas para organizar mejor la información de los clientes, filtros y etiquetas para localizar información de facturación específica e informes avanzados para identificar áreas de mejora y optimizar la estrategia de su empresa.
3. Documentos de ClickUp
Utilice ClickUp Docs para crear contratos y documentos de facturación Documentos de ClickUp pueden transformarse en completos repositorios de conocimiento para su empresa de transporte, almacenando documentos esenciales como:
- Políticas de envío: Exponga claramente los términos, condiciones y limitaciones de envío de su empresa
- Procedimientos operativos estándar (POE): Documente paso a paso los procesos de gestión de los distintos tipos de envíos, los procedimientos de embalaje y los protocolos de seguridad
- Contratos y acuerdos: Almacene los contratos firmados con clientes, proveedores y transportistas para consultarlos fácilmente
Cree plantillas con ClickUp Docs para gestionar el inventario del almacén, realizar un seguimiento de los niveles de existencias y generar informes para optimizar el almacenamiento y evitar la falta de existencias en las operaciones logísticas. Puede añadir widgets para actualizar los flujos de trabajo, asignar tareas dentro de sus documentos y mucho más.
4. Herramienta de control de tiempo de ClickUp
Utilice el control de tiempo en ClickUp para ver exactamente cuánto tiempo se dedica a procesar cada envío, lo que permite una mejor estimación de costes y asignación de recursos
Si su empresa factura por horas, puede utilizar El control de tiempo de ClickUp de ClickUp para garantizar que los cobros y las facturas se preparan con precisión. Esto también es muy útil para los gestores de proyectos que trabajan con contratistas: Gestionar los diferentes fases del proyecto y consiga su metas de gestión de proyectos más rápida y eficazmente.
El control de tiempo puede ayudarle a ver cuánto tiempo se dedica a procesar cada envío, lo que permite una mejor estimación de costes y asignación de recursos.
Analice los datos de tiempo para determinar dónde se retrasan los envíos (por ejemplo, en el despacho de aduanas o en la tramitación de papeleo). Esto ayuda a agilizar los procesos y mejorar la eficiencia general.
Por último, con vistas de flujo de trabajo personalizables y un estructura de desglose del trabajo puede realizar un seguimiento del tiempo que cada miembro del equipo dedica a las tareas relacionadas con el envío para identificar áreas de mejora o reconocer a los que más rinden.
Elegir el mejor conocimiento de embarque para sus necesidades de envío
Los conocimientos de embarque son más que simples trozos de papel en el sector del transporte marítimo y la logística: son documentos legales esenciales que supervisan y protegen el movimiento de mercancías en todo el mundo.
Las plantillas de conocimientos de embarque, disponibles en formatos versátiles como Excel, PDF y plataformas web, ofrecen a las empresas las herramientas que necesitan para mitigar los riesgos y simplificar los envíos.
Independientemente del formulario de conocimiento de embarque que elija, ClickUp ofrece una variedad de herramientas y funciones que pueden agilizar sus procesos de envío y facturación.
Gestione tareas, realice el seguimiento de los envíos en tiempo real y disfrute de un proceso de envío más fluido y eficaz. Además, ClickUp se integra perfectamente con sus procesos de facturación. Genere facturas precisas basadas en datos detallados de control de tiempo de cada envío. ¿A qué está esperando? Registrarse en ClickUp ¡hoy mismo!