¿Sabías que cada año se pierden más de 10 000 contenedores de transporte en todo el mundo? Si no rellenas correctamente el conocimiento de embarque, puede que te resulte difícil reclamar por tu pérdida.
Un conocimiento de embarque (BoL) es un documento crucial a la hora de enviar inventario físico, ya sean materias primas o productos terminados. Se trata de un acuerdo legal entre el transportista y el destinatario (consignatario) y un recibo documentado del inventario enviado.
El conocimiento de embarque también le ayuda a definir claramente quién es responsable de posibles pérdidas, retrasos o daños. Pero no todos los conocimientos de embarque son iguales. Dependiendo de qué y cómo exporte, necesitará diferentes tipos de conocimientos de embarque.
Y eso implica mucho papeleo y una alta probabilidad de cometer errores. Ahí es donde entran en juego las plantillas de conocimientos de embarque.
Tanto si prefiere trabajar con documentos en Microsoft Word, Excel, PDF o Hojas de cálculo de Google, le ofrecemos las mejores plantillas de conocimientos de embarque en varios formatos.
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de conocimiento de embarque?
Un conocimiento de embarque (BoL) es un contrato claro y completo entre el remitente, el transportista y el destinatario. Debe incluir todos los detalles esenciales necesarios para un envío sin problemas y posibles recursos legales.
Se trata de un documento legal importante en el sector del transporte y la logística, y existen varios formatos que se pueden utilizar. Los conocimientos de embarque prefabricados garantizan que toda la información se presente de la mejor manera posible.
Una buena plantilla de conocimiento de embarque debe tener secciones claramente definidas, tales como:
- Datos del remitente: nombre, dirección, información de contacto, etc.
- Información del destinatario: nombre, dirección, información de contacto, etc.
- Descripción de los productos: Cantidad, peso, dimensiones, valor, etc.
- Instrucciones de envío: modo de transporte, fecha de entrega, requisitos especiales, etc.
Una buena plantilla de conocimiento de embarque también debe cumplir con los requisitos legales, como especificar:
- Límites de responsabilidad: La cantidad máxima por la que el transportista es responsable en caso de pérdida o daño.
- Disposiciones de indemnización: las condiciones en las que el remitente o el destinatario acuerdan indemnizar al transportista por cualquier reclamación o daño.
- Cláusulas sobre la legislación aplicable: La jurisdicción y las leyes que se aplican al contrato de transporte.
Debe tener un diseño flexible que permita personalizarlo para adaptarse a diferentes necesidades de envío. La plantilla debe garantizar la coherencia entre varios envíos y ayudarle a evitar errores e incoherencias mediante el uso de listas desplegables predefinidas, funciones de autocompletado, comprobaciones de validación de datos, etc.
Debe buscar una plantilla de conocimiento de embarque que sea accesible en diferentes plataformas y compatible con formatos de archivo populares, como PDF y Excel, para facilitar el uso compartido y la distribución de los formularios de embarque.
Hemos recopilado una lista de siete plantillas de conocimientos de embarque que pueden ayudarte a simplificar tu proceso de envío.
8 plantillas de conocimientos de embarque
Tanto si gestionas una empresa con software de comercio electrónico como si trabajas en el sector del transporte, los documentos de transporte son fundamentales. Aquí tienes 8 plantillas de albaranes para ayudarte a empezar:
1. Plantilla de conocimiento de embarque de ClickUp
Si busca un albarán sencillo, la plantilla de albarán de ClickUp es la mejor opción. Esta plantilla de albarán está estructurada como un pedido de envío detallado y no negociable para envíos nacionales. Es ideal cuando el remitente y el destinatario son la misma entidad o cuando la factura del envío está prepagada.
Te ofrece un amplio espacio para describir las condiciones y términos del envío, incluyendo el método de envío acordado, las condiciones de entrega y las instrucciones especiales.
Esto le ayudará a optimizar el proceso de envío y a garantizar el cumplimiento de las normativas nacionales de transporte y los estándares del sector.
2. Plantilla de conocimiento de embarque de CanadaCustoms
La plantilla de conocimiento de embarque directo de CanadaCustoms es un documento fiable para el envío de mercancías dentro de Canadá.
Esta plantilla constituye un acuerdo no negociable y legalmente vinculante entre el remitente y el transportista, lo que le protege de posibles malentendidos, escaladas o incumplimientos de obligaciones.
A diferencia de la plantilla anterior, esta plantilla de conocimiento de embarque es breve y fácil de usar. Su formato estandarizado minimiza las posibilidades de error.
Esta plantilla incluye todos los datos esenciales del envío, como la identidad y la dirección del remitente, el destinatario y el transportista, además de la cantidad, el peso, la descripción y el tipo de embalaje utilizado para el envío.
Al igual que todos los buenos conocimientos de embarque, también incluye el número único del conocimiento de embarque o el número de identificación del envío para facilitar el seguimiento y la consulta.
3. Plantilla de conocimiento de embarque en PDF de PDFFiller
La plantilla de conocimiento de embarque en PDF de PDFFiller puede ser tu documento de referencia para realizar el seguimiento de tus envíos. Esta plantilla te ayuda a registrar detalles importantes sobre tu envío para futuras consultas. Hay varias secciones que debes rellenar, como la información del pedido del cliente, la información del transportista, la lista de control de la carga del remolque y el recuento de la mercancía, la descripción de los productos y mucho más.
¿Lo mejor? Está diseñado para gestionar múltiples envíos en un solo documento.
Como resultado, agiliza el proceso de mantenimiento de registros, lo que lo convierte en una herramienta indispensable para los profesionales de la logística.
Gracias a su formato PDF, puedes guardar fácilmente copias de la información para tus registros personales y enviarlas a cualquiera que las necesite.
4. Plantilla de formulario de conocimiento de embarque en Excel de WPSTemplate (compatible con Hojas de cálculo de Google)
La plantilla de formulario de conocimiento de embarque de Excel de WPSTemplate le permite crear documentos de envío profesionales y conformes con la normativa utilizando la interfaz familiar de Microsoft Excel. Esta plantilla también se puede utilizar con Hojas de cálculo de Google.
Gracias a su diseño intuitivo, podrás introducir y realizar la edición de los datos esenciales del envío, como la información del remitente y del destinatario, la descripción de la mercancía, etc.
La plantilla le ayudará a dar formato automáticamente a su conocimiento de embarque, lo que le ahorrará tiempo. Además, puede realizar la edición y actualización de la plantilla según sea necesario, lo que la hace adecuada para diferentes situaciones de envío.
Esta plantilla sigue los estándares del sector para los conocimientos de embarque, lo que garantiza el cumplimiento normativo y la legalidad de sus transacciones de envío. Es adecuada para documentar todas las transacciones de envío, tanto nacionales como internacionales.
Puede adaptarlas rápidamente, ya que tienen un formato genérico que no se limita a sectores específicos. Son la opción ideal si dirige una empresa que requiere una plantilla de conocimiento de embarque flexible para diversos escenarios de compra.
Guárdelas en su software de logística para hacerlas personalizadas rápidamente según los diferentes requisitos de envío.
5. Plantilla de conocimiento de embarque en PDF de Fluix
A veces, necesitas una plantilla de conocimiento de embarque avanzada con controles de acceso superiores para garantizar la seguridad de tu envío. Si envías mercancías de gran valor o mercancías para un destinatario que desea mantener la confidencialidad de sus datos privados, la plantilla de conocimiento de embarque en PDF de Fluix es la adecuada para ti.
Solo los usuarios autorizados pueden realizar la edición de los campos de flete y pago del conocimiento de embarque, lo que garantiza la seguridad y la precisión. Esto ayuda a los transportistas a personalizar fácilmente la documentación de envío.
Puede utilizar esta plantilla como un conocimiento de embarque directo no negociable para cualquier medio de transporte.
El diseño limpio de la plantilla la hace visualmente atractiva e intuitiva. Es mucho más flexible y personalizable que las plantillas PDF habituales.
También puede rellenarlo como un formulario web dentro de la plataforma Fluix, una forma cómoda y rápida de ampliar sus operaciones de envío. Aunque puede que no tenga campos avanzados para situaciones de facturación complejas, es la opción perfecta para pequeñas y medianas empresas y autónomos que necesitan una plantilla de conocimiento de embarque versátil y con control de acceso.
6. Plantilla de conocimiento de embarque marítimo de Shipping Solutions
Esta plantilla de conocimiento de embarque está diseñada específicamente para el transporte marítimo.
La plantilla de conocimiento de embarque marítimo de Shipping Solutions es un documento completo y fiable que cubre todos los aspectos necesarios para su envío marítimo.
Esta plantilla sirve tanto como prueba de un contrato legal de envío como documento de título de la carga. En ella hay una mención de los datos de las partes implicadas en el envío, la descripción de la mercancía y las instrucciones de ruta.
Esta plantilla de conocimiento de embarque también facilita la transferencia de propiedad, el pago y el despacho de aduana de los productos enviados para que puedan entregarse de forma segura.
Aunque no es adecuado para otros medios de transporte, es ideal para empresas que realizan envíos marítimos internacionales con regularidad.
7. Plantilla de conocimiento de embarque de IncoDocs
¿Quieres una plantilla de conocimiento de embarque que sea fácil de usar y eficaz? Prueba la plantilla de conocimiento de embarque de IncoDocs. Esta plantilla te ayuda a documentar fácilmente todos los detalles importantes de tus transacciones de envío.
Su diseño versátil y limpio lo hace adecuado para diversos envíos. La plantilla incluye la información del remitente, el destinatario y la parte notificada si el destinatario no está disponible.
Tanto si tienes una empresa pequeña como grande, puedes beneficiarte del uso del conocimiento de embarque de IncoDocs para optimizar tu proceso de envío.
8. Plantilla de conocimiento de embarque de Smartsheet para Word, Documentos de Google y PDF
Smartsheet tiene una plantilla de conocimiento de embarque muy atractiva y útil para Word y Documentos de Google, que también se puede descargar en formato PDF. Échale un vistazo y utilízala si te resulta útil para tus fines.
Otras herramientas logísticas: ClickUp
Ojalá bastara con una sola plantilla para optimizar todas tus operaciones logísticas. Sabemos que no es así.
Tu empresa necesita una plataforma de gestión logística que lo haga todo.
Conoce ClickUp. ClickUp es principalmente una plataforma de gestión de proyectos y colaboración que se puede utilizar para gestionar tareas, flujos de trabajo y colaboración relacionados con la creación y gestión de conocimientos de embarque y otra documentación para tus flujos de trabajo logísticos.
En otras palabras, puede facilitar la ejecución diaria de los proyectos al eliminar el trabajo pesado de las empresas de logística.
1. Funciones de gestión de proyectos de ClickUp
Como profesional del sector del transporte marítimo, tienes que colaborar y comunicarte con personas de todo el mundo. La herramienta de gestión de proyectos ClickUp te ofrece a ti, a tu equipo y a tus clientes una plataforma centralizada para gestionar todas tus conversaciones, comunicaciones, tareas, flujos de trabajo, traspasos y mucho más.
Al consolidar toda la información del envío, los datos del cliente y los documentos en un solo lugar, se elimina la necesidad de utilizar hojas de cálculo y correos electrónicos dispersos, lo que mejora la visibilidad para todas las partes interesadas.
Además, puede supervisar el progreso del envío en tiempo real utilizando los paneles de control de ClickUp. Estos se pueden personalizar para mostrar métricas clave como cronogramas de entrega, posibles retrasos y asignación de recursos.
Esto le ayudará a establecer y alcanzar los indicadores clave de rendimiento (KPI) de gestión de proyectos para su organización.
Por último, el uso de ClickUp Automation le ayudará a automatizar tareas repetitivas, como enviar actualizaciones de envíos a los clientes o generar informes, lo que le permitirá ahorrar tiempo y reducir los errores humanos.
2. Suite CRM de ClickUp
Puede optimizar los procesos de su empresa de envíos (comunicaciones con los clientes y flujos de trabajo de facturación) a través de la suite CRM de ClickUp.
ClickUp CRM te garantiza que tendrás la información de los clientes al alcance de la mano, incluidos los datos de contacto, el historial de envíos y cualquier interacción anterior. Esto proporciona a tu equipo de ventas una vista completa de cada cliente y les permite personalizar su enfoque en las conversaciones con los clientes.
Los representantes de ventas pueden enviar correos electrónicos, programar llamadas y realizar el seguimiento de las interacciones directamente desde ClickUp. Esto garantiza un seguimiento oportuno y fortalece las relaciones con los clientes.
Por último, tendrás acceso a funciones personalizables, como una jerarquía de carpetas y listas para organizar mejor la información de los clientes, filtros y etiquetas para localizar información de facturación específica, e informes avanzados para identificar áreas de mejora y optimizar tu estrategia empresarial.
3. ClickUp Documenti
ClickUp Docs puede transformarse en un completo repositorio de conocimientos para su empresa de transporte, almacenando documentos esenciales como:
- Políticas de envío: describa claramente los términos, condiciones y límites de envío de su empresa.
- Procedimientos operativos estándar (POE): documente paso a paso los procesos para gestionar diferentes tipos de envíos, procedimientos de embalaje y protocolos de seguridad.
- Contratos y acuerdos: almacene los contratos firmados con clientes, proveedores y transportistas para consultarlos fácilmente.
Cree plantillas con ClickUp Docs para gestionar el inventario del almacén, realizar el seguimiento de los niveles de existencias y generar informes para optimizar el almacenamiento y evitar la falta de existencias en las operaciones logísticas. Puede añadir widgets para actualizar los flujos de trabajo, asignar tareas dentro de sus documentos y mucho más.
4. Herramienta de control de tiempo de ClickUp
Si su empresa factura por horas, puede utilizar la función de control de tiempo de ClickUp para garantizar que los pagos y las facturas se preparen con precisión. Esto también es muy útil para los gestores de proyectos que trabajan con contratistas: gestione las diferentes fases del proyecto y alcance sus metas de gestión de proyectos de forma más rápida y eficiente.
El control de tiempo puede ayudarle a ver cuánto tiempo se dedica a procesar cada envío, lo que permite una mejor estimación de los costes y una mejor asignación de los recursos.
Analice los datos temporales para identificar dónde se retrasan los envíos (por ejemplo, en el despacho de aduanas o en la tramitación de documentos). Esto ayuda a optimizar los procesos y mejorar la eficiencia general.
Por último, con vistas de flujo de trabajo personalizables y una estructura de desglose del trabajo, puede realizar el seguimiento del tiempo que dedican los miembros del equipo a las tareas relacionadas con los envíos para identificar áreas de mejora o reconocer a los empleados con mejor rendimiento.
Elija el albarán que mejor se adapte a sus necesidades de envío.
Los documentos de embarque son más que simples trozos de papel en el sector del transporte y la logística: son documentos legales esenciales que supervisan y protegen el movimiento de mercancías en todo el mundo.
Las plantillas de conocimientos de embarque, disponibles en formatos versátiles como Excel, PDF y plataformas web, ofrecen a las empresas las herramientas que necesitan para mitigar los riesgos y simplificar los envíos.
Independientemente del formulario de conocimiento de embarque que elijas, ClickUp ofrece una variedad de herramientas y funciones que pueden optimizar tus procesos de envío y facturación.
Gestiona tareas, realiza el seguimiento de los envíos en tiempo real y disfruta de un proceso de envío más fluido y eficiente. Además, ClickUp se integra a la perfección con tus procesos de facturación. Genera facturas precisas basadas en datos detallados de control de tiempo para cada envío. ¿A qué esperas? ¡Regístrate hoy mismo en ClickUp!