Como gestor de proyectos, debe estimar y gestionar las numerosas variables que intervienen en un proyecto. Esto incluye definir los requisitos empresariales para que puedan traducirse en tareas específicas del proyecto.
Los requisitos del proyecto definen el punto de referencia «mínimo» que debe alcanzar un producto para resolver eficazmente los puntos débiles del usuario final. Los requisitos relacionados con las características y aspectos técnicos del proyecto (características, funciones y capacidades del producto final) se denominan requisitos técnicos en términos de gestión de proyectos.
En esta guía completa sobre los requisitos técnicos en la gestión de proyectos, abordaremos los diferentes tipos de requisitos técnicos a los que puede enfrentarse y cómo recopilarlos y gestionarlos de manera eficiente.
¿Qué son los requisitos técnicos?
En la gestión de proyectos, los requisitos técnicos son el plan que describe las funciones, funciones y aspectos técnicos que debe cumplir un proyecto.
Esto también incluye cualquier limitación técnica que deba superarse para que el proyecto se lleve a cabo con éxito.
Desde la perspectiva de un producto de software, los requisitos técnicos del proyecto se refieren a cómo se construye un producto. Por lo tanto, estos requisitos abarcarán los aspectos de hardware, software, rendimiento, fiabilidad y seguridad.
Supongamos que desea crear una herramienta empresarial basada en el trabajo remoto que permita a su equipo trabajar desde casa.
Algunas consideraciones clave que debes tener en cuenta son cómo se realizará la autenticación de los usuarios, cómo se les ofrecerá acceso a los datos, qué tipo de funciones de comunicación deben tener (servicios como chatear, correo electrónico, videoconferencia, etc.) y así sucesivamente.
Sus requisitos técnicos se centrarán en garantizar una comunicación fluida, la colaboración, la accesibilidad y el cumplimiento de sus requisitos de seguridad.
Los siguientes requisitos y funciones constituirán la base técnica del proyecto:
- Compatibilidad con dispositivos (ordenadores portátiles, ordenadores de escritorio, móviles, etc.) y sistemas operativos.
- Requisitos de software y hardware
- Lenguaje de programación a utilizar
- VPN (red privada virtual) para acceder de forma segura a la red y los recursos de la empresa.
- Funciones multilingües para la programación de software.
- Sistemas de almacenamiento y gestión de documentos basados en la nube.
- Protocolos de cifrado y autenticación multifactorial (MFA) para mayor seguridad.
- Conexión a Internet de alta velocidad para videoconferencias, uso compartido de archivos, etc.
- Software de escritorio remoto para que el departamento de TI pueda resolver problemas en los dispositivos de los empleados.
- Cumplimiento de las normativas de protección de datos, como el RGPD, la CCPA, etc.
El origen de los requisitos técnicos puede variar, incluyendo directrices normativas, tendencias actuales del mercado, etc.
Los requisitos técnicos abordan cuestiones esenciales en el proceso de gestión de proyectos, tales como:
- ¿Cómo satisfará el producto las necesidades y expectativas del usuario final?
- ¿Cómo cumplirá el producto con las normas técnicas aprobadas?
- ¿Qué experimentan los usuarios finales cuando interactúan con el producto?
- ¿Qué tipo de recursos técnicos ayudarán a satisfacer las solicitudes del usuario final?
- ¿Cómo se integrará el producto con los sistemas y la infraestructura existentes?
- ¿Cuáles son los requisitos de rendimiento y escalabilidad?
- ¿Qué medidas de seguridad ayudarán a proteger los recursos del sistema y sus datos?
- ¿Cómo gestionará el producto los errores, las excepciones y los casos extremos?
- ¿Hay que cumplir algún requisito normativo o de cumplimiento?
- ¿Cuáles son los requisitos de mantenimiento y soporte técnico?
- ¿Cómo se probará el producto para garantizar que cumple con los requisitos técnicos especificados?
- ¿Cuáles son los requisitos de implementación y puesta en marcha del producto?
No hay dos listas de requisitos técnicos iguales: todo depende de su producto y de las metas del proyecto.
Importancia de los requisitos técnicos en la gestión de proyectos
El 71 % de los proyectos fracasan por completo o se enfrentan a «dificultades», principalmente porque no ofrecen las características y funciones que el cliente espera.
Crear un plan detallado del proyecto es una buena forma de hacerlo.
Sin embargo, en el caso de los productos de software, un registro de requisitos técnicos mejora el entendimiento mutuo entre sus equipos y sus clientes, de modo que todos sepan qué esperar.
También garantiza que los problemas técnicos y los fallos no obstaculicen el progreso del proyecto.
Centrarse en la planificación de la gestión de sus requisitos técnicos es una decisión inteligente, ya que:
1. Aporta un enfoque sistemático a la planificación de proyectos
Los requisitos en proyectos complejos pueden llegar a ser muy variados. Un documento con especificaciones técnicas ayuda a crear una lista de prioridades de subtareas y trata cada subtarea como un proyecto más pequeño. Esto aporta mayor eficiencia, claridad y organización al proceso de planificación del proyecto.
2. Evita la desviación del alcance
Consolidar desde el principio el alcance del proyecto en relación con las características y funciones del producto puede ahorrarle al equipo mucho esfuerzo y tiempo. El documento de requisitos técnicos destaca todas las características del producto necesarias desde un punto de vista técnico.
3. Sirve también como punto de referencia para el uso de recursos técnicos
Un documento de especificaciones técnicas compartible destaca el volumen y el tipo de recursos técnicos que se utilizarán. Esto facilita a los gestores de proyectos la estimación de los costes y el cumplimiento del presupuesto.
4. Pone a los equipos en «modo de concentración»
Los retrasos imprevistos, la falta de disponibilidad de recursos, los cambios en las expectativas de los clientes, etc., obstaculizan el impulso del equipo. Disponer de un documento práctico ayuda al equipo a mantenerse centrado en el producto final deseado, con todas las funciones y características esperadas intactas.
5. Impulsa la toma de decisiones informadas
Con información fiable sobre el rendimiento de su producto, la asignación de costes, recursos, infraestructura, etc. se convierte en un juego de niños.
6. Permite realizar pruebas de usuarios sin problemas
Cada función de su producto debe someterse a rigurosas pruebas de usuarios para garantizar que cumple con las expectativas del cliente, y un documento de especificaciones técnicas garantiza que no se pase nada por alto en la fase de pruebas.
Diferentes ejemplos de requisitos técnicos
Los requisitos técnicos varían en función de la naturaleza del producto que se esté desarrollando.
1. Requisitos funcionales
Estos especifican lo que el producto debe lograr para complementar el comportamiento específico del usuario. Destacan las funciones que el producto debe realizar utilizando casos de uso, historias de usuarios, etc.
2. Requisitos no funcionales
Estos especifican criterios clave como el rendimiento, la seguridad, la fiabilidad, la facilidad de uso, etc., para evaluar el rendimiento del producto.
3. Requisitos del sistema
Estos definen las especificaciones técnicas que debe tener el producto para satisfacer las necesidades de sus usuarios e incluyen requisitos de hardware, requisitos de software, etc.
4. Requisitos del usuario
En la lista se enumeran las necesidades de los usuarios con respecto al producto y las descripciones correspondientes de las funciones específicas que demandan.
5. Requisitos de la empresa
Estos requisitos representan objetivos de alto nivel que el producto debe alcanzar para satisfacer las necesidades de la organización y justificar la inversión.
6. Requisitos de interfaz
Estos especifican cómo interactuará el producto con los sistemas y componentes existentes, y abarcan requisitos para API, formatos de datos, protocolos de comunicación, etc.
7. Requisitos legales y de cumplimiento normativo
Estos son los requisitos esenciales para cumplir con las leyes, normativas y estándares del sector pertinentes en materia de privacidad, seguridad y accesibilidad de los datos, entre otros.
Hay otra forma de diferenciar varios aspectos de los requisitos técnicos.
Panorámica de los diez tipos de requisitos técnicos que hay que tener en cuenta al desarrollar software.
- Disponibilidad: se refiere al «tiempo» que tus usuarios finales/equipos tienen para interactuar con el software y utilizarlo; se expresa en forma de porcentaje y se define mediante la métrica «tiempo de actividad». Cuanto más te acerques al 100 %, mejor.
- Fiabilidad: indica el tiempo medio que el software funciona sin fallos; cuanto más largo sea este tiempo, más fiable será el software. También puede conocer esta métrica como MTBF (tiempo medio entre fallos).
- Calidad de los datos: indica el grado de utilidad y calidad de los datos.
- Seguridad de la información: garantiza que el uso compartido de datos sea seguro y que los datos confidenciales estén protegidos a toda costa.
- Rendimiento: indica el tiempo de carga del producto.
- Accesibilidad: garantiza que la información crítica esté disponible para todos en todo momento y con el mínimo esfuerzo.
- Mantenibilidad: Describe la rapidez con la que la marca resuelve los problemas técnicos; se mide mediante la métrica MTTR (tiempo medio de reparación), cuyo número mágico es inferior a 60 minutos.
- Disponibilidad del servicio: se refiere a la rapidez con la que los equipos realizan actualizaciones, cambios, etc., en el software sin interrumpir su uso.
- Error humano: esto significa que el software o producto debe ser capaz de identificar cuándo un usuario comete un error e informarle al respecto.
Independientemente del tipo de requisitos técnicos que necesite recopilar, siga un proceso establecido para obtener los requisitos correctos (más información al respecto a continuación).
¿Cómo recopilar requisitos técnicos en la gestión de proyectos?
Recopilar los requisitos técnicos es un proceso sencillo y lineal. Lo hemos desglosado en cinco sencillos pasos para usted.
Paso 1: Recopile información de todas las fuentes relevantes
Mientras recopila información, asegúrese de no pasar por alto a ningún grupo de usuarios o parte interesada importante. Al mismo tiempo, solo recopile información de fuentes relevantes que conozcan y tengan experiencia con el producto.
Consejos a seguir:
- Consulte con las personas que interactúan directamente con el producto, como los usuarios finales, los clientes, las partes interesadas, los gestores de productos, los desarrolladores, etc.
- Cree encuestas personalizadas y realice entrevistas personalizadas sobre las «expectativas mínimas» del producto.
- Organice una reunión interna con el equipo para validar la lista de requisitos técnicos recopilados.
Paso 2: Realice un análisis de uso
Para determinar los requisitos de rendimiento de su producto, es necesario que salga de su zona de confort.
Esto incluye realizar encuestas con partes interesadas externas, consultar con expertos en la materia y hablar con sus clientes por cualquier medio posible.
Consejos a seguir:
- Realice estudios de mercado para comprender las tendencias actuales.
- Cree perfiles de sus usuarios finales para comprender mejor sus patrones de comportamiento.
Combine los resultados para conocer el rendimiento de su producto y el grado de satisfacción de los clientes.
Paso 3: Cree casos de uso y céntrese en la creación de prototipos
Una vez que tenga un marco de referencia establecido, es hora de ponerse manos a la obra y crear un prototipo.
Consejos a seguir:
- Cree un conjunto de casos de uso diversos para probar su marco de trabajo.
- Fomente las interacciones directas con los usuarios para comprender qué funciona y qué no.
- Redacte un informe detallado, incluyendo diagramas de casos.
Paso 4: Incluya las cualidades técnicas
Es importante cuantificar los componentes de hardware y software.
Los parámetros estándar que se deben cuantificar incluyen el rendimiento, la escalabilidad, la disponibilidad de recursos, la latencia del sistema, la seguridad y mucho más.
Siga realizando controles y reuniones con el equipo para definir los atributos técnicos necesarios.
Por ejemplo, los requisitos técnicos para desarrollar una app incluirían el tiempo de actividad, la capacidad de respuesta de la app, el protocolo de seguridad, la facilidad de uso, la frecuencia de las copias de seguridad, la escalabilidad, el mantenimiento, etc.
Paso 5: Validar el documento de requisitos técnicos
Una vez realizado el trabajo preliminar, puede crear el documento de requisitos técnicos.
Quieres justificar cada requisito funcional y técnico que plasmas en papel.
Para ello, incluya los siguientes elementos y hágalo infalible:
- Usuarios finales correlacionados con la usabilidad del producto.
- Hitos y plazos correspondientes
- Estructura del equipo, junto con las habilidades y competencias necesarias.
- El ciclo de vida del proceso de desarrollo del proyecto, incluyendo el alcance del proyecto, la planificación, la gestión de cambios, los recursos, los flujos de trabajo y los planes de contingencia.
- Detalles del producto, desde la investigación inicial hasta las funciones identificadas en la planificación del proyecto.
- Protocolos y resultados correspondientes que esperan los clientes.
- Requisitos del sistema y medidas de mitigación de riesgos
- Consideraciones externas como el entorno, las normativas, etc.
- Especificaciones como tamaño, peso, altura, color, figura, etc., en el caso de productos físicos, y sistemas operativos, interfaz, etc., en el caso de productos digitales.
Consejos a seguir:
- Colabore con los miembros del equipo, los clientes y otras partes interesadas para recabar sus opiniones.
- Consulte con los ejecutivos y el equipo directivo para obtener su aprobación definitiva.
Cómo redactar requisitos técnicos precisos y detallados con ClickUp
Al planificar un proyecto, los gestores de proyectos deben evaluar múltiples factores para garantizar que el plan final del proyecto satisfaga todas las necesidades empresariales y técnicas. Dependiendo del tipo de proyecto, solo los requisitos técnicos pueden ascender a docenas de puntos.
No es necesario que tome notas exhaustivas para estar al tanto de todo, solo tiene que utilizar las plantillas de documentación técnica gratuitas de ClickUp.
ClickUp es una potente herramienta de gestión de proyectos que le ofrece un control total y le permite recopilar y gestionar los requisitos técnicos con solo hacer clic en un botón.
A continuación, le ofrecemos un resumen de las útiles funciones que ofrece ClickUp para gestionar sus requisitos técnicos:
1. Vista de formulario de ClickUp para administrar encuestas en tiempo real
¿Qué haría si quisiera realizar una entrevista de última hora con el director general para promover su nuevo producto en una revista digital de renombre, pero este tuviera poco tiempo?
Utilice formularios para que el director general pueda responder a las preguntas cuando le resulte más conveniente.
Aproveche la vista de formularios de ClickUp para realizar encuestas, entrevistas, sondeos, etc., con las partes interesadas, los gerentes, los desarrolladores y más.
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Nunca se perderá nada importante en cuanto a información urgente y comentarios críticos de los usuarios.
Esta función le permite:
- Registre las respuestas y envíe el trabajo al equipo adecuado en el momento oportuno al instante.
- Convierta las respuestas en tareas rastreables e incorpórelas directamente a su flujo de trabajo para actuar con rapidez.
- Personalice las preguntas y recopile la información relevante.
Así es como los formularios de ClickUp se adaptan a situaciones cotidianas:
- Permita a los usuarios enviar solicitudes de funciones, informar de incidencias o sugerir mejoras en la experiencia de usuario, y convierta sus respuestas en tareas rastreables para el backlog de productos de su equipo.
- Impulsar los formularios de admisión de TI para la elaboración de informes sobre incidencias, la gestión de cambios, las solicitudes de equipos y mucho más.
- Creación de formularios personalizados que se actualizan en tiempo real en función de las necesidades del cliente para ofrecer una experiencia altamente personalizada.
ClickUp Documentos y IA para analizar la calidad de los datos y extraer información útil
Aunque recopilar las opiniones de los clientes es muy útil, la información no sirve de nada si no se puede extraer información valiosa de ella y utilizarla para mejorar el rendimiento.
Entra en ClickUp Docs y ClickUp AI.
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Cree especificaciones técnicas completas que describan claramente el alcance y los objetivos del proyecto.
Documente y comunique los requisitos del producto, como las funciones imprescindibles, las funciones críticas y la experiencia del usuario esperada.
Convierta los objetivos y requisitos en tareas y subtareas, y realice el seguimiento de ellos en un solo lugar.
Para mejorar la precisión y la velocidad, genere documentos de requisitos técnicos utilizando ClickUp AI, que ofrece más de 100 plantillas totalmente adaptadas a sus necesidades. Aquí tiene un ejemplo de la plantilla de página de portada del informe técnico de ClickUp, lista para usar.
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Ahorre un tiempo valioso que, de otro modo, dedicaría a dar formato y estructurar el documento de requisitos técnicos. Añada la información necesaria (por ejemplo, consideraciones de diseño, detalles de implementación y mucho más) y deje que el generador se encargue del resto.
Requisitos técnicos claramente articulados para cerrar la brecha de funcionalidad y rendimiento
Los requisitos técnicos no deben tratarse como algo secundario, ¡son tan importantes para su proyecto como la reina en una partida de ajedrez!
Los requisitos técnicos son descripciones concretas de las especificaciones técnicas del proyecto, incluidos los requisitos de hardware y software, la estandarización de los procesos de codificación, los procedimientos de prueba, etc.
Explicadas de forma clara y detallada, estas funciones guían el proyecto hacia el éxito.
Dicho esto, la verdadera marca de un documento de requisitos técnicos digno es que sea visualmente atractivo, factual, elaborado de forma colaborativa y fácil de entender.
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