Como gestor de proyectos, debe estimar y gestionar las numerosas variables que intervienen en un proyecto. Esto incluye definir los requisitos de la empresa para que puedan traducirse en tareas específicas del proyecto.
Los requisitos del proyecto definen el punto de referencia "mínimo" que debe alcanzar un producto para resolver eficazmente los puntos débiles del usuario final. Los requisitos que se refieren a características y aspectos técnicos del proyecto -características, funciones y capacidades del producto final- se denominan requisitos técnicos en términos de gestión de proyectos .
En esta completa guía sobre los requisitos técnicos en la gestión de proyectos, trataremos los distintos tipos de requisitos técnicos a los que puede enfrentarse y cómo recopilarlos y gestionarlos de forma eficaz.
¿Qué son los requisitos técnicos?
En la gestión de proyectos, los requisitos técnicos son los planos que describen las funciones, características y aspectos técnicos que debe cumplir un proyecto.
También incluyen las limitaciones técnicas que deben superarse para el intento correcto del proyecto.
Desde el punto de vista del producto de software, los requisitos técnicos son los siguientes requisitos del proyecto se refieren a cómo se construye un producto. Por lo tanto, estos requisitos cubrirán los aspectos de hardware, software, rendimiento, fiabilidad y seguridad.
Supongamos que quiere crear una herramienta de corporación a distancia que permita a su equipo trabajar desde casa.
Entre las consideraciones clave que tendrá que tener en cuenta están cómo se autenticará a los usuarios, cómo se les ofrecerá acceso a los datos, qué tipo de funciones de comunicación deben tener (servicios como chatear, correo electrónico, videoconferencia, etc.), etc.
Sus requisitos técnicos se centrarán en garantizar una comunicación fluida, la colaboración, la accesibilidad y el cumplimiento de sus requisitos de seguridad.
plantilla de requisitos del sistema lista para usar de ClickUp
Los siguientes requisitos y funciones formarán la base técnica de este proyecto:
- Compatibilidad con dispositivos (portátiles, ordenadores de sobremesa, móviles, etc.) y sistemas operativos
- Requisitos de software y hardware
- Lenguaje de programación a utilizar
- VPN (red privada virtual) para un acceso seguro a la red y los recursos de la empresa
- Capacidad multilingüe para la programación de software
- Sistemas de almacenamiento en la nube y gestión de documentos
- Protocolos de cifrado y autenticación multifactor (MFA) para la seguridad
- Conexión (a internet) de alta velocidad para compatibilidad con videoconferencias, uso compartido de archivos, etc.
- Software de escritorio remoto para que la compatibilidad informática solucione problemas en los dispositivos de los empleados
- Cumplimiento de las normativas de protección de datos, como GDPR, CCPA, etc.
El origen de los requisitos técnicos puede variar, incluidas las directrices normativas, las tendencias actuales del mercado, etc.
Los requisitos técnicos abordan cuestiones esenciales en el proceso de gestión de proyectos, como:
- ¿Cómo satisfará el producto las necesidades y expectativas del usuario final?
- ¿Cómo cumplirá el producto las normas técnicas aprobadas?
- ¿Qué experimentan los usuarios finales cuando interactúan con el producto?
- ¿Qué tipo de recursos técnicos ayudarán a satisfacer las peticiones del usuario final?
- ¿Cómo se integrará el producto con los sistemas y la infraestructura existentes?
- ¿Cuáles son los requisitos de rendimiento y escalabilidad?
- ¿Qué medidas de seguridad ayudarán a proteger los recursos del sistema y sus datos?
- ¿Cómo gestionará el producto los errores, las excepciones y los casos extremos?
- ¿Hay que cumplir algún requisito normativo?
- ¿Cuáles son los requisitos de mantenimiento y compatibilidad?
- ¿Cómo se probará el producto para garantizar que cumple los requisitos técnicos especificados?
- ¿Cuáles son los requisitos de despliegue y aplicación del producto?
No hay dos requisitos técnicos iguales: todo depende de las metas finales del producto y del proyecto.
Importancia de los requisitos técnicos en la gestión de proyectos
71% de los proyectos fracasan rotundamente o son "cuestionados". La causa principal es que no ofrecen las funciones y características que el cliente espera.
Crear un proyecto carta del proyecto es una forma de hacerlo.
Sin embargo, en el caso de los productos de software, una lista de requisitos técnicos mejora la comprensión mutua entre equipos y clientes, de modo que todos sepan qué esperar.
También garantiza que los problemas técnicos no obstaculicen el progreso del proyecto.
Centrarse en los requisitos técnicos planificación de la gestión de requisitos es una medida inteligente, ya que
Aporta un enfoque sistemático a la planificación del proyecto
En proyectos complejos, los requisitos pueden ser múltiples. Un documento de especificación técnica ayuda a crear una lista de prioridades de subtareas y trata cada subtarea como un proyecto más pequeño. Esto aporta mayor eficacia, claridad y organización al proceso de planificación del proyecto
Previene el desvío del alcance
Cimentar el
alcance del proyecto relacionados con las características y funciones del producto desde el principio puede ahorrar mucho esfuerzo y tiempo al equipo. El documento de requisitos técnicos destaca todas las funciones del producto necesarias desde un punto de vista técnico
Sirve de punto de referencia para la utilización de recursos técnicos
Un documento de especificaciones técnicas que se pueda compartir destaca el volumen y el tipo de recursos técnicos que se van a utilizar. Esto facilita a los gestores de proyectos la estimación de costes y el cumplimiento del presupuesto
Pone a los equipos en "modo concentración "
Los retrasos imprevistos, la falta de disponibilidad de recursos, los cambios en las expectativas del cliente, etc., dificultan el ritmo del equipo. Tener un documento a mano ayuda al equipo a centrarse en el producto final deseado, con todas las características y funcionalidades previstas intactas
Impulsa la toma de decisiones informadas
Con información fiable sobre el rendimiento del producto, la asignación de costes, recursos, infraestructura, etc. se convierte en un juego de niños
Permite realizar pruebas de usuario sin problemas
Cada función de su producto debe someterse a rigurosas pruebas de usuario para garantizar que cumple las expectativas del cliente, y un documento de especificaciones técnicas garantiza que no se pasa nada por alto en la fase de pruebas
Diferentes tipos de requisitos técnicos
ponga en marcha proyectos rápidamente con el *ClickUp Plantilla de requisitos para la gestión de proyectos*Los requisitos técnicos varían en función de la naturaleza del producto que se desarrolle.
Los distintos tipos de requisitos técnicos
Requisitos funcionales
Especifican lo que el producto debe conseguir para complementar el comportamiento de un usuario concreto. Destacan las funciones que debe realizar el producto mediante casos de uso, historias de usuarios, etc.
Requisitos no funcionales
Especifican criterios clave como el rendimiento, la seguridad, la fiabilidad, la usabilidad, etc., para juzgar el rendimiento del producto
Requisitos del sistema
Definen las especificaciones técnicas que debe tener el producto para satisfacer las necesidades de sus usuarios e incluyen requisitos de hardware, software, etc
Requisitos del usuario
Lista de las necesidades de los usuarios del producto y descripción de las funciones específicas demandadas
Requisitos de la empresa
Estos requisitos representan objetivos de alto nivel que el producto debe alcanzar para satisfacer las necesidades de la organización y justificar la inversión.
Requisitos de interfaz
Especifican cómo interactuará el producto con los sistemas y componentes existentes y abarcan los requisitos de API, formatos de datos, protocolos de comunicación, etc
Requisitos legales y de conformidad
Son los requisitos esenciales para cumplir las leyes, reglamentos y normas del sector sobre privacidad de datos, seguridad, accesibilidad, etc.
Hay otra forma de diferenciar los distintos aspectos de los requisitos técnicos.
Panorámica de los diez tipos de requisitos técnicos que hay que tener en cuenta al desarrollar software
- Disponibilidad: Se refiere al "tiempo" que sus usuarios/equipos finales tienen para interactuar con -y utilizar- el software; se expresa en porcentaje y se define por la métrica de "tiempo de actividad". Cuanto más se acerque al 100%, mejor
- Fiabilidad: Indica el tiempo medio que el software funciona sin fallos; cuanto más tiempo, más fiable es el software. También puede conocer esta métrica como MTBF (tiempo medio entre fallos)
- Calidad de los datos: Indica el grado de utilidad y calidad de los datos
- Seguridad de la información: Garantiza que el uso compartido de los datos sea seguro y que los datos sensibles estén protegidos a toda costa
- Rendimiento: Indica el tiempo de carga del producto
- Accesibilidad: Garantiza que la información crítica esté disponible para todos en todo momento y con el mínimo esfuerzo
- Mantenibilidad: Describe la rapidez con que la marca resuelve los problemas técnicos; se mide por la métrica MTTR (tiempo medio de reparación), siendo el número mágico menos de 60 minutos
- Disponibilidad del servicio: Se refiere a la rapidez con la que los equipos realizan actualizaciones, cambios, etc., en el software sin interrumpir el uso
- Error humano: Significa que el software o producto debe ser capaz de identificar cuándo un usuario comete un error, e informarle.
Independientemente del tipo de requisitos técnicos que tenga que reunir, siga un proceso establecido para que sus requisitos sean correctos (más información al respecto más adelante).
¿Cómo recopilar requisitos técnicos en la gestión de proyectos?
La recopilación de requisitos técnicos es un proceso sencillo y lineal. Lo hemos dividido en cinco sencillos pasos.
Paso 1: Recopilar información de todas las fuentes relevantes
Al recopilar las aportaciones, asegúrate de no pasar por alto a ninguna parte interesada o grupo de usuarios importante. Al mismo tiempo, tome sólo las aportaciones de fuentes relevantes que tengan un conocimiento y experiencia del producto. **Consejos que debes seguir
- Consulte a las personas que interactúan directamente con el producto, como usuarios finales, clientes, partes interesadas, jefes de producto, desarrolladores, etc.
- Crear encuestas personalizadas y realizar entrevistas personalizadas sobre las "expectativas mínimas" del producto
- Organizar una reunión interna con el equipo para validar la lista de requisitos técnicos recopilados
Paso 2: Realizar un análisis de uso
Determinar los requisitos de rendimiento de tu producto requiere que salgas de tu zona de confort.
Esto incluye realizar encuestas a partes interesadas externas, consultar a expertos de campo y hablar con sus clientes por todos los medios posibles.
Consejos a seguir:
- Realice estudios de mercado para comprender las tendencias actuales
- Perfile a sus usuarios finales para comprender mejor sus pautas de comportamiento
Combine los resultados para conocer el rendimiento de su producto y la satisfacción de sus clientes.
Paso 3: Crear casos de uso y centrarse en la creación de prototipos
Una vez establecido un marco de referencia, es hora de ensuciarse las manos y construir un prototipo.
Consejos a seguir:
- Cree un conjunto de casos de uso diversos para probar su marco de trabajo
- Impulsa interacciones directas con los usuarios para comprender qué funciona y qué no
- Redacta un informe detallado que incluya diagramas de casos
Paso 4: Incluir cualidades técnicas
Es importante cuantificar los componentes de hardware y software.
Entre los parámetros estándar que deben cuantificarse figuran el rendimiento, la escalabilidad, la disponibilidad de recursos, la latencia del sistema y la seguridad, entre otros.
Siga realizando comprobaciones y reuniones con el equipo para concretar los atributos técnicos necesarios.
Por ejemplo, los requisitos técnicos para el desarrollo de una app incluirían el tiempo de actividad, la capacidad de respuesta de la app, el protocolo de seguridad, la facilidad de uso, la frecuencia de las copias de seguridad, la escalabilidad, el mantenimiento, etc.
Paso 5: Validar el documento de requisitos técnicos
Una vez realizado el trabajo básico, puedes crear el documento de requisitos técnicos.
Querrás justificar cada requisito funcional y técnico que pongas por escrito.
Pendiente de ello, incluya los siguientes elementos y hágalo a toda prueba:
- Usuarios finales correlacionados con la usabilidad del producto
- Hitos y plazos correspondientes
- Estructura del equipo, junto con las habilidades y competencias necesarias
- El ciclo de vida deldesarrollo del proyecto incluyendo el alcance del proyecto, la planificación, la gestión de cambios, los recursos, los flujos de trabajo y los planes de contingencia
- Detalles del producto, desde la investigación inicial hasta las funciones identificadas en el plan del proyecto
- Protocolos y resultados correspondientes que esperan los clientes
- Requisitos del sistema ymitigación de riesgos medidas
- Consideraciones externas como el medio ambiente, la normativa, etc.
- Especificaciones como tamaño, peso, altura, color, figura, etc., en el caso de productos físicos y sistemas operativos, interfaz, etc., en el caso de productos digitales
Consejos a seguir:
- Colabore con los miembros del equipo, los clientes y otras partes interesadas para obtener su opinión
- Consulte con los ejecutivos y el equipo directivo para obtener su visto bueno final
Escribir requisitos técnicos precisos y detallados con ClickUp
registre los requisitos de un proyecto sin omitir detalles cruciales con la plantilla de informe de requisitos de ClickUp plantilla de informe de requisitos de ClickUp Al planificar un proyecto, los jefes de proyecto tienen que evaluar múltiples factores para asegurarse de que el plan final del proyecto satisface todas las necesidades empresariales y técnicas. Dependiendo del tipo de proyecto de que se trate, sólo los requisitos técnicos pueden suponer decenas de puntos.
No hace falta que tome muchas notas para tenerlos en cuenta: basta con que utilice la herramienta gratuita, gratuita/a
plantillas de documentación técnica en ClickUp.
ClickUp es un robusto
herramienta de gestión de proyectos que le da un control total, permitiéndole recopilar y gestionar los requisitos técnicos con sólo pulsar un botón.
A continuación le mostramos las útiles funciones que ClickUp le ofrece para gestionar sus requisitos técnicos:
Vista de Formularios de ClickUp para administrar encuestas en tiempo real
vista de Formulario ClickUp con Campos Personalizados_
¿Qué puede hacer si desea realizar una entrevista de última hora con el director general para promocionar su nuevo producto en una prestigiosa revista digital, pero no tiene tiempo?
Utilice formularios para que el director general pueda responder a las preguntas en el momento que más le convenga.
Aproveche
/ref/ https://clickup.com/features/form-view Vista del Formulario ClickUp /%href/
para realizar encuestas, entrevistas, sondeos, etc., con partes interesadas, directivos, desarrolladores, etc.
Una de nuestras funciones más solicitadas, los Formularios de ClickUp tienen lógica condicional, lo que le permite crear Formularios inteligentes y dinámicos para obtener comentarios sobre los productos, gestionar solicitudes creativas, enrutar clientes potenciales de ventas, etc.
cómo funciona la lógica condicional en los formularios ClickUp_
Nunca perderá la oportunidad de obtener información sensible al tiempo y comentarios críticos de los usuarios.
Esta función le permite:
- Registrar las respuestas y dirigir el trabajo al equipo adecuado en el momento oportuno de forma instantánea
- Convertir las respuestas en tareas rastreables y conectarlas directamente a su flujo de trabajo para una acción inmediata
- Personalizar las preguntas y capturar la información relevante
Así es como los Formularios ClickUp se adaptan a los escenarios de la vida cotidiana:
- Permitiendo a los usuarios enviar solicitudes de funciones, informar de incidencias o sugerir mejoras de UX, y convirtiendo sus respuestas en tareas rastreables para el backlog de productos de su equipo
formulario de opinión sobre productos en ClickUp_
- Formularios de admisión de TI para la (elaboración de) informes de incidencias, gestión de cambios, solicitudes de equipos, etc
- Creación de Formularios personalizados que se actualizan en tiempo real en función de las necesidades del cliente para ofrecer una experiencia altamente personalizada
Documentos de ClickUp e IA para analizar la calidad de los datos y extraer perspectivas
Si bien la recopilación de comentarios de los clientes es genial, la información no tiene sentido si no puede generar ideas a partir de ella y utilizarlas para impulsar mejoras en el rendimiento.
Entre en Documentos de ClickUp y ClickUp AI .
ClickUp Docs es ideal para crear -y editar- el documento de requisitos técnicos en tiempo real con su equipo. Etiqueta a otros con comentarios, asigna elementos de acción y convierte texto en tareas rastreables.
comentarios asignados en ClickUp_
Crear especificaciones técnicas exhaustivas que describan claramente el alcance y los objetivos del proyecto.
Documentar y comunicar los requisitos del producto, como las funciones imprescindibles, las funciones críticas y la experiencia esperada del usuario.
Convierta los objetivos y requisitos en tareas y subtareas, y realice su seguimiento en un único lugar.
ejemplo de un documento de requisitos del producto en ClickUp_
Para mejorar la precisión y la velocidad, genere documentos de requisitos técnicos con ClickUp AI, que ofrece más de 100 indicaciones con plantillas totalmente adaptadas a sus necesidades. He aquí un ejemplo Plantilla de portada de informe técnico de ClickUp lista para usar.
plantilla de portada de informe técnico _ClickUp
Una de las herramientas de IA basadas en roles más populares de ClickUp es la plantilla Generador de documentos de especificaciones técnicas , que ayuda a generar documentos de especificaciones técnicas, analizar datos de clientes en busca de factores como perfiles de usuario final, patrones de comportamiento, etc., agilizar procesos y mejorar la productividad.
Ahorre un tiempo valioso que de otro modo se emplearía en dar formato y estructurar el documento de requisitos técnicos. Añada la información necesaria (consideraciones de diseño, detalles de implementación, etc.) y deje que el generador se encargue de todo
Requisitos técnicos claramente articulados para cerrar la brecha de funcionalidad y rendimiento
Los requisitos técnicos no deben tratarse como una ocurrencia tardía: ¡son tan importantes para su proyecto como la Reina en una partida de ajedrez!
Los requisitos técnicos son descripciones concretas de las especificaciones técnicas del proyecto, incluidos los requisitos de hardware y software, las normas de código, etc
normalización de procesos procedimientos de ensayo, etc.
Articulados de forma clara y detallada, guían el proyecto hacia el intento correcto.
Dicho esto, la verdadera marca de un buen documento de requisitos técnicos es que sea visual, correcto, elaborado en colaboración y fácil de entender.
Una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp cumple todos los requisitos de gestión técnica y planificación de proyectos, desde la definición de los requisitos técnicos del proyecto hasta la gestión de las expectativas del cliente, pasando por todos los aspectos intermedios.
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