A muchos de nosotros nos cuesta alcanzar nuestros objetivos de productividad y parece que el día se acaba antes de haber completado todo lo que teníamos en nuestra agenda. Pero podemos superar esto y aumentar nuestra productividad estableciendo metas y haciendo un seguimiento del progreso hacia su consecución. Esto nos ayuda a apreciar el progreso que hemos logrado, pero también nos proporciona una forma de mantenernos en el camino para alcanzar lo que queremos, en lugar de perdernos en distracciones.
Este análisis detallado del proceso de establecimiento de metas se basa en investigaciones sobre cómo los jefes de equipo, directores generales y gestores de proyectos consiguen hacer más en menos tiempo. Por ejemplo, examinaremos qué son las metas inteligentes (y SMART) y cómo utilizarlas. Si sigues los consejos que se indican a continuación, podrás lograr un progreso constante hacia tus metas.
Importancia del establecimiento de metas
Establecer metas es una de las mejores formas de alcanzar las metas de su proyecto. Si se establecen correctamente, las metas proporcionan una hoja de ruta realista hacia el éxito, eliminando parte del estrés asociado a la incertidumbre y permitiéndole gestionar mejor su tiempo. Las metas también proporcionan responsabilidad, lo que puede ayudar a fomentar mejores hábitos laborales y personales.
Tipos de metas
Cada tipo de meta tiene un rol que desempeñar para garantizar que logras lo que te propones. Incorpora estos tipos de metas comunes a tu estrategia y pronto verás cómo se complementan entre sí y aumentan tu productividad.
Metas a corto plazo frente a metas a largo plazo
Las metas a corto plazo deben alcanzarse de forma inmediata o en un futuro próximo. Por ejemplo, terminar una tarea de un proyecto podría ser una meta a corto plazo.
Las metas a largo plazo, o metas futuras, implican una visión más amplia. Por ejemplo, completar un proyecto específico podría ser una meta a corto plazo, y usted podría utilizar el aumento de ingresos del proyecto completado para hacer crecer su empresa como meta a largo plazo. Las metas a corto plazo ayudan a alcanzar el futuro ideal.
Metas personales frente a metas profesionales
Una de las formas más fáciles de fracasar en la consecución de metas es agotarse. Esto ocurre cuando no hay suficiente equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Si te centras demasiado en un área de tu vida, la otra se resiente.
Cuando esto ocurre, la productividad puede disminuir y la salud mental puede verse afectada. Las metas personales pueden parecer que interfieren en tu vida profesional, pero en realidad ayudan a mantener alta tu motivación para alcanzar tus metas profesionales.
Equilibre metas como las de liderazgo con otras más personales para completar sus esfuerzos.
Ventajas de establecer metas
Las metas pueden resultar intimidantes. Algunas personas se preguntan si vale la pena el estrés que supone fijarse una meta. Una vez que empiece a fijarse metas y a realizar un seguimiento regular del progreso, descubrirá que le motivan en lugar de desmotivarle.
Enfoque y dirección
El establecimiento de metas le permite planificar su día y responsabilizarse de ese plan. Metas bien organizadas le proporcionan un esquema de lo que debe hacer.
Este enfoque facilita centrarse en la tarea actual y evitar distracciones al pasar de una tarea a otra. Y lo que es aún mejor, este tipo de orientación es una forma fácil de aumentar la productividad.
Motivación y compromiso
A medida que vaya avanzando en sus metas, se sentirá bien consigo mismo cada vez que complete una. Cuando termine una y comience la siguiente, el deseo de volver a sentir esa sensación le ayudará a motivarse para ponerse manos a la obra y terminar el trabajo.
Medir el progreso y el éxito
Sin establecer metas y medir el progreso, es fácil caer en la trampa de sentir que estás dando vueltas en círculo. A veces, logramos mucho y no nos damos crédito por ello.
Pero cuando estableces metas e intentas cumplirlos, esto te permite echar la vista atrás y ver lo que has logrado. A menudo descubrirás que es más de lo que pensabas. Esto puede ayudar a evitar que las actitudes negativas acaben con tu motivación.
Retos comunes en el establecimiento de metas
Un proceso de planificación deficiente a la hora de establecer metas puede perjudicar su motivación en lugar de reforzarla. A continuación se indican algunos aspectos que pueden salir mal al establecer metas y cómo contrarrestarlos para obtener esa sensación positiva que proporcionan las metas eficaces.
Falta de claridad
Si no planifica cuidadosamente sus metas, puede crear metas demasiado amplias. Cuando llegue el momento de sentarse y alcanzar esa meta, carecerá de la orientación que proporciona una meta bien planificada.
Cuando establezcas tus metas, redáctalas siempre de forma clara y fácil de entender. Debes conocer exactamente el punto de partida y el punto final de la meta para poder alcanzarla de manera eficiente.
Expectativas poco realistas
Cuando empiece a establecer metas, es posible que se dé cuenta de que no conoce bien su capacidad. Esto puede dar lugar a que establezca metas que superan con creces lo que puede lograr en un día. Sin metas realistas, se encontrará rezagado en su calendario o correrá el riesgo de desmotivarse o agotarse.
Establece siempre metas que puedas alcanzar en el tiempo que te has asignado. Es posible que no conozcas tu capacidad de inmediato. En estas instancias, peca de precavido y fíjate metas más modestas.
Mala gestión del tiempo
Aunque consigas mantenerte centrado en tus tareas y trabajar en tus metas, no podrás completar las cosas importantes. Es probable que tengas muchas metas de diversa importancia. Lo mejor es dedicar tu tiempo primero a las más importantes.
Al priorizar sus metas, se asegurará de que las tareas importantes siempre estén completas y de que esté aprovechando al máximo su tiempo. Muchas de las técnicas que veremos más adelante le ayudarán a priorizar sus metas en función de su importancia.
Estrategias y técnicas para establecer metas
Los problemas que hemos comentado anteriormente no son nuevos. Son retos a los que se enfrentan quienes establecen metas desde que se crearon las metas. Lo bueno es que hay muchos métodos que puedes utilizar para contrarrestarlos. A continuación, te presentamos algunas técnicas de establecimiento de metas que puedes utilizar para crear metas más eficaces.
1. Establezca metas SMART
El marco de metas SMART es una técnica de establecimiento de metas diseñada para garantizar que se crean metas que se pueden alcanzar. Metas que le ayudarán a mantener la motivación en lugar de quitársela. El nombre SMART es un acrónimo fácil de recordar:
SMART: específico, medible, alcanzable, relevante y con plazos definidos.
Estos cinco factores conforman una meta que maximiza las posibilidades de éxito. Examinemos cada uno de ellos:
- Específico: una meta específica no tiene ambigüedad. Cuando empiece la meta, debe saber exactamente lo que hay que lograr.
- Medible: Debe poder realizar el seguimiento del progreso de su meta. Las metas medibles responden a preguntas como: ¿Cuánto? ¿Cuántos? ¿Durante cuánto tiempo?
- Alcanzables: Ya hemos hablado de la importancia de las metas alcanzables. Evitan que te marques metas demasiado altas y fracases.
- Relevante: La meta que establezcas debe ser relevante para ti, así como cualquier tema general de tus metas.
- Con plazos definidos: al establecer un plazo para completarlos, las metas con plazos definidos le ayudan a mantener un sentido de urgencia sin dejar de priorizar su progreso.
2. Decida sus prioridades
Anteriormente, hemos hablado de cómo una meta puede ser urgente, importante o ambas cosas. Las metas urgentes siempre deben completarse a tiempo, por lo que es importante contar con un marco para priorizar sus metas. Un método común es la matriz de Eisenhower (o matriz urgente-importante).
Se trata de una técnica de establecimiento de metas que define cuatro cuadrantes en función de la urgencia o la importancia de la meta. El cuadrante en el que se incluye una meta le indica cómo debe gestionarla.
La matriz de Eisenhower
- Urgente e importante: si una meta es urgente e importante, debe estar en la lista de cosas pendientes.
- No urgente, pero importante: las metas importantes que no es necesario completar de inmediato deben programarse en función de su importancia.
- Urgente pero no importante: una meta considerada urgente pero no importante puede que deba completarse de inmediato, pero no por usted. Delegue la responsabilidad de estas metas.
- No urgente y no importante: una meta que no sea ni urgente ni importante debe eliminarse por completo de su lista de tareas pendientes.
3. Utilice sistemas de supervisión continua
Las metas te ayudan a realizar el control de tiempo y te motivan para completarlas. Pero sin un seguimiento constante, es posible que esa motivación no se produzca. Existen varias plantillas para establecer metas que pueden ayudarte a fijar y supervisar tus metas.
Digitaliza el establecimiento y el seguimiento de metas.
La mejor manera de supervisar sus metas es mediante una aplicación de seguimiento de metas. Con ClickUp, obtendrá una aplicación de seguimiento de metas con todas las funciones, además de una plataforma de productividad completa.
ClickUp Goals le permite asignar y realizar el seguimiento de objetivos específicos para obtener una solución integral de supervisión de metas, que incluye un cuadro de mando semanal. Dividir las metas grandes en metas más pequeñas proporciona flexibilidad, lo que le ayuda a mantener el rumbo. Por ejemplo, puede celebrar los éxitos, desarrollar un plan de crecimiento cuando desee más estructura o mantenerse al tanto del progreso que ha realizado.
4. Aplique el método Get Things Done
A veces, tienes tantas ideas dando vueltas en tu cabeza que es difícil saber por dónde empezar. David Allen desarrolló el marco Getting Things Done (GTD) para ayudar a sacar esas ideas de tu cabeza y organizarlas. La filosofía central es capturar todas las tareas e ideas que se te ocurren y luego organizarlas de manera que sean fáciles de gestionar. Una plantilla GTD puede ayudarte a clasificar el método.
Los cinco pasos de GTD
El marco GTD consta de cinco pasos. Cuando complete el proceso, obtendrá una lista organizada de los proyectos en los que debe trabajar y los que puede dejar de lado.
- Captura: recopila todas las tareas, ideas, proyectos u otros compromisos y regístralos utilizando el método que prefieras.
- Aclare: Procese lo que significa cada elemento. Decida si vale la pena perseguirlo o no. Si es así, decida el siguiente paso y el resultado.
- Organizar: clasifique todos los elementos pendientes en categorías. La forma de clasificarlos depende de usted.
- Reflexiona: revisa periódicamente tus listas para refrescar la memoria y mantenerte centrado en las tareas adecuadas para cada momento.
- Participa: una vez que tengas claras tus tareas y listas, empieza a trabajar en ellas utilizando el software de gestión de tareas que prefieras.
5. Pruebe los objetivos y resultados clave (OKR)
Dividir las tareas en un conjunto de objetivos y resultados clave es una de las mejores técnicas de establecimiento de metas para toda una organización. Ayuda a simplificar las metas desafiantes y proporciona una forma de realizar el seguimiento de las metas estratégicas de una empresa utilizando resultados medibles. Existen varios proyectos de software OKR que pueden ayudar a las empresas a sacar el máximo partido a este marco.
Principios de OKR
Los OKR implican objetivos, que son metas cualitativas y orientadas a la acción. Deben ser claros y fáciles de recordar. Cada objetivo debe estar en consonancia con la visión y la estrategia de su empresa.
Dado que las metas siempre deben ser medibles, la segunda parte de los OKR son los resultados clave. Estas métricas se utilizarán para medir el progreso hacia las metas.
Los OKR están pensados para superar los límites y están diseñados para ser muy ambiciosos, pero a la vez alcanzables. Debido a esta dificultad adicional, una tasa de éxito del 60-70 % suele considerarse buena. Si no alcanza su meta, utilice sus OKR para explorar metodologías de mejora de procesos que le permitan seguir luchando por obtener el resultado deseado.
Por eso también se trata de metas a nivel organizativo. Los OKR funcionan mejor para crear metas de equipo y medir el progreso. Si se utilizaran como métricas de rendimiento individual, la tentación de simplificarlos en aras de la equidad sería demasiado fuerte.
6. Aborde la desviación del alcance mediante la previsión de proyectos
Algunos proyectos, especialmente en el ámbito del software, tienden a crecer hasta alcanzar tamaños inmanejables. El equipo tiene más ideas geniales de las que se pueden implementar en el tiempo disponible, y tratar de hacerlo resulta en incumplimientos de plazos y retrasos en los lanzamientos.
Las herramientas de previsión de proyectos pueden ayudar a planificar la duración de un proyecto, pero este problema se aborda mejor en la fase de establecimiento de metas.
El método MoSCoW
Este método aborda los proyectos que aumentan considerablemente de tamaño clasificando la importancia de las tareas. Las tareas se clasifican en cuatro categorías: imprescindibles, recomendables, opcionales o prescindibles. Su nombre proviene de la primera letra de cada categoría. A continuación se explica el significado de cada una de ellas:
- Imprescindible: estas tareas son requisitos innegociables del proyecto. Esto incluye el cumplimiento de los requisitos legales, las funciones críticas o los resultados clave.
- Debería tener: Son tareas importantes, pero no críticas. Tienen alta prioridad y deberían incluirse si es posible, ya que contribuirán en gran medida al resultado final.
- Podría tener: Son elementos menos importantes, pero deseables, que pueden mejorar el proyecto, pero que se pueden eliminar más fácilmente si surgen limitaciones de tiempo.
- No se incluirá: Estas tareas se han tenido en cuenta, pero no se incluirán en el producto final. Esto podría significar que son buenas ideas, pero que deben posponerse para una versión futura.
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