Notion vs. Google Docs: ¿Qué herramienta para tomar notas es mejor?

Al mundo le encantan los enfrentamientos: nada supera el drama de dos titanes que se enfrentan cara a cara para luchar por el primer puesto. Y cuando se trata de aplicaciones para tomar notas, Notion vs. Documentos de Google es como Joe Frasier vs. Muhammad Ali. Estos pesos pesados tienen buenos movimientos, pero ¿cuál de los dos tiene el golpe definitivo? 🥊

Lo descubriremos en este enfrentamiento entre Notion y Documentos de Google.

Compararemos estas aplicaciones, analizaremos las ventajas y desventajas de cada plataforma y determinaremos cuál es la mejor aplicación para tomar notas de una vez por todas.

Este es el enfrentamiento del año. Es el Thrilla from Manila Folders (o al menos el equivalente digital de las carpetas de manila), y tú tienes un asiento en primera fila. Así que haz tus apuestas por la mejor aplicación para tomar notas y prepárate para la batalla.

¿Qué es Notion?

Notion es una plataforma basada en la web que puedes utilizar para tareas tan sencillas como tomar notas o tan complejas como crear una wiki para tu empresa. El diseño se parece menos a un procesador de textos tradicional (como Microsoft Word) y más a un entorno de trabajo digital.

Las páginas de Notion se parecen más al desplazamiento infinito de una página web que a una hoja de papel. Aún puedes exportar tus documentos de Notion a PDF e imprimirlos, porque seguro que hay alguien por ahí que todavía imprime, pero no verás los saltos de página hasta que los exportes. 🖨️

La ventaja es que la aplicación se parece a una experiencia web digital. La desventaja: es una experiencia web. Si no tienes acceso a Internet, no podrás acceder a tus archivos de Notion ni utilizar la aplicación para tomar notas.

Funciones de Notion

Estos son los aspectos básicos de la plataforma Notion. Ahora veamos sus funciones en detalle.

1. Wikis

Las wikis de Notion son ideales para documentar procesos y crear una base de conocimientos para toda la empresa.

La barra lateral siempre presente te permite navegar entre páginas con un solo clic, por lo que no es necesario volver al índice. El contenido anidado te ayuda a mantenerte organizado mientras divides el uso compartido de conocimientos por departamento o tema. Y los bloques sincronizados comparten el mismo contenido en varios lugares, con un único lugar para las actualizaciones.

Es fácil configurar tu wiki utilizando una plantilla de base de conocimientos. Notion ofrece varias a través de su biblioteca de plantillas.

2. Documenti

Los documentos son fáciles de formatear con bloques que te permiten organizar y reorganizar tu contenido mediante la función de arrastrar y soltar. Hay más de 50 tipos de bloques de contenido, incluyendo interruptores, vídeos, imágenes, ecuaciones matemáticas, fragmentos de código, marcadores web, menciones @ y mucho más.

También tienen plantillas de documentos para docenas de casos de uso, incluyendo agendas de reuniones, planes de proyectos y propuestas. Añade un índice para que tu documento sea más fácil de navegar y evita confusiones a tu equipo.

3. Herramientas de colaboración

Los miembros de tu equipo pueden realizar la edición de documentos simultáneamente o etiquetarse entre sí en los comentarios para hacer preguntas, obtener aclaraciones o asignar una sección del documento para que otra persona la escriba.

Con diferentes ajustes de permisos, puedes conceder acceso a diferentes documentos a personas concretas o a equipos completos. Y para cada documento, puedes elegir quién puede realizar la edición, quién solo puede comentar y quién solo puede verlo.

4. IA

Ahora puedes añadir Notion AI, una herramienta de toma de notas con IA integrada directamente en la aplicación Notion. Te ayudará a reescribir, resumir y localizar contenido dentro de tu base de conocimientos de Notion. Esta función podría ser la clave para sustituir a los documentos de Google.

Pero tiene un coste adicional. Puedes añadir Notion IA a los planes de pago por 8 $ adicionales al mes por miembro, o añadirlo al plan Free por 10 $ adicionales al mes.

Precios de Notion

Notion es gratuita para usuarios individuales y ofrece una estructura de precios por niveles para equipos de empresas.

¿Qué son los Documentos de Google?

Los Documentos de Google son familiares, y lo familiar es reconfortante, como acurrucarse bajo esa manta que tejió tu abuela. 🧶

Familiar también es fácil de usar para los usuarios. Con el aspecto de un software de procesamiento de texto estándar, Docs resultará intuitivo para cualquiera que haya utilizado Microsoft Word.

Pero no dejes que la nostalgia te haga pensar que lo que ofrece los Documentos de Google está desfasado. La plataforma ofrece funciones propias de la web, como la colaboración en tiempo real y la posibilidad de incrustar archivos multimedia. Y aunque los Documentos de Google son una aplicación basada en la web, tienen un modo sin conexión que te permite seguir trabajando en los documentos aunque no tengas conexión a internet.

Funciones de Documentos de Google

Para que te hagas una idea más clara de cómo se comparan las funciones de los Documentos de Google con las de Notion, las analizaremos una por una.

1. Drive

Google Drive es como la base de operaciones para todos tus documentos, hojas de cálculo, presentaciones y carpetas. Básicamente, todo lo que crees en tu Google Workspace se almacenará en tu Google Drive.

Aunque Drive no está diseñado específicamente para funcionar como un wiki, puedes utilizar carpetas para organizarlo como una base de conocimientos. Pero cuando los usuarios quieran navegar desde un documento a otra cosa en tu unidad, tendrán que volver primero a tu unidad.

Dado que Google es un motor de búsqueda, a nadie le sorprenderá saber que la capacidad de búsqueda es uno de los puntos fuertes de Google Drive. Puedes introducir cualquier cosa en la barra de búsqueda de tu unidad y aparecerán todos los elementos que contengan esa frase, por lo que nunca perderás la pista de tus documentos.

2. Documenti

Los Documentos de Google se diseñaron originalmente como un procesador de textos y tienen todas las funciones que cabría esperar de uno. Hay muchas opciones de formato, incluyendo docenas de fuentes, encabezados, viñetas, saltos de página, saltos de sección y mucho más.

Además, puedes insertar medios enriquecidos, como imágenes y vídeos (que puedes extraer de tu propio disco duro o buscar e incrustar desde una búsqueda en Internet), tablas, dibujos, gráficos, emojis, chips inteligentes, menús desplegables y notas al pie.

El programa siempre ha incluido una amplia gama de plantillas, como currículums, cartas, recetas, propuestas de proyectos, notas de reuniones, folletos y mucho más. También hay una vista de esquema en los documentos, que genera automáticamente un índice en la barra lateral basado en los títulos del documento.

Además, Google ha lanzado recientemente un montón de nuevas funciones:

3. Herramientas de colaboración

Los Documentos de Google son como el padre fundador de los documentos colaborativos. Permiten que varios miembros del equipo trabajen en un mismo documento al mismo tiempo. Además, cuentan con funciones para añadir comentarios y una serie de permisos, entre los que se incluyen permisos solo para comentar, solo para ver y permisos de edición completos.

El historial de versiones te permite ver todos los cambios realizados en tu documento y quién los ha realizado. También te permite volver a una versión anterior si se estropea. Y una nueva función para chatear en vivo te permite discutir un documento en tiempo real sin dejar comentarios.

4. Integraciones

Los Documentos de Google ofrecen integraciones que se adaptan perfectamente a todo tu entorno de trabajo. Puedes añadir fácilmente documentos a las reuniones de Google Calendar, enlazarlos desde hojas de cálculo, incluirlos en carpetas compartidas y mucho más a través de su interfaz fácil de usar. Con Google Workspace Labs, puedes utilizar las herramientas experimentales de IA de Google en los Documentos de Google para escribir más rápido, realizar edición, reescribir o resumir.

Más allá del entorno de trabajo de Google, Google no ofrece otras integraciones. Sin embargo, casi todas las herramientas de software que existen, desde Slack hasta Figma y Salesforce, han creado sus propias integraciones con Google Workspace. Quizás sea más fácil crear una lista de los programas que no se pueden conectar a Documentos de Google.

Precios de los Documentos de Google

Documentos de Google son gratuitos para usuarios particulares, pero si tienes un equipo grande, piensas almacenar muchos archivos y quieres utilizarlo junto con otras aplicaciones de Google, quizá te interese suscribirte a un plan Business de Google Workspace.

Notion vs. Documentos de Google: comparación de funciones

Es hora del enfrentamiento directo. Dejaremos que estas aplicaciones se enfrenten durante cuatro rondas y declararemos un ganador en cada una de ellas. 🤼

Usabilidad

Aunque Notion no requiere ningún conocimiento técnico, su interfaz, aunque fácil de usar, resultará menos familiar para la mayoría de los nuevos usuarios que la interfaz de los Documentos de Google. A diferencia de los Documentos de Google, la curva de aprendizaje es pronunciada y es posible que tengas que reservar tiempo para los tutoriales de Notion cuando introduzcas este programa.

Tanto Notion como los Documentos de Google tienen aplicaciones para iOS y Android, lo que facilita el acceso desde tu teléfono, iPad o tableta. Notion también ofrece aplicaciones de escritorio para Mac y Windows, mientras que el uso de los Documentos de Google en el escritorio solo es posible a través de tu navegador.

Pero, aunque Notion tiene aplicaciones de escritorio, no está disponible sin conexión, mientras que los documentos de Google sí lo están. En general, tenemos que darle la ventaja a los documentos de Google en cuanto a facilidad de uso.

Formato

Antes de que los Documentos de Google introdujeran sus nuevas funciones a principios de año, Notion se habría llevado el premio por su formato. Pero con la amplia gama de nuevas opciones de formato de los Documentos de Google, la posibilidad de cambiar entre la vista de página y el desplazamiento infinito, y la introducción de bloques de construcción, tenemos que decir que los Documentos de Google han alcanzado, si no superado, a Notion.

Notion ofrece un mejor formato para organizar la wiki de una empresa, pero eso es todo. Cuando se trata de dar formato a los documentos propiamente dichos, Google es mejor.

Colaboración

Tanto Notion como Documentos de Google ofrecen herramientas de colaboración y productividad en tiempo real con la opción de conceder diferentes niveles de acceso a diferentes usuarios, incluyendo acceso completo para editar, acceso solo para comentar y acceso solo para ver.

Nos gusta que Notion te permita crear equipos y establecer permisos a nivel de equipo. Pero, como contrapartida, Notion no tiene la función de chat en vivo que Documentos de Google acaba de añadir. Vamos a declarar esta ronda como un empate.

Precio

Tanto Notion como Documentos de Google ofrecen planes gratuitos para usuarios individuales y planes de precios por niveles para usuarios empresariales. Pero Google Workspace tiene un par de opciones de precios más, y el plan de pago más barato cuesta un par de dólares menos al mes. Si a eso le sumamos que obtienes más aplicaciones por el mismo precio, Google Docs se lleva esta ronda.

Notion vs. Documentos de Google en Reddit

Si los usuarios de Reddit juzgaran esta pelea, muchos de ellos la declararían un empate y te dirían que uses ambas plataformas. 👯

Muchos de los comentarios sobre Notion vs. Documentos de Google en Reddit señalan que Notion te permite integrar Documentos de Google y Hojas de cálculo de Google. Por eso, recomiendan mantener ambas aplicaciones para diferentes casos de uso: Google Workspace para tu documentación detallada y Notion para la wiki de tu empresa.

Sin embargo, varios usuarios de Reddit se mostraron a favor de los Documentos de Google frente a Notion. 🏆

Muchos de estos usuarios apreciaban poder acceder a sus documentos sin conexión (gestión del conocimiento). Otros consideraban que, aunque Notion ofrece más funciones, ninguna de ellas funciona especialmente bien.

Por ejemplo, tanto los Documentos de Google como Notion tienen hojas de cálculo y tablas que puedes añadir a tus documentos. Sin embargo, con las herramientas de productividad de Notion, no puedes utilizarlas para realizar cálculos complejos como en Excel y Hojas de cálculo de Google.

Y aunque Notion ofrece funciones básicas de gestión de tareas, como la posibilidad de crear un tablero Kanban, no tiene automatizaciones, subtareas ni desencadenantes de eventos integrados. Por su parte, estas funciones vienen de serie en otras herramientas de gestión de tareas del mercado, como Trello, Jira, Asana y ClickUp.

Conoce ClickUp: la mejor alternativa a Notion y Documentos de Google.

Sabemos que esto es poco convencional, pero parece que otro competidor está entrando en escena. ClickUp tiene funciones que rivalizan con las mejores cualidades de Notion y los Documentos de Google. Y esta aplicación está lista para mostrarte por qué es la nueva campeona de peso pesado en la toma de notas. 💪

ClickUp Docs

ClickUp Docs ofrece documentos extremadamente personalizables, gracias a la enorme biblioteca de opciones de formato que proporciona ClickUp, entre las que se incluyen:

Además, las tareas conectan instantáneamente los documentos con tus herramientas de gestión de proyectos ClickUp. Añade estos elementos con comandos de barra inclinada para un formato ultrarrápido.

Podrás ver tus páginas en un diseño de desplazamiento infinito, pero también tendrás la opción de añadir saltos de página y ver las páginas y subpáginas de tu documento en una barra lateral. Esa barra lateral de navegación también facilita la creación y organización de una wiki de la empresa. Además, con las plantillas de ClickUp, podrás empezar a dar formato a los documentos en un instante.

ClickUp Docs también promueve la colaboración en tiempo real con edición simultánea, comentarios, etiquetas @ y la posibilidad de convertir cualquier texto de documento en una tarea y asignarla a uno de los miembros de tu equipo.

Además, los ajustes avanzados de permisos te permiten hacer que un documento sea público, privado o protegido, y compartir tus documentos con colaboradores mediante una invitación o un enlace.

Descubre más funciones en este tutorial en vídeo de ClickUp Docs.

Bloc de notas ClickUp

Para tomar notas rápidas, en lugar de documentación formal, ClickUp Bloc de notas te permite anotar tus ideas, crear listas de control, tomar notas de reuniones y transformar elementos en tareas rastreables con un solo clic. Es una herramienta de productividad fácil de usar que te ayudará a convertir tus listas de tareas pendientes en tareas terminadas.

Además, puedes acceder a tus notas desde una extensión de Chrome en tu navegador o desde la aplicación ClickUp para iOS o Android.

ClickUp AI

ClickUp AI no es una herramienta de IA cualquiera. Sí, puede facilitar la redacción de documentos con IA generativa, funciones de resumen, reescritura y edición. Pero también puede realizar cientos de otras tareas.

ClickUp AI viene preprogramada con indicaciones específicas para las tareas de los miembros de tu equipo, para que puedan empezar a utilizarla de inmediato. Tanto si quieres utilizar esta herramienta de IA para reuniones, documentación de requisitos de productos, creación de planes de proyectos, informes de estado o guías de estilo de marca, verás su valor al instante.

Precios de ClickUp

ClickUp también ofrece un plan Free para que puedas empezar o precios por niveles para equipos de todos los tamaños.

Bonus: ¡Notion Vs Todoist!

Empieza a tomar notas con ClickUp

En el enfrentamiento entre Documentos de Google y Notion, tenemos que declarar ganador a Google. Tiene una ligera ventaja debido a su diseño familiar y fácil de usar y a su mayor número de opciones de precios.

Pero hay un nuevo competidor en el ámbito de la toma de notas. ClickUp Docs te permite documentar todos tus procesos, reuniones y mucho más. Incorpora medios enriquecidos, crea una wiki de la empresa y navega fácilmente por toda tu información con contenido anidado y funciones de búsqueda.

ClickUp también une a tu equipo con colaboración en tiempo real y la posibilidad de conectar documentos a tareas en tus tableros de gestión de proyectos de ClickUp. Hay cientos de plantillas entre las que elegir, y la IA integrada puede ayudarte a documentar más rápido y a ser más productivo.

Regístrate gratis y descubre por qué ClickUp es el nuevo campeón en la toma de notas. 💪