Dringend vs. wichtig: Was ist der Unterschied?

Im Alter von etwa sechs bis acht Jahren werden wir uns des Begriffs „Zeit“ bewusst .

Wir beginnen, Sekunden, Minuten, Stunden und unsere Wahrnehmung des Zeitablaufs zu verstehen.

Bald darauf beginnen wir, Gewohnheiten zu entwickeln und Entscheidungen darüber zu treffen, wie wir unsere Zeit nutzen.

In unseren Entwicklungsphasen bestimmen in der Regel andere, wie wir unsere Zeit verbringen sollen. Wenn wir jedoch zu Fachkräften heranwachsen, verfügen wir über immer mehr Autonomie über unsere Zeit.

Wir entwickeln unsere eigenen persönlichen Systeme, um unsere Zeit zu verbringen – manchmal mit Erfolg, manchmal ohne Erfolg.

Und jeder von uns muss sich entscheiden: Wie kann ich meine Zeit am effektivsten nutzen?

In diesem Entscheidungsprozess können wir dazu verleitet werden, Aufgaben für wichtig zu halten, obwohl sie es gar nicht sind. Oder wir schieben die wichtigsten Elemente auf unserer Liste der Aufgaben auf, weil sie oft die schwierigsten sind.

Und dann verwechseln wir, was dringend und was wichtig ist.

Das ist ein entscheidender Unterschied, der unsere Prioritäten und Listen mit Dingen, die zu erledigen sind, verändern könnte.

Bevor wir fortfahren, hier eine Definition dieser Begriffe:

Elemente, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Elemente, die Ihre langfristigen Ziele und Strategien beeinflussen

Eine Möglichkeit, sich darüber klar zu werden, was Sie zu erledigen haben und was Sie tun möchten, besteht darin, Ihre Aufgaben in eine Zeitmanagement-Matrix einzutragen, die oft als Eisenhower-Matrix bezeichnet wird.

Benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten, wurde diese Methode durch Stephen Covey in Die 7 Wege zur Effektivität bekannt gemacht .

So sieht der Quadrant mit einigen relevanten Beispielen für die Arbeit aus:

Dringend

Nicht dringend

Wichtig

Unwichtig

Quadrant 1: Dringend und wichtig

Dies sind die Dinge, die Sie sofort zu erledigen haben, da es sonst bald zu negativen Konsequenzen kommen wird. Dabei kann es sich um sofortige Überprüfungen und Änderungen handeln, die Sie vor Ablauf einer Frist vornehmen müssen und die möglicherweise weitere zeitkritische Auswirkungen haben.

Diese hochwertigen Aktivitäten werden Ihrem Unternehmen Vorteile bringen, die ebenfalls sofort erledigt werden müssen.

Quadrant 1 Dringend & Wichtig Beispiele:

Wenn Sie kein Unfallchirurg oder etwas Ähnliches sind, sollte dies nicht der Schwerpunkt Ihrer Arbeit sein.

Quadrant 2: Nicht dringend, aber wichtig

Hier ist der ideale Punkt, um Prioritäten für Ihre Arbeit zu setzen.

Hier können Sie die höchste Produktivität erreichen. Darauf arbeiten Sie hin. Diese Projekte, Aufgaben und anderen Aktionspunkte sind die Bausteine, die Ihnen helfen, Ihre langfristigen Ziele zu erreichen.

Diese sind nicht unmittelbar dringend, helfen Ihnen jedoch dabei, Ihre Ziele mit Erfolg zu erreichen.

Manchmal gehören zu diesen Aufgaben auch das Löschen von Bränden, die vielleicht gar nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich fallen oder gar nicht erst hätten entstehen dürfen.

Quadrant 2 Wichtig/Nicht dringend Beispiele:

So sollte der Großteil Ihrer täglichen Arbeit aussehen.

Wenn Sie viel zu viel Zeit in den Quadranten eins und drei mit Notfällen verbringen, müssen Sie umdenken, Prioritäten neu setzen oder mehr Ressourcen finden, die Ihnen helfen.

Quadrant 3: Dringend, aber unwichtig

Dies ist der gefährlichste Quadrant.

Hier leben und atmen viele von uns, ohne es zu wollen.

Es fällt anderen Menschen leicht, Ansprüche an unsere Zeit zu stellen, ohne sich darüber im Klaren zu sein, was sie da eigentlich tun.

Ihr Problem ist nicht unbedingt Ihr Notfall. Wenn sie versuchen, eine schnelle Lösung oder Antwort für etwas zu finden, das das Geschäft nicht voranbringt, dann ist eine klare Kommunikation enorm wichtig.

Eine Plattform für die Produktivität wie ClickUp löst dieses Problem.

Die Benutzer legen unterschiedliche Prioritäten für Aufgaben fest, geben Zeitschätzungen ab, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter den Umfang kennt, versenden Erinnerungen und leiten wichtige Informationen an das gesamte Team weiter. Dies hilft, die Arbeit und die Erwartungen in Einklang zu bringen, und ermöglicht es Ihnen, ein effektiveres Team zu sein.

Wir müssen jedoch vorsichtig sein. Unsere Telefone und Tools sind darauf ausgelegt, uns in jeder Sekunde abzulenken. Eine Überflutung mit Benachrichtigungen ist eine reale Gefahr.

Push-Benachrichtigungen auf unserem Smartphone für Social-Media-Apps lassen uns glauben, dass etwas dringend ist, aber das ist es in Wirklichkeit nicht – vor allem, wenn es nur ein Freund ist, der zeigt, wie viel Spaß er im Urlaub hat.

Interessant?

Vielleicht. Dringend? Auf keinen Fall.

Quadrant 4: Unwichtig, nicht dringend

Auch bekannt als der Quadrant der Prokrastination.

Das sind die Dinge, die man zu erledigen hat, obwohl sie unwichtig und nicht dringend sind. Im Grunde genommen sind es die Dinge, die man zu erledigen hat, obwohl man eigentlich arbeiten sollte.

Das soll nicht heißen, dass Sie niemals eine Pause machen oder sich erholen oder entspannen sollten. Aber manchmal können gute Dinge zu etwas Ultimativem erhoben werden. Und Sie möchten nicht, dass dies bei Ihnen der Fall ist.

Dazu könnten beispielsweise folgende Punkte gehören:

Es gibt heute viele großartige Apps für die Produktivität auf dem Markt, die Ihnen helfen können, konzentriert zu bleiben. Eine meiner bevorzugten Apps ist Forest. Für jeden Block von Zeit, in dem Sie produktiv sind und Ihr Smartphone nicht anfassen, wächst ein Baum.

Du kannst sogar damit beginnen, einen Wald anzulegen und deinen Fortschritt mit deinen Freunden freizugeben. Es ist ein Spiel, das dich vom Handy fernhält.

Den Unterschied zwischen dringend und wichtig erkennen

Ein weiterer Ping im E-Mail-Posteingang.

Es kommen immer mehr Anrufe herein.

Und wissen Sie, was das bedeutet? Es ist Zeit für eine Entscheidung.

Ja, jede einzelne E-Mail kann über die nächsten Minuten, die nächste Stunde, den ganzen Tag oder sogar die ganze Woche entscheiden.

Wenn Sie sich entscheiden, die E-Mail zu öffnen (warten Sie vielleicht bis zu einem bestimmten Zeitpunkt!), müssen Sie eine Entscheidung treffen.

Wo passt diese Anfrage/dieser Auftrag in die Eisenhower-Matrix? Wie dringend und wichtig ist diese Aufgabe?

Soziale Medien und der Nachrichtenzyklus vermitteln uns den Eindruck, dass jedes aktuelle Element dringend ist und unsere sofortige Aufmerksamkeit erfordert.

Wir müssen das Rauschen herausfiltern, um das wahre Signal zu finden.

Dringende Aufgaben lösen eine Reaktion aus.

Wir möchten sofort mit der Arbeit beginnen und uns eine Antwort überlegen. Ja, manche Positionen erfordern dringlichere Entscheidungen als andere (Hallo Notrufzentralen!). Aber ohne die richtigen Prozesse sind wir nervös und können nicht unser Bestes geben.

Die Eile, eine Antwort zu finden, kann zu einer schlechten Entscheidung führen, die sich negativ auf die zukünftige Produktivität auswirken und unsere Workload noch weiter erhöhen könnte.

Wichtige Aufgaben geben uns Zeit für Strategien. Diese Projekte und Aufgaben sind das, was wir erreichen wollen und wozu wir beitragen möchten. Dazu gehören die Spezifikationen für neue Produkte, die Ausarbeitung eines neuen Business-Plans oder die Überlegungen zu den Zielen für das Vertriebsteam im nächsten Quartal.

Wichtige Aufgaben sind bewusste Elemente, die Aufmerksamkeit erfordern. Mit dieser zusätzlichen Aufmerksamkeit lässt sich die Anzahl der Fehler hoffentlich begrenzen.

Aufgaben können dringend und wichtig sein, wenn eine wichtige Entscheidung sofort getroffen werden muss. Aber nicht jede dringende Aufgabe ist zwangsläufig auch wichtig.

Die neueste E-Mail vom Verkäufer will unbedingt deine Aufmerksamkeit. Sie tun so, als sei es dringend, aber für dich ist es unwichtig. Diese Aufgabe solltest du delegieren.

Andere Aufgaben drängen sich auf. Zum Beispiel ein Kollege, der sich beschwert, dass er sofort Hilfe braucht. Vielleicht kann er das Problem selbst lösen. Vielleicht ist seine dringende/wichtige Aufgabe nicht Ihr Notfall.

Das Problem bei der Annahme, dass jede Aufgabe dringend und wichtig ist, besteht darin, dass Sie nicht genügend Zeit haben, um strategisch zu überlegen.

Es ist wichtig, dass Sie eine Vertriebsstrategie entwickeln. Dahinter könnte sogar eine gewisse Dringlichkeit stehen. Wenn Sie jedoch einige Tage oder Wochen damit verbringen, den Plan sorgfältig auszuarbeiten, werden Sie später weniger Fehler machen. Nicht alle wichtigen Aufgaben können sofort erledigt werden – dafür sind sie zu wichtig und erfordern besondere Aufmerksamkeit.

Aber wenn wir uns gehetzt fühlen, fühlen wir uns wichtig. Die Geschäftigkeit könnte den Mangel an strategischer Aufmerksamkeit überdecken. Aufgrund der Geschäftigkeit könnten große organisatorische Probleme unbemerkt bleiben.

Sie könnten ungenutzte Chancen verpassen, weil Sie keine Zeit hatten, über wichtige strategische Veränderungen nachzudenken.

Denken Sie an Unternehmen wie Blockbuster oder Borders.

Es handelte sich um riesige Unternehmen, die Filme verliehen und Bücher verkauften. Sie haben den Wandel verschlafen.

Könnte dies nur darauf zurückzuführen sein, dass sie wichtige Aufgaben verpasst haben?

Natürlich nicht. Aber Sie können verstehen, warum die Zeit, die für strategische Arbeit aufgewendet wird, nicht immer die „dringendste“ ist.

Welche Aufgaben gehören in welche Quadranten?

Wie entscheiden Sie, was wo hingehört?

Das ist sehr einfach und lässt sich gut mit den Quadranten kombinieren. Sie helfen dabei:

Wie können Sie Ihre Zeit in der Eisenhower-/Zeitmanagement-Matrix priorisieren?

Nicht jede Aufgabe hat das gleiche Gewicht. Und eine Aufgabe, die Sie als dringend/wichtig erachten, kann von jemand anderem als wichtig/nicht dringend angesehen werden.

Dennoch sollten Sie speziell für diese verschiedenen Arten von Aufgaben Zeit einplanen. Wenn die Planung erledigt und der Zeitplan erstellt ist, können Sie jede Aufgabe mit der richtigen Energie und Einstellung angehen.

Anstatt nur das zu erledigen, was als Nächstes auf Ihrer Liste zu erledigen ist, nehmen Sie sich jeden Tag oder jede Woche Zeit für das Dringende/Wichtige und dann für das Wichtige/Nicht-Dringende.

Das erfordert Disziplin. Beispielsweise könnten Ihre Vormittage mit den wichtigsten, dringenden und wichtigen Aufgaben ausgefüllt sein. Dann können Sie ein paar Minuten damit verbringen, die anderen dringenden/unwichtigen Aufgaben zu delegieren.

Am Nachmittag oder später am Abend, wenn sich alles beruhigt hat, können Sie sich intensiv mit der strategischeren Arbeit befassen – der wichtigen, aber nicht dringenden.

Damit bleiben die nicht dringenden/unwichtigen Aufgaben übrig. Dieser Bereich reicht von der Überprüfung Ihrer sozialen Medien bis hin zur Planung Ihres Urlaubs im nächsten Jahr. Letztendlich können sie sogar in Ihre dringenden oder wichtigen Aufgaben Einzug halten.

Eine weitere wichtige Überlegung: Kannst du das in 2 Minuten oder weniger erledigen?

Diese Regel stammt aus der „Get Things Done“-Methode von David Allen.

Er sagt, wenn man die Aufgabe in weniger als zwei Minuten erledigen kann, dann kann man sie selbst erledigen. Wenn nicht, dann sollte man sie delegieren oder später überprüfen.

Bonus: Get Things Done Software!

Wie ClickUp Ihnen dabei helfen kann, Ihre Arbeit zu priorisieren

ClickUp ist eine Plattform für Produktivität, die Ihre Arbeitsweise grundlegend verändern kann.

Sie können Ihre Projekte mit Ordnern und Listen organisieren und sie dann Ihrem Team zur Bearbeitung zuweisen oder sich selbst zuweisen. Diese Features helfen Ihnen dabei, den Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben nicht nur für sich selbst, sondern für Ihr gesamtes Team zu bestimmen.

Fazit: Der Unterschied zwischen dringend und wichtig beeinflusst Ihre Zeit

Wenn Sie über den Unterschied zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit nachdenken, kann dies einen weitreichenden Einfluss darauf haben, was Sie mit Ihrer Zeit erreichen. Diese allgemeinen Zeitmanagementstrategien können Ihnen zu mehr Konzentration verhelfen.

Mit diesen Tipps sind Sie bestens gerüstet, um dringende und wichtige Probleme anzugehen. Hier finden Sie weitere Ressourcen in ClickUp, die Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeit zu priorisieren: