Dieser Leitfaden richtet sich an Eigentümer oder Führungskräfte von Agenturen und Dienstleistungsunternehmen, die eine skalierbarere, verkaufsfähigere Agentur aufbauen möchten, insbesondere jetzt, wo ClickUp 4.0, Super Agents und KI die Arbeitsweise von Agenturen verändern.
Der Verfasser gibt seine Erfahrungen mit der Gründung, Skalierung und dem Verkauf von Agenturen frei und betont, wie ClickUp (insbesondere Version 4.0 und Super Agents) den Betrieb von Agenturen verändern kann.
Zu den wichtigsten Punkten gehören:
- Die Produktisierung von Dienstleistungen ist entscheidend für Skalierbarkeit und Verkaufbarkeit, hilft dabei, Scope Creep zu vermeiden und ermöglicht wiederholbare Systeme.
- Die Automatisierungen und KI von ClickUp optimieren Prozesse wie Kunden-Onboarding, Aufgabenverteilung und laufendes Kundenmanagement.
- Die Zentralisierung von Wissen in ClickUp Docs (anstelle von verstreuten Tools wie Google Docs) ermöglicht es Teams und KI-Agenten, Fragen zu beantworten und Engpässe zu reduzieren.
- Das Onboarding von Teams kann vollständig in ClickUp verwaltet werden, wobei Vorlagen für Listen und Aufgaben für Schulungen und Leistungsbewertungen verwendet werden.
- Marketing-Workflows profitieren von ClickUp Automatisierungen und Super Agents, die bei der Konzeption, Erstellung, Bearbeitung und Aktion von Inhalten helfen.
- ClickUp kann als Helpdesk dienen, wobei Super Agents Client-Tickets und Nachfassaktionen bearbeiten und so den Kundenservice und die Effizienz verbessern.
- Eine einheitliche Plattform wie ClickUp beseitigt die Ineffizienzen getrennter Systeme und bietet einen zentralisierten Kontext für KI und Agenten, um bessere Einblicke zu liefern und die Abläufe der Agentur zu optimieren.
Das Dokument kommt zu dem Schluss, dass Konvergenz – die Zusammenführung aller Arbeitsabläufe, Kommunikation und Kenntnisse an einem Ort – in Kombination mit KI und Automatisierung eine starke Triebkraft für moderne Agenturen ist.
Warum die meisten Agenturen Schwierigkeiten mit der Skalierung haben
Agenturen und Dienstleistungsunternehmen stoßen an ihre Grenzen, wenn jedes Projekt des Kunden zu einer einmaligen Angelegenheit wird und die Arbeit sich über unzusammenhängende Tools verteilt. Ich habe es selbst erlebt: Was mit einer Handvoll Clients beginnt, wird schnell zu einem Labyrinth aus benutzerdefinierten Anfragen, verstreuten Dokumenten und Prozessen, die nur in Ihrem Kopf existieren. Das ist anstrengend und macht eine Skalierung oder einen Verkauf fast unmöglich.
2013 gründete ich eine Agentur. In den folgenden drei Jahren wuchs diese Agentur und wurde von einem größeren Technologieunternehmen derselben Branche übernommen. Später gründete ich eine weitere Agentur. Diese Agentur nutzte ClickUp als Kernstück ihres Geschäftsmanagements und ihrer Skalierung. Heute bin ich bei ClickUp im Bereich Growth Ops tätig – für mich hat sich damit der Kreis geschlossen.
Seit der Übernahme meiner ersten Agentur bin ich regelmäßig Gast in Podcasts und habe Artikel darüber geschrieben, was zum Aufbau einer skalierbaren, verkaufsfähigen Agentur gehört.
Aber wenn ich 2025 noch einmal von vorne anfangen könnte, mit allen mir zur Verfügung stehenden Ressourcen und tools wie ClickUp 4. 0 und Super Agents, würde ich einige Dinge anders machen.
Dieser Leitfaden ist Ihr Spielbuch: Produktisieren Sie Ihre Dienstleistungen, bauen Sie wiederholbare Systeme auf, zentralisieren Sie Wissen und nutzen Sie KI und Agenten, um die Ausführung am Laufen zu halten, ohne dass Sie zum Engpass werden.
Weitere Informationen darüber, wie Super Agents Ihnen konkret helfen können:
Dienstleistungen produktisieren, um Scope Creep zu vermeiden
Produktisierung ist das Herzstück von Skalierbarkeit und Verkaufsfähigkeit. Sie verwandelt benutzerdefinierte Arbeit in ein wiederholbares System.
Zunächst möchte ich über das Herzstück dessen sprechen, was eine Agentur skalierbar und verkaufsfähig macht: Produktisierung.
Um eine Agentur skalierbar und verkaufsfähig zu machen, habe ich mich auf die Schaffung eines produktisierten Dienstes konzentriert, d. h. darauf, einen Dienst in ein Projekt mit festem Umfang zu verwandeln.
Oft haben Freiberufler und Agenturen mit Scope Creep zu kämpfen: Projekte, die mit einem bestimmten Leistungsumfang beginnen, bei denen der Client dann aber immer mehr Wünsche hat. Und dann ist kein Ende in Sicht. Am Ende opfern Sie Ihre Wochenenden und Feiertage, weil aus einem scheinbar einfachen Projekt ein Projekt mit Überstunden, Überarbeitungsrunden und „nur noch einer Kleinigkeit“ geworden ist.
Bei einem produktisierten Serviceangebot gibt es einen festen Umfang an Leistungen mit klaren Meilensteinen. Alles, was darüber hinausgeht, kostet extra.
Ein Vorteil der Bereitstellung eines produktisierten Dienstes seitens des Anbieters besteht darin, dass Sie durch die Arbeit mit diesem festgelegten Umfang wiederholbare Systeme und Prozesse aufbauen können.
Unabhängig davon, wie viele Clients Sie haben, erhalten alle das gleiche Onboarding und die gleichen Service-Workflows.
Die Produktisierung war für die Skalierung meiner ersten Agentur von entscheidender Bedeutung. Sie ermöglichte es uns, mit einer kleinen Belegschaft innerhalb von drei Jahren 100 Clients im Bereich Webdesign und Marketingdienstleistungen zu erreichen.
Darüber hinaus schafft die Produktisierung und der Aufbau eines wiederholbaren, fließbandartigen Service-Lieferprozesses ein System, in dem Sie sich schließlich vollständig aus dem Workflow zurückziehen können.
Vor der Produktisierung hatte ich Clients mit scheinbar endlosen Überarbeitungswünschen. Projekte, die einen Monat hätten dauern sollen, dauerten sechs Monate. Nach der Produktisierung konnten Projekte dank klarer Vorgaben und Liefertermine viel schneller und mit weniger Verzögerungen fertiggestellt werden.
Bei vielen Agenturen, die ich kenne, ist der Gründer letztendlich der Engpass. Projekte können ohne seine Zustimmung oder Beteiligung keinen Fortschritt erzielen, was letztendlich bedeutet, dass der Gründer nicht weggehen kann, wenn er Urlaub machen oder sich auf das Geschäft konzentrieren möchte, anstatt in ihm zu arbeiten.
Kurze Leitlinien, die Sie dokumentieren (und durchsetzen) sollten:
- Was ist enthalten?
- Was ist ausgeschlossen?
- So funktionieren Überarbeitungen
- Was ist der Auslöser für eine Änderungsanforderung?
Bauen Sie Systeme auf, die ohne Sie laufen
Sobald Dienstleistungen produktisiert sind, machen Systeme und Automatisierung „wiederholbar” zu „skalierbar”.
Der Aufbau eines produktbasierten Dienstleistungsgeschäfts kann mit den richtigen Tools und wiederholbaren Systemen sehr skalierbar sein.
Das Schöne an einer Plattform wie ClickUp ist, dass Sie nicht nur wiederholbare Systeme aufbauen können, sondern dass KI und Automatisierungen Ihnen auch einen Großteil der manuellen Arbeit abnehmen.
Betrachten wir zum Beispiel das Onboarding von Clients.
In einer perfekten Welt folgt jedes Onboarding neuer Clients einem ähnlichen Prozess.
- Für neue Clients benötigen Sie wahrscheinlich:
- Um zu wissen, wofür sich der Client anmeldet und welche Ansprüche er haben wird
- Um mehr über den Client zu erfahren (damit er einen Fragebogen ausfüllt oder ein Onboarding-Gespräch führt)
- Um die Nachverfolgung Ihrer Client-Daten zu gewährleisten
- So richten Sie die Ordner und Systeme des Clients ein
ClickUp-Automatisierungen und -Systeme können dabei helfen.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie ich ClickUp verwendet habe, um das Onboarding von Clients zu optimieren und zu automatisieren:
- Auslöser für den Workflow Wenn ein Client den Vertrag unterzeichnet, die erste Rechnung bezahlt und das Onboarding-Formular einreicht, löst jeder Schritt eine Integration in ClickUp aus.
- Erstellen Sie das Onboarding-Projekt automatischClickUp erstellt eine Kaskade von Aufgaben und Projekt-Elementen, die mit diesem Client verknüpft sind.
- Erfassen Sie Kundendaten in einer CRM-ähnlichen Liste Eine zentralisierte Liste der Clients wird mit dem neuen Client aktualisiert, und wichtige Details aus dem Fragebogen werden in Benutzerdefinierten Feldern gespeichert.
- Erstellen Sie eine einmalige Onboarding-Checkliste mit VerantwortlichkeitenClickUp erstellt eine spezielle Onboarding-Liste mit etwa 20 Onboarding-Aufgaben, die mit dem Client verknüpft sind. Die Aufgaben enthalten Abhängigkeiten (z. B. „Dies kann erst beginnen, wenn die Voraussetzungen abgeschlossen sind“) und werden bestimmten Teammitgliedern zugewiesen.
- Entsperren Sie Arbeiten automatisch, sobald die Voraussetzungen erfüllt sind Wenn Aufgaben fertiggestellt sind, Abhängigkeiten geklärt sind und nachgelagerte Aufgaben automatisch in den Status „Bereit zur Ausführung” versetzt werden, wissen die Mitarbeiter, dass sie beginnen können.
- Übergang des Clients zum „Live”-Service Sobald alle Onboarding-Aufgaben fertiggestellt sind, wird der Client offiziell gestartet.
- Wiederholende Arbeiten beschleunigenClickUp erstellt automatisch wiederholende Aufgaben in einer Liste mit laufenden Clients und weist sie basierend auf der Kapazität und Verfügbarkeit des Teams zu.
- Fügen Sie proaktive Check-ins für die ersten 60 Tage hinzuFür die ersten zwei Monate werden wiederholende Check-in-Aufgaben erstellt, um eine intensive Onboarding-Erfahrung zu gewährleisten.
- Meine Agentur verfügte über mehrere unterschiedliche Spaces für die Abwicklung des Geschäfts, darunter:
- Ein Raum für Client-Services
- Ein Bereich für Personal- und Urlaubsverwaltung
- Ein Space für Marketing und Content-Operationen
Bauen Sie mit ClickUp 4.0 und Super Agents die Agentur der Zukunft auf
Wenn ClickUp Agenturen bereits zuvor bei der Skalierung geholfen hat, verändern ClickUp 4. 0 + Super Agents nun, was automatisch ausgeführt werden kann und was keinen menschlichen Engpass mehr erfordert.
Aber das war alles vor ClickUp 4. 0.
Wenn ich heute eine Agentur aufbauen würde, würde ich einige Dinge anders erledigen:
Zentralisieren Sie Wissen, damit Agenten Fragen beantworten können
Ein wesentlicher Bestandteil beim Aufbau einer Agentur und beim Wachstum eines Teams ist der Wissensaustausch.
Neue Team-Mitglieder müssen geschult werden. Team-Mitglieder benötigen SOPs und Dokumentationen für die Umsetzung von Prozessen und Entscheidungs-Flows.
Früher habe ich SOPs vollständig in Google Docs und Zoom-Aufzeichnungen erstellt.
Das Problem ist, dass Informationen, die außerhalb Ihres Arbeitssystems gespeichert sind, einen erheblichen Mangel an Kontext aufweisen. KI und Agenten können sehr leistungsfähig sein, aber nur, wenn sie auf das benötigte Wissen zugreifen können.
Wenn ich das noch einmal machen würde, würde ich ClickUp Docs nutzen und alles zentralisieren.
Ich würde ein internes Wiki innerhalb von ClickUp Docs erstellen, um relevante Unternehmensinformationen zu speichern, auf die die Teams, die sie benötigen, zugreifen können.
Wichtig ist, dass ich das Wissen den Super Agents und ClickUp Brain zur Verfügung stellen würde.
Auf diese Weise kann ein Mitglied des Teams, wenn es nicht weiterkommt, einen Agenten fragen: „@AgentKnowledgeBot, was soll ich in dieser Situation zu erledigen haben?“ und erhält eine einheitliche Antwort, ohne auf einen Manager warten zu müssen.
Ein konkretes Beispiel aus einer Agentur: Dank zentralisiertem Wissen kann ein Mitglied des Teams einen Agenten fragen, wie das DNS-Setup eines Clients eingerichtet wird, und erhält dann Anweisungen, die auf die bereits gespeicherten Kundendaten zugeschnitten sind.
Der Einsatz von Agenten zur Beantwortung von Fragen ohne Einbeziehung der Führungskräfte reduziert Engpässe und erhöht den Durchsatz.
Führen Sie das Onboarding Ihres Teams innerhalb von ClickUp durch
Als ich meine letzte Agentur aufbaute, nutzte ich Online-Kurs-Tools, die ich programmiert hatte, um Mitglieder des Teams in unseren internen Systemen zu schulen. Allerdings wurde dies zu einem weiteren tool, das regelmäßig aktualisiert werden musste, da sich unsere Prozesse änderten.
Wenn ich das noch einmal zu erledigen hätte, würde ich das Onboarding komplett in ClickUp aufbauen.
Und ich würde ein Muster übernehmen, das ich während meiner Einarbeitung bei ClickUp erlebt habe: Bevor ich Zugang zu bestimmten Systemen erhielt, musste ich interne Kurse abschließen, die vollständig innerhalb von ClickUp erstellt wurden. Das ist eine praktische Sicherheitsmaßnahme für jedes wachsende Geschäft.
So könnte die Arbeit in Ihrer Agentur funktionieren:
Sie können die ClickUp-Onboarding-Checkliste-Vorlage für neue Mitarbeiter verwenden.
- Jede Liste enthält Aufgaben mit Video- und schriftlichen Materialien.
- Wenn ein neuer Mitarbeiter hinzukommt, wird diese Liste erstellt und ihm zugewiesen.
- Jedes Modul hat bestimmte Anforderungen. Der Mitarbeiter reicht seine Arbeit als Kommentar oder in einem Benutzerdefinierten Feld ein und schließt dann die Aufgabe ab.
- Ein Administrator überprüft die Arbeit und bewertet die Leistung, bevor er Zugriff auf sensible Systeme gewährt.
Machen Sie Marketing-Workflows agentengestützt statt gründerorientiert
ClickUp ist nützlich für die Verwaltung von Marketinginitiativen: maßgeschneiderte Projekte, Automatisierungen und Sichtbarkeit.
Aber Super Agents können Ihnen noch mehr helfen, insbesondere im Bereich der Inhalts-Operationen.
Inspiriert von der Content-Engine von ClickUp würde ich für das Content-Marketing in einer Agentur Folgendes zu erledigen haben:
- Ideen an einem Ort festhaltenFühren Sie eine Liste für Ideen zum Inhalt und eine weitere für die Schreibwarteschlange und den Kalender.
- Halten Sie Ideen so lange in der Ideenfindung, bis sie fertig sindIdeen bleiben in der Ideenfindung, bis sie skizziert und zur Umsetzung freigegeben sind.
- Nutzen Sie einen Super-Agenten für Ideenfindung und Entwürfe Ein Super-Agent hilft Ihnen dabei, Themenansätze und Entwürfe auf der Grundlage Ihres ICP, Ihrer Dienstleistungen und Ihrer bisherigen Leistungen zu erstellen.
- Vereineinte Themen in IB zum Schreiben verschiebenDer Autor verschiebt die Aufgabe in IB, weist sie sich selbst zu und entwirft den Text.
- Automatische Übergabe an den EditorWenn sich der Status des Entwurfs ändert, wird die Aufgabe automatisch einem Editor zugewiesen und eine Checkliste oder Unteraufgaben werden erstellt.
- Führen Sie eine erste Bearbeitung durch einen Agenten durchEin Agent, der anhand Ihres Styleguides und Ihrer Beispiele geschult wurde, führt eine erste Bearbeitung und Markierung durch.
- Mit einer manuellen Prüfung abschließen Ein menschlicher Editor führt die abschließende Prüfung durch und setzt den Status auf Bereit zur Planung.
- Aktion-Assets generieren Ein weiterer Super Agent entwirft Social-Media-Beiträge, um den Artikel zu bewerben.
- Veröffentlichungsdatum planen und festlegen Sobald die Planung abgeschlossen ist, wird das Veröffentlichungsdatum eingestellt und im Kalender durch Nachverfolgung verfolgt.
- Überprüfen, veröffentlichen und den Kreislauf schließen Nach dem Veröffentlichungsdatum überprüft ein Agent, ob die URL live ist, und markiert den Status als Veröffentlicht oder meldet ein Problem an den Editor.
📘 Lesen Sie auch: Wie ich einen ClickUp-Super-Agenten aufgebaut habe, um unser Sozialprogramm für Mitarbeiter zu verwalten
Nutzen Sie ClickUp als leichtgewichtigen Helpdesk
Sie können ClickUp auch als Helpdesk nutzen.
Clienten können ClickUp-Formulare einreichen oder Support-Tickets per E-Mail senden.
Anschließend kann ein Super Agent das Ticket überprüfen, den Client-Kontext abrufen, auf Ihre interne Wissensdatenbank zurückgreifen und eine Antwort verfassen.
Dadurch können Sie die Zeit für den Kundenservice reduzieren, die Reaktionsgeschwindigkeit verbessern und konsistente Antworten gewährleisten.
Aus Sicht des Clients erhält er eine schnelle Antwort in kundenfreundlicher Sprache, die das Problem gründlich löst.
Reduzieren Sie Client-Engpässe durch proaktive Nachverfolgung.
Wenn Clients Dokumente oder Ressourcen mit Ihnen freigeben möchten, können sie diese über ein ClickUp-Formular an Sie senden. Nach der Übermittlung können Sie die Materialien von einem Super-Agenten prüfen lassen und dann weiterarbeiten.
Die meisten Agenturen wissen, dass Clients oft einen großen Engpass darstellen.
Möglicherweise warten Sie monatelang (und in einigen Fällen sogar jahrelang) darauf, dass Clients ihr Feedback, ihre Aufnahme-Formulare oder angeforderte Assets einreichen.
Ein Super Agent kann Ihnen dabei helfen, den Überblick über die Bedürfnisse Ihrer Clients zu behalten und die Nachverfolgung zu automatisieren. `
Konvergenz und Kontext
Das Problem einer Agentur ist selten „mangelnder Aufwand”. Es ist Fragmentierung: Arbeit, Dokumente, Unterhaltungen und Client-Kontexte sind über zu viele Orte verteilt.
Meine erste Agentur stützte sich auf unverbundene Systeme, die nicht miteinander kommunizierten.
- Die interne Kommunikation erfolgte über Slack und E-Mail.
- Dokumente wurden in Google Docs gespeichert.
- Wir haben im Zuge der Weiterentwicklung unserer Agentur ständig die Tools für das Projektmanagement gewechselt.
- Client-Aufgaben wurden an einem Ort verwaltet.
- Helpdesk in einem anderen
- Inhaltskalender in einem anderen
Im Nachhinein betrachtet war dies nicht besonders effizient. Einige Daten waren redundant, befanden sich an mehreren Orten und mussten an mehreren Orten gepflegt werden, und keines der Systeme gab den Kontext frei.
Ich hatte nichts Vergleichbares zu dem, was ClickUp heute bietet.
Als ich zu ClickUp kam, war es für mich sehr aufschlussreich zu sehen, wie ein Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitern seine Plattform für Produktivität wirklich nutzt. Die interne Kommunikation an einem Ort zu haben, Aufgaben in Chats suchen und referenzieren zu können, Aufgaben aus Diskussionen zu erstellen und Dokumente an einem Ort zu verwalten, ist unglaublich effizient.
Anstatt fünf Systeme zu haben, die unvollständige Integrationen benötigen, um Daten (aber nicht den Kontext) freizugeben, hat ClickUp alles an einem Ort. Der zentralisierte Kontext hilft dabei, dass nichts verloren geht. Und er stellt sicher, dass eine KI wie ClickUp Brain bei der Verwendung auf Aufgaben, Kommentare, zugehörige Dokumente und die mit der Arbeit verbundenen Unterhaltungen zurückgreifen kann.
Für eine Agentur wird diese Konvergenz, also die Bündelung aller Informationen an einem Ort, in Kombination mit Agenten zu einer starken Kraft, die Abläufe und die Erbringung von Dienstleistungen optimiert.
Abschließende Gedanken: Skalierung entsteht durch Systeme
Wenn Sie eine skalierbare, verkaufsfähige Agentur wollen, brauchen Sie zwei Dinge: produktisierte Dienstleistungen und Systeme, die eine konsistente Lieferung ohne Heldentaten des Gründers gewährleisten.
ClickUp 4.0, ClickUp Brain und Super Agents ersetzen nicht die Grundlagen. Sie machen sie wiederholbar.
Wenn Sie eine Agentur aufbauen möchten, die reibungslos funktioniert, ohne dass Sie bei jeder Entscheidung mitreden müssen, beginnen Sie damit, die Lieferung, das Wissen und die Nachverfolgung in ClickUp zu zentralisieren.