Sie haben zugestimmt, ein Empfehlungsschreiben zu verfassen, was bedeutet, dass Sie wirklich davon überzeugt sind, dass diese Person Gutes verdient. Das Problem besteht darin, Ihr Wissen über ihre Arbeit in ein aussagekräftiges Schreiben zu übertragen.
ChatGPT kann den Prozess beschleunigen, ohne dass Ihr Brief generisch klingt.
Sie liefern die konkreten Leistungen und Beobachtungen, und die KI hilft Ihnen dabei, diese zu überzeugenden Absätzen zu formen, die Personalverantwortliche und Zulassungsausschüsse ernst nehmen werden.
In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, wie Sie mit ChatGPT ein Empfehlungsschreiben verfassen können.
Um sicherzustellen, dass Sie alle möglichen Optionen erkunden, schauen wir uns auch an, wie ClickUp, die Alles-App für die Arbeit, Ihnen helfen kann. 🤩
Warum KI für Empfehlungsschreiben verwenden?
KI-Tools wie ChatGPT bieten eine praktische Möglichkeit, gut strukturierte Empfehlungsschreiben zu erstellen, die die Stärken eines Bewerbers effektiv hervorheben.
Schauen wir uns an, warum Sie solche tools verwenden sollten:
- Spart wertvolle Zeit: Erstellt in wenigen Minuten einen soliden ersten Entwurf, sodass Sie nicht stundenlang auf ein leeres Blatt starren müssen.
- Bietet strukturelle Anleitung: Organisiert Ihre Gedanken in einem geeigneten Briefformat mit passenden Einleitungen, Hauptteilen und Schlussformeln.
- Verwendet wirkungsvolle Sprache: Hilft dabei, Leistungen und Qualitäten auf überzeugende Weise zu formulieren, auf die Sie vielleicht nicht sofort kommen würden.
- Behebt Schreibblockaden: Bietet Ihnen einen Ausgangspunkt, den Sie mit konkreten Anekdoten verfeinern und personalisieren können.
Der Schlüssel liegt darin, KI als Ihren Entwurfsassistenten zu nutzen, nicht als Ihren Ersatz. Sie müssen weiterhin authentische Details und persönliche Beobachtungen hinzufügen, die nur Sie kennen.
📮 ClickUp Insight: 37 % unserer Befragten nutzen KI für die Erstellung von Inhalten, einschließlich Schreiben, Bearbeitung und E-Mails. Dieser Prozess erfordert jedoch in der Regel den Wechsel zwischen verschiedenen Tools, wie z. B. einem Tool zur Inhaltserstellung und Ihrem Workspace.
Mit ClickUp erhalten Sie KI-gestützte Schreibhilfe für den gesamten Workspace, einschließlich E-Mails, Kommentaren, Chats, Dokumenten und mehr – und das alles unter Beibehaltung des Kontexts Ihres gesamten Workspaces.
Wie man mit ChatGPT ein Empfehlungsschreiben verfasst (Schritt für Schritt)
Das Verfassen eines Empfehlungsschreibens kann sich wie eine weitere Aufgabe anfühlen, die in einen bereits vollgepackten Tag hineingezwängt wird.
Wenn Sie ChatGPT richtig einsetzen, erhalten Sie einen fehlerfreien Entwurf, der dennoch persönlich, glaubwürdig und auf Ihre Stimme abgestimmt ist. Lassen Sie uns verstehen, wie man mit ChatGPT ein Empfehlungsschreiben verfasst. ⚓
Schritt 1: Sammeln Sie Informationen über den Kandidaten
Bevor Sie ChatGPT mit Eingabeaufforderungen füttern, sammeln Sie die Details, die den Ton und die Ausrichtung des Schreibens bestimmen. Dieser Schritt entscheidet über die Qualität des Ergebnisses, da das Modell auf der Grundlage des von Ihnen bereitgestellten Kontexts schreibt.
Hier ist, was Sie zusammenstellen müssen:
- Wer ist der Kandidat: Sein vollständiger Name, seine derzeitige Rolle und worauf er sich bewirbt
- Ihre Beziehung: Wie lange kennen Sie die Person schon und in welcher Funktion (Vorgesetzter, Professor, Teamleiter)?
- Einzigartige Eigenschaften: Ihre Stärken, Ihre Arbeitsweise und berufliche oder akademische Eigenschaften, die Sie hervorheben möchten.
- Erfolge: Zahlen, Ergebnisse oder Beispiele, die die tatsächliche Wirkung verdeutlichen
- Bevorzugter Tonfall: Möchten Sie, dass das Schreiben formell, freundlich, prägnant oder überzeugend klingt?
📌 Beispiel: Ich habe zwei Jahre lang mit Carrie zusammengearbeitet, nachdem sie sich beruflich neu orientiert hatte. Sie hat unser Einarbeitungsprogramm verbessert und die Einarbeitungszeit um 22 % verkürzt. Sie ist stark in den Bereichen Kommunikation, Führung und Problemlösung.
Schritt 2: Entwerfen Sie effektive Eingabeaufforderungen
Hier verwandeln Sie Ihre gesammelten Informationen in eine klare und strukturierte Eingabeaufforderung. Je genauer Ihre Anweisungen sind, desto genauer und hilfreicher wird das von ChatGPT generierte Schreiben sein.
Ihre Eingabeaufforderung sollte Folgendes enthalten:
- Eine kurze Beschreibung Ihrer Beziehung zum Bewerber
- Wozu dient das Schreiben?
- Einige bemerkenswerte Leistungen oder Eigenschaften
- Jedes Szenario oder jede Geschichte, auf die Sie Bezug nehmen möchten
- Der von Ihnen bevorzugte Ton und die Länge
📌 Beispiel: Verfassen Sie ein eine Seite langes Empfehlungsschreiben für meine ehemalige Projektanalystin Carrie Adams, die sich für einen Masterstudiengang in Datenanalyse bewirbt. Ich habe sie drei Jahre lang betreut. Heben Sie ihre Problemlösungskompetenz, ihre bemerkenswerten technischen Fähigkeiten und ihre Initiative beim Aufbau eines wöchentlichen Dashboards für die Berichterstellung hervor, durch das die manuelle Arbeit um 40 % reduziert werden konnte. Verwenden Sie einen professionellen, freundlichen Ton.
Schritt 3: Überprüfen und personalisieren Sie den Text, um Authentizität zu gewährleisten
ChatGPT liefert Ihnen die Grundlagen, aber erst die Personalisierung macht es glaubwürdig. Hier sind einige Tipps für die Bearbeitung von KI-Inhalten, um sie an Ihren Stil anzupassen:
- Ersetzen Sie alle Ausdrücke, die Sie niemals verwenden würden (z. B. „außergewöhnlich vorbildlich“).
- Fügen Sie ein oder zwei eigene Sätze hinzu.
- Formulieren Sie die Schlusszeile so um, dass sie zu Ihrem Stil passt.
- Achten Sie darauf, dass die Anekdote authentisch wirkt und im richtigen Absatz platziert ist.
- Entfernen Sie übermäßig formelle Formulierungen, die zu dramatisch wirken.
Schritt 4: Formatieren und fertigstellen
Nachdem Sie den Inhalt überarbeitet haben, besteht der letzte Schritt darin, eine persönliche Note hinzuzufügen. Formatieren Sie das Schreiben professionell und leserfreundlich, damit der Leser sofort Ihre Beziehung zum Kandidaten versteht.
Schließen Sie das KI-generierte Schreiben ab, indem Sie:
- Geben Sie Ihren Namen, Ihren Titel und Ihre Kontaktdaten an.
- Halten Sie die Absätze kurz und lesbar
- Sicherstellen, dass Daten, Namen und Fakten korrekt sind
- Verwenden Sie ein einheitliches Layout mit angemessenen Abständen.
- Beenden Sie Ihren Brief mit einer klaren, selbstbewussten Schlussformel.
Nutzen Sie diese abschließende Überprüfung, um vor dem Versenden sachliche Unstimmigkeiten oder Probleme mit dem Tonfall zu erkennen.
🧠 Wissenswertes: Im alten Rom waren Empfehlungsschreiben als litterae commendaticiae bekannt. Cicero, Plinius und andere elitäre Schriftsteller nutzten diese Form, um jüngere Menschen potenziellen Gönnern zu empfehlen. Interessanterweise konzentrierten sich die Verfasser dieser alten Briefe oft mehr darauf, sich selbst zu loben als die empfohlene Person.
Beispiele für ChatGPT-Empfehlungsschreiben
Um das richtige Ergebnis zu erzielen, müssen Sie zunächst eine klare, detaillierte Eingabeformulierung erstellen.
Je mehr spezifische Informationen Sie dem großen Sprachmodell zur Verfügung stellen, desto persönlicher und effektiver wird Ihr Empfehlungsschreiben sein. Probieren Sie diese ChatGPT-Eingabeaufforderungen aus:
Grundlegende professionelle Empfehlung
Verfassen Sie ein Empfehlungsschreiben für [Name], der von [Daten] als [Position] bei [Unternehmen] tätig war. Heben Sie seine Fähigkeiten in [spezifischen Bereichen wie Projektmanagement, Kommunikation, technisches Fachwissen], wichtige Erfolge einschließlich [quantifizierbarer Ergebnisse] und Charaktereigenschaften wie [Zuverlässigkeit, Kreativität, Führungsqualitäten] hervor. Das Schreiben ist für eine [Bewerbung/Aktion] in der [Branche] bestimmt.
Akademische Empfehlung für die Graduiertenschule
Erstellen Sie ein Empfehlungsschreiben für meinen Studenten [Name], der sich für [bestimmtes Programm] an der [Universität] bewirbt. Er hat sich in [Kursnamen] hervorgetan, starke [analytische/Forschungs-/Schreib]fähigkeiten bewiesen und [Thesis/Forschungsprojekt/unabhängiges Studium] fertiggestellt. Geben Sie seinen Notendurchschnitt von [Nummer], seine Führungsrolle in [Studentenorganisationen], Veröffentlichungen oder Präsentationen und sein Erfolgspotenzial in [Feld] an.
🔍 Wussten Sie schon? In Deutschland gibt es ein sehr formelles, kodifiziertes System für Arbeitszeugnisse. Selbst negative Bewertungen werden in sorgfältig diplomatischer (oder euphemistischer) Sprache formuliert.
Empfehlung für ein Stipendium
Schreiben Sie ein Empfehlungsschreiben für [Name], der sich für [Name des Stipendiums] bewirbt. Heben Sie dabei seine akademischen Leistungen (GPA: [Nummer], Klassenrang: [Position]), seine finanzielle Bedürftigkeit, sein soziales Engagement, einschließlich [spezifische Aktivitäten], seine Führungsrollen in [Organisationen] und die Vorteile hervor, die ihm dieses Stipendium beim Erreichen seiner [Ziele] bieten wird.
⚙️ Bonus: Lernen Sie, wie Sie LinkedIn-Empfehlungen verfassen, die Ihre Wirkung unterstreichen, Ihre Stärken klar hervorheben und sich von anderen abheben.
Empfehlung für eine Position im Forschungsbereich
Schreiben Sie einen Brief für [Name], der sich für [Position/Stipendium] bewirbt. Beschreiben Sie detailliert seine Forschungserfahrung in [spezifischem Bereich], die von ihm beherrschten Methoden, Veröffentlichungen (Liste der Titel), Konferenzvorträge, Erfahrung im Verfassen von Förderanträgen, Kooperationsfähigkeiten und innovative Beiträge zu [Feld].
🧠 Wissenswertes: Im Jahr 1534 veröffentlichte der Humanist Juan Luis Vives „De conscribendis epistolis” ( „Über das Schreiben von Briefen ”), in dem er lehrte, wie man verschiedene Arten von Briefen schreibt – darunter Bittbriefe, Glückwunschschreiben, Trostbriefe usw.
Empfehlung für einen Karrierewechsel
Erstellen Sie ein Schreiben, in dem Sie den Wechsel von [Name] von [aktuellem Feld] zu [neuem Feld] unterstützen. Heben Sie übertragbare Fähigkeiten wie [Beispiele], relevante Studienleistungen oder Zertifizierungen in [neuem Feld], die durch [ehrenamtliche Tätigkeiten/Projekte] unter Beweis gestellte Leidenschaft und Eigenschaften hervor, die die Person anpassungsfähig machen, wie [Lernfähigkeit, Belastbarkeit].
Limitierungen bei der Verwendung von ChatGPT zum Verfassen von Empfehlungsschreiben
Es ist wichtig zu verstehen, was ChatGPT beim Erstellen von Empfehlungsschreiben nicht erledigen kann, damit Sie entsprechende Umgehungslösungen finden können.
Wichtige Limite, die zu beachten sind:
- Erzeugt allgemeine Briefe: Ohne detaillierte Eingaben generiert die KI formelhafte Formulierungen, die wie alle anderen Empfehlungsschreiben klingen, was die Wirkung schwächt.
- Kein Zugriff auf echte Leistungsdaten: ChatGPT kann keine tatsächlichen Noten, Ergebnisse von Projekten, Verkaufszahlen oder verifizierte Leistungen abrufen; Sie müssen Alles bereitstellen, und Fehler in Ihren Eingaben spiegeln sich in den Ergebnissen wider.
- Fehlende emotionale Authentizität: KI hat Schwierigkeiten, die echte Begeisterung, die nuancierte Charakterbewertung und die persönliche Verbindung einzufangen, die Bewerter in starken Empfehlungen suchen.
- Erfordert umfangreiche Bearbeitung: Sie müssen Zeit investieren, um Details hinzuzufügen, den Ton anzupassen und sicherzustellen, dass das Schreiben Ihre Beziehung zum Kandidaten wirklich widerspiegelt.
🧠 Wissenswertes: Im Mittelalter gab es ein formales Studium namens ars dictaminis (lateinisch für „die Kunst des Briefeschreibens “), in dem Menschen lernten, wie man formelle Briefe schreibt, darunter Empfehlungsschreiben, Vorstellungsbriefe und andere Briefformen. Dabei handelte es sich um Regeln für Struktur, Formulierung und moralischen Ton, die aus rhetorischen Traditionen abgeleitet waren.
Wie ClickUp Ihnen hilft, bessere Empfehlungsschreiben zu verfassen
ChatGPT kann Ihnen definitiv beim Verfassen eines Empfehlungsschreibens helfen.
Bevor Sie jedoch beginnen können, müssen Sie Stellenbeschreibungen, Leistungslisten und Projektdetails kopieren und einfügen sowie Leistungsnotizen hochladen. Das ist eine Menge Arbeit, puh.
ClickUp ist anders. Als beste ChatGPT-Alternative für Aufgaben am Arbeitsplatz kennt es Ihren Arbeitsbereich bereits in- und auswendig. Schließlich ist es die Allround-App für die Arbeit, die Projektmanagement, Wissensmanagement und Chat kombiniert – alles unterstützt durch KI, die Ihnen hilft, schneller und intelligenter zu arbeiten.
Hier erfahren Sie genauer, wie ClickUp Ihnen dabei hilft, bessere Empfehlungsschreiben zu verfassen. ✍️
Beginnen Sie Ihren Entwurf, ohne auf eine leere Seite zu starren
Wenn Sie mit einem Brief beginnen, versuchen Sie, keine Leistungen, Metriken, Ergebnisse von Projekten und Persönlichkeitsmerkmale auszulassen. Sie benötigen Alles an einem Ort, um daraus eine überzeugende Erzählung zu formen.
ClickUp Docs bietet Ihnen einen Entwurfsbereich, der sich natürlich und flexibel anfühlt. Es unterstützt Rich-Text-Formatierung und kollaborative Live-Bearbeitung, ideal für Fälle, in denen ein Kandidat seine Anregungen freigeben möchte, bevor Sie das Empfehlungsschreiben versenden.
Angenommen, Sie schreiben für Jordan Mitchell, der eine Initiative zur Kundenbindung geleitet hat. Sie erstellen ein Dokument, fügen einen Abschnitt mit dem Titel „Wichtige Erfolge” hinzu, heben seine 12-prozentige Steigerung der Kundenbindung hervor und fügen einen Hinweis auf ein herausragendes Beispiel ein. Sie können sogar eine kleine Tabelle hinzufügen, in der Projektnamen, Metriken und unterstützende Links aufgeführt sind.
ClickUp Brain ist direkt in dieses Dokument integriert. Es fungiert als Ihr Schreibpartner und liest alles, was mit Jordans Arbeit zu tun hat, einschließlich Aufgaben, Kommentaren, Anhängen und früheren Projektnotizen. Es zieht diese Details aus dem Kontext und entwirft alles, was er braucht, ohne zusätzliche Eingaben.
Sie können grobe Stichpunkte hervorheben, wie z. B. „Neugestaltung des Dashboards zur Kundenbindung“, „Reduzierung der Aufwände für die Berichterstellung“ und „Identifizierung von Abwanderungssegmenten im zweiten Quartal“, und ClickUp Brain bitten, diese in einen übersichtlichen Absatz umzuwandeln. Mit einem Klick wird dieser direkt in das Dokument eingefügt. Mit einem weiteren Klick wird er im Hinblick auf einen einheitlichen Ton umgeschrieben.
📌 Beispielaufgabe: Verwandeln Sie diese Stichpunkte in einen fünfzeiligen Empfehlungsabsatz, der sich auf messbare Leistungen konzentriert und einen für die Zulassung geeigneten Ton beibehält.
Organisieren Sie alle Briefanfragen, damit nichts übersehen wird.
Während der Hochsaison für Zulassungen tauchen Empfehlungsanfragen in E-Mails, Nachrichten, Text-Erinnerungen von Studenten, zufälligen Formular-Übermittlungen und kurzen Unterhaltungen auf dem Flur auf.
Um diese Anfragen zu optimieren, können Sie ein ClickUp-Formular erstellen. Auf diese Weise können die Studierenden alle relevanten Informationen, die Sie benötigen, an einem Ort einreichen. ClickUp Automatisierungen können dann die administrative Last übernehmen.
Nehmen wir an, Emily sendet ihre MBA-Empfehlungsanfrage über Ihr ClickUp-Formular.
Sobald ihre Übermittlung eintrifft, wird eine Automatisierung ausgelöst:
- Erstellt eine Aufgabe namens „Emily LOR – Wharton MBA”
- Fügt ihr Fälligkeitsdatum vom 15. Januar als Frist für die Aufgabe hinzu.
- Tags: „MBA” und „Leadership Focus”
- Füllt eine Checkliste aus, die Entwurf, interne Überprüfung und abschließende Korrekturlesung umfasst.
- Weist Ihrem Prüfer zu, wenn der Entwurf in den Status „Muss geprüft werden” wechselt.
- Sendet Ihnen 48 Stunden vor Ablauf der Frist eine ClickUp-Erinnerung.
Oder Sie können an dieser Stelle einen E-Mail-Entwurfs-KI-Agenten zu Ihrem Workflow hinzufügen, der bereits einen ersten Entwurf für Sie erstellt!
Verwenden Sie mehrere KI-Modelle, ohne zwischen Tools wechseln zu müssen
Manchmal benötigen Sie für verschiedene Teile Ihres Schreibens unterschiedliche KI-Fähigkeiten.
ChatGPT für einen klaren Ton, Claude für lange Texte und Gemini für die Interpretation technischer Daten. Normalerweise würden Sie zwischen den tools hin- und herwechseln, bis Ihr Browser zu einem chaotischen Durcheinander wird, auch bekannt als AI Sprawl.
Mit ClickUp Brain ist das jedoch nicht mehr nötig.
Ava hat beispielsweise gerade ein Projekt zum Thema maschinelles Lernen fertiggestellt. In ihrem Drive-Ordner befinden sich ihr Jupyter-Notebook und ihr Abschlussbericht. In ihrem SharePoint-Ordner befinden sich die Notizen zum Team-Sprint. Brain führt beide in einem Chat-Thread zusammen.
Sie können Claude wählen, um den langen Bericht zu analysieren, zu Gemini wechseln, um eine technische Aufschlüsselung der Modellgenauigkeit zu erhalten, und dann zu ChatGPT wechseln, um den Tonfall Ihres letzten Absatzes zu verfeinern.
Sprechen Sie Ihre Ideen laut aus
ClickUp Brain MAX vereint all dies in einer einzigen, eigenständigen Desktop-App und ergänzt sie um sprachgesteuerte Funktionen für die Produktivität.
Denn einige Ihrer klarsten Gedanken kommen zum Vorschein, wenn Sie die Geschichte laut erzählen. Sie denken an die Zeit, als Marcus Hill um 2 Uhr morgens einen Live-Server-Incident bearbeitete, einen Junior-Ingenieur Schritt für Schritt durch seinen Debugging-Prozess führte und das gesamte Team ruhig hielt, während das System wiederhergestellt wurde.
Das Abtippen der gesamten Erklärung bremst Ihren Schwung, nimmt Ihrer Darstellung die Emotionalität und verwandelt eine lebhafte Erinnerung in flache Sätze, die nicht wiedergeben, was Marcus' Antwort eigentlich so beeindruckend gemacht hat.
Talk to Text in ClickUp Brain MAX löst dieses Problem, indem es Ihnen ermöglicht, natürlich zu sprechen und Ihre Stimme sofort in Text umzuwandeln.
Drücken Sie die Verknüpfung und beginnen Sie zu sprechen, als würden Sie einem Kollegen bei einer Tasse Kaffee die Geschichte von Marcus erzählen. Das Transkript erscheint sofort und wird in Ihre Zwischenablage kopiert. Sie können es in Ihr Dokument einfügen, die Kernaussage markieren und ClickUp Brain MAX bitten, daraus einen Absatz zu formen, der den Erwartungen eines Zulassungsbeauftragten entspricht.
Ein G2-Rezensent gibt freigeben:
ClickUp Brain MAX ist eine unglaubliche Bereicherung für meinen Workflow. Durch die Kombination mehrerer LLMs in einer Plattform sind die Antworten schneller und zuverlässiger, und die Sprach-zu-Text-Funktion der Plattform spart enorm viel Zeit. Ich schätze auch die Sicherheit auf Unternehmensniveau, die mir beim Umgang mit sensiblen Informationen ein beruhigendes Gefühl gibt. Am meisten beeindruckt mich, wie es mir hilft, den Überblick zu behalten und klarer zu denken – egal, ob ich Meetings zusammenfasse, Inhalte entwerfe oder neue Ideen brainstorme. Es fühlt sich an, als hätte ich einen All-in-One-KI-Assistenten, der sich an meine Bedürfnisse anpasst.
ClickUp Brain MAX ist eine unglaubliche Bereicherung für meinen Workflow. Durch die Kombination mehrerer LLMs in einer Plattform sind die Antworten schneller und zuverlässiger, und die Sprach-zu-Text-Funktion der Plattform spart enorm viel Zeit. Ich schätze auch die Sicherheit auf Unternehmensniveau, die mir beim Umgang mit sensiblen Informationen ein beruhigendes Gefühl gibt. Am meisten beeindruckt mich, wie es mir hilft, den Überblick zu behalten und klarer zu denken – egal, ob ich Meetings zusammenfasse, Inhalte entwerfe oder neue Ideen brainstorme. Es fühlt sich an, als hätte ich einen All-in-One-KI-Assistenten, der sich an meine Bedürfnisse anpasst.
🔍 Wussten Sie schon? Einer der ältesten erhaltenen wichtigen Briefe ist De litteris colendis, adressiert von (oder im Namen von) Kaiser Karl dem Großen an Abt Baugulf, etwa aus dem 8. bis 9. Jahrhundert. Darin wurde die Ausbildung des Klerus gefordert, da viele von ihnen Analphabeten waren, was zeigt, wie Briefe zur Formung der Politik und für Reformen genutzt wurden.
Struktur für Empfehlungsschreiben
Ein gut strukturiertes Empfehlungsschreiben folgt einer vorhersehbaren Struktur, die es den Lesern erleichtert, den Kandidaten schnell zu beurteilen.
Das sieht in der Regel so aus:
- Einleitender Absatz: Geben Sie Ihre Beziehung zum Kandidaten an, wie lange Sie ihn bereits kennen und in welcher Funktion. Sie sollten auch eine unmittelbare Empfehlung einfügen, die Ihre Begeisterung zum Ausdruck bringt.
- Hauptteil (2–3 Absätze): Jeder Absatz sollte sich auf eine bestimmte Stärke oder Qualifikation konzentrieren. Verwenden Sie nach Möglichkeit konkrete Beispiele mit messbaren Ergebnissen. Gehen Sie auf Fähigkeiten ein, die für die jeweilige Rolle relevant sind (akademische Fähigkeiten für ein Aufbaustudium, Führungsqualitäten für Rollen im Management, technische Fähigkeiten für spezialisierte Positionen).
- Charakterbewertung: Widmen Sie persönlichen Eigenschaften wie Integrität, Arbeitsmoral, Kooperationsfähigkeit oder Belastbarkeit ausreichend Space. Diese Soft Skills unterscheiden oft Kandidaten mit ähnlichen Qualifikationen voneinander.
- Vergleichende Aussage: Geben Sie gegebenenfalls an, wo diese Person im Vergleich zu anderen Personen steht, mit denen Sie zusammengearbeitet haben („zu den besten 5 % der von mir unterrichteten Studenten“ oder „einer der besten Projektmanager in meinem Team“).
- Abschließender Absatz: Untermauern Sie Ihre Empfehlung mit einer klaren Erklärung, die sie unterstützt, und bieten Sie an, zusätzliche Informationen bereitzustellen, indem Sie Ihre Kontaktdaten hinzufügen.
- Professionelle Signatur: Geben Sie Ihren Titel, Ihre Institution/Ihr Unternehmen, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse an, um Glaubwürdigkeit zu schaffen.
🔍 Wussten Sie schon? An einigen Orten (insbesondere in den USA) ermöglichen es Gesetze zur Offenlegung von Dokumenten, dass Personen Zugang zu Empfehlungsschreiben erhalten, die für Einstellungen, Festanstellungen oder akademische Zulassungen eingereicht wurden.
Vorlagen für gängige Empfehlungsschreiben-Szenarien
Mit der richtigen Vorlage für ein Empfehlungsschreiben für Ihre spezifische Situation verläuft der Schreibprozess reibungsloser und Sie können sicher sein, dass Sie alle notwendigen Elemente einbeziehen.
Hier finden Sie bewährte Vorlagen für die gängigsten Szenarien. 📝
1. Funktionale Einfachheit Empfehlungsschreiben für das College-Programm von Canva
Diese Vorlage enthält oben Ihren institutionellen Briefkopf, gefolgt vom Datum und den Angaben zum Empfänger. Der Hauptteil folgt einer klaren dreiteiligen Struktur.
Beginnen Sie mit einer Einleitung, in der Sie Ihre Beziehung zu dem Studenten und dem Studiengang, für den er sich bewirbt, darlegen. Folgen Sie mit zwei bis drei Absätzen, in denen Sie seine akademischen Stärken und persönlichen Qualitäten anhand konkreter Beispiele hervorheben. Im Schluss bekräftigen Sie Ihre Empfehlung und bieten an, weitere Informationen zur Verfügung zu stellen.
🧠 Wissenswertes: Cicero, der berühmte römische Redner, schrieb Briefe, in denen er junge Clients seinen Freunden empfahl. Allerdings betonte er oft, dass die Verbindung zu ihm (Cicero) nicht nur für die von ihm empfohlene Person von Vorteil sei, sondern auch für ihn selbst.
2. Vorlage für ein Empfehlungsschreiben für eine Beförderung von AIHR
Das interne Empfehlungsformat beginnt mit Ihrem Namen, Ihrem Titel und Ihren Unternehmensinformationen, gefolgt von einer direkten Anrede an den Entscheidungsträger. Im ersten Absatz werden der Name des Mitarbeiters, seine aktuelle Position und die Beförderung, für die Sie ihn empfehlen, sowie Ihre Arbeitsbeziehung klar angegeben.
Was diese Vorlage so effektiv macht, ist ihr Fokus auf Führungspotenzial und die Bereitschaft, mehr Verantwortung zu übernehmen. Der abschließende Absatz enthält eine überzeugende Empfehlung und Ihre Kontaktdaten für weitere Fragen, wobei durchgehend ein freundlicher, aber professioneller Ton beibehalten wird.
3. Vorlage für ein Empfehlungsschreiben für ein Stipendium von Template.net
Diese Vorlage für ein Empfehlungsschreiben für ein Stipendium zeichnet sich durch ein professionelles Branding im oberen Bereich aus, gefolgt von einem klaren Titel und Datum. Die Einleitung weckt sofort die Aufmerksamkeit und richtet sich mit einer starken, enthusiastischen Sprache an den Stipendienausschuss, um zu begründen, warum dieser Student eine Berücksichtigung verdient.
Anschließend wird nahtlos auf die akademischen Leistungen eingegangen, wobei bestimmte Erfolge und Noten hervorgehoben werden, die die intellektuellen Fähigkeiten belegen. Die Vorlage ist eine gute Wahl, da sie Professionalität mit echter Fürsprache verbindet und Ihnen hilft, neben den Fakten auch emotionale Argumente vorzubringen.
🔍 Wussten Sie schon? Die American Historical Association (AHA) empfiehlt, dass Einstellungsausschüsse erst nach der ersten Auswahlrunde um Empfehlungsschreiben bitten sollten. Damit soll die Belastung für die Verfasser der Empfehlungsschreiben verringert und den Bewerbern Zeit und Geld gespart werden.
4. Empfehlungsschreiben für Visumanträge mit Vorlage von Template.net
Diese Vorlage für ein Empfehlungsschreiben für einen Visumantrag kommt direkt auf den Punkt: Sie empfehlen diese Person für ihr Visum und erläutern Ihre Beziehung zu ihr. Anschließend werden ihre Bildungsabschlüsse und Berufserfahrung aufgeführt, mit konkreten Beispielen für ihre Arbeit und messbaren Erfolgen, die ihre Qualifikationen belegen.
Der Schlüssel hierbei ist, zu zeigen, warum ihre Fachkenntnisse wichtig sind und welchen Wert sie bieten. Der Brief schließt mit einer überzeugenden Empfehlung und dem Angebot, weitere Fragen zu beantworten.
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Tipps und Best Practices für überzeugende Briefe
Über die reine Verwendung von KI als Entwurfswerkzeug hinaus erfordern effektive Empfehlungsschreiben strategische Ansätze, die Kandidaten hervorheben.
Hier sind bewährte Techniken, um Ihre Briefe zu verbessern. 👇
- Verwenden Sie die STAR-Methode für Beispiele: Strukturieren Sie Ihre persönlichen Anekdoten anhand von „Situation, Aufgabe, Aktion und Ergebnis“, um konkrete Belege für die Fähigkeiten des Bewerbers zu liefern.
- Wenden Sie den Spezifitätstest an: Schreiben Sie Ihren Satz um, wenn er auch auf 50 andere Bewerber zutreffen könnte, und ersetzen Sie ihn durch konkrete Angaben (Zahlen, Projekte, tatsächliche Zitate).
- Fügen Sie die „Failure-to-Growth”-Geschichte hinzu: Fügen Sie kurze Beispiele dafür hinzu, wie der Kandidat mit Rückschlägen umgeht, um seine Zeichen besser zu verdeutlichen.
- Beginnen Sie mit Ihrer größten Stärke: Beginnen Sie mit Ihrer überzeugendsten Beobachtung oder der herausragenden Eigenschaft des Kandidaten, um sofort Aufmerksamkeit zu erregen.
- Vergleichsanker einsetzen: Vergleichen Sie sie mit erfolgreichen Absolventen, veröffentlichten Forschern oder Fachleuten in diesem Feld, um den Bewertern einen aussagekräftigen Maßstab zu geben.
🔍 Wussten Sie schon? Die Kunst des Briefeschreibens (auch Epistolographie genannt) war in der späten römischen und byzantinischen Zeit ein hochentwickeltes rhetorisches Genre.
Ethische, datenschutzrechtliche und politische Überlegungen
Die Verwendung von KI zum Verfassen von Empfehlungsschreiben bringt eine Reihe von Verantwortlichkeiten mit sich.
Untersuchungen von Foundry10 zeigen, dass 31 % der Lehrer bereits generative KI beim Verfassen von Empfehlungsschreiben einsetzen, hauptsächlich um Schlüsselpunkte zu sammeln, die Klarheit zu verbessern und den Ton anzupassen. Dies zeigt, wie KI bereits Teil der Empfehlung in der täglichen Praxis ist.
Allerdings erhöht diese Nutzung die Risiken für den Datenschutz und den Umgang mit Daten. Stanford hat herausgefunden, dass viele KI-Anbieter von Benutzern eingereichte Texte und Daten der Unterhaltungen speichern und diese möglicherweise zum Trainieren zukünftiger Modelle verwenden. Dadurch werden Informationen über Schüler, wie Notendurchschnitte, Auszeichnungen und persönliche Geschichten, gefährdet, wenn Lehrer diese direkt in KI-Systeme einfügen.
Es besteht ein klarer Bedarf an eindeutigen institutionellen Regeln darüber, welche Daten hochgeladen werden dürfen und welche tools die Compliance-Standards erfüllen.
Voreingenommenheit bleibt ein paralleles Problem. Ein PMC-Bericht stellt fest, dass KI subjektive Abweichungen in Empfehlungsschreiben durch die Standardisierung der Sprache reduzieren kann, aber die Voreingenommenheit der Trainingsdaten kann Ungleichheiten noch verstärken, wenn Pädagogen sich ohne Überprüfung auf Musterformulierungen verlassen.
Der verantwortungsvollste Ansatz kombiniert KI-gestützte Entwürfe mit menschlicher Korrektur hinsichtlich Kontext, Nuancen und Fairness, um sicherzustellen, dass das Schreiben korrekt, personalisiert und ethisch unbedenklich bleibt.
Hier ist eine Empfehlung: Probieren Sie ClickUp aus!
Das Verfassen eines überzeugenden Empfehlungsschreibens beginnt mit klaren Beispielen, einer klaren Struktur und einer klaren Absicht.
ChatGPT hilft Ihnen dabei, die leere Seite zu überwinden, aber die eigentliche Arbeit müssen Sie weiterhin selbst erledigen: die Geschichten auswählen, den Kontext hinzufügen und eine ehrliche Empfehlung formulieren, die menschlich wirkt.
ClickUp geht noch einen Schritt weiter. Hier arbeiten Sie in einem Workspace, der bereits alle benötigten Informationen enthält. Sie erstellen einen Entwurf in Docs, verfeinern ihn mit ClickUp Brain, Brain MAX und Talk to Text und organisieren alle Anfragen mit Automatisierungen, ohne Zeit zu verlieren.
Warten Sie nicht auf eine offizielle Einladung. Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an! ✅