Wie integriere ich Projektmanagement-tools in Messaging-Plattformen?

Hier ist eine gewagte These: Die heutige Arbeit ist kaputt.

Über 60 % unserer Zeit geht verloren, weil wir Projektdaten über getrennte tools hinweg freigeben, suchen und aktualisieren müssen. Das Ergebnis? Zeitverlust und geringere Produktivität.

Durch die Integration von Projektmanagement-tools in Instant-Messaging-Plattformen können Sie jedoch einen vernetzten Arbeitsbereich schaffen, in dem Updates, Aufgaben und Unterhaltungen zentralisiert werden.

Stellen Sie sich vor, Sie könnten Updates zu Projekt-Zeitleisten, Status oder Hindernissen abrufen, indem Sie einfach eine Frage stellen. Das ist echte Bequemlichkeit!

In diesem Artikel untersuchen wir, wie Projektmanagement-tools in Messaging-Plattformen integriert werden können, und skizzieren die einzelnen Schritte dieses Prozesses.

Warum die Integration von Projekt-Tools in Messaging-Plattformen wichtig ist

Der folgende Reddit-Austausch zwischen einem Start-up-Gründer und einem Fachmann verdeutlicht die Mängel des modernen Projektmanagements.

Ja, Aufgaben in Nachrichten gehen verloren. Die Frage ist jedoch eher, wie Sie dies leicht vermeiden können. Ich erhalte beispielsweise eine iMessage mit einer Aufgabe zu erledigen. Wie sieht Ihr Workflow aus, um diese aus iMessages in eine App zu übertragen?

Dies ist die alltägliche Lücke, die Projektmanager zwischen Kommunikationstools und Projektmanagement-Software feststellen und die dazu führt, dass wichtige Maßnahmen in Chatten-Threads untergehen.

Die Lösung für dieses Problem besteht darin, Ihr Projektmanagement-tool in Messaging-Plattformen zu integrieren, wodurch drei große Probleme gelöst werden:

✅ Zentralisieren Sie die gesamte Kommunikation in speziellen Kanälen, um die Nachverfolgung des Fortschritts zu erleichtern und auf dem Laufenden zu bleiben.

✅ Reduzieren Sie Kontextwechsel, indem Sie Aktualisierungen verwalten, Projektpläne erstellen, Aufgaben zuweisen und auf Dateien zugreifen, ohne Ihre Kommunikationsplattform zu verlassen.

✅ Leiten Sie automatische Benachrichtigungen aus Ihrer Projektmanagement-Software an Messaging-Apps weiter, um über Termine auf dem Laufenden zu bleiben, sich wiederholende Aufgaben, Blockaden oder Aufgabeänderungen zu reduzieren.

✅ Verbessern Sie die Einbindung Ihrer Stakeholder, indem Sie ihnen Sichtbarkeit in den Projektfortschritt gewähren und Projektaktualisierungen direkt über vertraute Kanäle verwalten.

✅ Fördern Sie die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz, indem Sie dem gesamten Team an einem Ort Zugriff auf gemeinsame Updates und Dokumente gewähren.

Gängige Messaging-Plattformen für die Integration

Chatten haben einen höheren Wert, als wir ihnen oft zuschreiben.

Dies sind Bereiche, in denen sich Pläne ändern, Prioritäten sich weiterentwickeln und Projektziele neu definiert werden. Wenn diese Unterhaltungen nicht festgehalten werden, entsteht eine Kluft zwischen Teams und Führungskräften.

Deshalb ist die Integration der effektivsten Messaging-Plattformen für die Abstimmung in Echtzeit so wichtig. Hier sind die gängigsten Plattformen, auf die Sie sich konzentrieren sollten:

1. Microsoft Teams (am besten geeignet für einheitliche Microsoft 365-Workflows)

Für Unternehmen, die im Microsoft-Ökosystem arbeiten, bietet Teams die tiefste Einbettungsebene. Um tools wie Project for the web oder Planner zu integrieren, fügen Sie diese einfach als neue Registerkarte direkt in einem Team-Kanal hinzu.

Dadurch wird der Kanal zu einem echten Projekt-Hub, in dem Ihr Speicher (OneDrive/SharePoint), Unterhaltungen und die offizielle Aufgabe alle auf demselben Bildschirm zu finden sind. Das Ziel ist vollständige Einheitlichkeit: Sie müssen die Teams-Oberfläche nie verlassen, um den Status einer Aufgabe zu aktualisieren oder eine Roadmap zu überprüfen.

Die besten Features von Microsoft Teams

Limit von Microsoft Teams

Preise für Microsoft Teams

Bewertungen und Rezensionen zu Microsoft Teams

Was sagen Benutzer aus der Praxis über Microsoft Teams?

Eine Benutzer-Bewertung lautet:

Mit dieser Plattform können Sie Videoanrufe tätigen und Meetings für die Arbeit und die Schule abhalten. Außerdem können Sie Dateien freigeben, Aufgaben verwalten und Kalender mit Ihren Kollegen koordinieren – alles innerhalb einer einzigen Anwendung. Meiner Meinung nach eignet sie sich besonders gut für die Planung von Arbeitskonferenzen, wenn ein Team sich aus der Ferne treffen muss und nicht extra ins Büro fahren kann. Das ist besonders hilfreich, wenn die Teilnehmer in verschiedenen Teilen der Welt ansässig sind, da so Zeit und Geld gespart werden. Microsoft Teams ist recht einfach zu bedienen und sieht gut aus.

2. Slack (am besten geeignet, um Unterhaltungen in Aufgaben umzuwandeln)

Slack ist aufgrund seiner Integrationsmöglichkeiten sehr beliebt, da das Tool als zentrales Nervensystem für alle Ihre separaten Apps konzipiert ist. Die Integration mit Projektmanagement-tools wie Asana, ClickUp oder Jira erfolgt in der Regel über das App-Verzeichnis, was mit nur wenigen Klicks erledigt ist.

Der beste Anwendungsfall ist das Chatten in Aktionen: Ein Teammitglied kann mithilfe einer Verknüpfung oder einer Emoji-Reaktion eine Nachricht („Kann jemand die Kundenofferte weiterverfolgen?“) sofort in eine Karte umwandeln, sodass alle Aktionspunkte erfasst werden, ohne den Thread der Unterhaltung zu verlassen.

Die besten Features von Slack

Limit-Einschränkungen von Slack

Preise für Slack

Bewertungen und Rezensionen zu Slack

Was sagen echte Benutzer über Slack?

Eine Benutzer-Bewertung lautet:

Slack bietet eine fortschrittliche, moderne und kollaborative Kommunikationsplattform, die Gruppen/Teams jeder Größe miteinander verbindet, die eine leicht zugängliche Plattform für das tägliche Chatten benötigen. Die einfache Integration war ein wichtiger Grund, warum wir uns für Slack entschieden haben. Wir verbinden uns mit Asana, um die Projektzusammenarbeit zu koordinieren, die Nachverfolgung der abgeschlossenen Aufgaben und die Verwaltung der Projektzeitleiste zu gewährleisten. Der Kundensupport bietet eine hilfreiche Anleitung zur Implementierung der Software auf verschiedenen Geräten wie Arbeitscomputern und privaten Smartphones, wodurch von überall aus flexibel darauf zugegriffen werden kann. Die tägliche Nutzung von Slack bietet verschiedene Vorteile wie den präzisen Austausch von Nachrichten und Informationen, die sichere Übertragung von Dateien und eine schnellere Kommunikation.

3. Zoom Chat (am besten geeignet für die Sichtbarkeit des Projektstatus zwischen Meetings)

Zoom ist zwar für seine Video-Features bekannt, aber seine Chat-Feature wurde entwickelt, um die Dynamik auch nach dem Meeting aufrechtzuerhalten. Die Integration mit Projektmanagement-Tools ist über den Zoom App Marketplace erledigt.

Der einfachste Integrationsweg ist die Verwendung von Zoom Chat als Benachrichtigungszentrale: Sie verbinden Apps wie Trello oder Asana, sodass Aufgabe-Aktualisierungen (z. B. „Aufgabe X ist fertiggestellt“ oder „Frist geändert“) als Echtzeit-Benachrichtigungen direkt in Ihrem projektspezifischen Chat-Kanal angezeigt werden. So bleibt der Projektstatus dort sichtbar, wo Ihr Team bereits chattet.

Die besten Features von Zoom Chatten

Limit von Zoom Chatten

Preise für Zoom Chatten

Bewertungen und Rezensionen zu Zoom Chatten

Was sagen reale Benutzer über Zoom Chatten?

Eine Benutzer-Bewertung lautet:

Innerhalb unserer Organisation haben wir Zoom Workplace zum Kern unseres digitalen Zusammenarbeitsaufwands gemacht. Die Plattform ermöglicht es uns, nahtlos zwischen Video-Meetings, gemeinsamen Arbeitsbereichen und Projektmanagement-Aufgaben zu wechseln, ohne den Kontext unserer Diskussionen zu verlieren. Dank dieser Integration sind wir nicht mehr mit der Tool-Fragmentierung konfrontiert, die früher unsere Produktivität beeinträchtigt hat.

4. Discord (am besten geeignet für einfache, sofortige Statusbenachrichtigungen in verteilten Teams)

Discord ist informell, aber leistungsstark für schnelle Kommunikation, und seine Integration erfolgt in der Regel über Automatisierungstools wie Zapier oder benutzerdefinierte Webhooks.

Da Discord nicht über das riesige native App-Verzeichnis von Slack verfügt, bedeutet die Integration oft die Einstellung einer Einbahnstraße: Wenn eine Aufgabe in Ihrem Projekt-Tool (wie ProjectManager oder Trello) aktualisiert wird, wird automatisch eine einfache Benachrichtigung an einen bestimmten Discord-Kanal gesendet.

Dies ist ideal für dezentrale Teams, die einfache, sofortige Statusbenachrichtigungen auf ihrer bevorzugten Kommunikationsplattform benötigen.

Die besten Features von Discord

Limit-Einschränkungen von Discord

Preise für Discord

Discord-Bewertungen und Rezensionen

Was sagen echte Benutzer über Discord?

Eine Benutzer-Bewertung lautet:

Discord ist ein Tor zu unendlichen Möglichkeiten. Es gibt buchstäblich Tausende und Abertausende von Servern, denen Sie beitreten können, wobei das Programm den Mittelpunkt bildet. Ich garantiere Ihnen, dass es für alles, was Sie interessiert, einen Server gibt. Gaming, Sport, Musik – für alles gibt es einen Server. Dies ist wirklich der spirituelle Nachfolger von Instant Messaging! Sie können Ihre sozialen Medien verknüpft. Sie können Ihre E-Mail verknüpft. Discord unterstützt diejenigen, die sie benötigen, UND ist einfach zu bedienen. All dies ist völlig kostenlos! Sie müssen nichts bezahlen, um Discord zu nutzen!

5. Google Chat (am besten geeignet für die kontextbezogene Erstellung von Aufgaben innerhalb von Google Workspace)

Die Integration mit Google Chat ist am stärksten, wenn Sie die Automatisierung des umfassenderen Google Workspace nutzen oder eine Verbindung über Tools wie Zapier herstellen. Das Ziel ist es, Projektdiskussionen mit Ihren Dokumenten und Aufgaben zu verknüpfen. Sie können „Spaces“ (Gruppenchats) für bestimmte Projekte einrichten und „Bots“ einladen, um Integrationen zu verwalten.

Die wichtigste Funktion ist die Datensynchronisation: Ein Bot kann eine Aufgabe in Asana automatisch aktualisieren, sobald ein Befehl im Chat Space erteilt wird, oder eine Benachrichtigung senden, wenn ein wichtiges Dokument in Google Drive geändert wird, sodass die Unterhaltung und die Arbeit stets in Verbindung stehen.

Die besten Features von Google Chatten

Einschränkungen von Google Chatten

Preise für Google Chatten

Bewertungen und Rezensionen zu Google Chat

Was sagen reale Benutzer über Google Chatten?

Eine Benutzer-Bewertung lautet :

Mir gefällt besonders gut, dass in Google Workspace alles miteinander verbunden und so einfach zu bedienen ist. Gmail, Drive, Docs, Google Meet und Kalender auf einer einzigen Plattform zu haben, macht die Zusammenarbeit so viel einfacher. Am besten gefällt mir, dass mehrere Personen Dateien in Echtzeit bearbeiten können und alles automatisch in der Cloud gespeichert wird. Das hilft mir auch bei der Organisation meiner Arbeit mit meinem Team.

6. RingCentral (am besten geeignet für die Verbindung von Client-Anrufen und Kontext mit internen Aufgaben)

Die Stärke von RingCentral liegt in der Vereinheitlichung aller externen und internen Kommunikationskanäle (Telefon, Video und chatten). Das Ziel der Integration ist es, sicherzustellen, dass die über Telefon oder SMS erfasste Kommunikation mit Kunden oder Interessenten niemals von der internen Aufgabe getrennt wird.

Sie verbinden RingCentral mit Projekt- und CRM-tools wie Jira oder ClickUp, sodass Aktionen automatisch protokolliert werden: So kann beispielsweise eine projektbezogene Voicemail eine neue Aufgabe in Jira als Auslöser oder eine während eines Client-Gesprächs gemachte Notiz als Kommentar zu einer Aufgabe in ClickUp protokolliert werden. Dadurch wird die Lücke zwischen externem Dialog und internen Aktionspunkten geschlossen.

Die besten Features von RingCentral

RingCentral-Limitations

Preise von RingCentral

Bewertungen und Rezensionen zu RingCentral

Was sagen echte Benutzer über RingCentral?

Eine Benutzer-Bewertung lautet:

Mit dem Aufgabenmanager kann ich Arbeitsabläufe über verschiedene Abteilungen und Teams hinweg effektiv überwachen. Die Meeting-Features sind genau das, was wir brauchen, um die Dynamik auf der geschäftlichen Seite aufrechtzuerhalten. Die chatten-Funktion gefällt mir sehr gut, und die GIFs sorgen für eine lustige, lockere Atmosphäre. Dank der großen Auswahl an Telefon- und IVR-Optionen können wir weiter wachsen, ohne jemals einen Anruf zu verpassen. Der Kundensupport ist nur einen Anruf oder ein Ticket entfernt. Immer freundlich und gründlich.

Für uns ist es enorm wichtig, dass wir die Sichtbarkeit von Projekten auf eine Weise erreichen können, die allen Lernstilen und Präferenzen gerecht wird. ClickUp ermöglicht auch die Integration mit Slack und Gmail, wodurch unsere Arbeit plattformübergreifend optimiert wird.

So integrieren Sie Projektmanagement-tools in Messaging-Plattformen

Mit nur wenigen cleveren Schritten können Sie Unterhaltungen mit Aktionen verknüpfen und die Zusammenarbeit Ihres gesamten Teams in Echtzeit aufrechterhalten. So integrieren Sie ein Aufgaben-Tool in eine Messaging-Plattform, ohne eine komplette technische Umstellung vornehmen zu müssen.

Schritt 1: Wählen Sie das richtige Projektmanagement-Tool

Bevor Sie über Integrationen nachdenken, ist der erste Schritt, ein effektives Projektmanagement-Tool auszuwählen, das Ihre Team für langfristigen Projekt-Erfolg in die richtige Einstellung bringt. Diese Entscheidung formt, wie gut Ihr Team zusammenarbeiten und sich an veränderte Prioritäten anpassen kann.

Laut dem Bericht „Pulse of the Profession” des Project Management Institute legen leistungsstarke Teams stets Wert auf drei Dinge: starkes Projektmanagement, die Unterstützung der Führungskräfte und eine agile Ressourcenplanung 🏆.

Wie sieht das in der Praxis aus?

Am Anfang steht die Auswahl eines tools, das diese Art von Reife ermöglicht. Eine gute Software für Projektmanagement sollte Folgendes bieten:

✅ Echtzeitkommunikation und Benachrichtigungen, wenn sich Projekt-Zeitleiste verschieben oder eine Aufgabe fertiggestellt ist

✅ Die Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen, Kommentare zu hinterlassen und Team-Mitglieder direkt in Aufgaben zu taggen

✅ Native Integrationen mit tools, die Ihr Team bereits verwendet, wie Microsoft Teams, Slack und Google Chat

✅ Automatisierungen, die den Bedarf an manuellen Nachverfolgungen und Status-Überprüfungen reduzieren

Wie funktioniert das mit ClickUp? ClickUp wurde mit Blick auf diese Flexibilität entwickelt. Mit der ClickUp-Slack-Integration können Sie Aufgaben direkt aus einer Nachricht heraus erstellen, Statusaktualisierungen zu Aufgaben automatisch an Slack-Kanäle senden und Unterhaltungen mit der jeweiligen Aufgabe verknüpft, um die es gerade geht.

Microsoft-Benutzer, die ClickUp in Microsoft Teams integrieren, können Task-Details in der Ansicht anzeigen, Updates posten und sogar eine Liste ihrer zugewiesenen Aufgaben abrufen, ohne den Chat verlassen zu müssen. Dank der Google Chat-Integration von ClickUp erhalten Teams Projekt-Benachrichtigungen direkt in ihrem Workspace, sodass Sie keine Projekt-Updates mehr verpassen.

Schritt 2: Richten Sie die Integration ein

Die Einfachheit nativer Integrationen, wie beispielsweise die Verbindung eines Projektmanagement-Tools mit einer Messaging-Plattform, ist eines ihrer attraktivsten Features. Der grundlegende Setup-Prozess umfasst einige universelle Schritte, unabhängig davon, welche Tools Sie verbinden möchten:

Sehen wir uns die Schritte anhand eines Beispiels genauer an: Wenn Sie beispielsweise ClickUp in Slack integrieren möchten:

Führen Sie die Synchronisierung Ihrer Aktivitäten zwischen den Plattformen durch.

Nach der Integration können Sie in jedem Slack-Kanal „/clickup new“ eingeben, um auszuwählen, welche Aktivitäten einer Synchronisierung unterzogen werden sollen: wenn eine Aufgabe erstellt wird, wenn ein Kommentar hinzugefügt wird oder wenn etwas überfällig ist. Sie entscheiden, was wichtig ist. Das bedeutet weniger Ablenkung, mehr Konzentration und ein Team, das immer auf dem Laufenden ist.

Legen Sie intelligente Auslöser fest, um Aktualisierungen zu automatisieren.

Der eigentliche Vorteil zeigt sich, wenn Sie Auslöser konfigurieren.

Sie müssen nicht jedes Update in das Chatten übertragen. Stattdessen können Sie bestimmte Auslöser auswählen, wie zum Beispiel:

Diese Auslöser helfen Ihrem Team, auf dem Laufenden zu bleiben, ohne Ihr Chatten mit Hintergrundgeräuschen zu überfluten. In Instanz können beispielsweise nur dringende Blocker oder überfällige Aufgaben Warnmeldungen in einem speziellen #launch-Kanal auslösen.

Karte die Kanäle den Projekt-Typen zu, um mehr Kontrolle zu erhalten.

Um eine Überflutung mit Benachrichtigungen zu vermeiden, können Sie Slack-Kanäle bestimmten Projekt-Spaces oder Aufgaben zuordnen.

Ein Unternehmen kann beispielsweise alle kreativen Rückmeldungen in einen speziellen Kanal namens #design-review leiten, während kundenrelevante Updates privat an #client-x weitergeleitet werden. Auf diese Weise sieht jedes Team nur das, was für es relevant ist.

Mit diesem Feature können Sie komplexe Projekte verwalten, abteilungsübergreifend koordinieren und die Projektkommunikation strukturiert und durchsuchbar halten.

Schritt 3: Benachrichtigungen und Workflows anpassen

Zu viele Benachrichtigungen können ein Team ausbremsen. Sobald Ihre Messaging-Plattform zu einem ständigen Strom von Benachrichtigungen wird, hören die Leute auf, aufmerksam zu sein.

Implementieren Sie Automatisierung für Echtzeit-Sichtbarkeit

Effektives Projektmanagement erfordert, dass das Team in Echtzeit die Sichtbarkeit hat, ohne durch ständige Störungen abgelenkt zu werden. Sie müssen Ihre Integration so konfigurieren, dass routinemäßige Aktualisierungen automatisch verarbeitet werden.

Bei der Verwaltung der wöchentlichen Sprint-Planung besteht die allgemeine Best Practice – Beispiel – darin, sicherzustellen, dass Entwickler einen klaren Überblick über Statusänderungen haben, ohne die Registerkarten umzuschalten. Mit ClickUp können Sie die Plattform ganz einfach so konfigurieren, dass Änderungen des Status der Aufgabe direkt in einem gemeinsamen Slack- oder Teams-Kanal gepostet werden, sodass Ihre Entwickler automatisch einen Echtzeit-Überblick erhalten.

Möchten Sie jeden Montagmorgen an die Vorbereitung Ihres Standup-Meetings erinnert werden? Ein robustes Projektmanagement-Tool sollte das übernehmen können. In ClickUp fügen Sie einfach eine Automatisierung hinzu, die eine Checkliste erstellt, Eigentümer zuweist und vor Beginn des Standup-Meetings eine Nachricht an #sprint-planning sendet.

Diese Integrationen gehen über einfache Updates hinaus – sie sind auch interaktiv. Mit den besten tools können Sie Ihre Arbeit direkt aus der Unterhaltung heraus steuern. In Slack oder Teams können Sie mit einfachen Befehlen wie /clickup new Aufgaben erstellen, Eigentümer zuweisen oder Fälligkeitstermine festlegen – alles innerhalb des Chat-Fensters.

Feedback in strukturierte Arbeit umwandeln

Für Kreativteams oder Agenturen sind Kundenfeedbacks oft über Chats, E-Mails und Anrufe verstreut. Die allgemeine Herausforderung besteht darin, spontane Kommunikation in strukturierte, priorisierte Aufgaben umzuwandeln. Viele Teams nutzen beispielsweise Discord für gemeinschaftsorientierte Produktideen.

Die Lösung besteht darin, Unterhaltungen zu erfassen und in strukturierte Arbeit umzuwandeln.

Durch die Verbindung benutzerdefinierter Bots mit ClickUp können Sie die Auswahl Discord-Nachrichten in strukturierte Aufgaben mit jeweils Fälligkeitsdatum, Kontext und Priorität umwandeln. So bleiben Ihre Teams auf das Wesentliche fokussiert.

Bringen Sie Arbeit und Chatten unter einem Dach zusammen

Das ultimative Ziel der Integration ist es, Kontextwechsel zu vermeiden – also die Notwendigkeit, zwischen Ihrer App zum Chatten und Ihrer App zur Arbeit hin und her zu wechseln.

Mit ClickUp Chat können Sie Ihre projektbezogenen Aufgaben, Team-Updates und Kommunikation auf einer einzigen Plattform zusammenfassen.

Mit ClickUp Chat können Sie Ihre arbeitsbezogenen Aufgaben und Ihre Kommunikation in einer KI-gestützten Benutzeroberfläche verwalten. Anstatt zwischen Chatten und Arbeit hin und her zu wechseln, bringen Sie alles an einen Ort, sodass sich die Erfahrung mit ClickUp vs. Slack weniger wie ein Kompromiss, sondern eher wie ein Upgrade anfühlt.

Das Beste am Chatten mit ClickUp? Sie können jede Nachricht mit einem Klick in eine Aufgabe umwandeln.

Stellen Sie sich Folgendes vor: Ihr Produktteam meldet während des Chatten einen kritischen Fehler. Mit ClickUp Chat können Sie diese Nachricht sofort in eine Fehlerbehebungsaufgabe umwandeln und automatische Updates direkt an Ihren Teams-QA-Kanal senden.

So bleiben Tester auf dem Laufenden, ohne dass jemand Updates zwischen verschiedenen tools kopieren und einfügen muss. Es ist eine kleine Änderung, die unnötige Arbeit erspart und dafür sorgt, dass alle auf dem gleichen Stand sind – und das alles in einem einzigen Arbeitsbereich.

Darüber hinaus können Sie Threads mit Aufgaben verknüpfen, Teammitglieder markieren und sogar ClickUp Brain Follow-ups vorschlagen lassen, Unterhaltungen zusammenfassen und automatisch Aktionspunkte erstellen.

Sie können auch chatten nach Teams oder Spaces organisieren, sodass verwandte Diskussionen und Dokumente an einem Ort gespeichert werden. Wenn jemand im Chat eine Datei oder eine verpasste Frist erwähnt, können Sie die zugehörige Aufgabe sofort aufrufen und ihren Status aktualisieren.

Richten Sie KI-Agenten ein, um wiederkehrende Prozesse zu verarbeiten

Möchten Sie alle oben genannten Prozesse noch weiter automatisieren? Die fortschrittlichsten Projekt-tools nutzen mittlerweile KI, um Arbeiten ohne menschliches Zutun voranzutreiben.

Die KI-Agenten in ClickUp wurden genau für diese und weitere Aufgaben entwickelt:

Häufige Herausforderungen und wie man sie bewältigt

Die Integration von Projektmanagement-tools in Business-Messaging-Plattformen wie Slack oder Microsoft Teams kann auch einige Nachteile mit sich bringen. Diese Probleme können Teams ausbremsen, wenn sie nicht behoben werden.

So erkennen Sie die Probleme.

Informationsüberflutung

Wenn jeder Aufgabe, jeder Statusänderung und jeder Projekt eine Benachrichtigung im Haupt-Chat-Kanal auslöst, erhält ein durchschnittliches Teammitglied Hunderte von irrelevanten Benachrichtigungen pro Tag. Dies führt zu Benachrichtigungsmüdigkeit, bei der wichtige Warnmeldungen zu blockierten Aufgaben oder verpassten Terminen komplett ignoriert werden.

Verlust des Kontexts

Wenn eine Entscheidung über eine Designänderung in einer Direktnachricht getroffen wird und die Dateien in einer separaten E-Mail freigegeben werden, verliert der Projektmanager 15 bis 20 Minuten produktive Zeit damit, den Thread zu rekonstruieren. Dies führt zu Wissenssilos und verzögert die Einarbeitung neuer Mitglieder erheblich, die den historischen Kontext nicht ohne Weiteres finden können.

✅ Lösung: Integrieren Sie Messaging-Threads direkt in relevante Projekt-Aufgaben, indem Sie eine Aufgabenverwaltungssoftware wie ClickUp verwenden, um Diskussionen mit Aufgaben, Dateien und Dokumenten zu verknüpfen.

Brain MAX ist beispielsweise Ihr KI-gestützter Desktop-Begleiter, der Ihnen die Verwaltung und Interaktion mit Integrationen zwischen Ihren Projektmanagement-tools und Messaging-Plattformen erleichtert.

Verwenden Sie Talk-to-Text, um schnell Anweisungen zu erfassen, nach Projektaktualisierungen zu fragen oder Nachrichten zu entwerfen, und Brain MAX liefert Ihnen kontextbezogene Vorschläge, fasst Aktualisierungen zusammen und hilft Ihnen bei der Automatisierung routinemäßiger Benachrichtigungen oder Nachfassaktionen.

Mit einer tiefen Integration und dem Unterstützen für mehrere KI-Modelle optimiert Brain MAX Ihren Workflow, sorgt für die Abstimmung Ihres Teams und stellt sicher, dass Kommunikation und Projekt-Nachverfolgung in Synchronisierung bleiben – alles über eine einzige Desktop-App.

Geringere Konzentration

Studien zeigen, dass eine einzige Benachrichtigung die Konzentration für bis zu 23 Minuten unterbrechen kann. Wenn wichtige technische oder kreative Arbeiten ständig durch unnötige Chat-Benachrichtigungen unterbrochen werden, wird die Fähigkeit des Teams, in konzentrierten Zeitblöcken qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten, erheblich beeinträchtigt, was zu Fehlern und Verzögerungen führt.

Komplexität der Integration

Wenn Sie sich auf benutzerdefinierten Code oder komplexe Zapier-Workflows verlassen, um Kommunikationslücken zu überbrücken, entsteht eine „Integrationsinstabilität”. Wenn eine Plattform ihre API aktualisiert, wird die benutzerdefinierte Verbindung unterbrochen, sodass Entwickler Zeit für die Behebung des Problems aufwenden müssen und das Team stunden- oder tagelang nicht synchronisiert ist. Dadurch wird die Integration von einer Zeitersparnis zu einer Belastung.

Bedenken zur Sicherheit

Wenn die Zugriffsberechtigungen nicht streng kontrolliert werden, kann die Synchronisierung einer Aufgabe mit einem öffentlichen Chat-Kanal dazu führen, dass vertrauliche Client-Namen, interne Budgetzahlen oder geschützte Daten für unbefugte Benutzer sichtbar werden. Dies ist ein erhebliches Compliance-Risiko, insbesondere für Branchen, die Vorschriften wie HIPAA oder DSGVO unterliegen.

Mangelnde Verantwortlichkeit

Wenn ein Produktmanager in einem Chat-Thread einer Maßnahme zustimmt, diese Maßnahme jedoch nicht sofort in eine Aufgabe mit einem Mitarbeiter umgewandelt wird, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass diese Arbeit jemals abgeschlossen wird, erheblich. Dies führt zu verpassten Lieferterminen, Schuldzuweisungen und Zeitverschwendung bei Folgetreffen, bei denen versucht wird, herauszufinden, wer den Ball fallen gelassen hat.

Inkonsistente Daten

Wenn ein Projektmanager den Status einer Aufgabe in ClickUp aktualisiert, die Benachrichtigung in Slack jedoch verspätet oder unvollständig eintrifft, handeln die Mitglieder des Teams auf der Grundlage veralteter Informationen. Dies hat als Ergebnis, dass Entwickler an einer bereits fertiggestellten Aufgabe arbeiten oder Manager ein Projekt als verspätet melden, obwohl der Status tatsächlich korrigiert wurde, was zu internem Chaos und einer Fehlallokation von Ressourcen führt.

Halten Sie die Verbindung zu Ihrem Team – mit ClickUp

Nicht miteinander verbundene tools verlangsamen die Arbeit von Teams. Wenn Ihre Messaging-Apps und Projektmanagement-Tools nicht miteinander kommunizieren, steht viel auf dem Spiel.

Durch die Integration von Messaging-Plattformen wie Slack, Teams oder Discord in Ihren Projektmanagement-Workflow verschaffen Sie Ihrem Team die Klarheit, Geschwindigkeit und Abstimmung, die es benötigt, um schneller voranzukommen.

ClickUp wurde entwickelt, um diese Integration zu vereinfachen. Mit über 1.000 Integrationen, darunter native Unterstützung für alle gängigen Messaging-Apps, können Sie mit ClickUp Projekte verwalten, mit Ihrem Team kommunizieren und Workflows automatisieren.

Ob es darum geht, Aufgaben aus Chatten zu erstellen, Projektaktualisierungen zu synchronisieren oder mithilfe von KI Aktionspunkte zusammenzufassen und zuzuweisen – ClickUp hilft Ihnen dabei, Ordnung in das Chaos zu bringen.

Sind Sie bereit, Ihre Arbeit und Kommunikation zusammenzuführen? Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an!

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Die besten tools für die Slack-Integration sind solche, die Echtzeit-Updates, visuelle Aufgabenverwaltung und interaktive Features direkt im Chat bieten. ClickUp ist eine hervorragende Option, da Sie damit Aufgaben erstellen und verwalten können, ohne Slack verlassen zu müssen. Es hilft Ihnen, das Wechseln zwischen Registerkarten zu reduzieren und Ihr Team in einem Arbeitsbereich zu koordinieren.

Mit ClickUp können Sie jede Nachricht in eine Aufgabe umwandeln, indem Sie den Slash-Befehl /clickup new in Slack eingeben. So können Sie Eigentümer zuweisen, Fristen festlegen und Details hinzufügen, ohne den Chat zu verlassen. Das Gleiche können Sie auch in ClickUp Chat mit einem einzigen Klick tun.

Ja, mit ClickUp können Sie mehrere Slack-Kanäle oder Messaging-Bereiche mit verschiedenen Projekten und Aufgaben verbinden. Sie können bestimmte Kanäle für Client-Arbeit, interne Updates oder funktionsübergreifende Teams zuordnen. Diese Methode stellt sicher, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit die richtigen Personen erreichen.

Die beste Plattform ist eine, die Kommunikation, Aufgaben, Dokumente und Ziele an einem einzigen Ort vereint. ClickUp vereint alles von der Projektplanung bis zum Echtzeit-Messaging, damit Teams in Verbindung bleiben und produktiv arbeiten können. Es unterstützt auch Integrationen mit Slack, Teams und Discord, um sich an die Arbeitsweise Ihres Teams anzupassen.