So bewerben Sie ein Ereignis erfolgreich online und offline

Haben Sie sich jemals gefragt, warum manche Ereignisse innerhalb von Minuten ausverkauft sind, während andere Schwierigkeiten haben, ihre Tickets zu verkaufen? Das Geheimnis liegt in einem Plan für eine Aktion, der schon lange vor Beginn des Ereignisses für Spannung und Dringlichkeit sorgt. Ein außergewöhnliches Ereignis verdient ein entsprechendes Publikum, aber dieses findet Sie nicht zufällig.

Deshalb ist es so wichtig zu wissen, wie man Ereignisse bewirbt. So stellen Sie sicher, dass potenzielle Teilnehmer, die gerne dabei wären, die Chance nicht verpassen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen durchdachte Möglichkeiten, wie Sie Ihr Ereignis bekannt machen und zum Leben erwecken können, vom Freigeben der richtigen Details im Internet bis hin zu kleinen Aufmerksamkeiten, die den Menschen das Gefühl geben, eingeladen zu sein.

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Warum Aktionen für Ereignisse wichtig sind

Im Oktober 2012 beschloss der von Red Bull gesponserte österreichische Fallschirmspringer Felix Baumgartner, aus der Stratosphäre zu springen und dabei im freien Fall die Schallmauer zu durchbrechen.

Auf den ersten Blick hätte es sich um einen weiteren Extremsport-Stunt handeln können. Aber die Art und Weise, wie Red Bull daraus einen gemeinsamen globalen Moment gemacht hat, hat ihn legendär gemacht. Das Ereignis wurde live auf YouTube übertragen, wo Millionen von Menschen einschalteten, um die Geschichte in Echtzeit mitzuverfolgen.

Und die Aktion dafür? Red Bull schuf über Monate hinweg Vorfreude, indem es im Rahmen seiner Werbung für Ereignisse auf verschiedenen Social-Media-Plattformen Einblicke hinter die Kulissen, Pressemitteilungen und beeindruckende Bilder freigab.

Über 8 Millionen Menschen sahen sich den Livestream gleichzeitig an und stellten damit eine damalige Einstellung fest. Und Red Bull wurde zu einer Marke, die niemand vergessen konnte.

Das Ergebnis ist die Kraft einer positiven Aktion für Ereignisse. ✨

Hier sind einige weitere bewährte Methoden, mit denen Sie Ihr Ereignis erfolgreich bewerben können:

✅ Schaffen Sie Erinnerungen, die Menschen gerne freigeben, und verwandeln Sie Ihr Ereignis in eine Geschichte, die weit über den Raum oder Bildschirm hinausgeht.

✅ Hilft Ihnen, Ihre Zielgruppe dort zu erreichen, wo sie sich befindet, und stellt sicher, dass die Personen, die am ehesten daran interessiert sind, rechtzeitig davon erfahren, um daran teilzunehmen.

✅ Steigert die Bekanntheit Ihrer Marke, Ihres Anliegens oder Ihrer Idee, indem es diese in Unterhaltungen einbringt, die auch nach Ende des Ereignisses weitergehen.

✅ Motiviert potenzielle Teilnehmer an Ereignissen dazu, sich mit nutzergenerierten Inhalten aktiv zu beteiligen, und weckt Begeisterung, die sich durch Mundpropaganda und das Teilen in sozialen Netzwerken weiter verbreitet.

✅ Schaffen Sie Schwung für Ihr nächstes Ereignis, denn eine gut durchgeführte Aktion weckt die Vorfreude der Menschen auf das, was danach kommt.

5 Strategien zur Aktion vor dem Ereignis, um Interesse zu wecken

Wie Sie sich wahrscheinlich vorstellen können, sind die Wochen vor Ihrem Ereignis genauso wichtig wie der Tag selbst.

Anmeldungen kommen oft erst spät, und vielbeschäftigte Menschen zu einer Teilnahme zu committen, ist oft ein mühsames Unterfangen. Da der Großteil der Mittel für das Ereignis selbst aufgewendet wird, sind die Budgets knapp bemessen.

Es gibt jedoch einige Strategien, mit denen Sie sich diesen Herausforderungen direkt stellen können. Schauen wir uns an, wie Sie Ihr Ereignis in den Wochen und Tagen vor dem großen Tag mit einer Aktion bewerben können.

1. Informieren Sie sich gründlich darüber, wen Sie einladen möchten.

Einer der häufigsten Fehler ist die Annahme, dass Ihr Ereignis „für alle“ ist. Das ist niemals der Fall. Wenn Sie Ihre Zielgruppe eingrenzen, sparen Sie Geld, schärfen Ihre Botschaft und bringen die Leute tatsächlich dazu, zuzusagen.

Wenn Sie nicht wissen, an wen Sie sich wenden, erhalten Sie am Ende einen langweiligen Flyer oder einen allgemeinen LinkedIn-Beitrag, der nicht ankommt. Das ist verschwendeter Aufwand.

Segmentieren Sie stattdessen Ihre Liste: lokale Community-Mitglieder, ehemalige Teilnehmer oder eine Nischengruppe wie „mittlere Führungskräfte im Gesundheitswesen“. Sprechen Sie sie direkt mit Ihrem Thema des Ereignisses und anderen Details an und beobachten Sie, wie die Sichtbarkeit Ihres Ereignisses wächst.

2. Verwandeln Sie Ihre Einladung in eine Geschichte, nicht in eine Ankündigung

Die Realität sieht so aus: Niemand merkt sich nur Daten und Uhrzeiten. „Freitag, 18 Uhr, Halle B“ wird niemanden dazu bewegen, an einem Ereignis teilzunehmen. Menschen merken sich Geschichten – was sie lernen werden, wen sie treffen werden oder mit welchem Gefühl sie nach Hause gehen werden.

Natürlich müssen Sie die wichtigsten Details des Ereignisses bekannt geben. Berücksichtigen Sie aber auch die Herausforderungen, denen Ihr Publikum gegenübersteht.

Spart Ihr Ereignis den Teilnehmern Zeit? Bietet es ihnen Zugang zu Stimmen, die sie normalerweise vielleicht nicht hören würden? Hilft es ihnen, Fehler zu vermeiden? Ihre Strategie zur Aktion zur Bewerbung des Ereignisses sollte das Problem hervorheben, das Sie für sie lösen.

3. Strukturieren Sie Ihre Kanäle bewusst

Ihre Website für das Ereignis sieht vielleicht toll aus, aber sie ist nur ein Teil des Puzzles. Wenn Sie sich auf einen einzigen Kanal verlassen, riskieren Sie, den Großteil Ihres Publikums zu verpassen.

Die Herausforderung besteht darin, dass die Menschen verstreut sind: Einige leben auf Instagram, andere öffnen gewissenhaft ihre E-Mails, während LinkedIn möglicherweise Ihr einziger Zugang zu Unternehmenskunden ist.

Der Schlüssel liegt nicht darin, „überall präsent zu sein“, sondern jeden Kanal für das zu nutzen, was er am besten kann:

4. Anreize für eine frühzeitige Zusage schaffen

Alle Veranstaltungsplaner kennen das mulmige Gefühl, wenn drei Wochen vor einem Ereignis die Anmeldedashboards noch immer niedrig sind. Die Leute warten gerne bis zur letzten Minute, aber das hat verheerende Auswirkungen auf das Catering, die Hotel-Blocks und das Vertrauen der Sponsoren. Die Lösung besteht darin, diejenigen zu belohnen, die sich frühzeitig anmelden.

Wenn Sie keine Preisnachlässe gewähren möchten, bieten Sie Exklusivität. Als Beispiel könnten Sie Frühbuchern vorrangigen Zugang zu stark nachgefragten Workshops, einem VIP-Meet-and-Greet oder sogar einen Bonus, der heruntergeladen werden kann, anbieten.

Das Ziel ist es, das Warten als Risiko erscheinen zu lassen.

5. Nutzen Sie das Vertrauen von Partnern und Personen, denen die Menschen bereits folgen

Eine der größten Herausforderungen bei der Aktion ist es, die Skepsis der Menschen zu überwinden. Warum sollten die Menschen Ihnen genug vertrauen, um ihre Zeit zu investieren?

Hier können Veranstaltungssponsoren, Partner oder Influencer helfen. Ihre Glaubwürdigkeit überträgt sich auf Ihr Ereignis, und ihr Publikum wird zu Ihrem Publikum.

Die besten Kooperationen entstehen nicht mit den größten Namen, sondern mit den relevantesten. Was zählt, ist die Überschneidung: Das Publikum sollte dem Ihrer potenziellen Teilnehmer sehr ähnlich sein.

5 Event-Marketing-Strategien für die Aktion während des Ereignisses

Ende des 19. Jahrhunderts öffnete Guinness seine Brauerei in Dublin und hieß die Einheimischen willkommen. Die Besucher konnten sehen, wie das Bier hergestellt wurde, und am Ende sogar ein Pint freigeben.

Es bot Besuchern, die zu Kunden wurden, eine Geschichte, die sie mit nach Hause nehmen und weitergeben konnten.

In gewisser Weise war dies eines der ersten Ereignisse, die jemals von einem Unternehmen ausgerichtet wurden. Mittlerweile sind Touren durch die Werke jedoch weit verbreitet. Deshalb brauchen Sie neue Strategien. Sehen wir uns einige davon an:

1. Freigeben Sie die Geschichte, während sie sich entwickelt

Die Aktion für Ereignisse in sozialen Medien in Echtzeit ist das, was Ereignisse, die am nächsten Tag schon wieder vergessen sind, von denen unterscheidet, die in Erinnerung bleiben.

Veröffentlichen Sie Highlights, sobald sie passieren. Freigeben Sie Ausschnitte aus Vorträgen, Reaktionen des Publikums oder einen kurzen Clip einer wichtigen Ankündigung. Das gibt den Teilnehmern ein Gefühl der Anerkennung und zeigt den Online-Zuschauern, dass sie etwas Bedeutendes verpassen.

2. Stellen Sie die Teilnehmer in den Mittelpunkt

Menschen vertrauen ihren Mitmenschen mehr als den ausgefeilten Beiträgen der Organisatoren. Erleichtern Sie den Teilnehmern das Freigeben, indem Sie ihnen Anregungen, Bildmaterial und Gründe für Beiträge liefern.

Eine Fotokabine mit Ihrem Markenlogo, ein Werbegeschenk in Verbindung mit Social Sharing oder ein Aufruf von der Bühne können Wunder wirken.

3. Zeigen Sie, was hinter den Kulissen passiert

Die Teilnehmer lieben das ausgefeilte Produkt, aber Außenstehende fühlen sich oft mehr mit der rohen, menschlichen Seite verbunden. Einblicke hinter die Kulissen schaffen Vertrautheit und Authentizität.

Zeigen Sie einen Redner beim Aufwärmen, ein kurzes Chatten mit einem Freiwilligen oder das Team bei den Vorbereitungen vor der Eröffnung.

Bei hybriden Ereignissen können Sie auf diese Weise auch virtuellen Teilnehmern das Gefühl geben, Teil der Atmosphäre zu sein, anstatt nur Außenstehende, die einen Feed verfolgen.

4. Schaffen Sie kleine Phasen für Ihr Publikum

Bei Ereignissen geht es nicht nur darum, was auf der Hauptbühne passiert. Die Teilnehmer selbst sind die wirkungsvollsten Geschichtenerzähler.

Holen Sie sich Feedback ein, indem Sie kurze Sitzungen mit Frage-Antwort-Aufgaben durchführen, kurze Erfahrungsberichte aufzeichnen oder Interviews im Stil eines „roten Teppichs“ für soziale Medien führen. So werden die Teilnehmer zu Fürsprechern und Sie können Ihren Inhalt sofort vervielfachen.

5. Halten Sie das Online-Publikum aktiv

Hybride Ereignisse sind keine Seltenheit mehr. Ohne einen Plan zur Einbindung der Online-Teilnehmer riskieren Sie, einen großen Teil Ihres Publikums zu verlieren.

Übertragen Sie wichtige Sitzungen live, erstellen Sie interaktive Umfragen, veranstalten Sie Wettbewerbe in Ihren sozialen Netzwerken und stellen Sie Ressourcen in Echtzeit im Chatten zur Verfügung. Wenn sich Remote-Teilnehmer eingebunden fühlen, bleiben sie länger und melden sich eher für zukünftige Ereignisse an.

5 Wege, um die Aktion nach dem Ereignis zu optimieren

Das Beste, was Sie nach einem Ereignis zu erledigen haben, ist sicherzustellen, dass Sie Notizen und Aktionspunkte während der Unterhaltungen festhalten und die Mitarbeiter dabei unterstützen, so schnell wie möglich hochgradig personalisierte Nachfassaktionen durchzuführen.

Das ist ein guter Ratschlag von diesem Reddit-Benutzer. Allerdings ist das nur der Anfang.

Nach dem Ereignis verlängert sich im Grunde genommen die Lebensdauer Ihres Ereignisses.

Dies ist Ihre Chance, die Verbindungen zu den Teilnehmern zu vertiefen und die geschaffene Dynamik in etwas zu verwandeln, das langfristige Auswirkungen hat. So stellen Sie sicher, dass Ihr Ereignis nicht endet, wenn die Türen geschlossen sind.

1. Handeln Sie, solange die Erinnerung noch frisch ist

Jeden Tag, an dem Sie die Nachbereitung hinauszögern, sinkt das Engagement rapide. Die Teilnehmer sind beschäftigt, die Posteingänge bleiben überfüllt und die Details geraten schnell in Vergessenheit.

Senden Sie innerhalb von 24 Stunden eine Dankesnachricht, in der Sie wichtige Momente hervorheben und nützliche Ressourcen freigeben. So bleibt die Energie erhalten. Wenn Sie eine Woche warten, ist der Funke erloschen.

2. Erstellen Sie einen hub für die Zeit nach dem Ereignis

Ihre Website für Ereignisse sollte sich zu einem zentralen Hub für Rückblicke entwickeln.

Hier können Teilnehmer Sitzungen erneut ansehen, Nichtteilnehmer verpasste Inhalte nachholen und potenzielle Teilnehmer Ihres nächsten Ereignisses sich vom Wert Ihres Ereignisses überzeugen.

Füllen Sie sie mit Aufzeichnungen, Präsentationsfolien, einer Fotogalerie, Statistiken und herausragenden Zitaten. Machen Sie sie zu einem Ort, der es wert ist, freigegeben zu werden.

3. Segmentieren Sie Ihre Reichweite

Nicht alle Teilnehmer sind gleich. Jemand, der bis zur Abschlussrede geblieben ist, unterscheidet sich stark von einem Teilnehmer, der sich nie angemeldet hat.

Segmentieren Sie Ihr Publikum und passen Sie Ihre Outreach-Maßnahmen entsprechend an. Senden Sie Nicht-Teilnehmern eine Notiz mit den Highlights und dem Hinweis „Schade, dass Sie nicht dabei waren“. Bieten Sie engagierten Teilnehmern Möglichkeiten für die nächsten Schritte, wie eine Demo oder eine frühzeitige Anmeldung für zukünftige Ereignisse.

4. Verwenden Sie Ihre Inhalte wieder

Das Schwierigste haben Sie bereits erledigt: großartige Sitzungen, Visualisierungen und Unterhaltungen zu erstellen. Jetzt müssen Sie diese Inhalte nur noch nutzen.

Verwandeln Sie Keynote-Videos in Blogbeiträge, Sitzungen in Podcasts und Highlights des Ereignisses in LinkedIn-Karussells. Durch die Wiederverwendung Ihrer Inhalte reicht Ihr Marketing für Ereignisse weit über einen einzelnen Termin hinaus.

5. Halten Sie die Unterhaltungen am Laufen

Ihr Ereignis ist eine Gelegenheit, eine Community aufzubauen. Die Aktion nach dem Ereignis funktioniert am besten, wenn Sie den Menschen einen Raum bieten, in dem sie weiterhin in Verbindung bleiben können.

Erstellen Sie eine LinkedIn- oder Slack-Gruppe, geben Sie zusätzliche Ressourcen frei oder führen Sie eine kurze Nachbesprechung mit Ihren Referenten durch. Wenn sich die Teilnehmer als Teil einer fortlaufenden Unterhaltung fühlen, ist die Wahrscheinlichkeit viel größer, dass sie auch an Ihren zukünftigen Ereignissen teilnehmen.

Wie ClickUp Workflows zur Aktion für Ereignisse unterstützt

Mittlerweile haben Sie sicher erkannt, dass die Ausrichtung eines Ereignisses mit vielen kleinen Details verbunden ist. Um den Überblick zu behalten, benötigen Sie eine Plattform, die alles zusammenführt.

Hier kommt ClickUp ins Spiel, die App für den Alltag der Arbeit.

Behalten Sie mit der Aufgabenverwaltung von ClickUp jedes Detail im Blick bei der Nachverfolgung.

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie planen eine hybride Konferenz mit Workshops, Hauptrednern und einer großen Networking-Veranstaltung. In ClickUp können Sie einen eigenen Ordner für das Ereignis einrichten und diesen in Listen wie „Social Media“, „Pressearbeit“ und „Referentenmanagement“ unterteilen.

Mit ClickUp Aufgaben erstellen Sie Aufgaben wie „Instagram-Teaser-Banner entwerfen“, „Keynote-Briefing-Paket versenden“ oder „Ticketverkaufsankündigung veröffentlichen“.

Jede Aufgabe durchläuft benutzerdefinierte ClickUp-Status wie „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „Muss überprüft werden“ und „Geplant“, sodass das Projektmanagement für Ereignisse leicht nachverfolgbar ist.

🌟 Bonus-Tipp: Sie müssen zu viele Dinge gleichzeitig jonglieren? Mit ClickUp Brain MAX haben Sie die Hände frei! Verwenden Sie „Talk to Text“, um Fragen zu stellen, zu diktieren und Ihre Arbeit per Sprachbefehl zu steuern – freihändig und überall.

Zentralisieren Sie Ihre Ressourcen mit ClickUp Dokumente.

Jedes Ereignis bringt eine Flut von Dokumenten mit sich: Biografien der Referenten, Sponsorenlogos, Pressemitteilungen und Entwürfe für Social-Media-Beiträge. Anstatt sie in endlosen E-Mail-Threads zu verlieren, können Sie alles in ClickUp Docs speichern.

Sie können ein Dokument mit dem Messaging-Framework Ihres Ereignisses erstellen, damit alle Tweets, Poster oder LinkedIn-Beiträge einheitlich sind. Ein weiteres Dokument kann FAQs und Vorlagen für Ihr Team enthalten, die direkt mit den entsprechenden Aufgaben verknüpft sind.

Sparen Sie Zeit durch Automatisierung

Im Event-Marketing sind die Fristen sehr knapp bemessen. Anstatt Ihre Teamkollegen manuell zu benachrichtigen, können Sie die Übergaben mit den Automatisierungen von ClickUp erledigen lassen.

Sie können Einstellungen festlegen wie: „Wenn das Design eine Grafik für soziale Medien fertiggestellt hat, ändern Sie den Status der Aufgabe in „Zur Überprüfung bereit“ und benachrichtigen Sie den Marketingleiter. “ Oder: „Wenn eine Aufgabe mit „E-Mail-Kampagne“ getaggt ist, weisen Sie sie automatisch dem Texter zu. “

Veranstaltungsteams, die ClickUp Brain verwenden, können auch Meetings zur Planung zusammenfassen, Aktionselemente aus Ihren Dokumenten extrahieren und sogar kurze Fragen beantworten wie „Wann ist die Frist für die Lieferungen der Sponsoren?“ oder „Wo ist die endgültige Version der Agenda des Ereignisses?“

Marketingteams berichten, dass sie pro Woche 3 bis 5 Stunden an wiederholenden Arbeiten wie Entwürfen erstellen, Zusammenfassen und Nachforschen sparen. Diese Zeit können Sie nutzen, um eine überzeugendere Story zum Ereignis zu entwickeln.

Konzentrieren Sie sich auf die Umsetzung mit ClickUp-Vorlagen.

Die ClickUp-Vorlage für die Aktion beim Ereignis nimmt Ihnen den Stress bei der Planung, indem sie alle beweglichen Teile an einem organisierten Ort zusammenführt. Anstatt mit verstreuten Notizen und Terminen zu jonglieren, können Sie Ziele, Zeitleisten und Kampagnen klar und übersichtlich planen.

🌻Hier sind die Gründe, warum Sie diese Vorlage lieben werden:

Häufige Herausforderungen bei Aktionen zur Veranstaltung und wie man sie bewältigt

Die Aktion für Ereignisse bringt oft unerwartete Stolpersteine mit sich. Hier sind einige Herausforderungen, die wir immer wieder beobachten, zusammen mit durchdachten Möglichkeiten, sie zu meistern:

🚩 Herausforderung: Limitierte Budgets schränken den Aufwand Ihrer Aktionen ein.

✅ Lösung:

🚩 Herausforderung: Nicht genug Zeit, um Kampagnen zu planen, bevor der Termin des Ereignisses näher rückt

✅ Lösung:

🚩 Herausforderung: Kleine Teams oder eine begrenzte Mitarbeiterzahl, um mehrere bewegliche Teile zu bewältigen

✅ Lösung:

🚩 Herausforderung: Es ist schwierig, die tatsächlichen Auswirkungen Ihrer Strategie für die Aktion des Ereignisses zu verfolgen.

✅ Lösung:

🚩 Herausforderung: Aktionen laufen Gefahr, zu aufdringlich oder übertrieben zu wirken, was das Vertrauen Ihrer Zielgruppe mindert.

✅ Lösung:

Keine Probleme in letzter Minute, einfach ClickUp

Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie ein Ereignis bewerben können, denken Sie daran, dass die Magie entsteht, wenn Ihr Plan für die Aktion genauso durchdacht ist wie das Ereignis selbst.

Es geht darum, eine richtige Verbindung zu den richtigen Leuten zur richtigen Zeit auf eine Weise herzustellen, die authentisch und unvergesslich ist. Die besten Ereignisse füllen nicht nur die Plätze, sie regen Unterhaltungen an, bauen Gemeinschaften auf und lassen die Leute auf Ihre nächste große Idee gespannt sein.

Unabhängig davon, ob Sie persönliche, virtuelle oder hybride Ereignisse planen, erfordert die Aktion gleichermaßen Kreativität und Koordination. Es sind die E-Mails, die Beiträge, die nächtlichen Brainstormings und die letzten Details des Ereignisses, die den großen Tag für Ihre Teilnehmer zu einem reibungslosen Erlebnis machen.

Auch wenn die Arbeit hinter den Kulissen nicht immer glamourös ist, verwandelt sie eine gewöhnliche Veranstaltung in eine Erinnerung, die die Menschen mitnehmen.

Hier glänzt ClickUp still und leise. ✨

Es speichert nicht nur Ihre To-dos, sondern bietet Ihnen einen Space, in dem das große Ganze und die kleinen Details nebeneinander existieren.

Sind Sie bereit, alle über Ihre bevorstehenden Ereignisse sprechen zu lassen? Beginnen Sie mit dem Planen, bleiben Sie organisiert und überlassen Sie ClickUp das Chaos – damit Sie sich darauf konzentrieren können, unvergessliche Erlebnisse zu schaffen.

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