Raten Sie mal, wie viel Zeit die Vertriebsmitarbeiter in Ihrem Unternehmen tatsächlich mit dem Verkaufen verbringen?
Nicht ideal, oder?
Der Übeltäter? Unorganisierte oder fehlende Dokumentation.
Vertriebsteams sind auf wiederholbare Prozesse und wertvolle Vertriebsressourcen angewiesen, um Geschäfte abzuschließen. Allzu oft verschwenden sie jedoch Stunden damit, Informationen zu suchen, E-Mails umzuschreiben oder immer wieder dieselben Fragen zu stellen. Sie verlieren Zeit, sind weniger produktiv und verfehlen ihre Quoten.
Im Gegensatz dazu verzeichnen Unternehmen, die ihre Vertriebsinhalte konsequent verwalten und aktualisieren, eine Steigerung der Abschlussquote um 10,9 %.
Auch Sie können diese hartnäckigen Probleme bei der Produktivität lösen – mit einem strukturierten System für die Vertriebsdokumentation, das Ihr Team in jeder Phase unterstützt.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie eine solche Dokumentation erstellen, ohne mehrere Tools gleichzeitig nutzen zu müssen – und das mit der All-in-One-App für die Arbeit, ClickUp.
⭐ Vorgestellte Vorlage
Die Vorlage für den Vertriebsprozess von ClickUp bietet Ihnen einen übersichtlichen, anpassbaren Workflow, mit dem Sie Leads sicher durch alle Phasen führen können, von der Akquise bis zum Abschluss. Mit integrierten benutzerdefinierten Feldern, mehreren Ansichten wie Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards sowie der gemeinsamen Nachverfolgung von Aufgaben hilft diese einsteigerfreundliche Vorlage Vertriebsteams dabei, aufeinander abgestimmt und organisiert zu bleiben und jede Chance zu nutzen.
Was ist Vertriebsdokumentation?
Vertriebsdokumentation umfasst alle Materialien, die Ihr Team für einen effektiven Vertrieb benötigt, sowohl intern als auch extern.
Denken Sie an Playbooks, Skripte für Telefonate, E-Mail-Vorlagen, Fallstudien, Preisdokumente und Onboarding-Anleitungen. Diese Dokumente helfen dem Vertriebsteam zu wissen, was zu sagen ist, wann es zu sagen ist und wie Geschäfte vorangebracht werden können. Außerdem leiten sie Käufer, indem sie ihnen in jeder Phase des Kaufprozesses die richtigen Informationen liefern.
Einige dieser Materialien sind intern und dienen der Schulung und Sicherstellung der Konsistenz im Vertriebsprozess. Andere sind extern und dienen der Aufklärung und Beeinflussung von Käufern. Sie werden auch als Vertriebsmaterialien, Vertriebsinhalte oder Vertriebsressourcen bezeichnet. Sie sind zunehmend digital und auf Schnelligkeit und Skalierbarkeit ausgelegt.
📖 Lesen Sie auch: Wie man Projektdokumentationen schreibt: Beispiele und Vorlagen
Warum Vertriebsdokumentation wichtig ist
Eine ordnungsgemäße Vertriebsdokumentation stellt sicher, dass jeder Vertriebsmitarbeiter unterstützt wird, egal ob er gerade erst anfängt oder bereits erfahren ist. Sie strukturiert Ihren Vertriebsprozess, sorgt für ein einheitliches Kundenerlebnis und hilft Ihrem Team, sich auf das zu konzentrieren, was funktioniert.
Insgesamt steigert dies die Produktivität im Vertrieb.
Hier sind die Gründe, warum dies wichtig ist:
- Fördert die Konsistenz: Alle Vertriebsmitarbeiter befolgen dieselben Richtlinien, sodass Ihre Botschaften einheitlich bleiben und Ihre Prozesse reibungslos ablaufen, unabhängig davon, wer gerade verkauft
- Verbessert die Einarbeitung: Neue Mitarbeiter fangen nicht bei Null an. Eine klare Dokumentation hilft ihnen, Ihre Prozesse zu verstehen, schneller zu lernen und früher produktiv zu werden
- Bessere Coaching-Möglichkeiten: Vertriebsleiter können anhand der dokumentierten Prozesse genau feststellen, was funktioniert und was nicht, und so ihr Feedback gezielter und effektiver gestalten
- Stärkt das Vertrauen der Käufer: Wenn Vertriebsmitarbeiter während des gesamten Zyklus klare, hilfreiche Materialien freigeben, fühlen sich Käufer besser informiert und sind eher bereit, den nächsten Schritt zu tun
- Skalierbare Erfolge: Anstatt das Rad neu zu erfinden, können Vertriebsmitarbeiter bewährte Taktiken und Prozesse replizieren, wodurch Zeit gespart und die Leistung auf ganzer Linie gesteigert wird
👀 Wussten Sie schon? 52 % der Vertriebsleiter geben an, dass Qualifikationslücken und Schulungsbedarf die größten Hindernisse für die Erreichung ihrer wichtigsten Prioritäten im Geschäft sind.
Eine Möglichkeit, diese Lücke zu schließen: eine bessere Prozessdokumentation.
Wenn Vertriebs-Workflows klar dokumentiert sind, kommen Teams schneller in Fahrt, Schulungen werden wiederholbar und die Leistung verbessert sich auf ganzer Linie.
Gängige Arten von Vertriebsdokumentationen
Vertriebsdokumente gibt es in verschiedenen Formaten, je nachdem, für wen sie bestimmt sind – Ihr Vertriebsteam oder potenzielle Kunden. Beide sind entscheidend für einen effizienten und wiederholbaren Vertriebsprozess.
Hier sind die gängigsten Arten von Vertriebsdokumentationen:
1. Vertriebs-Playbooks
Ein Vertriebs-Playbook ist Ihr Leitfaden für die Vertriebsarbeit Ihres Teams. Es dokumentiert Ihren Prozess von der Akquise bis zum Abschluss, sodass Vertriebsmitarbeiter genau wissen, was in jeder Phase zu erledigen ist.
Schlüsselkomponenten:
- Phasen des Vertriebsprozesses
- Ideales Kundenprofil (ICP) und Käuferprofile
- Messaging-Frameworks und Wertversprechen
- Häufige Einwände und Antworten
- Call Flow und Meeting-Struktur
- KPIs und Metriken für den Erfolg
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie einen Dokumentenmanager wie ClickUp Docs, um ein zentrales, leicht zugängliches Vertriebs-Playbook zu erstellen, das gemeinsam bearbeitet und mit relevanten Aufgaben oder Workflows verknüpft werden kann.
2. Anrufskripte und E-Mail-Vorlagen
Diese Dokumente bieten Vertriebsmitarbeitern einen Ausgangspunkt für die Kundenansprache. Vorlagen können (und sollten) personalisiert werden, tragen jedoch dazu bei, dass die Botschaften einheitlich bleiben und keine wichtigen Punkte übersehen werden.
Schlüsselkomponenten:
- Klare Einleitungssätze oder Betreffzeilen
- Wertorientierte Botschaften, die auf die Bedürfnisse der Käufer zugeschnitten sind
- Call-to-Action (CTA)
- Platzhalter für Personalisierungen (z. B. Name, Branche, Problemstellung)
- Varianten für unterschiedliche Käuferprofile oder Phasen
- KPIs und Metriken für den Erfolg
💡 Profi-Tipp: Möchten Sie personalisierte Varianten für Ihre E-Mail-Vorlagen schneller erstellen? Probieren Sie ClickUp Brain, den nativen KI-Assistenten von ClickUp, der Ihnen die Arbeit abnimmt. Geben Sie die Details Ihres ICP, dessen Pain Points, die Phase des Trichters, in der er sich befindet, usw. ein, und ClickUp Brain erstellt einen Text, der Anklang findet, überzeugt und letztendlich zu einer Conversion führt.
3. Checklisten zur Qualifizierung
Anhand dieser Checklisten können Vertriebsmitarbeiter schnell feststellen, ob ein Lead weiterverfolgt werden sollte. So konzentrieren sich Teams auf hochwertige Opportunities.
Schlüsselkomponenten:
- Kriterien basierend auf BANT, MEDDIC oder Ihrer eigenen Methodik
- Fragen, die Sie während der Erfassungsphase stellen sollten
- Ein Punktesystem oder Bewertungssystem zur Beurteilung der Lead-Qualität
- Auslöser für den Übergang zur nächsten Vertriebsphase
4. Leitfäden zum Umgang mit Einwänden
Diese Dokumente liefern Vertriebsmitarbeitern klare, bewährte Antworten auf die häufigsten Einwände von Käufern.
Schlüsselkomponenten:
- Liste häufiger Einwände (z. B. Preisgestaltung, Wettbewerber, Zeitplanung)
- Empfohlene Antworten oder Gesprächspunkte
- Reale Beispiele oder Anwendungsfälle
- Tipps zu Tonfall und Präsentation
- Dos und Don'ts für das Reagieren unter Druck
5. Battle Cards
Battle Cards bieten einen schnellen Vergleich zwischen Ihrer Lösung und denen Ihrer Mitbewerber. Sie werden in der Regel in späteren Phasen der Unterhaltung eingesetzt, um die endgültige Kaufentscheidung zu beeinflussen.
Schlüsselkomponenten:
- Schlüsselunterscheidungsmerkmale
- Wettbewerbsnachteile und -vorteile
- Einwandantworten in Bezug auf Wettbewerber
- Einblicke in Gewinne und Verluste
- Strategische Gesprächspunkte
7. Onboarding- und Schulungshandbücher
Diese helfen neuen Vertriebsmitarbeitern, sich mit Ihren Tools, Botschaften und Vertriebsprozessen vertraut zu machen. Sie sind grundlegend für schnellere Einarbeitungszeiten.
Schlüsselkomponenten:
- Übersicht und Mission des Unternehmens
- Produktwissen und wichtige Features
- CRM- und Vertriebs-Tools im Überblick
- Übersicht über den Verkaufsprozess
- Erwartungen an die Rolle und Meilensteine
💡 Profi-Tipp: Erfinden Sie Ihren Onboarding-Prozess für den Vertrieb nicht jedes Mal neu, wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen. Die ClickUp-Vorlage für das Onboarding im Vertrieb bietet Ihnen ein wiederholbares, nachverfolgbares System, mit dem neue Vertriebsmitarbeiter schneller zu selbstbewussten Abschlussprofis werden. Verwenden Sie die integrierten Aufgaben, um Schulungsmodule zuzuweisen, Playbooks zu verknüpfen und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen, sodass Sie Ihr Team ohne Einbußen bei Qualität oder Geschwindigkeit skalieren können.
So erstellen Sie Vertriebsdokumentationen
Vertriebsdokumentation funktioniert nur, wenn sie klar, zugänglich und auf die tatsächlichen Vertriebsabläufe Ihres Teams zugeschnitten ist. Allzu oft wird Dokumentation in unzusammenhängenden Dateien gespeichert oder in Ordnern begraben, die niemand überprüft, was die Nachverfolgung des Prozesses erschwert.
Befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Team zuverlässigen Zugriff auf hochwertige Vertriebsdokumente hat:
Schritt 1: Bestehende Unterlagen prüfen (und bereinigen)
Bevor Sie etwas Neues erstellen, sollten Sie eine Bestandsaufnahme der bereits vorhandenen Materialien vornehmen. Dazu gehören alte Skripte, Pitch-Decks, Enablement-Leitfäden oder Dokumente, die während der Einarbeitung erstellt und nie aktualisiert wurden.
So führen Sie ein effektives Audit durch:
- Zentralisieren Sie Ihre Quellen: Führen Sie alles an einem Ort zusammen, damit Sie den gesamten Überblick behalten – erstellen Sie einen Knowledge Hub, um Informationen aus E-Mails, Laufwerken und freigegebenen Ordnern zu sammeln
- Tag nach Status: Beschriften Sie jedes Dokument als aktuell, veraltet oder zu überprüfen. Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder oder Tags, um den Status auf einen Blick zu verfolgen
- Duplikate entfernen: Behalten Sie nur eine Version jeder Ressource, um Verwirrung und widersprüchliche Botschaften zu vermeiden
Um diesen Prozess zu vereinfachen, verwenden Sie ClickUp Docs. Organisieren Sie Ihre Dokumente in übersichtlichen Spaces, Ordnern und Listen.
Sie können verschachtelte Seiten erstellen, um verschiedene Versionen derselben Vertriebsunterlagen an einem Ort zu speichern. Wenn Sie beispielsweise Pitch-Decks für verschiedene Zielgruppen haben, können Sie diese mithilfe verschachtelter Seiten getrennt, aber dennoch zusammen aufbewahren.
Außerdem stehen Ihnen zahlreiche Formatierungsoptionen wie Banner, Tabellen, Schaltflächen und Widgets zur Verfügung, mit denen Sie Ihren Dokumenten Stil und Funktionalität verleihen können.
Um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente durchsuchbar sind, fügen Sie die richtigen Tags hinzu (intern vs. extern, Präsentationen vs. Einseitige Dokumente, Gesprächsleitfäden vs. E-Mail-Vorlagen), weisen Sie Eigentümer zu und verknüpfen Sie sie direkt mit den entsprechenden ClickUp-Aufgaben. Auf diese Weise weiß Ihr Team immer, wo es das Gesuchte findet – ohne ständiges Hin und Her.
📮ClickUp Insight: Wir haben kürzlich herausgefunden, dass etwa 33 % der Wissensarbeiter täglich 1 bis 3 Personen anschreiben, um die benötigten Informationen zu erhalten. Was wäre, wenn Sie alle Informationen dokumentiert und jederzeit verfügbar hätten? Mit dem KI-Wissensmanager von ClickUp Brain gehört das Wechseln zwischen verschiedenen Kontexten der Vergangenheit an. Stellen Sie einfach die Frage direkt aus Ihrem Workspace, und ClickUp Brain ruft die Informationen aus Ihrem Workspace und/oder verbundenen Apps von Drittanbietern ab!
Schritt 2: Sammeln Sie echte Inputs von Ihrem Vertriebsteam
Sobald Sie eine Vorstellung davon haben, was Sie haben und was Sie brauchen, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. In diesem Schritt werden die Beiträge Ihrer Vertriebsmitarbeiter erfasst. Sie sind die beste Quelle für Erkenntnisse darüber, was nützlich ist und was nur Ballast ist.
So sammeln Sie aussagekräftiges Feedback:
- Senden Sie ein strukturiertes Feedback-Formular: Fragen Sie, welche Dokumente verwendet werden, was veraltet ist und was fehlt
- Achten Sie auf Reibungspunkte: Identifizieren Sie Punkte im Vertriebsprozess, an denen Vertriebsmitarbeiter langsamer werden, sich wiederholen oder vom Skript abweichen
- Fördern Sie kontinuierliche Aktualisierungen: Richten Sie ein System ein, mit dem Vertriebsmitarbeiter fehlende Informationen kennzeichnen oder neue Vertriebsmaterialien anfordern können
Um dieses Feedback zu sammeln, müssen Sie nicht Ihren Notizblock herausholen. Sie können einfach zu ClickUp-Formulare gehen.
Mit ClickUp Formularen können Sie Feedback an einem Ort sammeln und in Maßnahmen umsetzen. Passen Sie Formulare mit intelligenter Logik an, damit Sie nur das fragen, was wichtig ist. Jede Antwort wird zu einer ClickUp Aufgabe, und Sie können Automatisierungen einrichten, damit sie sofort nach der Erfassung der richtigen Person zugewiesen wird.
Möchten Sie Trends in den gesammelten Rückmeldungen aufdecken? Vielleicht die allgemeine Stimmung analysieren oder die wichtigsten Erkenntnisse herausarbeiten?
Verwenden Sie ClickUp Brain, um gesammelte Antworten zusammenzufassen und Fragen in einfacher Sprache zu stellen, um die Daten zu analysieren.
⭐️ PSA: Die Intelligenz von ClickUp Brain ist nicht auf Ihre Formulare beschränkt.
Wie wir bereits gesehen haben, können Sie damit Vertriebsmaterialien wie personalisierte E-Mails erstellen, Gesprächspunkte für Ihre Demo-Anrufe brainstormen, Lücken und Ineffizienzen in Ihrem Vertriebsprozess analysieren und vieles mehr. Da es sich um den weltweit umfassendsten kontextsensitiven KI-Assistenten handelt, versteht er Ihre Projekte genau und arbeitet mit Ihnen zusammen – genau dort, wo die Arbeit stattfindet.
💡 Profi-Tipp: Wenn Sie planen, eine Vertriebsmanagement-Software zur Verbesserung Ihrer Prozesse einzusetzen, entscheiden Sie sich nicht einfach für das beliebteste Produkt, sondern achten Sie auf Schlüssel-Features, die Ihren Workflow tatsächlich unterstützen.
Priorisieren Sie Tools mit Pipeline-Management, Kontaktverwaltung, Automatisierung von Aufgaben und Integrationen. Diese Features helfen Ihrem Team, fokussiert zu bleiben, manuelle Arbeit zu reduzieren und Geschäfte schneller abzuschließen.
Schritt 3: Erstellen Sie eine Karte Ihres Vertriebsprozesses, um Lücken in der Dokumentation zu erkennen
Wenn Sie diesen Schritt erreichen, verfügen Sie bereits über zuverlässiges schriftliches Material zu Ihren Prozessen. Dokumentation funktioniert jedoch nur, wenn sie mit Ihrem tatsächlichen Workflow verknüpft ist. Erstellen Sie eine Karte Ihres Vertriebsprozesses, um zu sehen, welches Material welche Phase unterstützt und wo Lücken bestehen.
So passen Sie Dokumente an den Verkaufstrichter an:
- Skizzieren Sie den gesamten Vertriebsprozess: Definieren Sie jede Phase, von der Kaltakquise bis zur Vertragsunterzeichnung
- Dokumentationsbedarf ermitteln: Ordnen Sie wichtige Schritte den Dokumenten zu, die sie unterstützen – beispielsweise E-Mail-Vorlagen für die Akquise, Skripte für Telefonate zur Bedarfsermittlung oder Vorlagen für Angebote zum Abschluss
- Priorisieren Sie, was fehlt: Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Materialien, die den Umsatz steigern oder die Zeitleisten für Ihre Vertriebsmitarbeiter verkürzen
An dieser Stelle können Ihnen die Whiteboards von ClickUp helfen, Ihren gesamten Vertriebsprozess visuell abzubilden und zu erkennen, wo Ihr Team mehr Unterstützung benötigt, um seine beste Leistung zu erbringen.
Das Beste daran? Verwandeln Sie jede Form oder Notiz mit einem Klick in eine nachverfolgbare Aufgabe in ClickUp. Sobald Sie Aufgaben erstellt haben, um bestehende Lücken zu füllen, können Sie den Fortschritt in der Board-Ansicht von ClickUp so verwalten, dass er Ihre Pipeline widerspiegelt.
Wenn Sie ganz von vorne anfangen, verwenden Sie die Vorlage „Vertriebspipeline“ von ClickUp, um mit einer vorgefertigten Struktur schnell loszulegen. So gelangen Sie auf einfache Weise von der Idee zur Umsetzung, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.
Schritt 4: Dokumente durchsuchbar machen
Ihre Dokumentation mag noch so perfekt sein. Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter jedoch keinen Zugriff darauf haben, nützt sie nichts.
Aus diesem Grund müssen Sie sicherstellen, dass die von Ihnen erstellten Dokumente sofort durchsuchbar und auch für neue Mitglieder Ihres Teams leicht zu navigieren sind.
So sorgen Sie dafür, dass Vertriebsdokumente leicht zu finden sind:
- Verwenden Sie klare Namenskonventionen: Titel sollten den Zweck und den Anwendungsfall widerspiegeln. „Inbound-Demo-Skript v2” ist besser als „Aktualisiertes Verkaufsdokument”
- Nach Workflow gruppieren: Organisieren Sie Dokumente danach, wo sie im Vertriebszyklus verwendet werden – Akquise, Entdeckung, Abschluss – und nicht nach Team oder Ersteller
- Tag nach Thema oder Persona: Verwenden Sie Tags wie #enterprise, #objectionhandling oder #competitor, damit Vertriebsmitarbeiter schnell filtern können
- Verwandte Inhalte verlinken: Ein Skript für Erstgespräche sollte mit der entsprechenden Vorlage für die E-Mail-Nachverfolgung oder der Checkliste für die Qualifizierung verknüpft sein
Zu diesem Zweck können Sie die Such-, Sortier- und Filterfunktionen von ClickUp Docs Hub nutzen. Heften Sie wichtige Dokumente an, damit sie sichtbar bleiben, filtern Sie nach Eigentümer oder Tag, um die Ergebnisse einzugrenzen, und sortieren Sie nach den letzten Aktivitäten, damit Ihr Team immer auf dem Laufenden ist.
Mit verifizierten Tags können Sie vertrauenswürdige Ressourcen kennzeichnen, sodass Vertriebsmitarbeiter keine Zeit damit verschwenden, zu überlegen, welche Version sie verwenden sollen. Sie können Dokumente auch nach dem letzten Bearbeiter anzeigen, Duplikate erkennen und Lücken in Ihren Inhalten identifizieren.
📮 ClickUp Insight: Jeder fünfte Berufstätige verbringt täglich mehr als drei Stunden damit, nach Dateien, Nachrichten oder zusätzlichen Informationen zu seinen Aufgaben zu suchen. Das sind fast 40 % einer gesamten Arbeitswoche, die für etwas verschwendet wird, das nur wenige Sekunden dauern sollte!
Die vernetzte Suche von ClickUp vereint all Ihre Arbeit – über Aufgaben, Dokumente, E-Mails und Chats hinweg –, sodass Sie genau das finden, was Sie brauchen, ohne zwischen verschiedenen Tools hin- und herspringen zu müssen.
Schritt 5: Dokumentationen sicher speichern und freigeben
Ja, Dokumentationen müssen zugänglich sein, aber nicht für jeden auf jeder Ebene. Vertriebsleiter benötigen möglicherweise Bearbeitungsrechte, Vertriebsmitarbeiter nur Lesezugriff und neue Mitarbeiter während der Einarbeitung eine geführte Zugriffsmöglichkeit. Ohne klare Berechtigungen riskieren Sie Verwirrung oder versehentliche Änderungen.
So speichern und geben Sie Vertriebsdokumente sicher frei:
- Berechtigung auf Ordnerebene verwenden: Schützen Sie sensible Dokumente wie Preis-Matrizen oder Wettbewerbsstrategien
- Benutzerrollen festlegen: Gewähren Sie Managern Zugriff für die Bearbeitung, Vertriebsmitarbeitern nur Lesezugriff und Enablement-Leads vollständige Kontrolle
- Versionskontrolle: Vermeiden Sie mehrere Entwürfe, indem Sie aktuelle Dokumente an einem Ort speichern
- Nutzung nachverfolgen: Überwachen Sie, welche Dokumente tatsächlich verwendet werden, damit Sie wissen, was hilfreich ist – und was nur Speicherplatz belegt
ClickUp macht das sichere Freigeben von Dateien ganz einfach. Jedes Dokument verfügt über detaillierte Berechtigungseinstellungen – Sie können den Zugriff zum Anzeigen, Kommentieren oder Bearbeiten für einzelne Benutzer oder Gruppen gewähren. Außerdem verfolgt ClickUp automatisch den Versionsverlauf, sodass Sie keine früheren Bearbeitungen verlieren.
Dokumente können auch extern freigegeben werden (mit Zugriffsbeschränkungen), was die Zusammenarbeit mit Partnern oder potenziellen Kunden bei Bedarf erleichtert.
Und da Ihre Dokumente im selben Workspace wie Ihre Vertriebs-Pipeline, Onboarding-Aufgaben und Content-Workflows gespeichert sind, müssen Sie nicht zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln und riskieren keine veralteten Versionen.
Schritt 6: Richten Sie ein System für Überprüfungen und kontinuierliche Verbesserungen ein
Dokumentation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Ohne regelmäßige Aktualisierungen verlieren selbst die besten Inhalte an Aktualität.
So halten Sie den Schwung aufrecht:
- Erstellen Sie wiederkehrende Überprüfungsaufgaben: Legen Sie einen Rhythmus für vierteljährliche oder halbjährliche Check-ins fest
- Nutzung und Interaktion nachverfolgen: Sehen Sie, welche Dokumente verwendet und welche ignoriert werden
- Vereinfachen Sie Feedback-Zyklen: Geben Sie Vertriebsmitarbeitern eine einfache Möglichkeit, Probleme zu melden oder Verbesserungen vorzuschlagen, sobald diese auftreten
Die wiederkehrenden Aufgaben von ClickUp sind hier hilfreich. Sie können Aufgaben zur Überprüfung von Dokumenten so planen, dass sie automatisch wiederholt werden – nach Datum, Häufigkeit oder Fertigstellungsauslöser. Muss Ihr Playbook alle 90 Tage überprüft werden? Erledigt. Möchten Sie nach jeder Produkteinführung eine Checkliste für die Nachverfolgung überprüfen? Ganz einfach.
Sie können auch benutzerdefinierte, codefreie ClickUp-Automatisierungen einrichten, um Benachrichtigungen zu versenden, wenn Überprüfungen anstehen, Aufgaben überfällig sind oder Inhalte aktualisiert werden. Sie können sogar Auslöser für Überprüfungen mit realen Aktivitäten verknüpfen, wie z. B. die Bearbeitung eines Dokuments oder eine Phasenänderung in Ihrer Pipeline.
Best Practices für Vertriebsdokumentation
Das Erstellen von Schulungsunterlagen für den Vertrieb ist nur der Anfang. Damit diese auch wirklich greifen, bedarf es einer intelligenten Strukturierung, einer benutzerorientierten Denkweise und regelmäßiger Überarbeitungen. Diese Best Practices sorgen dafür, dass Ihre Inhalte auch dann noch nützlich sind, wenn Ihr Team wächst.
Schreiben Sie so, wie ein Vertriebsmitarbeiter es während eines Gesprächs verwenden würde
Vertriebsmitarbeiter brauchen keine perfekten Sätze, sondern schnelle Antworten. Halten Sie Inhalte einfach, strukturiert und umsetzbar.
Verwenden Sie realistische Formulierungen, die Ihre Top-Vertriebsmitarbeiter in Gesprächen verwenden, und keine ausgefeilte Marketingsprache. Denken Sie: „So würde ich darauf antworten“, statt „Unsere Lösung ist darauf ausgelegt, ...“
Sie können auch Snippets für den Umgang mit Einwänden einfügen, die Ihre Vertriebsmitarbeiter direkt in eine Antwort kopieren und einfügen können.
🎯 Tipp: Erstellen Sie in ClickUp Docs eine Bibliothek mit Gesprächsskripten, die nach Phase oder Persona organisiert sind. Verwenden Sie Tabellen oder Umschaltflächen, um die Übersicht zu behalten und dennoch erweiterbar zu bleiben.
Entwerfen Sie Dokumente zum Überfliegen
Vertriebsmitarbeiter lesen keine seitenlangen Texte – vor allem nicht, wenn sie mitten in einem Geschäftsabschluss stecken. Formatieren Sie Ihre Dokumente so, dass sie sofort das finden, was sie brauchen.
- Verwenden Sie Überschriften, Aufzählungspunkte und fettgedruckten Text, um Inhalte zu gliedern
- Fügen Sie Schnellzugriffssymbole oder Emojis hinzu, um die Art der Info zu kennzeichnen: 📞 für Anrufskripte, 🎯 für Positionierung, 🛑 für häufige Einwände
- Verwenden Sie ausblendbare Abschnitte oder Umschaltflächen, um Informationen zu gruppieren, ohne den Bildschirm zu überladen
Alles zentralisieren
Wenn Ihre Vertriebsdokumente über E-Mail-Threads, Google Drive und Notion verstreut sind, wird niemand sie verwenden. Vertriebsmitarbeiter greifen standardmäßig auf Stammeswissen zurück, wenn Inhalte schwer auffindbar sind.
Speichern Sie Dokumente in einem gemeinsamen, durchsuchbaren Workspace und organisieren Sie sie nach dem Workflow der Vertriebsmitarbeiter und nicht nach ihrem Ersteller. Beispiele für Ordner sind „Akquise“, „Demo-Vorbereitung“, „Einwandbearbeitung“ und „Wettbewerbs-Battlecards“.
Sie können auch relevante Dokumente innerhalb von Aufgaben oder CRM-Karten verknüpfen, damit sie im Arbeits-Flow angezeigt werden.
Eigentümerschaft klar definieren
Jedes Dokument sollte einen Namen haben. Wenn niemand dafür verantwortlich ist, wird es nicht gepflegt.
🎯 Tipp: Weisen Sie Dokumenten Eigentümern zu und fügen Sie Überprüfungsdaten direkt in die Fußzeile oder Metadaten des Dokuments ein.
Flexible Vorlagen erstellen
Einheitliche Dokumente funktionieren nicht. Erstellen Sie Vorlagen, die Vertriebsmitarbeiter schnell an den Käufer, die Branche oder die Art des Geschäfts anpassen können.
🎯 Tipp: Fügen Sie bearbeitbare Felder oder Platzhalter ein, die Vertriebsmitarbeiter anpassen können, ohne den gesamten Text neu schreiben zu müssen.
Just-in-Time-Lieferung ermöglichen
Wir vergessen 90 % dessen, was wir in 90 Tagen lernen, und Ihre Vertriebsmitarbeiter sind da keine Ausnahme.
Stellen Sie Dokumente genau dann bereit, wenn sie benötigt werden – nicht während der Einarbeitung und nie wieder. Das richtige Dokument zur richtigen Zeit ist entscheidend.
Sie können Aufgabenauslöser, angeheftete Links oder Slack-Integrationen verwenden, um relevante Dokumente in jeder Phase des Vertriebs anzuzeigen. Oder Sie können ein Upgrade auf ClickUp Autopilot Agents durchführen!
💡 Profi-Tipp: ClickUp Autopilot Agents sind intelligente, KI-gestützte Agenten, die Ereignisse im Workspace (wie Änderungen der Deal-Phase) überwachen und definierte Aktionen ausführen können, z. B. Nachrichten im ClickUp-Chat posten, Dokumente taggen, Aufgaben aktualisieren und sogar relevante Dokumente basierend auf dem Workspace-Kontext zusammenfassen oder abrufen.
So richten Sie einen Agenten für die Just-in-Time-Dokumentenlieferung ein:
- Wählen oder erstellen Sie einen benutzerdefinierten Autopilot-Agenten
- Legen Sie Auslöser für Änderungen der Deal-Phase fest
- Fügen Sie optional Bedingungen für die Größe des Geschäfts oder die Region hinzu
- Verwenden Sie Anweisungen dazu, welche Dokumente angezeigt werden sollen und wie das Format zu gestalten ist
- Leiten Sie den Agenten zu den richtigen Dokumenten oder zur Wissensdatenbank weiter
- Aktivieren und testen Sie, indem Sie einen Dummy-Deal verschieben
Mit diesem Setup liefert der Autopilot Agent jedes Mal, wenn ein Vertriebsmitarbeiter einen Deal in eine neue Phase verschiebt, proaktiv die richtigen Unterlagen – genau dann, wenn sie benötigt werden.
Holen Sie sich regelmäßig Feedback von Ihren Vertriebsmitarbeitern
Die Personen, die Ihre Dokumentation verwenden, sollten auch deren Form gestalten. Machen Sie es ihnen leicht, Dokumente zu überprüfen, Änderungen vorzuschlagen oder Lücken zu markieren.
- Fügen Sie direkt im Dokument Feedback-Felder ein, z. B. „War das hilfreich?“ oder „Was fehlt noch?“
- Erstellen Sie ein gemeinsames Dokument-Feedback-Board oder einen Backlog, in dem Vertriebsmitarbeiter Vorschläge bewerten können
- Überprüfen Sie das Feedback in monatlichen Team-Meetings, um Aktualisierungen zu priorisieren
📖 Lesen Sie auch: Projektmanagement für Vertriebsteams – Zu erledigen
🧠 Fun Fact: Im Jahr 2016 stellte Zappos mit einem 10 Stunden und 43 Minuten langen Kundendienstgespräch einen Rekord auf – und bewies damit, dass eine echte Verbindung manchmal wichtiger ist als Geschwindigkeit.
Tools und Vorlagen zur Optimierung Ihrer Vertriebsdokumentation
Sie haben nun gesehen, warum es sinnvoll ist, ClickUp für Ihren Sales Hub zu verwenden. Ganz gleich, ob Sie Playbooks erstellen, Deals verwalten oder Inhalte aktualisieren – ClickUp für Sales Teams bringt Struktur und Effektivität in Ihre Vertriebsdokumentation.
So können Sie mit den Tools von ClickUp Ihre Vertriebsdokumente standardisieren und skalieren:
1. Automatisierung: Halten Sie Inhalte ohne manuelle Arbeit auf dem neuesten Stand
Vertriebsdokumentation ist keine einmalige Angelegenheit. Sie muss aktualisiert werden. Überprüft werden. Erinnerungen an die Eigentümer versendet werden. Das alles manuell erledigen? Nicht skalierbar.
ClickUp-Automatisierungen können Überprüfungsaufgaben auslösen, Eigentümer von Dokumenten benachrichtigen oder veraltete Vorlagen automatisch archivieren. Legen Sie Regeln fest, wie z. B.:
„Wenn ein Dokument als veraltet markiert wird, weisen Sie dem Eigentümer des Inhalts eine Überprüfungsaufgabe zu. “
So läuft Ihr Dokumentationssystem auch dann weiter, wenn niemand hinschaut.
2. CRM: Verknüpfen Sie Dokumente mit Ihrer Pipeline
Dokumentation ist leistungsfähiger, wenn sie mit tatsächlichen Geschäften verbunden ist. Mit ClickUp CRM können Sie relevante Dokumente direkt in Geschäftsaufgaben oder Pipeline-Ansichten einbetten oder verknüpfen.
Fügen Sie Skripte, Vorlagen oder kundenbezogene Inhalte je nach Phase des Geschäfts hinzu, damit Ihre Vertriebsmitarbeiter immer über die erforderlichen Informationen verfügen.
Bonus: Wenn sich Ihr Vertriebsprozess ändert, können Ihre mit dem CRM verknüpften Dokumente entsprechend angepasst werden.
3. Chatten: Feedback in Echtzeit erfassen
Das beste Feedback zu Vertriebsdokumentationen gibt es immer im Moment selbst. Nutzen Sie den ClickUp-Chat, um diese Erkenntnisse sofort festzuhalten.
Vertriebsmitarbeiter können defekte Links markieren, Aktualisierungen anfordern oder erfolgreiche Vorgehensweisen freigeben, ohne zu externen Kommunikationstools wechseln zu müssen. Chat-Threads bleiben an bestimmte Dokumente oder Aufgaben verknüpft, sodass der Kontext erhalten bleibt.
Das ist schneller als E-Mails und weitaus strukturierter als isolierte Apps wie Slack.
4. Vorlagen für Aufgaben: Standardisieren Sie wiederkehrende Arbeiten
Erstellen Sie einen neuen Leitfaden für die Entdeckung? Aktualisieren Sie vierteljährliche Dokumente zur Unterstützung? Fangen Sie nicht bei Null an.
Mit den Vorlagen für ClickUp-Aufgaben können Sie Checklisten, Schritte und Formate wiederverwenden, sodass jedes neue Dokument denselben Prozess folgt.
So bleibt Ihr Vertriebsdokumentationsprozess auch bei wachsenden Teams konsistent.
5. Tabellen: Überwachen Sie den Zustand und die Leistung von Inhalten
Manchmal benötigen Sie eine datenorientierte Ansicht. Die Tabellenansicht von ClickUp funktioniert wie eine dynamische Tabelle und eignet sich perfekt für die Nachverfolgung des Dokumentationsstatus.
Sie können die letzten Aktualisierungsdaten, Nutzungsstatistiken, das Feedback-Volumen und die Eigentümerschaft an einem Ort protokollieren. Filtern Sie nach Dokumenttyp, Priorität oder Überprüfungszyklus, um zu sehen, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert.
Stellen Sie sich das als Ihr Command-Center für die Dokumentation vor, jedoch mit mehr Automatisierung und weniger Registerkarten.
ClickUp-Vorlagen zur Vereinfachung der Vertriebsdokumentation
Die vorgefertigten Vorlagen von ClickUp wurden entwickelt, um Zeit zu sparen und wiederkehrende Vertriebsaktivitäten zu strukturieren. Dabei handelt es sich nicht nur um Aufgabenlisten, sondern um Rahmenwerke, mit denen Sie Ihren Vertriebsprozess vom ersten Tag an dokumentieren, verwalten und optimieren können.
So fügt sich jedes Element in ein skalierbares Dokumentationssystem ein:
1. Vorlage für Vertriebsprozesse von ClickUp
Die Vertriebsprozess-Vorlage von ClickUp hilft Ihnen dabei, Ihren gesamten Vertriebsprozess an einem Ort zu dokumentieren. Sie können Qualifikationskriterien für Leads, E-Mail-Kadenz für Ihre Nurture-Sequenz, Meeting-Vorbereitungen und Übergabeschritte einbinden – alles verknüpft mit Aufgaben.
Verwendungszweck:
- Erstellen Sie ein wiederholbares Vertriebs-Playbook
- Stimmen Sie Ihr Team auf die einzelnen Phasen ab
- Fügen Sie jeder Phase relevante Dokumente wie Skripte oder Vorlagen als Anhang hinzu
2. Vorlage für Verkaufsgespräche von ClickUp
Die Vorlage für Verkaufsgespräche von ClickUp bietet eine Struktur für die Erstellung, Verfeinerung und Durchführung Ihrer Verkaufsgespräche, die auf Ihr Produkt, Ihre Zielgruppe oder die Größe des Geschäfts zugeschnitten ist.
Ihre Vertriebsmitarbeiter sollten ihre Verkaufsargumente nicht jedes Mal von Grund auf neu entwickeln müssen. Diese Vorlage standardisiert die Kernaussagen und lässt gleichzeitig Raum für Personalisierung.
Verwendungszweck:
- Dokumentieren Sie die Struktur Ihres Verkaufsgesprächs: Einstieg, Wertversprechen, Beweise und Abschlussmethode
- Präsentationen, Gesprächsleitfäden und Kundenberichte einbetten
- Beziehen Sie die Positionierung Ihrer Wettbewerber oder den Umgang mit Einwänden je nach Zielgruppe mit ein
3. Vorlage für die Vertriebs-Onboarding von ClickUp
Verwandeln Sie das Onboarding in einen checklistenbasierten Prozess. Die Vorlage für das Vertriebs-Onboarding von ClickUp enthält alles, was Vertriebsmitarbeiter in den ersten Wochen lernen müssen.
Verwendungszweck:
- Dokumentieren Sie Schulungsinhalte, Tools und Meilensteine
- Fügen Sie Links zu Playbooks, Anrufaufzeichnungen und Produktdemos ein
- Verfolgen Sie Fortschritte, damit Manager wissen, wer verkaufsbereit ist
4. Vorlage für einen Leitfaden zur Vertriebsstrategie von ClickUp
Benötigen Sie einen Space, um Ihren gesamten Vertriebsansatz zu dokumentieren – Markt, Positionierung, ICP, Ziele und Schlüsselstrategien? Verwenden Sie die Vorlage „Vertriebsstrategie-Leitfaden“ von ClickUp. Damit sind alle auf dem gleichen Stand, was Ihre Einzelziele, Ihre Wettbewerbsvorteile und die Vorgehensweise angeht.
Verwendungszweck:
- Entwerfen Sie eine vierteljährliche oder jährliche Vertriebsstrategie
- Richten Sie funktionsübergreifende Teams auf Markteinführungspläne aus
- Dokumentieren Sie Schlüsselbotschaften und Vertriebsaktivitäten
5. Vorlage für das Vertriebs-Pipeline-Management von ClickUp
Das Sales Pipeline Management von ClickUp verwandelt Ihre Pipeline in einen visuellen Workflow, in dem Aufgaben, Aktualisierungen und Dokumente zusammengeführt werden.
Verwendungszweck:
- Fortschritt von Geschäften nach Phase verfolgen
- Verknüpfen Sie Aufgaben mit zugehörigen Dokumenten (Skripte, Preise, Verträge)
- Eigentümer zuweisen, Erinnerungen festlegen und Fortschritte überwachen
Bringen Sie außerdem Struktur in Ihre Berichterstellung und halten Sie alle Beteiligten mit der Vorlage für monatliche Vertriebsberichte von ClickUp auf dem Laufenden. Stellen Sie die monatliche Vertriebsleistung zusammen – Einzelziele vs. Ist-Zahlen, Pipeline-Status und Teamerfolge.
Sie können sogar Links zu Dashboards, CRM-Exporten oder Enablement-Materialien einfügen.
Eine schlankere, kurzfristigere Version des Monatsberichts ist die Vorlage für wöchentliche Vertriebsberichte von ClickUp, die sich auf wöchentliche Trends, Hindernisse und kurzfristige Maßnahmen konzentriert. So bleiben Vertriebsleiter auf dem Laufenden, ohne ein vollständiges Dashboard zu benötigen.
Erstellen Sie mit ClickUp intelligentere, skalierbare Vertriebsdokumente
Vertriebsdokumentation funktioniert, wenn sie in den täglichen Flow Ihres Teams integriert ist und nicht über verschiedene Tools verstreut oder in Ordnern vergessen wird. Das sind die Vorteile: schnellere Einarbeitung, intelligentere Verkäufe und besser vorhersagbare Ergebnisse.
ClickUp hilft Ihnen, diese Ziele schneller zu erreichen. Von Dokumenten und Vorlagen bis hin zu Automatisierungen und Dashboards – alles befindet sich an einem Ort, ist organisiert, zugänglich und mit Ihrer Pipeline verbunden.
Wenn Sie ein Vertriebsteam möchten, das weniger Zeit mit Suchen und mehr Zeit mit Abschließen verbringt, probieren Sie ClickUp aus. Hier wird Ihr Prozess zu einem System und Ihr System zu einem Wettbewerbsvorteil.