Im Durchschnitt werden amerikanische Kleinunternehmen 8,2 Tage nach dem Fälligkeitsdatum bezahlt.
Das ist nicht ideal, wenn Sie versuchen, die Bücher zu schließen, Einzelziele zu erreichen oder sich über Wasser zu halten. Abgesehen von der finanziellen Belastung erhöhen Zahlungsverzögerungen das Guthabenrisiko, stören den Cashflow und belasten bereits stark beanspruchte Teams.
Die Implementierung von KI in Ihren Zahlungsprozess kann jedoch dazu beitragen, Abläufe zu beschleunigen und Ihnen mehr Kontrolle und Sichtbarkeit in Ihren Finanzvorgängen zu verschaffen.
In diesem Blogbeitrag erläutern wir die konkreten Vorteile des Einsatzes von KI im Forderungsmanagement und stellen Ihnen die besten Tools zur Modernisierung Ihrer Forderungsprozesse vor. (Spoiler-Alarm: Es ist ClickUp, und wir zeigen Ihnen auch warum!)
⭐️ Vorgestellte Vorlage
Die Vorlage „ClickUp-Aktionsplan für Debitorenbuchhaltung“ ist ein wertvolles Tool zur Überwachung der Fortschritte Ihres Unternehmens bei der Verwaltung von Forderungen. Damit können Sie wiederkehrende Probleme, die zu Zahlungsverzögerungen führen können, schnell identifizieren und beheben, sodass Ihr Cashflow gesund und vorhersehbar bleibt.
Was ist Debitorenbuchhaltung (AR) und warum ist sie ein Engpass?
Forderungen beziehen sich auf die rechtzeitigen Zahlungen, die ein Unternehmen von seinen Clients für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen erwartet. Sie stellen eingehende Zahlungsmittel als Umlaufvermögen in der Bilanz dar.
Ein zeitnaher Inkasso verbessert das Cashflow-Management und hilft Unternehmen, Ausgaben zu decken, Lieferanten zu bezahlen und Wachstum zu finanzieren. Verzögerungen hingegen können zu Liquiditätsengpässen, verpassten Chancen und einer Abhängigkeit von externen Finanzmitteln führen.
Häufige Probleme in der Debitorenbuchhaltung
Das Forderungsmanagement scheint einfach zu sein: Rechnungen versenden, ausstehende Zahlungen einziehen und abstimmen. Der Prozess ist jedoch oft langsam, manuell und reaktiv, was zu kostspieligen organisatorischen Engpässen führt.
Laut Xero Small Business Insights (XSBI) führt bereits ein einziger Tag Verzug bei der Zahlung von Rechnungen zu einem Anstieg der Kreditaufnahme kleiner Unternehmen um 1, 1 % in diesem Quartal, was marktweit zusätzlichen Schulden in Höhe von rund 278, 7 Milliarden US-Dollar entspricht.
Unternehmen mit Zahlungsrückständen von 7 bis 8 Tagen erhöhen ihre Kreditaufnahme um 6,8 %. Dies belastet das Betriebskapital und erhöht die Abhängigkeit von hochverzinslichen, kurzfristigen Guthaben.
Die meisten kleinen Unternehmen wenden sich nicht an Banken, wenn sie Probleme mit dem Cashflow haben. Stattdessen nehmen sie Kredite von Nicht-Bank-Kreditgebern mit höheren Zinsen und kürzeren Rückzahlungszyklen auf, was ihre finanzielle Belastung im Laufe der Zeit noch verstärkt.
Manuelle Workflows verschlimmern die Situation nur noch. Viele Teams tun immer noch Folgendes:
- Versenden Sie Erinnerungen zu spät oder unregelmäßig
- Verlassen Sie sich auf Tabellenkalkulationen zur Nachverfolgung von Rechnungsdaten
- Fehlende automatisierte Eskalations-Workflows
Die Folge sind langsamere Inkassovorgänge, angespannte Kundenbeziehungen und steigende DSO (Days Sales Outstanding, durchschnittliche Zahlungsdauer). Finanzteams haben außerdem Schwierigkeiten, risikoreiche Konten zu identifizieren oder realistisch einzuschätzen, wie viel Geld in den nächsten 30 Tagen tatsächlich eingezogen werden kann.
Diese mangelnde Sichtbarkeit kann zu versäumten Zahlungsfristen, verzögerten Investitionen und Unsicherheiten in letzter Minute führen.
KI in der Buchhaltung kann dies ändern. Sie können Automatisierung und Intelligenz in Ihren Forderungsprozess einführen, um Kontrolle, Geschwindigkeit und Einblicke für maximale Vorteile zu gewinnen.
👀 Wussten Sie schon? Unternehmen in ganz Großbritannien verschwenden etwa 56,4 Millionen Stunden damit, ausstehende Zahlungen einzutreiben.
Wie KI in der Debitorenbuchhaltung eingesetzt wird
Längere Zahlungsfristen mögen zwar für Kunden attraktiv sein, gehen jedoch oft mit höheren Schulden und einem erhöhten Cashflow-Risiko einher.
Aus diesem Grund ist ein strategisches Management der Debitorenbuchhaltung unerlässlich. Sie sollten den Client proaktiv in Rechnung stellen und ein System für Zahlungserinnerungen trotz verlängerter Zeitleisten einrichten.
KI- und ML-Modelle (Machine Learning) verarbeiten riesige Mengen interner und externer Daten, wie z. B. Kundenverhalten und Zahlungshistorie, um Muster aufzudecken, Vorhersagen zu treffen und Empfehlungen zu generieren.
Sie erhalten Zugang zu effizienten AR-Prozessen, die zeitnahe Zahlungen fördern und skalierbar sind, ohne den Finanzbetrieb zu stören.
Hier sind einige praktische Anwendungsfälle, in denen KI-Tools in der Buchhaltung einen Unterschied machen:
1. Rechnungserstellung und -verwaltung
Die manuelle Rechnungsstellung verzögert Ihre Inkasso-Prozesse, noch bevor Sie zur Nachverfolgung kommen. Ein Tippfehler oder ein falsches Fälligkeitsdatum können Zahlungen um Wochen verzögern und unnötigen Hin und Her mit Clients auslösen.
Der Einsatz von KI-Lösungen ändert dies, indem sie die Rechnungsbearbeitung präzise, anpassungsfähig und schnell macht.
🔍 Mit der automatisierten Rechnungserstellung können Sie:
- Extrahieren Sie Rechnungsdetails aus Verträgen, Bestellungen und CRM-Einträgen, um Rechnungen mit minimalem manuellem Aufwand automatisch zu erstellen. Lernen Sie aus der Nachverfolgung früherer Zahlungen und wenden Sie automatisch die entsprechenden Steuersätze, Rabattbedingungen oder Zahlungsanweisungen basierend auf der Historie des Clients an
- Kennzeichnen Sie fehlende Daten, Fehler im Format oder Unstimmigkeiten, bevor die Rechnung versendet wird, und reduzieren Sie so die Wahrscheinlichkeit von Streitfällen
📌 Verwenden Sie KI-Tools, die in Ihr ERP integriert sind, um die Rechnungserstellung auszulösen, wenn ein Auftrag als abgeschlossen markiert oder eine Lieferung bestätigt wird. So schließen Sie die Lücke zwischen Leistungserbringung und Rechnungsstellung.
📖 Lesen Sie auch: Beispiele und Formate für das Hauptbuch in der Buchhaltung
2. Zahlungsprognosen und Risikobewertung
Zu wissen, wen man wann kontaktieren muss, kann AR-Prozesse verkomplizieren. Nicht alle Kunden verhalten sich gleich. Einige sind zuverlässig früh dran, andere benötigen regelmäßig eine Erinnerung und einige wenige zahlen erst nach einer Eskalation.
Bisher mussten Sie dazu Berichte über überfällige Forderungen durchforsten und sich auf Vermutungen verlassen. KI ändert dies, indem sie rohe Zahlungsdaten in klare, zukunftsorientierte Erkenntnisse umwandelt.
🔍 So funktioniert es:
- Führen Sie prädiktive Analysen zu historischen Zahlungsgewohnheiten, Branchentrends und externen Guthabeninformationen durch, um zu prognostizieren, wann die Zahlung eines bestimmten Kunden eingehen wird
- Weisen Sie jedem Kunden oder jeder Rechnung eine Echtzeit-Risikobewertung zu und heben Sie mithilfe von ML die Konten hervor, bei denen ein Zahlungsausfall wahrscheinlich ist
- Simulieren Sie, wie sich Verzögerungen bei wichtigen Clients auf die Gesamtliquidität und das Cashflow-Management auswirken können
📌 Finanzteams können dank genauer Prognosen Prioritäten für das Inkasso setzen, Rücklagen bilden oder Konditionen neu verhandeln, bevor es zu Liquiditätsengpässen kommt.
⭐️ Fallstudie: Predictive Analytics zur Kanalisierung des Aufwands für das Inkasso
Ein führender Hersteller von PVC-Rohren stand vor einer wachsenden Herausforderung: Ein zunehmender Rückstand bei überfälligen Konten blockierte den Cashflow und belastete den Betrieb. Die traditionellen Inkassoprozesse hielten nicht Schritt, und das Finanzteam benötigte eine intelligentere Methode, um zu ermitteln, welche Konten dringend bearbeitet werden mussten.
Um dieses Problem zu lösen, hat sich das Unternehmen mit Nitor Infotech zusammengetan, um ein KI/ML-gesteuertes Predictive-Analytics-System zu implementieren. Der erste Schritt bestand darin, die historischen Verkaufs- und Zahlungsdaten aus mehreren Jahren in einem zentralen Data Warehouse zu konsolidieren. Auf dieser Grundlage konnte die KI Verhaltensmuster von Kunden analysieren und risikoreiche Konten kennzeichnen, sodass das Team einen klaren Überblick darüber erhielt, wo es seinen Aufwand zur Eintreibung von Forderungen konzentrieren musste.
Die Auswirkungen waren erheblich. Innerhalb von nur 24 Wochen reduzierte das Unternehmen seine ausstehenden Forderungen um 75 % und verkürzte den durchschnittlichen Zahlungsrückstand auf 20 Tage. Was einst ein reaktiver, zeitaufwändiger Prozess war, wurde zu einer proaktiven Strategie auf Basis von KI, die einen gesünderen Cashflow ermöglichte und das Finanzteam entlastete, sodass es sich auf das Wachstum konzentrieren konnte, anstatt Zahlungen einzutreiben.
3. Automatisierte Nachverfolgung und Inkasso
Das Nachfassen überfälliger Rechnungen ist eine der repetitivsten und zeitaufwändigsten Aufgaben im Debitorenmanagement. Es erfordert Konsistenz, Timing und den richtigen Ton. KI hilft dabei, Nachfassaktionen zu personalisieren und zu priorisieren und ersetzt generische Nachrichten oder Tabellenkalkulationen.
🔍 Das hilft Ihnen:
- Passen Sie den Zeitpunkt und die Art der Nachverfolgung anhand von Kundendaten an (wenn ein Kunde E-Mails dienstags beantwortet, senden Sie Erinnerungen entsprechend)
- Passen Sie die Kommunikation an die Stimmung und die Historie des Kunden an – freundliche Erinnerungen für Stammkunden vs. strenge Mahnungen für chronische Säumige
- Ändern Sie die Reihenfolge der Nachfass-Warteschlangen, damit Rechnungen mit hohem Wert oder hohem Risiko zuerst bearbeitet werden
📌 Lassen Sie KI die Nachverfolgung anhand von Auslösern wie „5 Tage überfällige Konten“ oder „keine Antwort nach zwei Erinnerungen“ eskalieren. Das System kann Aufgaben zuweisen oder E-Mails versenden, sodass sich Ihr Team für Debitorenbuchhaltung auf dringlichere Angelegenheiten konzentrieren kann.
💡 Profi-Tipp: Mit den benutzerdefinierten Autopilot-KI-Agenten von ClickUp können Sie automatisierte Erinnerungen an Client-Kanäle und -Gruppen basierend auf bestimmten Fälligkeitsdaten und Kriterien senden. So können KI-Agenten helfen:
- Automatische Erinnerungen: Sie können einen KI-Agenten einrichten, der Fälligkeitsdaten oder benutzerdefinierte Felder (wie „Fälligkeitsdatum der Zahlung“) in Aufgaben oder Datensätzen von Clients überwacht. Der Agent kann dann automatisch Erinnerungen (über Kommentare, Chat-Nachrichten oder E-Mails) senden, wenn eine Zahlung fällig oder überfällig ist
- Benutzerdefinierte Auslöser: Agenten können so konfiguriert werden, dass sie Aktionen basierend auf Änderungen des Status einer Aufgabe, benutzerdefinierten Feldern oder Daten auslösen – ideal für die Nachverfolgung von Zahlungen
- Integration: Wenn Sie externe Zahlungstools (wie Stripe, QuickBooks usw.) verwenden, können Sie diese in ClickUp integrieren. KI-Agenten können dann auf Statusaktualisierungen dieser Tools reagieren
In diesem Video-Erklärfilm von Ken, einem Produktmanager bei ClickUp, erfahren Sie, wie Sie diese Agenten einrichten können:
👀 Wussten Sie schon? Eine Verkürzung der Zahlungsfristen um einen Tag würde den Gesamt-Cashflow von EU-Unternehmen um 0,9 % steigern und ihnen 158 Millionen Euro an Finanzierungskosten einsparen.
4. Streitfallmanagement und -lösung
Ein einziger Fehler in einer Position oder eine übersehene Bestellung kann Zahlungen um Wochen verzögern. Schlimmer noch: Streitfälle bleiben oft unsichtbar, bis ein Kunde Bedenken äußert – und dann hat der Cashflow bereits gelitten.
KI erkennt und verhindert Streitfälle, bevor sie entstehen, und regelt, wie Teams sie verwalten und lösen, wenn sie auftreten.
🔍 Sie können es für folgende Zwecke nutzen:
- identifizieren Sie wiederkehrende Streitgründe* anhand von Verlaufsdaten wie Problemen mit Produktmengen, Rechnungsdiskrepanzen usw. und kennzeichnen Sie risikoreiche Rechnungen im Voraus
- Scannen Sie E-Mails oder Support-Tickets, um frustrierte Töne zu erkennen, und ermöglichen Sie so eine schnellere Eskalation oder Lösung
- Leiten Sie Streitfälle an die richtigen internen Ansprechpartner weiter und schlagen Sie auf der Grundlage früherer Ergebnisse Lösungsmaßnahmen vor
📌 Eine schnellere Lösung reduziert die Forderungslaufzeit und verbessert die Kundenzufriedenheit – zwei Ergebnisse, die normalerweise schwer zu vereinbaren sind.
📖 Lesen Sie auch: Kostenlose Vorlagen für die Buchhaltung in Excel und ClickUp
5. Cashflow-Prognosen
Der Cashflow bestimmt Ihre Fähigkeit, zu arbeiten, zu wachsen und Ihr Team zu bezahlen. Herkömmliche Prognosemethoden wie Tabellenkalkulationen und statische Modelle können jedoch nicht mit dem sich ändernden Kundenverhalten oder der wirtschaftlichen Unsicherheit Schritt halten.
KI bietet eine Möglichkeit, von einer rückblickenden und reaktiven Planung zu einer datengestützten Vorausschau in Echtzeit überzugehen.
🔍 So funktioniert es:
- Kombinieren Sie Fälligkeitsberichte, Zahlungsmuster, Rechnungsstatus und Makrotrends
- Automatische Anpassung von Prognosen bei Eingang neuer Rechnungen oder Zahlungen
- Simulieren Sie Änderungen wie beispielsweise, was passiert, wenn die 10 wichtigsten Kunden 5 Tage zu spät zahlen, und sehen Sie die Auswirkungen auf nachgelagerte Prozesse
📌 Erstellen Sie KI-gestützte Dashboards, um erwartete und tatsächliche Zahlungseingänge nachzuverfolgen und Warnmeldungen für größere Abweichungen festzulegen.
💡 Profi-Tipp: Erstellen Sie KI-gestützte Dashboards, die nicht nur erwartete und tatsächliche Zahlungseingänge nachverfolgen, sondern auch die Gründe hinter den Zahlen erklären. Mit KI-Karten in ClickUp-Dashboards können Sie Widgets einfügen, die automatisch Trends zusammenfassen, Anomalien markieren oder sogar Erkenntnisse in einfacher Sprache direkt in Ihrem Dashboard erstellen. Anstatt Berichte manuell durchzugehen, erhalten Sie proaktive Benachrichtigungen und Kontextinformationen, sodass Sie schnell handeln können, wenn Abweichungen am wichtigsten sind.
Vorteile des Einsatzes von KI in der Debitorenbuchhaltung
Da sich Zahlungszyklen verlängern und die Betriebskosten steigen, müssen Finanzteams mit weniger Aufwand mehr erreichen. KI verwandelt manuelle Prozesse im Debitorenmanagement in proaktive, datengestützte Systeme.
Hier sind einige Vorteile von KI im Debitorenmanagement:
- Reduzieren Sie die Forderungslaufzeiten, indem Sie Rechnungen mit dem höchsten Verzugsrisiko identifizieren und priorisieren
- Effiziente Skalierung durch Bearbeitung einer größeren Anzahl von Rechnungen ohne Personalaufstockung
- Erhöhen Sie die Sichtbarkeit, indem Sie Rechnungsstatus, Kundenverhalten, Finanzdaten und Prognosen in einem Dashboard konsolidieren
- Führen Sie eine Bonitätsprüfung durch, indem Sie dynamische Risikobewertungen vergeben und frühzeitig Zahlungstrends erkennen
- Entlasten Sie Ihre Teams durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie Erinnerungen, Eskalationen und Dateneingaben
👀 Wussten Sie schon? Nur 44 % der Unternehmen haben ihre Prozesse im Bereich der Debitorenbuchhaltung automatisiert, um ihre finanzielle Performance zu verbessern.
Die besten KI-Tools für Debitorenbuchhaltung
Die richtigen Tools zur Automatisierung der Debitorenbuchhaltung können Ihnen dabei helfen, den Zahlungseinzug und die Nachverfolgung zu vereinfachen.
Hier sind drei dieser Tools, die intelligente Automatisierung und vorausschauende Erkenntnisse in Ihre Debitorenbuchhaltung bringen:
1. Versapay
Versapay kombiniert die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung mit Features für die Zusammenarbeit mit Kunden, um Unternehmen dabei zu helfen, Zahlungen zu beschleunigen und die Transparenz zu verbessern.
Nutzen Sie Versapay für:
- Implementieren Sie maschinelles Lernen, um Zahlungszuordnungen zu automatisieren und Zahlungen mit Überweisungen abzugleichen
- Prognostizieren Sie Zahlungsrisiken auf Grundlage des Kundenverhaltens und der Streitfälle in der Vergangenheit
- Organisieren Sie das Inkasso mit integrierten Kommentarfunktionen und Kundenportalen
2. HighRadius
HighRadius bietet eine umfassende Suite KI-gestützter Tools für das Office of the CFO mit einem starken Fokus auf die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung und ein besseres Cashflow-Management.
So kann es Ihnen helfen:
- Prognostizieren Sie Zahlungstermine mithilfe fortschrittlicher Verhaltensmodelle
- Beschleunigen Sie die Streitbeilegung mit KI-vorgeschlagenen Antworten und Weiterleitungen
- Gleichen Sie Überweisungen über verschiedene Formate und Quellen hinweg mit Rechnungen ab
3. ClickUp
ClickUp, die App für alles rund um die Arbeit, bietet Ihnen vollständige Sichtbarkeit Ihres Zahlungsstatus und Ihrer Kontoinformationen, ohne dass Sie mehrere Tabellenkalkulationen oder unverbundene Tools verwalten müssen.
ClickUp für Finanzteams
Mit ClickUp für Finanzen können Sie:
- Berechnen Sie anhand des Fälligkeitsdatums und des Abschlussdatums die Anzahl der Tage, um die Ihre Forderungen überfällig sind. Benutzerdefinierte Felder
- Markieren Sie Rechnungen, die den durchschnittlichen Fälligkeitswert Ihres Unternehmens überschreiten, mithilfe einer Kombination aus automatisierten Benachrichtigungen und KI-Erkenntnissen aus den Dashboards von ClickUp
- Prognostizieren Sie die potenziellen Auswirkungen auf den monatlichen Cashflow auf der Grundlage offener Salden und allgemeiner Finanzdaten. Beispiel: Mit benutzerdefinierten Feldern in ClickUp können Sie Datenpunkte wie Rechnungsbearbeitungsnummer, Zahlungsstatus, Kundenname, fälligen Betrag und mehr nachverfolgen, um Kontext zu erhalten
- Sie können auch Formelfelder hinzufügen, um Berechnungen in Echtzeit in Ihrem Workspace durchzuführen. Dies ist besonders hilfreich für Finanzteams, die mit der Logik von Tabellenkalkulationen vertraut sind
Sie können diese Informationen in der ClickUp-Tabellenansicht verwalten, die eine Tabellenkalkulation nachahmt (nur mit besserer Funktionalität). Jede Zeile wird in eine Aufgabe umgewandelt, und jede Spalte wird zu einem Live-Datenfeld, auf das Sie direkt zugreifen können. Teams für Debitorenbuchhaltung können den Status von Rechnungen verwalten, Notizen zu Zahlungen aktualisieren und Folgeaufgaben zuweisen.
ClickUp Brain
AR-Teams können ihre Abfragen auch einfach an ClickUp Brain schreiben, anstatt langwierige Berechnungen und manuelle Analysen durchzuführen!
ClickUp Brain ist der integrierte KI-Assistent von ClickUp, der Ihre Aufgaben, Dokumente und Kundenkommunikation versteht. Sie können ihn bitten, die Zahlungshistorie von Clients zusammenzufassen, Folge-E-Mails zu generieren oder Rechnungen zu markieren, die seit einer Woche nicht bearbeitet wurden.
Wenn ein Kunde beispielsweise drei offene Rechnungen hat, kann ClickUp Brain eine E-Mail mit Verweisen auf frühere Mitteilungen, Fälligkeitsdaten und Beträge erstellen. Sie können innerhalb von Sekunden mit einer personalisierten Zahlungserinnerung an den Kunden nachfassen.
📌 Verlassen Sie sich bei der Arbeit in der Debitorenbuchhaltung immer noch auf ChatGPT oder andere LLM? Jetzt können Sie ChatGPT, Gemini und Claude direkt in ClickUp Brain nutzen, ohne zwischen verschiedenen Apps hin- und herwechseln zu müssen.
💡 Profi-Tipp: Wenn Sie sich das mühsame Setup sparen und sofort mit der Verwaltung Ihrer AR-Prozesse beginnen möchten, ist die ClickUp-Rechnungsvorlage der schnellste Weg. Es handelt sich um ein Plug-and-Play-Setup für Listen, das speziell für Finanzteams und Geschäftsinhaber entwickelt wurde, die Rechnungen über ein zentrales Dashboard verfolgen, versenden und überwachen möchten, ohne ein System von Grund auf neu aufbauen zu müssen.
ClickUp-Automatisierungen
Die Automatisierungen von ClickUp bieten ein hervorragendes Setup für sich wiederholende oder mühsame Aufgaben. Bringen Sie Aufgaben voran, indem Sie Bedingungen und Auslöser festlegen, die Aktionen in Ihrem gesamten AR-Prozess automatisch ausführen.
Sie können beispielsweise mit ClickUp Automations einen Workflow erstellen, der automatisch die von ClickUp Brain entworfene E-Mail an den Kunden sendet und professionell um Zahlung bittet.
Sie können ClickUp-Automatisierungen verwenden, um:
- Automatische Änderung des Status von Aufgaben basierend auf Fälligkeitsdaten oder Zahlungsbestätigungen
- Weisen Sie Eskalationen zu, wenn ein Client innerhalb eines festgelegten Zeitraums nicht reagiert hat
- Fügen Sie Unteraufgaben oder Kommentare basierend auf Risikotags oder Rechnungswerten hinzu
- Benachrichtigen Sie Manager, wenn Schlüsselkonten die Fälligkeitsgrenze überschreiten
📮ClickUp Insight: Wir haben kürzlich herausgefunden, dass etwa 33 % der Wissensarbeiter täglich 1 bis 3 Personen anschreiben, um die benötigten Informationen zu erhalten. Was wäre, wenn Sie alle Informationen dokumentiert und jederzeit verfügbar hätten?
Mit dem KI-Wissensmanager von ClickUp Brain gehören Kontextwechsel der Vergangenheit an. Stellen Sie Ihre Frage einfach direkt in Ihrem Workspace, und ClickUp Brain ruft die Informationen aus Ihrem Workspace und/oder verbundenen Apps von Drittanbietern ab!
ClickUp Dashboards
Um Ihre Zahlungseingänge, Zahlungsausgänge, Verbindlichkeiten und Forderungen zu überwachen, können Sie benutzerdefinierte ClickUp-Dashboards erstellen, die genau das anzeigen, was Ihr Team sehen muss. Dashboards beziehen Live-Daten aus Ihren Aufgaben-Workflows, sodass sich Änderungen Ihres Status, Ihrer Zuweisung oder Ihrer Zahlungsbestätigung sofort in Ihren Berichten widerspiegeln.
Mit den Dashboards von ClickUp können Sie Folgendes nachverfolgen:
- Ausstehende Beträge nach Status, Alter oder Inkassobeauftragten
- Nummer der Rechnungen im Eskalations-, Nachverfolgungs- oder Status „gelöst“
- Inkassotrends nach Woche, Region oder Kundentyp
- DSO-Durchschnittswerte und Inkassoquote im Vergleich zu den Zielen
Tatsächlich eignen sich ClickUp Dashboards perfekt für AR-Review-Meetings oder wenn Führungskräfte einen schnellen Überblick über die Forderungsperformance benötigen.
💡 Profi-Tipp: Nutzen Sie die ClickUp University, um Zeit zu sparen und Ihre Mitarbeiter zu schulen. Durch die Arbeit im ClickUp-Ökosystem erhalten Sie Zugriff auf ansprechende Anleitungen und lernen wichtige Tools kennen.
Während visuelle Dashboards in ClickUp Ihre finanziellen KPIs standardisieren, können Sie auch Ihre Informationsverarbeitung organisieren.
ClickUp-Formulare
ClickUp-Formulare standardisieren Folgeaufgaben oder Anfragen, bevor sie in die Pipeline gelangen. Sie können sie für interne Teams erstellen, um Rechnungsanfragen mit erforderlichen Feldern wie Kundenname, Rechnungsbetrag, Fälligkeitsdatum, Bestellnummer und Kontaktinformationen einzureichen.
Jede Übermittlung in ClickUp-Formularen wird automatisch in eine ClickUp-Aufgabe umgewandelt. Diese wird dann der richtigen Person zugewiesen, wobei alle erforderlichen Kontextinformationen bereits vorhanden sind.
AR-Teams können ClickUp-Formulare für folgende Zwecke nutzen:
- Sparen Sie Zeit, indem Sie langwierige Rückfragen vermeiden
- Lösen Sie bestimmte Automatisierungen basierend auf Formular-Eingaben aus (z. B. automatische Zuweisung hochwertiger Rechnungen an erfahrene Inkassomitarbeiter)
- Verknüpfen Sie die Übermittlung von Formularen mit benutzerdefinierten Workflows für Eskalationen oder Genehmigungen
ClickUp-Dokumente
ClickUp Docs bieten Ihren Teams in der Debitorenbuchhaltung einen zentralen Space für alles, was sie benötigen, um konsistent zu arbeiten.
Speichern Sie Playbooks, Vorlagen für Folge-E-Mails, Leitfäden zur Streitbeilegung und Eskalationsrichtlinien in Dokumenten. Diese können direkt mit Aufgaben verknüpft werden, sodass alle Beteiligten hinsichtlich Sprache und Prozess auf dem gleichen Stand sind.
Um sich beispielsweise auf eine Aufgabe im Zusammenhang mit einem Client-Streitfall vorzubereiten, kann der zuständige Inkassomitarbeiter auf die entsprechenden Unterlagen zugreifen und Änderungen im Prozess anhand des Versionsverlaufs nachverfolgen.
ClickUp-Integrationen
Sie erfassen Rechnungsinformationen über Formulare, verwalten Aufgaben mit benutzerdefinierten Feldern und Automatisierungen, überwachen den Fortschritt in Dashboards, verwenden Dokumente für Konsistenz und verbinden Ihre Finanzsysteme über ClickUp-Integrationen.
ClickUp lässt sich beispielsweise mit QuickBooks integrieren, um Rechnungsaktivitäten mit der Aufgabenverwaltung zu synchronisieren. Wenn in QuickBooks eine neue Rechnung ausgestellt wird, kann in ClickUp automatisch eine entsprechende Aufgabe mit Zahlungsbedingungen, Client-Details und Nachverfolgungsfristen erstellt werden.
Sobald die Zahlung eingegangen ist, kann die Aufgabe automatisch als abgeschlossen markiert werden, sodass Ihr Workflow immer auf dem neuesten Stand ist.
Dies wird auch an ClickUp Brain zurückgemeldet, das folgende Funktionen bietet:
- Erstellen Sie personalisierte Mahnungen für unbezahlte Rechnungen auf Basis synchronisierter Daten
- Fassen Sie Trends im Zahlungsverhalten Ihrer Kunden aus QuickBooks zusammen
- Empfehlen Sie Maßnahmen auf der Grundlage von Fälligkeitsdaten oder wiederkehrenden Zahlungsproblemen
ClickUp bildet mit seinen Features für eine schnellere Zahlungsabwicklung einen kompletten Workflow für den Debitorenbereich.
Arnold Rogers, Kundensupport-Manager bei Launch Control, stimmt zu:
Wir haben eine Integration mit Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell usw. vorgenommen. Dadurch können wir Finanzen, Kundenbindung, Berichterstellung und Kundendaten in einem Space nachverfolgen, da wir Informationen aus allen von uns verwendeten Tools abrufen und in ClickUp zusammenfassen können, ohne dass alle Abteilungen einbezogen werden müssen und Zeit aus ihren Zeitplänen genommen wird.
Wir haben eine Integration mit Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell usw. vorgenommen. Dadurch können wir Finanzen, Kundenbindung, Berichterstellung und Kundendaten in einem Space nachverfolgen, da wir Informationen aus allen von uns verwendeten Tools abrufen und in ClickUp zusammenfassen können, ohne dass alle Abteilungen involviert werden und Zeit aus ihren Zeitplänen nehmen müssen.
Erste Schritte mit KI im Forderungsmanagement
Die Einführung generativer KI bedeutet nicht, dass Sie Ihr gesamtes Debitorenbuchhaltungssystem ersetzen müssen. Beginnen Sie klein und automatisieren Sie zunächst die Aufgaben mit dem höchsten Reibungsverlust.
Hier ist eine Liste mit Schnellstarts, die AR-Teams in ihren bestehenden Systemen für die zeitnahe Zahlungseingänge anwenden können:
| Aufgabe oder Herausforderung | KI-gestützte Lösung |
| Mahnwesen | Auslöser für Nachfassaktionen basierend auf Fälligkeitsdaten oder Kundenverhalten |
| Verspätete oder unvollständige Übermittlung von Rechnungen | Standardisieren Sie Eingaben mit strukturierten Formularen |
| Mangelnde Sichtbarkeit der Debitorenperformance | Verwenden Sie Dashboards in Echtzeit, um Fälligkeiten, DSO und Eskalationen zu verfolgen |
| Verzögerungen bei der Bearbeitung und Klärung von Streitfällen | Leiten Sie Probleme automatisch weiter und schlagen Sie anhand früherer Daten Maßnahmen vor |
👀 Wussten Sie schon? 99 % der amerikanischen Unternehmen gelten als kleine Unternehmen. Daher sind mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer in den USA von Zahlungsverzögerungen betroffen.
Lassen Sie Forderungen nicht zu Schulden werden – verwalten Sie sie besser mit ClickUp
Niemand möchte seine Woche damit verbringen, ausstehende Rechnungen oder verspätete Zahlungen zu verfolgen. Mit KI in Ihrem Workflow können Sie reaktive Aufgaben durch proaktive Systeme ersetzen. Das Ergebnis? Sie optimieren Ihren Forderungsprozess und profitieren von erheblichen Kosteneinsparungen.
ClickUp ist eine All-in-One-Plattform, die Ihnen genau die Tools dafür bietet. Sie können Follow-ups entwerfen, Automatisierungen für Erinnerungen und Eskalationen einrichten, Zahlungstrends in Echtzeit über Live-Dashboards überwachen und vieles mehr.
Sie standardisiert Ihre Prozesse und reduziert manuelle Arbeit, sodass Sie nicht mehr auf Probleme reagieren müssen, sondern diese lösen, bevor sie auftreten.
Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an und erstellen Sie einen intelligenteren, schnelleren Prozess für Ihre Debitorenbuchhaltung!