Im Durchschnitt werden amerikanische Kleinunternehmen 8,2 Tage nach dem Fälligkeitsdatum bezahlt.
Dies ist nicht ideal, wenn Sie versuchen, die Bücher zu schließen, Einzelziele zu erreichen oder sich über Wasser zu halten. Über die finanzielle Belastung hinaus erhöhen Verzögerungen bei den Zahlungen das Kreditrisiko, stören den Cashflow und belasten bereits überlastete Teams.
Die Implementierung von KI in Ihren Prozess der Zahlung kann jedoch dazu beitragen, Abläufe zu beschleunigen und Ihnen mehr Kontrolle und Sichtbarkeit bei Ihren Finanzgeschäften zu verschaffen.
In diesem Blogbeitrag erläutern wir die konkreten Vorteile des Einsatzes von KI im Forderungsmanagement und stellen Ihnen die besten tools zur Modernisierung Ihrer Forderungsprozesse vor. (Spoiler-Alarm: Es ist ClickUp, und wir zeigen Ihnen auch warum!)
⭐️ Empfohlene Vorlage
Die ClickUp-Vorlage für einen Aktionsplan für den Debitorenbereich ist ein wertvolles tool zur Überwachung des Fortschritts Ihres Unternehmens bei der Verwaltung von Forderungen. Damit können Sie wiederkehrende Probleme, die zu Verzögerungen bei den Zahlungen führen können, schnell identifizieren und beheben und so sicherstellen, dass Ihr Cashflow gesund und vorhersehbar bleibt.
Was sind Forderungen (AR) und warum sind sie ein Engpass?
Forderungen beziehen sich auf die fristgerechten Zahlungen, die ein Unternehmen von seinen Clients für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen erwartet. Sie stellen in der Bilanz als Umlaufvermögen eingehende Zahlungsmittel dar.
Eine zeitnahe Einziehung von Forderungen verbessert das Cashflow-Management und hilft Geschäftsbetrieben, Ausgaben zu decken, Lieferanten zu bezahlen und Wachstum zu finanzieren. Verzögerungen hingegen können zu Liquiditätsengpässen, verpassten Chancen und einer Abhängigkeit von externen Finanzierungen führen.
Häufige Probleme im Forderungsmanagement
Das Forderungsmanagement scheint einfach zu sein: Rechnungen versenden, ausstehende Zahlungen einziehen und abstimmen. Der Prozess ist jedoch oft langsam, manuell und reaktiv, was zu kostspieligen organisatorischen Engpässen führt.
Laut Xero Small Business Insights (XSBI) führt bereits eine eintägige Verzögerung bei den Zahlungen für Rechnungen zu einem Anstieg der Kreditaufnahme kleiner Unternehmen um 1,1 % in diesem Quartal, was einer zusätzlichen Verschuldung von rund 278,7 Milliarden US-Dollar über alle Märkte hinweg entspricht.
Unternehmen mit Zahlungsrückständen von 7 bis 8 Tagen erhöhen ihre Kreditaufnahme um 6,8 %. Dies belastet das Betriebskapital und erhöht die Abhängigkeit von hochverzinslichen, kurzfristigen Krediten.
Die meisten kleinen Unternehmen wenden sich nicht an Banken, wenn sie Liquiditätsprobleme haben. Stattdessen nehmen sie Kredite von Nicht-Bank-Kreditgebern mit höheren Zinsen und kürzeren Rückzahlungsfristen auf, was ihre finanzielle Belastung im Laufe der Zeit noch verstärkt.
Manuelle Workflows verschlimmern die Situation nur noch. Viele Teams tun immer noch Folgendes:
- Verspätete oder unregelmäßige Versendung von Erinnerungen
- Verlassen Sie sich auf Tabellenkalkulationen für die Nachverfolgung von Daten zu überfälligen Rechnungen.
- Fehlende automatisierte Eskalationsworkflows
Die Folge sind langsamere Inkassoabläufe, angespannte Kundenbeziehungen und steigende Forderungslaufzeiten (DSO). Finanzteams haben außerdem Schwierigkeiten, risikoreiche Konten zu identifizieren oder realistisch einzuschätzen, wie viel Geld in den nächsten 30 Tagen tatsächlich eingezogen werden kann.
Diese mangelnde Sichtbarkeit kann zu verpassten Fristen für Zahlungen, verzögerten Investitionen und Unsicherheiten in letzter Minute führen.
KI in der Buchhaltung kann dies ändern. Sie können Automatisierung und Intelligenz in Ihren Forderungsprozess einführen, um Kontrolle, Geschwindigkeit und Einblicke für maximale Vorteile zu gewinnen.
👀 Wussten Sie schon? Geschäftsbetriebe im Vereinigten Königreich verschwenden etwa 56,4 Millionen Stunden damit, ausstehende Zahlungen einzutreiben.
Wie KI im Forderungsmanagement eingesetzt wird
Längere Zahlungsfristen mögen zwar Kunden anziehen, gehen jedoch oft mit einem höheren Schulden- und Cashflow-Risiko einher.
Aus diesem Grund ist ein strategisches Forderungsmanagement unerlässlich. Sie sollten Ihren Client proaktiv Rechnungen stellen und trotz verlängerter Fristen ein System für Erinnerungen an Zahlungen einrichten.
KI- und Machine-Learning-Modelle (ML) verarbeiten große Mengen interner und externer Daten, wie z. B. Kundenverhalten und Geschichte der Zahlungen, um Muster aufzudecken, Vorhersagen zu treffen und Empfehlungen zu generieren.
Sie können auf effiziente AR-Prozesse zugreifen, die zeitnahe Zahlungen fördern und skalierbar sind, ohne den Finanzbetrieb zu stören.
Hier sind einige praktische Anwendungsfälle, in denen KI-Tools in der Buchhaltung einen Unterschied machen:
1. Rechnungserstellung und -verwaltung
Die manuelle Rechnungsstellung verzögert Ihren Zahlungseingang, noch bevor Sie zur Nachverfolgungsphase gelangen. Ein Tippfehler oder ein falsches Fälligkeitsdatum kann Zahlungen um Wochen verzögern und unnötige Korrespondenz mit Clients auslösen.
Der Einsatz von KI-Lösungen verändert dies, indem sie die Rechnungsbearbeitung präzise, anpassungsfähig und schnell machen.
🔍 Mit der Automatisierung der Rechnungserstellung können Sie:
- Extrahieren Sie Rechnungsdetails aus Verträgen, Bestellungen und CRM-Einträgen, um Rechnungen mit minimalem manuellem Aufwand automatisch zu erstellen. Lernen Sie aus früheren Prozessen der Nachverfolgung von Zahlungen und wenden Sie automatisch die entsprechenden Steuersätze, Rabattbedingungen oder Zahlungsanweisungen basierend auf der Historie der Clients an.
- Markieren Sie fehlende Daten, Format-Fehler oder Unstimmigkeiten, bevor die Rechnung versendet wird, um die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten zu verringern.
📌 Verwenden Sie KI-Tools, die in Ihr ERP-System integriert sind, als Auslöser für die Rechnungserstellung, sobald ein Auftrag als abgeschlossen markiert oder eine Lieferung bestätigt wurde. So schließen Sie die Lücke zwischen Leistungserbringung und Rechnungsstellung.
📖 Lesen Sie auch: Beispiele und Formate für Hauptbücher in der Buchhaltung
2. Prognosen für Zahlungen und Risikobewertung
Zu wissen, bei wem wann nachgefragt werden muss, kann die Debitorenprozesse verkomplizieren. Nicht alle Kunden verhalten sich gleich. Einige zahlen zuverlässig frühzeitig, andere benötigen regelmäßig eine Erinnerung und einige zahlen erst nach einer Eskalation.
Bisher musste man dazu alte Berichte durchforsten und sich auf Vermutungen verlassen. KI ändert das, indem sie rohe Daten der Zahlungen in klare, zukunftsorientierte Erkenntnisse umwandelt.
🔍 So hilft es Ihnen:
- Führen Sie prädiktive Analysen zu historischen Zahlungsgewohnheiten, Branchentrends und externen Kreditdaten durch, um vorherzusagen, wann die Zahlung eines bestimmten Kunden eingehen wird.
- Weisen Sie jedem Kunden oder jeder Rechnung eine Echtzeit-Risikobewertung zu und heben Sie mithilfe von ML hervor, welche Konten zu Zahlungsausfällen neigen.
- Simulieren Sie, wie sich Verzögerungen bei wichtigen Clients auf die Gesamtliquidität und das Cashflow-Management auswirken könnten.
📌 Finanzteams können mit präzisen Prognosen Inkassoforderungen priorisieren, Rücklagen bilden oder Zahlungsbedingungen neu verhandeln, bevor es zu Liquiditätsengpässen kommt.
⭐️ Fallstudie: Predictive Analytics zur Kanalisierung des Aufwands für Beitreibungsmaßnahmen
Ein führender Hersteller von PVC-Rohren stand vor einer wachsenden Herausforderung: Ein immer größer werdender Rückstand an überfälligen Kontoschulden blockierte den Cashflow und belastete den Betrieb. Die traditionellen Inkassoprozesse konnten nicht mithalten, und das Finanzteam benötigte eine intelligentere Methode, um zu ermitteln, welche Kontoschulden dringend bearbeitet werden mussten.
Um dieses Problem zu lösen, schloss sich das Unternehmen mit Nitor Infotech zusammen, um ein KI-/ML-gestütztes Predictive-Analytics-System zu implementieren. Der erste Schritt bestand darin, die historischen Verkaufs- und Zahlungsdaten aus mehreren Jahren in einem zentralen Data Warehouse zu konsolidieren. Auf dieser Grundlage konnte die KI das Kundenverhalten analysieren und risikoreiche Konten kennzeichnen, sodass das Team eine klare Ansicht darüber erhielt, wo es seinen Aufwand zur Eintreibung von Forderungen konzentrieren musste.
Die Auswirkungen waren erheblich. Innerhalb von nur 24 Wochen reduzierte das Unternehmen seine ausstehenden Forderungen um 75 % und verkürzte die durchschnittliche Frist für eine Zahlung auf 20 Tage. Was einst ein reaktiver, zeitaufwändiger Prozess war, wurde zu einer proaktiven Strategie auf Basis von KI, die einen gesünderen Cashflow ermöglichte und dem Finanzteam die Möglichkeit gab, sich auf das Wachstum zu konzentrieren, anstatt Zahlungen hinterherzujagen.
3. Automatisierte Nachverfolgung und Inkasso
Die Nachverfolgung überfälliger Rechnungen ist eine der repetitivsten und zeitaufwändigsten Aufgaben im Forderungsmanagement. Sie erfordert Konsequenz, gutes Timing und den richtigen Ton. KI hilft dabei, Nachverfolgungen zu personalisieren und zu priorisieren und ersetzt damit allgemeine Nachrichten oder Tabellenkalkulationen.
🔍 Es hilft Ihnen dabei:
- Passen Sie den Zeitpunkt und die Art der Nachverfolgung anhand von Kundendaten benutzerdefiniert an (wenn ein Kunde dienstags auf E-Mails antwortet, senden Sie entsprechende Erinnerungen).
- Passen Sie die Kommunikation an die Stimmung und die Historie Ihrer Kunden an – freundliche Hinweise für Stammkunden vs. strenge Erinnerungen für chronische Säumige.
- Ändern Sie die Reihenfolge der Nachverfolgungswarteschlangen, damit Rechnungen mit hohem Wert oder solche mit hohem Risiko zuerst bearbeitet werden.
📌 Lassen Sie KI die Nachverfolgung anhand von Auslösern wie „5 Tage überfällige Konten” oder „keine Antwort nach zwei Erinnerungen” eskalieren. Das System kann Aufgaben zuweisen oder E-Mails versenden, sodass sich Ihr Debitorenbuchhaltungs-Team auf dringlichere Angelegenheiten konzentrieren kann.
💡 Profi-Tipp: Mit den benutzerdefinierten Autopilot-KI-Agenten von ClickUp können Sie automatisierte Erinnerungen an Kundenkanäle und -gruppen senden, basierend auf bestimmten Fälligkeitsdaten und Kriterien. So können KI-Agenten Ihnen helfen:
- Automatische Erinnerungen: Sie können einen KI-Agenten einrichten, der Fälligkeitsdaten oder Benutzerdefinierte Felder (wie „Zahlungsfälligkeit“) in Kundenaufgaben oder -datensätzen überwacht. Der Agent kann dann automatisch Erinnerungen (über Kommentare, Chat-Nachrichten oder E-Mails) versenden, wenn eine Zahlung ansteht oder überfällig ist.
- Benutzerdefinierte Auslöser: Agenten können so konfiguriert werden, dass sie Aktionen basierend auf Änderungen des Status der Aufgabe, Benutzerdefinierten Feldern oder Daten auslösen – ideal für die Nachverfolgung der Zahlungen.
- Integration: Wenn Sie externe Zahlungstools (wie Stripe, QuickBooks usw.) verwenden, können Sie diese in ClickUp integrieren. KI-Agenten können dann auf Status-Updates dieser Tools reagieren.
In diesem Video von Ken, einem Produktmanager bei ClickUp, erfahren Sie, wie Sie diese Agenten einrichten können:
👀 Wussten Sie schon? Eine Verkürzung der Fristen für Zahlungen um einen Tag würde den Gesamtcashflow der EU-Unternehmen um 0,9 % steigern und ihnen 158 Millionen Euro an Finanzierungskosten einsparen.
4. Streitfallmanagement und -lösung
Ein einziger Fehler in einem Element oder eine übersehene Bestellbedingung kann Zahlungen um Wochen verzögern. Schlimmer noch: Streitigkeiten bleiben oft unsichtbar, bis ein Kunde Bedenken äußert. Zu diesem Zeitpunkt hat der Cashflow bereits Schaden genommen.
KI erkennt und verhindert Streitigkeiten, bevor sie entstehen, und regelt, wie Teams diese verwalten und lösen, wenn sie doch auftreten.
🔍 Sie können es für folgende Zwecke nutzen:
- Identifizieren Sie wiederkehrende Streitgründe aus Verlaufsdaten wie Problemen mit der Produktmenge, Unstimmigkeiten bei der Rechnungsstellung usw. und kennzeichnen Sie risikoreiche Rechnungen im Voraus.
- Scannen Sie E-Mails oder Support-Tickets, um frustrierte Töne zu erkennen, und ermöglichen Sie so eine schnellere Eskalation oder Lösung.
- Leiten Sie Streitfälle an die richtigen internen Ansprechpartner weiter und schlagen Sie Lösungsmaßnahmen vor, die auf früheren Ergebnissen basieren.
📌 Eine schnellere Lösung reduziert die Forderungslaufzeit und verbessert die Kundenzufriedenheit – zwei Ergebnisse, die normalerweise schwer zu vereinbaren sind.
📖 Lesen Sie auch: Kostenlose Buchhaltungsvorlagen in Excel und ClickUp
5. Cashflow-Prognosen
Der Cashflow bestimmt Ihre Fähigkeit, zu operieren, zu wachsen und Ihr Team zu bezahlen. Traditionelle Prognosemethoden wie Tabellenkalkulationen und statische Modelle können jedoch mit dem sich ändernden Kundenverhalten oder der wirtschaftlichen Unsicherheit nicht Schritt halten.
KI bietet die Möglichkeit, von einem rückblickenden und reaktiven Plan zu einer datengestützten Vorausschau in Echtzeit überzugehen.
🔍 So hilft es Ihnen:
- Kombinieren Sie Fälligkeitsberichte, Zahlungsmuster, Status der Rechnungen und Makrotrends
- Automatische Anpassung der Prognosen bei Versand neuer Rechnungen oder Eingang von Zahlungen
- Simulieren Sie Änderungen wie z. B. was passiert, wenn die 10 wichtigsten Kunden 5 Tage zu spät zahlen, und sehen Sie die Auswirkungen auf nachgelagerte Prozesse.
📌 Erstellen Sie KI-gestützte Dashboards zur Nachverfolgung von erwarteten und tatsächlichen Zahlungseingängen und zur Einrichtung von Benachrichtigungen für größere Abweichungen.
💡 Profi-Tipp: Erstellen Sie KI-gestützte Dashboards, die nicht nur erwartete und tatsächliche Zahlungseingänge verfolgen, sondern auch die Gründe hinter den Zahlen erklären. Mit KI-Karten in ClickUp-Dashboards können Sie Widgets einfügen, die automatisch Trends zusammenfassen, Anomalien markieren oder sogar Erkenntnisse in einfacher Sprache direkt in Ihrem Dashboard formulieren. Anstatt Berichte manuell durchzugehen, erhalten Sie proaktive Warnmeldungen und Kontextinformationen, sodass Sie schnell handeln können, wenn Abweichungen am wichtigsten sind.
Vorteile des Einsatzes von KI im Forderungsmanagement
Angesichts längerer Zahlungszyklen und steigender Betriebskosten müssen Finanzteams mit weniger Aufwand mehr zu erledigen haben. KI verwandelt manuelle Debitorenprozesse in proaktive, datengestützte Systeme.
Hier sind einige Vorteile von KI im Forderungsmanagement:
- Reduzieren Sie die Forderungslaufzeit, indem Sie Rechnungen mit dem höchsten Verzugsrisiko identifizieren und priorisieren.
- Skalieren Sie effizient, indem Sie mehr Rechnungen bearbeiten, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen.
- Erhöhen Sie die Sichtbarkeit, indem Sie Rechnungsstatus, Kundenverhalten, Finanzdaten und Prognosen in einem Dashboard zusammenfassen.
- Führen Sie eine Kreditrisikobewertung durch, indem Sie dynamische Risikobewertungen zuweisen und frühzeitige Trends bei Zahlungen erkennen.
- Entlasten Sie Ihre Teams durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie Erinnerungen, Eskalationen und Dateneingaben.
👀 Wussten Sie schon? Nur 44 % der Unternehmen haben ihre Debitorenbuchhaltung automatisiert, um ihre Finanzleistung zu verbessern.
Die besten KI-Tools für das Forderungsmanagement
Die richtigen Tools für die Automatisierung des Forderungsmanagements können Ihnen dabei helfen, den Zahlungseingang und die Nachverfolgung zu vereinfachen.
Hier sind drei dieser tools, die intelligente Automatisierung und vorausschauende Erkenntnisse in Ihre Debitorenbuchhaltung bringen:
1. Versapay
Versapay kombiniert die Automatisierung des Forderungsmanagements mit Features für die Zusammenarbeit mit Kunden, um Geschäftsbetrieben dabei zu helfen, Zahlungen zu beschleunigen und die Transparenz zu verbessern.
Nutzen Sie Versapay, um:
- Implementieren Sie maschinelles Lernen, um die Automatisierung der Zahlungszuordnungen zu ermöglichen und Zahlungen mit Überweisungen abzugleichen.
- Prognostizieren Sie Risiken bei Zahlungen auf der Grundlage des Kundenverhaltens und der Streitfallhistorie.
- Organisieren Sie Inkasso mit integrierten Kommentarfunktionen und benutzerdefinierten Kundenportalen.
2. HighRadius
HighRadius bietet eine umfassende Suite KI-gestützter Tools für die Finanzabteilung, mit einem starken Fokus auf der Automatisierung des Forderungsmanagements und einem besseren Cashflow-Management.
So kann es Ihnen helfen:
- Prognostizieren Sie Termine für Zahlungen mithilfe fortschrittlicher Verhaltensmodelle.
- Beschleunigen Sie die Streitbeilegung mit KI-vorgeschlagenen Antworten und Weiterleitungen.
- Gleichen Sie Überweisungen mit Rechnungen über verschiedene Formate und Quellen hinweg ab.
3. ClickUp
ClickUp, die Allround-App für die Arbeit, bietet Ihnen vollständige Sichtbarkeit über Ihren Zahlungsstatus und Ihre Kontoinformationen, ohne dass Sie mehrere Tabellenkalkulationen oder unverbundene Tools verwalten müssen.
ClickUp für Finanzteams
Mit ClickUp for Finance können Sie:
- Berechnen Sie anhand des Fälligkeitsdatums und des Abschlussdatums die Anzahl der Tage, um die Ihre Forderungen überfällig sind. Benutzerdefinierte Felder
- Markieren Sie Rechnungen, die den durchschnittlichen Fälligkeitswert Ihres Unternehmens überschreiten, mithilfe einer Kombination aus automatisierten Benachrichtigungen und KI-Erkenntnissen aus ClickUp-Dashboards.
- Prognostizieren Sie die potenziellen Auswirkungen auf den monatlichen Cashflow auf der Grundlage offener Salden und allgemeiner Finanzdaten. Mit den benutzerdefinierten Feldern in ClickUp können Sie beispielsweise Datenpunkte wie Rechnungsbearbeitungsnummer, Status der Zahlung, Kundenname, fälliger Betrag und mehr verfolgen, um den Kontext zu erfassen.
- Sie können auch Formelfelder hinzufügen, um Echtzeitberechnungen in Ihrem Workspace durchzuführen. Dies ist besonders hilfreich für Finanzteams, die mit der Logik von Tabellenkalkulationen vertraut sind.
Sie können diese Informationen in der ClickUp-Tabellenansicht verwalten, die einer Tabellenkalkulation ähnelt (nur mit besserer Funktionalität). Jede Zeile wird in eine Aufgabe umgewandelt, und jede Spalte wird zu einem Live-Datenfeld, auf das Sie direkt zugreifen können. Debitorenbuchhaltungsteams können den Status der Rechnung verwalten, Zahlungsnotizen aktualisieren und Folgeaufgaben zuweisen.
ClickUp Brain
AR-Teams können ihre Abfragen auch einfach an ClickUp Brain richten, anstatt langwierige Berechnungen und manuelle Analysen durchzuführen!
ClickUp Brain ist der integrierte KI-Assistent von ClickUp, der Ihre Aufgaben, Dokumente und Kundenkommunikation versteht. Sie können ihn bitten, die Zahlungshistorie von Clients zusammenzufassen, Folge-E-Mails zu erstellen oder Rechnungen zu markieren, die seit einer Woche nicht bearbeitet wurden.
Wenn ein Kunde beispielsweise drei offene Rechnungen hat, kann ClickUp Brain eine E-Mail entwerfen, in der auf frühere Mitteilungen, Fälligkeitsdaten und Beträge verwiesen wird. Sie können innerhalb von Sekunden mit einer personalisierten Erinnerung zur Zahlung beim Kunden nachfassen.
📌 Verlassen Sie sich bei Ihren Prozessen für die Verwaltung der Konten immer noch auf ChatGPT oder andere LLM? Nun können Sie ChatGPT, Gemini und Claude direkt in ClickUp Brain nutzen, anstatt zwischen verschiedenen Apps hin- und herzuwechseln.
💡 Profi-Tipp: Wenn Sie sich das mühsame Setup sparen und sofort mit der Verwaltung Ihrer Debitorenprozesse beginnen möchten, ist die ClickUp-Rechnungsvorlage der schnellste Weg. Es handelt sich um eine Plug-and-Play-Liste, die speziell für Finanzteams und Eigentümer entwickelt wurde, die Rechnungen über ein zentrales Dashboard verfolgen, versenden und überwachen möchten, ohne ein System von Grund auf neu aufbauen zu müssen.
ClickUp-Automatisierungen
ClickUp Automatisierungen bieten ein hervorragendes Setup für wiederholende oder mühsame Aufgaben. Bringen Sie Aufgaben voran, indem Sie Bedingungen und Auslöser festlegen, die Aktionen in Ihrem gesamten Forderungsprozess automatisch ausführen.
Sie können beispielsweise mit ClickUp Automatisierungen einen Workflow erstellen, um die von ClickUp Brain entworfene E-Mail automatisch an den Kunden zu senden und professionell um Zahlung zu bitten.
Mit ClickUp Automatisierungen können Sie:
- Ändern Sie den Status von Aufgaben automatisch basierend auf Fälligkeitsdaten oder Zahlungsbestätigungen.
- Weisen Sie Eskalationen zu, wenn ein Client nicht innerhalb eines festgelegten Zeitraums reagiert hat.
- Fügen Sie Unteraufgaben oder Kommentare basierend auf Risikotags oder Rechnungswerten hinzu.
- Benachrichtigen Sie Manager, wenn wichtige Konten die Fälligkeitsgrenze überschreiten.
📮ClickUp Insight: Wir haben kürzlich herausgefunden, dass etwa 33 % der Wissensarbeiter täglich 1 bis 3 Personen anschreiben, um die benötigten Informationen zu erhalten. Aber was wäre, wenn Sie alle Informationen dokumentiert und jederzeit verfügbar hätten?
Mit dem KI-Wissensmanager von ClickUp Brain gehört das Umschalten zwischen verschiedenen Kontexten der Vergangenheit an. Stellen Sie Ihre Frage einfach direkt in Ihrem Workspace, und ClickUp Brain ruft die Informationen aus Ihrem Workspace und/oder verbundenen Drittanbieter-Apps ab!
ClickUp-Dashboards
Um Ihre Zahlungseingänge, Zahlungsausgänge, Verbindlichkeiten und Forderungen zu überwachen, können Sie benutzerdefinierte ClickUp-Dashboards erstellen, die genau das widerspiegeln, was Ihr Team sehen muss. Dashboards beziehen Live-Daten aus Ihren Aufgaben-Workflows, sodass sich Änderungen Ihres Status, Ihrer Zuweisung oder Ihrer Zahlung sofort in Ihren Berichten widerspiegeln.
Mit ClickUp Dashboards können Sie die Nachverfolgung der folgenden Informationen durchführen:
- Ausstehende Beträge nach Status, Alter oder Inkassounternehmen
- Anzahl der Rechnungen in den Statusen „Eskalation“, „Nachverfolgung“ oder „Gelöst“
- Inkassotrends nach Woche, Region oder Kundentyp
- DSO-Durchschnittswerte und Inkassoquote im Vergleich zu den Zielen
Tatsächlich eignen sich ClickUp-Dashboards perfekt für Meetings zur Überprüfung der Debitorenbuchhaltung oder wenn Führungskräfte einen schnellen Überblick über die Entwicklung der Forderungen benötigen.
💡 Profi-Tipp: Nutzen Sie die ClickUp University, um Zeit zu sparen und Ihre Mitarbeiter zu schulen. Wenn Sie innerhalb des ClickUp-Ökosystems arbeiten, haben Sie Zugriff auf anschauliche Anleitungen und können wichtige tools beherrschen lernen.
Während visuelle Dashboards in ClickUp Ihre finanziellen KPIs standardisieren, können Sie auch Ihre Informationsverarbeitung organisieren.
ClickUp-Formulare
ClickUp Forms standardisieren Folgeaufgaben oder Anfragen, bevor sie in die Pipeline gelangen. Sie können sie für interne Teams erstellen, damit diese Rechnungsanfragen einreichen können, mit Pflichtfeldern wie Kundenname, Rechnungsbetrag, Fälligkeitsdatum, Bestellnummer und Kontaktinformationen.
Jede Übermittlung in ClickUp Forms wird automatisch in eine ClickUp Aufgabe umgewandelt. Diese wird dann der richtigen Person zugewiesen, wobei alle erforderlichen Kontextinformationen bereits vorhanden sind.
AR-Teams können ClickUp Forms nutzen, um:
- Sparen Sie Zeit, indem Sie langwierige Rückfragen vermeiden.
- Lösen Sie bestimmte Automatisierungen basierend auf Formulareingaben als Auslöser aus (z. B. automatische Zuweisung von Rechnungen mit hohem Wert an erfahrene Inkassobeauftragte).
- Verknüpfen Sie Formular-Übermittlungen mit benutzerdefinierten Workflows für Eskalationen oder Genehmigungen.
ClickUp Docs
ClickUp Docs bietet Ihren Debitorenbuchhaltungsteams einen zentralen Ort für alles, was sie benötigen, um konsistent zu bleiben.
Bewahren Sie Sammlungen von Playbooks, Vorlagen für Folge-E-Mails, Leitfäden zur Streitbeilegung und Eskalationsrichtlinien in Docs auf. Diese können direkt mit Aufgaben verknüpft werden, sodass alle Beteiligten hinsichtlich Sprache und Verfahren auf dem gleichen Stand sind.
Als Beispiel für die Bearbeitung einer Kundenstreitigkeit kann der zuständige Inkassobeauftragte auf die entsprechenden Unterlagen zugreifen und die Nachverfolgung der Änderungen im Prozess anhand der Versionshistorie durchführen.
ClickUp-Integrationen
Sie erfassen Rechnungsinformationen über Formulare, verwalten Aufgaben mit Benutzerdefinierten Feldern und Automatisierungen, überwachen den Fortschritt in Dashboards, sorgen mit Docs für Konsistenz und verbinden Ihre Finanzsysteme über ClickUp-Integrationen.
ClickUp lässt sich beispielsweise mit QuickBooks integrieren, um Rechnungsaktivitäten mit dem Aufgabenmanagement zu synchronisieren. Wenn in QuickBooks eine neue Rechnung ausgestellt wird, kann in ClickUp automatisch eine entsprechende Aufgabe mit Zahlungsbedingungen, Kundendaten und Nachverfolgungsfristen erstellt werden.
Sobald die Zahlung eingegangen ist, kann die Aufgabe automatisch als abgeschlossen markiert werden, sodass Ihr Workflow immer auf dem neuesten Stand bleibt.
Dies wird auch an ClickUp Brain zurückgemeldet, das folgende Funktionen bietet:
- Erstellen Sie personalisierte Mahnungen für unbezahlte Rechnungen auf der Grundlage der Ergebnisse der Synchronisierung.
- Fassen Sie Trends im Verhalten bei Zahlungen Ihrer Kunden zusammen, die Sie aus QuickBooks extrahieren können.
- Empfehlen Sie Maßnahmen auf der Grundlage von Fälligkeitsdaten oder wiederkehrenden Problemen bei der Zahlung.
ClickUp bildet mit seinen Features zur schnelleren Zahlungsabwicklung einen vollständigen AR-Workflow.
Arnold Rogers, Kundensupport-Manager bei Launch Control, stimmt zu:
Wir haben eine Integration mit Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell usw. vorgenommen. Dadurch können wir Finanzen, Kundenbindung, Berichterstellung und Kundendaten an einem Ort nachverfolgen, da wir Informationen aus allen von uns verwendeten tools abrufen und in ClickUp zusammenstellen können, ohne alle Abteilungen einzubeziehen und deren Zeit zu beanspruchen.
Wir haben eine Integration mit Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell usw. vorgenommen. Dadurch können wir Finanzen, Kundenbindung, Berichterstellung und Kundendaten an einem Ort nachverfolgen, da wir Informationen aus allen von uns verwendeten Tools abrufen und in ClickUp zusammenstellen können, ohne alle Abteilungen einzubeziehen und deren Zeit zu beanspruchen.
So starten Sie mit KI im Forderungsmanagement
Die Einführung generativer KI bedeutet nicht, dass Sie Ihr gesamtes Debitorenbuchhaltungssystem ersetzen müssen. Beginnen Sie klein und automatisieren Sie zunächst die Aufgaben, die den größten Aufwand verursachen.
Hier ist eine Schnellstartliste, wo AR-Teams KI in ihren bestehenden Systemen für zeitnahe Zahlungen einsetzen können:
| Aufgabe oder Herausforderung | KI-gestützte Lösung |
| Verfolgung überfälliger Zahlungen | Als Auslöser für Follow-ups verwenden Sie Fälligkeitsdaten oder das Kundenverhalten. |
| Verspätete oder unvollständige Übermittlungen von Rechnungen | Standardisieren Sie die Eingaben mit strukturierten Erfassungsformularen. |
| Mangelnde Sichtbarkeit hinsichtlich der Debitorenbuchhaltung | Verwenden Sie Echtzeit-Dashboards für die Nachverfolgung von Fälligkeiten, DSO und Eskalationen. |
| Verzögerungen bei der Bearbeitung und Lösung von Streitfällen | Leiten Sie Probleme automatisch weiter und schlagen Sie Maßnahmen anhand früherer Daten vor. |
👀 Wussten Sie schon? 99 % der amerikanischen Unternehmen gelten als kleine Unternehmen. Daher sind mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer in den USA von Verzögerungen bei der Zahlung betroffen.
Lassen Sie Forderungen nicht zu Schulden werden – verwalten Sie sie besser mit ClickUp.
Niemand möchte seine Woche damit verbringen, ausstehende Rechnungen oder verspätete Zahlungen einzutreiben. Mit KI in Ihrem Workflow können Sie reaktive Aufgaben durch proaktive Systeme ersetzen. Das Ergebnis? Sie optimieren Ihren Forderungsprozess und profitieren von erheblichen Kosteneinsparungen.
ClickUp ist eine All-in-One-Plattform, die Ihnen genau dafür die richtigen Tools zur Verfügung stellt. Sie können Follow-ups entwerfen, Automatisierungen für Erinnerungen und Eskalationen einrichten, Zahlungstrends in Echtzeit über Live-Dashboards überwachen und vieles mehr.
Sie standardisiert Ihre Prozesse und reduziert manuelle Arbeit, sodass Sie nicht mehr auf Probleme reagieren müssen, sondern diese lösen können, bevor sie auftreten.
Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an und gestalten Sie Ihren Forderungsprozess intelligenter und schneller!