Bei der Verwaltung eines Kontaktzentrums oder Support-Teams mit hohem Arbeitsaufkommen reicht es nicht aus, Aufgaben allein nach Verfügbarkeit zuzuweisen.
Was Sie brauchen, ist intelligentes Aufgaben-Routing. Damit können Sie Aufgaben nicht nur nach Verfügbarkeit, sondern auch nach der Fachkompetenz der Mitarbeiter verteilen.
Ein Beispiel hierfür ist die Weiterleitung von Aufgaben wie Abfragen zur Rechnungsstellung an Mitarbeiter mit Finanzkenntnissen. Oder technische Probleme an Produktspezialisten.
Für Ops-Leiter und RevOps-Teams (Revenue Operations) bedeutet Aufgabenweiterleitung Präzision und Exzellenz. Sie reduzieren Eskalationen, verbessern die Erstlösungsquote und geben Kunden schneller die richtigen Antworten.
Für projektmanager, die sich auf Workflows konzentrieren, bedeutet dies weniger Feuerwehreinsätze und einen besser vorhersehbaren, leistungsstarken Support.
Am Ende dieses Artikels wissen Sie, wie Sie Aufgabenweiterleitung implementieren können. Ihr Team wird in der Lage sein, Aufgaben in großem Umfang zu bearbeiten und Engpässe zu reduzieren.
Was ist Aufgabenweiterleitung?
Aufgabenweiterleitung ist der Prozess der automatischen Zuweisung von Aufgaben, Tickets oder Anfragen an den am besten geeigneten Agenten, das am besten geeignete Team oder das am besten geeignete System auf der Grundlage vordefinierter Regeln, Logik oder Echtzeitbedingungen.
Das manuelle Zuweisen von Aufgaben wird in Umgebungen mit hohem Arbeitsaufkommen wie Kundensupport, IT-Betrieb oder RevOps schnell unhaltbar. Es gibt zu viele bewegliche Teile, zu viele Anfragen und zu viel steht auf dem Spiel. Hier macht das Aufgabenrouting den Unterschied.
Support-Teams arbeiten besser, wenn das System für sie funktioniert – indem es ihnen genau dann Aufgaben zuweist, wenn sie am besten geeignet sind, diese zu erledigen.
💡 Die Aufgabenweiterleitung umfasst Kriterien wie:
- Agentenkompetenzen oder Fachwissen: Produktprobleme an den technischen Support, Rechnungsstellung an Finanzmitarbeiter
- Verfügbarkeit und aktuelle Workload: Lastenausgleich im gesamten Team
- Aufgabenpriorität oder SLA-Regeln: Dringende Tickets werden zuerst weitergeleitet
- Kundentyp oder -stufe: Enterprise-Clients vs. kostenlose Benutzer
- Kanal oder Quelle: Chatten vs. E-Mail vs. Übermittlung per Formular
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So funktioniert die Aufgabenweiterleitung
Nachdem wir nun wissen, was Aufgabenweiterleitung ist, schauen wir uns an, wie sie umgesetzt wird. Die meisten Systeme basieren auf einem oder einer Kombination dieser drei Kernmodelle. Jedes hat seine eigenen Stärken und Herausforderungen.
Basierend auf Regeln oder Bedingungen
Die regelbasierte Weiterleitung weist Aufgaben nach festen, vordefinierten Logiken zu, z. B. Tags, Formularfeldern oder Kundentypen. Sie legen die Regeln fest, und das System befolgt sie.
Wenn ein Ticket beispielsweise das Stichwort "Abrechnung" enthält, wird es an Ihre finanzgeschulten Mitarbeiter weitergeleitet. Eine Anfrage mit dem Vermerk "Dringend" oder "VIP"? Sie wird sofort an Ihre erfahrensten Mitarbeiter weitergeleitet. So haben die Teams in der Betriebsabteilung die vollständige Kontrolle darüber, wie Aufgaben durch das System fließen.
Beispiel: Ein E-Commerce-Support-Team leitet Abfragen zu Rücksendungen an Logistikspezialisten weiter und reduziert so die durchschnittliche Bearbeitungszeit um 30 %.
Verwendung von KI oder maschinellem Lernen
KI-gesteuertes Routing weist Aufgaben dynamisch zu, indem es die historische Leistung, Ticket-Metadaten und kontextbezogene Hinweise analysiert. Es lernt, wer was am besten erledigt, beispielsweise indem es Probleme basierend auf Geschwindigkeit, passenden Fähigkeiten oder früheren Ergebnissen weiterleitet.
Im Gegensatz zu starren regelbasierten Systemen passt sich künstliche Intelligenz in Echtzeit an und berücksichtigt Faktoren, die Menschen möglicherweise übersehen, wie Dringlichkeit oder die Stimmung der Kunden in den Kundensupport-Tools.
Beispiel: Ein internes IT-Team nutzt KI, um Support-Tickets von Mitarbeitern zu triagieren. Passwort-Resets gehen an Junior-Agenten, während infrastrukturbezogene Probleme an Spezialisten weitergeleitet werden.
🧠 Wissenswertes: 1950 stellte Alan Turing in seiner bahnbrechenden Abhandlung die Frage " Können Maschinen denken?" und legte damit den Grundstein für die künstliche Intelligenz und führte das Konzept des Turing-Tests ein.
Round-Robin- oder Lastenausgleichsmodelle
Round-Robin- und Lastenausgleichsmodelle verteilen Aufgaben gleichmäßig auf die verfügbaren Agenten in einer strengen Rotation oder basierend auf der aktuellen Workload jedes Agenten. Anstelle der Zuordnung nach Fähigkeiten oder Themen konzentriert sich dieser flexible Ansatz auf Fairness und Geschwindigkeit.
Wenn ein Agent fünf offene Tickets hat und ein anderer zwei, geht die nächste Aufgabe an Letzteren. Das funktioniert gut, wenn Sie Volumen abarbeiten müssen, ohne ein Team-Mitglied zu überlasten.
Beispiel: Ein B2C-E-Commerce-Support-Team nutzt Lastenausgleich, um Tickets während der Verkaufssaison automatisch auf 20 Agenten zu verteilen. So wird sichergestellt, dass kein Mitarbeiter überlastet wird und die SLAs für Antworten am selben Tag eingehalten werden.
Hier finden Sie einen direkten Vergleich der drei Ansätze zum Aufgaben-Routing.
| Weiterleitungstyp | Schlüsselunterscheidungsmerkmal | Häufige Herausforderung |
| Regelbasierte Weiterleitung | Volle Kontrolle und Transparenz | Wird mit der Weiterentwicklung der Prozesse unflexibel oder veraltet |
| KI oder maschinelles Lernen | Passt sich im Laufe der Zeit an reale Muster an und verbessert sich kontinuierlich | Erfordert saubere Daten und häufige Anpassungen |
| Round-Robin-/Lastverteilungsmodelle | Fairness und Geschwindigkeit statt Spezialisierung | Ignoriert Komplexität oder Dringlichkeit |
Vorteile der Aufgabenweiterleitung
Intelligentes Aufgaben-Routing löst mehrere alltägliche Probleme für Support- und Betriebsteams. Das sind Ihre Vorteile.
- Schnellere Antworten, weniger Engpässe: Aufgaben werden sofort der richtigen Person zugewiesen, sodass Ihre SLAs eingehalten werden. Kein Queue-Surfen oder manuelles Triage
- Die Workload bleibt ausgeglichen: Die Weiterleitungslogik kann die aktuelle Auslastung berücksichtigen, sodass kein Agent überlastet ist, während andere untätig sind
- Kompetenzbasierte Zuweisung: Aufgaben werden an die Personen vergeben, die für ihre Bearbeitung am besten geeignet sind, egal ob es sich um Rechnungsstellung, Fehlerbehebung oder VIP-Beschwerden handelt. Dies führt zu besseren Ergebnissen mit weniger Eskalationen
- Weniger Kontextwechsel: Wenn Agenten an den Aufgaben arbeiten, die sie gut können, verbringen sie weniger Zeit mit dem Einarbeiten und mehr Zeit mit der Lösung der Probleme
- Eigentümerschaft klären: Mit Regeln für die automatische Zuweisung vermeiden Sie Unklarheiten darüber, wer eine Aufgabe übernimmt, und fördern so die Verantwortlichkeit im gesamten Team
- Skalierbar ohne Chaos: Wenn das Aufgabenvolumen wächst, können Routing-Regeln oder KI-Logik entsprechend skaliert werden. Sie müssen Ihre Workflows nicht ständig überarbeiten
📚 Weiterlesen: Beispiele für die Automatisierung von Workflows
Anwendungsfälle für Aufgabenweiterleitung
Sie glauben, Aufgabenweiterleitung sei nur für Support-Tickets gedacht? Denken Sie noch einmal darüber nach. Hier finden Sie reale Anwendungsfälle aus verschiedenen Abteilungen, von Vertriebsleads bis hin zu Fehlerberichten.
Support-Ticket-Triage
Als Support-Leiter haben Sie ein wichtiges Ziel. Lösen Sie Probleme schnell, ohne Ihr Team zu überlasten. Bei Hunderten von Tickets, die täglich eingehen und deren Bereiche von "Anmeldung fehlgeschlagen" bis "Rückerstattungsanfrage" reichen, wird die manuelle Triage jedoch zu einem Engpass.
Möglicherweise verbringen Ihre Mitarbeiter zu viel Zeit damit, Tickets auszuwählen oder Probleme zu bearbeiten, für die sie nicht optimal gerüstet sind. Das führt zu langsameren Antworten, mehr Eskalationen und schlechten CSAT-Werten.
Mit der Aufgabenweiterleitung können Sie jedes Ticket basierend auf Fachwissen, Priorität oder Client-Ebene zuweisen. Technische Fehler werden an produktgeschulte Mitarbeiter weitergeleitet, VIPs an Ihre erfahrensten Agenten.
Workflow-Fokus: Weiterleitung nach Problemtyp + KundenstufeVisuell: Entscheidungsbaum
Zuweisung von Vertriebsleads
Ihre Vertriebsteams leben von Schnelligkeit und Präzision. Das Task Routing weist eingehende Leads automatisch anhand von Gebiet, Branche, Geschäftswert oder Verfügbarkeit der Vertriebsmitarbeiter zu.
Anstatt Zeit damit zu verschwenden, herauszufinden, wer für was zuständig ist, sorgt die Weiterleitungslogik dafür, dass der richtige Vertriebsmitarbeiter schnell nachfasst.
KI-Modelle können Leads nach Eignung oder Absichtsbewertung priorisieren, sodass Ihre Vertriebsmitarbeiter sich zuerst um die vielversprechendsten potenziellen Kunden kümmern können. Dies führt zu schnelleren Zyklen und weniger Lead-Verlusten.
Wenn Sie SDR-Manager sind, sorgt Routing für eine übersichtliche Pipeline und vorhersehbare Leistung.
Workflow-Fokus: Weiterleitung nach Lead-Metadaten und Fit-Score
Visualisierung: Linearer Flow mit Filtern
⚡ Vorlagenarchiv: Vorlagen für Verkaufstrichter zur Generierung von mehr Leads
IT- oder interne Betriebsanfragen
Angenommen, Sie sind IT-Betriebsleiter und unterstützen mehr als 250 Enterprise-Clients. Zu jeder Tageszeit werden Sie mit internen und kundenbezogenen Anfragen überschwemmt.
Diese Tickets landen oft in gemeinsamen Posteingängen oder allgemeinen Warteschlangen, was die Priorisierung chaotisch macht. Ihr Team verbringt mehr Zeit damit, herauszufinden, wo jede Aufgabe hingehört, als sie zu lösen.
Mit der Aufgabenweiterleitung können Sie Regeln festlegen, um jede Anfrage automatisch anhand des Problemtyps oder der Dringlichkeit zu klassifizieren und weiterzuleiten.
Softwarezugriffsanfragen werden an die Identitätsverwaltung weitergeleitet, Probleme mit Geräten an den Desktop-Support und Eskalationen von P1-Clients werden markiert und direkt an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Workflow-Fokus: Weiterleitung nach Anforderungskategorie + Dringlichkeit
Visuell: Matrix-Stil oder verschachtelte Weiterleitung
Verteilung von Projekten in Agenturen oder bei Freiberuflern
Als Operations Manager, der ein schnelllebiges Marketingprojekt überwacht, verwalten Sie Anfragen aus den Bereichen Social Media, Design, Inhalte und einem Pool von Freiberuflern. All dies, während Sie enge Termine Ihrer Clients einhalten müssen.
Alle sind beschäftigt, aber Sie stecken in der Mitte fest und fragen sich, wie Sie Aufgaben delegieren können. Ihr Tag besteht darin, Updates zu verfolgen und zu klären, wer was zu tun hat. Außerdem müssen Sie Aufgaben manuell zuweisen, sobald sie eingehen.
Mit der Aufgabenweiterleitung wird eine Designüberarbeitung Ihrem verfügbaren Freelancer zugewiesen. Last-Minute-Bearbeitungen durch den Client werden an Ihren Senior Content Lead weitergeleitet, um eine schnelle Bearbeitung zu gewährleisten.
Workflow-Fokus: Weiterleitung nach Aufgabentyp + Ressourcenverfügbarkeit
Visuell: Verzweigte Zuweisungslogik
Fehlerbericht oder QA-Workflow-Management
Ihre QA- und Engineering-Teams arbeiten schnell – aber wenn sich Fehlerberichte von Kunden, Testern und internen Teams stapeln, entsteht Chaos. Mit der Aufgabenweiterleitung wird sichergestellt, dass diese Fehler nicht in einem allgemeinen Backlog liegen bleiben und darauf warten, bearbeitet zu werden.
Stattdessen wird jedes Problem basierend auf Komponente, Schweregrad oder Quelle weitergeleitet. UI-Fehler gehen an das Frontend, Backend-Probleme an das API-Team und kritische P1-Blockierer werden markiert und an einen Leiter eskaliert.
Ihre Entwickler verbringen weniger Zeit mit der Triage und mehr Zeit mit der Behebung der richtigen Fehler, wodurch Sprints auf Kurs bleiben und Releases vorankommen.
Workflow-Fokus: Weiterleitung nach Komponente + Schweregrad
Bild: Eskalationspfad basierend auf Schweregrad
🔖 Bonus: Wie man einen Fehlerbericht schreibt
Implementierung von Aufgabenweiterleitung mit ClickUp
ClickUp, die App für alles, was mit Arbeit zu tun hat, gibt Ihnen die Möglichkeit, die Aufgabenverteilung zwischen Teams zu automatisieren.
ClickUp vereint Automatisierungen, Workload-Ansichten und benutzerdefinierte Logik, sodass jede Aufgabe bei der richtigen Person landet.
So funktioniert das Ganze.
Optimieren Sie die Aufgabenverwaltung
Mit ClickUp Aufgaben erhalten Sie eine klare Ansicht der Aufgaben, wem sie zugewiesen sind und wie ihr Fortschritt ist.
So können Sie es nutzen:
- Sie können eine Aufgabe direkt einem bestimmten Mitglied Ihres Teams zuweisen. Wenn Sie auf das Pluszeichen neben dem Namen des Mitarbeiters klicken, wird ihm die Aufgabe automatisch zugewiesen
- Verteilen Sie Aufgaben basierend auf der Workload jedes Einzelnen. Auf diese Weise ist niemand unter- oder überlastet. Sie können sogar Fristen und Prioritäten berücksichtigen, während Sie Aufgaben an Teammitglieder vergeben
Beschleunigen Sie die Klassifizierung mit KI
Lange oder unstrukturierte Anfragen verlangsamen Ihre Teams nur. Mit ClickUp Brain können Sie eingehende Aufgaben oder Tickets automatisch analysieren und zusammenfassen, damit sie einfacher weitergeleitet werden können.
So können Sie es nutzen:
- Fassen Sie Aufgabenbeschreibungen automatisch zusammen, um Unübersichtlichkeit zu vermeiden und wichtige Details (wie Problemtyp oder Dringlichkeit) hervorzuheben
- Klassifizieren Sie eingehende Anfragen anhand von Stichwörtern, Tonfall oder Thema – ideal für Support-Tickets, IT-Anfragen oder kreative Briefings
- Generieren Sie KI-gestützte Vorschläge für Tags oder Prioritäten, um Ihre Routing-Logik zu unterstützen
- Verwenden Sie natürliche Sprache, um vage Anfragen in umsetzbare Aufgaben umzuwandeln (z. B. wird "Hilfe beim Einrichten eines neuen E-Mail-Kontos" zu einem IT-Ticket mit vorab ausgefüllten relevanten Feldern)
⚒️ Quick Hack: Mit ClickUp Brain können Sie sogar Aufgaben-Eigenschaften automatisch ausfüllen. Darüber hinaus können Sie für jede Person Eingabeaufforderungen hinzufügen, indem Sie auf Eingabeaufforderung hinzufügen klicken. In Ihren Eingabeaufforderungen können Sie Feldvariablen wie Aufgaben-ID und Aufgabenname verwenden.
Dies ist Teil des umfassenden Vorteils der KI-gestützten Automatisierung von Aufgaben – Ihr System erledigt die Schwerstarbeit, bevor ein Mensch überhaupt mit der Arbeit beginnt.
Intelligente Regeln für die Automatisierung festlegen
Anstatt Aufgaben manuell zu triagieren oder nach Updates zu suchen, können Sie intelligente Automatisierungsregeln einrichten, die die Arbeit sofort basierend auf den für Ihre Routing-Workflows wichtigsten Faktoren weiterleiten. Das können Prioritäten, Tags, benutzerdefinierte Felder oder alles andere sein.
Mit ClickUp-Automatisierungen können Sie:
- Weisen Sie Aufgaben automatisch anhand von Mitarbeitern, Priorität oder Status zu
- Lösen Sie das Routing aus, wenn eine Aufgabe in eine bestimmte Phase wechselt (z. B. "Neu" oder "Eskaliert")
- Felder wie Fälligkeitsdatum oder Eigentümer dynamisch aktualisieren
- Stellen Sie sicher, dass Aufgaben nie ungenutzt bleiben, indem Sie sie automatisch zwischen Listen oder Teams verschieben
⚒️ Quick Hack: Möchten Sie mehr Kontrolle darüber, wie Aufgaben weitergeleitet werden? Verwenden Sie die Automatisierungsbedingungen von ClickUp, um mehrere logische Regeln in einer einzigen Automatisierung zu schichten.
Anstatt beispielsweise jede dringende Aufgabe weiterzuleiten, können Sie sie feinabstimmen: "Wenn die Priorität der Aufgabe Hoch ist und das benutzerdefinierte Feld Abteilung Produkt ist, dann weise sie dem leitenden Projektmanager zu. "
Das ist das Schöne an einer Software zur Automatisierung von Aufgaben. Sobald Sie intelligente Workflows für die Aufgabenverteilung eingerichtet haben, läuft alles wie von selbst.
Überwachen Sie den Aufgaben-Flow und die Workload-Balance
Sobald Ihre Automatisierungen laufen, besteht die nächste Herausforderung darin, den Überblick darüber zu behalten, was funktioniert (und was nicht). ClickUp Dashboards bieten Ihnen eine Echtzeit-Ansicht darüber, wie Aufgaben fließen, wer überlastet ist und wo sich Engpässe bilden könnten.
Nehmen wir beispielsweise an, Sie sind im QA-Team. Mit ClickUp Dashboards können Sie Fehler nach Typ visualisieren, den Status von Aufgaben über verschiedene Phasen hinweg verfolgen und die Sprint-Geschwindigkeit überwachen – alles an einem Ort.
Verwenden Sie Kreisdiagramme, um zu ermitteln, wo die meisten Fehler auftreten, Balkendiagramme, um den Fortschritt von Aufgaben anhand ihrer Status zu verfolgen, und Sprint-Widgets, um die Lieferung im Zeitplan zu halten.
Integrieren Sie die Aufgabenweiterleitung in größere Projekte
ClickUp, eine Workflow-App, bietet robuste Features für die Skalierung von Workflows über
Verwenden Sie Abhängigkeitsbeziehungen, um die Reihenfolge von Aufgaben festzulegen und sicherzustellen, dass bestimmte Aufgaben erst nach Abschluss anderer Aufgaben beginnen. Dies ist entscheidend für Workflows, bei denen bestimmte Aufgaben vom Abschluss vorhergehender Aufgaben abhängig sind.
Sobald eine Aufgabe weitergeleitet wurde, bleibt sie oft nicht isoliert. ClickUp-Abhängigkeiten helfen dabei, diese Aufgabe mit dem übergeordneten Projekt-Workflow zu verknüpfen. Ein Beispiel: Eine Support-Eskalation kann erst dann an die Technik weitergeleitet werden, wenn der Schritt "QA" abgeschlossen ist.
Mit den ClickUp-Aufgabenvorlagen können Sie dann alles vordefinieren – von der Routing-Logik bis hin zu Abhängigkeiten. So stellen Sie sicher, dass Ihr Prozess wiederholbar und fehlerfrei ist – ein wichtiger Schritt für die Integration der Automatisierung des Projektmanagements in Ihre täglichen Workflows.
Verwenden Sie KI-Agenten, um das Aufgaben-Routing zu optimieren
Schließlich können ClickUp AI-Agenten die Aufgabenverteilung, -zuweisung und -nachverfolgung automatisieren und optimieren, wodurch manuelle Arbeit reduziert wird und sichergestellt wird, dass Aufgaben gemäß Ihren Regeln oder einer KI-gesteuerten Logik verteilt werden.
Best Practices für effektives Aufgaben-Routing
Sie möchten die richtigen Workflows erstellen, die skalierbar sind. Nicht solche, die Sie ausbremsen und voller Komplexitäten sind. Hier finden Sie Best Practices, die sicherstellen, dass Ihre Routing-Systeme anpassungsfähig und skalierbar sind.
1. Klare Weiterleitungskriterien definieren
Der erste Schritt zu einer effektiven Weiterleitung ist Klarheit. Bevor Sie Automatisierungen einrichten, definieren Sie zunächst, welche Weiterleitungsregeln für Ihr Team und Ihre Prozesse sinnvoll sind.
Dazu müssen Sie die Schlüssel-Signale identifizieren, die bestimmen, wer eine Aufgabe erhalten soll:
- Aufgabentyp: Handelt es sich um einen Fehler, eine Feature-Anfrage, einen Lead oder eine Inhaltsüberprüfung?
- Dringlichkeit: P1 vs. P3? SLA-gebunden oder nicht?
- Fachwissen: Wer ist dafür qualifiziert?
- Kundenstufe: Handelt es sich um eine Anfrage eines Unternehmens oder eines kostenlosen Benutzers?
- Quelle: Chatten, E-Mail, Support-Formular oder internes Ticket?
💡 Profi-Tipp: In ClickUp können Sie mithilfe von benutzerdefinierten Feldern Felder wie "Aufgabentyp", "Dringlichkeit" oder "Kundenebene" erstellen, um Aufgaben genau zu kategorisieren.
2. Fangen Sie einfach an, bevor Sie die Komplexität steigern
Auch wenn es verlockend ist, von Anfang an den perfekten Workflow zu erstellen, denken Sie daran, dass die ersten paar mehr Arbeit erfordern werden.
So beginnen Sie mit der Erstellung Ihrer Workflows für die Aufgabenweiterleitung:
- Beginnen Sie mit einigen wenigen wirkungsvollen Regeln (z. B. VIPs an erfahrene Mitarbeiter)
- Testen Sie Genauigkeit, Neuzuweisungsraten und Verzögerungen
- Fügen Sie nach und nach mehrschichtige Logik hinzu (z. B. Stimmung, Workload, historische Antwortzeiten)
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie einfache "Wenn X, dann Y"-Automatisierungsregeln mit ClickUp-Automatisierungen und führen Sie dann bedingte Logik, verschachtelte Auslöser oder KI-Zusammenfassungen von Brain ein, sobald Sie über saubere Aufgaben-Metadaten verfügen.
3. Überprüfen und passen Sie Ihre Weiterleitungsregeln regelmäßig an
Was heute funktioniert, muss im nächsten Quartal nicht mehr funktionieren. Ihre Weiterleitungslogik sollte mit der Größe Ihres Teams, der Komplexität Ihrer Produkte oder der Entwicklung Ihrer Kundensegmente Schritt halten.
Erwägen Sie, Ihr Dashboard "Routing Review" mit einem Lesezeichen zu versehen und es monatlich zu überprüfen. Es wird zu Ihrer Quelle der Wahrheit für die Optimierung der Automatisierungslogik und die Straffung Ihrer Workflows.
Hier sind einige Ansichten des ClickUp-Dashboards, mit denen Sie Ihre Routing-Logik überprüfen können.
- Workload-Ansicht: Zur Nachverfolgung nach Mitarbeitern und zur Vermeidung von Überlastung
- Tabellenansicht: Um Aufgaben nach Feldern wie Priorität, Mitarbeiter, Tag oder Status für Audits zu unterteilen
- Listenansicht: Um Aufgaben nach routingbezogenen Tags oder benutzerdefinierten Feldern zu überprüfen
- Diagrammansicht (Kreis-/Balkendiagramm/Liniendiagramm): Zur Visualisierung von Fehlleitungen, überfälligen Aufgaben oder unausgewogenen Zuweisungstrends
- Aufgaben-Widget + Filter: Um nicht zugewiesene oder eskalierte Aufgaben für die Überprüfung anzuzeigen
4. Binden Sie das Routing in Ihre Projektstruktur ein
Routing kann nicht isoliert stattfinden. Es sollte Teil Ihres umfassenden Setups für die Projektabwicklung sein. So wird sichergestellt, dass Aufgaben nach ihrer Weiterleitung reibungslos weiterbearbeitet werden:
- Verknüpfen Sie das Routing mit vorgefertigten Vorlagen
- Verbinden Sie Aufgaben mit Abhängigkeiten und Zeitleisten
- Stellen Sie sicher, dass weitergeleitete Aufgaben die nächsten Schritte auslösen
5. Eigentümerschaft zuweisen
Eine weitergeleitete Aufgabe ist nur dann sinnvoll, wenn jemand die Verantwortung dafür übernimmt. Vermeiden Sie Unklarheiten, indem Sie die Eigentümerschaft eindeutig festlegen:
- Automatische Zuweisung nach klaren Regeln
- Fügen Sie Beobachter oder Kommentare hinzu, um Teammitglieder zu benachrichtigen
- Vervollständigen Sie Aufgabenbeschreibungen mit Kontext
👀 Wussten Sie schon: Aufgaben ohne eindeutig zugewiesenen Eigentümer werden 2,5-mal häufiger übersehen oder um mehr als 48 Stunden verzögert. Laut einer McKinsey-Studie ist eine unklare Eigentümerschaft von Aufgaben direkt nach fehlendem Kontext und schlechter Priorisierung die Hauptursache für operative Ineffizienz
Erstellen Sie mit ClickUp intelligentere Workflows für das Aufgaben-Routing
Engpässe verlangsamen Sie. Manuelles Triage kostet Zeit. Intelligentes Aufgaben-Routing löst beide Probleme, indem es jede Aufgabe zum richtigen Zeitpunkt der richtigen Person zuweist.
Mit ClickUp Brain eliminieren Sie durch KI-gestützte Klassifizierung und Aufgabenübersichten das Rätselraten. Mit Automatisierungen erstellen Sie Routing-Systeme, die wie ein Autopilot funktionieren. Und mit ClickUp Dashboards können Sie Workloads visualisieren und ausgleichen, bevor es zu Problemen kommt.
Ganz gleich, ob Sie ein Support-Team mit hohem Arbeitsaufkommen leiten oder interne Abläufe skalieren möchten – ClickUp hilft Ihnen beim Aufbau skalierbarer Routing-Systeme.
Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an, um mit der Erstellung Ihrer Aufgabenweiterleitungs-Workflows zu beginnen.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
1. Wie unterscheidet sich die Aufgabenweiterleitung von der herkömmlichen Aufgabenverteilung?
Die traditionelle Zuweisung von Aufgaben erfolgt manuell und oft auf der Grundlage der Verfügbarkeit. Bei der Aufgabenverteilung werden vordefinierte Regeln oder KI verwendet, um Aufgaben automatisch auf der Grundlage von Fachwissen, Priorität oder Workload zuzuweisen, was eine schnellere und genauere Delegierung ermöglicht.
2. Was ist der Unterschied zwischen Aufgabenweiterleitung und Automatisierung von Workflows?
Aufgabenweiterleitung ist eine Komponente der Workflow-Automatisierung. Die Weiterleitung stellt sicher, dass die richtige Person die Aufgabe erhält, während die Workflow-Automatisierung umfassendere Prozesse wie das Aktualisieren von Feldern, das Auslösen von Follow-ups und das Verschieben von Aufgaben durch verschiedene Phasen abdeckt.
3. Wie verbessert KI das Aufgaben-Routing?
KI-Modelle können den Inhalt, die Dringlichkeit und die bisherige Leistung von Aufgaben analysieren, um die Arbeit dynamisch zu verteilen. Dies führt zu intelligenteren Entscheidungen, wie z. B. die Zuweisung von VIP-Tickets an erfahrene Mitarbeiter oder die Eskalation von Fehlern basierend auf der Stimmung.
4. Was ist Aufgabenweiterleitung im Kundenservice?
Im Kundenservice weist das Aufgaben-Routing Tickets automatisch dem am besten geeigneten Agenten zu, basierend auf der Art des Problems, der Dringlichkeit oder der Kundenstufe. Dies hilft, Eskalationen zu reduzieren, die Erstlösungsquote zu erhöhen und die Workload auszugleichen.
5. Ist die Aufgabenweiterleitung auch außerhalb des Kundenservice anwendbar?
Auf jeden Fall. Teams in Vertrieb, IT, Betrieb, Qualitätssicherung und sogar Agenturen nutzen Aufgabenweiterleitung, um Übergaben zu optimieren, manuelle Triage zu reduzieren und Workflows in Umgebungen mit hohem Arbeitsaufkommen am Laufen zu halten.