Notion Mail vs. Gmail: Welche E-Mail-Plattform gewinnt 2025?

Sie sind gerade mitten in der Planung der Sprints für die nächste Woche, als ding! eine weitere E-Mail Sie aus der Konzentration reißt. 📧

Aber es ist nicht nur eine. Ihr Posteingang quillt über vor E-Mails: ein Link zu einem Dokument, eine Aufgabenaktualisierung und ein Newsletter, von dem Sie nicht mehr wissen, warum Sie ihn abonniert haben.

Genau diese täglichen Reibungsverluste verspricht Notion Mail zu beseitigen, indem es E-Mails in Ihren Workspace integriert. Gmail ist jedoch nicht unbedingt veraltet, denn es ist schnell, zuverlässig und nach wie vor die erste Wahl für Millionen von Nutzern.

Wer gewinnt also diesen Vergleich zwischen Notion Mail und Gmail? Finden wir es heraus. 🎯

Was ist Notion Mail?

Das Tool verbindet Ihr Gmail-Konto, um die Kommunikation mit Aufgaben zu synchronisieren. Sie können E-Mails in Seiten einbetten, sie mit Aufgaben verknüpfen oder Threads in umsetzbare Elemente umwandeln.

Features von Notion Mail

Hier sind einige Features dieser E-Mail-Management-Software, die Ihre Produktivität steigern könnten. 💁

Feature Nr. 1: KI-gestützte automatische Beschriftung

Sie können Notion AI so einrichten, dass eingehende E-Mails anhand einfacher, menschenähnlicher Anweisungen automatisch mit einer Beschreibung versehen werden. Fragen Sie einfach: „Beschreibe E-Mails, die direkt an mich gesendet wurden, nicht Newsletter“, und schon wird die Arbeit erledigt.

Nach der Beschriftung können Sie benutzerdefinierte Ansichten in Ihrer Seitenleiste erstellen und E-Mails nach beliebigen Kriterien organisieren, vom Absender bis zur Dringlichkeit. So behalten Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang, über die üblichen Ordner und Filter hinaus.

Feature Nr. 2: Eigenschaften und Filterung im Datenbankstil

Wie der Rest von Notion behandelt Notion Mail E-Mails wie Daten. Sie können jeder E-Mail Eigenschaften hinzufügen (z. B. Status, Priorität oder sogar Tags) und diese dann entsprechend sortieren, gruppieren oder filtern.

Müssen Sie Follow-ups nachverfolgen oder Nachrichten mit hoher Priorität in der Ansicht behalten? Kein Problem. Sie können nach beliebigen Kriterien filtern: Absender, Schlüsselwörter, Anhänge oder Ihre benutzerdefinierten Eigenschaften.

Feature Nr. 3: Umfangreiche Formatierungsoptionen und KI-gestütztes Schreiben

Das Schreiben von E-Mails in Notion Mail fühlt sich an wie das Erstellen eines Notion-Dokuments. Sie können Überschriften, Kontrollkästchen, Beschriftungen und sogar Farben verwenden.

Dies erleichtert es, Gedanken zu organisieren, Aktionselemente freizugeben oder einfach Ihre Nachrichten ansprechender zu gestalten, insbesondere für die Kommunikation im Team.

Außerdem zieht Notion AI Daten aus Ihrem Workspace, um KI-E-Mail- Antworten zu verfassen, die wie Sie oder Ihre Marke klingen. Sie können sogar festlegen, dass bei eingehenden E-Mails automatisch Antworten vorgeschlagen werden, und so Ihr Schreiben verbessern.

Preise für Notion Mail

(Notion Mail ist als Teil Ihres Notion-Plans verfügbar, nicht als separates Abonnement)*

Was ist Gmail?

Das Tool lässt sich mit anderen Google-Diensten wie Google Drive, Kalender und Meet verbinden und ist über Webbrowser, mobile Apps und E-Mail-Clients von Drittanbietern zugänglich.

Gmail unterstützt auch mehrere Konten und bietet einen optimierten Posteingang.

Gmail-Features

Hier sind einige Gmail-Features, die Sie entdecken können. 👇

Feature Nr. 1: KI-Antworten und Bereinigung des Posteingangs

Der neueste Trick von Gmail ist die kontextbezogene Schreibhilfe von Gemini, seinem KI-Assistenten. Das spart viel Zeit, wenn Ihr Posteingang überfüllt ist und Sie Unterhaltungen am Laufen halten müssen.

Sie können auf der Plattform auch eine automatische Weiterleitung einrichten.

Ist Frühjahrsputz angesagt? Bitten Sie Gemini, „alle ungelesenen Werbe-E-Mails aus dem letzten Jahr“ zu löschen oder Newsletter zu archivieren, die Sie bereits überflogen haben. Der Assistent erledigt diese langweiligen Aufgaben, sodass Sie weniger Zeit mit Klicken auf „Löschen“ verbringen.

Feature Nr. 2: Nahtlose Terminplanung und flexible Anzeige

Wenn eine E-Mail in den Kalenderbereich driftet, bemerkt Gmail dies. Es erscheint ein kleines Fenster mit Ihren freien Terminen, die Sie in den Thread einfügen können. Clients wählen einen Termin aus, Sie klicken auf „Bestätigen“ und alle Kalender werden aktualisiert.

Außerdem erhalten Sie flexible Ansichtsoptionen.

Wählen Sie die Ansicht „Standard“, „Komfortabel“ oder „Kompakt“, um so viele Nachrichten wie möglich auf dem Bildschirm anzuzeigen. Aktivieren Sie den Vorschaubereich, um eine Nachricht zu lesen, während Sie die Liste durchsehen. Weniger Klicks, schnellere Triage.

Feature Nr. 3: Robuste E-Mail-Organisation und Aufgabenverwaltung

Beschreibungen funktionieren wie Ordner, nur besser. Sie können eine E-Mail mit mehreren Tags versehen, sie farblich kennzeichnen und diejenigen ausblenden, die Sie heute nicht benötigen. Sterne markieren alles Wichtige, und Filter halten Spam und Nachrichten mit niedriger Priorität automatisch aus dem Blickfeld.

Und mit einem Fingertipp können Sie eine E-Mail in eine Aufgabe umwandeln, die in Google Tasks und in Ihrem Kalender landet. Termine, Erinnerungen und Nachfassaktionen begleiten Sie überallhin; nichts geht zwischen den Apps verloren.

Preise für Gmail

(Die Preise für Gmail sind in den Preisplänen für Google Workspace enthalten.)*

Notion Mail vs. Gmail: Features im Vergleich

Wenn Sie Notion Mail und Gmail vergleichen, um die Kommunikation zu vereinfachen, wird schnell klar, dass beide unterschiedliche Ansätze verfolgen. Der eine setzt auf Workspace-Integration und benutzerdefinierte Anpassungen, während der andere sich durch KI und Zuverlässigkeit auszeichnet.

Schauen wir uns einmal an, was die beiden E-Mail-Tools zur Steigerung der Produktivität voneinander unterscheidet. ⚒️

Feature Nr. 1: E-Mail-Organisation

Ein aufgeräumter Posteingang beginnt mit der Organisation Ihrer E-Mails. Sehen wir uns an, wie die einzelnen Tools damit umgehen.

Notion Mail

Bei Notion Mail dreht sich alles um die benutzerdefinierte Anpassung. Sie können Ihre eigenen Beschreibungen wie „Clients“, „Newsletter“ oder „Dringend“ erstellen und diese von der KI automatisch sortieren lassen. Das System ist flexibel und lässt sich an Nischen-Workflows anpassen, sodass Sie innerhalb Ihres primären Posteingangs „Mini-Posteingänge“ erstellen können.

Gmail

Gmail bietet ebenfalls solide Organisationstools – beispielsweise Beschriftungen, Filter und Kategorien –, die jedoch größtenteils manuell bedient werden müssen. Das System ist zuverlässig, aber weniger dynamisch, wenn Sie etwas Anpassungsfähigeres oder KI-gesteuertes suchen.

Feature Nr. 2: KI und Automatisierung

Entdecken Sie, wie beide Tools KI und Automatisierung nutzen, um E-Mails intelligenter und schneller zu machen.

Notion Mail

Notion Mail nimmt KI in E-Mails ernst.

Es kann E-Mails entwerfen, intelligente Antworten generieren, Threads zusammenfassen und sogar priorisieren, was zuerst in Ihrem Posteingang landet.

Das Tool unterstützt auch wiederverwendbare Snippets und automatisiert sich wiederholende Aufgaben, sodass es eher ein Workflow-Assistent als nur ein E-Mail-Client ist.

Gmail

Gmail verfügt über integrierte intelligente Funktionen wie Spamfilter, intelligente Antworten und Follow-up-Erinnerungen. Diese sind zuverlässig, aber weniger anpassbar und eignen sich besser für den allgemeinen Gebrauch als für komplexe Workflows.

Mit Gemini bietet Gmail KI-gestützte Hilfe beim Schreiben, Zusammenfassen und Verstehen von Kontexten, auch wenn dies eher wie ein Add-On als wie ein natives Workflow-Tool wirkt.

Feature Nr. 3: Integration und Ökosystem

Sehen wir uns an, wie jedes Tool in den größeren Workspace und das App-Ökosystem passt.

Notion Mail

Notion Mail ist eng mit der Notion-Suite integriert, einschließlich Kalender, Dokumenten und Projekten. Sie können in E-Mails auf Notion-Seiten verweisen und Meetings aus dem Posteingang heraus planen. Die direkte Verknüpfung von E-Mails mit Notion-Datenbanken ist jedoch noch nicht verfügbar, was eine tiefere Integration einschränkt.

Gmail

Gmail-Integrationen gedeihen im Google-Ökosystem.

Alles, von Google Kalender über Drive bis hin zu Meet, ist nur einen Klick entfernt. Dies ist besonders nützlich für Teams, die bereits in Google Workspace integriert sind.

Feature Nr. 4: Sicherheit und Datenschutz

Sicherheit ist wichtig, besonders in Ihrem Posteingang. Hier erfahren Sie, wie jedes Tool Ihre Daten schützt.

Notion Mail

Notion Mail ist sicher und SOC 2 Typ 1- sowie HIPAA-konform. Nach der Übernahme von Skiff wurde jedoch kürzlich die End-to-End-Verschlüsselung abgeschafft, was einige Benutzer mit Fokus auf Datenschutz enttäuscht hat.

Gmail

Gmail ist führend in Sachen ausgereifter Sicherheit für Unternehmen. Sie erhalten eine zweistufige Authentifizierung (2FA), erweiterten Phishing-Schutz und regelmäßige Sicherheitspatches.

Als Google-Produkt wird jedoch häufig Kritik hinsichtlich des Datenschutzes und des werbebasierten Geschäftsmodells geäußert.

Notion Mail vs. Gmail auf Reddit

Sie können sich immer noch nicht entscheiden? Vielleicht helfen Ihnen diese Erfahrungsberichte aus der Praxis von Reddit weiter!

Es gibt zwar keine spezifischen Threads, in denen die beiden verglichen werden, aber hier ist, was ein Benutzer über Notion Mail zu sagen hat:

Mein erster Eindruck ist, dass es sich für mich wie Notion anfühlt und im Vergleich zu anderen Gmail-Wrappern, die ich in der Vergangenheit ausprobiert habe, funktionaler wirkt. Ich denke, das hat viel mit den Funktionen für anpassbare Ansichten (Filter, Gruppierungen, Eigenschaften) zu tun... Im Moment verwirrt mich nur, ob Eigenschaften universell sind oder nur an eine Ansicht gebunden sind. Ich sehe immer wieder die Eigenschaften „Priorität“ und „Status“, die meiner Meinung nach dasselbe sein sollten. Ich bin mir nur nicht sicher, wie standardmäßig sie in der App/im System sind.

Einige Benutzer erwähnen, dass es sich um eine Alternative zum Front-End von Gmail handelt:

Nachdem wir das neue Notion Mail getestet haben, sind wir zu dem Schluss gekommen, dass wir es falsch verstanden haben. Es handelt sich nicht wirklich um eine bahnbrechende neue E-Mail-App, sondern lediglich um eine Alternative zum Gmail-Frontend … die allerdings viel besser aussieht. Sie bietet eine einfache Übersicht über Ihre E-Mails. Mit automatischen Beschreibungen (Ansichten) können Sie E-Mails sortieren. Aber das war's auch schon... Ich werde es verwenden, da es keine wirklichen Nachteile gibt – aber bis wir eine Integration zwischen Notion Mail und Notion-Datenbanken sehen, gibt es keine wesentlichen Gründe, es zu verwenden.

Lernen Sie ClickUp kennen – die beste Alternative zu Notion Mail und Gmail

Sie können sich nicht zwischen der Anpassungsfähigkeit von Notion Mail und der Zuverlässigkeit von Gmail entscheiden? Vielleicht ist es an der Zeit, sich nicht mehr zwischen verschiedenen Posteingängen entscheiden zu müssen.

ClickUp ist die App für alles, was mit Arbeit zu tun hat. Sie vereint Projektmanagement, Dokumente und Teamkommunikation auf einer einzigen Plattform – beschleunigt durch Automatisierung und Suche mit KI der nächsten Generation.

Sehen wir uns an, wie dieses Tool zur Verwaltung von E-Mail-Aufgaben im Vergleich zu diesen beiden Tools abschneidet. ⚖️

ClickUp ist die Nummer 1: Projektmanagement per E-Mail

E-Mails und Projektmanagement passen nicht immer zusammen. Möglicherweise erhalten Sie eine Client-Anfrage per E-Mail, springen zu Ihrem Aufgabenmanager, um sie zu protokollieren, taggen einen Teamkollegen in Ihrem Kommunikationskanal, um sie weiterzuverfolgen, und vergessen dann, auf welcher Registerkarte sich der Anhang befand.

ClickUp E-Mail-Projektmanagement macht Schluss damit.

Das E-Mail-Projektmanagement-Tool bringt Ihren Posteingang buchstäblich in Ihren Workflow.

Zentralisieren Sie die Kommunikation mit ClickUp E-Mail-Projektmanagement

Angenommen, Sie sind Teil eines Remote-Startup-Teams, das sich um die Kundenintegration kümmert. Ein Client sendet Ihnen per E-Mail einige Fragen und Anfragen. Verknüpfen Sie die E-Mail einfach mit einer Aufgabe in ClickUp, weisen Sie sie Ihrem Teamkollegen zu und hängen Sie alle relevanten Dateien an.

Sie haben bereits eine Reihe von E-Mail-Tools? Die müssen Sie nicht aufgeben.

Mit der Gmail-Integration von ClickUp verwandeln Sie Ihren Posteingang in ein Tool für mehr Produktivität. Sie können Aufgaben direkt aus Gmail erstellen, E-Mails an bestehende Aufgaben anhängen und sogar Aufgaben anhand des Inhalts der E-Mail kommentieren.

So können Sie wichtige Anfragen erfassen, Arbeiten zuweisen und Termine in Echtzeit festlegen.

Sie können auch eine ClickUp-Automatisierung einrichten, um die Erstellung von Aufgaben oder E-Mail-Antworten basierend auf Gmail-Aktivitäten als Auslöser festzulegen.

Die Integration von ClickUp und Outlook bietet Microsoft-Benutzern denselben optimierten Workflow. Sie können auch innerhalb von ClickUp mit Ihrer Outlook-Adresse auf E-Mails antworten oder diese versenden.

Lesen Sie, was Samantha Dengate, Senior Project Manager, über Diggs mit ClickUp zu sagen hat:

Vor ClickUp führten Meetings und E-Mail-Kommunikation hin und her zu einem schwarzen Loch, in dem Elemente übersehen und unbeachtet blieben. Aus diesem Grund wurden Aufgaben nicht rechtzeitig überprüft und niemand wusste, wie die kreative Entwicklung voranschritt. Jetzt kann jeder im Team klar sehen, wann Maßnahmen fällig sind, chatten und innerhalb der Aufgaben zusammenarbeiten.

ClickUp's One-Up #2: Kontextbezogene KI-Unterstützung

Während Gmail und Notion über KI-gestützte Assistenten verfügen, definiert ClickUp die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird, durch eine speziell entwickelte KI, die weit über Ihren Posteingang hinausgeht.

ClickUp Brain ist die neuronale KI-Engine der Plattform zur Verwaltung Ihrer Arbeit.

Im Gegensatz zu allgemeinen KI-Assistenten ist ClickUp Brain direkt in Ihre Workflows eingebettet und bietet intelligenten, kontextbezogenen Support für Projekte, Dokumente und Teams.

Angenommen, Sie leiten eine Produkteinführung und müssen Dutzende von Aufgaben bewältigen: Marktforschung, Entwürfe, Designfreigaben und Feedback von Stakeholdern. ClickUp Brain übernimmt als Ihr KI-Wissensmanager die Aufgabe, relevante Dokumente oder Aktualisierungen sofort zu finden.

Fragen Sie einfach: „Was ist die neueste Version der Zeitleiste für den Start?“, und es wird genau das abgerufen, was Sie benötigen.

Anschließend fungiert es als Ihr KI-Projektmanager, fasst den Projektfortschritt zusammen, erstellt Team-Updates und generiert Inhaltsentwürfe für die Marketingkampagne. Mit über 100 integrierten rollenspezifischen KI-Tools beschleunigt ClickUp Brain Ihren Workflow.

Darüber liegt der ClickUp AI Notetaker, ein Meeting-Assistent, der jede Unterhaltung wertvoll macht, auch wenn Sie nicht im Raum sind.

Nehmen wir an, Ihr UX-Team hat eine Feedback-Sitzung mit Stakeholdern. Während des Meetings transkribiert der KI-Notiznehmer die gesamte Unterhaltung in Echtzeit und erfasst dabei jeden einzelnen Feedback-Punkt.

Bis das Gespräch beendet ist, hat der Notiznehmer bereits eine Zusammenfassung erstellt, wichtige Aktionselemente identifiziert und Aufgaben wie „Wireframes überarbeiten” oder „Benutzer-Flow aktualisieren” den richtigen Team-Mitgliedern in ClickUp zugewiesen.

ClickUp's One-Up #3: Tools für die Zusammenarbeit

Während ClickUp Brain die Automatisierung übernimmt, sorgen die Tools für Zusammenarbeit von ClickUp dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Beginnen wir mit ClickUp Chat, einem integrierten Messaging-Hub, mit dem die Unterhaltungen Ihres Teams genau dort stattfinden, wo die Arbeit erledigt wird.

Nehmen wir beispielsweise an, Ihr Marketing-Team brainstormt in einem Chat-Kanal Ideen für eine Kampagne, und jemand schlägt vor: „Lasst uns eine Kundenfeedback-Umfrage durchführen. “ Sie können diese Nachricht in eine Aufgabe umwandeln, sie zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und sie mit Ihrer Liste für die Kampagne im 2. Quartal verknüpfen – und das alles, ohne den Chat zu verlassen!

Darüber hinaus fasst ClickUp Brain ganze Chat-Threads zusammen, schlägt nächste Schritte vor und bietet sogar eine kurze Zusammenfassung, wenn Sie spät in einen Chat einsteigen. Teamleiter können mit SyncUps auch schnelle Audio- oder Videoanrufe durchführen.

Sie benötigen schnell Antworten auf Ihre Fragen und wissen nicht, wo Sie diese finden können? Fragen Sie einfach einen der KI-Autopilot-Agenten, und Sie müssen nicht darauf warten, dass Ihr Kollege in einer anderen Zeitzone sich bei Ihnen meldet.

Sie wünschen sich eine strukturiertere Zusammenarbeit, beispielsweise für die Erstellung von Angeboten oder Entwürfen für Onboarding-Materialien?

ClickUp-Dokumente stehen im Mittelpunkt.

Arbeiten Sie mit Ihrem Team in Echtzeit zusammen – mit ClickUp Docs

Angenommen, Sie sind Projektmanager und bringen ein neues Produkt auf den Markt. Sie öffnen ein ClickUp-Dokument, um den Plan für die Markteinführung zu entwerfen. Während Sie schreiben, können Sie eine Aufgabenliste mit Fälligkeitsdaten einbetten, Ihren Designer zur Genehmigung von Entwürfen taggen und ein Live-Kanban-Board einfügen, das den Fortschritt in Echtzeit anzeigt.

Das Team kann gemeinsam arbeiten, Kommentare hinzufügen, Bearbeitungen vornehmen, Formate anpassen und Änderungen nachverfolgen.

Und dank anpassbarer, vorgefertigter Vorlagen für alles, von Angeboten bis hin zu Team-Wikis, müssen Sie nie wieder bei Null anfangen. Sie benötigen schnellen Zugriff? Mit dem Docs Hub finden Sie alles im Handumdrehen.

Optimieren Sie die Kommunikation am Arbeitsplatz mit ClickUp

Wenn es um Gmail vs. Notion Mail geht, hängt die richtige Wahl von Ihren Prioritäten ab. Möchten Sie das bewährte Ökosystem von Gmail oder den frischen Ansatz von Notion Mail für minimale, fokussierte Kommunikation?

Aber hier ist der Haken: Beide können nichts anderes als E-Mails verarbeiten.

Hier kommt ClickUp ins Spiel, die All-in-One-App für die Arbeit. Sie verbindet Ihren Posteingang, Ihre Aufgaben, Dateien und Meeting-Notizen mit KI- und Collaboration-Tools und sorgt so für Klarheit im Team über alle Arbeitsabläufe.

Worauf warten Sie noch? Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an! ✅