Vor einiger Zeit unterzeichneten über 500 Mitarbeiter der Cloud-Computing-Abteilung von Amazon eine Petition, in der sie das Unternehmen aufforderten, seine Fünf-Tage-Präsenzpflicht im Büro zu überdenken. Ihre Botschaft war laut und deutlich: Remote-Arbeit und Hybridarbeit sind heute eine Selbstverständlichkeit.
Obwohl dieses Unternehmen schließlich ein Ende der Remote-Arbeit vorschrieb, werden physische Treffen für viele Fachkräfte immer seltener, und eine starke Kommunikation sowie digital orientierte Arbeitsplätze sind die Norm.
Aus diesem Grund widmen Unternehmen modernen Intranet-Lösungen mittlerweile mehr Aufmerksamkeit, um Kommunikationslücken am digitalen Arbeitsplatz zu schließen.
Stellen Sie sich das Intranet als eine kollaborative, soziale Plattform vor, die die Kommunikation personalisiert, das Engagement der Mitarbeiter fördert und Strategien zur Mitarbeitererfahrung unterstützt. Der Bonus? Es ist auf jedem Gerät mit Internetverbindung zugänglich – ohne dass man dafür ins Büro fahren muss.
Neugierig geworden? Lassen Sie uns genauer betrachten, warum moderne Intranetsysteme derzeit so viel Aufmerksamkeit erregen.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
- Ein modernes Intranet ist eine interaktive, benutzerfreundliche Plattform, die Kommunikation, Aktualisierungen zu Projekten und Mitarbeiterverzeichnisse zentralisiert und auf jedem Gerät zugänglich ist.
- Zu den Kernfeatures eines modernen Intranets gehören: Zentralisierte Kommunikation: Teilen Sie Unternehmensnachrichten, Updates und Ankündigungen. Tools für die Zusammenarbeit: Ermöglichen Sie die projektbezogene Zusammenarbeit in Echtzeit über Standorte hinweg. Anpassbare Dashboards: Bieten Sie rollenspezifische Ansichten für relevante Informationen. Durchsuchbares Repository: Speichern und greifen Sie auf Unternehmensdokumente, Richtlinien und Ressourcen zu.
- Zentralisierte Kommunikation: Freigeben Sie Unternehmensnachrichten, Updates und Ankündigungen.
- Tools für die Zusammenarbeit: Ermöglichen Sie die projektbezogene Zusammenarbeit in Echtzeit über Standorte hinweg.
- Anpassbare Dashboards: Bieten Sie rollenspezifische Ansichten für relevante Informationen.
- Durchsuchbares Repository: Speichern und greifen Sie auf Unternehmensdokumente, Richtlinien und Ressourcen zu.
- Dies kommt Unternehmen in Form einer verbesserten Kommunikation zugute, die Silos aufbricht und alle Beteiligten auf dem Laufenden hält.
- Es schützt sensible Informationen mit Firewalls und Anmeldedaten. Außerdem steigert es die Arbeitsmoral der Mitarbeiter, indem es Erfolge hervorhebt und einen einfachen Zugang zu Schulungsmaterialien und Richtlinien bietet.
- Moderne Intranets bieten im Gegensatz zu den statischen elektronischen Schwarzen Brettern der Vergangenheit Echtzeit-Zusammenarbeit, KI-gestützte Suche, mobile Zugänglichkeit und personalisierte Dashboards.
- Um moderne Intranets zu implementieren, müssen Sie: die organisatorischen Anforderungen bewerten und die Mitarbeiter in die Planung einbeziehen, Features schrittweise einführen und der Benutzererfahrung Priorität einräumen, Inhalte effektiv verwalten und von Anfang an das Engagement fördern, das Intranet mit rollenbasierten Berechtigungen sichern.
- Bewerten Sie die organisatorischen Anforderungen und beziehen Sie die Mitarbeiter in den Plan mit ein.
- Führen Sie Features schrittweise ein und legen Sie den Schwerpunkt auf die Benutzererfahrung.
- Verwalten Sie Inhalte effektiv und fördern Sie das Engagement von Anfang an.
- Sichern Sie das Intranet mit rollenbasierten Berechtigungen.
- Eine Allround-App für die Arbeit wie ClickUp bietet eine umfassende Plattform für das Aufgaben- und Dokumentenmanagement, die sich in Ihr Intranet integrieren lässt und so eine einzige Quelle für alle Informationen bereitstellt.
- Die leistungsstarken, anpassbaren Dashboards und Kollaborationstools von ClickUp wie Chat und Whiteboards steigern die Produktivität und das Engagement zusätzlich.
- Zentralisierte Kommunikation: Freigeben Sie Unternehmensnachrichten, Updates und Ankündigungen.
- Tools für die Zusammenarbeit: Ermöglichen Sie die projektbezogene Zusammenarbeit in Echtzeit über Standorte hinweg.
- Anpassbare Dashboards: Bieten Sie rollenspezifische Ansichten für relevante Informationen.
- Durchsuchbares Repository: Speichern und greifen Sie auf Unternehmensdokumente, Richtlinien und Ressourcen zu.
- Bewerten Sie die organisatorischen Anforderungen und beziehen Sie die Mitarbeiter in den Plan mit ein.
- Führen Sie Features schrittweise ein und legen Sie den Schwerpunkt auf die Benutzererfahrung.
- Verwalten Sie Inhalte effektiv und fördern Sie das Engagement von Anfang an.
- Sichern Sie das Intranet mit rollenbasierten Berechtigungen.
Was ist ein modernes Intranet?
Viele Unternehmen suchen nach einer zentralen Kommunikationsplattform für ihre Teams, sei es für Unternehmensnachrichten, Projekt-Updates oder Mitarbeiterverzeichnisse. Ein modernes Intranet bietet genau das.
Im Gegensatz zu älteren, statischen Intranet-Softwareprogrammen ist moderne Intranet-Software interaktiv, benutzerfreundlich und auf jedem Gerät zugänglich. Vor allem lässt sie sich nahtlos in die Tools integrieren, die Ihr Team bereits verwendet, wie Projektmanagement-Plattformen, Kommunikations-Apps und Dokumentenspeichersysteme.
Das bedeutet, dass Mitarbeiter Informationen schneller finden, effizienter zusammenarbeiten und engagiert bleiben können – egal, ob sie im Büro oder während der Remote-Arbeit arbeiten.
Was noch? Das bietet Ihnen ein modernes Intranet:
- Eine zentralisierte Kommunikationsplattform zum Freigeben von Unternehmensnachrichten, Updates und Ankündigungen
- Ein tool für die Zusammenarbeit, mit dem Teams unabhängig von ihrem Standort in Echtzeit gemeinsam an Projekten arbeiten können.
- Anpassbare Dashboards für einzelne Rollen, damit Mitarbeiter sehen, was für sie am relevantesten ist.
- Ein durchsuchbares Repository für Unternehmensdokumente, Richtlinien und Ressourcen
Vorteile eines modernen Intranets
Wie Sie sich vorstellen können, gehören zu den Hauptvorteilen eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit. Wie wird dies erreicht? Durch die Verwendung einer einzigen Plattform für Unternehmensaktualisierungen, tools und Ressourcen. Hier sind einige weitere Vorteile der Verwendung moderner Intranet-Lösungen:
- Verbesserte Kommunikation: Beseitigt Silos und sorgt dafür, dass alle informiert und auf dem gleichen Stand sind.
- Bessere Sicherheit: Verwendet ein privates, organisationsspezifisches Netzwerk, das durch Firewalls und Anmeldedaten geschützt ist, sodass sensible Informationen nur für autorisierte Mitarbeiter zugänglich bleiben.
- Anerkennung der Mitarbeiter: Hebt Leistungen hervor und steigert die Arbeitsmoral
- Vereinfachtes Onboarding: Bietet einfachen Zugriff auf Schulungsmaterialien und Unternehmensrichtlinien.
- Personalisierte Erfahrung: Bietet Inhalte und Ressourcen für jede Rolle
- Weniger Informationsüberflutung: Zentralisiert Informationen für einen einfachen Zugriff
- Transparenz: Hält die Mitarbeiter über die Ziele und den Fortschritt des Unternehmens auf dem Laufenden.
💡 Profi-Tipp: Möchten Sie einige Intranet-Lösungen für Ihre Teams testen? Lesen Sie unseren Leitfaden zu den besten Intranet-Softwareprogrammen, um eine sichere Verbindung zwischen den Teams zu gewährleisten.
Die Unterschiede zwischen einem traditionellen Intranet und einem modernen Intranet
Bevor Plattformen wie WhatsApp, Teams oder Slack populär wurden, nutzten Unternehmen für die Kommunikation umständliche interne Websites. Diese statischen Seiten – sogenannte elektronische Bulletin Boards (EBBs) – waren revolutionär, da sie die Möglichkeit boten, Dokumente freizugeben und auf interne Ressourcen zuzugreifen, ohne den Schreibtisch verlassen zu müssen.
Aber seien wir ehrlich: Diese EBBs werden den heutigen Anforderungen am Arbeitsplatz nicht gerecht. Aus diesem Grund hat das moderne Intranet viele Veränderungen für Unternehmen mit sich gebracht.
🧠 Wussten Sie schon: Laut Deloitte erzielen 73 % der Mitarbeiter, die zusammenarbeiten, bessere Leistungen, und 60 % sind der Meinung, dass dies die Innovation fördert – Teamwork macht Träume wahr!
Zur Verdeutlichung finden Sie hier eine Tabelle, in der das traditionelle Intranet mit dem modernen Intranet verglichen wird:
| Ära | Merkmale | Einschränkungen | Moderne Lösung | Beispiel aus der Praxis |
| Frühe Intranets (1990er Jahre) | Statische Seiten zum Freigeben von Dokumenten und internen Ressourcen | Beschränkt auf die gemeinsame Nutzung von Dokumenten; es fehlte an Interaktivität und Personalisierungsmöglichkeiten. | Zentrale Hubs mit interaktiven Tools für Echtzeit-Zusammenarbeit, KI-gestützte Suche und personalisierte Dashboards | Ein Fertigungsunternehmen, das Schichtpläne über ein Intranet-Schwarzes Brett freigab, ersetzte dieses durch ein modernes Intranet, um Team-Messaging und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen zu ermöglichen. |
| Zweite Generation (2000er Jahre) | Erweiterte Funktionen mit Wikis, Blogs und Content-Tags | Nach wie vor stark von der IT abhängig für Updates; mangelnde mobile Zugänglichkeit | Benutzerfreundliche, für Mobilgeräte optimierte Plattformen, mit denen Mitarbeiter Inhalte selbstständig erstellen, freigeben und darauf zugreifen können. | Eine globale Einzelhandelskette hat auf mobilfreundliche tools umgestellt, sodass Filialleiter nun auch unterwegs Verkaufsberichte hochladen können. |
| Web 2.0-Intranets (2010er Jahre) | Soziale Intranets mit Benutzerprofilen, Kommentarfunktionen und Community-Engagement | Soziale Features waren isoliert; fragmentierte Plattformen führten zu Silos. | Einheitliche Plattformen, die Tools für Kommunikation, Zusammenarbeit und Wissensaustausch integrieren | Ein Tech-Startup, das ein Intranet einsetzt, das Slack, Google Workspace und Nachverfolgung von Projekten für nahtlose Workflows integriert. |
| Moderne Intranets (2020+) | Umfassende Plattformen für die digitale Mitarbeitererfahrung (DEX) mit KI, Unternehmenssuche und Automatisierung | Keine (entwickelt, um sich an die sich wandelnden Anforderungen am Arbeitsplatz anzupassen und mit ihnen zu wachsen) | Zentralisierte, KI-gestützte Tools, die mobile Zugänglichkeit, soziale Interaktion und produktivitätssteigernde Features bieten. | Ein Remote-First-Unternehmen, das ein KI-gesteuertes Intranet nutzt, um Mitarbeiter einzubinden, Aufgaben zu verwalten und das Engagement effektiv zu fördern. |
Wichtige Features eines modernen Intranets
Was macht ein Mitarbeiter-Intranet für die Kommunikation zwischen Mitarbeitern so unverzichtbar? Schauen wir uns das einmal genauer an:
1. Cloud-basierte Effizienz
Zunächst einmal sind die meisten modernen Intranetsysteme mittlerweile cloudbasiert. Das bringt Vorteile wie automatische Backups, Content-Management in Echtzeit und Unabhängigkeit von Speicherorten mit sich.
Und da 83 % der weltweiten Belegschaft hybride Arbeitsmodelle als ideal bezeichnen, entspricht ein Cloud-basiertes Intranet perfekt diesem wachsenden Bedarf an Flexibilität.
2. Integrierte Business-Tools
Ihr Intranet sollte sich nahtlos in Tools wie Slack, Microsoft 365, Google Workspace und Zendesk integrieren lassen. Durch die Zusammenführung dieser Tools auf einer Plattform verbringen Sie weniger Zeit mit dem Wechseln zwischen verschiedenen Registerkarten und haben mehr Zeit, um Ihre Aufgaben abzuschließen.
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3. Erstklassige Sicherheit
Niemand mag Datenlecks, aber sie kommen immer häufiger vor. Ein intranet mit Sicherheit verwendet rollenbasierte Berechtigungen, um sicherzustellen, dass sensible Unternehmensinformationen nur für diejenigen zugänglich sind, die sie benötigen, und neugierige Blicke (und Hacker) fernzuhalten.
🧠 Wussten Sie schon: Unternehmen benötigen durchschnittlich 204 Tage, um eine Datenpanne zu erkennen, und weitere 73 Tage, um sie einzudämmen. Allein die Kosten für die Benachrichtigungen über Datenpannen stiegen im Jahr 2023 auf 370.000 US-Dollar.
4. Benutzerfreundliche Verwaltung von Inhalten
Die Aktualisierung von Intranet-Seiten erfordert in der Regel keine großen technischen Vorkenntnisse. Ein modernes Content-Management-System (CMS) ermöglicht es Mitarbeitern, Inhalte selbstständig zu erstellen, zu aktualisieren und freizugeben, und lässt sich reibungslos in Tools wie Google Drive integrieren.
5. Anerkennung und Belohnungen
Geben Sie Anerkennung, wo sie verdient ist. Schließlich bleiben Mitarbeiter, die regelmäßig Anerkennung erhalten, mit 20-mal höherer Wahrscheinlichkeit engagiert als diejenigen, die nie ein einfaches „Danke” zu hören bekommen.
Moderne Intranets fördern die gegenseitige Anerkennung unter Kollegen und machen es einfach, Erfolge durch Shoutouts, Kommentare oder unternehmensweite Ankündigungen zu feiern.
6. Intelligentes Mitarbeiterverzeichnis
Keine Momente mehr, in denen man sich fragt: „Wer ist dafür verantwortlich?“ Dank eines durchsuchbaren Mitarbeiterverzeichnisses können Sie Kollegen nach Namen, Abteilung oder Titel finden, was die Zusammenarbeit zum Kinderspiel macht.
7. Mobile-First-Zugänglichkeit
Da hybrides Arbeiten weiterhin Bestand haben wird, sorgen mobilfreundliche Intranets oder spezielle Apps dafür, dass Mitarbeiter von jedem mobilen Gerät aus und überall in Verbindung bleiben können.
8. Für Teamarbeit entwickelt
Heutzutage arbeiten Teams mit Collaboration-Tools wie Google Workspace und Microsoft Teams zusammen. Moderne Intranets lassen sich nahtlos in diese Tools integrieren und bieten Tools für Projektmanagement, Echtzeit-Messaging und gemeinsame Workspaces, um eine reibungslose Teamarbeit zu gewährleisten.
Die Rolle des modernen Intranets für das Engagement der Mitarbeiter
Wir haben bereits erläutert, wie ein modernes Intranet Mitarbeitern interne Kommunikationssoftware zur Verfügung stellt, um diese für eine bessere Teamarbeit zu zentralisieren und jederzeit und überall zugänglich zu machen.
Um jedoch zu verstehen, wie es gängige Herausforderungen am Arbeitsplatz in Chancen für das Engagement der Mitarbeiter verwandelt, wollen wir es in einigen gängigen Szenarien auf die Probe stellen.
📍 Szenario 1: Remote-Mitarbeiter fühlen sich isoliert
Remote-Mitarbeiter verpassen oft spontane Interaktionen im Büro und fühlen sich isoliert.
✅ Wie ein modernes Intranet hilft: Ein modernes Intranet schließt die Lücke, indem es einen zentralen digitalen Arbeitsplatz bietet, an dem Mitarbeiter der Remote-Arbeit auf Unternehmensaktualisierungen zugreifen, an Projekten zusammenarbeiten und über virtuelle Communities und Chat-Tools sozial miteinander in Verbindung treten können. Features wie der mobile Zugriff sorgen dafür, dass sich niemand ausgeschlossen fühlt, egal wo er arbeitet.
📍Szenario 2: Überwältigende Informationsflut
Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, relevante Informationen in unzähligen E-Mails und Dokumenten zu finden.
✅ Wie ein modernes Intranet hilft: Mit Features wie Content-Management-Systemen und erweiterten Suchtools organisieren und priorisieren moderne Intranets Informationen. Personalisierte Dashboards sorgen dafür, dass Mitarbeiter die für sie relevanten Updates und Ressourcen sehen und so den Überblick behalten.
📍Szenario 3: Geringe Anerkennung und schlechte Arbeitsmoral der Mitarbeiter
Mitarbeiter fühlen sich unterbewertet, wenn ihre Leistungen unbemerkt bleiben, was zu einem Rückgang des Engagements führt.
✅ Wie ein modernes Intranet hilft: Tools zur Mitarbeiteranerkennung wie Kudos-Boards und Shout-out-Features fördern die öffentliche Wertschätzung. Diese Momente der Anerkennung fördern das Zugehörigkeitsgefühl und die Motivation.
📍Szenario 4: Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Teamprojekten
Teams haben Schwierigkeiten, effektiv zusammenzuarbeiten, insbesondere über Standorte und Zeitzonen hinweg.
✅ Wie ein modernes Intranet hilft: In moderne Intranets integrierte Tools für die Zusammenarbeit erleichtern das Projektmanagement. Von gemeinsamen Workspaces bis hin zu Echtzeit-Messaging können Mitarbeiter auf einer einzigen Plattform Ideen sammeln, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt verfolgen – was die Produktivität und Teamarbeit fördert.
📍Szenario 5: Ineffizientes Onboarding für neue Mitarbeiter
Neue Mitarbeiter fühlen sich verloren, wenn sie kein klares Verständnis von Prozessen, Richtlinien und Teamdynamiken haben.
✅ Wie ein modernes Intranet hilft: Moderne Intranets vereinfachen die Einarbeitung, indem sie maßgeschneiderte Hubs mit Inhalten zur Schulung, Unternehmensrichtlinien und Vorstellungen der Teams anbieten. So fühlen sich neue Mitarbeiter willkommen und sind bestens gerüstet, um sofort durchzustarten.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie eine zentralisierte Plattform, um Richtlinien und Leitlinien effizient zu erstellen, benutzerdefiniert anzupassen und in Ihrem Unternehmen zu verteilen. Um loszulegen, sehen Sie sich diese Liste der besten Software für Mitarbeiterhandbücher an.
📍Szenario 6: Abteilungen, die in Silos arbeiten, behindern die Zusammenarbeit
Abteilungen arbeiten isoliert voneinander, was zu Missverständnissen und Ineffizienz führt.
✅ Wie ein modernes Intranet hilft: Ein modernes Intranet fördert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit gemeinsamen Spaces für Wissensaustausch, Projektaktualisierungen und Kommunikation. Mitarbeiter können mithilfe eines Mitarbeiterverzeichnisses ganz einfach Kollegen aus anderen Teams finden, wodurch Silos abgebaut und eine einheitliche Kultur gefördert werden.
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Implementierung eines modernen Intranets in Unternehmen
Die Umstellung auf ein modernes Intranet ist keine Kleinigkeit. Unternehmen haben oft mit unmotivierten Mitarbeitern und ineffizienten tools am Arbeitsplatz zu kämpfen.
Es ist faszinierend, wie ein effizientes Tool wirklich alle anderen Probleme lösen kann. Zumindest ClickUp kann das. Kurze Einführung: ClickUp ist die Allround-App für die Arbeit, die Projekt-, Chat- und Wissensmanagement auf einer Plattform vereint. Bonus: All dies wird durch die weltweit am besten integrierte Arbeits-KI ergänzt.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung eines Intranets, das Ihren Anforderungen wirklich entspricht und auf Ihr Team abgestimmt ist.
Schritt 1: Verstehen Sie, was Ihr Unternehmen wirklich braucht
Bevor Sie sich in den Markt der glänzenden Intranet-Plattformen stürzen, halten Sie inne und überlegen Sie, was Ihnen fehlt. Zum Beispiel:
- Verzögern Kommunikationslücken Ihre Projekte?
- Fühlen sich Remote-Mitarbeiter isoliert?
- Versinken Ihre Mitarbeiter in irrelevanten Informationen?
Durch eine Bedarfsanalyse können Sie diese Schwachstellen aufdecken und die unverzichtbaren Features für Ihr Intranet skizzieren.
Benötigt Ihr Team beispielsweise Content-Management-Systeme, um Ressourcen zu organisieren? Oder Tools für die Zusammenarbeit, um die Teamarbeit zu optimieren? Wenn Sie wissen, was nicht funktioniert, finden Sie leichter ein Tool, das Abhilfe schafft.
Mit ClickUp Aufgaben können Sie diese Anforderungen dokumentieren, indem Sie sie in umsetzbare Schritte unterteilen. Weisen Sie beispielsweise bestimmten Teams Rechercheaufgaben zu, priorisieren Sie Features mit Benutzerdefinierten Feldern und verfolgen Sie den Fortschritt bei den wesentlichen Aufgaben.
Schritt 2: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Unterhaltung mit ein
Einer der größten Fehler, den Unternehmen machen, ist, ihre Mitarbeiter aus dem Planungsprozess auszuschließen. Ihr Intranet ist nicht nur für das Personal- oder IT-Team gedacht – es ist für alle da.
Sie sind beim Mitarbeiterengagement bereits einen Schritt voraus, indem Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen in die Bewertung potenzieller Lösungen einbeziehen.
Nutzen Sie Umfragen oder Town-Hall-Diskussionen, um Feedback dazu zu sammeln, welche Tools und Features die Arbeit Ihrer Mitarbeiter erleichtern würden. Mit ClickUp Whiteboards können Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter visuell darstellen und so sicherstellen, dass jede Idee erfasst und berücksichtigt wird.
Schritt 3: Führen Sie es schrittweise ein
Ihren Mitarbeitern am ersten Tag alle Features auf einmal zu präsentieren, mag effizient erscheinen, führt jedoch schnell zu Überforderung.
Durch eine schrittweise Einführung können sich die Teams Schritt für Schritt mit dem Intranet vertraut machen.
Beginnen Sie mit Kernfunktionen wie Kommunikations-Tools oder der Freigabe von Dokumenten und führen Sie nach und nach erweiterte Funktionen wie Suiten für die Zusammenarbeit in Echtzeit oder Analysen ein.
ClickUp Aufgaben und ClickUp Dashboards machen diesen Prozess nahtlos. Erstellen Sie Aufgaben für jede Rollout-Phase, weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und verfolgen Sie den Fortschritt – alles an einem Ort.
Sie können auch Dashboards verwenden, um die Akzeptanzraten zu überwachen und Feedback von Mitarbeitern zu sammeln, um die Erfahrung nach und nach zu optimieren.
Wäre es nicht toll, wenn Sie Tools wie ClickUp Benutzerdefinierte Felder und Custom Statuses kombinieren könnten, um Aufgaben bestimmte Attribute hinzuzufügen?
Die Vorlage für die Mitarbeiterkommunikation von ClickUp ermöglicht dieses Feature neben einem strukturierten Layout für transparente Kommunikation. Das Beste daran? Sie ist vorkonfiguriert und hilft Ihnen, sofort loszulegen!
Schritt 4: Priorisieren Sie die Benutzererfahrung
Der Erfolg Ihres Intranets hängt von seiner Benutzerfreundlichkeit ab. Wenn Mitarbeiter sich nicht auf der Plattform zurechtfinden oder Informationen nicht schnell finden können, werden sie sie nicht nutzen.
Konzentrieren Sie sich in der Regel auf intuitives Design, mobile Kompatibilität und personalisierte Dashboards. Berücksichtigen Sie Ihre Benutzer – Remote-Mitarbeiter, Feldteams oder Büromitarbeiter – und stellen Sie sicher, dass die Plattform ihren Anforderungen entspricht.
Auch hier überzeugt ClickUp wieder mit seinen anpassbaren Dashboards.
Mitarbeiter können ihre Ansichten individuell anpassen, um die für sie relevantesten Informationen anzuzeigen, vom Fortschritt des Projekts bis hin zu Team-Updates. Es ist als zentrale Informationsquelle konzipiert, die Unklarheiten minimiert und gleichzeitig die Übersichtlichkeit maximiert.
Schritt 5: Verwalten Sie Ihre Inhalte effektiv
Denken Sie daran: Ein Intranet ohne gut organisierte, relevante Inhalte ist nur ein weiteres tool, das Mitarbeiter meiden werden.
Inhalte müssen leicht zu finden, regelmäßig aktualisiert und benutzerdefiniert sein. Dazu gehört alles, von Unternehmensrichtlinien über Schulungsmaterialien bis hin zu Ressourcen für das Team.
Analysen können ebenfalls eine wichtige Rolle dabei spielen, zu verstehen, was funktioniert – beschäftigen sich die Mitarbeiter mit den Inhalten?
📌 Beispiel: Was wäre, wenn mehrere Mitglieder des Teams gleichzeitig ein Richtliniendokument bearbeiten oder einen Projektvorschlag überarbeiten könnten, während sie Kommentare und Vorschläge direkt im Dokument hinterlassen? Dies würde die Zusammenarbeit erheblich beschleunigen und die Sichtbarkeit verbessern. ClickUp Docs macht dies möglich.
Durch die Integration dieser Dokumente in einen zentralen Hub für Wissen können Mitarbeiter innerhalb von Sekunden statt Stunden auf die benötigten Informationen zugreifen:
- Verwenden Sie Ordner, um verwandte Dokumente nach Abteilung oder Projekt zu gruppieren.
- Fügen Sie Tags für eine schnelle Filterung hinzu, z. B. „Richtlinienaktualisierung“ oder „Onboarding“.
- Verknüpfen Sie verwandte Ressourcen, um einen vollständigen Kontext zu schaffen, z. B. indem Sie eine Projektbeschreibung mit relevanten Listen von Aufgaben verknüpfen.
- Freigeben Sie Dokumente teamübergreifend mit nur einem Link.
- Weisen Sie Aufgaben direkt im Dokument für Aktionspunkte zu.
- Nutzen Sie Kommentare und Erwähnungen, um sofortiges Feedback zu erhalten.
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Schritt 6: Fördern Sie das Engagement von Anfang an
Selbst das fortschrittlichste Intranet wird scheitern, wenn die Mitarbeiter nicht mitziehen. Um Begeisterung zu wecken, zeigen Sie ihnen, wie die Plattform ihr Leben erleichtern wird.
Kollaborative Tools wie ClickUp Chat, @mentions und ClickUp Assign Comments fördern die Kommunikation und Verantwortlichkeit in Echtzeit und sorgen dafür, dass sich niemand ausgeschlossen fühlt.
Schritt 7: Sichern Sie die Sicherheit Ihres Intranets
Sicherheit = Das Rückgrat eines modernen Intranetsystems.
Die Sicherheit Ihres Intranets bedeutet, dass Ihre sensiblen Daten geschützt bleiben und Ihre Plattform über Jahre hinweg zuverlässig bleibt.
Von der Sicherheit von Unternehmensgeheimnissen bis hin zur Kontrolle von Zugriffsebenen – ein sicheres Intranet schafft Vertrauen im gesamten Unternehmen.
💡 Profi-Tipp: ClickUp verbessert die Benutzererfahrung durch rollenbasierte Berechtigungen, mit denen Sie die vollständige Kontrolle darüber haben, wer Aufgaben, Dokumente, Dashboards und mehr anzeigen, bearbeiten oder freigeben kann. So bleiben die richtigen Inhalte in den richtigen Händen.
Herausforderungen bei der Einführung eines modernen Intranets meistern
Keine Reise kann jemals ohne Herausforderungen abgeschlossen werden. Wenn Sie sich dieser Herausforderungen bewusst sind, können Sie zumindest besser einen Plan erstellen.
Lassen Sie uns einige häufige Herausforderungen bei der Integration eines modernen Intranets und Möglichkeiten zu deren Bewältigung näher betrachten.
Herausforderung Nr. 1: Mangelnde Personalisierung
Es gibt keine Einheitslösung, insbesondere am Arbeitsplatz. Mitarbeiter möchten nicht irrelevante Inhalte durchforsten, um das zu finden, was sie brauchen. Ohne personalisierte Inhalte, die auf Rollen, Teams oder Standorte zugeschnitten sind, läuft Ihr Intranet Gefahr, zu einem weiteren ungenutzten tool zu werden.
✅ Lösung:
Moderne Intranets müssen eine rollenbasierte Personalisierung bieten. Das bedeutet, dass sichergestellt werden muss, dass die Mitarbeiter Inhalte sehen, die für ihre Rollen, Aktivitäten und Standorte relevant sind.
Features wie benutzerdefinierte Dashboards oder gezielte Benachrichtigungen sorgen dafür, dass das Intranet für alle attraktiv und nutzbar bleibt.
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Herausforderung Nr. 2: Ineffiziente Suchfunktion
Fast zwei Drittel der Mitarbeiter (64 %) geben zu, dass sie Schwierigkeiten haben, die Zeit und Energie zu finden, um ihre Aufgaben abzuschließen, und dass sie 3,5-mal häufiger mit Innovation und strategischem Denken zu kämpfen haben.
Wollen wir ihnen das Leben mit schlechten Suchtools erschweren? Herkömmliche Suchmaschinen, die auf einfachen Schlüsselwörtern basieren, werden den Anforderungen Ihrer Mitarbeiter nicht gerecht.
✅ Lösung:
Moderne Intranets benötigen intelligente Suchfunktionen, die Ergebnisse basierend auf Präferenzen, Filtern und Daten der Benutzer liefern.
Mit dem Connected Search-Feature von ClickUp finden Sie mithilfe von einfachen Stichwörtern, erweiterten Filtern oder Zeitleisten alles in Ihrem Workspace. Darüber hinaus wandelt sie Bild- und Video-Daten in durchsuchbare Inhalte um, sodass keine Datei übersehen wird.
Herausforderung Nr. 3: Mangelnde Auffindbarkeit von Informationen
Sind die Tausenden von E-Mails, Videos, Textdokumenten und anderen Inhalten des Unternehmens strukturiert? Nun, nein.
Herkömmliche Intranets haben Schwierigkeiten, diese Daten zu erschließen, was zu ungenutztem Potenzial und schlechten Entscheidungen führt.
✅ Lösung:
KI-gestützte Tools zum Wissensabbau sind das Beste, was modernen Intranets passieren kann.
Diese Tools nehmen Daten aus internen und externen Apps auf, ergänzen sie mit Metadaten und liefern personalisierte Ergebnisse über kognitive Suchmaschinen für Unternehmen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter bei Bedarf sogar nahtlos auf unstrukturierte Daten zugreifen können.
Hier finden Sie eine hilfreiche Anleitung zum Aufbau und zur Verwaltung Ihrer eigenen KI-Wissensdatenbank!
💡Profi-Tipp: ClickUp Brain ist Ihr KI-gestützter Wissensmanager, der Aufgaben, Dokumente und Chats in Ihrem ClickUp-Workspace nahtlos miteinander verbindet, um sofort die richtigen Informationen anzuzeigen. Sie müssen nicht mehr in Unmengen von Daten suchen – fragen Sie einfach in einfachem Englisch, und ClickUp Brain liefert präzise Antworten, optimiert Workflows und sorgt für eine einheitliche Ausrichtung der Teams.
Herausforderung Nr. 4: Zielgerichtete Nachrichten verbreiten
Herkömmliche Intranets sind oft auf einheitliche Nachrichten beschränkt. Dies wird zu einem großen Problem bei der Verwaltung von Remote- oder Hybrid-Teams, die auf ihre Rollen, Sprachen oder Standorte zugeschnittene Updates benötigen.
✅ Lösung:
Moderne Intranets ermöglichen eine gezielte Kommunikation, sodass Sie personalisierte Nachrichten an bestimmte Gruppen senden können.
Beispielsweise können Manager Aktualisierungen von Richtlinien an Führungsteams weitergeben und gleichzeitig Onboarding-Nachrichten an neue Mitarbeiter richten. So wird sichergestellt, dass die richtigen Personen die Nachrichten erhalten, ohne dass alle anderen mit Spam-Mails belästigt werden.
Herausforderung Nr. 5: Das Intranet ist von anderen digitalen tools isoliert
Ein unzusammenhängendes Intranet ist ein Garant für Frustration. Mitarbeiter sollten nicht zwischen verschiedenen Apps umschalten müssen, um Informationen zu finden oder Aufgaben abzuschließen. Herkömmliche Intranets, die oft statisch und isoliert sind, führen zu Ineffizienzen und beeinträchtigen die Produktivität.
✅ Lösung:
Moderne Intranets fungieren als einheitliche digitale Workspaces, in denen Tools für Kommunikation, Zusammenarbeit und Content-Management integriert sind.
📮ClickUp Insight: Ein typischer Wissensarbeiter muss durchschnittlich mit 6 Personen in Kontakt stehen, um seine Arbeit zu erledigen. Das bedeutet, dass er täglich 6 wichtige Verbindungen ansprechen muss, um wichtige Informationen zu sammeln, Prioritäten abzustimmen und Projekte voranzubringen.
Die Probleme sind real: Ständige Nachfassaktionen, Verwirrung aufgrund unterschiedlicher Versionen und Lücken in der Sichtbarkeit beeinträchtigen die Produktivität des Teams. Eine zentralisierte Plattform wie ClickUp mit Connected Search und KI-Knowledge Manager löst dieses Problem, indem sie Ihnen den Kontext sofort zur Verfügung stellt. Kein App-Hopping mehr!
Intranet-Innovation beginnt mit ClickUp
Die Umstellung auf ClickUp war die wichtigste Entscheidung, die unser Team getroffen hat. Seitdem haben sich unsere Produktivität, Effizienz, Teamzusammenarbeit und allgemeine Arbeitsmoral deutlich verbessert.
Die Umstellung auf ClickUp war die wichtigste Entscheidung, die unser Team getroffen hat. Seitdem haben sich unsere Produktivität, Effizienz, Teamzusammenarbeit und allgemeine Arbeitsmoral deutlich verbessert.
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ClickUp vereint alles, was Sie brauchen, in einem nahtlosen, skalierbaren Workspace – von der Aufgaben- und Dokumentenverwaltung bis hin zu anpassbaren Dashboards und rollenbasierten Berechtigungen.
Die Tools für die Zusammenarbeit wie Chat, Whiteboards und Dokumente sorgen dafür, dass Ihr Team in Verbindung bleibt, engagiert ist und produktiv arbeitet – unabhängig davon, wo die Teammitglieder arbeiten.
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und schaffen Sie den digitalen Arbeitsplatz, den Ihr Team verdient!