Vor einiger Zeit haben über 500 Mitarbeiter der Cloud-Computing-Abteilung von Amazon eine Petition unterzeichnet, in der sie das Unternehmen aufforderten, seine Fünf-Tage-Präsenzpflicht im Büro zu überdenken. Ihre Botschaft war laut und deutlich: Remote-Arbeit und hybride Arbeitsmodelle sind heute eine Selbstverständlichkeit.
Obwohl das Unternehmen schließlich ein Ende der Remote-Arbeit vorschrieb, werden physische Treffen für viele Fachleute immer seltener, und eine starke Kommunikation sowie digital ausgerichtete Arbeitsplätze sind die Norm.
Aus diesem Grund legen Unternehmen heute mehr Wert auf moderne Intranetlösungen, um Kommunikationslücken im digitalen Arbeitsumfeld zu schließen.
Stellen Sie sich das Intranet als eine kollaborative, soziale Plattform vor, die die Kommunikation personalisiert, das Engagement der Mitarbeiter fördert und Strategien zur Mitarbeitererfahrung unterstützt. Der Bonus? Es ist auf jedem Gerät mit Internetverbindung zugänglich – ohne Pendeln zum Büro.
Neugierig geworden? Erfahren Sie mehr darüber, warum moderne Intranetsysteme für Aufsehen sorgen.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
- Ein modernes Intranet ist eine interaktive, benutzerfreundliche Plattform, die Kommunikation, Projektaktualisierungen und Mitarbeiterverzeichnisse zentralisiert und auf jedem Gerät zugänglich ist
- Zu den wichtigsten Features eines modernen Intranets gehören: Zentrale Kommunikation: Teilen Sie Unternehmensnachrichten, Updates und Ankündigungen Tools für die Zusammenarbeit: Ermöglichen Sie die Zusammenarbeit an Projekten in Echtzeit über verschiedene Speicherorte hinweg Anpassbare Dashboards: Stellen Sie rollenspezifische Ansichten für relevante Informationen bereit Durchsuchbares Repository: Speichern Sie Unternehmensdokumente, Richtlinien und Ressourcen und greifen Sie darauf zu
- Zentrale Kommunikation: Teilen Sie Unternehmensnachrichten, Updates und Ankündigungen
- Tools für die Zusammenarbeit: Ermöglichen Sie die Zusammenarbeit an Projekten in Echtzeit über verschiedene Speicherorte hinweg
- Anpassbare Dashboards: Stellen Sie rollenspezifische Ansichten für relevante Informationen bereit
- Durchsuchbares Repository: Speichern und greifen Sie auf Unternehmensdokumente, Richtlinien und Ressourcen zu
- Unternehmen profitieren davon in Form einer verbesserten Kommunikation, die Silos aufbricht und alle auf dem Laufenden hält
- Es schützt sensible Informationen mit Firewalls und Anmeldedaten. Außerdem steigert es die Arbeitsmoral der Mitarbeiter, indem es Erfolge hervorhebt und einen einfachen Zugang zu Schulungsmaterialien und Richtlinien bietet
- Moderne Intranets bieten im Gegensatz zu den statischen elektronischen Bulletin Boards der Vergangenheit Echtzeit-Zusammenarbeit, KI-gestützte Suche, mobile Zugänglichkeit und personalisierte Dashboards
- Um moderne Intranets zu implementieren, müssen Sie: Die organisatorischen Anforderungen bewerten und die Mitarbeiter in die Planung einbeziehen Features schrittweise einführen und die Benutzererfahrung priorisieren Inhalte effektiv verwalten und von Anfang an das Engagement fördern Das Intranet mit rollenbasierten Berechtigungen sichern
- Bewerten Sie den Bedarf Ihres Unternehmens und beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Planung ein
- Funktionen schrittweise einführen und Benutzererfahrung priorisieren
- Verwalten Sie Inhalte effektiv und fördern Sie das Engagement von Anfang an
- Sichern Sie das Intranet mit rollenbasierten Berechtigungen
- Eine App für alles, was mit der Arbeit zu tun hat, wie ClickUp, bietet eine umfassende Plattform für die Aufgaben- und Dokumentenverwaltung, die sich in Ihr Intranet integrieren lässt und so eine einzige Quelle für alle Informationen bereitstellt
- Die leistungsstarken, anpassbaren Dashboards und Tools für die Zusammenarbeit von ClickUp, wie Chat und Whiteboards, steigern die Produktivität und das Engagement noch weiter
- Zentrale Kommunikation: Teilen Sie Unternehmensnachrichten, Updates und Ankündigungen
- Tools für die Zusammenarbeit: Ermöglichen Sie die Zusammenarbeit an Projekten in Echtzeit über verschiedene Speicherorte hinweg
- Anpassbare Dashboards: Stellen Sie rollenspezifische Ansichten für relevante Informationen bereit
- Durchsuchbares Repository: Speichern und greifen Sie auf Unternehmensdokumente, Richtlinien und Ressourcen zu
- Bewerten Sie den Bedarf Ihres Unternehmens und beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Planung ein
- Rollen Sie Features schrittweise aus und priorisieren Sie die Benutzererfahrung
- Verwalten Sie Inhalte effektiv und fördern Sie das Engagement von Anfang an
- Sichern Sie das Intranet mit rollenbasierten Berechtigungen
Was ist ein modernes Intranet?
Viele Unternehmen suchen nach einer Kommunikationsplattform aus einer Hand für ihre Teams, sei es für Unternehmensnachrichten, Projekt-Updates oder Mitarbeiterverzeichnisse. Ein modernes Intranet bietet genau das.
Im Gegensatz zu älterer, statischer Intranet-Software ist moderne Intranet-Software interaktiv, benutzerfreundlich und auf jedem Gerät zugänglich. Vor allem lässt sie sich nahtlos in die Tools integrieren, die Ihr Team bereits verwendet, wie Projektmanagement-Plattformen, Kommunikations-Apps und Dokumentenspeicher.
So können Mitarbeiter Informationen schneller finden, effizienter zusammenarbeiten und engagiert bleiben – egal, ob sie im Büro oder im Homeoffice arbeiten.
Was noch? Das bietet Ihnen ein modernes Intranet:
- Eine zentralisierte Kommunikationsplattform zum Freigeben von Unternehmensnachrichten, Updates und Ankündigungen
- Ein Tool für die Zusammenarbeit, mit dem Teams unabhängig vom Speicherort in Echtzeit gemeinsam an Projekten arbeiten können
- Anpassbare Dashboards für individuelle Rollen, damit Mitarbeiter sehen, was für sie am relevantesten ist
- Ein durchsuchbares Repository für Unternehmensdokumente, Richtlinien und Ressourcen
Vorteile eines modernen Intranets
Wie Sie sich vorstellen können, gehören eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zu den wichtigsten Vorteilen. Wie wird dies erreicht? Durch die Verwendung einer einzigen Plattform für Unternehmensaktualisierungen, Tools und Ressourcen. Hier sind einige weitere Vorteile der Verwendung moderner Intranetlösungen:
- Verbesserte Kommunikation: Beseitigt Silos und sorgt dafür, dass alle informiert und auf dem gleichen Stand sind
- Bessere Sicherheit: Verwendet ein privates, organisationsspezifisches Netzwerk, das durch Firewalls und Anmeldedaten geschützt ist, sodass sensible Informationen nur für autorisierte Mitarbeiter zugänglich bleiben
- Mitarbeiteranerkennung: Hebt Leistungen hervor und steigert die Arbeitsmoral
- Vereinfachte Einarbeitung: Bietet einfachen Zugriff auf Schulungsmaterialien und Unternehmensrichtlinien
- Personalisierte Erfahrung: Liefert rollenspezifische Inhalte und Ressourcen
- Reduzierte Informationsflut: Zentralisiert Informationen für einen einfachen Zugriff
- Transparenz: Hält Mitarbeiter über Unternehmensziele und Fortschritte auf dem Laufenden
💡 Profi-Tipp: Möchten Sie einige Intranet-Lösungen für Ihre Teams testen? Lesen Sie unseren Leitfaden zu den besten Intranet-Softwareprogrammen für die sichere Verbindung von Teams.
Die Unterschiede zwischen einem traditionellen Intranet und einem modernen Intranet
Bevor Plattformen wie WhatsApp, Teams oder Slack populär wurden, nutzten Unternehmen klobige interne Websites für die Kommunikation. Diese statischen Seiten – sogenannte elektronische Bulletin Boards (EBBs) – waren revolutionär, da sie eine Möglichkeit boten, Dokumente freizugeben und auf interne Ressourcen zuzugreifen, ohne den Schreibtisch verlassen zu müssen.
Aber seien wir ehrlich: Diese EBBs werden den Anforderungen des heutigen Arbeitsplatzes nicht gerecht. Aus diesem Grund hat das moderne Intranet viele Veränderungen für Unternehmen mit sich gebracht.
🧠 Wussten Sie schon: Laut Deloitte leisten 73 % der Mitarbeiter, die zusammenarbeiten, bessere Arbeit, und 60 % sind der Meinung, dass dies Innovationen fördert – Teamarbeit macht Träume wahr!
Zur Verdeutlichung finden Sie hier eine Tabelle, in der traditionelle Intranets mit modernen Intranets verglichen werden:
| Ära | Merkmale | Einschränkungen | Moderne Lösung | Beispiel aus der Praxis |
| Frühe Intranets (1990er Jahre) | Statische Webseiten zum Freigeben von Dokumenten und internen Ressourcen | Limitiert auf das Freigeben von Dokumenten; keine Interaktivität oder Personalisierung | Zentrale hubs mit interaktiven Tools für Zusammenarbeit in Echtzeit, KI-gestützte Suche und personalisierte Dashboards | Ein Fertigungsunternehmen, das Schichtpläne über ein Intranet-Bulletin Board freigab, ersetzte dieses durch ein modernes Intranet, um Team-Messaging und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen zu ermöglichen |
| Zweite Generation (2000er Jahre) | Erweiterte Funktionen mit Wikis, Blogs und Tagging von Inhalten | Nach wie vor stark von der IT abhängig für Updates; keine mobile Zugänglichkeit | Benutzerfreundliche, für Mobilgeräte optimierte Plattformen, mit denen Mitarbeiter Inhalte unabhängig erstellen, freigeben und darauf zugreifen können | Eine globale Einzelhandelskette hat auf mobilfreundliche Tools umgestellt, sodass Filialleiter nun auch unterwegs Verkaufsberichte hochladen können |
| Web 2.0-Intranets (2010er Jahre) | Soziale Intranets mit Benutzerprofilen, Kommentarfunktionen und Community-Engagement | Soziale Features waren isoliert; fragmentierte Plattformen führten zu Silos | Einheitliche Plattformen, die Tools für Kommunikation, Zusammenarbeit und Wissensaustausch integrieren | Ein Tech-Startup, das ein Intranet eingeführt hat, das Slack, Google Workspace und die Nachverfolgung von Projekten für nahtlose Workflows integriert |
| Moderne Intranets (2020+) | Umfassende Plattformen für die digitale Mitarbeitererfahrung (DEX) mit KI, Unternehmenssuche und Automatisierung | Keine (entwickelt, um sich an wechselnde Anforderungen am Arbeitsplatz anzupassen und mit ihnen zu wachsen) | Zentralisierte, KI-gestützte Tools, die mobile Zugänglichkeit, soziale Interaktion und produktivitätssteigernde Features bieten | Ein Remote-First-Unternehmen, das ein KI-gesteuertes Intranet nutzt, um Mitarbeiter einzubinden, Aufgaben zu verwalten und das Engagement effektiv zu fördern |
Schlüssel-Features eines modernen Intranets
Was macht ein Mitarbeiter-Intranet für die Kommunikation zwischen Mitarbeitern so unverzichtbar? Schauen wir uns das einmal genauer an:
1. Effizienz dank Cloud
Zunächst einmal sind die meisten modernen Intranetsysteme mittlerweile cloudbasiert. Das bedeutet Vorteile wie automatische Backups, Verwaltung von Inhalten in Echtzeit und Unabhängigkeit vom Speicherort.
Und da 83 % der weltweiten Belegschaft hybride Arbeitsmodelle als ideal bezeichnen, passt ein Cloud-basiertes Intranet perfekt zu diesem wachsenden Bedarf an Flexibilität.
2. Integrierte Business-Tools
Ihr Intranet sollte sich nahtlos in Tools wie Slack, Microsoft 365, Google Workspace und Zendesk integrieren lassen. Durch die Konsolidierung dieser Tools auf einer Plattform verbringen Sie weniger Zeit mit dem Wechseln zwischen Registerkarten und haben mehr Zeit, um Aufgaben abzuschließen.
3. Sicherheit auf höchstem Niveau
Niemand mag Datenlecks, aber sie werden immer häufiger. Ein sicheres Intranet verwendet rollenbasierte Berechtigungen, um sicherzustellen, dass sensible Unternehmensinformationen nur für diejenigen zugänglich sind, die sie benötigen, und neugierige Blicke (und Hacker) fernzuhalten.
🧠 Wussten Sie schon: Unternehmen benötigen durchschnittlich 204 Tage, um eine Datenverletzung zu erkennen, und weitere 73 Tage, um sie einzudämmen. Allein die Kosten für Benachrichtigungen über Datenschutzverletzungen stiegen im Jahr 2023 auf 370.000 US-Dollar.
4. Benutzerfreundliche Verwaltung von Inhalten
Das Aktualisieren von Intranet-Seiten erfordert in der Regel keine großen technischen Kenntnisse. Ein modernes Content-Management-System (CMS) ermöglicht es Mitarbeitern, Inhalte selbstständig zu erstellen, zu aktualisieren und freizugeben, und lässt sich nahtlos in Tools wie Google Drive integrieren.
5. Anerkennung und Belohnungen
Geben Sie Guthaben, wo es fällig ist. Schließlich bleiben Mitarbeiter, die regelmäßig Anerkennung erhalten, 20-mal eher engagiert als solche, die nie ein einfaches "Danke" hören
Moderne Intranets fördern die gegenseitige Anerkennung unter Kollegen und machen es einfach, Erfolge durch Shoutouts, Kommentare oder unternehmensweite Ankündigungen zu feiern.
6. Intelligentes Mitarbeiterverzeichnis
Keine Fragen mehr wie "Wer ist dafür zuständig?". Über ein durchsuchbares Mitarbeiterverzeichnis können Sie Kollegen nach Namen, Abteilung oder Titel finden, was die Zusammenarbeit zum Kinderspiel macht.
7. Mobile-First-Zugänglichkeit
Da hybride Arbeitsmodelle nicht mehr wegzudenken sind, sorgen mobilfreundliche Intranets oder spezielle Apps dafür, dass Mitarbeiter von jedem mobilen Gerät aus überall in Verbindung bleiben können.
8. Entwickelt für Teamarbeit
Heutzutage arbeiten Teams mit Tools wie Google Workspace und Microsoft Teams zusammen. Moderne Intranets lassen sich nahtlos in diese Tools integrieren und bieten Projektmanagement-Tools, Echtzeit-Messaging und gemeinsame Arbeitsbereiche, damit die Teamarbeit reibungslos funktioniert.
Die Rolle eines modernen Intranets für das Mitarbeiterengagement
Wir haben bereits erläutert, wie ein modernes Intranet Mitarbeitern interne Kommunikationssoftware zur Verfügung stellt, um diese für eine bessere Teamarbeit zu zentralisieren und jederzeit und überall zugänglich zu machen.
Um jedoch zu verstehen, wie es gängige Herausforderungen am Arbeitsplatz in Chancen für die Mitarbeiterbindung verwandelt, wollen wir es in einigen gängigen Szenarien testen.
📍 Szenario 1: Remote-Mitarbeiter fühlen sich isoliert
Remote-Mitarbeiter verpassen oft spontane Interaktionen im Büro und fühlen sich isoliert.
✅ So hilft ein modernes Intranet: Ein modernes Intranet schließt diese Lücke, indem es einen zentralen digitalen Arbeitsplatz bietet, an dem Remote-Mitarbeiter auf Unternehmensaktualisierungen zugreifen, an Projekten zusammenarbeiten und über virtuelle Communities und Chat-Tools soziale Kontakte pflegen können. Features wie der mobile Zugriff sorgen dafür, dass sich niemand ausgeschlossen fühlt, egal wo er arbeitet.
📍Szenario 2: Überwältigende Informationsflut
Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, relevante Informationen in endlosen E-Mails und Dokumenten zu finden.
✅ So hilft ein modernes Intranet: Mit Features wie Content-Management-Systemen und erweiterten Suchtools organisieren moderne Intranets Informationen und priorisieren sie. Personalisierte Dashboards sorgen dafür, dass Mitarbeiter Updates und Ressourcen sehen, die für sie relevant sind, und vermeiden so Unübersichtlichkeit.
📍Szenario 3: Geringe Mitarbeiteranerkennung und -moral
Mitarbeiter fühlen sich unterbewertet, wenn ihre Leistungen nicht wahrgenommen werden, was zu einem Rückgang des Engagements führt.
✅ So hilft ein modernes Intranet: Tools zur Mitarbeiteranerkennung wie Kudos-Boards und Shout-out-Features fördern die öffentliche Wertschätzung. Diese Momente der Anerkennung stärken das Zugehörigkeitsgefühl und die Motivation.
📍Szenario 4: Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Teamprojekten
Teams haben Schwierigkeiten, effektiv zusammenzuarbeiten, insbesondere über Speicherorte und Zeitzonen hinweg.
✅ So hilft ein modernes Intranet: In moderne Intranets integrierte Tools für die Zusammenarbeit erleichtern das Projektmanagement. Von gemeinsamen Arbeitsbereichen bis hin zu Echtzeit-Messaging können Mitarbeiter auf einer einzigen Plattform Ideen sammeln, Aufgaben zuweisen und Fortschritte verfolgen – das steigert die Produktivität und verbessert die Teamarbeit.
📍Szenario 5: Ineffiziente Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Neue Mitarbeiter fühlen sich verloren, wenn sie keine klare Vorstellung von Prozessen, Richtlinien und Teamdynamiken haben.
✅ So hilft ein modernes Intranet: Moderne Intranets vereinfachen die Einarbeitung, indem sie maßgeschneiderte Content-Hubs mit Schulungsressourcen, Unternehmensrichtlinien und Teamvorstellungen bieten. So fühlen sich neue Mitarbeiter willkommen und gut gerüstet, um sofort durchzustarten.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie eine zentralisierte Plattform, um Richtlinien und Vorgaben effizient zu erstellen, anzupassen und in Ihrem gesamten Unternehmen zu verteilen. Sehen Sie sich zunächst diese Liste der besten Software für Mitarbeiterhandbücher an, um loszulegen.
📍Szenario 6: Abteilungen arbeiten isoliert und behindern die Zusammenarbeit
Abteilungen arbeiten isoliert voneinander, was zu Missverständnissen und Ineffizienz führt.
✅ So hilft ein modernes Intranet: Ein modernes Intranet fördert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit gemeinsamen Spaces für den Wissensaustausch, Projekt-Updates und die Kommunikation. Mitarbeiter können mithilfe eines Mitarbeiterverzeichnisses ganz einfach Kollegen aus anderen Teams finden, wodurch Silos abgebaut und eine einheitliche Kultur gefördert werden.
Lesen Sie auch: Die beste Software für Mitarbeiterportale
Implementierung eines modernen Intranets in Unternehmen
Die Umstellung auf ein modernes Intranet ist keine Kleinigkeit. Unternehmen haben oft mit unmotivierten Mitarbeitern und ineffizienten Kommunikations-Tools am Arbeitsplatz zu kämpfen.
Aber es ist faszinierend, wie ein effizientes Tool wirklich alle anderen Probleme lösen kann. Zumindest ClickUp kann das. Kurze Einführung: ClickUp ist die All-in-One-App für die Arbeit, die Projektmanagement, Chat und Wissensmanagement auf einer Plattform vereint. Bonus: All dies wird mit der weltweit einheitlichsten KI für die Arbeit geliefert.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung eines Intranets, das wirklich Ihren Anforderungen entspricht und auf Ihr Team zugeschnitten ist.
Schritt 1: Verstehen Sie, was Ihr Unternehmen wirklich braucht
Bevor Sie sich in den Markt der glänzenden Intranet-Plattformen stürzen, halten Sie inne und überlegen Sie, was Ihnen fehlt. Zum Beispiel:
- Verzögern Kommunikationslücken Ihre Projekte?
- Fühlen sich Remote-Mitarbeiter isoliert?
- Ertrinken Ihre Mitarbeiter in irrelevanten Informationen?
Eine Bedarfsanalyse hilft Ihnen dabei, diese Schwachstellen aufzudecken und die unverzichtbaren Features für Ihr Intranet zu definieren.
Benötigt Ihr Team beispielsweise Content-Management-Systeme zur Organisation von Ressourcen? Oder Collaboration-Tools für eine reibungslosere Teamarbeit? Wenn Sie wissen, was nicht funktioniert, finden Sie leichter ein Tool, das das Problem behebt.
Mit ClickUp Aufgaben können Sie diese Anforderungen dokumentieren, indem Sie sie in umsetzbare Schritte unterteilen. Weisen Sie beispielsweise bestimmten Teams Rechercheaufgaben zu, priorisieren Sie Features mit benutzerdefinierten Feldern und verfolgen Sie den Fortschritt bei wichtigen Aufgaben.
Schritt 2: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Unterhaltung mit ein
Einer der größten Fehler, den Unternehmen machen, ist, ihre Mitarbeiter aus dem Planungsprozess auszuschließen. Ihr Intranet ist nicht nur für das HR- oder IT-Team da – es ist für alle da.
Sie sind bereits einen Schritt voraus, wenn es um die Mitarbeiterbindung geht, da Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen in die Bewertung potenzieller Lösungen einbeziehen.
Nutzen Sie Umfragen oder Town Hall-Diskussionen, um Feedback dazu zu sammeln, welche Tools und Features die Arbeit Ihrer Mitarbeiter erleichtern würden. Mit ClickUp Whiteboards können Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter visuell auf einer Karte festhalten und so sicherstellen, dass jede Idee erfasst und berücksichtigt wird.
Schritt 3: Führen Sie es schrittweise ein
Ihren Mitarbeitern am ersten Tag alle Features auf einmal zu präsentieren, mag effizient erscheinen, führt aber schnell zu Überforderung.
Durch eine schrittweise Einführung können sich Teams Schritt für Schritt mit dem Intranet vertraut machen.
Beginnen Sie mit Kernfunktionen wie Kommunikations-Tools oder der Freigabe von Dokumenten und führen Sie nach und nach erweiterte Funktionen wie Suiten für die Zusammenarbeit in Echtzeit oder Analysen ein.
ClickUp Aufgaben und ClickUp Dashboards machen diesen Prozess nahtlos. Erstellen Sie Aufgaben für jede Rollout-Phase, weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und verfolgen Sie den Fortschritt – alles an einem Ort.
Sie können auch Dashboards verwenden, um die Akzeptanzraten zu überwachen, Mitarbeiterfeedback zu sammeln und die Erfahrung im Laufe der Zeit zu optimieren.
Wäre es nicht toll, wenn Sie Tools wie ClickUp Benutzerdefinierte Felder und Benutzerdefinierte Status kombinieren könnten, um Aufgaben bestimmte Attribute hinzuzufügen?
Die Vorlage für die Mitarbeiterkommunikation von ClickUp ermöglicht dieses Feature zusammen mit einem strukturierten Layout für transparente Kommunikation. Das Beste daran? Sie ist vorkonfiguriert und hilft Ihnen, sofort loszulegen!
Schritt 4: Priorisieren Sie die Benutzererfahrung
Der Erfolg Ihres Intranets hängt von seiner Benutzerfreundlichkeit ab. Wenn Mitarbeiter sich nicht auf der Plattform zurechtfinden oder Informationen nicht schnell finden können, werden sie sie nicht nutzen.
Achten Sie bei der Erstellung eines Regelwerks auf intuitives Design, mobile Kompatibilität und personalisierte Dashboards. Berücksichtigen Sie Ihre Benutzer – Remote-Mitarbeiter, Teams im Außendienst oder Büromitarbeiter – und stellen Sie sicher, dass die Plattform ihren Anforderungen entspricht.
Auch hier punktet ClickUp mit seinen anpassbaren Dashboards.
Mitarbeiter können ihre Ansichten anpassen, um die relevantesten Informationen anzuzeigen, vom Fortschritt eines Projekts bis hin zu Team-Updates. Es ist als zentrale Informationsquelle konzipiert, die Unübersichtlichkeit minimiert und gleichzeitig für maximale Klarheit sorgt.
Schritt 5: Verwalten Sie Ihre Inhalte effektiv
Denken Sie daran: Ein Intranet ohne gut organisierte, relevante Inhalte ist nur ein weiteres Tool, das Mitarbeiter meiden werden.
Inhalte müssen leicht zu finden, regelmäßig aktualisiert und an die Benutzer angepasst sein. Dies umfasst alles von Unternehmensrichtlinien über Schulungsmaterialien bis hin zu Teamressourcen.
Analysen können ebenfalls eine wichtige Rolle dabei spielen, zu verstehen, was funktioniert – beschäftigen sich die Mitarbeiter mit den Inhalten?
📌 Beispiel: Was wäre, wenn mehrere Teammitglieder gleichzeitig ein Richtliniendokument bearbeiten oder einen Projektvorschlag verfeinern könnten, während sie Kommentare und Vorschläge direkt im Dokument hinterlassen? Dies würde die Zusammenarbeit erheblich beschleunigen und die Sichtbarkeit verbessern. ClickUp Docs macht dies möglich.
Durch die Integration dieser Dokumente in einen zentralen Wissens-Hub können Mitarbeiter innerhalb von Sekunden statt Stunden auf die benötigten Informationen zugreifen:
- Verwenden Sie Ordner, um verwandte Dokumente nach Abteilung oder Projekt zu gruppieren
- Fügen Sie Tags für eine schnelle Filterung hinzu, z. B. "Richtlinienaktualisierung" oder "Onboarding"
- Verknüpfen Sie verwandte Ressourcen, um einen vollständigen Kontext zu schaffen, z. B. indem Sie eine Projektbeschreibung mit relevanten Aufgabenlisten verbinden
- Dokumente mit nur einem Link teamübergreifend freigeben
- Weisen Sie Aufgaben direkt im Dokument für zu erledigende Elemente zu
- Verwenden Sie Kommentare und Erwähnungen, um sofortiges Feedback zu erhalten
Lesen Sie auch: Wie man ein Team leitet: Fähigkeiten, Strategien, Tools
Schritt 6: Fördern Sie das Engagement von Anfang an
Selbst das fortschrittlichste Intranet wird scheitern, wenn die Mitarbeiter nicht mitziehen. Um Begeisterung zu wecken, zeigen Sie ihnen, wie die Plattform ihr Leben erleichtern wird.
Kollaborative Tools wie ClickUp Chat, @mentions und ClickUp Assign Comments fördern die Kommunikation und Verantwortlichkeit in Echtzeit und sorgen dafür, dass sich niemand ausgeschlossen fühlt.
Schritt 7: Sichern Sie Ihr Intranet
Sicherheit = Das Rückgrat eines modernen Intranetsystems.
Durch die Sicherung Ihres Intranets bleiben Ihre sensiblen Daten geschützt und Ihre Plattform bleibt über Jahre hinweg zuverlässig.
Von der Sicherung von Unternehmensgeheimnissen bis hin zur Kontrolle von Zugriffsebenen – ein sicheres Intranet schafft Vertrauen im gesamten Unternehmen.
💡 Profi-Tipp: ClickUp verbessert die Benutzererfahrung durch rollenbasierte Berechtigungen, mit denen Sie die volle Kontrolle darüber haben, wer Aufgaben, Dokumente, Dashboards und mehr anzeigen, bearbeiten oder freigeben kann. So bleiben die richtigen Inhalte in den richtigen Händen.
Herausforderungen bei der Einführung eines modernen Intranets meistern
Keine Reise ist jemals ohne Herausforderungen abgeschlossen. Wenn Sie sich dieser Herausforderungen bewusst sind, können Sie zumindest besser planen.
Lassen Sie uns einige häufige Herausforderungen bei der Integration eines modernen Intranets und deren Lösungen näher betrachten.
Herausforderung Nr. 1: Mangelnde Personalisierung
Eine Größe passt nicht für alle, insbesondere nicht am Arbeitsplatz. Mitarbeiter möchten nicht irrelevante Inhalte durchforsten, um das zu finden, was sie benötigen. Ohne personalisierte Inhalte, die auf Rollen, Teams oder Speicherorte zugeschnitten sind, läuft Ihr Intranet Gefahr, zu einem weiteren ungenutzten Tool zu werden.
✅ Lösung:
Moderne Intranets müssen eine rollenbasierte Personalisierung bieten. Das bedeutet, dass sichergestellt wird, dass Mitarbeiter Inhalte sehen, die für ihre Rollen, Aktivitäten und Speicherorte relevant sind.
Features wie benutzerdefinierte Dashboards oder gezielte Benachrichtigungen sorgen dafür, dass das Intranet für alle attraktiv und nutzbar bleibt.
Lesen Sie auch: Die besten Apps für die Teamkommunikation
Herausforderung Nr. 2: Ineffiziente Suchfunktionen
Fast zwei Drittel der Mitarbeiter (64 %) geben zu, dass sie Schwierigkeiten haben, die Zeit und Energie zu finden, um ihre Aufgaben abzuschließen, und 3, 5-mal häufiger mit Innovation und strategischem Denken zu kämpfen haben.
Wollen wir ihnen das Leben mit schlechten Suchtools noch schwerer machen? Herkömmliche Suchmaschinen, die auf einfachen Stichwörtern basieren, werden den Anforderungen Ihrer Mitarbeiter nicht gerecht.
✅ Lösung:
Moderne Intranets benötigen intelligente Suchfunktionen, die Ergebnisse basierend auf Präferenzen, Filtern und Benutzerdaten liefern.
Mit dem Feature "Verbundene Suche" von ClickUp finden Sie mithilfe von einfachen Stichwörtern, erweiterten Filtern oder Zeitleisten alles in Ihrem Workspace. Und das Beste daran: Bild- und Videodaten werden in durchsuchbare Inhalte umgewandelt, sodass keine Datei übersehen wird.
Herausforderung Nr. 3: Mangelnde Auffindbarkeit von Informationen
Sind die Tausenden von E-Mails, Videos, Textdokumenten und anderen Inhalten Ihres Unternehmens strukturiert? Wohl kaum.
Herkömmliche Intranets haben Schwierigkeiten, diese Daten zu nutzen, was zu ungenutztem Potenzial und schlechten Entscheidungen führt.
✅ Lösung:
KI-gestützte Tools für das Knowledge Mining sind das Beste, was modernen Intranets passieren kann.
Diese Tools nehmen Daten aus internen und externen Apps auf, reichern sie mit Metadaten an und liefern personalisierte Ergebnisse über kognitive Suchmaschinen für Unternehmen. So können Mitarbeiter bei Bedarf nahtlos auf selbst unstrukturierte Daten zugreifen.
Hier finden Sie eine hilfreiche Anleitung zum Aufbau und zur Verwaltung Ihrer eigenen KI-Wissensdatenbank!
💡Profi-Tipp: ClickUp Brain ist Ihr KI-gestützter Wissensmanager, der Aufgaben, Dokumente und Chats in Ihrem ClickUp-Workspace nahtlos miteinander verbindet, damit Sie sofort die richtigen Informationen finden. Kein langes Suchen mehr – fragen Sie einfach in normalem Englisch, und ClickUp Brain liefert präzise Antworten, optimiert Workflows und sorgt für die Abstimmung zwischen den Teams.
Herausforderung Nr. 4: Verbreitung gezielter Nachrichten
Herkömmliche Intranets sind oft auf einheitliche Nachrichten beschränkt. Dies wird zu einem großen Problem bei der Verwaltung von Remote- oder Hybrid-Teams, die auf ihre Rollen, Sprachen oder Speicherorte zugeschnittene Updates benötigen.
✅ Lösung:
Moderne Intranets ermöglichen eine zielgerichtete Kommunikation, sodass Sie personalisierte Nachrichten an bestimmte Gruppen senden können.
Beispielsweise können Manager Richtlinienaktualisierungen an Führungsteams weiterleiten und gleichzeitig neue Mitarbeiter über relevante Neuigkeiten informieren. So wird sichergestellt, dass die richtigen Personen die Nachrichten erhalten, ohne dass alle anderen mit Spam-Mails überflutet werden.
Herausforderung Nr. 5: Das Intranet ist von anderen digitalen Tools isoliert
Ein unzusammenhängendes Intranet ist ein Rezept für Frustration. Mitarbeiter sollten nicht zwischen Apps umschalten müssen, um Informationen zu finden oder Aufgaben abzuschließen. Herkömmliche Intranets, die oft statisch und isoliert sind, schaffen Ineffizienzen und hemmen die Produktivität.
✅ Lösung:
Moderne Intranets fungieren als einheitliche digitale Workspaces, die Tools für Kommunikation, Zusammenarbeit und Inhaltsverwaltung integrieren.
📮ClickUp Insight: Ein typischer Wissensarbeiter muss durchschnittlich mit 6 Personen in Verbindung stehen, um seine Arbeit zu erledigen. Das bedeutet, dass er täglich 6 wichtige Verbindungen kontaktieren muss, um wichtige Informationen zu sammeln, Prioritäten abzustimmen und Projekte voranzubringen.
Der Kampf ist real – ständige Nachfassaktionen, Verwirrung aufgrund unterschiedlicher Versionen und mangelnde Sichtbarkeit beeinträchtigen die Produktivität von Teams. Eine zentralisierte Plattform wie ClickUp mit Connected Search und AI Knowledge Manager behebt dieses Problem, indem sie Ihnen den Kontext sofort zur Verfügung stellt. Kein App-Hopping mehr!
Intranet-Innovation beginnt mit ClickUp
Die Migration zu ClickUp war die wichtigste Entscheidung, die unser Team getroffen hat. Seit der Umstellung haben sich unsere Produktivität, Effizienz, Teamzusammenarbeit und allgemeine Arbeitsmoral deutlich verbessert.
Die Migration zu ClickUp war das Wichtigste, was unser Team je getan hat. Seit der Umstellung haben sich unsere Produktivität, Effizienz, Teamzusammenarbeit und die allgemeine Arbeitsmoral deutlich verbessert.
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Die Tools für die Zusammenarbeit wie Chat, Whiteboards und Dokumente sorgen dafür, dass Ihr Team verbunden, engagiert und produktiv bleibt – unabhängig davon, wo es arbeitet.
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