Projektmanager: Suchen Sie nach einem Organisationssystem, um Ihre Aufgaben und Anfragen zu priorisieren? Probieren Sie Kanban-Boards aus!
Kanban-Boards eignen sich perfekt für das Aufmerksamkeitsmanagement, sodass Sie immer wissen, was in der Warteschlange steht, in Bearbeitung ist und fertiggestellt wurde. Diese visuellen Tools – in der richtigen Kanban-Software – dienen gleichzeitig als Status-Board und als Tool für die Berichterstellung.
Und einigen Quellen zufolge unterstützt die Verwendung eines vollständig automatisierten Projektstatusberichts die Produktivität aller Projektmitglieder!
Um Ihre Organisation anzukurbeln, laden Sie die kostenlose Vorlage „Simple Kanban Board“ von ClickUp herunter und fügen Sie Ihre Aufgaben hinzu. Sie sparen wertvolle Zeit, da Sie kein Kanban-Board mehr manuell in Google Workspace erstellen müssen!
Möchten Sie aus anderen Vorlagen auswählen?
Wir haben weitere Kanban-Board-Vorlagen, die für jeden Projektmanager unverzichtbar sind, der seine Arbeit gerne visualisiert (und wenn Sie Kampagnen verwalten, sollten Sie sich die Vorlage Nr. 3 nicht entgehen lassen).
So erstellen Sie ein Kanban-Board in Google Tabellen
Nun zum Haupt-Ereignis – dem Erstellen eines Kanban-Boards in Google Tabellen!
Schritt 1: Erstellen Sie jede Status-Spalte
Fügen Sie in der ersten Zeile jeden Schritt Ihres Arbeitsprozesses als eigene Kopfzeilenzelle hinzu: Backlog, Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt. Wenn Ihr Workflow weitere Status umfasst, fügen Sie diese ebenfalls hinzu!
Markieren Sie anschließend eine Gruppe von Zellen (einschließlich der Kopfzeilen) und klicken Sie in der Menüleiste auf Rahmen und wählen Sie Alle Rahmen.
Schritt 2: Formatieren Sie die Zellen
Das Kanban-Board sieht ein wenig langweilig aus. Es ist noch lange nicht das leistungsstarke Visualisierungstool, das wir uns wünschen, also fügen wir Farben hinzu, um die Status zu kategorisieren!
Markieren Sie Ihre Zellen (einschließlich der Kopfzeilen) und gehen Sie zur Registerkarte Format. Wählen Sie Wechselnde Farben und wählen Sie das Farbschema, das Ihren Vorlieben entspricht.
Schritt 3: Ändern Sie die Farbe des Hintergrundes aller Kopfzeilen
Wählen Sie dann eine Kopfzeilenzelle aus, klicken Sie in der Menüleiste auf „Füllfarbe“ und wählen Sie eine helle Hintergrundfarbe aus. Wiederholen Sie diesen Schritt für die restlichen Kopfzeilenzellen.
Schritt 4: Erstellen Sie eine Karte für eine Aufgabe
Erstellen wir nun eine Vorlage für Aufgaben, die Sie zum Kopieren und Einfügen für neue Aufgaben verwenden können! Geben Sie die erforderlichen Informationen in eine Zelle außerhalb Ihres Kanban-Boards ein, zum Beispiel als Beispiel:
Aufgabenname:Beschreibung:Fälligkeitsdatum:Zeitschätzung:Mitarbeiter:Priorität:
Profi-Tipp: Google Tabellen verfügt nicht über eine Drag-and-Drop-Funktion, mit der sich Aufgaben einfach durch einen Workflow verschieben lassen. Verwenden Sie daher für jede Aufgabenkarte eine eigene Zelle. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie beim Verschieben Ihrer Aufgabenkarte von einem Status zum nächsten Zellen zurücklassen, die Sie nicht kopiert und eingefügt haben. So fügen Sie in Google Tabellen eine neue Zeile innerhalb der Zelle hinzu:
- Mac-Verknüpfung: Befehl + Eingabetaste
- Windows, Linux, Chromebook-Verknüpfung: Strg + Eingabetaste
Schritt 5: Speichern Sie die Kanban-Board-Vorlage in Ihrem Google Drive.
Spalten? Check. Aufgabenkarten? Check. Speichern wir das also als Vorlage!
Benennen Sie Ihren Titel und fügen Sie das Wort „Vorlage” hinzu. Klicken Sie auf das Symbol für einen Ordner neben dem Titel und verschieben Sie Ihre Vorlage in einen vorhandenen Ordner in Ihrem Google Apps Drive oder erstellen Sie einen neuen Ordner für Vorlagen!
Weitere verwandte Ressourcen:
Kanban-Board-Vorlagen zur Lösung häufiger Herausforderungen im Projektmanagement
Sie haben ein gutes Kanban-Board erstellt, aber ist es auch für den modernen Arbeitsplatz geeignet? Wahrscheinlich möchten Sie das Board mit Ihren Projektmitgliedern und Clients freigeben. Und Google-Produkte wie Google Tabellen sind nicht für fortgeschrittenes Projektmanagement ausgelegt.
Als Projektmanager sind Sie wie eine Taschenlampe im Nebel, die allen hilft, den Gesamtfortschritt des Projekts zu sehen. Aber zwischen der Bearbeitung von Anfragen und der Berichterstellung mehrmals am Tag müssen Sie ständig auf widersprüchliche Prioritäten reagieren. Die Verwaltung von Projekten in Google Tabellen ist nicht die beste Lösung.
Und das ist nicht Ihre einzige Lösung!
Mit einer Projekt- und Plattform für Produktivität wie ClickUp benötigen Sie nur die kostenlose Version, um die Vorteile leistungsstarker Kanban-Boards zu nutzen und gestohlene Zeit aus Projektproblemen zurückzugewinnen.
Alle erwähnten Features sind in ClickUp mit oder ohne Vorlage verfügbar, aber wir haben die wichtigsten Kanban-Boards ausgewählt, die Sie in Ihrer Tech-Toolbox haben müssen!
1. Vorlage für ein agiles Management-Kanban-Board von ClickUp
Agiles Projektmanagement ist kein neues Konzept, aber es ist notwendig, dass Teams Sichtbarkeit über Verbesserungsmöglichkeiten in ihren Workflows wünschen. Für Projektmanager, die für jedes einzelne Team-Meeting neue Berichte erstellen ... das ist genau das Richtige für Sie!
In Stand-up-Meetings vermeiden es die Teilnehmer, auf eine statische Tabelle auf ihren Bildschirmen zu starren. Sie ziehen es vor, die für sie relevanten Informationen anzuzeigen, und deshalb ist die Verwendung von ClickUp so nützlich! Mit wenigen Klicks können Sie Kanban-Boards für verschiedene Zielgruppen oder Kriterien einmalig erstellen. Diese öffentlichen Board-Ansichten stehen dann vor, während und nach den Meetings als tägliche Ressource zur Verfügung.
Beobachten Sie, wie Aufgaben automatisch in allen Ansichten aktualisiert werden, um Ihren Teams in Echtzeit Sichtbarkeit zum Status zu geben – egal, wo sie sich befinden!
2. Vorlage für Kanban-Board für Team-Anfragen von ClickUp
Behalten Sie den Überblick über alle Anfragen Ihres Teams – von allgemeinen Abläufen bis hin zu Werbegeschenken für das Unternehmen? Das ist Musik in unseren Ohren. Wir lieben einen optimierten Prozess für diese kleinen, aber zeitaufwändigen Aufgaben! Aus diesem Grund haben wir diese Vorlage für Sie erstellt, damit Sie alle Aufgaben in der Pipeline behalten und die Anfragenden aus Ihren Slack-DMs heraushalten können.
Fügen Sie den Anforderer als Beobachter zu seiner Aufgabe hinzu und zentralisieren Sie die Kommunikation mit Kommentaren. Mit Kanban-Boards in ClickUp haben Sie einen luftdichten Behälter für alle Anfragen, die Sie nach Ihrem Zeitplan verwalten können!
3. Vorlage für ein Kanban-Board zur Nachverfolgung der Kampagnen von ClickUp
Können wir darüber sprechen, dass Kampagnen sich schneller entwickeln als ein Kleinkind, das gerade laufen gelernt hat? Wenn Sie noch keine Vorlage für das Projektmanagement verwenden, wird diese ClickUp-Vorlage Ihre erste und letzte sein! Alle an Ihrer Kampagne beteiligten Projektabteilungen werden die Flexibilität der ClickUp-Kanban-Boards zu schätzen wissen:
- Fügen Sie Dateien hinzu, um der Aufgabe mehr Kontext zu geben (wir haben auch ClickUp-Vorlagen für Projektbeschreibungen!).
- Heften Sie ein Titelbild an, um eine schnelle Vorschau der kreativen Assets zu erhalten.
- Führen Sie Aktualisierungen für Aufgaben in großen Mengen mit der Massenaktion-Symbolleiste durch.
- Verschieben Sie die Aufgabe nach oben oder unten, um die Priorität zu ändern.
4. Vorlage für ein Kanban-Board für das Projektmanagement von ClickUp
Zu guter Letzt ist eine häufige Herausforderung im Projektmanagement, dass zu viel Arbeit angefordert wird oder in Bearbeitung ist. Die IB-Limits (In Bearbeitung) in ClickUp sind der beste Freund jedes Projektmanagers, um die Workload-Kapazitäten aller Projektmitglieder zu schützen.
So funktioniert es: Legen Sie weiche Limits fest und erhalten Sie visuelle Indikatoren, wenn Sie das IB-Limit erreicht oder überschritten haben. ClickUp blockiert nicht die Erstellung, Verschiebung oder Aktualisierung von Aufgaben, selbst wenn dadurch die Spalte das festgelegte Limit überschreiten würden!
Wer profitiert von der Verwendung von Kanban-Boards?
Kanban-Boards sind in den letzten Jahren immer beliebter geworden, und viele Unternehmen und Organisationen setzen dieses visuelle Tool für das Projektmanagement ein. Aber wer profitiert genau von der Verwendung von Kanban-Boards? Hier sind einige Beispiele und Vorlagen für Teams, die von der Verwendung von Kanban-Boards stark profitieren können:
Projektmanagement-Teams: Projektmanagement-Teams haben oft viel zu tun und müssen mehrere Projekte und Aufgaben gleichzeitig jonglieren. Kanban-Boards bieten Projektmanagern eine übersichtliche und organisierte Möglichkeit für die Nachverfolgung des Fortschritts jedes Projekts und um sicherzustellen, dass alle Aufgaben effizient abgeschlossen werden.
Marketingteams: Marketingteams sind ständig damit beschäftigt, Ideen zu sammeln, Kampagnen zu erstellen und die Nachverfolgung von Analysen durchzuführen. Bei so vielen Aufgaben kann es leicht passieren, dass etwas übersehen wird. Mit einem Kanban-Board können Marketingteams alle ihre Projekte und Aufgaben an einem Ort visuell darstellen, was die Priorisierung und die Einhaltung des Zeitplans erleichtert.
Wie ClickUp-Kanban-Boards Teams unterstützen
ClickUp hat unzähligen Teams dabei geholfen, ihre Prozesse des Projektmanagements zu optimieren. Sehen Sie sich an, wie diese realen Teams Kanban-Boards in ClickUp genutzt haben, um ihre Ziele zu erreichen:
Adhere Creative
Adhere Creative ist eine Full-Service-Agentur für B2B-Markenentwicklung und HubSpot Platinum Partner Inbound-Marketing-Agentur mit Sitz in Houston, Texas. Hier ist, was sie über ClickUp zu sagen hatten:
„Die Board-Ansicht ist besonders hilfreich, da sie ein Kanban-Board nachahmt. Jeden Morgen während unserer Stand-up-Meetings verschieben wir alle Client-Projekte auf dem Board. Es ist eine visuelle Darstellung dessen, wo wir derzeit stehen und wo wir hinwollen, sowie eine hilfreiche Erinnerung für alle Abteilungen.
Das Layout der einzelnen To-Do-Fenster ist ebenfalls äußerst hilfreich. In nur wenigen Sekunden können wir erkennen, in welchem Status sich die Aufgabe befindet, wem sie zugewiesen ist, welche Zeitschätzung für die Aufgabe besteht, welche Fälligkeitsdaten es gibt, welche Anhänge es gibt und welche Unterhaltungen rund um das Projekt stattfinden, ohne dass wir lange suchen oder scrollen müssen. Wir kamen zuvor von Basecamp, und dort war nichts davon leicht zugänglich, wenn überhaupt.
5 Star Commerce
Five Star Commerce ist eine Marketingfirma, die sich auf die Amazon-Plattform konzentriert, um den Absatz von physischen Produkten und Marken zu steigern. Hier ist, was sie über ClickUp zu sagen hatten:
„Bei einer anderen Marketingfirma, bei der ich gearbeitet habe, haben wir Trello verwendet, das ich jetzt nicht mehr ausstehen kann. Es passte überhaupt nicht zu unserer Art von Unternehmen. Es gab keine wiederholenden Aufgaben und die Board-Ansicht ist für mich keine gute Möglichkeit, große Mengen an Aufgaben zu sortieren. Es war für die Mitarbeiter sehr schwierig, genau zu sehen, was sie jeden Tag zu erledigen hatten, und viele Aufgaben fielen durch das Raster.“