Erinnern Sie sich noch an die Whiteboards in Klassenzimmern, die jede Vorlesung ein wenig unterhaltsamer machten?
Unsere Wirtschaftsprofessoren würden sie verwenden, um umfangreiche Mindmaps zu zeichnen, Kunstlehrer würden erklären, wie man Stillleben richtig positioniert, und Mathematiklehrer würden mühelos die kompliziertesten Integralrechenaufgaben darauf lösen.
Als wir die Klassenzimmer verließen und in die Sitzungssäle wechselten, wurden Whiteboards zum Hotspot für das Brainstorming neuer Konzepte. Hier wurden Ideen zum Leben erweckt und die Zusammenarbeit blühte auf.
Angesichts der zunehmenden Verbreitung von Hybrid- und Remote-Arbeit schließen Tools wie Microsoft Whiteboard in Teams die Lücke zwischen geografischen Grenzen und verbessern so die Teamarbeit.
Eine Studie von Gartner zeigt, dass etwa 80 % der Arbeitnehmer Collaboration-Tools nutzen, die besonders für Remote-Mitarbeiter nützlich sind.
Sehen wir uns an, wie Sie Whiteboard in Teams-Meetings nutzen und die Zusammenarbeit fruchtbarer gestalten können!
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
So verwenden Sie das Whiteboard in Teams
- Öffnen Sie während eines Microsoft Teams-Meetings eine gemeinsame digitale Leinwand, indem Sie auf das Symbol „Freigeben“ klicken und „Microsoft Whiteboard“ auswählen.
- Verwenden Sie das Stift-Tool, um zu skizzieren, hervorzuheben oder Punkte zu betonen. Passen Sie Farbe und Stärke an, um Klarheit und Interaktivität zu gewährleisten.
- Verwenden Sie vordefinierte Formen wie Kreise, Quadrate und Pfeile, um Informationen zu strukturieren und Diagramme oder Flussdiagramme zu erstellen.
- Fügen Sie Textfelder ein, um Diagramme für die Beschreibung zu verwenden oder Notizen hinzuzufügen. Passen Sie die Größe des Textes, die Farbe und die Platzierung an, um eine bessere visuelle Hierarchie zu erzielen.
- Verwenden Sie farbcodierte Haftnotizen, um Aufgaben zu organisieren, zu kategorisieren oder zu priorisieren und so mehr Klarheit in Brainstorming-Sitzungen zu schaffen.
- Verwenden Sie gemeinsame Cursor, um die Beiträge der Teilnehmer live zu sehen, die Interaktion zu verbessern und Verwirrung zu minimieren.
- Speichern Sie Ihr Whiteboard und geben Sie es als Bild oder Link frei, um es nach Meetings zu überprüfen und weiter zu diskutieren.
- Halten Sie die Microsoft Teams-App auf dem neuesten Stand, um auch unterwegs auf die Whiteboard-Funktionen zugreifen zu können.
So verwenden Sie Whiteboards in Teams
Das Whiteboard in Microsoft Teams erleichtert den gemeinsamen Ideenaustausch während virtueller Meetings. Die Teilnehmer können Ideen sammeln, Konzepte skizzieren, Strategien visualisieren und auf einer gemeinsamen digitalen Leinwand schreiben.
⭐ Empfohlene Vorlage
Sind Sie mit den grundlegenden Tools von Teams Whiteboard nicht zufrieden? ✏️🔄 Probieren Sie die Ideation Whiteboard-Vorlage von ClickUp aus, die erweiterte Features, bessere benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten und einen reibungsloseren Workflow bietet! 🚀
Hier finden Sie eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Schritte, um das Potenzial von Microsoft Whiteboard voll auszuschöpfen:
1. Zugriff auf Microsoft Whiteboard während eines Meetings
Um das Whiteboard in Microsoft Teams zu verwenden, müssen Sie über Ihr Microsoft-Konto an einem Teams-Meeting teilnehmen oder ein solches starten. Klicken Sie auf dem Bildschirm Ihres Teams-Meetings auf das Symbol „Teilen“. Wählen Sie aus den Optionen „Microsoft Whiteboard“ aus, um ein neues Whiteboard in einer separaten Registerkarte zu öffnen.
Dadurch können alle Teilnehmer des Meetings die gemeinsam genutzte digitale Leinwand anzeigen und mit ihr interagieren.
💡Profi-Tipp: Nehmen Sie unterwegs an Meetings teil und nutzen Sie das Whiteboard mit der mobilen App von Microsoft Teams. Halten Sie Ihre App auf dem neuesten Stand, um alle aktuellen Features für ein optimales Erlebnis nutzen zu können.
2. Zeichnen mit dem Stift-Tool
Verwenden Sie das Stift-Tool, um Ideen zu skizzieren, Punkte zu unterstreichen oder die Aufmerksamkeit auf bestimmte Bereiche Ihrer Microsoft Whiteboard-Registerkarte zu lenken. Im Menü der Einstellungen können Sie die Strichstärke und Farbe anpassen.
The pen tool is practical for creating an interactive, practical approach to problem solving, as it simulates the act of writing on a physical Whiteboard.
Lesen Sie auch: Microsoft Teams-Etikette meistern: Tipps und Best Practices
3. Ideen mit Formen strukturieren
Das Form-Tool bringt Struktur in Ihr Whiteboard. Fügen Sie vordefinierte Formen wie Kreise, Quadrate und Pfeile hinzu, um Ihre Whiteboard-Zeichnungen professionell aussehen zu lassen.
Die flexiblen Features eignen sich perfekt zum Erstellen von Flussdiagrammen und Diagrammen oder zum visuellen Organisieren von Ideen sowohl für den Geschäftsbereich als auch für Bildungszwecke.
4. Präsentieren Sie Informationen in Textfeldern
Textfelder eignen sich ideal zur Angabe von Beschreibungen für Diagramme oder zum Hinzufügen detaillierter Notizen. Um ein Textfeld einzufügen, wählen Sie das Textfeld-Tool aus und klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Microsoft Whiteboard.
💡Profi-Tipp: Verwenden Sie Textfelder, um eine visuelle Hierarchie auf Ihrem Whiteboard zu schaffen. Passen Sie die Größe der Schriftarten, Farbe und Platzierung der Textfelder an, um die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu lenken, sodass Überschriften, Unterüberschriften und detaillierte Informationen auf einen Blick leichter zu unterscheiden sind.
5. Ideen mithilfe von Haftnotizen in Farben kennzeichnen und kategorisieren
Wie bei physischen Haftnotizen können Sie mit digitalen Notizen auf Microsoft Whiteboard schnell Gedanken organisieren, Konzepte kategorisieren, Mitgliedern des Teams Aufgaben zuweisen und komplexe Themen aufschlüsseln, ohne den Bildschirm zu überladen.
Die Haftnotizen, die standardmäßig in Farben gekennzeichnet sind, sorgen für zusätzliche Übersichtlichkeit und helfen dabei, Ideen zu unterscheiden oder Aufgaben zu priorisieren.
Diese Notizen sind auch verschiebbar und eignen sich perfekt zum Kategorisieren von Informationen während interaktiver Sitzungen.
Ob Sie remote arbeiten oder an Online-Gruppenprojekten zusammenarbeiten – dieses tool ist ideal, um alles visuell zu organisieren und zugänglich zu halten.
🧠 Wissenswertes: Haftnotizen wurden 1968 zufällig von Spencer Silver, einem Wissenschaftler bei 3M, erfunden, als er versuchte, einen superstarken Klebstoff zu entwickeln. Stattdessen schuf er einen wiederverwendbaren Klebstoff mit geringer Klebekraft. Jahre später verwendete Art Fry, ein weiterer Mitarbeiter von 3M, einen anderen Klebstoff, um das zu entwickeln, was wir heute als Post-it-Notizen kennen, nachdem er sich damit abgemüht hatte, Seiten in seinem Gesangbuch zu markieren, ohne sie zu beschädigen.
6. Arbeiten Sie in Echtzeit mit Ihrem Team zusammen
Eine der herausragenden Features von Microsoft Whiteboard ist die Zusammenarbeit in Echtzeit. Sie können gemeinsame Cursor aktivieren, um genau zu sehen, wo die Mitglieder des Teams auf der Leinwand arbeiten. Diese Funktion vermittelt das Gefühl, dass alle um ein physisches Whiteboard herum versammelt sind und gemeinsam daran arbeiten.
Es schafft ein intensiveres Erlebnis, ermöglicht eine reibungslosere Interaktion und minimiert Verwirrung während Team-Meetings.
💡Profi-Tipp: Weisen Sie den Mitgliedern des Teams vor Beginn des Meetings Aufgaben zu, um die Produktivität des Meetings zu optimieren. Beauftragen Sie beispielsweise jemanden mit dem Hinzufügen von Haftnotizen, einen anderen mit der Organisation von Textfeldern und einen dritten mit dem Zeichnen oder Hervorheben wichtiger Bereiche.
7. Speichern und Freigeben des Whiteboards
Wenn Sie mit Ihrer Sitzung fertig sind, speichern Sie Ihre Arbeit, indem Sie auf das Symbol „Speichern“ klicken oder die Option „Bild exportieren“ verwenden. Dadurch wird eine Momentaufnahme aller Inhalte auf dem Whiteboard erstellt, die Sie über einen Link oder als Anhang mit anderen Teilnehmern teilen können.
Nach Beendigung des Meetings können Sie alle gespeicherten Whiteboards zur Überprüfung oder für Folgegespräche erneut aufrufen, sodass nichts verloren geht.
Lesen Sie auch: 20 Microsoft Teams-Hacks, Tipps und Tricks zum Ausprobieren
Einschränkungen bei der Verwendung von Teams Whiteboard für Meetings
Das Whiteboard in Microsoft Teams eignet sich sehr gut für einfachere Zusammenarbeit, aber einige der Alternativen zu Teams sind möglicherweise besser für komplexere Projekte geeignet. Hier sind die Gründe dafür:
Begrenzte Toolauswahl
Teams Whiteboard deckt die Grundlagen ab, wie Zeichnen, Hinzufügen von Text und Verwenden von Haftnotizen. Es bietet jedoch nicht die erweiterten Tools einer speziellen Whiteboard-App, wie benutzerdefinierte Schriftarten und Formen, die Möglichkeit, Bilder zu generieren, oder robuste Features für die Bearbeitung.
Dies könnte ein Limit darstellen, wenn Ihr Projekt komplexe Designs oder anspruchsvollere Grafiken erfordert.
Erfordert eine Internetverbindung.
Sie können es nicht offline verwenden, da Microsoft Whiteboard auf eine Internetverbindung und die Integration mit Microsoft Teams angewiesen ist. Dies kann unpraktisch sein, wenn Sie in einer Umgebung ohne zuverlässigen Netzwerkzugang planen.
Grundlegende Features für die Zusammenarbeit
Dank gemeinsamer Cursor ist eine Zusammenarbeit in Echtzeit möglich, aber die Skalierung für große Meetings kann schwierig sein. Die Verwaltung der Beiträge vieler Teilnehmer wird mühsam, und das Fehlen einer Versionskontrolle kann manchmal zu Verwirrung führen.
Lesen Sie auch: So nehmen Sie effektiv an Meetings teil
Nicht vollständig anpassbar
Microsoft Whiteboard bietet grundlegende benutzerdefinierte Optionen, wie z. B. die Anpassung des Text-Formats, der Linienstärke oder der Sticky-Note-Stile.
Diese mangelnde Flexibilität kann für diejenigen ein Nachteil sein, die gerne eine persönliche Note hinzufügen oder visuell ansprechende Diagramme erstellen.
Wie Sie sehen, ist Microsoft Whiteboard zwar ein hilfreiches Tool, aber für komplexere Projekte ist eine leistungsfähigere Lösung erforderlich. Eine leistungsstärkere und funktionsreichere Lösung wie ClickUp kann diese Anforderungen erfüllen.
Verwendung von ClickUp-Whiteboards für die Zusammenarbeit
Als Teamleiter erwarten Sie eine reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Ihren Teammitgliedern. ClickUp Whiteboards kann all das und noch mehr für Sie leisten und bietet einen dynamischen Raum, in dem Ihr Team Ideen sammeln, Projekte planen und Aufgaben ausführen kann – alles an einem Ort.
Ob Sie komplexe Diagramme skizzieren, Flussdiagramme erstellen oder Ideen freigeben – dank der intuitiven Benutzeroberfläche können Sie Formen per Drag & Drop verschieben, freihändig zeichnen und Elemente wie Entscheidungspunkte und Aktionspunkte mit Ihren Aufgaben verbinden, um ein effektives Projektmanagement zu gewährleisten.
Die neueste Version von ClickUp Whiteboards wurde im Hinblick auf Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit überarbeitet, um auch bei intensiven Zusammenarbeitssitzungen ein reibungsloses Erlebnis zu gewährleisten. Alle Teilnehmer können die Bearbeitungen und Cursorbewegungen der anderen in Echtzeit sehen, wodurch Brainstorming-Sitzungen interaktiver und effizienter werden.
Darüber hinaus sorgt die neu gestaltete Benutzeroberfläche mit einem eleganten Dunkeln Modus dafür, dass Ihr Workspace optisch ansprechend bleibt.
Arbeiten Sie in Echtzeit mit ClickUp Chat zusammen.
ClickUp Whiteboards lässt sich nahtlos mit ClickUp Chat kombinieren, um die Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit zu verbessern. Während Ihr Team an einem Whiteboard arbeitet, können Sie ganz einfach zum Chat wechseln, um Ideen zu diskutieren, Fragen zu stellen oder Feedback zu geben, ohne den Workspace verlassen zu müssen.
Mit ClickUp Chat können Sie bestimmte Nachrichten direkt mit Elementen auf Ihrem Whiteboard verknüpfen. So stellen Sie sicher, dass die Unterhaltungen für die jeweilige Aufgabe relevant bleiben, und vermeiden, dass wichtige Diskussionen untergehen.
Das Instant-Messaging-Feature ergänzt Whiteboards, indem es eine natürliche Unterhaltung parallel zur visuellen Arbeit ermöglicht. Mit SyncUps können Sie außerdem ganz einfach Einzel- oder Gruppenvideoanrufe innerhalb des Chats durchführen und dabei zusätzlich die Bildschirmfreigabe nutzen, um die Zusammenarbeit noch weiter zu verbessern.
Verwirklichen Sie Ihre Ideen mit dem Zeichen-Tool.
Jedes gute Whiteboard, das etwas taugt, sollte Ihnen Freihandzeichnungen ermöglichen, damit Sie Ihre Ideen zum Leben erwecken können.
ClickUp geht noch einen Schritt weiter und ermöglicht es Ihnen, mit Ihrem Finger (oder einem Stylus) auf Ihrem Smartphone oder Tablet zu skizzieren, zu zeichnen und Ihre Vision zu verwirklichen. Natürlich können Sie auch weiterhin mit Ihrer Maus auf einem Desktop-PC oder Laptop freihändig zeichnen.
Verwenden Sie verschiedene Stifte, Strichstärken und Farben, um wichtige Punkte zu kommentieren und hervorzuheben. Das Beste daran ist, dass Sie Ihre ClickUp-Whiteboards auf einem Teams-Bildschirm freigeben können und so die Vorteile beider Plattformen zusammenführen, um die Teilnehmer effektiv einzubinden.
Bonus? Kombinieren Sie die KI-Funktionen von ClickUp Brain mit ClickUp Whiteboards, um mithilfe von natürlichen Sprachbefehlen benutzerdefinierte Bilder zu erstellen (siehe unten!).
Was Benutzer über ClickUp Whiteboards sagen:
Und schließlich das Whiteboard-Feature? Ich bin begeistert davon. Dieses Tool wurde häufig während Meetings der Teams verwendet, um Ideen zu sammeln oder bestimmte Initiativen näher zu erläutern.
Und schließlich das Whiteboard-Feature? Ich bin begeistert davon. Dieses Tool wurde häufig während Team-Meetings verwendet, um Ideen zu sammeln oder bestimmte Initiativen näher zu erläutern.
Optimieren Sie Meetings und Aufgabenmanagement
ClickUp beschränkt sich nicht nur auf Whiteboards, sondern hilft Ihnen auch dabei, effektive Meetings durchzuführen. Mit ClickUp Meetings können Sie klare Tagesordnungen erstellen, während der Besprechungen Aufgaben zuweisen und die Nachverfolgung von Folgemaßnahmen durchführen, ohne separate tools zu benötigen.
Sie können auch Ihre Meeting-Notizen dokumentieren, alles gemeinsam bearbeiten, bestimmten Teammitgliedern Kommentare zuweisen und Checklisten und wiederholende Aufgaben erstellen – alles an einem Ort.
Beginnen Sie Ihr Meeting doch einmal mit einer neuen Whiteboard-Sitzung, um Ideen zu sammeln und nahtlos zur Aufgabenverteilung überzugehen – alles innerhalb von ClickUp.
Von verstreuten Haftnotizen zu konsolidierten ClickUp-Whiteboards: Eine neue Art der Zusammenarbeit
Erinnern Sie sich noch an die Zeiten, als Teammeetings persönlich stattfanden, Haftnotizen über die ganze Wand verteilt waren und jemand mühsam versuchte, die Verbindungen auf einem Whiteboard herzustellen? Das hat zwar funktioniert, war aber nicht ideal.
Seit wir auf virtuelle Räume umgestiegen sind, verfügen wir über interaktive Tools wie ClickUp Whiteboards, um mit unseren Teammitgliedern zu kommunizieren. Dies bietet eine innovativere Möglichkeit zum Brainstorming, Planen und Ausführen – alles an einem Ort.
Mit ClickUp arbeiten Sie nicht nur zusammen, sondern verändern auch die Art und Weise, wie Ideen ausgetauscht und umgesetzt werden. Von produktiven Online-Meetings über Echtzeit-Chats bis hin zur Festlegung und Nachverfolgung von Aufgaben – ClickUp kombiniert die Kreativität eines Whiteboards mit der Effizienz des Aufgabenmanagements.
Warum warten, um Brainstorming-Sitzungen in Durchbrüche zu verwandeln? Melden Sie sich jetzt für ein ClickUp-Konto an!