Unternehmen und Einzelpersonen auf der ganzen Welt nutzen Microsoft Teams, um zu kommunizieren, zu arbeiten und zu wachsen. Rund 320 Millionen Benutzer aus verschiedenen Branchen nutzen diese Plattform aktiv.
Wäre es nicht toll, wenn Sie Microsoft Teams optimal nutzen könnten? Es wird die Art und Weise verändern, wie Ihre Teams miteinander in Verbindung stehen, zusammenarbeiten und ihre Produktivität steigern.
Wir zeigen Ihnen die besten Tipps, mit denen Sie Ihre Workflows verbessern und Ihre Teams näher zusammenbringen können, damit sie besser zusammenarbeiten. Wir haben einfache Hacks in verschiedenen Bereichen, von grundlegenden Funktionen bis hin zu fortgeschrittenen Funktionen.
Außerdem geben wir Ihnen Tipps, wie Sie die Sicherheit Ihres Microsoft Teams-Kontos gewährleisten können. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Microsoft Teams optimal nutzen können.
Die 20 besten Hacks und Tipps für Microsoft Teams
Hier sind einige unserer besten Tipps und Tricks für Microsoft Teams:
1. Finden Sie wichtige Nachrichten in Ihren Unterhaltungen
Wenn sich Aufgaben häufen und verschiedene Verantwortlichkeiten aufstauen, wird es schwierig, sich in Ihren vergangenen Unterhaltungen und Dateien zurechtzufinden.
Mit dem Feature „Suchleiste“ können Sie schnell auf Dateien und Projekte zugreifen, die Sie aus den Augen verloren haben. Geben Sie den gesuchten Begriff in die Suchleiste ein und drücken Sie die Eingabetaste. Die Ergebnisse werden im linken Fensterbereich mit verschiedenen Registerkarten für Personen und Dateien angezeigt. Wechseln Sie zwischen den Registerkarten, um eine spezifischere Suche durchzuführen.
Darüber hinaus ist die Keyword Query Language (KQL) eine fortschrittliche Methode zur Vereinfachung Ihrer Suche. Sie verwendet Schlüsselwörter, um die Kapazität der Abfrage zu verbessern. Versuchen Sie, diese Schlüsselwörter zu verwenden, um Ihre Suche in MS Teams einzugrenzen:
- „Von:“ gefolgt vom Namen der Person
- „Betreff:“ gefolgt von der Betreffzeile oder einem Stichwort darin
- „In:“ gefolgt vom Namen des Kanals oder des Gruppenchats
- „Gesendet:“ gefolgt vom Datum der Nachricht
2. Richten Sie einen Teamkanal ein und senden Sie Nachrichten an mehrere Personen gleichzeitig.
Mit Microsoft Teams können Sie mehrere Mitglieder Ihres Teams anschreiben und innerhalb Ihrer Organisation kommunizieren, indem Sie einen Teams-Kanal erstellen. Um Personen zu Ihrem Team hinzuzufügen, folgen Sie diesen Schritten:
- Klicken Sie in Ihrer Teams-Liste auf „Team beitreten“ oder „Team erstellen“.
- Wählen Sie „Team erstellen“ aus.
- Wählen Sie „Ein Team von Grund auf aufbauen“ aus.
- Auswahl für die gesamte Organisation
- Geben Sie den Namen des Teams ein und klicken Sie auf „Erstellen“.
Dieses Team dient als Kanal, über den Sie mit einer einzigen Nachricht alle Mitglieder erreichen können. Alle außer Gast-Benutzer können Ihre Nachricht sehen. Darüber hinaus werden andere Teammitglieder automatisch aktualisiert, wenn sie zu Microsoft 365 hinzugefügt oder daraus entfernt werden.
3. Integration der Nutzung von Sharepoint
Sharepoint ist eine integrierte Microsoft-Plattform, die für die Sicherheit und Freigabe von Dateien verwendet wird.
Teilen Sie Dateien mit anderen Mitgliedern Ihres Teams über Sharepoint, indem Sie auf die Registerkarte „Dateien” klicken. Arbeiten Sie gemeinsam an den Dateien mit Office Online oder der Desktop-Anwendung.
4. Organisieren Sie Ihre Kanäle und Teams neu
Die Verwaltung mehrerer Kanäle kann verwirrend sein. Deshalb ist eine Neuorganisation eine gute Möglichkeit, um Klarheit zu schaffen!
Ziehen Sie Teams einfach per Drag & Drop an die gewünschte Reihenfolge. Verschieben Sie die anspruchsvollsten Teams oder Kanäle in Ihre Liste der angehefteten Ordner. Blenden Sie Kanäle aus, indem Sie auf die Ellipse neben dem Teamnamen der Kanäle klicken, in denen Sie kein aktives Mitglied sind.
So zeigen Sie ausgeblendete Teams an:
- Navigieren Sie zum Ende Ihrer Teams-Liste auf der linken Seite und wählen Sie „Versteckte Teams”.
- Finden Sie das Team, das Sie suchen
- Klicken Sie auf das Symbol „Weitere Optionen“ und wählen Sie dann die Auswahl „Anzeigen“.
Um versteckte Kanäle innerhalb eines Teams anzuzeigen, wählen Sie „Versteckte Kanäle” und „Anzeigen”.
5. Ändern Sie die Dauer Ihres Status
Hier ist ein weiterer hilfreicher Microsoft Teams-Hack: Passen Sie die Einstellungen für die Dauer des Status an, damit Ihr Status nach einer festgelegten Zeit automatisch von „beschäftigt” auf „abwesend” wechselt, damit andere wissen, wann Sie nicht online sind.
Ändern Sie diese Standard-Einstellung, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Klicken Sie auf das Profilbild in der oberen rechten Ecke.
- Wählen Sie den Status-Pfeil aus.
- Wählen Sie unter der Option „Dauer“ zwischen 30 Minuten, 1 Stunde, 2 Stunden, heute und dieser Woche. Legen Sie einen benutzerdefinierten Zeitrahmen fest, wenn keine der aufgeführten Optionen passt.
6. Lesezeichen für wichtige Unterhaltungen
Das Setzen von Lesezeichen für Unterhaltungen ist ein hilfreiches Feature, mit dem Sie Threads in Ihrem Profil speichern können, um eine bessere Nachverfolgung durchführen zu können.
Wenn alle Unterhaltungen, Teams, Kanäle, Projekte, Meetings und Dokumente an einem Ort gespeichert sind, kann die Navigation manchmal schwierig sein. Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um wichtige Unterhaltungen mit Lesezeichen zu versehen und auf die erforderlichen Details zuzugreifen:
- Klicken Sie auf die Auslassungspunkte hinter der Unterhaltung, die Sie mit einem Lesezeichen versehen möchten.
- Klicken Sie auf „Diese Nachricht speichern“, um sie mit einem Lesezeichen zu versehen.
Um die gespeicherten Lesezeichen anzuzeigen, klicken Sie auf Ihr Profilbild und gehen Sie zu „Gespeichert“. Klicken Sie erneut auf das gespeicherte Symbol vor dem Kanal, um das Lesezeichen zu entfernen.
Das Speichern von Unterhaltungen kann auch von Vorteil sein, wenn Sie sich intensiv mit einer bestimmten Aufgabe beschäftigen und etwas Wichtiges für später aufbewahren möchten.
7. Dringende Chat-Benachrichtigungen
Manchmal müssen Sie dringende Nachrichten versenden, um sofortige Kommunikation, schnelle Antworten und zeitnahe Maßnahmen zu kritischen oder zeitkritischen Problemen zu ermöglichen. Mit Microsoft Teams können Sie Nachrichten als „Dringend“ oder „Wichtig“ markieren, um den Empfänger umgehend über die Dringlichkeit des Inhalts zu informieren.
Gehen Sie zu „Aktionen und Apps“ > „Zustellungsoptionen festlegen“. Sobald Sie eine Nachricht als wichtig taggen, wird die betreffende Person oder Gruppe in den folgenden zwanzig Minuten alle zwei Minuten benachrichtigt, bis sie die Nachricht gelesen hat.
8. Führen Sie eine Umfrage durch
Die Durchführung einer Umfrage kann schwierig sein. Dazu gehört das Sammeln genauer Antworten und die Analyse der Daten, während gleichzeitig das Interesse der Teilnehmer aufrechterhalten werden muss.
Microsoft Teams macht die Durchführung von Umfragen ganz einfach. Klicken Sie auf das Symbol „Formulare” unterhalb des Nachrichtenfelds, um Ihre Umfrage zu erstellen. Geben Sie hier Ihre Frage ein und erstellen Sie eine Liste der möglichen Antworten. Aktivieren Sie die Option „Mehrere Antworten”, damit die Teilnehmer mehr als eine Option auswählen können.
Versenden Sie die Umfrage und sammeln Sie automatisch die Antworten der Gruppenmitglieder. Die Gruppe erhält in Echtzeit Zusammenfassungen der Umfrageantworten.
9. Verwenden Sie verschiedene Hintergründe
Ihr Zimmer ist unaufgeräumt, und Ihr Meeting beginnt in fünf Minuten – was tun Sie? Mit Microsoft Teams können Sie Ihren Hintergrund unscharf machen oder durch ein Bild ersetzen.
Um Ihren Hintergrund zu verwischen, gehen Sie zu den Audio- und Video-Einstellungen, klicken Sie auf die Ellipse daneben und wählen Sie „Hintergrund verwischen“. Verwenden Sie ein bestimmtes Bild als Hintergrund, indem Sie „Hintergrundeffekte anzeigen“ auswählen und ein Bild aus der Seitenleiste auswählen.
10. Zugriff auf Transkripte von Meetings über Stream
Mit Meeting-Protokollen lassen sich Diskussionen, Entscheidungen und Aktionspunkte für spätere Referenzzwecke festhalten. Laden Sie Ihr Meeting-Protokoll mit Microsoft Teams in wenigen einfachen Schritten herunter.
Laden Sie dazu Ihre Meeting-Aufzeichnung oder Unterhaltungen auf Microsoft Stream hoch. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte und wählen Sie „Videodetails aktualisieren”. Wählen Sie hier die Sprache des Videos aus und greifen Sie auf die automatisch generierte Untertiteldatei zu.
Laden Sie anschließend die Transkription des Meetings von Microsoft Stream herunter.
11. Schließen Sie Verbindungen zu Personen außerhalb Ihres Unternehmens an
Ein hilfreiches Feature von Microsoft Teams ist, dass Sie externe Gäste zu Ihren Teams hinzufügen können.
Nutzen Sie den Gastzugang, um jeden mit einem Gmail-, Outlook- oder anderen E-Mail-Konto einzuladen, an Ihren Teams-Meetings teilzunehmen, Inhalte freizugeben und zusammenzuarbeiten.
12. Automatisieren Sie Aufgaben mit der Power Automate-Anwendung.
Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben, um Ihre Prozesse zu beschleunigen.
Laden Sie die Power Automate-App herunter und heften Sie sie an Ihre Navigation in Teams. Verwenden Sie die vorhandenen Vorlagen aus der App oder erstellen Sie einen personalisierten Workflow.
13. Multitasking mit dem Immersive Reader
Ein weiterer Top-Tipp für Microsoft Teams: Der Immersive Reader ist ein fantastisches Feature, das in allen Microsoft Office 365-Apps wie MS Word und PowerPoint verfügbar ist. Es verfügt über eine Text-to-Speech-Funktion, die Ihnen Beiträge, Chat-Nachrichten und Dokumente vorliest, während Sie andere Aufgaben erledigen.
Um den Immersive Reader-Modus zu verwenden, klicken Sie auf die Ellipse neben der Nachricht, wählen Sie „Immersive Reader“ und klicken Sie dann auf „Abspielen“.
14. Verwenden Sie Microsoft Whiteboard für die Zusammenarbeit
Ein weiterer hervorragender Microsoft Teams-Hack ist die Verwendung von Microsoft Whiteboard für die Zusammenarbeit und das Freigeben.
Greifen Sie auf ein virtuelles Whiteboard zu, auf dem alle Mitglieder mit Skizzier-Tools Text und Bilder einfügen können. Integrieren Sie die Whiteboards in Kanäle und Chats und nutzen Sie sie während Meetings.
15. Ereignisse mit einem Kalender planen
Verpassen Sie nie wieder Teams-Meetings dank des Kalender-Tools in der Teams-Desktop-App. Dieses hilft Ihnen, über bevorstehende Ereignisse auf dem Laufenden zu bleiben, indem es diese zusammenfasst.
Sie müssen lediglich eine Auswahl eines Kanals vornehmen, auf das Pluszeichen (+) klicken und das Symbol des Kalenders auswählen. Geben Sie den Namen des Ereignisses ein und klicken Sie auf „Hinzufügen”.
16. Integration von KI zur Vereinfachung von Abläufen
KI-Tools können parallel zu menschlichen Funktionen eingesetzt werden, um Ihre Geschäftsabläufe zu unterstützen und Prozesse zu beschleunigen. Integrieren Sie Microsoft 365 Copilot, um mit anderen Mitgliedern zusammenzuarbeiten und Meetings reibungslos durchzuführen.
Verwenden Sie Copilot, um eine Agenda zu erstellen, ein Skript zu schreiben, Notizen zu machen und Ideen zu generieren.
17. Verwenden Sie die mobile Anwendung
Einer der Hauptvorteile mobiler Anwendungen gegenüber Desktop-Anwendungen ist die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen zu wechseln. Außerdem ist es einfacher, Unterhaltungen von Ihrem Mobilgerät aus zu verfolgen und dank der einfacheren Benutzeroberfläche über wichtige Updates auf dem Laufenden zu bleiben.
Laden Sie die Teams-App aus dem Play Store oder App Store herunter und geben Sie Ihre Anmeldedaten ein. Um die Domäne zu wechseln, klicken Sie auf Ihr Profil und wählen Sie die gewünschte Domäne aus.
18. Verwenden Sie Tastatur-Verknüpfungen
Verknüpfungen vereinfachen und beschleunigen die Aufgaben. Befehle werden schneller ausgeführt, ohne dass Sie immer wieder im Menü nachschlagen müssen.
Einige nützliche Windows-Verknüpfungen sind:
- Strg+E – Suche,
- Strg+Umschalt+M – Stummschalten,
- Strg+N – neuer Chat zum Chatten,
- Strg+Umschalt+R – Aufzeichnung und
- Strg+Umschalt+P – Aufzeichnung anhalten/fortsetzen
Für Mac-Benutzer sind einige hilfreiche Tastatur-Verknüpfungen:
- Befehl+N – neuer Chat,
- Befehlstaste+Gleichheitszeichen (=) – Zoom,
- Befehlstaste + Minuszeichen (-) – Zoom aus,
- Befehl+6 – Dateien öffnen und
- Befehl+O – Anhang anhängen
19. Nachrichten durch @Erwähnungen filtern und suchen
Durchsuchen Sie den Teams-Chat, um das zu finden, was Sie brauchen. Verwenden Sie das Symbol „@“, um die gewünschte Person schnell zu finden und mit ihr eine Verbindung herzustellen.
Außerdem können Sie Nachrichten finden, in denen Sie erwähnt oder mit einem Tag versehen wurden. Um Erwähnungen zu finden, gehen Sie zum Aktivitätsfeed, klicken Sie auf „Filter“ und wählen Sie „Erwähnungen“.
20. Vermeiden Sie Störungen während der Arbeit
Wenn Sie sich voll und ganz auf eine Aufgabe konzentrieren müssen, aktivieren Sie ein Feature in Teams, das Pop-ups oder Benachrichtigungen blockiert, um Ablenkungen zu vermeiden.
Klicken Sie einfach auf Ihr Profil, wählen Sie die Registerkarte „Benachrichtigungen“ und ändern Sie die Häufigkeit Ihrer Benachrichtigungen. So können Sie sich auf einen Kanal oder eine Datei konzentrieren, während Sie Benachrichtigungen von anderen Kanälen pausieren.
Sicherheit mit Microsoft Teams
Auch wenn Microsoft Teams über hervorragende Tools für die Verwaltung von Aufgaben verfügt, müssen Sie sicherstellen, dass es ausreichend sicher ist, bevor Sie es für Ihr Unternehmen einsetzen.
Sicherheit ist eines der wichtigsten Anliegen von Unternehmen, die Cloud-basierte Lösungen integrieren. Glücklicherweise sorgen mehrere Verschlüsselungsebenen in Microsoft 365 für die Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten.
Vertrauen Sie auf die End-to-End-Verschlüsselung (E2EE) von Teams, um die Details von Videoanrufen von Anfang bis Ende zu verschlüsseln und die Entschlüsselung am Zielort sicherzustellen. Sie schützt Audio-, Video- und Bildschirmfreigaben während Anrufen.
Für zusätzliche Sicherheit verwenden Sie Office 365 Defender – ein optionales Add-On, das den Schutz erhöht. Es schützt vor Spam, bösartigen Links, Phishing-Angriffen und Malware.
Hier sind einige hilfreiche Tipps, um die Sicherheit Ihrer Abläufe mit Microsoft Teams zu gewährleisten:
- Verwenden Sie Beschreibungen der Vertraulichkeit: Mit Microsoft Information Protection (MIP) können Sie die Vertraulichkeit von Daten beschreiben, um sie vor Anwendungen von Drittanbietern zu schützen und Ihre Einstellungen anzupassen.
- Datenzugriffskontrolle: Wir empfehlen die Verwendung von Datenzugriffskontrollen, um Daten vor externen Benutzern zu schützen. Gewähren Sie externen Benutzern außerhalb der Organisation auf verschiedene Weise Zugriff: durch Aktivieren des Lobby-Features, Verwenden privater Kanäle, Anpassen der Zugriffseinstellungen und Einrichten von Sicherheitsgruppen zum Schutz der Daten.
- Nutzung überwachen: Beobachten Sie schließlich die Interaktionen der Benutzer, um Probleme der Sicherheit zu bewerten und gegebenenfalls Maßnahmen zu ergreifen. Erstellen Sie eine Liste für Berechtigungen von Drittanbietern und überprüfen Sie manuell andere Anwendungen, die Zugriff benötigen.
Microsoft Teams mit ClickUp optimieren
Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Microsoft Teams reibungslos, effizient und effektiv nutzen.
Durch die Integration von Microsoft Teams mit ClickUp erhalten Sie außerdem sofortigen Zugriff auf ClickUp-Aufgaben. Sie erhalten Benachrichtigungen über neue Kommentare, Anhänge, Statusänderungen und Aktualisierungen direkt in Microsoft Teams.
ClickUp Projektmanagement ist eine vielseitige Plattform, die alle Ihre Projektanforderungen abdeckt und eine alternative Kommunikationsplattform darstellt.
Es verknüpft Ihre Teams mühelos miteinander und verbessert die Workflows mit Echtzeit-Dashboards und Dokumenten für schnellere und reibungslosere Abläufe.
Das Projektmanagement-System von ClickUp bietet einen Bereich mit herausragenden Features. Es vereint Wissens- und Arbeitsmanagement an einem Ort und bietet eine benutzerdefinierte Ansicht, die sich ideal für funktionsübergreifende Projekte eignet. Seine Tools für Automatisierung und Berichterstellung steigern Ihre Effizienz erheblich.
Darüber hinaus hilft es Ihnen, Projektmanagementpraktiken effektiv zu standardisieren und zu skalieren.
Die Zusammenführung aller Prozesse der Arbeit und der Kommunikation an einem einzigen Ort bietet allen Beteiligten mehr Flexibilität und Komfort.
ClickUp Chat, ClickUp Meetings und die ClickUp Microsoft Teams-Integration schaffen Wege für eine nahtlose Koordination und operative Exzellenz, unabhängig von Ihrer Branche. Diese Features arbeiten zusammen, um Ihre täglichen Abläufe erheblich zu verbessern und Ihnen erweiterte Funktionen für Projektmanagement und Teammanagement zu bieten.
Der Bereich der Features und die reibungslose Bedienung werden Sie begeistern, wie viel Sie damit erreichen können. Probieren Sie diese Microsoft Teams-Hacks in Verbindung mit ClickUp aus, um intelligent zu arbeiten.