Wie man effektiv an Meetings teilnimmt

Sie sitzen in einem Meeting, umgeben von Kollegen, und eine brillante Idee liegt Ihnen gerade auf der Zunge. Aber die Unterhaltung dreht sich immer wieder um die gleichen alten Punkte. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Allzu oft sind Meetings weniger eine Plattform für Innovationen als vielmehr eine zeitraubende Übung.

Aber das muss nicht so sein.

Stellen Sie sich Meetings vor, in denen jeder seine Gedanken frei äußern kann, in denen Ideen aufeinanderprallen und etwas wirklich Wertvolles entsteht. Die aktive Teilnahme des Teams ist hier der Schlüssel. Sie tauchen nicht einfach nur auf, sondern bringen Ihre eigenen Ideen, Ihr Fachwissen und Ihre einzigartigen Perspektiven in die Tabelle ein. Indem Sie Ihrer Stimme Gehör verschaffen, helfen Sie sich selbst und bringen das kollektive Genie des Raums zum Vorschein.

Lassen Sie uns herausfinden, wie Sie effektiv teilnehmen und diese gefürchteten, unnötigen Meetings in anregende Sitzungen verwandeln können, die zu Ergebnissen führen.

Die Notwendigkeit und die Vorteile der aktiven Teilnahme an Meetings

Die aktive Teilnahme von Teams hat das Potenzial, eine energieraubende Diskussion in einen lebendigen Ideenaustausch zu verwandeln.

Doch wo soll man anfangen?

Aktive Beteiligung beginnt mit aktivem Zuhören. Das bedeutet, dass Sie sich voll und ganz auf die Unterhaltung einlassen und nicht nur warten, bis Sie an der Reihe sind.

Der Kommunikationsexperte Stephen R. Covey betonte in seinem internationalen Bestseller, wie wichtig es ist, "erst zu verstehen und dann verstanden zu werden", Die 7 Gewohnheiten hocheffektiver Menschen. Dieser Grundsatz unterstreicht die Bedeutung des Zuhörens für die Teilnahme an Meetings. Wenn die Mitglieder eines Teams aktiv zuhören und ihren Beitrag leisten, ergeben sich neue Perspektiven und kreative Lösungen.

Die Vorteile? Die aktive Teilnahme an Meetings, bei der das Zuhören im Vordergrund steht, kann zu folgenden Ergebnissen führen:

• Bessere Entscheidungsfindung: Eine Vielfalt von Ansichten führt zu abgerundeten Lösungen
• Klarere Kommunikation: Engagierte Unterhaltung reduziert Verwirrung und Fehlkommunikation
• Erhöhte Arbeitsmoral und Engagement: Mitarbeiter, die sich gehört und wertgeschätzt fühlen, werden produktiver und investieren mehr in ihre Arbeit
• Tiefere Beziehungen: Aktives Engagement fördert das Vertrauen und den Respekt zwischen den Mitgliedern des Teams
• Zeitersparnis: Weniger Folgemeetings sind nötig, wenn alle von Anfang an auf der gleichen Seite stehen
• Persönliches Wachstum: Aktive Beteiligung zwingt Sie aus Ihrer Komfortzone heraus und führt zu persönlicher Entwicklung

Aktive Teilnahme an Meetings ist mehr als nur ein guter Teamplayer zu sein. Sie machen sich die Kraft der unterschiedlichen Standpunkte und der kollektiven Intelligenz zunutze, um häufige Meetings in Chancen für Innovation und Fortschritt zu verwandeln.

Wege zur aktiven Teilnahme an einem Meeting

Hier sind 10 praktische Möglichkeiten, wie Sie sich aktiv an Meetings beteiligen können:

1. Verstehen Sie die Tagesordnung

Um nicht auf dem falschen Fuß erwischt zu werden, sollten Sie die meeting-Agenda im Voraus. Stellen Sie sich vor, Sie würden nicht zu einem Konzert gehen, ohne die Band oder die Setlist zu kennen, richtig?

Bereiten Sie sich auf Ihr Meeting auf die gleiche Weise vor.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Tagesordnung eines Meetings wirklich verstehen:

• Identifizieren Sie die Hauptziele: Was sind die wichtigsten Elemente, die das Meeting erreichen soll? Geht es darum, Lösungen zu finden, eine Entscheidung zu treffen oder einfach Informationen freizugeben? Wenn Sie das übergeordnete Ziel verstehen, können Sie Ihre Teilnahme darauf abstimmen
• Themen erkunden: Gibt es unbekannte Begriffe oder Konzepte? Führen Sie eine schnelle Google-Suche durch oder wenden Sie sich an den Organisator, um eine Erklärung zu erhalten. Wenn Sie vorbereitet sind, können Sie Fragen stellen und einen sinnvollen Beitrag zur Diskussion leisten
• Bereiten Sie sich selbst vor: Notieren Sie sich anhand der Themen alle Fragen, die Sie haben, Ideen, die Sie freigeben möchten, oder relevante Datenpunkte. Dieser proaktive Ansatz zeigt Initiative und hält das Meeting auf Kurs

2. Übernehmen Sie eine Rolle im Meeting

Melden Sie sich freiwillig als Protokollant oder Zeitnehmer. Auf diese Weise bleiben Sie konzentriert und engagiert und tragen gleichzeitig dazu bei, dass das Meeting ohne Schluckauf verläuft. Bereiten Sie sich auf die Meetings vor und denken Sie über Ihre Stärken nach, um sich auf eine Rolle festzulegen.

Instanz, wenn Sie detailorientiert sind, können Sie sich Notizen machen mit software für Meeting-Protokolle zum Organisieren vergangener Kommunikation und Tagesordnungen könnte der richtige Weg sein.

Ebenso könnten Sie die Rolle eines Zeitnehmers übernehmen und sicherstellen, dass jeder Redner und jedes Element der Tagesordnung die ihm zustehende Zeit erhält.

💡 Bonustipp: Die freiwillige Übernahme einer Rolle hinter den Kulissen kann für ruhigere Mitglieder eines Teams ein guter Einstieg in die aktive Teilnahme sein. Sie sammeln wertvolle Erfahrungen und tragen zum Erfolg des Meetings bei, ohne im Mittelpunkt zu stehen.

3. Tragen Sie zur Tagesordnung des Meetings bei

Die Meeting-Agenda ist die Grundlage für eine produktive Diskussion.

Aber was wäre, wenn Sie diesen Plan beeinflussen könnten? Viele Meeting-Plattformen ermöglichen offene Tagesordnungen, um die Beteiligung des Teams zu verbessern, und geben Ihnen die Möglichkeit, die Unterhaltung von Anfang an zu formen.

Hier erfahren Sie, wie Sie diese Möglichkeit nutzen können:

• Werden Sie zum Vordenker: Nehmen Sie die Tagesordnung nicht passiv entgegen. Überlegen Sie, was Sie zu den Zielen des Meetings noch beitragen können. Wenn es eine Lücke in Bezug auf Ihr Fachwissen gibt oder ein wichtiger Aspekt fehlt, schlagen Sie vor, ein relevantes Thema hinzuzufügen. Damit positionieren Sie sich als Vordenker und stellen sicher, dass das Meeting wichtige Probleme anspricht
• Neuausrichtung und Verfeinerung: Manchmal müssen bestehende Elemente der Tagesordnung überarbeitet werden. Vielleicht ist ein Thema zu weit gefasst oder geht nicht auf die zentrale Herausforderung ein. Scheuen Sie sich nicht, einen bestehenden Punkt neu zu formulieren, um eine gezieltere und produktivere Diskussion zu gewährleisten

💡 Bonustipp: Der Beitrag zur Tagesordnung muss nicht im Alleingang erfolgen. Wenn Sie sich bei einem Thema unsicher sind oder einen Verbesserungsvorschlag haben, wenden Sie sich an einen Kollegen, der Ihre Sichtweise teilen könnte. Ein Brainstorming kann zu noch stärkeren Agenden führen, die dem gesamten Team zugute kommen.

4. Nutzen Sie die nonverbale Kommunikation

Ihre Körpersprache ist in Meetings ein mächtiges tool, das oft mehr aussagt als gesprochene Worte. Hier erfahren Sie, wie Sie die nonverbale Kommunikation nutzen können:

• Projektvertrauen: Achten Sie auf eine gute Körperhaltung. Sitzen Sie aufrecht, mit zurückgenommenen und entspannten Schultern. Vermeiden Sie ein Hängenbleiben, das Desinteresse oder Langeweile signalisieren kann. Stehen Sie aufrecht, wenn das Meeting informell ist oder Sie eine Idee präsentieren
• Stellen Sie Augenkontakt her: Der Augenkontakt ist entscheidend für den Aufbau einer Beziehung und zeigt, dass Sie aufmerksam sind. Versuchen Sie, während des gesamten Vortrags Augenkontakt mit dem Redner herzustellen. Bewegen Sie Ihren Blick kurz im Raum umher, um andere anzuerkennen, aber vermeiden Sie es, jemanden angestrengt anzustarren, denn das kann dazu führen, dass sich die Person unwohl fühlt
• Zuhören: Zeigen Sie durch nonverbale Signale, dass Sie aktiv zuhören. Nicken Sie leicht, wenn Sie zustimmen, beugen Sie sich leicht vor, um Interesse zu zeigen, und schenken Sie ein ermutigendes Lächeln. Diese Gesten zeigen, dass Sie sich auf die Unterhaltung einlassen und Wert darauf legen, was der Sprecher zu sagen hat
• Kinesik: Dies ist die Lehre von der Körpersprache und davon, wie unsere körperlichen Bewegungen eine Bedeutung vermitteln. Das Verständnis der Kinesik kann Ihnen helfen, die nonverbalen Signale anderer zu interpretieren und Ihre Körpersprache auf maximale Wirkung abzustimmen
• Parasprache: Dies bezieht sich auf die stimmlichen Merkmale, die die Sprache begleiten, wie Tonfall, Tonhöhe und Lautstärke. Auch wenn sie nicht streng nonverbal ist, spielt sie eine große Rolle dabei, wie Ihre Botschaft ankommt. Zum Beispiel kann ein enthusiastischer Tonfall Begeisterung für eine Idee vermitteln, während ein monotoner Vortrag Sie unbeteiligt erscheinen lassen könnte

Wenn Sie die nonverbale Kommunikation und die verschiedenen Kommunikationsstile beherrschen, können Sie in Meetings eine stärkere und einflussreichere Rolle spielen.

5. Hinterfragen Sie die Echokammer

Vermeiden Sie auf jeden Fall die Echokammer. Kennen Sie die Versuchung, einfach mit der Gruppe mitzunicken? Widerstehen Sie ihr. Wenn Sie eine andere Sichtweise zu bieten haben, melden Sie sich zu Wort.

Dabei kann es sich um eine neue Idee, eine Herausforderung oder einfach um einen anderen Standpunkt handeln. Innovation entsteht oft dadurch, dass man den Status quo in Frage stellt. Und es sind die Menschen, die Annahmen in Frage stellen, an die man sich nach dem Meeting am ehesten erinnern wird.

Denken Sie daran, dass die Vielfalt der Gedanken in jedem Team wertvoll ist und einen offenen Dialog fördert. Scheuen Sie sich also nicht, den Konsens in Frage zu stellen. Ihre einzigartige Perspektive könnte der Funke sein, der etwas Großes entfacht.

Bonus-Tipp: Auch wenn Sie einen ausgewiesenen Notizenmacher haben, halten Sie einen kleinen Notizblock bereit, der getrennt von den normalen Meeting-Notizen aufbewahrt wird. Nutzen Sie ihn, um Fragen oder alternative Standpunkte zu notieren, wenn sie Ihnen einfallen. Auf diese Weise ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Sie Ihre Gedanken in der Hektik der Diskussion vergessen.

6. Beginnen Sie mit Check-ins

Stürzen Sie sich nicht gleich ins Geschäft - wärmen Sie sich erst einmal auf. Eine einfache Möglichkeit, das Engagement zu steigern, besteht darin, jedes Meeting mit ein paar Minuten Check-Ins zu beginnen. Bitten Sie die Teilnehmer, ihre Gründe für die Teilnahme an der Sitzung und die gewünschten Ergebnisse freizugeben. Diese Übung dient als freundliche Erinnerung an die Zielsetzung aller Beteiligten und hilft, die Diskussion auf Kurs zu halten.

Sie können die Länge und Tiefe des Check-Ins je nach der verfügbaren Zeit anpassen. Wenn das Meeting kurz ist, können kurze Rollenerklärungen genügen.

Bei längeren Meetings sollten Sie über die Fortschritte seit dem letzten Meeting oder die Ziele für das aktuelle Meeting berichten.

Und wenn Sie der Besprechung einen Hauch von Teamgeist verleihen wollen, sollten Sie Ihre Kollegen für ihre Beiträge loben. Dies ist eine einfache Möglichkeit, eine freundliche Atmosphäre zu schaffen und die Zusammenarbeit zu fördern.

7. Setzen Sie auf Empathie und Bescheidenheit

Sich bewusst zu machen, wie andere sich fühlen und was sie denken, kann dazu beitragen, Interaktionen zu erleichtern, produktive Diskussionen zu fördern und positive Beziehungen am Arbeitsplatz zu pflegen.

Einfühlungsvermögen und Bescheidenheit werden oft übersehen, sind aber mächtige tools für Engagement und aktive Beteiligung.

Hier erfahren Sie, wie Sie Empathie und Bescheidenheit in Meetings einsetzen können.

• Vermeiden Sie Unterbrechungen: Erlauben Sie den Mitgliedern des Teams, ihre Gedanken zu Ende zu denken, bevor sie sich einmischen. Unterbrechungen können dazu führen, dass sich Menschen abgewiesen oder ungehört fühlen, was ihre Teilnahme behindert
• Paraphrasieren und reflektieren Sie: Zeigen Sie durch Paraphrasieren und Reflektieren, dass Sie verstanden haben. Beispiel: "Was Sie sagen, ist also..." oder "Es klingt, als würden Sie sich Sorgen machen über..."

💡 Bonustipp: Üben Sie, die Perspektive einzunehmen: Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Kollegen und versuchen Sie, ihre Ansichten zu verstehen, auch wenn Sie nicht mit ihnen übereinstimmen.

8. Verwenden Sie eine positive Sprache

Die Sprache, die wir verwenden, kann einen erheblichen Einfluss darauf haben, wie andere uns und die Botschaft, die wir vermitteln wollen, wahrnehmen.

Um aktiv an Meetings teilzunehmen, sollten Sie Folgendes beachten.

• Verwenden Sie "Ja, und": Verwenden Sie statt "aber" lieber "Ja, und..." Damit erkennen Sie die Ideen anderer an und bauen darauf auf. Beispiel: "Ja, und wenn wir diesen Vorschlag aufnehmen, könnten wir auch..."
• Kritik umformulieren: Anstatt zu kritisieren, formulieren Sie Ihr Feedback als konstruktive Vorschläge um. Zum Beispiel, anstatt zu sagen: "Diese Idee wird nicht funktionieren", versuchen Sie: "Ich frage mich, ob wir diese Idee verbessern könnten, indem wir..."
• Dankbarkeit ausdrücken: Zeigen Sie Wertschätzung für die Beiträge anderer, indem Sie ihnen für ihre Ideen oder ihren Beitrag danken

Bonustipp: Selbst bei negativem Feedback oder Kritik kann ein positiver Ton einen großen Unterschied darin ausmachen, wie Ihre Botschaft ankommt.

9. Beherrschen Sie Ihre Emotionen

Meetings können emotional aufgeladen sein. Um aktiv und produktiv teilzunehmen, sollten Sie diese Strategien berücksichtigen.

• Innehalten und nachdenken: Wenn Sie spüren, dass Sie sich verteidigen oder aufregen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um nachzudenken, bevor Sie reagieren. Atmen Sie tief durch oder machen Sie mentale Übungen, um geerdet zu bleiben
• Verwenden Sie Ich-Aussagen: Wenn Sie Ihre Gefühle ausdrücken oder Feedback geben müssen, verwenden Sie Ich-Aussagen, um sich auf Ihre Gefühle zu konzentrieren, anstatt anderen die Schuld zu geben
• Üben Sie sich in emotionaler Intelligenz: Seien Sie sich bewusst, wie Ihre Emotionen auf andere wirken, und passen Sie Ihr Verhalten entsprechend an

10. Werden Sie ein engerer

Sie waren während des gesamten Meetings ein aktiver, wissbegieriger Teilnehmer - jetzt ist es an der Zeit, bei der Stange zu bleiben. Bevor das Meeting im Chaos versinkt und jeder zu seiner nächsten Aufgabe eilt, sichern Sie sich, dass sich alle über die nächsten Schritte im Klaren sind.

Dazu gehören die Identifizierung von Elementen, die Zuweisung von Eigentümern, die Einstellung von Fristen und sogar die Erwähnung potenzieller Tagesordnungspunkte für zukünftige Diskussionen.

Sie müssen dazu nicht den Vorsitz des Meetings übernehmen - jeder kann die Initiative ergreifen, um sicherzustellen, dass die Diskussion nicht ohne einen klaren Plan im Sande verläuft. Auf diese Weise entwickelt jeder ein Gefühl der Verantwortlichkeit und ist sich über den Zweck im Klaren.

Schließlich ist ein Meeting ohne einen definierten Plan für die nächsten Schritte wie ein Film ohne Ende - unerfüllend und unbefriedigend.

Strategien für eine effektive Teilnahme an Remote Meetings

Meetings aus der Ferne bieten Flexibilität und Komfort, sind aber auch mit besonderen Herausforderungen verbunden.

Im Folgenden finden Sie einige Schlüsselstrategien, die sicherstellen, dass Sie die Teilnahme fördern und in einer virtuellen Einstellung effektiv Beiträge leisten:

• Technischer Check: Vergewissern Sie sich vor dem Meeting, dass Ihr Mikrofon und Ihr Video einwandfrei funktionieren. Testen Sie Ihre Internetverbindung, um unscharfe Videos oder unterbrochene Anrufe zu vermeiden. Ein paar Minuten Vorbereitung vor dem Meeting können verhindern, dass technische Probleme Ihre Teilnahme zunichte machen
• Denken Sie an Ihren Hintergrund: Der erste Eindruck zählt, auch virtuell. Wählen Sie einen professionellen Hintergrund, der frei von Ablenkungen ist. Ein unordentlicher Raum oder ein unruhiger Hintergrund kann für andere Teilnehmer visuell erdrückend sein
• Werden Sie zum Kamera-Chamäleon: Video kann zwar die Verbindung verbessern, ist aber nicht immer zwingend erforderlich. Wenn Sie sich unsicher fühlen oder die Bandbreite begrenzt ist, können Sie Ihre Kamera gelegentlich ausschalten. Wenn Sie jedoch eine Präsentation halten oder sich aktiv an einer Diskussion beteiligen, sollten Sie Ihre Kamera eingeschaltet lassen, um Engagement zu zeigen und nicht abweisend zu wirken
• Nutzen Sie die Schaltfläche zum Stummschalten: Hintergrundgeräusche können eine virtuelle Einstellung stören. Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie gerade nicht sprechen, um Ablenkungen wie Tippen oder Husten zu vermeiden. Dies sorgt für einen Free Flow der Unterhaltung und dafür, dass sich alle auf den Sprecher konzentrieren
• Chat-Funktionen nutzen: Vielemeeting-Management-Software bieten Chat-Funktionen an. Solcheonline meeting tools können Ihnen helfen, Fragen, Ideen oder Links schnell freizugeben, ohne die Unterhaltung zu unterbrechen. Dies kann besonders hilfreich für ein ruhigeres Mitglied des Teams sein, das vielleicht zögert, das Wort zu ergreifen
• Sein Sie ein aktiver (virtueller) Zuhörer: Zuhören ist ein wichtiger Teil vonvirtuelle Meeting-Etikette. Achten Sie auf verbale Hinweise wie Änderungen im Tonfall oder der Betonung. Fassen Sie die Schlüsselpunkte kurz zusammen, um zu zeigen, dass Sie sich engagieren und der Unterhaltung folgen

Bonustipp: Bei virtuellen Meetings fehlt manchmal die zwanglose Interaktion, die für ein gutes Verhältnis sorgt. Nutzen Sie Nebenräume für informelle Chats oder schlagen Sie vor, das Meeting mit einer kurzen Frage zur Auflockerung zu beginnen, damit sich alle Beteiligten wohler fühlen und eine Verbindung aufbauen können.

Gleichgewicht in Meetings schaffen

Wie erledigen Sie das Gleichgewicht zwischen der Effizienz von Meetings und dem Zeitmanagement? Um in der begrenzten Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, den größtmöglichen Wert aus Ihren Meetings herauszuholen, sollten Sie sich auf zwei Schlüssel konzentrieren:

Psychologische Sicherheit

Stellen Sie sich Folgendes vor: Ein Meeting, in dem Sie Ihre Ideen freigeben können, auch wenn sie unkonventionell erscheinen. Das ist, kurz gesagt, psychologische Sicherheit.

Es ist die Gewissheit, dass man nicht verspottet oder bestraft wird, wenn man seine Meinung sagt. Deshalb ist das so wichtig:

• Bessere Entscheidungen: Unterschiedliche Perspektiven führen zu besseren Lösungen
• Innovation: Neue Ideen kommen oft aus unerwarteten Ecken. Unterdrückte Stimmen hemmen den Fortschritt
• Engagementförderung: Das Gefühl, geschätzt und gehört zu werden, motiviert zur Teilnahme

Wie man psychologische Sicherheit gewährleistet:

• Grundregeln aufstellen: Respekt und offene Kommunikation als Eckpfeiler eines effektiven Meetings etablieren
• Aktiv zuhören: Jedem die Chance geben, ohne Unterbrechung zu sprechen
• Konzentrieren Sie sich auf Ideen, nicht auf Personen: Geben Sie dem Thema mehr Gewicht als der Person, die es präsentiert

Optimieren Sie Ihre Teilnahme

Nicht jedes Meeting verdient das gleiche Maß an Energie. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Beteiligung optimieren können:

• Seien Sie rücksichtslos bei Einladungen: Trägt Ihre Anwesenheit direkt zur Diskussion bei? Wenn nicht, lehnen Sie höflich ab
• Bereiten Sie sich vor: Lesen Sie die Tagesordnung im Voraus. Wenn Sie etwas beizutragen haben, geben Sie es im Voraus frei
• Sein Sie ein aktiver Zuhörer: Achten Sie auf dieart des Meetings, aber finden Sie auch Gelegenheiten, einen sinnvollen Beitrag zu leisten
• Respektvoll herausfordern: Scheuen Sie sich nicht, anderer Meinung zu sein, aber erledigen Sie es konstruktiv

Technologie für die effektive Teilnahme an Meetings nutzen

Als Berufstätiger haben Sie wahrscheinlich viele Aufgaben und Projekte zu bewältigen. Eine hohe Produktivität und ein hohes Maß an Engagement aufrechtzuerhalten, kann eine Herausforderung sein, besonders in Meetings.

Hier kann ein tool wie ClickUp wird Ihnen helfen. Sie können es verwenden als plattform zur Verwaltung und Optimierung von Meetings um das Beste aus jedem Meeting herauszuholen.

Von einem zentralisierten Kalender bis KI-unterstützte Notizen , App-Integrationen und Erinnerungen verleiht ClickUp Ihrem Team Meeting einen Sinn.

Sehen wir uns an, wie ClickUp die aktive Teilnahme an Meetings und die Produktivität steigert.

Verfolgen Sie jedes Meeting und jede Aufgabe mit einem zentralen Kalender

Verfolgen Sie Meetings und Aufgaben für jede Abteilung in einem ClickUp Kalender

Sie müssen nicht mehr mit verschiedenen Kalender-Apps jonglieren, verzweifelt nach den richtigen Meeting-Details suchen oder, gasp, die Peinlichkeit einer Doppelbelegung ertragen. ClickUp's Kalender Ansicht gibt Ihnen eine farbcodierte Ansicht Ihres Tages aus der Vogelperspektive, um solche Planungsfehler zu vermeiden

Stellen Sie sich vor, es ist Monday - der Beginn einer hektischen Woche. Ein Blick auf Ihren ClickUp Kalender offenbart ein Meer von Farben, wobei jeder Farbton eine Geschichte erzählt: der wichtige Bericht für den Client in kräftigem Rot, die Brainstorming-Sitzung des Teams für eine Kampagne in leuchtendem Blau, alles übersichtlich angeordnet, damit Sie Ihren Tag planen können.

Fühlt sich der Kalender überladen an? Ziehen Sie einfach Slots per Drag & Drop, um Aufgaben und Termine nach Mitarbeiter, Priorität und Status zu filtern oder neu anzuordnen.

Und für den Hauch von Teamarbeit sorgt das Feature Kalender-Freigeben, mit dem alle Teilnehmer in Echtzeit auf derselben Seite sind - so können Sie ganz einfach die Verfügbarkeit Ihres Teams einsehen oder Ihren Zeitplan mit Kunden teilen.

Das Tüpfelchen auf dem "i"? Sie können Ihren Google Kalender mit ClickUp synchronisieren, um Ihre Meetings in einem einzigen, aufgeräumten Space zu organisieren. Kein Meeting-Wahnsinn und keine E-Mails mehr - nur noch perfekte Koordination.

Vereinfachen Sie Ihre Teilnahme an Meetings und erzielen Sie eine echte Wirkung

Mit der Zoom-Integration von ClickUp können Sie Meetings ansetzen, Erinnerungen einrichten und Anrufe direkt über dieselbe Plattform annehmen

Mit der ClickUp-Integration in Google Kalender und Zoom können Sie mühelos Meetings planen und Aufgaben automatisch von ClickUp aus aktualisieren.

Stellen Sie sich zum Beispiel ein Meeting mit einem Client vor, das schon seit Wochen geplant ist. Mit der Google Kalender-Integration von ClickUp können Sie ein Meeting-Ereignis direkt in ClickUp erstellen, ohne zwischen verschiedenen Apps wechseln zu müssen. Mit nur einem Klick werden die Details Ihres Meetings mit Ihrem Kalender und Ihrem Client synchronisiert.

Ähnlich verhält es sich mit der ClickUp-Zoom-Integration **Noch nie war es so einfach, an Meetings teilzunehmen - öffnen Sie einfach den Link in ClickUp und schon sind Sie dabei!

Und jetzt kommt's: Sie können Meetings auch aus Aufgaben heraus öffnen und Ihre Arbeit unterwegs abschließen. Wenn das Meeting endet, aktualisiert ClickUp automatisch die Aufgabe mit den Details und verknüpft auf Wunsch sogar die Aufzeichnung des Zoom Meetings.

Apropos Effizienz von Meetings: Haben Sie sich jemals gefragt, warum manche Meetings einfach nicht enden wollen? ClickUp's Zeiterfassung **lässt Sie genau sehen, wie lange jedes Meeting dauert und hilft Ihnen, die ewigen Meetings zu erkennen (und zu vermeiden!)

Mit diesem Wissen und diesen Daten können Sie kürzere Tagesordnungen und konzentrierte Diskussionspunkte vorschlagen.

Richten Sie ClickUp Erinnerungen für Ihr Team mit Uhrzeit und Datum ein, damit jeder weiß, wann die Termine für Aufgaben oder Meetings sind

Meetings kommen jetzt zu Ihnen, nicht umgekehrt. ClickUp-Erinnerungen Mit ClickUp Reminders behalten Sie den Überblick über Ihren Zeitplan und sind bestens vorbereitet und bereit, zu glänzen. Verabschieden Sie sich von diesen hektischen "Ist es schon 14 Uhr?"-Momenten.

Und wenn Sie eine Änderung vornehmen müssen, kein Problem! Sie können Erinnerungen zurückstellen, verschieben, delegieren oder abhaken - alles an einem Ort.

Außerdem hält ClickUp Sie mit personalisierten Benachrichtigungen auf dem Laufenden.

Sie erhalten eine Popup-Erinnerung auf Ihrem Desktop oder einen Hinweis auf Ihrem Telefon - so als hätten Sie einen persönlichen Assistenten, der immer am Ball bleibt. Meetings beginnen pünktlich, Tagesordnungen sind nur einen Klick entfernt, und Sie sind immer bereit, in Ihren Meetings etwas zu bewirken, anstatt nur daran teilzunehmen.

Zusammenarbeit und Kommunikation in Echtzeit

Nutzen Sie das Feature zur Erkennung von Kollaboration in ClickUp Doc, um mit Ihren Team-Mitgliedern in Echtzeit zu bearbeiten, zusammenzufassen, zu brainstormen und zu schreiben

Nie mehr nach Notizen suchen oder vergessen, was besprochen wurde. ClickUp Dokumente gibt Ihnen den Space, um gemeinsam Tagesordnungen zu erstellen, Brainstorming zu betreiben und Schlüsselpunkte festzuhalten - alle sind buchstäblich auf der gleichen Seite!

Darüber hinaus können Sie sich von der Tradition des "designierten Notizenmachers" verabschieden und alle Teilnehmer eines Meetings durch die integrierte Echtzeit-Zusammenarbeit bereits im Vorfeld zur Tagesordnung beitragen lassen. Auf diese Weise sind alle konzentriert und vorbereitet, wenn es Zeit ist, sich zusammenzusetzen.

Ein weiteres ClickUp Docs Powerplay? Sie können Erkenntnisse festhalten, Kommentare für Feedback einfügen und an Aufgaben anhängen - alles in Echtzeit. Während Docs die Kooperation und Zusammenarbeit verbessert, ist der KI-Assistent von ClickUp, ClickUp Gehirn hebt die Teilnahme an Meetings und deren Organisation auf ein völlig neues Niveau.

Verwenden Sie ClickUp Brain, um Transkriptionen Ihrer Meetings zu erhalten

**ClickUp Brain analysiert die Aufzeichnungen von Meetings, fasst die Schlüsselpunkte in Dokumenten zusammen und generiert automatisch eine Liste von Aktionspunkten, die Sie ClickUp Aufgaben zuordnen können

Wenn Sie nach einer schwierigen Besprechung Schwierigkeiten hatten, aus zu vielen Notizen eine Richtung zu finden one-on-One Meeting kann ClickUp Brain Ihnen helfen, die nächsten Schritte festzulegen. Bitten Sie die KI einfach um Erkenntnisse, Inputs und Elemente in einfachem Englisch, und Sie haben sie sofort zur Hand. !

Diese Elemente können dann umgewandelt werden in ClickUp Aufgaben , abgeschlossen mit Fristen und Mitarbeitern, die für eine klare Eigentümerschaft und Verantwortlichkeit sorgen.

Verwenden Sie Vorlagen, um Meetings in die richtige Richtung zu lenken

Das ClickUp Team hat über 1000+ Vorlagen entwickelt, um jede Aufgabe oder jeden Anwendungsfall in Gang zu bringen. Und das Beste daran? Sie können die KI-Fähigkeiten von ClickUp Brain nutzen, um benutzerdefinierte Vorlagen zu erstellen, die auf Ihre speziellen Anforderungen zugeschnitten sind.

Lassen Sie uns zunächst eine Vorlage besprechen, die Ihren Meetings eine Richtung geben kann - die ClickUp Vorlage für die Tagesordnung -und sehen Sie, wie es Ihr Meeting-Management verbessern kann.

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Verdeutlichen Sie den Zweck Ihrer Meetings mit der ClickUp Vorlage für die Tagesordnung

Hier ein Überblick über die wichtigsten Features:

• Anpassbare Struktur: Erstellen Sie maßgeschneiderte Agenden mit benutzerdefinierten Status, Feldern und Ansichten, um Ihre spezifischen Meeting-Anforderungen zu erfüllen
• Aufgabenmanagement: Weisen Sie Agenda-Elemente als Aufgaben zu, setzen Sie Fristen und verfolgen Sie den Fortschritt für eine bessere Verantwortlichkeit
• Details: Fügen Sie die Namen des Moderators, des Notizenmachers und der Teilnehmer hinzu, um die Rollen zu verdeutlichen
• Flexibilität: Passen Sie die Vorlage an verschiedene Arten von Meetings an, von wöchentlichen Stand-ups bis zu strategischen Planungssitzungen
• Integration: Kombinieren Sie mit anderen ClickUp Features wie Listen, Gantt Diagrammen, Workload und Kalender für ein umfassendes Projektmanagement.

Mit dieser Vorlage können Sie Ihre Meetings von unproduktiven Zusammenkünften in produktive und zielorientierte Sitzungen verwandeln.

Für ClickUp ist die Nachverfolgung von Meeting-Protokollen kein Fremdwort. Es gibt so viel zu erinnern: wer was gesagt hat, welche Entscheidungen getroffen wurden und welche Aufgaben abgeschlossen werden müssen.

Aus diesem Grund haben wir das ClickUp Meeting-Protokoll Vorlage -eine narrensichere Methode, um sicherzustellen, dass nichts durch die Maschen rutscht.

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So unterstützt diese Vorlage produktive Meetings:

• Anwesenheit und Verantwortlichkeit: Die Vorlage bietet einen eigenen Space für die Erfassung der Anwesenheit und die Kennzeichnung der Teilnehmer. So wird sichergestellt, dass jeder zu Wort kommt und keine wichtigen Informationen verloren gehen
• Nachverfolgung der Tagesordnung: Die Vorlage enthält spezielle Abschnitte für diemeeting-Agenda und detaillierte Notizen. Dies hilft Ihnen, sich auf die anstehenden Themen zu konzentrieren und die Schlüsselpunkte und Entscheidungen der Diskussion zu erfassen
• Umsetzbare Ergebnisse: Hatte das Meeting einen Zweck? Diese Vorlage hilft Ihnen bei der Nachverfolgung der wichtigsten Erkenntnisse und Ergebnisse und stellt sicher, dass jeder versteht, was die Beteiligten mitnehmen wollen
• Eigentümerschaft und Verantwortung: Weisen Sie den Teammitgliedern direkt Elemente als ClickUp Aufgaben zu, abgeschlossen mit Fristen und Zuständigkeiten
• Vorgefertigte Seiten für mehr Effizienz: Die Vorlage bietet vorgefertigte Seiten für die Organisation von Teams, individuelle Notizen für Meetings und hilfreiche Anleitungen, um das Potenzial der Vorlage zu maximieren. Das bedeutet weniger Zeitaufwand für das Setup und mehr Zeit für das eigentliche Meeting

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Verwalten Sie alles, was mit E-Mails zu tun hat, von Tagesordnungen über Notizen bis hin zu Nachfassaktionen, mit der ClickUp Vorlage für Meetings

Mit protokollführung und Beherrschung von Notizen müssen Sie nun Diskussionspunkte und Elemente festhalten - und zwar schnell!

Wäre es nicht großartig, ein Command-Center zu haben, das einen organisierten, kooperativen Ansatz bietet? Nun, Sie haben eine in der ClickUp Meetings Vorlage .

Es ist nicht nur ein glorifizierter Notizblock; der Produktivitäts-Hack verwandelt Meetings von notwendig in effektiv und sorgt dafür, dass der Schwung noch lange nach dem letzten Händeschütteln und High-Five anhält.

Hier sind einige Schlüsselvorteile, die diese Vorlage auszeichnen:

• Auf Wiedersehen, Schnitzeljagd: Mit der Vorlage für Meetings können Sie Elemente der Tagesordnung, Notizen und Folgetermine direkt in Ihrem Dokument verwalten. Keine verlorenen Papiere oder endlosen E-Mails mehr. Alles ist an einem Ort, leicht zu finden und leicht freizugeben
• Visualisieren Sie Ihre Meetings auf Ihre Weise: Die Vorlage ist flexibel. Wählen Sie Ihre Ansicht - Liste, Board, Konversation einbetten, Kalender oder sogar eine Tafel im Kanban-Stil. Auf diese Weise können Sie Ihre Meeting-Informationen so anzeigen, wie es für Sie und Ihr Team am besten ist
• Farbcodierte Organisation: Anpassbare Status sorgen dafür, dass alle auf der gleichen Seite sind. Das Verschieben von Elementen auf der Agenda durch vordefinierte Phasen wie "Ungeplant" und "Geschlossen" - oder das Erstellen eigener Phasen wie "Offen für Diskussionen" - hilft Ihnen, den Fortschritt des Meetings in einem klaren, farbcodierten System zu visualisieren
• Gemeinsam können wir: Die Dokumente ermöglichen die gleichzeitige Bearbeitung. Gemeinsames Brainstorming von Elementen der Tagesordnung, Notizen während des Meetings und Verfeinerung von Aktionspunkten im Team. Dieser kollaborative Ansatz stellt sicher, dass alle von Anfang an auf einer Linie sind
• Umsetzbare Ergebnisse: Die Vorlage für Meetings hilft Ihnen, die Ergebnisse von Meetings in Aktionen umzusetzen. Weisen Sie Folgeaufgaben direkt im Dokument für das Meeting-Protokoll zu, mit Fristen und Mitarbeitern. Dies fördert die Verantwortlichkeit und stellt sicher, dass Ihr Team bei den entscheidenden nächsten Schritten den Überblick behält

Werden Sie ein aktiver Meeting-Teilnehmer mit ClickUp

Wenn Sie von einem passiven Teilnehmer zu einem aktiven Teilnehmer werden, können Meetings zu leistungsstarken tools für Wachstum und Zusammenarbeit werden. Der Schlüssel liegt in Ihrer Einstellung und in den Tools, die Sie verwenden.

Aktives Zuhören ist das A und O. Es stellt sicher, dass alle auf der gleichen Seite stehen und fördert ein tieferes Verständnis des Themas.

Der Einsatz eines Tools zur Abwicklung Ihrer Meetings wird bald unumgänglich sein. Nutzen Sie die vielseitigen Features von ClickUp und entwickeln Sie Ihre Fähigkeiten zur Vorbereitung und zum Zuhören. Dann können Sie diese Sitzungen zu einem wertvollen Erlebnis machen.

Nehmen Sie nicht nur unser Wort dafür. ClickUp Benutzer bezeugen seine positive Wirkung.

_Wir nutzen es täglich, um alle Projektmeetings mit Kunden, interne Projektplanungsmeetings, interne Meetings zum Projektfortschritt, Sitzungen zur Ressourcenplanung zu organisieren. Wir nutzen es auch, um die Eigentümerschaft von Aufgaben mit Endkunden zu fördern, was wiederum hilft, Verantwortlichkeiten zu klären

Andrew Houghton, Senior Projektleiter, Aptean

Ihre Reise zu einem aktiven Meeting-Teilnehmer ist hier noch nicht zu Ende. Denken Sie daran: Übung macht den Meister.

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