Microsoft Teams ist zu einem wichtigen tool für Unternehmen jeder Größe geworden, die eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teams anstreben.
Dies geht Hand in Hand mit dem weltweiten Anstieg der Remote-Arbeit nach der Pandemie. Die Beliebtheit des Tools ist unbestreitbar, da es eine zentrale Anlaufstelle für Instant Messaging, Videokonferenzen, Dateifreigabe und Projektmanagement bietet.
Mit der weit verbreiteten Nutzung von Kollaborationssoftware wie Microsoft Teams geht jedoch auch die Notwendigkeit einher, die entsprechenden Verhaltensregeln für Microsoft Teams zu befolgen. Dies hilft Unternehmen, die Kommunikation zu verbessern, Missverständnisse zu reduzieren, die Verwaltung zu optimieren und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
In diesem Blog besprechen wir die Dos und Don'ts bei der Verwendung von Microsoft Teams, damit Sie effizient und professionell damit umgehen können.
Microsoft Teams-Etikette: Was Sie tun sollten
Die Einhaltung der Microsoft Teams-Etikette bei der Planung von Teams-Meetings, dem Versenden von Chat-Nachrichten oder anderen Aktivitäten hilft Ihnen, effektiv und respektvoll mit Ihren Kollegen und Stakeholdern zu kommunizieren. Darüber hinaus trägt sie dazu bei, dass alle Ihre Interaktionen zu den gewünschten Antworten und Ergebnissen führen.
Lassen Sie uns nun die gängigen und wichtigen Verhaltensregeln für Microsoft Teams (die Dos) besprechen, die wir beachten müssen.
Befolgen Sie grundlegende Verhaltensregeln für die Kommunikation per Nachrichten
So können Sie grundlegende Verhaltensregeln für Nachrichten und Kommunikation umsetzen:
Halten Sie Ihre Nachrichten direkt und auf den Punkt gebracht
Wenn Sie mit Ihren Team-Mitgliedern kommunizieren, sollten Sie sich klar und prägnant ausdrücken, Ihre Nachrichten kurz halten, höflich bleiben und Ihre Kollegen mit ihrem Namen ansprechen.
Anstatt beispielsweise einem IT-Teammitglied zu schreiben: „Meine E-Mail funktioniert nicht“, versuchen Sie es mit: „Hallo Brian, ich erhalte bei allen meinen E-Mails an Client X eine Fehlermeldung. Es könnte sich um ein Server-Problem handeln. Könnten Sie mir bitte helfen?“
So vermeiden Sie Verwirrung und stellen sicher, dass Ihre Nachrichten professionell, umsetzbar und konkret sind.
Achten Sie darauf, beim Chatten einen professionellen und respektvollen Ton zu beibehalten.
Verwenden Sie bei der Nutzung der Chat-App von Teams stets einen professionellen und respektvollen Ton und vermeiden Sie übermäßig umgangssprachliche Ausdrücke, die falsch interpretiert werden könnten. Anstatt beispielsweise zu sagen: „Können Sie das so schnell wie möglich erledigen?“, könnten Sie sagen: „Könnten Sie diese Aufgabe bitte priorisieren und mir Bescheid geben, wenn sie fertiggestellt ist? Vielen Dank!“
Erfahren Sie, wen Sie mit @mention erwähnen sollten und wann Sie diese Funktion verwenden sollten.
Mit dem Erwähnen von Personen können Sie sicherstellen, dass die richtige Person Ihre Nachricht sieht. Verwenden Sie das Erwähnen von Personen sparsam, um Ihre Kollegen nicht mit Benachrichtigungen zu überhäufen. Insbesondere bei wichtigen Unterhaltungen beim Chatten in einer Gruppe müssen Sie sicherstellen, dass die richtige Person auf Ihre Nachricht antwortet.
Wenn Sie beispielsweise Input von Daniel zu einem Projekt benötigen, könnten Sie schreiben: „Hallo @Daniel, kannst du bitte Version 2.0 des Quartalsberichts überprüfen und dein Feedback freigeben?“
Halten Sie sich an die Etikette für Meetings
Halten Sie sich an diese Kommunikationsstrategien für MS Teams, um eine reibungslose, professionelle und produktive Erfahrung für alle Beteiligten zu gewährleisten:
Nehmen Sie pünktlich an Meetings teil und überprüfen Sie Ihre Ausrüstung im Voraus
Pünktlichkeit ist ein wichtiger Bestandteil von Professionalität. Wenn Sie zu spät zu einem Meeting kommen, lassen Sie andere warten und zeigen damit mangelnden Respekt für deren Zeit. Denken Sie auch daran, vor dem Beitritt zu einem virtuellen Meeting Ihre Kamera- und Mikrofoneinstellungen zu überprüfen, um technische Probleme zu vermeiden.
Bleiben Sie stummgeschaltet, um Hintergrundgeräusche zu minimieren
Es ist wichtig, dass Sie Ihr Mikrofon stumm schalten, während andere sprechen, da dies verhindert, dass die Teilnehmer störende Hintergrundgeräusche aus Ihrem Zuhause oder Büro hören. Wenn Sie bemerken, dass jemand im Meeting vergessen hat, sein Mikrofon stumm zu schalten, ergreifen Sie die Initiative und tun Sie es selbst, um ein Beispiel zu geben und eine konzentrierte Atmosphäre beim Meeting zu gewährleisten.
Sorgen Sie für einen professionellen Hintergrund und setzen Sie die Kamera effektiv ein
Ein professioneller Hintergrund hilft, visuelle Ablenkungen zu vermeiden. Setzen Sie sich vor eine neutrale Wand oder einen Vorhang oder verwenden Sie das Feature zur Hintergrundunschärfe. Achten Sie darauf, dass Ihre Kamera gut ausgerichtet ist, und wählen Sie einen Ort für das Meeting, an dem das Licht auf Sie gerichtet ist, damit Ihre Sichtbarkeit nicht durch Schatten beeinträchtigt wird.
Nehmen Sie aktiv teil und vermeiden Sie Multitasking während Meetings
Es ist unhöflich, während Einzel- oder Gruppen-Video-Meetings abgelenkt zu wirken oder mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Dies zeugt von mangelnder Aufmerksamkeit und Respekt gegenüber dem Sprecher. Konzentrieren Sie sich auf das Meeting und tragen Sie zu einer ansprechenden, fruchtbaren und professionellen Interaktion bei.
Sorgen Sie für ein effektives Kanal- und Teammanagement
Wenn Sie für eine gute Kanal- und Teamverwaltung sorgen, ist das Ergebnis eine organisierte und effiziente Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern:
Best Practices für die Verwaltung von Kanälen und deren Inhalten
Beachten Sie die folgenden Tipps, um Ihren Microsoft Teams-Workspace organisiert und effizient zu halten:
- Erstellen Sie einen speziellen Kanal für zwanglose und unterhaltsame Unterhaltungen, um arbeitsbezogene Diskussionen von unbeschwerten Inhalten zu trennen.
- Richten Sie einen separaten Kanal ein, um die Nachverfolgung der Verbesserung des Teams zu ermöglichen und zu fördern, in dem die Mitglieder Tipps, Tricks und Fragen freigeben können.
- Nutzen Sie den allgemeinen Kanal sinnvoll für wichtige Ankündigungen und Themen, die nicht in andere Kanäle passen.
Strategien, um Kanäle fokussiert zu halten und themenfremde Beiträge zu reduzieren
Es ist entscheidend, dass Chat-Unterhaltungen für das Thema des Kanals relevant sind, um Professionalität zu wahren, die Produktivität zu bewahren und einen schnellen Zugriff auf Antworten zu ermöglichen. Hier sind einige Strategien, um dies zu erreichen:
- Definieren Sie klar den Zweck jedes Kanals
- Heften Sie wichtige Unterhaltungen beim Chatten an oder verwenden Sie Kanalbeschreibungen, um den Schwerpunkt des Kanals hervorzuheben.
- Ermutigen Sie die Mitglieder, für bestimmte Themen die entsprechenden Kanäle zu nutzen.
- Erinnern Sie die Mitglieder höflich daran, beim Thema zu bleiben, wenn die Unterhaltung vom Kurs abweicht.
- Schlagen Sie den Mitgliedern vor, für persönliche oder nicht relevante Unterhaltungen auf Privatnachrichten umzusteigen.
Wann und wie Sie Privat-Kanäle für vertrauliche Diskussionen nutzen sollten
Private Kanäle sind durch Berechtigungen geschützte Spaces, in denen Teams vertrauliche Unterhaltungen führen und Dateien speichern können. Ihre Nutzung sollte jedoch auf ein Minimum beschränkt und nur in notwendigen Situationen erfolgen. Hier sind einige Möglichkeiten, private Kanäle zu nutzen:
- Nutzen Sie Privat-Kanäle für vertrauliche oder sensible Unterhaltungen im Rahmen der Arbeit, 1:1-Nachfass-Unterhaltungen und private Neben-Unterhaltungen.
- Teilen Sie arbeitsgerechte persönliche Medien (wie ein Foto Ihrer Katze), um die Unterhaltung in Privat-Chats unterhaltsam und freundlich zu gestalten. Vergewissern Sie sich jedoch zuvor, dass der Empfänger mit dem Versand dieser Nachrichten einverstanden ist, und holen Sie seine Zustimmung ein.
Verbessern Sie die Dateifreigabe und die Zusammenarbeit im Team
Microsoft Teams ist ein großartiger Ort, um an Dateien zu arbeiten, egal ob Sie alleine oder mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten:
Links für einfachen Zugriff und Zusammenarbeit
Mit Microsoft 365 können Sie Dokumente wie Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien gemeinsam mit anderen in Echtzeit bearbeiten. Eine gute Möglichkeit, diesen Vorteil effizient zu nutzen, besteht darin, Links in Teams anstelle von Anhängen zu senden, um Dokumente freizugeben. Dies trägt auch dazu bei, Ihren Posteingang übersichtlich zu halten und sicherzustellen, dass alle an der neuesten Version arbeiten.
Tipps für eine übersichtliche Dateistruktur in Teams
Mit diesen einfachen Tipps bleiben Ihre Dateien organisiert und leicht zugänglich:
- Halten Sie Dateien unter 250 GB und verwenden Sie für größere Dateien die OneDrive-App für die Synchronisierung zum Hochladen und Synchronisieren.
- Beschränken Sie Ordner auf drei Ebenen, um organisiert zu bleiben und die Beschränkung für die Anzahl der Zeichen in Ordnerpfaden nicht zu überschreiten.
- Installieren Sie die OneDrive-App, um direkt über den macOS Finder, Windows Explorer oder die OneDrive-App für Mobilgeräte auf Dateien zuzugreifen, sodass Sie auch ohne WLAN arbeiten können.
- Greifen Sie direkt in SharePoint auf Dateien zu, um dessen erweiterte Features zu nutzen.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie Kommunikationsplan-Vorlagen, um strukturierte Informationen freizugeben, klare Kanäle zu verwalten, effizient zu kommunizieren und professionell in Microsoft Teams zusammenzuarbeiten.
Microsoft Teams-Etikette: Was Sie nicht tun sollten
Lassen Sie uns die häufigsten Fallstricke und Verstöße gegen die Microsoft Teams-Etikette aufdecken, die die Produktivität und Zusammenarbeit beeinträchtigen können:
Erstellen Sie keine unnötigen Teams und Kanäle
Microsoft Teams bietet zwar Flexibilität bei der Erstellung von Teams und Kanälen, dennoch ist es wichtig, vor dem Handeln zu planen. Vermeiden Sie die Versuchung, für jede Teilaufgabe oder Diskussion zu viele Kanäle zu erstellen.
Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre aktuelle Teamstruktur zu durchsuchen. Prüfen Sie, ob bereits ein geeigneter Space für Ihr neues Projekt oder Ihre neue Unterhaltung vorhanden ist. Dieser durchdachte Ansatz hilft, Informationssilos zu vermeiden, Unordnung zu reduzieren und Ihren digitalen Workspace organisiert zu halten.
Vermeiden Sie eine Überfüllung Ihrer Teams
Genauso wie Sie nicht jeden zu einem Meeting einladen würden, sollten Sie auch bei der Auswahl der Teilnehmer für Ihr Team selektiv vorgehen. Berücksichtigen Sie den Wert jedes einzelnen Mitglieds für das Team. Die Einbeziehung unnötiger Teilnehmer kann zu einer Informationsüberflutung und einer Verringerung der Produktivität führen.
Nehmen Sie sich Zeit, um die Mitglieder des Teams sorgfältig auszuwählen. Auch wenn Sie aus Bequemlichkeit vielleicht alle hinzufügen möchten, ist ein gut zusammengestelltes Team effektiver, um die Produktivität zu steigern.
Wenn Sie in Teams sind, die Ihnen nicht mehr nützen, informieren Sie den Eigentümer des Teams höflich darüber und entfernen Sie sich aus dem Team. Eine übersichtliche MS Teams-Umgebung fördert die Konzentration und Effizienz.
Verwenden Sie Benachrichtigungen mit Priorität nur, wenn dies erforderlich ist.
Verwenden Sie Benachrichtigungen mit Priorität nur für echte Notfälle. Verwenden Sie sie beispielsweise, wenn Sie eine sofortige Genehmigung für ein zeitkritisches Projekt oder ein kritisches Problem mit hoher Priorität benötigen, das dringend Aufmerksamkeit erfordert.
Denken Sie daran, dass das Ziel darin besteht, Dringlichkeit zu vermitteln, ohne Ihre Kollegen zu überfordern. Der übermäßige Einsatz von Benachrichtigungen mit Priorität kann zu Ermüdung führen und die Wirksamkeit verringern, wenn sie wirklich benötigt werden.
Dominieren Sie nicht die Unterhaltung
Respektieren Sie die Zeit und Meinungen aller, indem Sie ihnen erlauben, ihre Gedanken zu Ende zu bringen, bevor Sie sich einmischen – sei es in Nachrichten oder Video-Konferenzen auf Chat-Plattformen, die entfernte Kollegen miteinander verbinden.
Unterbrechungen können frustrierend sein und Sie und Ihre Kollegen daran hindern, sich effektiv zu unterhalten. Üben Sie daher aktives Zuhören, schenken Sie dem Sprecher Ihre volle Aufmerksamkeit, warten Sie, bis Sie an der Reihe sind, und schaffen Sie eine integrativere und produktivere Umgebung für alle Beteiligten.
Vermeiden Sie Textwüsten in Kanälen
Als Kanal-Eigentümer müssen Sie für Ordnung sorgen, indem Sie die Unterhaltungen wieder zum Thema zurückführen. Wenn eine Diskussion vom Thema abweicht, sollten Sie in Betracht ziehen, Direktnachrichten zu verwenden, um die Unterhaltung privat fortzusetzen. Erinnern Sie die Teammitglieder außerdem daran, die vereinbarten Kommunikationspraktiken für Teams zu befolgen.
Wenn jemand eine 15 Zeilen lange Nachricht postet, erklären Sie ihm (ggf. privat), dass eine kürzere, prägnantere Nachricht oder ein Video effektiver und angemessener sein könnte.
Missachten Sie nicht den Status „Bitte nicht stören“
Das Verständnis und die Achtung des Verfügbarkeitsstatus Ihrer Kollegen ist für die Etikette in Microsoft Teams von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie jemanden anrufen, der seinen Status auf „Bitte nicht stören” eingestellt hat, zeigen Sie damit, dass Sie dessen Wünsche nicht beachten, selbst wenn diese ausdrücklich geäußert wurden. Wenn die Person nicht antwortet, haben Sie außerdem Ihre Zeit mit dem Anruf verschwendet.
Anstatt den Workflow zu unterbrechen, nutzen Sie Instant Messaging, um sich nach der Verfügbarkeit für einen Anruf zu erkundigen. Wenn Sie keine sofortige Antwort erhalten, respektieren Sie den Status „beschäftigt” und versuchen Sie es später erneut.
Übertreiben Sie es nicht mit Memes und GIFs
Memes und GIFs können zwar Spaß machen, aber sie nehmen Space weg und werden möglicherweise nicht von allen geschätzt. Außerdem kommt Ihr Sinn für Humor möglicherweise nicht bei allen Kollegen gut an.
Um einen professionellen Umgang zu wahren, vermeiden Sie Memes und GIFs in Kanälen zur Arbeit. Wie ich bereits erwähnt habe, sollten Sie einen speziellen Kanal für zwanglose soziale Interaktionen einrichten, in dem Sie Memes und GIFs freigeben können.
Senden Sie keine vagen „Hallo”-Texte
Ein vages „Hi“ ohne Angabe des Grundes für die Kommunikation zu senden und dann zu verschwinden, kann als unproduktiv und unhöflich angesehen werden. Das bedeutet, dass Sie unnötig zweideutig und absichtlich unklar darüber sind, was Sie sagen möchten und welche Antwort Sie erwarten.
Sagen Sie beispielsweise statt „Hallo“ lieber „Hallo Susan, ich brauche Ihr Feedback zu den neuesten Kampagnenmotiven. Wann wäre ein guter Zeitpunkt, um darüber zu sprechen?“ Auf diese Weise liefern Sie den Kontext und der Empfänger weiß, was Sie brauchen, wodurch die Unterhaltung mehr Produktivität und Respekt mit sich bringt.
Verbessern Sie die Teamkommunikation mit ClickUp und Microsoft Teams
Microsoft Teams ist eine der besten Business-Messaging-Apps. Dank seiner umfangreichen Features und Funktionen übertrifft es seine Mitbewerber in Sachen Kompetenz, Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit.
Es bietet zahlreiche Integrationen, mit denen Benutzer ihre Workflows ganz einfach optimieren können. Tatsächlich ist die Integration von Microsoft Teams im Projektmanagement mit ClickUp in Unternehmen und Branchen äußerst beliebt.
Aber was ist ClickUp?
ClickUp ist ein All-in-One-Projektmanagement-Tool, das entwickelt wurde, um Arbeitsprozesse zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Effizienz innerhalb Ihres Teams zu steigern. Es zentralisiert Aufgabenmanagement, Dokumenten- und Dateifreigabe sowie Kommunikation an einem Ort.
Die ClickUp-Integration in Microsoft Teams trägt dazu bei, die Kommunikation im Team zu verbessern, die Teams-Etikette einzuhalten und letztendlich die Produktivität zu steigern.
Mit der ClickUp-Integration für Microsoft Teams können Sie:
- ClickUp-Links entfalten: Fügen Sie automatisch Aufgabendetails zu Links hinzu, die in Teams-Kanälen freigegeben werden, um den Kontext zu verbessern.
- Benachrichtigungen erhalten: Erhalten Sie Updates zu Kommentaren, Anhängen, Status-Änderungen und Aktualisierungen zu Mitarbeitern direkt in Teams.
- Aufgaben anhängen: Integrieren Sie Aufgaben direkt in MS Teams-Unterhaltungen, um Diskussionen zu verdeutlichen.
Mit der Kalenderansicht von ClickUp können Sie ganz einfach Einzel- oder Team-Meetings per Drag-and-Drop planen. Außerdem können Sie Termine hinzufügen und neu anordnen, Ihren Kalender flexibel verwalten und auf dem neuesten Stand halten.
Die Kalenderansicht bietet auch anpassbare Ereigniserinnerungen, mit denen Sie Benachrichtigungen entsprechend Ihren Anforderungen auf alle Ihre Geräte senden können. So verpassen Sie keine wichtigen Termine oder Meetings mehr, weil Sie Ihren Arbeitslaptop nicht dabei haben.
ClickUp Comments ist ein weiteres hervorragendes Feature, um die Kommunikation im Team zu verbessern und alle auf dem Laufenden zu halten. Damit können Sie Kommentare als Aktionspunkte zuweisen und Aufgaben organisieren und nachverfolgen.
Wenn ein Kommentar eine Nachverfolgung oder Maßnahme erfordert, können Sie ihn direkt einem Team-Mitglied oder sich selbst zuweisen, um eine klare Verantwortungs- und Rechenschaftspflicht sicherzustellen. Darüber hinaus können Kommentare direkt innerhalb des Kommentars selbst gelöst oder neu zugewiesen werden, was Verwirrung vermeidet und die Nachverfolgung des Fortschritts erleichtert.
Ein weiterer bedeutender Vorteil der Verwendung von ClickUp ist das ClickUp Chat View-Tool, mit dem Sie unbegrenzt viele Chat-Ansichten auf der Plattform erstellen können. Dies ist besonders vorteilhaft im Vergleich zur Benutzerfreundlichkeit von Microsoft Teams, wo Sie auf die Erstellung von 30 privaten Kanälen und das Hinzufügen von 250 Teammitgliedern pro Kanal beschränkt sind.
Notiz: Wenn Sie Features entdecken möchten, die derzeit in Teams nicht verfügbar sind, sehen Sie sich die 8 besten Alternativen zu Microsoft Teams an !
Mit ClickUp können Sie separate Chat-Ansichten für verschiedene Projekte, Abteilungen oder bestimmte Teammitglieder einrichten, sodass alle Ihre Unterhaltungen übersichtlich organisiert und leicht zugänglich sind.
In der Chat-Ansicht von ClickUp können Sie @mentions verwenden, um Teammitglieder direkt anzusprechen und Unterhaltungen fokussiert zu halten. Darüber hinaus können Sie Projektlinks freigeben, Videos einbetten und Tabellen direkt in den Chat integrieren, sodass alle relevanten Informationen jederzeit verfügbar sind.
ClickUp Meetings bietet eine zentrale Plattform für die Organisation, Dokumentation und Nachverfolgung von Team-Meetings.
Wenn Ihr Team beispielsweise an der Einführung eines neuen Produkts arbeitet, können Sie ClickUp verwenden, um das Meeting zu planen, die Tagesordnung mit wiederholenden Aufgaben festzulegen, eine Checkliste mit den zu besprechenden Elementen zu erstellen und den Teams Kommentare mit Aufgabenangaben zuzuweisen.
Darüber hinaus können Sie die ClickUp-Vorlage für Besprechungsprotokolle verwenden, um Besprechungsdetails aufzuzeichnen und zu organisieren. Nach einem Team-Meeting können Sie diese Vorlage verwenden, um die Teilnehmer zu dokumentieren, detaillierte Notizen zu jedem Element der Tagesordnung zu erfassen und den Teammitgliedern Folgeaufgaben zuzuweisen.
Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit mit Microsoft Teams und ClickUp!
Microsoft Teams ist ein hervorragendes Kommunikationstool für die Zusammenarbeit im Team und effiziente Workflows. Die Einhaltung der richtigen Microsoft Teams-Etikette (Dos und Don'ts) ist jedoch entscheidend, um Professionalität zu wahren und Missverständnisse zu vermeiden.
Um Ihre Produktivität jedoch wirklich zu maximieren, integrieren Sie Microsoft Teams mit ClickUp! ClickUp verbessert die Fähigkeiten des Teams im Bereich des Projektmanagements, optimiert die Arbeit und fördert die Zusammenarbeit.
Die Verwendung beider Tools sorgt für einen nahtlosen Workflow, sodass Sie an einem Ort chatten, Meetings abhalten und Aufgaben verwalten können.
Probieren Sie ClickUp noch heute aus und erleben Sie den Unterschied!