71 % der Arbeitnehmer gaben an, sich bei der Arbeit gestresst zu fühlen, so die American Psychological Association in ihrer Studie Umfrage zu Arbeit und Wohlbefinden . Es ist nicht nur ein mentales Burnout - 44 % der Arbeitnehmer berichteten, dass sie sich körperlich ausgelaugt fühlen.
Als Reaktion darauf begannen die Unternehmen mit der Einführung von mitarbeitervergünstigungen wie unbegrenzter Urlaub und Vier-Tage-Wochen, um sie zu einer Pause zu bewegen.
Und doch nimmt der durchschnittliche Amerikaner (mit Unlimited PTO) nur 10 Tage frei jährlich.
Die Unternehmen sagen vielleicht: "Mach schon, nimm dir eine Auszeit! Aber die betriebliche Realität macht es den Mitarbeitern oft schwer, abzuschalten und sich vollständig zu erholen. Überwältigende Workloads, das Stigma, eine Auszeit zu beantragen, und andere Faktoren lassen die Mitarbeiter zurückschrecken.
Die Lösung: ein standardisiertes Verfahren zur Beantragung von Freistellungen - mit Vorlage(n) -, das den emotionalen Aufwand für die Beantragung und Genehmigung von Freistellungen verringert und sicherstellt, dass alle Mitarbeiter bei der Beantragung von Freistellungen gleich behandelt werden
Dieser Artikel befasst sich mit diesem Thema und bietet 10 kostenlose Vorlagen, die Ihnen helfen, einen reibungslosen und stressfreien Freistellungsprozess für alle Beteiligten zu schaffen.
Was sind Vorlagen für Anträge auf Freistellung?
Eine Vorlage für einen Antrag auf Freistellung ist ein standardisiertes Dokument, das Mitarbeiter verwenden, um offiziell eine Auszeit von der Arbeit zu beantragen. Durch die Erstellung von Vorlagen für Freistellungsanträge können Unternehmen den Genehmigungsprozess beschleunigen, Fehler reduzieren und - was am wichtigsten ist - die Einhaltung der Urlaubsrichtlinien sicherstellen.
Eine Vorlage für einen Antrag auf Freistellung enthält normalerweise die folgenden drei Abschnitte:
- Details zum Mitarbeiter: Grundlegende Informationen über den Mitarbeiter, wie Name, ID-Nummer, Abteilung und Titel der Tätigkeit
- Antragsdetails: Start- und Enddatum, Art des Urlaubs (Urlaub, Krankheit, persönliche Abwesenheit usw.) und ein kurzer Grund für die Abwesenheit
- abschnitt Genehmigung: Dieser Bereich ist für Unterschriften und Datumsangaben reserviert, um den Genehmigungsprozess zu dokumentieren, und enthält die Signatur des Mitarbeiters, die Genehmigung des Vorgesetzten und manchmal die Bestätigung der Personalabteilung
Auch wenn die Grundstruktur von Formularen zur Beantragung von Freizeit gleich bleibt, **kann es je nach Größe des Unternehmens, Branche und spezifischen Urlaubsrichtlinien Abweichungen geben. Einige Unternehmen fragen Sie beispielsweise nach einer bevorzugten Methode, um Sie während Ihrer Abwesenheit zu kontaktieren, oder erwähnen, wer die direkt verantwortliche Person (DRI) für Ihre Projekte ist, wenn Sie nicht verfügbar sind.
Was macht eine gute Vorlage für einen Urlaubsantrag aus?
Die richtige Vorlage für den Antrag auf Freistellung ist wichtig für einen reibungslosen und effizienten HR-Prozess. Sie sollte die Dinge vereinfachen und nicht zu Ihrem Workload beitragen.
Hier sind die Schlüssel, die Sie bei der Auswahl einer Vorlage berücksichtigen sollten:
- Prüfpfad: Die Vorlage sollte Features zur Nachverfolgung des Status von Anträgen enthalten, einschließlich Übermittlungsterminen, Genehmigungsstufen und Versionsverläufen - besonders wichtig, wenn Sie Transparenz als einen zentralen Unternehmenswert betrachten
- Alle Informationen enthalten: Die Vorlage muss alle wichtigen Details enthalten, die sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Genehmigenden erforderlich sind, damit Sie die Hin- und Her-Kommunikation minimieren können
- Anpassungsfähig: Eine gute Vorlage sollte nicht nur grundlegende Informationen enthalten, sondern auch für verschiedene Urlaubsarten anpassbar sein
- Skalierbar: Sie sollten in der Lage sein, dieselbe Vorlage (vielleicht mit einigen geringfügigen Änderungen) mindestens ein paar Jahre lang zu verwenden, oder wenn die Zahl der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen steigt
- Integrationsmöglichkeiten: Achten Sie auf eine Vorlage, die sich in Ihre Personal- und Gehaltsabrechnungssoftware integrieren lässt, damit Sie die Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter nachverfolgen können
Optional: Suchen Sie nach Vorlagen, die mit Ihrem Firmenlogo versehen werden können und mobilfreundlich sind: Dies sorgt für ein professionelles Erscheinungsbild und gewährleistet einen einfachen Zugriff für Mitarbeiter, die unterwegs sind.
10 kostenlose Vorlagen für Urlaubsanträge
Wir haben für Sie 10 kostenlose Vorlagen für Formulare zur Beantragung von Freistellungen zusammengestellt, mit denen Sie Ihre Personalarbeit vereinfachen und sofort loslegen können:
1. ClickUp Freistellungsantrag Vorlage
Zentralisieren Sie alle Urlaubsanträge und verbessern Sie die Sichtbarkeit im Team mit der ClickUp Vorlage für Urlaubsanträge
Die ClickUp Vorlage für die Beantragung einer Auszeit wurde entwickelt, um den gesamten Prozess der Urlaubsverwaltung zu vereinfachen, von der Beantragung durch den Mitarbeiter bis zur Genehmigung durch den Vorgesetzten. Es hilft Ihnen, die Zeit der Mitarbeiter zu erfassen und zu wissen, wer wann abwesend ist, damit Sie Ihren Workload in deren Abwesenheit entsprechend planen können.
Gebaut über ClickUp Projekte (ClickUp's task management suite), ermöglicht die Vorlage den Mitarbeitern, auf einfache Weise Freistellungsanträge einzureichen, deren Status einzusehen und sogar Benachrichtigungen zu erhalten, wenn der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.
Bitten Sie die Mitarbeiter, ihre Anträge über das Formular für Freizeitanträge in ClickUp einzureichen
Das Beste an dieser Vorlage ist, dass sie ein Formular für den Antrag auf Freistellung mit benutzerdefinierten Feldern für die Art des Urlaubs, die Nummer der Stunden/Tage, das Start- und Enddatum und den Grund für den formellen Antrag enthält. Außerdem gibt es separate Abschnitte, in denen der Antragsteller und der Vorgesetzte ihre elektronischen Signaturen hinzufügen können.
Sobald ein Mitarbeiter das Formular einreicht, können Sie ClickUp-Automatisierungen **Manager können auch die Board- und Listenansichten verwenden, um zu sehen, wer sich im Urlaub befindet, und um Anfragen nach ihrem Status zu filtern - neu, genehmigt oder abgelehnt.
Diese Vorlage enthält Felder für alles und automatisiert so den gesamten Prozess der Urlaubsbeantragung - und stellt sicher, dass sich alle Beteiligten auf derselben Seite befinden. Außerdem gibt die objektive Natur des Formulars den Mitarbeitern die Freiheit, Urlaub zu beantragen, ohne sich eingeschränkt oder mikromanagt zu fühlen.
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2. ClickUp PTO Kalender Vorlage
Mit der ClickUp PTO Kalender-Vorlage erhalten Sie einen Überblick darüber, wer im Büro ist und wer nicht
Es mag eine Reihe von schicken Apps und Trackern geben, aber nichts geht über einen Unternehmenskalender, wenn es um die Organisation der Zeit geht. Egal, ob Sie Aufgaben, Meetings oder PTOs von Mitarbeitern nachverfolgen, ein Kalender bietet eine klare visuelle Übersicht, die kein anderes System bieten kann.
Wenn Sie die Einfachheit und visuelle Klarheit eines c Kalenders lieben, ist der ClickUp PTO Kalender Vorlage ist für Sie. Sie erstellt eine gemeinsam nutzbare Ansicht des Kalenders aller Ihrer Mitarbeiter, so dass jeder weiß, ob jemand in oder out ist.
Der Kalender zeigt nicht nur an, wer nicht im Büro ist, sondern verfolgt auch, wie viele Tage sich jeder Mitarbeiter freigenommen hat. Dies ist besonders nützlich, um Mitglieder des Teams zu ermutigen, ihre Urlaubszeit zu nutzen.
Und so funktioniert das Ganze:
- Erstellen Sie zunächst ein Dokument inClickUp Dokumente und skizzieren Sie, wie viel Freizeit die Mitarbeiter bekommen und wie sie gehandhabt wird
- Erstellen Sie das Formular für den PTO-Antrag mit ClickUp Forms
- Verwenden Sie dieClickUp Kalender-Ansicht um die bezahlte Freizeit der Mitarbeiter zu visualisieren
- Verbinden Sie ClickUp mit Ihrer HR-Software, um die Anzahl der Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und zu aktualisieren
Schließlich können Sie den Kalender öffentlich machen, um die Sichtbarkeit und Transparenz für alle Mitarbeiter zu fördern.
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3. ClickUp Anfrage Formular Vorlage
Führen Sie neue Mitglieder Ihres Teams in Ihr Freistellungssystem ein - mit der Vorlage für das ClickUp Formular
Dies ist keine direkte Vorlage für einen Freistellungsantrag, sondern eher die Grundlage für einen reibungslosen Freistellungsprozess ClickUp Antrag Formular Vorlage vereinfacht den Onboarding-Prozess, indem es alle notwendigen Informationen von neuen Mitarbeitern auf einmal erfasst
Jedes Mal, wenn ein neues Mitglied einem Team beitritt, können der Mitarbeiter (oder sein Teamleiter) und sein Team das People Ops-Team ganz einfach bitten, ihr Mitarbeiterprofil einzurichten und ihnen Zugang zum PTO-Formular und -Kalender zu gewähren.
Das Formular enthält zwar einige grundlegende Felder, Sie können jedoch zusätzliche Felder für Schichtdetails, Speicherortinformationen oder andere relevante Daten hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise unterschiedliche Urlaubsrichtlinien für verschiedene Regionen und verschiedene Arten von Urlaub, wie Urlaubs- und Krankheitstage, haben, können Sie angeben, welche Richtlinie für den neuen Mitarbeiter gilt.
Auf diese Weise zeigen Sie, dass Sie sich für das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben einsetzen.
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4. ClickUp Team-Anfragen Vorlage
Vereinheitlichen Sie Ihren Anfrageprozess (von der Freistellung bis zum Softwarezugriff) mit der ClickUp Vorlage für Team-Anfragen
Das Jonglieren mit mehreren Formularen für verschiedene Anträge kann schnell chaotisch werden, vor allem, wenn Sie ein Startup oder ein SMB (Small and Midsize Business) sind und zu viel zu tun haben. In solchen Fällen kann ein einziges Formular für alle Mitarbeiteranfragen hilfreich sein.
Das ClickUp Team-Anfragen Vorlage ist ein allgemeines Formular, das Mitarbeiter einreichen können, um alles Mögliche anzufordern - von Hardware-Ausrüstung und Tool-Zugang bis hin zu Freizeit. Das macht es auch für Manager einfach, da sie nicht mehrere Formulare überprüfen müssen, um zu sehen, ob es eine neue Anfrage gibt.
Zu erledigen ist lediglich das Hinzufügen einer neuen Kategorie für "Freistellungen" im Formular, zusammen mit benutzerdefinierten Feldern für Urlaubsdetails, und schon kann es losgehen. Da ClickUp Formulare mit bedingten Feldern ausgestattet sind, können Sie den Mitarbeitern nur die relevanten Felder für jeden Antragstyp anzeigen.
Während die Board-Ansicht es den Teamleitern ermöglicht, Anfragen zu kategorisieren, können Sie mit ClickUp Automatisierungen Freistellungsanträge als hohe Priorität festlegen, damit sie so schnell wie möglich bearbeitet werden.
Auf diese Weise können Sie ein einziges, effizientes System für alle internen Anfragen schaffen.
5. ClickUp Team Zeitplan Vorlage
Rationalisieren Sie das Workload-Management für beurlaubte Mitarbeiter mit der ClickUp Vorlage für Teampläne.
Die Verwaltung des Workloads während der Abwesenheit von Mitarbeitern ist entscheidend dafür, dass alle Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen reibungslos ablaufen. Es hilft Managern, Aufgaben neu zu verteilen, um sicherzustellen, dass Projekte auf Kurs bleiben, auch wenn Mitglieder des Teams abwesend sind nicht im Büro sind . Auf diese Weise können die Mitarbeiter ihre freie Zeit genießen, ohne dass sich die Arbeit aufstaut - einer der Hauptgründe, warum die meisten Mitarbeiter davor zurückschrecken, eine Auszeit zu beantragen.
Die ClickUp Team Zeitplan Vorlage ist eine einfache Vorlage für Aufgaben, die von Teamleitern und Managern dupliziert und immer dann verwendet werden kann, wenn sie beantragte Freistellungen genehmigen. Die Checklistenelemente umfassen vier Maßnahmen:
- Überprüfen Sie die Zeitleisten und Fälligkeitsdaten der Aufgaben auf dem Zeitplan eines Mitarbeiters
- Überprüfen, wer sonst noch an dem Projekt beteiligt ist (oder mitarbeiten kann)
- Prüfen Sie den aktuellen und zukünftigen Zeitplan des Mitarbeiters
- Bestätigen Sie mit dem Mitarbeiter, ob er eine der Aufgaben mit hoher Priorität übernehmen kann
Durch einen strukturierten Ansatz für die Umverteilung von Aufgaben stellt dieses System die Kontinuität des Projekts sicher, verhindert Engpässe und - was am wichtigsten ist - reduziert den Stress für beurlaubte Mitarbeiter und ihre Kollegen
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6. ClickUp Schichtplan Vorlage
Berücksichtigen Sie personelle Engpässe während der arbeitsfreien Zeit mit der ClickUp Vorlage für den Schichtplan
Wenn die Verwaltung des Workloads für Mitarbeiter in einem regulären 9-to-5-Betrieb schon komplex ist, so ist sie es für Unternehmen mit mehreren Schichten erst recht. **Ein gut strukturierter Schichtplan, der Ihnen einen klaren Überblick über die Verfügbarkeit des Teams gibt, kann Ihnen helfen, eine effiziente Planung und Genehmigung von Auszeiten zu gewährleisten
Die Website ClickUp-Schichtplan-Vorlage vereinfacht dies in hohem Maße
Die Vorlage hilft dabei, Rollen in Schichten aufzuteilen, sie dem Verantwortlichen zuzuordnen und Abwesenheiten nachzuverfolgen. So können Sie
- Auf einen Blick sehen, wer wann arbeitet
- Einfache Nachverfolgung der Abwesenheiten und ihrer Gründe
- Anpassung der Schichten an die Verfügbarkeit des Teams
- Personalbedarf und mögliche Engpässe vorhersehen
Durch die Zentralisierung der Schichtinformationen bietet die Vorlage die Kommunikation strategisch verbessert und die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern des Teams.
Haben Sie das Gefühl, dass der Prozess besser sein könnte? ClickUp Ziele kann Ihnen dabei helfen, zu beurteilen, wie gut Ihre Schichten laufen, und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu erkennen. Sie können Meilensteine und Einzelziele einstellen, um die Effizienz Ihrer Prozesse zu messen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu finden. Zum Beispiel können Sie in ClickUp mit Wahr/Falsch-Zielen überprüfen, ob Sie Ihre Personalanforderungen täglich erfüllen.
Im Grunde verwalten Sie nicht nur die Schichtpläne, sondern optimieren sie auch für maximale Effizienz.
7. ClickUp Team Zeitplan Kalender Vorlage
Geben Sie Ihrem Team Sichtbarkeit für alle Aufgaben (und Freizeit) mit der ClickUp Kalender-Vorlage für Teampläne
Die ClickUp Team Zeitplan Kalender Vorlage erleichtert den Übergabeprozess von einem Mitarbeiter, der eine Auszeit nimmt, und stellt sicher, dass wichtige Aufgaben und Informationen vor der Abwesenheit freigegeben werden. **Dies minimiert Projektverzögerungen, ermöglicht einen reibungslosen Übergang und erlaubt es den Mitarbeitern, während ihrer Auszeit vollständig abzuschalten
Die Vorlage wird in vier Ansichten geliefert:
- Projektaktivitäten: Eine "Listenansicht", in der Sie einen Überblick über alle dem Team zugewiesenen Aufgaben erhalten sowie neue Aufgaben erstellen und verwalten können
- Wochenplan: Ein Board im Kanban-Stil, das die Aufgaben anhand ihrer Fälligkeitsdaten visuell organisiert
- Workload: Diese Ansicht bietet ein klares Bild der Workloads von Einzelpersonen und Teams und hilft dabei, Aufgaben auszugleichen und Überlastungen zu vermeiden. Das Beste daran ist, dass Sie die Dauer der Ansicht auf einen Monat, zwei Wochen oder eine Woche einstellen und proaktiv für die Freistellung von Mitarbeitern planen können
- Teamzeitplan: Dies ist eine Kalender-Ansicht, die die Dauer von Aufgaben und Überschneidungen anzeigt und so ein effizientes Zeitmanagement und eine effiziente Ressourcenzuweisung ermöglicht
Dies hilft den Teammitgliedern, ihren Aufwand zu koordinieren, sei es bei der Übernahme zusätzlicher Aufgaben während der Abwesenheit eines Kollegen oder bei der Identifizierung potenzieller Abhängigkeiten. Gleichzeitig können Manager die Arbeit effizient umverteilen, ohne jemanden zu überlasten.
8. ClickUp Stundentafel Vorlage
Bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter genau mit der ClickUp Vorlage für Stundenpläne
Die Nachverfolgung der Freizeit von stundenweise beschäftigten Arbeitnehmern kann chaotisch werden, wenn Sie kein genaues System eingerichtet haben. Im Gegensatz zu Angestellten mit fester Vergütung werden stundenweise Beschäftigte auf der Grundlage der tatsächlich geleisteten Stunden bezahlt. Das bedeutet, dass Sie nicht nur die "freien Tage", sondern auch die "freien Stunden" nachverfolgen müssen
Die ClickUp Stundentafel-Vorlage bietet einen Rahmen für die Verwaltung von stundenweise beschäftigten Arbeitnehmern mit einer Kombination aus Kalenderansichten und Zeiterfassungen. Dies hilft Ihnen, die tatsächlich geleistete Arbeit nachzuverfolgen und sorgt für eine genaue Nachverfolgung der Gehaltsabrechnung.
Die Vorlage verfügt über eine Ansicht des wöchentlichen Kalenders, in der Sie den Zeitplan eines Mitarbeiters für ein effizientes Zeitmanagement planen können.
Wann immer ein Mitarbeiter eine Stunde (oder einen Tag) frei nehmen möchte, können Sie diesen Zeitblock als 'Abwesenheit' bezeichnen und eine Notiz einfügen in der sie erklären, warum sie diese Zeit frei genommen haben. Superpraktisch, oder?
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9. Beurlaubungsnachweis HR Vorlage by Template.net
über Vorlage.net Wenn Sie ein kleines Geschäft sind oder eine unkomplizierte Methode zur Nachverfolgung von Zeiterfassungsanträgen bevorzugen, dann ist diese Time-off Record HR Vorlage von Template.net **Kopieren Sie sie einfach für jeden Mitarbeiter und aktualisieren Sie sie, wenn jemand Urlaub nimmt. Auf diese Weise können Sie Urlaubstage und andere Abwesenheiten problemlos nachverfolgen.
Die Vorlage enthält wichtige Details wie Mitarbeiterinformationen, PTO-Zuschuss, Urlaubsarten, verbleibender Saldo und eine Historie der genommenen Urlaubstage. Das Hinzufügen der Richtlinie zu jedem Mitarbeiterdatensatz kann hilfreich sein, wenn Sie verschiedene Urlaubsrichtlinien und -kategorien haben - für Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte usw.
So können Sie nicht nur die Urlaubsdaten eines Mitarbeiters zentralisieren, sondern auch die Einhaltung der Urlaubsrichtlinien des Unternehmens sicherstellen.
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10. Startup Employee Time Off Request Form by Template.net
über Vorlage.net Die letzte Vorlage auf unserer Liste ist eine weitere einfache Vorlage. Die Startup Employee Time Off Request Form by Template.net **ist ein einfaches Formular, das Mitarbeiter ihren Managern freigeben können, wenn sie eine Auszeit beantragen
Es hat vier Abschnitte: Angaben zum Mitarbeiter, Angaben zur Freistellung, Genehmigung durch den Vorgesetzten (und Kommentare) und Genehmigung durch die Personalabteilung. Sie können auch Dateien anhängen, wenn Ihre Unternehmensrichtlinien eine ärztliche Bescheinigung für die Inanspruchnahme von Krankenurlaub vorschreiben.
Diese Vorlage eignet sich besonders für kleine Businesses und Start-ups, die ein einfaches System zur Urlaubsverwaltung bevorzugen.
Freie Zeiten der Mitarbeiter mit ClickUp verwalten
Ein gut strukturiertes System zur Verwaltung von Fehlzeiten hilft Ihnen nicht nur bei der Nachverfolgung von Abwesenheiten und der Verwaltung von Workloads, sondern stellt auch sicher, dass Sie die lokalen Arbeitsvorschriften einhalten. Und ClickUp kann Ihnen dabei helfen.
Die Tools für das Arbeitsmanagement - Vorlagen für Freistellungsanträge, Teampläne, Zeiterfassung und Features für das Workload-Management - helfen Ihnen, den Prozess zu vereinfachen, das Hin und Her zu reduzieren und eine Kultur zu schaffen, in der die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben im Vordergrund steht.
Und da ClickUp mit mehr als 1000 Apps und Plattformen (einschließlich der meisten HR- und Gehaltsabrechnungssoftware) integriert werden kann, können Sie automatisch die Nachverfolgung von Abwesenheiten vornehmen und genaue Zahlungen sicherstellen.
Warum also nicht einmal ausprobieren? Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an und standardisieren Sie Ihr Verfahren zur Beantragung (und Genehmigung) von Freizeit.