Laut der Umfrage „Work and Wellbeing Survey” der American Psychological Association gaben 71 % der Beschäftigten an, sich bei der Arbeit gestresst zu fühlen. Dabei handelt es sich nicht nur um psychische Erschöpfung – 44 % der Beschäftigten gaben an, sich körperlich ausgelaugt zu fühlen.
Als Reaktion darauf führten Unternehmen Vergünstigungen für Mitarbeiter wie unbegrenzten Urlaub und Vier-Tage-Wochen ein, um sie zu einer Auszeit zu motivieren.
Und dennoch nimmt der durchschnittliche Amerikaner (mit unbegrenztem PTO) nur 10 Tage Urlaub pro Jahr .
Unternehmen mögen zwar sagen: „Mach ruhig eine Pause!“, aber die betriebliche Realität macht es den Mitarbeitern oft schwer, sich vollständig zu entspannen und neue Energie zu tanken. Überwältigende Workload, das Stigma, Urlaub zu beantragen, und andere Faktoren halten die Mitarbeiter davon ab.
Die Lösung: ein standardisierter Prozess für Urlaubsanträge – mit Vorlagen für Urlaubsanträge –, der den emotionalen Aufwand für die Beantragung und Genehmigung von Urlaub reduziert und sicherstellt, dass alle Mitarbeiter bei der Beantragung von Urlaub gleich behandelt werden.
Dieser Artikel befasst sich mit diesem Thema und bietet 10 kostenlose Vorlagen, mit denen Sie einen reibungslosen und stressfreien Urlaubsprozess für alle Beteiligten schaffen können.
Was sind Vorlagen für Urlaubsanträge?
Eine Vorlage für Urlaubsanträge ist ein standardisiertes Dokument, mit dem Mitarbeiter formell Urlaub beantragen können. Durch die Verwendung von Vorlagen für Urlaubsanträge können Unternehmen den Genehmigungsprozess beschleunigen, Fehler reduzieren und vor allem die Einhaltung der Urlaubsrichtlinien sicherstellen.
Eine Vorlage für Urlaubsanträge umfasst in der Regel die folgenden drei Abschnitte:
- Angaben zum Mitarbeiter: Grundlegende Informationen zum Mitarbeiter, wie Name, ID, Abteilung und Titel
- Angaben zur Anfrage: Startdatum und Enddatum des Urlaubs, Art des Urlaubs (Urlaub, Krankheit, persönliche Gründe usw.) und ein kurzer Grund für die Abwesenheit.
- Genehmigungsbereich: Dieser Bereich ist für Signaturen und Datumsangaben reserviert, um den Genehmigungsprozess zu dokumentieren, und umfasst die Signatur des Mitarbeiters, die Genehmigung des Vorgesetzten und manchmal auch die Bestätigung der Personalabteilung.
Auch wenn die Grundstruktur der Urlaubsantragsformulare einheitlich bleibt, kann es je nach Größe des Unternehmens, Branche und spezifischen Urlaubsrichtlinien zu Abweichungen kommen. Beispielsweise fragen einige Unternehmen nach der bevorzugten Kontaktmethode während des Urlaubs oder erwähnen, wer während Ihrer Abwesenheit als direkt verantwortliche Person (DRI) für Ihre Projekte zuständig ist.
Was macht eine gute Vorlage für Urlaubsanträge aus?
Die richtige Vorlage für Urlaubsanträge ist wichtig für einen reibungslosen und effizienten HR-Prozess. Sie sollte die Abläufe vereinfachen und nicht zu Ihrem Workload beitragen.
Hier sind die Schlüssel-Faktoren, die Sie bei der Auswahl einer Vorlage berücksichtigen sollten:
- Prüfpfad: Die Vorlage sollte Features zur Nachverfolgung des Status von Anträgen enthalten, darunter Daten der Übermittlung, Genehmigungsstufen und Versionshistorien – dies ist besonders wichtig, wenn Sie Transparenz als einen zentralen Wert des Unternehmens betrachten.
- Enthält alle Informationen: Es müssen alle wichtigen Details enthalten sein, die sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Genehmiger erforderlich sind, damit Sie den Kommunikationsaufwand minimieren können.
- Anpassungsfähig: Über die grundlegenden Informationen hinaus sollte eine gute Vorlage für verschiedene Urlaubsarten anpassbar sein.
- Skalierbar: Sie sollten dieselbe Vorlage (möglicherweise mit einigen geringfügigen Änderungen) mindestens einige Jahre lang verwenden können, oder wenn die Mitarbeiterzahl Ihres Unternehmens steigt.
- Integrationsmöglichkeiten: Suchen Sie nach einer Vorlage, die sich in Ihre HR- und Gehaltsabrechnungssoftware integrieren lässt, damit Sie die Nachverfolgung der Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter gewährleisten können.
Optional können Sie nach Vorlagen suchen, die mit Ihrem Firmenlogo versehen werden können und für Mobilgeräte geeignet sind. Dies sorgt für ein professionelles Erscheinungsbild und gewährleistet einen einfachen Zugriff für Mitarbeiter, die unterwegs sind.
10 kostenlose Vorlagen für Urlaubsanträge
Wir haben 10 kostenlose Formulare für Urlaubsanträge für Sie zusammengestellt, damit Sie Ihre Personalverwaltung vereinfachen und sofort loslegen können:
1. ClickUp-Vorlage für Urlaubsanträge
Die ClickUp-Vorlage für Urlaubsanträge wurde entwickelt, um den gesamten Prozess der Urlaubsverwaltung zu vereinfachen, von den Anträgen der Mitarbeiter bis zur Genehmigung durch den Vorgesetzten. Sie hilft Ihnen dabei, die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und zu wissen, wer wann nicht im Büro ist, damit Sie Ihre Workload entsprechend planen können.
Die Vorlage basiert auf ClickUp Projects (der Suite für das Projektmanagement von ClickUp) und ermöglicht es Mitarbeitern, ganz einfach Urlaubsanträge einzureichen, den Status ihrer Anträge einzusehen und sogar Benachrichtigungen zu erhalten, wenn der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.
Das Beste an dieser Vorlage ist, dass sie ein Formular für Urlaubsanträge mit benutzerdefinierten Feldern für die Art des Urlaubs, die Anzahl der Stunden/Tage, das Startdatum und das Enddatum sowie den Grund für den formellen Antrag enthält. Außerdem verfügt sie über separate Abschnitte, in denen der Antragsteller und der Vorgesetzte ihre elektronischen Signaturen hinzufügen können.
Sobald ein Mitarbeiter das Formular eingereicht hat, können Sie es mit ClickUp Automatisierungen seinem direkten Vorgesetzten zuweisen, der den Antrag prüfen kann. Manager können auch die Board- und Listenansicht verwenden, um zu sehen, wer im Urlaub ist, und Anträge nach ihrem Status filtern – neu, genehmigt oder abgelehnt.
Mit festgelegten Feldern für alle Angaben erfolgt durch diese Vorlage die Automatisierung des gesamten Prozesses der Urlaubsanträge. Dadurch sind alle auf dem gleichen Stand. Darüber hinaus gibt die Objektivität des Formulars den Mitarbeitern die Freiheit, Urlaub zu beantragen, ohne sich eingeschränkt oder kontrolliert zu fühlen.
2. ClickUp-Vorlage für den Urlaubskalender
Es gibt zwar eine Vielzahl ausgefallener Apps und Tracker, aber nichts ist besser als ein Unternehmenskalender, wenn es um die Organisation der Zeit geht. Ob Sie nun Aufgaben, Meetings oder Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter nachverfolgen – ein Kalender bietet eine klare visuelle Übersicht, die kein anderes System bieten kann.
Wenn Sie die Einfachheit und visuelle Übersichtlichkeit eines Kalenders schätzen, ist die ClickUp-Vorlage für den Urlaubskalender genau das Richtige für Sie. Sie erstellt eine gemeinsam nutzbare Kalenderansicht mit allen Urlaubstagen Ihrer Mitarbeiter, sodass jeder weiß, wer anwesend ist und wer nicht.
Der Kalender zeigt nicht nur, wer nicht im Büro ist, sondern führt auch die Nachverfolgung der Urlaubstage durch, die jeder Mitarbeiter genommen hat. Dies ist besonders nützlich, um Teammitglieder dazu zu ermutigen, ihren Urlaub zu nehmen.
So funktioniert es:
- Erstellen Sie zunächst ein Dokument in ClickUp Docs und legen Sie fest, wie viel Urlaub die Mitarbeiter erhalten und wie dieser verwaltet wird.
- Erstellen Sie das Formular für Urlaubsanträge mit ClickUp Forms.
- Verwenden Sie die ClickUp-Kalender-Ansicht, um die bezahlten Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter zu visualisieren.
- Verbinden Sie ClickUp mit Ihrer HR-Software für die Nachverfolgung der Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter und das Aktualisieren.
Schließlich können Sie den Kalender öffentlich machen, um die Sichtbarkeit und Transparenz für alle Mitarbeiter zu fördern.
3. ClickUp-Antragsformularvorlage
Dies ist keine direkte Vorlage für Urlaubsanträge, sondern vielmehr die Grundlage für einen reibungslosen Urlaubsprozess. Die ClickUp-Formularvorlage vereinfacht den Onboarding-Prozess, indem sie alle erforderlichen Informationen von neuen Mitarbeitern auf einmal erfasst.
Wenn ein neues Teammitglied hinzukommt, können der Mitarbeiter (oder sein Teamleiter) und sein Team ganz einfach das People Ops-Team bitten, sein Mitarbeiterprofil einzurichten und ihm Zugriff auf das PTO-Formular und den Kalender zu gewähren.
Das Formular enthält einige grundlegende Felder, Sie können jedoch zusätzliche Felder für Schichtdetails, standortbezogene Informationen oder andere relevante Daten hinzufügen. Als Beispiel haben Sie unterschiedliche Urlaubsrichtlinien für verschiedene Regionen und verschiedene Urlaubsarten wie Urlaubstage und Krankheitstage. Sie können festlegen, welche Richtlinie für den neuen Mitarbeiter gilt.
Auf diese Weise zeigen Sie Ihr Engagement für das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter und deren Work-Life-Balance.
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4. ClickUp-Vorlage für Anträge von Teams
Das Jonglieren mit mehreren Formularen für unterschiedliche Anträge kann schnell chaotisch werden, insbesondere wenn Sie ein Start-up oder ein KMU (kleines und mittleres Unternehmen) sind und zu viel zu tun haben. In solchen Fällen kann ein einziges Formular für alle Mitarbeiteranträge Abhilfe schaffen.
Die ClickUp-Vorlage für Team-Anträge ist ein allgemeines Formular, das Mitarbeiter einreichen können, um alles Mögliche zu beantragen – von Hardware-Ausrüstung und Werkzeugzugang bis hin zu Urlaubstagen. Dies erleichtert auch den Managern die Arbeit, da sie nicht mehrere Formulare überprüfen müssen, um zu sehen, ob ein neuer Antrag eingegangen ist.
Sie müssen lediglich eine neue Kategorie für „Urlaub” im Formular hinzufügen, zusammen mit benutzerdefinierten Feldern für Urlaubsdetails, und schon sind Sie fertig. Da ClickUp Forms über bedingte Felder verfügt, können Sie Ihren Mitarbeitern nur die für den jeweiligen Antragstyp relevanten Felder anzeigen.
Während die Teamleiter in der Board-Ansicht die Anträge kategorisieren können, können Sie mit ClickUp Automatisierungen Urlaubsanträge als hohe Priorität festlegen, damit sie so schnell wie möglich bearbeitet werden.
So können Sie ein einziges, effizientes System für alle internen Anträge schaffen.
5. ClickUp-Vorlage für Team-Zeitpläne
Das Workload-Management während der Abwesenheit von Mitarbeitern ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen reibungslos ablaufen. Es hilft Managern, Aufgaben neu zu verteilen, damit Projekte auch dann planmäßig verlaufen, wenn Teammitglieder nicht im Büro sind. Auf diese Weise können Mitarbeiter ihre Freizeit genießen, ohne sich Gedanken über anstehende Arbeit machen zu müssen – einer der Hauptgründe, warum die meisten Mitarbeiter sich scheuen, Urlaub zu beantragen.
Die ClickUp-Teamplanvorlage ist eine einfache Aufgabenvorlage, die Teamleiter und Manager jederzeit duplizieren und verwenden können, wenn sie beantragte Urlaubstage genehmigen. Die Checkliste enthält vier Aktionspunkte:
- Überprüfen Sie Zeitleisten und Fälligkeitsdaten der Aufgaben im Zeitplan eines Mitarbeiters.
- Überprüfen Sie, wer noch an dem Projekt beteiligt ist (oder mitwirken kann).
- Überprüfen Sie den aktuellen und zukünftigen Zeitplan Ihrer Mitarbeiter.
- Fragen Sie bei Ihren Mitarbeitern nach, ob sie eine der Aufgaben mit hoher Priorität übernehmen können.
Durch einen strukturierten Ansatz zur Neuverteilung von Aufgaben gewährleistet dieses System die Kontinuität von Projekten, verhindert Engpässe und reduziert vor allem den Stress für Mitarbeiter im Urlaub und ihre Kollegen.
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6. ClickUp-Vorlage für Schichtpläne
Wenn schon das Workload-Management für Mitarbeiter mit regulären Arbeitszeiten von 9 bis 17 Uhr komplex ist, gilt dies umso mehr für Unternehmen mit mehreren Schichten. Ein gut strukturierter Schichtplan, der Ihnen eine klare Übersicht über die Verfügbarkeit Ihres Teams verschafft, kann Ihnen dabei helfen, eine effiziente Urlaubsplanung und -genehmigung sicherzustellen.
Die ClickUp-Schichtplan-Vorlage vereinfacht dies erheblich.
Die Vorlage hilft dabei, Rollen in Schichten aufzuteilen, sie den zuständigen Personen zuzuweisen und die Nachverfolgung von Abwesenheiten durchzuführen. Damit können Sie:
- Auf einen Blick sehen, wer wann arbeitet
- Führen Sie die Nachverfolgung durch, wer abwesend ist und warum.
- Passen Sie Schichten entsprechend der Verfügbarkeit Ihrer Teams an.
- Antizipieren Sie Personalbedarf und potenzielle Engpässe.
Durch die Zentralisierung von Schichtinformationen verbessert die Vorlage strategisch die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern des Teams.
Sind Sie der Meinung, dass der Prozess verbessert werden könnte? Mit ClickUp Goals können Sie beurteilen, wie gut Ihre Schichten laufen, und Bereiche mit Verbesserungspotenzial erkennen. Sie können Meilensteine und Einzelziele festlegen, um die Effizienz Ihrer Prozesse zu messen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu finden. Beispielsweise können Sie in ClickUp True/False-Ziele verwenden, um zu überprüfen, ob Sie Ihre Personalbedürfnisse täglich erfüllen.
Im Grunde genommen verwalten Sie nicht nur Schichtpläne, sondern optimieren diese auch für maximale Effizienz.
7. ClickUp-Vorlage für den Team-Kalender
Die ClickUp-Vorlage für den Team-Kalender erleichtert die Übergabe von Aufgaben durch einen Mitarbeiter, der Urlaub nimmt, und stellt sicher, dass wichtige Aufgaben und Informationen vor seiner Abwesenheit freigegeben werden. Dies minimiert Projektverzögerungen, ermöglicht einen reibungslosen Übergang und ermöglicht es den Mitarbeitern, während ihrer Freizeit vollständig abzuschalten.
Die Vorlage verfügt über vier Ansichten:
- Projektaktivitäten: Eine „Listenansicht“, in der Sie eine Übersicht über alle dem Team zugewiesenen Aufgaben erhalten und neue Aufgaben erstellen und verwalten können.
- Wochenplan: Ein Board im Kanban-Stil, das Aufgaben anhand ihrer Fälligkeitsdaten visuell organisiert.
- Workload: Diese Ansicht bietet einen klaren Überblick über die Workload einzelner Mitarbeiter und des gesamten Teams und hilft dabei, Aufgaben ausgewogen zu verteilen und Überlastungen zu vermeiden. Das Beste daran ist, dass Sie die Dauer der Ansicht auf einen Monat, zwei Wochen oder eine Woche einstellen und die Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeiter proaktiv planen können.
- Teamplan: Dies ist eine Kalenderansicht, die die Dauer und Überschneidungen von Aufgaben anzeigt und so ein effizientes Zeitmanagement und eine effiziente Ressourcenzuweisung ermöglicht.
Dies hilft den Teammitgliedern, ihren Aufwand zu koordinieren, sei es durch die Übernahme zusätzlicher Aufgaben während der Abwesenheit eines Kollegen oder durch das Erkennen potenzieller Abhängigkeiten. Gleichzeitig können Manager die Arbeit effizient neu verteilen, ohne jemanden zu überlasten.
8. ClickUp-Vorlage für Stundenpläne
Die Nachverfolgung der Urlaubstage von Stundenlohnempfängern kann chaotisch werden, wenn Sie kein genaues System haben. Im Gegensatz zu Angestellten mit festem Gehalt werden Stundenlohnempfänger auf der Grundlage der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden bezahlt. Das bedeutet, dass Sie nicht nur die „freien Tage”, sondern auch die „freien Stunden” nachverfolgen müssen.
Die ClickUp-Vorlage für Stundenpläne bietet einen Rahmen für die Verwaltung von Stundenarbeitern mithilfe einer Kombination aus Kalenderansichten und Zeiterfassungsfunktionen. So können Sie die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nachverfolgen und genaue Gehaltsabrechnungen erstellen.
Die Vorlage verfügt über eine Wochenkalender-Ansicht, in der Sie den Zeitplan eines Mitarbeiters für ein effizientes Zeitmanagement planen können.
Wenn ein Mitarbeiter eine Stunde (oder einen Tag) frei nehmen möchte, können Sie diesen Zeitraum als „Abwesend” blockieren und eine Notiz hinzufügen, in der Sie erklären, warum der Mitarbeiter diese Zeit frei genommen hat. Super praktisch, oder?
9. Vorlage für Urlaubsaufzeichnungen von Template.net
Wenn Sie ein kleines Geschäft sind oder einen unkomplizierten Ansatz für die Nachverfolgung von Urlaubsanträgen bevorzugen, dann kann Ihnen diese HR-Vorlage für Urlaubsaufzeichnungen von Template.net helfen. Duplizieren Sie sie einfach für jeden Mitarbeiter und aktualisieren Sie sie, wenn jemand Urlaub nimmt. So können Sie Urlaubstage und andere Abwesenheiten ganz unkompliziert nachverfolgen.
Die Vorlage enthält wichtige Details wie Mitarbeiterinformationen, Urlaubsanspruch, Urlaubsarten, Restguthaben und eine Übersicht über bereits genommene Urlaubstage. Das Hinzufügen der Richtlinie zu jedem Mitarbeiterdatensatz kann hilfreich sein, wenn Sie unterschiedliche Urlaubsrichtlinien und -kategorien haben – für Vollzeitbeschäftigte, Teilzeitbeschäftigte und so weiter.
So zentralisieren Sie nicht nur die Urlaubsunterlagen Ihrer Mitarbeiter, sondern stellen auch die Einhaltung der Urlaubsrichtlinien Ihres Unternehmens sicher.
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10. Formular für Urlaubsanträge von Start-up-Mitarbeitern von der Vorlage von Template.net
Die letzte Vorlage auf unserer Liste ist ebenfalls sehr einfach. Das Formular für Urlaubsanträge von Startup-Mitarbeitern von Template.net ist ein einfaches Formular, das Mitarbeiter ihren Vorgesetzten bei der Beantragung von Urlaub freigeben können.
Es gibt vier Abschnitte: Angaben zum Mitarbeiter, Angaben zum Urlaub, Genehmigung durch den Vorgesetzten (und Kommentare) und Genehmigung durch die Personalabteilung. Sie können auch Anhänge hinzufügen, wenn Ihre Unternehmensrichtlinien bei Krankmeldungen ein ärztliches Attest vorschreiben.
Diese Vorlage eignet sich besonders für kleine Unternehmen und Start-ups, die ein unkompliziertes Urlaubsverwaltungssystem bevorzugen.
Verwalten Sie die Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter mit ClickUp
Ein gut strukturiertes Urlaubsverwaltungssystem hilft Ihnen nicht nur dabei, Abwesenheiten zu verfolgen und Workloads zu verwalten, sondern stellt auch sicher, dass Sie die lokalen Arbeitsvorschriften einhalten. Und ClickUp kann Ihnen dabei helfen.
Die Suite von Arbeitsmanagement-Tools – Vorlagen für Urlaubsanträge, Teampläne, Zeiterfassung und Features zur Workload-Auslastung – kann Ihnen dabei helfen, den Prozess zu vereinfachen, den Hin- und Her-Verkehr zu reduzieren und eine Kultur zu schaffen, in der die Work-Life-Balance im Vordergrund steht.
Da ClickUp mit über 1000 Apps und Plattformen (einschließlich der meisten HR- und Gehaltsabrechnungssoftware) integriert ist, können Sie Urlaubstage automatisch verfolgen und genaue Zahlungen sicherstellen.
Probieren Sie es doch einfach mal aus! Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an und standardisieren Sie Ihren Prozess für Urlaubsanträge (und deren Genehmigung).