Traditionell wurde der Kauf von Software von Beschaffungsteams durchgeführt, die auch alles andere für das Unternehmen kauften, von Kaffeemaschinen bis hin zu Handtüchern.
Dies war möglich, weil für den Kauf von Software keine speziellen Kenntnisse erforderlich waren. Es gab nur eine Handvoll Produkte in jeder Kategorie, und die Preisgestaltung war einfach.
Das Aufkommen von Cloud-Technologien und Software-as-a-Service-Modellen (SaaS) hat dies dramatisch verändert.
- Jede Kategorie ist überfüllt; beispielsweise hat G2 eine Liste mit 712 Produkten für Software zur Zeiterfassung.
- Während SaaS in der Regel auf Abonnements basiert, kann die Preisgestaltung nutzerbasiert, nutzungsbasiert, stufenbasiert oder eine Kombination aus diesen sein.
- SaaS-Verträge können komplex sein. Beispielsweise kann ein Anbieter die „Limite der Nutzung“ in technischen Begriffen definieren, die den Teams der Beschaffung unbekannt sind.
- SaaS-Verhandlungen müssen möglicherweise monatlich, vierteljährlich oder jährlich stattfinden, was die Beschaffungsteams auf Trab hält.
Daher benötigen Geschäfte eine benutzerdefinierte Beschaffungsstrategie, die operative Herausforderungen bewältigt, Kosten spart und die Prozesseffizienz beim Kauf von SaaS verbessert. Hier erfahren Sie, wie das geht.
Der SaaS-Beschaffungsprozess
Bei der Auswahl des richtigen SaaS-Produkts geht es nicht nur darum, eine Lösung auszuwählen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtige SaaS-Lösung zum richtigen Preis, für die richtigen Personen und mit den richtigen Vertragsbedingungen gekauft wird.
Um dies zu erreichen, benötigen Sie einen gründlichen SaaS-Beschaffungsprozess. Es ist auch hilfreich, eine Beschaffungsmanagement-Software auf einem tool wie ClickUp zu verwenden, um vollständige Sichtbarkeit und Kontrolle zu gewährleisten. Sehen wir uns an, wie das funktioniert.
1. Ermittlung der Geschäftsanforderungen
Bevor Sie sich auf die Suche nach SaaS-Tools machen, sollten Sie zunächst ermitteln, was Sie tatsächlich benötigen. Hier finden Sie eine Reihe von Fragen, die Sie Ihren Teams stellen sollten.
Was benötigen Sie?
Welches Produkt suchen Sie? Beispielsweise könnte es sich um eine SaaS-Lösung für Projektmanagement, Datenindexierung, Lohnabrechnung usw. handeln. Denken Sie daran, dies klar zu definieren.
Beispielsweise bezeichnen Sie ein tool möglicherweise als Software für die Aufgabenverwaltung, während der Anbieter den Begriff „virtueller Workspace“ bevorzugt. Die Kenntnis des Unterschieds ist hilfreich, um Missverständnisse zu vermeiden.
Welche Features sind für Sie wichtig?
Nicht alle Tools für das Projektmanagement sind gleich. Um das für Sie passende Tool auszuwählen, erstellen Sie eine Liste mit allen Features, die Sie benötigen. Dies könnten sein:
- Aufgabenmanagement
- Zeiterfassung
- Zugriffskontrolle
- Offline-Verfügbarkeit usw.
Achten Sie beim Erstellen einer Liste darauf, dass Sie diese auch nach Priorität ordnen.
Wofür benötigen Sie das tool?
Einige Tools, wie z. B. Projektmanagement, können dauerhaft eingesetzt werden. Andere, wie z. B. Datenindexierungstools, sind möglicherweise nur für eines der von Ihnen implementierten Projekte relevant. Wenn Sie wissen, wie lange Sie die SaaS-Lösung benötigen und zu welchem Zweck, können Sie Entscheidungen leichter treffen.
Wer sind die Benutzer?
Wenn Sie wissen, welches Team die Software verwenden wird, können Sie auch besser überlegen, welche Features Sie benötigen. Handelt es sich beispielsweise um ein Tool für das Vertriebsteam, wäre eine mobile App erforderlich. Finanzteams benötigen möglicherweise eine Tabellenkalkulationsansicht.
Fragen Sie also, wer das Produkt nutzen wird. Zählen Sie auch die Anzahl der benötigten Lizenzen, die später ein wichtiger Verhandlungshebel sein können.
Welche Ziele werden mit diesem tool erreicht?
Auch wenn das Problem, das damit gelöst werden soll, einfach sein mag, muss jedes Tool, das Sie kaufen, einem geschäftlichen Ziel dienen. Beispielsweise benötigt ein Unternehmen ein SaaS-System für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), um Kundeninteraktionen besser nachverfolgen und Prozesse optimieren zu können.
Die Ziele lassen sich also wie folgt definieren:
- Genauigkeit der Umsatzprognosen
- Steigerung der Kundenakquise oder -bindung
- Verbesserung der Effektivität von Marketingkampagnen
Legen Sie je nach dem Tool, das Sie kaufen, Ihre Ziele fest. Erfassen Sie alle diese Informationen und dokumentieren Sie sie. ClickUp Formulars ist ein großartiges Tool, um mit einem standardisierten Formular alle benötigten Informationen zu sammeln.
Jedes Mal, wenn jemand eine Software benötigt, kann das Beschaffungsteam einfach den Fragebogen versenden und alle Daten an einem Ort sammeln.
Sobald Sie die vorläufigen Informationen haben, dokumentieren Sie diese in ClickUp Docs und geben Sie sie allen Beteiligten frei. Sie können auch Interviews durchführen, um weitere qualitative Daten hinzuzufügen.
Wenn Sie noch keine Erfahrung mit dem Kauf von SaaS-Lösungen haben, können Sie mit der Beschaffungsvorlage von ClickUp einfacher und schneller loslegen. Mit dieser vollständig anpassbaren Vorlage können Sie das Projektmanagement für Ihre Beschaffung durchführen, die Nachverfolgung durchführen, überwachen und datengestützte Entscheidungen treffen. Auch nach der Implementierung können Sie diese Vorlage verwenden, um die Beziehungen zu Ihren Lieferanten zu verfolgen!
2. Optionen recherchieren und vergleichen
Der Markt für B2B-SaaS-Unternehmenssoftware ist stark umkämpft. Für jede Kategorie gibt es Dutzende, wenn nicht Hunderte von tools. Jedes davon nutzt unterschiedliche SaaS-Marketingstrategien, um Kunden zu gewinnen und zu binden. Daher ist es entscheidend, verschiedene Optionen zu recherchieren und zu vergleichen.
- 3–5 Tools in die engere Wahl nehmen: Wählen Sie auf der Grundlage Ihrer eigenen Internetrecherche die 3–5 Tools aus, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen.
- Vergleichen: Erstellen Sie eine Tabelle mit allen in die engere Wahl gekommenen SaaS-Tools als Zeilen und Parametern als Spalten, um einen effektiven Vergleich anzustellen.
- Organisieren: Sortieren Sie sie nach den Parametern, die für Sie am wichtigsten sind.
Wenn Sie ClickUp zur Verwaltung Ihres Beschaffungsprozesses verwenden, können Sie die Ansicht für Tabellen nutzen, um Daten automatisch nach Ihren Bedürfnissen zu organisieren und zu sortieren.
Sie können auch benutzerdefinierte Felder verwenden, um Ihren Vergleich genau so darzustellen, wie Sie es wünschen.
3. Einholen von Angeboten
Nachdem Sie nun wissen, welche tools Ihnen gefallen, ist es an der Zeit, Angebote einzuholen und diese zu bewerten.
Wenden Sie sich mit einer klaren Ausschreibung (RFP) an Anbieter, in der Sie Ihre Anforderungen und Erwartungen darlegen. Die Vorlage für Projektanfragen und -genehmigungen von ClickUp ist der perfekte Ausgangspunkt.
In dieser Phase müssen Sie sicherstellen, dass die Angebote vergleichbar sind. Jeder Anbieter verwendet möglicherweise unterschiedliche Begriffe für ähnliche Features, was den Vergleich erschwert. Schaffen Sie daher eine Standardisierung auf Ihrer Seite.
- Fügen Sie die Liste der Features hinzu, die Sie in dem tool wünschen (in Ihrer Nomenklatur), und bitten Sie sie, die zutreffenden Features zu überprüfen.
- Fragen Sie nach Preisen für Ihre Konditionen – in Ihrer Währung, basierend auf Ihrer erwarteten Nutzung usw.
- Fordern Sie Demos und Testversionen an, damit Ihr Team das Tool selbst ausprobieren kann.
- Erwähne eine Frist, bis zu der alle in die engere Wahl gekommenen SaaS-Anbieter ihre Angebote einreichen müssen.
- Wenn möglich, bitten Sie sie, ein Formular wie ClickUp Forms auszufüllen, um Daten automatisch in einer vergleichbaren Tabelle zu erfassen.
4. Bewertung von Angeboten
Bevor Sie mit der Bewertung der Angebote beginnen, überprüfen Sie diese auf Vollständigkeit und Übereinstimmung mit Ihren Geschäftsanforderungen. Wenn Aspekte fehlen, wie z. B. Standards für Sicherheit oder Kündigungsbedingungen, fragen Sie danach.
Vergleichen Sie anhand all dieser Daten die folgenden Punkte.
Gesamtbetriebskosten (TCO): Der Preis pro Benutzer ist keine gute Metrik, da er nicht zeigt, wie viel Sie insgesamt bezahlen werden. Berechnen Sie daher die Kosten für das Tool, die Implementierung, die Einarbeitung, die Wartung usw. Vergleichen Sie die Gesamtbeträge.
Preis-Leistungs-Verhältnis: Das tool mit den niedrigsten Gesamtbetriebskosten muss nicht unbedingt das beste sein. Achten Sie daher darauf, dass die Gesamtbetriebskosten in Bezug auf Features, Kundensupport usw. das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.
Anpassung: Die meisten SaaS-Tools sind für den sofortigen Einsatz konzipiert. Wenn Sie jedoch benutzerdefinierte Anpassungen benötigen, prüfen Sie, ob dies möglich ist.
Benutzererfahrung: Diese ist wesentlich wichtiger, als Beschaffungsteams glauben. Eine schlechte Benutzererfahrung wirkt sich auf die Akzeptanz, die Nutzung und letztendlich auf Ihre Kapitalrendite aus. Stellen Sie sicher, dass Sie eine kleine Gruppe von Pilotnutzern haben, die Feedback zur Benutzererfahrung des Produkts geben können.
Kundensupport: Bei den meisten SaaS-Tools wird erwartet, dass sich die Benutzer anhand von Benutzerhandbüchern und Wissensdatenbanken selbst helfen. Wenn Ihnen das nicht ausreicht, informieren Sie sich über die Kundensupport-Optionen der einzelnen Anbieter. Überlegen Sie, ob es sich für Sie lohnt, für zusätzlichen Support extra zu bezahlen.
5. Verhandlung der Vertragsbedingungen
Wählen Sie auf der Grundlage von Schritt 4 Ihren bevorzugten Anbieter aus und verhandeln Sie Bedingungen, die Ihre Interessen schützen. Bringen Sie alle für Sie wichtigen Punkte zur Sprache, wie z. B. Preise, Servicelevel, Support, Stornierungsbedingungen usw., und verhandeln Sie die Konditionen.
Wissen Sie, was nicht verhandelbar ist. Beispielsweise benötigen Branchen wie das Finanzwesen oder das Gesundheitswesen strenge Kontrollen der Sicherheit. Wenn Ihr Anbieter dieses Maß an Compliance nicht bieten kann, ist es an der Zeit, sich für die zweite Wahl auf Ihrer Liste zu entscheiden.
Wenn Sie sich auf die Bedingungen geeinigt haben, unterzeichnen Sie den Vertrag und legen Sie los.
6. Implementierung der Software
Wenn Sie Enterprise-SaaS implementieren, müssen Sie dies gründlich erledigen und dabei eine Reihe von Faktoren berücksichtigen. Arbeiten Sie eng mit dem Anbieter zusammen, um die Software in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Konzentrieren Sie sich auf die Wirksamkeit der folgenden Punkte:
- Einrichtung der benutzerdefinierten Software für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens
- Onboarding-Prozess für neue Benutzer
- Offboarding-Prozess für Mitarbeiter, die das Unternehmen/Team verlassen
- Schulungen für Benutzer
- Integration in bestehende Systeme
- Limits hinsichtlich Nutzung/Features/Zugriff usw., wie von Ihrem Unternehmen gefordert
- Eskalationsmatrix für Probleme und Beschwerden
7. Überwachung der Nutzung
Die Arbeit der Beschaffungsabteilung ist nach der Implementierung der Software noch nicht beendet. Um sicherzustellen, dass die Teams die ihnen zur Verfügung stehenden tools optimal nutzen, müssen Sie die Nutzung und die Stimmung mit SaaS-Analysetools weiterhin überwachen.
- Überprüfen Sie, ob die Benutzer die Software wie vorgesehen verwenden.
- Messen Sie die Auswirkungen auf Einsparungen, Effizienz, Leistung usw.
- Überwachen Sie Beschwerden/Probleme, die über das tool gemeldet werden.
- Führen Sie Umfragen zur Zufriedenheit der Benutzer durch, um herauszufinden, ob die Teams mit dem Tool zufrieden sind.
Setzen Sie sich von Zeit zu Zeit auch mit den Teams zusammen und führen Sie qualitative Analysen durch, um die Nutzung eingehend zu verstehen.
Bei der Umsetzung dieses Prozesses werden Sie wahrscheinlich auf bestimmte Herausforderungen stoßen und einige Fehler machen. Sehen wir uns an, wie Sie das vermeiden können.
Fehler, die bei der SaaS-Beschaffung zu vermeiden sind
Für Beschaffungsteams, die es gewohnt sind, Software auf herkömmliche Weise zu kaufen, kann der Kauf von SaaS-Lösungen Neuland sein. Als Ergebnis stehen Sie möglicherweise vor Herausforderungen bei der Beschaffung und machen grundlegende Fehler, die leicht vermieden werden könnten.
Hier sind die häufigsten Fehler bei der SaaS-Beschaffung.
Versteckte Kosten ignorieren: Der auf der Website angegebene Preis ist oft nicht der Gesamtpreis. Der Vertrag kann Kosten für Integration, Datenmigration, Premium-Support usw. enthalten, die die Gesamtbetriebskosten in die Höhe treiben können. Wenn Sie diese ignorieren, können Ihre Ausgaben stark ansteigen.
Verzicht auf ROI-Berechnungen: Jede Ausgabe muss zu einem bestimmten Geschäftsergebnis führen. Wenn Sie keine ROI-Berechnungen zu direkten Vorteilen wie Umsatzwachstum oder Kosteneinsparungen sowie zu indirekten Vorteilen wie der Wertschätzung der Mitarbeiter durchführen, kann dies zu Kaufreue führen.
Isolierte Käufe tätigen: Der Kauf von SaaS-Lösungen ohne Berücksichtigung ihrer Integration in Ihre bestehenden Systeme ist ein weiterer großer Fehler. Ein isolierter Kauf ist möglicherweise nicht mit anderen Tools kompatibel, die Ihr Geschäft verwendet, was zu Ineffizienzen und zusätzlichen Kosten für die Überbrückung dieser Lücken führt.
Übersehen der Skalierbarkeit: Eine kurzfristige Ansicht auf die SaaS-Beschaffung führt zu Engpässen, wenn Ihr Unternehmen wächst. Wenn Sie die Skalierbarkeit übersehen, können Sie steigende Workloads und zusätzliche Benutzer nicht ohne eine komplette Überarbeitung bewältigen.
Unterschätzung der Bedeutung des Anbieter-Supports: Man könnte leicht denken, dass moderne Tools benutzerfreundlich sind und daher kein Kundensupport erforderlich ist. Dieser ist jedoch notwendig, um technische Probleme zu lösen, bei Updates zu helfen und zukünftige Integrationen zu unterstützen. Unterschätzen Sie nicht, wie wichtig es ist, jemanden anrufen zu können, wenn Sie Probleme haben.
Sicherheitsbewertungen überspringen: Sich darauf zu verlassen, dass der Anbieter sich um die Sicherheit kümmert, kann ein großes Versäumnis sein. In einer Zeit, in der Datenverstöße an der Tagesordnung sind, sind Sie genauso für die Sicherheitsbewertung des SaaS-Anbieters verantwortlich.
Überstürzte Entscheidungen: Wenn Sie den SaaS-Beschaffungsprozess überstürzen, kann das ein Ergebnis schlechter Entscheidungen sein. Wenn Sie sich für das erste tool entscheiden, das Ihnen ins Auge fällt, kann das langfristig zu wiederholter Unzufriedenheit führen.
Sie können diese Fehler vermeiden, indem Sie mehrere Best Practices für die SaaS-Beschaffung befolgen. Sehen wir uns das einmal an.
Best Practices bei der SaaS-Beschaffung
Um Fehler, Verzögerungen, Kostenüberschreitungen und Ineffizienzen zu vermeiden, finden Sie hier Best Practices, die Sie beim Erwerb von SaaS-Lösungen befolgen sollten.
Preisvergleich
Vergleichen Sie den Preis in zweierlei Hinsicht. Zum einen sollten Sie das von Ihnen ausgewählte Produkt mit anderer Software in derselben Kategorie vergleichen. Wenn Sie sich beispielsweise für Asana als Tool für Projektmanagement entschieden haben, vergleichen Sie die Preise mit anderen SaaS-Beispielen wie Jira, Zoho Projects und ClickUp.
Vergleichen Sie dann mit dem, was ähnliche Unternehmen für das tool Ihrer Wahl bezahlen. Diese Informationen sind möglicherweise nicht öffentlich verfügbar, daher ist es hilfreich, Freunde und Kollegen privat zu fragen, um ein Gefühl für den Markt zu bekommen.
Führen Sie rechtliche und Überprüfungen zur Sicherheit durch.
Es liegt in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass Ihr SaaS-Tool allen für Sie geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht, nicht nur heute, sondern auch in Zukunft. Führen Sie gründliche Bewertungen der Rechts- und Richtlinien zur Sicherheit des Anbieters durch.
Führen Sie außerdem regelmäßige Überprüfungen in einem bestimmten Zeitraum durch, um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand sind.
Verwenden Sie eine SaaS-Management-Software.
Sobald Sie ein tool beschafft haben, richten Sie ein System ein, um es richtig zu verwalten. Eine SaaS-Verwaltungssoftware:
- Bietet Sichtbarkeit hinsichtlich SaaS-Abonnements und Softwarenutzung.
- Zentralisierte Kontrolle von Lizenzen
- Die Automatisierung der Ausgabennachverfolgung umfasst Add-Ons oder Premium-Service-Levels.
- Optimiert Onboarding und Offboarding
Verlängerungstermine verfolgen
Die meisten SaaS-Verträge verlängern sich automatisch, was zu unnötigen Ausgaben führen kann. Durch die Nachverfolgung von Verlängerungsdaten und die Einrichtung automatischer Erinnerungen stellen Sie sicher, dass Sie:
- Vermeiden Sie die Verlängerung von Lizenzen für Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen haben.
- Schaffen Sie Raum für Neuverhandlungen
- Überprüfen Sie erneut, ob das Produkt wirklich funktioniert.
- Geben Sie dem Anbieter Feedback zu Ihren Anforderungen.
Vertragsdaten verwalten
Neben Verlängerungsdaten sind auch Vertragsdaten wie die Laufzeit der Vereinbarung, die Verantwortlichkeiten beider Parteien, Service Level Agreements (SLAs), Strafen, Verlängerungsverpflichtungen usw. wichtig zu überwachen.
Eine gute SaaS-Beschaffungsplattform kann dabei helfen. Ein gut organisiertes und leicht zugängliches tool zur Verwaltung von Beschaffungsverträgen unterstützt Sie bei der Einhaltung von Vorschriften, bei Audits und bei Vertragsverlängerungsverhandlungen.
Bewerten Sie die Leistung Ihrer Lieferanten
Planen Sie einen Zeitraum für regelmäßige Bewertungen der Lieferantenleistung ein. Überprüfen Sie:
- Einhaltung der SLAs durch den Anbieter
- Reaktionsfähigkeit und Zufriedenheit mit dem Service
- Geschäftsergebnisse und ROI der Software
- Optimierungen und kontinuierliche Verbesserungen
Es ist auch hilfreich, andere tools auf dem Markt im Auge zu behalten und die Leistung Ihres aktuellen Anbieters damit zu vergleichen.
Implementieren Sie einen standardisierten SaaS-Beschaffungsprozess.
Wenn Sie diesen Prozess einmal durchlaufen haben, wissen Sie, wie er zu erledigen ist. Implementieren Sie auf der Grundlage Ihrer Erfahrungen und Erkenntnisse einen strategischen SaaS-Beschaffungsprozess.
Ein typischer SaaS-Beschaffungsprozess umfasst Schritte und Rahmenbedingungen für die Erfassung von Anforderungen, die Bewertung von Anbietern, die Genehmigung durch Stakeholder, die Überprüfung nach der Implementierung und die erforderliche SaaS-Beschaffungssoftware.
Meistern Sie Ihre SaaS-Beschaffung mit ClickUp
Der Wandel vom traditionellen Softwarekauf zur SaaS-Beschaffung war dramatisch. Teams, die nach dem traditionellen Paradigma geschult wurden, mussten innerhalb kurzer Zeit neue Tricks lernen.
Um diese Umstellung zu erleichtern und den Prozess nahtlos zu gestalten, benötigen Sie die besten SaaS-Beschaffungslösungen. Die umfassende Plattform für Projektmanagement von ClickUp ist so konzipiert, dass sie an jeden benötigten Prozess, einschließlich der SaaS-Beschaffung, angepasst werden kann.
Verwalten Sie Aufgaben, verfolgen Sie Fortschritte und bleiben Sie mit den SaaS-Beschaffungslösungen von ClickUp organisiert. Testen Sie ClickUp noch heute kostenlos.