Traditionell wurde der Softwareeinkauf von den Beschaffungsteams durchgeführt, die auch alles andere für das Unternehmen einkauften, von der Kaffeemaschine bis zum Taschentuch.
Dies war möglich, weil für den Kauf von Software keine speziellen Kenntnisse erforderlich waren. In jeder Kategorie gab es nur eine Handvoll Produkte, und die Preisgestaltung war einfach.
Mit dem Aufkommen von Cloud-Technologien und Software-as-a-Service-Modellen (SaaS) hat sich dies dramatisch geändert.
- Jede Kategorie ist überfüllt; G2 listet zum Beispiel 712 Produkte für Zeiterfassungssoftware auf
- SaaS ist zwar in der Regel abonnementbasiert, aber die Preisgestaltung kann benutzer-, nutzungs- oder stufenbasiert sein oder eine Kombination aus beidem darstellen
- SaaS-Verträge können komplex sein; so kann ein Datenanbieter beispielsweise die Nutzungsgrenzen in technischen Begriffen definieren, die den Beschaffungsteams nicht geläufig sind
- SaaS-Verhandlungen müssen möglicherweise monatlich, vierteljährlich oder jährlich stattfinden, was die Beschaffungsteams auf Trab hält
Deshalb brauchen Unternehmen ein maßgeschneidertes beschaffungsstrategie die operative Herausforderungen meistert, Kosten spart und die Prozesseffizienz beim SaaS-Einkauf verbessert. So geht's.
Der SaaS-Beschaffungsprozess
Bei der Auswahl des richtigen SaaS-Produkts geht es nicht nur darum, eine Lösung auszuwählen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtige SaaS-Lösung zum richtigen Preis, für die richtigen Mitarbeiter und zu den richtigen Vertragsbedingungen gekauft wird.
Um dies zu erreichen, benötigen Sie einen gründlichen SaaS beschaffungsprozess . Hilfreich ist auch die Verwendung eines beschaffungsmanagement-Software auf ein Tool wie ClickUp, um vollständige Transparenz und Kontrolle zu gewährleisten. Sehen wir uns an, wie.
1. Identifizierung von Geschäftsanforderungen
Bevor Sie sich auf die Suche nach SaaS-Tools machen, sollten Sie herausfinden, was Sie brauchen. Im Folgenden finden Sie eine Reihe von Fragen, die Sie Ihren Teams stellen sollten.
Was brauchen Sie?
Was ist das Produkt, das Sie suchen? Es könnte zum Beispiel eine SaaS-Lösung für Projektmanagement, Datenindexierung, Gehaltsabrechnung usw. sein. Denken Sie daran, dies klar zu definieren.
So könnten Sie ein Tool als Aufgabenmanagement-Software bezeichnen, während der Anbieter vielleicht virtuelle Arbeitsbereiche bevorzugt. Die Kenntnis des Unterschieds ist bei der Disambiguierung hilfreich.
Welche Funktionen sind für Sie wichtig?
Nicht alle Projektmanagement-Tools sind gleich. Um das richtige für Sie auszuwählen, listen Sie alle Funktionen auf, die Sie benötigen. Das könnten sein:
- Aufgabenverwaltung
- Zeiterfassung
- Zugangskontrolle
- Offline-Verfügbarkeit, etc.
Achten Sie bei der Erstellung einer Liste auch darauf, dass Sie eine Prioritätseinstufung vornehmen.
Wofür brauchen Sie das Tool?
Einige Tools, wie z. B. das Projektmanagement, können fortlaufend eingesetzt werden. Andere, wie z. B. ein Datenindizierungstool, werden vielleicht nur für eines der Projekte benötigt, die Sie durchführen. Wenn Sie wissen, wie lange Sie die SaaS-Lösung benötigen und welchen Zweck sie erfüllen soll, können Sie Ihre Entscheidungen rationalisieren.
Wer sind die Nutzer?
Wenn Sie wissen, welches Team die Software nutzen wird, können Sie sich auch überlegen, welche Funktionen Sie benötigen. Wenn es sich zum Beispiel um ein Tool für das Vertriebsteam handelt, wäre eine mobile App erforderlich. Finanzteams benötigen vielleicht eine Tabellenkalkulationsansicht.
Fragen Sie also, wer die Software nutzen wird. Zählen Sie auch die Anzahl der benötigten Lizenzen, die später ein wichtiger Verhandlungspunkt sein kann.
Welche Ziele werden mit diesem Tool erreicht?
Auch wenn das Problem, das es beheben soll, einfach sein mag, muss jedes Tool, das Sie kaufen, ein Geschäftsziel haben. Zum Beispiel braucht ein Unternehmen ein Kundenbeziehungsmanagement (CRM) SaaS system zur besseren Verfolgung von Kundeninteraktionen und zur Rationalisierung von Prozessen.
Die Ziele können also wie folgt definiert werden:
- Genauigkeit der Umsatzprognose
- Steigerung der Kundengewinnung oder -bindung
- Verbesserung der Wirksamkeit von Marketingkampagnen
Definieren Sie je nach Tool, das Sie kaufen, Ihre Ziele. Erfassen Sie all diese Informationen und dokumentieren Sie sie. ClickUp Formulare ist ein großartiges Werkzeug zur Verwendung eines standardisierten Fragebogens für die Erfassung aller benötigten Informationen.
Erstellen Sie standardisierte Fragebögen mit ClickUp Forms
Jedes Mal, wenn jemand eine Software benötigt, kann das Beschaffungsteam einfach den Fragebogen verschicken und erhält alle Daten an einem Ort.
Sobald Sie die vorläufigen Informationen haben, dokumentieren Sie sie auf ClickUp-Dokumente und teilen Sie sie mit allen Beteiligten. Sie können auch Interviews durchführen, um weitere qualitative Daten hinzuzufügen.
vollständig anpassbare Beschaffungsvorlage von ClickUp_
Wenn Sie neu im SaaS-Einkauf sind, können Sie einfacher und schneller einsteigen mit ClickUp's Beschaffungsvorlage . Diese vollständig anpassbare Vorlage ermöglicht es Ihnen, Ihr Beschaffungswesen zu projektieren, zu verfolgen, zu überwachen und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Auch nach der Implementierung können Sie diese Vorlage nutzen, um Ihre Lieferantenbeziehungen zu verfolgen! Diese Vorlage herunterladen
2. Optionen recherchieren und vergleichen
Die Website B2B SaaS Unternehmenssoftware der Markt ist stark überfüllt. Es gibt Dutzende, wenn nicht Hunderte von Tools für jede Kategorie. Jedes von ihnen verwendet unterschiedliche SaaS-Marketing-Strategien um Kunden zu gewinnen und zu binden. Daher ist es wichtig, die Optionen zu untersuchen und zu vergleichen.
- Kurzliste von 3-5 Tools: Wählen Sie auf der Grundlage Ihrer eigenen Internetrecherche die 3-5 besten Tools aus, die Ihren Anforderungen entsprechen
- Vergleichen: Erstellen Sie eine Tabelle mit allen in die engere Wahl gezogenenSaaS-Tools als Zeilen und Parametern als Spalten zum effektiven Vergleich
- Organisieren: Sortieren Sie sie nach den Parametern, die für Sie am wichtigsten sind
Wenn Sie ClickUp zur Verwaltung Ihres Beschaffungsprozesses verwenden, können Sie die Tabellenansicht nutzen, um Daten automatisch so zu organisieren und zu sortieren, wie Sie es benötigen.
Sie können auch benutzerdefinierte Felder verwenden, um Ihren Vergleich genau so darzustellen, wie Sie es wünschen.
Organisieren Sie Daten auf einfache und leicht lesbare Weise mit der Tabellenansicht von ClickUp
3. Vorschläge einholen
Jetzt, da Sie wissen, welche Tools Ihnen gefallen, ist es an der Zeit, Angebote einzuholen und sie zu bewerten.
Wenden Sie sich an die Anbieter mit einer klaren Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP), die Ihre Anforderungen und Erwartungen umreißt. ClickUp's Projektanfrage und Genehmigungsvorlage ist der perfekte Ausgangspunkt.
In dieser Phase müssen Sie sicherstellen, dass die Angebote vergleichbar sind. Jeder Anbieter hat möglicherweise einen anderen Begriff für eine ähnliche Funktion, was einen Vergleich erschwert. Sorgen Sie also für eine Standardisierung auf Ihrer Seite.
- Geben Sie die Liste der Funktionen an, die Sie im Tool haben möchten (in Ihrer Nomenklatur), und bitten Sie die Anbieter, die zutreffenden zu überprüfen
- Fragen Sie nach der Preisgestaltung für Ihre Bedingungen - in Ihrer Währung, auf der Grundlage Ihrer erwarteten Nutzung usw.
- Bitten Sie um Demos und Testphasen für Ihr Team, um das Tool selbst zu testen
- Nennen Sie eine Frist, bis zu der alle SaaS-Anbieter, die in die engere Wahl kommen, ihr Angebot einreichen müssen
- Bitten Sie sie nach Möglichkeit, einen Fragebogen wie ClickUp Forms auszufüllen, um die Daten automatisch in einer vergleichbaren Tabelle zu erfassen
4. Bewertung der Vorschläge
Bevor Sie mit der Bewertung der Angebote beginnen, prüfen Sie diese auf Vollständigkeit und Übereinstimmung mit Ihren geschäftlichen Anforderungen. Wenn Aspekte fehlen, wie z. B. die Sicherheitsstandards oder die Kündigungspolitik, sollten Sie die Anbieter danach fragen.
Vergleichen Sie anhand all dieser Daten Folgendes.
Gesamtbetriebskosten (TCO): Der Preis pro Benutzer ist keine gute Kennzahl, da er Ihnen nicht zeigt, wie viel Sie insgesamt zahlen werden. Berechnen Sie also die Kosten für das Tool, die Implementierung, das Onboarding, die Wartung usw. Vergleichen Sie die Summen.
Wert fürs Geld: Das Tool mit den niedrigsten TCO muss nicht unbedingt das beste sein. Vergewissern Sie sich also, dass das TCO-Tool in Bezug auf Funktionen, Kundenbetreuung usw. den besten Wert bietet.
Anpassung: Die meisten SaaS-Tools sind dafür gedacht, direkt nach dem Kauf verwendet zu werden. Wenn Sie jedoch Anpassungen benötigen, sollten Sie prüfen, ob dies möglich ist.
Benutzererfahrung: Dies ist wesentlich wichtiger, als Beschaffungsteams erkennen. Eine schlechte Benutzerfreundlichkeit wirkt sich auf die Akzeptanz, die Nutzung und letztendlich auf die Investitionsrendite aus. Stellen Sie sicher, dass Sie eine kleine Gruppe von Pilotanwendern haben, die Ihnen Feedback zur UX des Produkts geben können.
Kundensupport: Die meisten SaaS-Tools gehen davon aus, dass sich die Benutzer anhand von Benutzerhandbüchern und Wissensdatenbanken selbst helfen können. Wenn Ihnen das nicht ausreicht, sollten Sie prüfen, welche Möglichkeiten des Kundensupports Ihnen die einzelnen Anbieter bieten. Prüfen Sie, ob es sich für Sie lohnt, für zusätzlichen Support zu zahlen.
5. Bedingungen aushandeln
Wählen Sie auf der Grundlage von Schritt 4 Ihren Top-Anbieter aus und verhandeln Sie Bedingungen, die Ihre Interessen schützen. Bringen Sie alles zur Sprache, was für Sie wichtig ist, z. B. Preise, Servicelevel, Support, Stornierungsbedingungen usw., und handeln Sie die Bedingungen aus.
Sie sollten wissen, was nicht verhandelbar ist. Branchen wie das Finanzwesen oder das Gesundheitswesen benötigen beispielsweise strenge Sicherheitskontrollen. Wenn Ihr Anbieter dieses Maß an Konformität nicht bieten kann, ist es an der Zeit, zur zweiten Präferenz auf Ihrer Liste zu wechseln.
Wenn Sie sich auf die Bedingungen geeinigt haben, unterzeichnen Sie den Vertrag und legen Sie los.
6. Implementierung der Software
Bei der Implementierung von SaaS für Unternehmen müssen Sie gründlich vorgehen und eine Reihe von Faktoren berücksichtigen. Arbeiten Sie eng mit dem Anbieter zusammen, um die Software in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Achten Sie auf die Wirksamkeit der folgenden Punkte:
- Einrichtung der Software, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist
- Onboarding-Prozess für neue Benutzer
- Offboarding-Prozess für Mitarbeiter, die die Organisation/das Team verlassen
- Schulung der Benutzer
- Integration in bestehende Systeme
- Nutzungsbeschränkungen/Funktionen/Zugang usw. gemäß den Anforderungen Ihres Unternehmens
- Eskalationsmatrix für Probleme und Beschwerden
7. Überwachung der Nutzung
Die Aufgabe der Beschaffung ist mit der Implementierung der Software noch nicht beendet. Um sicherzustellen, dass die Teams das Beste aus den ihnen zur Verfügung stehenden Tools machen, müssen Sie die Nutzung und die Stimmung weiterhin mit SaaS-Analysetools .
- Prüfen, ob die Nutzer die Software wie vorgesehen verwenden
- Messung der Auswirkungen auf Einsparungen, Effizienz, Leistung usw.
- Überwachung von Beschwerden/Problemen, die im Zusammenhang mit dem Tool auftauchen
- Erhebungen über die Stimmung der Nutzer durchführen, um herauszufinden, ob die Teams mit dem Tool zufrieden sind
Setzen Sie sich von Zeit zu Zeit mit den Teams zusammen und führen Sie eine qualitative Analyse durch, um die Nutzung im Detail zu verstehen.
ClickUp Dashboard zur Verfolgung von SaaS-Analysen
Bei der Implementierung dieses Prozesses werden Sie wahrscheinlich auf einige Herausforderungen stoßen und einige Fehler machen. Sehen wir uns an, wie Sie das vermeiden können.
Zu vermeidende Fehler bei der SaaS-Beschaffung
Für Beschaffungsteams, die es gewohnt sind, Software auf herkömmliche Weise zu kaufen, kann der SaaS-Einkauf neu sein. Infolgedessen könnten Sie mit folgenden Problemen konfrontiert werden herausforderungen bei der Beschaffung und machen grundlegende Fehler, die leicht vermieden werden können.
Hier sind die häufigsten Fehler bei der SaaS-Beschaffung.
Unterschlagung versteckter Kosten: Der auf der Website angegebene Preis ist oft nicht der Gesamtpreis. Der Vertrag enthält möglicherweise Kosten für Integration, Datenmigration, Premium-Support usw., die die Gesamtbetriebskosten in die Höhe treiben können. Wenn Sie diese ignorieren, können Ihre Ausgaben in die Höhe schnellen.
Vernachlässigung von ROI-Berechnungen: Jede Ausgabe muss ein Geschäftsergebnis nachweisen. Wenn Sie keine ROI-Berechnungen zu direkten Vorteilen wie Umsatzwachstum oder Kosteneinsparungen sowie zu indirekten Vorteilen wie dem Gefühl der Wertschätzung für die Mitarbeiter durchführen, kann dies zu Reue führen.
Isolierte Käufe: Ein weiterer großer Fehler ist es, SaaS-Lösungen zu kaufen, ohne zu überlegen, wie sie sich in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen. Ein isolierter Kauf ist möglicherweise nicht mit anderen Tools kompatibel, die Ihr Unternehmen verwendet, was zu Ineffizienzen und zusätzlichen Kosten für die Überbrückung dieser Lücken führt.
Skalierbarkeit übersehen: Eine kurzfristige Betrachtung der SaaS-Beschaffung führt zu Engpässen, wenn Ihr Unternehmen wächst. Wenn Sie die Skalierbarkeit außer Acht lassen, können Sie steigende Arbeitslasten und zusätzliche Benutzer nicht bewältigen, ohne dass eine komplette Überarbeitung erforderlich ist.
Unterschätzung der Bedeutung des Anbietersupports: Es ist leicht zu glauben, dass moderne Tools benutzerfreundlich sind und man deshalb keinen Kundensupport braucht. Er ist jedoch notwendig, um technische Probleme zu lösen, bei Aktualisierungen zu helfen und zukünftige Integrationen zu unterstützen. Unterschätzen Sie nicht, jemanden zu haben, den Sie anrufen können, wenn Sie Probleme haben.
Verzicht auf Sicherheitsüberprüfungen: Dem Anbieter zu vertrauen, dass er sich um die Sicherheit kümmert, kann ein großes Versäumnis sein. In einer Zeit, in der Datenschutzverletzungen an der Tagesordnung sind, sind Sie genauso für die Sicherheitsbewertung des SaaS-Anbieters verantwortlich.
Entscheidungsfindung überstürzen: Schließlich kann ein überstürzter SaaS-Beschaffungsprozess zu einer schlechten Entscheidungsfindung führen. Wenn Sie sich für das erste Tool entscheiden, auf das Sie ein Auge geworfen haben, kann das auf lange Sicht zu wiederholter Unzufriedenheit führen.
Sie können diese Fehler vermeiden, indem Sie einige Best Practices für die SaaS-Beschaffung befolgen. Schauen wir mal.
Best Practices für die SaaS-Beschaffung
Um Fehler, Verzögerungen, Kostenüberschreitungen und Ineffizienzen zu vermeiden, sollten Sie bei der Beschaffung von SaaS-Lösungen die folgenden Best Practices befolgen.
Benchmark-Preis
Vergleichen Sie den Preis an zwei Fronten. Zum einen, wie das von Ihnen gewählte Produkt im Vergleich zu anderer Software in der Kategorie abschneidet. Wenn Sie sich zum Beispiel für Asana als Projektmanagement-Tool entschieden haben, vergleichen Sie die Preise mit SaaS-Beispiele wie z. B. Jira, Zoho Projects und ClickUp.
Vergleichen Sie dann mit den Preisen, die ähnliche Unternehmen wie Sie für das Tool Ihrer Wahl zahlen. Diese Informationen sind möglicherweise nicht öffentlich verfügbar, daher ist es hilfreich, Freunde und Kollegen privat zu fragen, um den Puls des Marktes zu fühlen.
Rechtliche und sicherheitstechnische Prüfungen durchführen
Es liegt in Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass Ihr SaaS-Tool allen für Sie geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht, nicht nur in der Gegenwart, sondern auch in der Zukunft. Führen Sie eine gründliche Bewertung der Rechts- und Sicherheitsrichtlinien des Anbieters durch.
Führen Sie außerdem regelmäßige Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand sind.
Verwenden Sie eine SaaS-Verwaltungssoftware
Sobald Sie ein Tool angeschafft haben, sollten Sie ein System für die richtige Verwaltung einrichten. A SaaS-Verwaltungssoftware :
- Verschafft Einblick in SaaS-Abonnements und Softwarenutzung
- Zentralisiert die Kontrolle von Lizenzen
- Automatisiert die Nachverfolgung von Ausgaben, einschließlich Add-ons oder Premium-Service-Levels
- Rationalisiert Onboarding und Offboarding
Verfolgt Verlängerungsdaten
Die meisten SaaS-Verträge verlängern sich automatisch, was zu unnötigen Ausgaben führen kann. Die Verfolgung von Verlängerungsdaten und die Einstellung automatischer Erinnerungen stellt sicher, dass Sie:
- Die Erneuerung von Lizenzen für Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen haben, zu vermeiden
- Einen Raum für Neuverhandlungen zu schaffen
- Eine Neubewertung, ob das Produkt wirklich funktioniert
- Dem Anbieter Feedback zu Ihren Bedürfnissen geben
Verwalten Sie die Vertragsdaten
Wie die Verlängerungsdaten sind auch die Vertragsdaten, wie z. B. die Laufzeit der Vereinbarung, die Zuständigkeiten beider Parteien, Service Level Agreements (SLAs), Vertragsstrafen, Verlängerungsverpflichtungen usw. wichtig zu überwachen.
Eine gute SaaS-Beschaffungsplattform kann dabei helfen. Ein organisiertes und zugängliches Tool zur Verwaltung beschaffungsverträge hilft bei der Einhaltung der Vorschriften, der Prüfung und den Verhandlungen über die Erneuerung.
Bewertung der Leistung von Lieferanten
Planen Sie regelmäßige Bewertungen der Lieferantenleistung. Überprüfen:
- Einhaltung der SLAs durch den Anbieter
- Reaktionsfähigkeit und Zufriedenheit mit dem Service
- Geschäftsergebnisse und ROI der Software
- Optimierungen und kontinuierliche Verbesserungen
Es ist auch hilfreich, ein Auge auf andere Tools auf dem Markt zu werfen und die Leistung Ihres derzeitigen Anbieters damit zu vergleichen.
Implementierung eines standardisierten SaaS-Einkaufsprozesses
Wenn Sie diesen Prozess einmal durchlaufen haben, wissen Sie, wie er ablaufen muss. Basierend auf Ihren Erfahrungen und Erkenntnissen implementieren Sie einen strategischen SaaS-Beschaffungsprozess.
Ein typischer SaaS-Beschaffungsprozess umfasst Schritte und Rahmenbedingungen für die Erfassung von Anforderungen, die Bewertung von Anbietern, die Genehmigung von Interessengruppen, die Überprüfung nach der Implementierung und die erforderliche SaaS-Beschaffungssoftware.
Ace Your SaaS Procurement With ClickUp
Der Wechsel von der traditionellen Softwarebeschaffung zur SaaS-Beschaffung hat sich dramatisch vollzogen. Teams, die im traditionellen Paradigma geschult wurden, waren gezwungen, in kürzester Zeit neue Tricks zu lernen.
Um diesen Wandel zu erleichtern und den Prozess nahtlos zu gestalten, benötigen Sie die besten SaaS-Beschaffungslösungen. Die umfassende Projektmanagement-Plattform von ClickUp ist so konzipiert, dass sie für jeden Prozess, den Sie benötigen, anpassbar ist, einschließlich SaaS-Beschaffung.
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