Dale Carnegie sagte: "Eine Stunde Planung kann dir 10 Stunden Arbeit ersparen"
Wenn Sie Ihre Beschaffungsstrategie gut planen, erzielen Sie bessere Geschäfte mit den Lieferanten.
Mit einer gut geplanten Beschaffungsstrategie können Sie die Einkaufsentscheidungen der verschiedenen Abteilungen überwachen, die Leistung der Lieferanten verfolgen und Möglichkeiten zur Rationalisierung von Prozessen oder zur Kostenoptimierung ermitteln.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine solide Beschaffungsstrategie entwickeln können.
Machen Sie sich bereit, die Kontrolle über Ihre Ausgaben zu erlangen, Risiken zu minimieren und die betriebliche Effizienz zu verbessern, um das Unternehmenswachstum zu fördern.
Fangen wir gleich damit an. 👇
Was ist eine Beschaffungsstrategie?
Eine Beschaffungsstrategie ist der Plan eines Unternehmens für die Beschaffung von Artikeln zum bestmöglichen Preis unter Einhaltung der Liefer- und Qualitätsstandards. Dazu gehört es, die richtigen Lieferanten zu finden, den besten Preis auszuhandeln, Einkäufe zu tätigen und Lieferungen sicherzustellen.
Eine starke Beschaffungspolitik und -strategie leitet Ihr Beschaffungsteam bei der Erreichung langfristiger Geschäftsziele. Daher sollten sie flexibel und anpassungsfähig sein und sich ständig mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens weiterentwickeln.
Der Zweck der Beschaffungsstrategie
Bei Beschaffungsstrategien geht es nicht nur darum, die Kosten zu senken oder die günstigsten Angebote zu erhalten - obwohl das wichtig ist. Vielmehr geht es darum, qualitative Waren und Dienstleistungen zum richtigen Preis und zur richtigen Zeit zu beschaffen, um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.
Die besten Beschaffungsstrategien gehen über den reinen Einkauf hinaus. Sie orientieren sich an den übergeordneten Zielen Ihres Unternehmens, von der Priorität sozialer Verantwortung bis zur Förderung von Innovationen durch Lieferantenpartnerschaften.
Ein umfassender strategischer Ansatz für die Beschaffung hilft Ihrem Team, einen soliden Plan zu erstellen und den gesamten Prozess in einen wertvollen Vorteil zu verwandeln, der Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.
Ziele der Beschaffungsstrategie
Eine wirksame Beschaffungsstrategie verfolgt vier Ziele:
- Kosteneffizienz: Das meiste Geld für Ihr Geld bekommen
- Qualität und Wert: Sicherstellen, dass das, was Sie kaufen, Ihren Standards entspricht
- Pünktliche Lieferung: Vermeidung von Unterbrechungen, indem Sie die Dinge dann bekommen, wenn Sie sie brauchen
- Risikomanagement: Abschwächung potenzieller Probleme wie unzuverlässige Lieferanten
Typen von Beschaffungsstrategien
Es gibt kein Patentrezept für alle. Im Folgenden finden Sie sechs Arten von Beschaffungsstrategien, die Ihnen helfen können, Ihre Ziele zu erreichen:
Strategie 1: Kostenreduzierung
Der Kontext sagt alles: den größten Nutzen für Ihr Geld zu erhalten. Diese Kostensenkungsstrategie geht über den ursprünglichen Anschaffungspreis hinaus. Sie nutzt Techniken wie Ausschreibungen und Wertanalysen, um die besten Angebote auszuhandeln und die Gesamtbetriebskosten (TCO) zu berücksichtigen - einschließlich der Kosten für Wartung, Reparatur und Entsorgung.
Beispiel: Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das verpackte Snacks in einem überfüllten und wettbewerbsintensiven Markt herstellt. In einem solchen Umfeld, in dem die meisten Hersteller über den Preis und den Vertrieb konkurrieren, ist es ein wichtiges Anliegen, die Selbstkosten niedrig zu halten. Dieses Unternehmen könnte beschließen, seine Inputpreise zu senken, indem es Kostensenkungen bei Rohstoffen und Verpackungen erzielt. Es könnte eine Ausschreibung für Verpackungsmaterial veröffentlichen, Unternehmen auffordern, sich um den Auftrag zu bewerben, und sich für einen neuen Lieferanten entscheiden, der deutlich niedrigere Kosten für dasselbe Material bieten kann.
Am besten geeignet für:
- Unternehmen in Märkten mit starkem Preiswettbewerb
- Unternehmen mit hohen direkten Kosten
- Produkte oder Materialien mit vielen möglichen Lieferanten
Strategie 2: Risikomanagement
Unterbrechungen der Lieferkette führen häufig zu Produktionsverzögerungen und Umsatzeinbußen. Eine solide Strategie für das Risikomanagement in der Beschaffung hilft Ihnen, potenzielle Probleme im Zusammenhang mit Lieferkettenunterbrechungen vorherzusehen und abzumildern.
Diese Strategie beinhaltet die Zusammenarbeit mit mehreren zuverlässigen und effizienten Lieferanten, um sicherzustellen, dass Sie bei kritischen Artikeln nicht von einer einzigen Quelle abhängig sind. Letztlich wird so die Beschaffung geschäftskritischer Güter bei unerwarteten Ereignissen wie Naturkatastrophen oder Lieferanteninsolvenzen gesichert.
Beispiel: Ein weltweit tätiger Automobilhersteller wendet eine Risikomanagementstrategie an, um Halbleiterkrisen zu bewältigen. Er arbeitet mit mehreren zuverlässigen Chip-Lieferanten an verschiedenen geografischen Standorten zusammen und gewährleistet so eine reibungslose Produktion, selbst wenn es bei einem bestimmten Lieferanten oder in einer bestimmten Region zu Störungen kommt.
Am besten geeignet für:
- Unternehmen, die auf der ganzen Welt einkaufen
- Produkte, die ein wesentliches Roh- oder Einsatzmaterial darstellen
- Produkte, die zu ähnlichen Kosten oder in ähnlicher Qualität von mehreren Unternehmen bezogen werden können
Strategie 3: Lieferantenmanagement und -optimierung
Die Strategie für Lieferantenmanagement und -optimierung konzentriert sich auf den Aufbau besserer Beziehungen zwischen Unternehmen und Zulieferern. Die Strategie umfasst vor allem die Festlegung von Leistungsstandards für Lieferanten, die Durchführung von Audits sowie die Bereitstellung von Schulungen und Unterstützung.
Auch wenn die Einzelheiten von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein können, ist die Förderung starker Lieferantenbeziehungen für produktionsintensive Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit Ihren Lieferanten an Innovationen, planen gemeinsam den künftigen Bedarf und haben zuverlässige Partner, die zuverlässig liefern.
Lassen Sie uns anhand eines Beispiels sehen, wie Sie diese Strategie umsetzen können. 👇
Beispiel: Angenommen, ein Bekleidungsunternehmen führt eine Lieferantenmanagementstrategie mit einem Stoffhersteller ein. Nach der Festlegung von Qualitätsstandards für den Hersteller führt das Unternehmen regelmäßige Audits durch, um eine gleichbleibende Qualität zu gewährleisten.
Darüber hinaus finden Brainstorming-Sitzungen mit dem Hersteller statt, in denen neue Stoffe, Technologien und Designs, die auf dem Markt im Trend liegen, diskutiert werden. Die enge Beziehung fördert das Vertrauen und gewährleistet hochwertige Stoffe.
Best geeignet für:
- Unternehmen mit hohem Produktionsvolumen
- Produkte, bei denen Qualität und Innovation wichtig sind
- Weniger preissensible Märkte
Strategie 4: Umweltfreundliche Beschaffung
Umweltbewusstes Handeln erstreckt sich auch auf Ihre eigene Beschaffungspolitik und -praxis. Der grüne Einkauf tut genau das.
Diese Beschaffungsstrategie beinhaltet die Beschaffung von Produkten oder Dienstleistungen mit minimalen Umweltauswirkungen. Der Rahmen für die Beschaffungsstrategie konzentriert sich auf Lieferanten, die sich der Nachhaltigkeit verpflichtet haben, und bevorzugt Produkte aus recyceltem Material, emissionsarme oder energieeffiziente Produkte.
Beispiel: Eine Lebensmittelkette verfolgt eine grüne Beschaffungsstrategie. Sie bevorzugt die Beschaffung von Obst und Gemüse von lokalen Bauernhöfen, die nachhaltige Praktiken wie biologische Landwirtschaft und Wasserschutz anwenden.
Möglicherweise wählen sie auch Reinigungsprodukte mit umweltfreundlichen Zertifizierungen und Verpackungen aus recycelten Materialien.
Am besten geeignet für:
Unternehmen, die sich ernsthaft bemühen, ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern
Strategie 5: Globale Beschaffung
Global Sourcing bedeutet, dass Sie Ihren Lieferantenstamm über die lokalen Märkte hinaus erweitern. Sie nutzt die Wettbewerbsbedingungen einer globalisierten Wirtschaft und kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
Außerdem eröffnet der Blick über die Grenzen hinaus neue Möglichkeiten, z. B. die Erkundung unerschlossener Märkte und die Suche nach besseren Preisen oder höherwertigen Waren.
Global-Sourcing-Strategien werden vor allem von Unternehmen genutzt, die Rohstoffe benötigen, die auf ihrem lokalen Markt nicht ohne Weiteres verfügbar sind oder ein Vermögen kosten.
Beispiel: Ein Möbelhersteller hat vielleicht Schwierigkeiten, Hartholz zu beschaffen, weil die Flora in den verschiedenen Regionen unterschiedlich ist. Sie könnten jedoch erfahren, dass dasselbe Holz in anderen Regionen, z. B. in Südostasien, leicht erhältlich ist.
Um dem Versorgungsdefizit entgegenzuwirken, führt das Unternehmen eine globale Beschaffungsstrategie für die Beschaffung von Laubholz ein. Dies gewährleistet eine gleichmäßige Versorgung, senkt die Kosten und ermöglicht es dem Unternehmen, importiertes Holz zu günstigeren Preisen zu verkaufen.
Allerdings erfordert dies eine sorgfältige Planung und Verwaltung. Kulturelle Unterschiede, komplexe Logistik und Qualitätskontrollverfahren müssen berücksichtigt werden, um einen reibungslosen und erfolgreichen Ablauf zu gewährleisten.
Am besten geeignet für:
- Waren, die nur in begrenzten Mengen oder zu hohen Kosten vor Ort verfügbar sind
- Unternehmen, die in der Lage sind, weltweit zu beschaffen und zu operieren
Strategie 6: Totales Qualitätsmanagement
Total Quality Management (TQM) ist eine Beschaffungsstrategie, die den Schwerpunkt auf proaktive Qualitätskontrollmaßnahmen in der gesamten Lieferkette legt - Festlegung von Qualitätsstandards, Durchführung von Inspektionen und Umsetzung von Qualitätskontrollmaßnahmen.
Ziel dieser Strategie ist es, Fehler zu minimieren und sicherzustellen, dass die Produkte den Qualitätsstandards entsprechen. Sowohl Einkäufer als auch Lieferanten arbeiten kontinuierlich daran, Prozesse zu verbessern, Möglichkeiten zur Kostensenkung zu ermitteln und die Qualität insgesamt zu verbessern.
Beispiel: Erdölproduzierende Unternehmen wenden TQM im Allgemeinen in ihrem Beschaffungsprozess an. Da bei der Erdölförderung viel auf dem Spiel steht, hilft TQM ihnen, qualitätsbezogene Probleme bei der Beschaffung von technischem Material für die Wartung von Ölfeldanlagen und den Bau von Projekten zu lösen.
Am besten geeignet für:
- Produkte, die aufgrund von Rechtsvorschriften oder aus anderen Gründen einen hohen Qualitätsstandard erfüllen müssen
Entwicklung einer effektiven Beschaffungsstrategie
Nutzen Sie unseren bewährten Neun-Schritte-Prozess, um eine solide Beschaffungsstrategie zu entwickeln, die erfolgreich ist:
Schritt 1: Führen Sie ein Beschaffungsaudit durch
Bevor Sie eine neue Strategie entwerfen, müssen Sie Ihre aktuellen Beschaffungsausgaben verstehen. Führen Sie zu diesem Zweck eine gründliche Prüfung Ihrer Ausgabengewohnheiten durch. Sammeln Sie Daten über Ihre bestehenden Beschaffungsrichtlinien und -aktivitäten, einschließlich:
- Was Sie kaufen (Waren und Dienstleistungen)
- Von wem Sie kaufen (Lieferanten)
- Wie viel Sie ausgeben (Gesamtkosten)
Analysieren Sie diese Daten, um Bereiche mit hohen Ausgaben, potenzielle Kostensenkungsmöglichkeiten und alle Fälle von unzulässigen Ausgaben (nicht genehmigte Käufe) zu ermitteln.
Wenn Sie sich mit den Feinheiten befassen, können Sie Ihre Bemühungen genau bestimmen und Ihre Strategie entsprechend anpassen.
Schritt 2: Definieren Sie klare Beschaffungsziele
Welche Ergebnisse wünschen Sie sich von Ihrer Beschaffungsstrategie?
Klare Ziele bieten einen Fahrplan für die Umsetzung Ihrer Strategie und ermöglichen es Ihnen, die verschiedenen Erfolgskennzahlen zu messen.
Hier sind einige gängige Beschaffungsziele:
- Kostensenkung: Senkung der Beschaffungskosten bei gleichbleibender Qualität
- Effizienzverbesserung: Rationalisierung von Prozessen, um Zeit und Ressourcen zu sparen
- Risikomanagement: Potenzielle Unterbrechungen in der Lieferkette abmildern
- Nachhaltigkeit: Einführung umweltfreundlicher Beschaffungspraktiken
- Lieferantenbeziehungsmanagement: Aufbau starker, für beide Seiten vorteilhafter Beziehungen zu wichtigen Lieferanten
Die klare Definition Ihrer geschäftlichen Anforderungen und Ziele gewährleistet, dass Ihre Strategie zielgerichtet ist und geschäftsorientierte Ergebnisse liefert.
Schritt 3: Bewertung der Marktbedingungen
Veränderungen im externen Umfeld können sich erheblich auf Ihre Beschaffungsstrategie auswirken. Berücksichtigen Sie Faktoren wie:
- Markttrends: Gibt es Preisschwankungen oder neue Technologien, die Ihren Bedarf beeinflussen könnten?
- Lieferantenlandschaft: Wer sind die wichtigsten Akteure in Ihrer Branche? Gibt es Möglichkeiten zur Konsolidierung oder Diversifizierung der Lieferanten?
- Regulatorisches Umfeld: Gibt es rechtliche oder regulatorische Anforderungen, die bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zu berücksichtigen sind?
Wenn Sie über die Marktbedingungen auf dem Laufenden bleiben, können Sie Ihre Geschäftsstrategie an die Veränderungen anpassen und fundierte Entscheidungen treffen.
Wenn Sie z. B. steigende Materialkosten erwarten, sollten Sie sich nach alternativen Lieferanten umsehen oder längerfristige Verträge mit bestehenden Lieferanten aushandeln.
Schritt 4: Entwickeln Sie Beschaffungsstrategien
Legen Sie auf der Grundlage Ihrer strategischen Beschaffungsprioritäten, Ziele und Marktanalysen fest, wie Sie die benötigten Waren und Dienstleistungen beschaffen wollen. Im Folgenden finden Sie einige gängige Beschaffungsstrategien, auf die Sie sich freuen können:
- Wettbewerbliche Ausschreibungen: Einholung von Angeboten von mehreren Anbietern, um den besten Preis zu erhalten
- Single Sourcing: Partnerschaft mit einem einzigen, zuverlässigen Lieferanten für kritische Artikel
- Verhandeln: Zusammenarbeit mit Lieferanten, um bessere Preise und Bedingungen zu erzielen
- Strategische Beschaffung: Zusammenarbeit mit Lieferanten bei Produktentwicklung und Innovation
Die beste Beschaffungsstrategie hängt von der Art Ihrer Beschaffung ab. So eignet sich beispielsweise die Ausschreibung für Standard-Bürobedarf, während die Einzelbeschaffung für die Beschaffung komplexer Maschinen mit wenigen qualifizierten Anbietern vorzuziehen ist.
Schritt 5: Einführung von Technologie und Automatisierung
Technologie kann Ihren Beschaffungsprozess erheblich rationalisieren, die Genauigkeit verbessern und Ihrem Team Zeit ersparen. So geht's:
- Beschaffungssoftware: Verwalten Sie Bestellanforderungen, Bestellungen und Lieferantenbeziehungen elektronisch über beschaffungsmanagement-Software wie ClickUp
- Ausgabenanalysetools: Verwenden Sie Buchhaltungstools, um tiefere Einblicke in Ihre Ausgabendaten zu erhalten und Bereiche für Kosteneinsparungen zu identifizieren
- Automatisierung von Arbeitsabläufen: Erwägen Sie Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, um sich wiederholende Aufgaben wie Genehmigungen und Dateneingabe zu automatisieren
Die Integration solcher Tools in Ihre Prozesse verbessert die Effizienz, reduziert Fehler und ermöglicht es Ihren Beschaffungsteams, sich auf strategische Aufgaben wie das Management von Lieferantenbeziehungen und Marktforschung zu konzentrieren.
Schritt 6: Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten
Eine gut definierte Teamstruktur für das Lieferantenmanagement in der Beschaffung beginnt mit der Festlegung klarer Rollen und Verantwortlichkeiten für jedes Teammitglied. Dazu könnten gehören:
- Beschaffungsmanager: Leitet das Team und beaufsichtigt die gesamte Beschaffungsstrategie
- Einkaufschef (CPO): Verantwortlich für die Beschaffung und Verhandlung mit Lieferanten
- Vertragsspezialisten:
Sicherstellen, dass die Verträge rechtlich einwandfrei sind und vorteilhaft für Ihr Unternehmen sind - Fachleute für Qualitätskontrolle: Überprüfen, ob Waren und Dienstleistungen den vereinbarten Qualitätsstandards entsprechen
Klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten verhindern Verwirrung, gewährleisten Verantwortlichkeit und tragen zur
ihrer Beschaffungsstrategie.
Schritt 7: Leistungskennzahlen festlegen
Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) sind quantifizierbare Messgrößen, die es Ihnen ermöglichen, Fortschritte zu verfolgen und Schwachstellen in Ihrem Beschaffungsprozess zu erkennen.
Ziehen Sie diese potenziellen KPIs in Betracht, um Ihre Beschaffungsbemühungen zu messen:
- Prozentuale Kosteneinsparungen: Bewertet die erzielten Kosteneinsparungen als Prozentsatz der gesamten Beschaffungsausgaben
- Lieferantenvorlaufzeit: Misst die Zeit, die von der Auftragserteilung bis zur endgültigen Lieferung vergeht
- Lieferantenfehlerquote: Misst die Anzahl der erhaltenen fehlerhaften Produkte im Verhältnis zur Gesamtzahl der bei den einzelnen Lieferanten bestellten Produkte und schafft so Transparenz über die führenden und rückständigen Lieferanten
Durch die Verfolgung dieser Kennzahlen können Sie den Beteiligten den Wert der Beschaffungsstrategie aufzeigen und Bereiche mit Optimierungsbedarf identifizieren.
Hinweis: Überprüfen und verfeinern Sie Ihre KPIs regelmäßig, um deren Relevanz und Ausrichtung auf Ihre sich entwickelnden Ziele sicherzustellen.
Schritt 8: Kontinuierliche Verbesserung umsetzen
Eine erfolgreiche Beschaffungsstrategie ist ein lebendiges Dokument. Sie muss sich ständig weiterentwickeln und an veränderte Umstände anpassen. Entwickeln Sie daher eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung innerhalb Ihres Beschaffungsteams.
Nutzen Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihre Beschaffungsstrategie flexibel ist und sich an Veränderungen anpassen lässt:
- Informieren Sie sich über Branchentrends und bewährte Verfahren
- Analysieren Sie regelmäßig Beschaffungsdaten, um potenzielle Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu ermitteln
- Holen Sie sich Feedback von internen Stakeholdern und Lieferanten, wie der Beschaffungsprozess verbessert werden kann
- Seien Sie offen für neue Technologien und Automatisierungslösungen, die den Beschaffungsprozess verbessern können rationalisierung der Abläufe
Indem Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern, bauen Sie eine Beschaffungsstrategie auf, die Ihrem Unternehmen einen langfristigen Nutzen bringt.
Schritt 9: Effektive Kommunikation mit den Stakeholdern
Kommunizieren Sie die Beschaffungsstrategie und ihre Ziele regelmäßig mit allen relevanten Interessengruppen, einschließlich:
- Interne Teams (Finanzen, Betrieb, etc.)
- Zulieferer
- Senior Management
In dieser Kommunikation sollte darauf eingegangen werden, wie die Strategie mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang steht und wie sie den Beteiligten zugute kommt.
Wenn alle Beteiligten über die strategischen Ziele auf dem Laufenden gehalten werden, fördert dies die Zusammenarbeit, gewährleistet die Akzeptanz und hilft, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Und Voila!
Diese Schritte werden Ihnen helfen, eine umfassende Beschaffungsstrategie zu entwickeln und umzusetzen, die Ihre Ausgaben optimiert. Nutzen Sie sie, um Risiken zu minimieren und für einen stetigen Fluss von Waren und Dienstleistungen zu sorgen, die Ihr Unternehmen benötigt, um auf einem wettbewerbsorientierten Markt erfolgreich zu sein.
Lesen Sie auch:_ Die beste Lieferantenmanagement-Software für Ihr Unternehmen
Aufbau einer optimierten Beschaffungsstrategie mit ClickUp
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Beispiele für erfolgreiche Beschaffungsstrategien
Werfen Sie einen Blick auf einige Beispiele erfolgreicher Beschaffungsstrategien aus der Praxis, deren Quellen Sie weiter erforschen können:
1. Walmarts globale Beschaffungsstrategie für Kosteneinsparungen
Walmart ist für seine aggressiven Kostensenkungsmaßnahmen bekannt, und die Beschaffung spielt dabei eine große Rolle. Das Unternehmen nutzt seine enorme Kaufkraft, um mit Lieferanten weltweit niedrigere Preise auszuhandeln.
Eine wichtige Strategie zur Kosteneffizienz in der Beschaffung besteht darin, langfristige Verträge mit wichtigen Lieferanten abzuschließen und sie zu kontinuierlichen Kostensenkungen anzuhalten.
Diese Strategie hat entscheidend dazu beigetragen, dass Walmart seinen Kunden konstant niedrige Preise bieten kann. Es wird geschätzt, dass
sie jährlich Milliarden von Dollar einsparen
durch diesen Ansatz.
2. Die kollaborative Beschaffung der United States Air Force für Effizienz
Die Luftwaffe hat ihren Beschaffungsprozess rationalisiert
indem sie mit anderen militärischen Bereichen zusammenarbeitete. Dazu gehörten die Standardisierung der Beschaffungsverfahren und die Nutzung der gebündelten Kaufkraft, um bessere Angebote für Lieferanten auszuhandeln.
Die Zusammenarbeit hat zu erheblichen Kosteneinsparungen für die Luftwaffe geführt und die Effizienz des Beschaffungsprozesses verbessert.
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