Dale Carnegie sagte: „Eine Stunde Planen kann Ihnen zehn Stunden Arbeit ersparen, die Sie zu erledigen haben.“
Planen Sie Ihre Beschaffungsstrategie gut, und Sie erzielen bessere Konditionen bei Ihren Lieferanten.
Mit einer gut geplanten Beschaffungsstrategie können Sie die Kaufentscheidungen verschiedener Abteilungen überwachen, die Nachverfolgung der Leistung von Lieferanten durchführen und Möglichkeiten zur Rationalisierung von Prozessen oder zur Verbesserung der Kostenoptimierung identifizieren.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine solide Beschaffungsstrategie aufbauen können.
Machen Sie sich bereit, die Kontrolle über Ihre Ausgaben zu erlangen, Risiken zu minimieren und die betriebliche Effizienz für das Wachstum Ihres Geschäfts zu verbessern.
Lassen Sie uns gleich loslegen. 👇
Was ist eine Beschaffungsstrategie?
Eine Beschaffungsstrategie ist der Plan eines Unternehmens, Elemente zum bestmöglichen Preis zu beschaffen und dabei die Liefer- und Qualitätsstandards einzuhalten. Dazu gehört es, die richtigen Lieferanten zu finden, den besten Preis auszuhandeln, Einkäufe zu tätigen und Lieferungen sicherzustellen.
Eine starke Beschaffungsrichtlinie und -strategie führt Ihr Beschaffungsteam zum Erreichen langfristiger Geschäftsziele. Daher sollte sie flexibel und anpassungsfähig sein und sich ständig entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens weiterentwickeln.
Der Zweck der Beschaffungsstrategie
Bei Beschaffungsstrategien geht es nicht nur darum, Kosten zu senken oder die günstigsten Angebote zu erhalten – obwohl das natürlich wichtig ist. Vielmehr geht es darum, qualitativ hochwertige Waren und Dienstleistungen zum richtigen Preis und zum richtigen Zeitpunkt zu erwerben, damit Ihr Geschäft reibungslos läuft.
Die besten Beschaffungsstrategien gehen über den reinen Einkauf hinaus. Sie sind auf die übergeordneten Ziele Ihres Unternehmens abgestimmt, von der Priorisierung sozialer Verantwortung bis hin zur Förderung von Innovationen durch Partnerschaften mit Lieferanten.
Ein umfassender strategischer Ansatz für die Beschaffung hilft Ihrem Team, einen soliden Plan zu erstellen, und macht den gesamten Prozess zu einem wertvollen Vorteil, der Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.
Ziele der Beschaffungsstrategie
Eine effektive Beschaffungsstrategie umfasst vier Schwerpunkte:
- Kosteneffizienz: Das Beste für Ihr Geld bekommen
- Qualität und Wert: Sicherstellen, dass Ihre Einkäufe Ihren Standards entsprechen
- Pünktliche Lieferung: Vermeiden Sie Unterbrechungen, indem Sie Dinge dann erhalten, wenn Sie sie brauchen.
- Risikomanagement: Minderung potenzieller Probleme wie unzuverlässige Lieferanten
Arten von Beschaffungsstrategien
Es gibt keine Einheitslösung. Hier sind sechs Arten von wichtigen Beschaffungsstrategien, die Ihnen helfen können, Ihre Ziele zu erreichen:
Strategie 1: Kostensenkung
Der Kontext sagt alles: Sie wollen den größten Wert für Ihr Geld bekommen. Diese Strategie zur Kostensenkung geht über den ursprünglichen Kaufpreis hinaus. Sie nutzt Techniken wie Ausschreibungen und Wertanalysen, um Ihnen zu helfen, die besten Angebote auszuhandeln und die Gesamtbetriebskosten (TCO) zu berücksichtigen – einschließlich Wartungs-, Reparatur- und Entsorgungskosten.
Beispiel: Nehmen wir ein Unternehmen, das verpackte Snacks in einem umkämpften Markt herstellt. Unter solchen Umständen, in denen die meisten Hersteller über Preis und Verteilung konkurrieren, ist die Senkung der Kosten ein wichtiges Anliegen. Dieses Unternehmen könnte beschließen, seine Einkaufspreise zu senken, indem es Kosteneinsparungen bei Rohstoffen und Verpackungen erzielt. Es könnte eine Ausschreibung für Verpackungsmaterial veröffentlichen, Unternehmen zur Angebotsabgabe einladen und sich für einen neuen Lieferanten entscheiden, der ihm deutlich niedrigere Kosten für das gleiche Material bietet.
Strategie 2: Risikomanagement
Störungen in der Lieferkette führen häufig zu Produktionsverzögerungen und Umsatzverlusten. Eine starke Strategie für das Beschaffungsrisikomanagement hilft Ihnen, potenzielle Probleme mit Störungen in der Lieferkette zu antizipieren und zu mindern.
Die Strategie umfasst die Zusammenarbeit mit mehreren zuverlässigen und effizienten Lieferanten, damit Sie bei kritischen Elementen nicht von einer einzigen Quelle abhängig sind. Letztendlich geht es darum, bei unerwarteten Ereignissen wie Naturkatastrophen oder der Insolvenz von Lieferanten die Sicherheit bei der Beschaffung geschäftskritischer Güter zu gewährleisten.
Beispiel: Ein globaler Automobilhersteller nutzt eine Risikomanagementstrategie, um Halbleiterkrisen zu bewältigen. Er arbeitet mit mehreren zuverlässigen Chip-Lieferanten an verschiedenen geografischen Standorten zusammen, um auch bei Ausfällen bei einem bestimmten Lieferanten oder in einer bestimmten Region eine reibungslose Produktion zu gewährleisten.
Strategie 3: Lieferantenmanagement und -optimierung
Die Strategie für Lieferantenmanagement und -optimierung konzentriert sich auf den Aufbau besserer Beziehungen zwischen Unternehmen und Lieferanten. Die Strategie umfasst hauptsächlich die Einstellung von Leistungsstandards für Lieferanten, die Durchführung von Audits sowie die Bereitstellung von Schulungen und Support.
Auch wenn die Einzelheiten von Geschäft zu Geschäft unterschiedlich sein mögen, ist die Pflege enger Beziehungen zu Lieferanten für produktionsintensive Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit Ihren Lieferanten bei Innovationen zusammen, planen gemeinsam den zukünftigen Bedarf und haben zuverlässige Partner, die konstant liefern.
Sehen wir uns anhand eines Beispiels an, wie diese Strategie umgesetzt werden kann. 👇
Beispiel: Angenommen, ein Bekleidungsunternehmen führt eine Lieferantenmanagementstrategie mit einem Stoffhersteller ein. Nach der Festlegung von Qualitätsstandards für den Hersteller führt das Unternehmen regelmäßige Audits durch, um eine gleichbleibende Qualität sicherzustellen.
Darüber hinaus führen sie Brainstorming-Sitzungen mit dem Hersteller durch, in denen neue Stoffe, Technologien und Designs diskutiert werden, die auf dem Markt im Trend liegen. Die starke Beziehung fördert das Vertrauen und gewährleistet eine hohe Stoffqualität.
Strategie 4: Umweltbewusste Beschaffung
Umweltbewusstes Handeln erstreckt sich auch auf Ihre eigenen Beschaffungsrichtlinien und -praktiken. Genau das leistet umweltfreundliches Einkaufen.
Diese Beschaffungsstrategie umfasst die Beschaffung von Produkten oder Dienstleistungen mit minimalen Auswirkungen auf die Umwelt. Der Rahmen der Beschaffungsstrategie konzentriert sich auf Lieferanten, die sich der Nachhaltigkeit verpflichtet haben, und priorisiert Produkte aus recycelten Materialien, emissionsarme oder energieeffiziente Produkte.
Beispiel: Eine Lebensmittelkette verfolgt eine umweltfreundliche Einkaufsstrategie. Sie bevorzugt Obst und Gemüse von lokalen Bauernhöfen, die nachhaltige Praktiken wie ökologischen Landbau und Wasserschutz anwenden.
Sie könnten sich auch für Reinigungsprodukte mit Umweltzertifizierungen und Verpackungen aus recycelten Materialien entscheiden.
Strategie 5: Globale Beschaffung
Globales Sourcing bedeutet, dass Sie Ihren Lieferantenstamm über lokale Märkte hinaus erweitern. Es nutzt die Wettbewerbslandschaft einer globalisierten Wirtschaft und kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
Wenn Sie über Ihre Grenzen hinausblicken, eröffnen sich neue Möglichkeiten, wie beispielsweise die Erschließung unerschlossener Märkte und die Suche nach besseren Preisen oder qualitativ hochwertigeren Waren.
Globale Beschaffungsstrategien werden hauptsächlich von Unternehmen eingesetzt, die Rohstoffe benötigen, die auf ihrem lokalen Markt nicht ohne Weiteres verfügbar sind oder ein Vermögen kosten.
Beispiel: Ein Möbelhersteller hat möglicherweise Schwierigkeiten, Hartholz zu beschaffen, da es regionale Unterschiede in der Flora gibt. Er könnte jedoch erfahren, dass dasselbe Holz in anderen Regionen, beispielsweise in Südostasien, leicht verfügbar ist.
Um dem Versorgungsdefizit entgegenzuwirken, setzt das Unternehmen eine globale Beschaffungsstrategie für Hartholz ein. Dies gewährleistet eine konsistente Versorgung, senkt die Kosten und ermöglicht es dem Unternehmen, importiertes Holz zu besseren Preisen zu verkaufen.
Dies erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und Verwaltung. Kulturelle Unterschiede, komplexe Logistik und Qualitätskontrollverfahren müssen berücksichtigt werden, um einen reibungslosen und erfolgreichen Ablauf zu gewährleisten.
Strategie 6: Umfassendes Qualitätsmanagement
Total Quality Management (TQM) ist eine Beschaffungsstrategie, die proaktive Qualitätskontrollmaßnahmen entlang der gesamten Lieferkette in den Vordergrund stellt – Einstellung von Qualitätsstandards, Durchführung von Inspektionen und Umsetzung von Qualitätskontrollmaßnahmen.
Die Strategie zielt darauf ab, Mängel zu minimieren und sicherzustellen, dass die Produkte den Qualitätsstandards entsprechen. Sowohl Einkäufer als auch Lieferanten arbeiten kontinuierlich daran, Prozesse zu verbessern, Möglichkeiten zur Kostensenkung zu identifizieren und die Gesamtqualität zu steigern.
Beispiel: Erdölfördernde Unternehmen setzen in der Regel TQM in ihrem Beschaffungsprozess ein. Da bei der Erdölförderung viel auf dem Spiel steht, hilft TQM ihnen, qualitätsbezogene Probleme bei der Beschaffung von technischen Materialien für die Wartung von Ölfeldanlagen und den Bau von Projekten zu lösen.
Am besten geeignet für:
- Produkte, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder aus anderen Gründen hohen Qualitätsstandards entsprechen müssen
- Unternehmen, die weltweit beschaffen und operieren können
- Weniger preissensible Märkte
Entwicklung einer effektiven Beschaffungsstrategie
Nutzen Sie unseren bewährten Neun-Schritte-Prozess, um eine robuste Beschaffungsstrategie zu entwickeln, die Folgendes bietet:
Schritt 1: Führen Sie ein Beschaffungsaudit durch
Bevor Sie eine neue Strategie entwerfen, ist es wichtig, Ihre aktuellen Beschaffungsausgaben zu verstehen. Erledigen Sie dazu eine gründliche Prüfung Ihrer Ausgabengewohnheiten. Sammeln Sie Daten zu Ihren bestehenden Beschaffungsrichtlinien und -aktivitäten, darunter:
- Was Sie kaufen (Waren und Dienstleistungen)
- Von wem Sie kaufen (Lieferanten)
- Wie viel Sie ausgeben (Gesamtkosten)
Analysieren Sie diese Daten, um Bereiche mit hohen Ausgaben, potenzielle Kosteneinsparungsmöglichkeiten und Instanzen von nicht genehmigten Ausgaben (unautorisierte Käufe) zu identifizieren.
Wenn Sie sich eingehend mit den Feinheiten befassen, können Sie Ihren Aufwand gezielter ausrichten und Ihre Strategie entsprechend anpassen.
Schritt 2: Definieren Sie klare Beschaffungsziele
Welche Ergebnisse erwarten Sie von Ihrer Beschaffungsstrategie?
Klare Ziele bieten Ihnen einen Fahrplan für die Umsetzung Ihrer Strategie und ermöglichen es Ihnen, verschiedene Metriken zum Erfolg zu messen.
Hier sind einige gängige Beschaffungsziele:
- Kostenreduzierung: Senken Sie die Beschaffungskosten bei gleichbleibender Qualität.
- Verbesserte Effizienz: Optimieren Sie Prozesse, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
- Risikomanagement: Minderung potenzieller Störungen in der Lieferkette
- Nachhaltigkeit: Implementieren Sie umweltfreundliche Einkaufspraktiken.
- Lieferantenbeziehungsmanagement: Bauen Sie starke, für beide Seiten vorteilhafte Beziehungen zu Schlüssel-Lieferanten auf.
Durch eine klare Definition Ihrer Geschäftsanforderungen und Ziele stellen Sie sicher, dass Ihre Strategie zielgerichtet ist und geschäftsorientierte Ergebnisse liefert.
Schritt 3: Marktbedingungen bewerten
Veränderungen im externen Umfeld können sich erheblich auf Ihre Beschaffungsstrategie auswirken. Berücksichtigen Sie Faktoren wie:
- Markttrends: Gibt es Preisschwankungen oder neue Technologien, die sich auf Ihre Anforderungen auswirken könnten?
- Lieferantenlandschaft: Wer sind die wichtigsten Schlüsselakteure in Ihrer Branche? Gibt es Möglichkeiten zur Konsolidierung oder Diversifizierung der Lieferanten?
- Regulatorisches Umfeld: Gibt es gesetzliche oder regulatorische Anforderungen, die bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zu beachten sind?
Wenn Sie sich über die Marktbedingungen auf dem Laufenden halten, können Sie Ihre Geschäftsstrategie an Veränderungen anpassen und fundierte Entscheidungen treffen.
Wenn Sie beispielsweise steigende Materialkosten erwarten, sollten Sie sich nach alternativen Lieferanten umsehen oder längerfristige Verträge mit bestehenden Lieferanten aushandeln.
Schritt 4: Entwickeln Sie Beschaffungsstrategien
Legen Sie auf der Grundlage Ihrer strategischen Beschaffungsprioritäten, Ziele und Marktanalysen fest, wie Sie die benötigten Waren und Dienstleistungen beschaffen möchten. Hier sind einige gängige Beschaffungsstrategien, auf die Sie sich freuen können:
- Wettbewerbsorientierte Ausschreibung: Einholung von Angeboten von mehreren Anbietern, um den besten Preis zu erzielen
- Single Sourcing: Zusammenarbeit mit einem einzigen, zuverlässigen Lieferanten für kritische Elemente
- Verhandlung: Zusammenarbeit mit Lieferanten, um bessere Preise und Konditionen zu erzielen
- Strategisches Sourcing: Zusammenarbeit mit Lieferanten bei der Produktentwicklung und Innovation
Die beste Beschaffungsstrategie hängt von der Art Ihres Einkaufs ab. Beispielsweise eignet sich eine Ausschreibung ideal für Standard-Bürobedarf, während bei der Anschaffung komplexer Maschinen mit wenigen qualifizierten Anbietern eine Einzelbeschaffung vorzuziehen ist.
Schritt 5: Technologie und Automatisierung implementieren
Technologie kann Ihren Beschaffungsprozess erheblich rationalisieren, die Genauigkeit verbessern und Ihrem Team Zeit sparen. So geht's:
- Beschaffungssoftware: Verwalten Sie Bestellanforderungen, Bestellungen und Lieferantenbeziehungen elektronisch mit einer Beschaffungsmanagement-Software wie ClickUp.
- Tools zur Ausgabenanalyse: Nutzen Sie Buchhaltungstools, um tiefere Einblicke in Ihre Ausgabendaten zu gewinnen und Bereiche für Kosteneinsparungen zu identifizieren.
- Workflow-Automatisierung: Erwägen Sie den Einsatz von Software für die Workflow-Automatisierung, um wiederholende Aufgaben wie Genehmigungen und Einträge zu automatisieren.
Die Integration solcher Tools in Ihre Prozesse verbessert die Effizienz, reduziert Fehler und ermöglicht es Ihren Beschaffungsteams, sich auf strategische Aufgaben wie Lieferantenbeziehungsmanagement und Marktforschung zu konzentrieren.
Schritt 6: Rollen und Verantwortlichkeiten definieren
Eine klar definierte Struktur für das Beschaffungs- und Lieferantenmanagementteam beginnt mit der Festlegung klarer Rollen und Verantwortlichkeiten für jedes Teammitglied. Dazu können gehören:
- Beschaffungsmanager: Leitet das Team und überwacht die gesamte Beschaffungsstrategie.
- Chief Purchasing Officer (CPO): Verantwortlich für die Beschaffung und Verhandlungen mit Lieferanten
- Vertragsspezialisten: Stellen Sie sicher, dass Verträge rechtlich einwandfrei und für Ihr Unternehmen vorteilhaft sind.
- Qualitätskontrollspezialisten: Überprüfen Sie, ob Waren und Dienstleistungen den vereinbarten Qualitätsstandards entsprechen.
Klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten verhindern Verwirrung, gewährleisten Verantwortlichkeit und tragen zur reibungslosen Umsetzung Ihrer Beschaffungsstrategie bei.
Schritt 7: Legen Sie Metriken fest
Key Performance Indicators (KPIs) sind quantifizierbare Kennzahlen, mit denen Sie den Fortschritt verfolgen und Grauzonen in Ihrem Beschaffungsprozess identifizieren können.
Berücksichtigen Sie diese potenziellen KPIs, um den Aufwand Ihrer Beschaffungsbemühungen zu messen:
- Kosteneinsparungsprozentsatz: Bewertet die erzielten Kosteneinsparungen als Prozentsatz der gesamten Beschaffungsausgaben.
- Lieferantenvorlaufzeit: Misst die Zeit von der Auftragserteilung bis zur endgültigen Lieferung.
- Lieferantenfehlerquote: Misst die Anzahl der erhaltenen fehlerhaften Produkte im Verhältnis zur Gesamtzahl der bei einzelnen Lieferanten bestellten Produkte und sorgt so für Transparenz hinsichtlich führender und nachhinkender Lieferanten.
Durch die Nachverfolgung dieser Metriken demonstrieren Sie den Stakeholdern den Wert der Beschaffungsstrategie und identifizieren Bereiche mit Optimierungsbedarf.
👀 Notiz: Überprüfen und verfeinern Sie Ihre KPIs regelmäßig, um ihre Relevanz und Übereinstimmung mit Ihren sich weiterentwickelnden Zielen sicherzustellen.
Schritt 8: Kontinuierliche Verbesserung umsetzen
Eine erfolgreiche Beschaffungsstrategie ist ein lebendiges Dokument. Sie muss wiederholt überarbeitet und an veränderte Umstände angepasst werden. Entwickeln Sie daher eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung innerhalb Ihres Beschaffungsteams.
Verwenden Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihre Beschaffungsstrategie flexibel und anpassungsfähig ist:
- Bleiben Sie über Branchentrends und Best Practices auf dem Laufenden.
- Analysieren Sie regelmäßig Beschaffungsdaten, um potenzielle Einsparmöglichkeiten zu identifizieren.
- Holen Sie Feedback von internen Stakeholdern und Lieferanten ein, wie der Beschaffungsprozess verbessert werden kann.
- Seien Sie offen für neue Technologien und Lösungen der Automatisierung, die Ihre Abläufe weiter rationalisieren können.
Durch die Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung entwickeln Sie eine Beschaffungsstrategie, die dem Geschäft langfristigen Wert bietet.
Schritt 9: Kommunizieren Sie effektiv mit den Stakeholdern
Kommunizieren Sie regelmäßig die Beschaffungsstrategien und deren Ziele an alle relevanten Stakeholder, darunter:
- Interne Teams (Finanzen, Betrieb usw.)
- Lieferanten
- Geschäftsleitung
In dieser Mitteilung sollte erläutert werden, wie die Strategie mit den allgemeinen Geschäftszielen in Einklang steht und wie sie den Stakeholdern zugute kommt.
Wenn alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten und über die strategischen Ziele informiert werden, fördert dies die Zusammenarbeit, sorgt für Akzeptanz und trägt dazu bei, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Und voilà!
Diese Schritte helfen Ihnen bei der Entwicklung und Umsetzung einer umfassenden Beschaffungsstrategie, die Ihre Ausgaben optimiert. Nutzen Sie sie, um Risiken zu minimieren und einen stetigen Flow der Waren und Dienstleistungen zu gewährleisten, die Ihr Geschäft benötigt, um auf einem wettbewerbsintensiven Markt erfolgreich zu sein.
Lesen Sie auch: Die beste Lieferantenmanagement-Software für Ihr Geschäft
Aufbau einer optimierten Beschaffungsstrategie mit ClickUp
Eine Beschaffungsstrategie ist unerlässlich, aber ihre effiziente Umsetzung kann eine Herausforderung sein. ClickUp ist ein leistungsstarkes Tool für das Projektmanagement, das Ihnen ein umfassendes Toolkit zur Optimierung Ihrer Beschaffungsleistung bietet.
Sehen wir uns an, wie das funktioniert. 👇
ClickUp-Automatisierung und KI
- Automatisierte Workflows: Sparen Sie Zeit und vermeiden Sie manuelle Fehler durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben. Lösen Sie automatisch Aktionen wie das Versenden von Bestellgenehmigungen, die Berichterstellung oder das Benachrichtigen von Stakeholdern auf der Grundlage vordefinierter Bedingungen als Auslöser aus.
- KI-Assistent in ClickUp: Mit ClickUp Brain, dem KI-gestützten Assistenten in ClickUp, können Sie bei Ihren täglichen Aufgaben viel Zeit und Aufwand sparen. Möchten Sie wissen, wie viele Sendungen derzeit den Status „Verzögert” haben? Fragen Sie Brain, um sofort eine Antwort zu erhalten. Müssen Sie eine E-Mail schreiben, um einen neuen Lieferanten zu gewinnen? Der KI-Writer for Work von ClickUp Brain erstellt sie in Sekundenschnelle. Nehmen Sie an vielen Meetings teil? Lassen Sie ClickUp Brain alle Ihre Meeting-Notizen zusammenfassen, Aktionspunkte generieren und diese in Aufgaben auf der Plattform umwandeln.
- Anpassbare Vorlagen: Nutzen Sie die große Auswahl an Vorlagen in ClickUp, um Ihren Einkaufsprozess zu optimieren.
Die Beschaffungsvorlage von ClickUp hilft Ihnen dabei, den Prozess der Lieferantenauswahl zu standardisieren, organisiert zu bleiben, effektiv mit Anbietern zu kommunizieren und Fehler durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe zu reduzieren. Passen Sie die Vorlage ganz einfach benutzerdefiniert an Ihre spezifischen Beschaffungsaktivitäten an und automatisieren Sie administrative Aufgaben wie das Versenden von Angebotsanfragen, die Verwaltung von Genehmigungen und die Nachverfolgung von Lieferungen.
Zuverlässige Ansichten für Aufgaben und Projekte für eine bessere Organisation
- Mehrere Ansichtsoptionen: ClickUp bietet verschiedene anpassbare Ansichten, um Ihre Beschaffungsprozesse zu organisieren. Verwenden Sie ClickUp Views für eine klare Übersicht über Aufgaben und Status in mehr als 15 Ansichten. Kanban-Boards stellen Ihren Workflow visuell dar, sodass Sie den Fortschritt auf einen Blick verfolgen können. Gantt-Diagramme bieten eine Zeitleiste Ihrer Beschaffungsprojekte und heben Abhängigkeiten und Fristen hervor.
- Nahtlose Suche und Filterung: Mit der leistungsstarken Suchfunktion von ClickUp finden Sie sofort bestimmte Aufgaben, Dokumente oder Diskussionen. Filtern Sie Ihre Suche nach Mitarbeitern, Status, Fälligkeitsdatum oder benutzerdefinierten Feldern, um eine noch gezieltere Organisation zu erreichen.
Robuste Features für ein einwandfreies Beschaffungsstrategiemanagement
- Anpassbare Status: Erstellen Sie in ClickUp benutzerdefinierte Status, um die verschiedenen Phasen Ihres Beschaffungsprozesses genau widerzuspiegeln. Dazu können Phasen wie „Genehmigung erforderlich“, „Lieferant ausgewählt“, „Bestellung aufgegeben“ oder „Geliefert“ gehören. Verfolgen Sie den Fortschritt jeder Beschaffungsaktivität mit Leichtigkeit.
- Dokumentenmanagement: Speichern Sie alle relevanten Dokumente wie Angebotsanfragen, Verträge und Rechnungen im entsprechenden ClickUp-Projekt. So haben alle Beteiligten einfachen Zugriff auf die neuesten Informationen, was die Transparenz fördert und das Risiko von verlegten Dokumenten verringert.
- Tools für die Zusammenarbeit: ClickUp stattet Ihr Beschaffungsteam mit Tools für eine effektive Zusammenarbeit aus. Nutzen Sie Kommentare, Erwähnungen und Echtzeit-Chats, um Projekte zu besprechen, Ideen auszutauschen und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
- Optimierte Kommunikation: Sorgen Sie für eine klare Kommunikation mit internen Teams und Lieferanten direkt in ClickUp. Weisen Sie Aufgaben zu, geben Sie Dokumente frei und führen Sie Diskussionen innerhalb jedes Beschaffungsprojekts, um Transparenz und Zusammenarbeit zu fördern.
Beispiele für erfolgreiche Beschaffungsstrategien
Sehen Sie sich einige Beispiele aus der Praxis für erfolgreiche Beschaffungsstrategien an, mit Quellen, die Sie weiter erkunden können:
1. Die globale Beschaffungsstrategie von Walmart zur Kosteneinsparung
Walmart ist bekannt für seine aggressiven Kostensenkungsmaßnahmen, wobei die Beschaffung eine große Rolle spielt. Das Unternehmen nutzt seine enorme Kaufkraft, um mit Lieferanten weltweit niedrigere Preise auszuhandeln.
Eine wichtige Strategie zur Kosteneffizienz im Beschaffungswesen besteht darin, langfristige Verträge mit Schlüssel-Lieferanten abzuschließen und diese zu ermutigen, ihre Kosten kontinuierlich zu senken.
Diese Strategie hat maßgeblich dazu beigetragen, dass Walmart seinen Kunden konstant niedrige Preise bieten kann. Schätzungen zufolge spart das Unternehmen durch diesen Ansatz jährlich Milliarden von Dollar.
2. Die kollaborative Beschaffung der US-Luftwaffe für mehr Effizienz
Die Luftwaffe hat ihren Beschaffungsprozess durch die Zusammenarbeit mit anderen Militärbereichen rationalisiert. Dazu gehörte die Standardisierung der Beschaffungsverfahren und die Nutzung der gemeinsamen Kaufkraft, um bessere Lieferantenverträge auszuhandeln.
Die Zusammenarbeit hat zu erheblichen Kosteneinsparungen für die Luftwaffe und zu einer verbesserten Effizienz im Beschaffungsprozess geführt.
Aufbau einer erfolgreichen Beschaffungsstrategie mit ClickUp
Die Entwicklung einer Beschaffungsstrategie ist keine leichte Aufgabe. Aber mit ClickUp als Partner können Sie den Einkaufsprozess weiter vereinfachen, Ausgaben optimieren und Ihre Ziele erreichen.
ClickUp unterstützt Sie in jeder Phase – von der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben bis hin zur Förderung der Zusammenarbeit und aufschlussreichen Datenanalysen.
Optimieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse und sichern Sie sich einen größeren Wert für Ihr Geschäft. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose ClickUp-Testversion und erleben Sie den Unterschied!