Bleiben Ihre Geschäfte trotz eines soliden Beschaffungsplans stecken? Halten Lieferanten Zusagen nicht ein oder halten sie versprochene Mengenrabatte nicht ein?
Häufige Hindernisse wie diese können all die Anstrengungen zunichte machen, die Sie in die Rationalisierung der Beschaffung gesteckt haben. Selbst wenn Sie viele Stunden in die verwaltung von Angeboten , Kostenvergleichen und Bestellungen wird oft ein entscheidendes Detail übersehen: der Beschaffungsvertrag - der wohl wichtigste Teil des Prozesses.
Lieferanten können mündliche Zusagen leicht zurücknehmen, aber mit einem Beschaffungsvertrag müssen sie sich an ihre Zusagen halten.
Lassen Sie uns die Details, Vorteile und Arten von Einkaufsverträgen erläutern, um Ihre Geschäftsabschlüsse zu verbessern und den Nutzen zu maximieren! Lernen Sie außerdem die ClickUp-Plattform kennen - sie rationalisiert die Vertragsverwaltung mit automatischen Verlängerungen für eine problemlose Erfahrung.
Was ist ein Beschaffungsvertrag?
Ein Beschaffungsvertrag ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer, in der die Bedingungen für den Erwerb von Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen festgelegt sind. Diese vertragliche Vereinbarung dient als Rahmen für den gesamten Beschaffungsprozess beschaffungsprozess in dem die Produktspezifikationen, die Menge, die Preise, die Liefertermine, die Zahlungsbedingungen und alle anderen relevanten Bedingungen, die von beiden Parteien vereinbart wurden, aufgeführt sind.
Stellen Sie sich den Vertrag als ein leeres Blatt vor, auf dem Sie die wichtigsten Punkte Ihrer Vereinbarung mit dem Verkäufer festhalten - Materialqualität, Liefertermine, Kosten und vieles mehr. Sobald beide Parteien den Vertrag unterzeichnet haben, sind die Verkäufer rechtlich verpflichtet, ihre Versprechen einzuhalten.
Der Kaufvertrag gilt in beide Richtungen: Er bindet auch Sie als Käufer rechtlich an den Erhalt der Lieferung und die Begleichung der Rechnung für die Lieferungen oder projektkosten . Der Beschaffungsvertrag beseitigt das Rätselraten, räumt Zweifel auf beiden Seiten aus und fördert eine solide kunden-Lieferanten-Beziehung . Sie erleichtert auch dem Beschaffungsteam das Leben, indem sie Ärger in letzter Minute oder fehlende Zusagen verhindert.
Vorteile der Verwendung von Beschaffungsverträgen
Beschaffungsverträge bringen Ihnen langfristige Vorteile. Deshalb empfehlen wir Ihnen dringend, sie zu nutzen:
1. Klarheit und Gewissheit
In einer Welt, die von geopolitischen Verschiebungen, politischen Veränderungen und Marktdynamik geprägt ist, sollten Unternehmen alles nutzen, was dazu beiträgt, die Unsicherheit zu verringern.
Beschaffungsverträge können dazu beitragen, Ihre Geschäftsabläufe mit Klarheit zu lenken. Ein solider Vertrag bietet klare Bedingungen, vermeidet Missverständnisse und spart Zeit und Geld für alle Beteiligten.
2. Schutz vor potenziellen Risiken
Ein Beschaffungsvertrag kann Sie vor Marktunsicherheiten, wie z. B. Kursschwankungen, schützen, indem er die Lieferung von Waren zu einem im Voraus festgelegten Preis garantiert.
Verträge ermöglichen es Käufern und Verkäufern, auf der Grundlage von Vertrauen zusammenzuarbeiten. Sie schützen die Interessen beider Seiten und helfen ihnen, vertrauensvoll zusammenzuarbeiten. Indem sie alle Bedingungen des Geschäfts eindeutig festlegen, helfen sie den Unternehmen, unnötige Risiken zu vermeiden.
3. Stellt Geschäftsinformationen zur Verfügung
Durch die Auflistung aller vereinbarten Details - Preis, Materialqualität, Leistungsparameter, Termine usw. - schaffen Beschaffungs- oder Kaufverträge Transparenz und helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Nehmen Sie als Beispiel langfristige Verträge mit Lieferanten. Sie sichern zukünftige Beschaffungspreise. So können Sie künftige Ausgaben vorhersehen, eine genauere Preisgestaltung vornehmen und beurteilen, ob Sie von Ihrem Lieferanten ein ausreichendes Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten.
3 Arten von Beschaffungsverträgen
Es gibt verschiedene Arten von Lieferantenverträgen, die sich danach richten, wie viel Risiko Sie bereit sind einzugehen, welche Ziele Ihr Unternehmen verfolgt usw.
Beschaffungsverträge lassen sich im Wesentlichen in drei Typen einteilen. Schauen wir uns diese im Detail an
1. Festpreisvertrag
Wie der Name schon sagt, wird in Festpreisverträgen ein fester Preis für die vertraglich vereinbarten Waren oder Dienstleistungen festgelegt.
Ein solcher Vertrag wird auch als Pauschalvertrag bezeichnet. Er legt den Preis des Käufers für das beschaffte Material oder die Dienstleistungen fest, unabhängig von Marktschwankungen oder anderen Faktoren. Dies kann die ideale Vertragsart für wichtige Lieferungen sein, die für Ihre funktionieren des Unternehmens . Diese Verträge sind in zweierlei Hinsicht von Vorteil:
- Erstens wird das Risiko einer Kostenüberschreitung reduziert, da Sie den genauen Preis für eine bestimmte Menge kennen
- Zweitens hilft er dem Verkäufer, seinen Verdienst genau einzuschätzen, sofern er die vertraglich vereinbarten Produkte in der erwarteten Menge liefern kann
Zu beachten ist nur, dass die Qualität regelmäßig überprüft werden muss, insbesondere bei Marktpreisschwankungen. Festpreisverträge lassen sich in drei Kategorien einteilen. Dazu gehören:
Fester Festpreis
Dieser einfachste Vertrag gewährleistet, dass der Lieferant die im Voraus festgelegten Preise und Bedingungen einhält. Um ihn besser zu verstehen, denken Sie an die Funktionsweise von Regierungsverträgen.
Sie legen den Preis für das endgültige Projekt im Voraus fest.
Festpreis und Anreizgebühr (FPIF)
Bei dieser Vereinbarung handelt es sich um eine Form des Leveling Up, bei der Sie dem Verkäufer einen Anreiz bieten, wenn er die üblichen Erwartungen übertrifft.
Es handelt sich dabei um ein lohnbasiertes System, bei dem ein fester Preis für die erbrachten Dienstleistungen festgelegt wird, aber ein vordefinierter Anreiz gezahlt wird, wenn der Anbieter die Erwartungen übertrifft. Diese Vertragsform wirkt sich zugunsten des Anbieters aus und wird in der Regel in Fällen eingesetzt, in denen die betreffenden Güter knapp sind.
Festpreis mit wirtschaftlicher Preisanpassung (FPEPA)
Ein Vertrag mit Festpreis und wirtschaftlicher Preisanpassung legt den Arbeitsumfang und den zu zahlenden Preis fest, enthält aber eine Klausel für Marktpreisänderungen und Inflation. Dies bedeutet, dass der Endpreis angepasst werden kann, wenn die Produktionskosten aufgrund von Faktoren steigen, auf die der Lieferant keinen Einfluss hat.
Dieser Vertrag wird am häufigsten für mehrjährige Geschäfte verwendet, bei denen der Lieferant einen Puffer für unvorhersehbare Marktbedingungen benötigt. Er wird auch häufig verwendet, wenn Einkäufer sich einen Bestand für ein Produkt sichern wollen, für das sie über Jahre hinweg eine Nachfrage erwarten.
2. Kostenerstattungsfähige Verträge
Bei einem kostenpflichtigen Vertrag verpflichtet sich der Verkäufer, die Kosten für die Entwicklung, Herstellung und Lieferung des Produkts zu übernehmen, wobei er davon ausgeht, dass der Käufer diese nach erfolgreichem Vertragsabschluss erstattet.
Der Käufer und der Verkäufer einigen sich auf ein mögliches Budget und legen den maximal zulässigen Preis fest, wobei Änderungen möglich sind. Zu den verschiedenen Arten von Kostenerstattungsverträgen gehören:
Kosten plus Festpreis (CPFF)
Zögern die Projektanbieter aufgrund des wahrgenommenen Risikos, sich zu melden? Kein Problem - decken Sie einfach all ihre Risiken ab.
Bei dieser Art von Vertrag erhält der Verkäufer eine Zahlung für alle seine Kosten plus einen Festbetrag, so dass er vor jeglichen Risiken oder Zahlungsunsicherheiten geschützt ist. Der Festbetrag könnte ein Prozentsatz des Gesamtpreises sein.
Wenn der Verkäufer die Vertragsbedingungen nicht erfüllen kann, kann er im Rahmen dieses Vertrags auch zur Übernahme bestimmter Kosten verpflichtet werden.
Kosten plus Anreizgebühr (CPIF)
Dieser Vertrag geht weiter als der vorhergehende und beinhaltet feste Kosten, deckt die Risiken auf Seiten des Käufers ab und sieht ein Anreizsystem vor, das auf der Leistung des Verkäufers basiert.
Der Anreiz hängt hier davon ab, wie viel Sie durch die Leistung des Verkäufers einsparen können. Das alles ist im Vertrag festgelegt, so dass Sie sich nicht um schwankende Beträge sorgen müssen.
Wenn der Verkäufer die Vertragsbedingungen nicht einhalten kann, müssen die Kosten für das erfolglose Projekt zwischen Käufer und Verkäufer geteilt werden.
Kosten plus Zuschlagsgebühr (CPAF)
Bei dieser Art von Verträgen erstattet der Käufer dem Verkäufer die Produktionskosten zuzüglich einer zusätzlichen Zuschlagsgebühr. Diese Gebühr kann so hoch oder niedrig sein, wie der Käufer es wünscht.
Kosten plus Prozentsatz der Kosten (CPPC)
Bei dieser letzten Art von kostenpflichtigen Verträgen erhält der Verkäufer eine vollständige Vergütung, die die Kosten der Dienstleistung plus einen Prozentsatz der Kosten als Gewinn abdeckt.
Dies ermutigt den Verkäufer, seinen Umsatz zu steigern, um seinen Gewinnanteil zu erhöhen. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie lediglich auf den Service und die Qualität achten.
3. Vertrag über Zeit und Material
Wenn Sie noch unschlüssig sind, ob Sie sich für einen Festpreis- oder einen Kostenerstattungsvertrag entscheiden und beide Vorteile nutzen möchten, können Sie einen Zeit- und Materialvertrag in Betracht ziehen.
Er vereint das Beste aus beiden Welten - Festpreis- und Kostenerstattungsverträge - und bietet Ihnen eine ideale Lösung. Bei solchen Verträgen verpflichtet sich der Käufer, den Verkäufer für die in eine Dienstleistung oder ein Produkt investierte Zeit und das Material zu bezahlen. Um die Kosten unter Kontrolle zu halten, wird im Vertrag ein fester Satz für Material und Arbeit festgelegt und eine Obergrenze für den Zeit- und Materialaufwand bestimmt, der aufgewendet werden kann. Dies ist die beste Lösung für Projekte, bei denen Sie den Umfang oder die Anforderungen nicht genau festlegen können.
Ein Zeit- und Materialvertrag gibt Verkäufern und Käufern Sicherheit, da die Risiken gleichmäßig auf beide Seiten verteilt werden.
Wenn Sie sich für diesen Vertrag entscheiden, legen Sie eine Obergrenze fest, um sich vor möglichen Überschreitungen zu schützen.
Der Beschaffungsvertragsprozess: Ein detaillierter Überblick
Jetzt, da Sie über die verschiedenen Beschaffungsverträge Bescheid wissen, können Sie getrost die beste Wahl für Ihre Bedürfnisse treffen. Hier finden Sie einen detaillierten Überblick über den Beschaffungsprozess, der Ihnen den Einstieg erleichtert.
Schritt 1: Bestimmen Sie den Umfang der Arbeit
Der erste Schritt ist eigentlich nicht Ihre Aufgabe. Er kommt von der projektleitung team, das einen Geschäftsbedarf feststellt und Ihnen eine Bestellanforderung schickt.
Bevor das Beschaffungsteam eingeschaltet wird, sollte der Antragsteller den Arbeitsumfang und die Anforderungen an Waren und Dienstleistungen gründlich prüfen. Nach Erhalt der Anfrage werden Sie den Bedarf des Teams und die Produktspezifikationen prüfen.
2. Angebote von Anbietern einholen
Nachdem Sie den Umfang der Aufgabe verstanden haben, wenden Sie sich an potenzielle Anbieter und holen Angebote ein. Wenn die Anforderungen ähnlich sind wie bei einer früheren Beschaffung, können Sie sich einfach an Ihre früheren Lieferanten wenden und ein Angebot einholen .
Bei neuen Anforderungen sollten Sie die potenziellen Lieferanten jedoch bitten, einen Aktionsplan vorzuschlagen und stattdessen eine Angebotsanfrage zu stellen.
3. Wählen Sie einen Lieferantenvorschlag aus
Da Ihnen nun alle Anbietervorschläge und Angebote vorliegen, können Sie den Anbieter auswählen, der Ihren Anforderungen am besten entspricht.
Achten Sie bei der Prüfung der Angebote auf diejenigen, die Ihren geschäftlichen Anforderungen am nächsten kommen und den größten Nutzen für Ihre Investition bieten. Achten Sie auf ein Gleichgewicht zwischen der effektiven Erfüllung Ihrer Anforderungen und der Bereitstellung kostengünstiger Lösungen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Geschäftsziele erreichen und Ihre finanziellen Ressourcen optimal nutzen.
4. Entwerfen Sie einen Beschaffungsvertrag
Nun, da Sie Ihren Verkäufer ausgewählt haben, können wir uns dem entscheidenden Schritt zuwenden, über den wir gesprochen haben: dem Entwurf eines Vertrags.
Für Standardverträge verwenden Sie vertragsvorlagen und geben Sie Ihre Daten ein. Wenn es sich jedoch um einen einmaligen Fall handelt, müssen Sie möglicherweise einen Vertrag von Grund auf neu erstellen und sich von der Rechtsabteilung beraten lassen.
5. Genehmigen Sie den Vertrag
Nachdem der Vertrag erstellt wurde, wird er noch einmal von der Einkaufsabteilung geprüft, bevor er an den Verkäufer gesendet wird.
In dieser Phase werden die Vertragsbedingungen ausgehandelt, und wenn beide Parteien einverstanden sind, unterzeichnen sie den Vertrag. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sich alle Beteiligten einig sind, und die vereinbarten Bedingungen werden offiziell im unterzeichneten Vertrag festgehalten.
6. Einreichen des Vertrags
Sobald beide Parteien den Vertrag abgeschlossen und unterschrieben haben, speichern Sie ihn in einem speziellen Archiv. Auf diese Weise können Sie bei zukünftigen Problemen oder Streitigkeiten leicht auf den Vertrag zugreifen und darauf verweisen.
Wenn Sie alle Verträge an einem Ort aufbewahren, sind sie leicht auffindbar, und Sie erhalten eine vollständige Aufzeichnung für künftige Bezugnahmen, was Transparenz und Verantwortlichkeit gewährleistet.
7. Fortfahren mit dem Einkaufsprozess
Nun, da alles vorbereitet ist, ist es an der Zeit, die Waren mittels einer Bestellung in Auftrag zu geben.
Sobald die bestellten Produkte oder Dienstleistungen geliefert wurden, stellen Sie sicher, dass sie den Vertragsspezifikationen entsprechen. Es empfiehlt sich, die Bestellung, den Lieferschein und die Lieferantenrechnung abzugleichen.
Wenn alles in Ordnung ist, geben Sie die Zahlung innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens frei. Mit diesem letzten Schritt stellen Sie sicher, dass der gesamte Beschaffungsprozess, von der Bestellung bis zur Zahlung, abgeschlossen ist und den vereinbarten Bedingungen entspricht.
8. Vertragsabschluss
Nachdem alle Vertragsbedingungen erfüllt sind, ist es an der Zeit, die Vertragsbeendigung in Betracht zu ziehen.
Wenn sich die Leistungen des Anbieters als zufriedenstellend erwiesen haben, können Sie sie in Ihren Unterlagen aufbewahren und damit die Grundlage für eine langfristige und zuverlässige Geschäftsbeziehung schaffen.
Auf diese Weise erhalten Sie eine erfolgreiche Zusammenarbeit aufrecht und tragen langfristig zur Stabilität und Effizienz Ihrer Beschaffungsprozesse bei.
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