Selbst mit einem soliden Beschaffungsplan kommen Ihre Geschäfte ins Stocken? Halten Lieferanten ihre Verpflichtungen nicht ein oder verweigern sie die versprochenen Mengenrabatte?
Häufige Hindernisse wie diese können all Ihren Aufwand zur Rationalisierung der Beschaffung zunichte machen. Selbst wenn wir Stunden mit der Verwaltung von Angeboten, Kostenvergleichen und Bestellungen verbringen, übersehen wir oft ein entscheidendes Detail: den Beschaffungsvertrag – den wohl wichtigsten Teil des Prozesses.
Lieferanten können mündliche Zusagen leicht zurücknehmen, aber mit einem Kaufvertrag müssen sie sich an ihre Verpflichtungen halten.
Wir führen Sie durch die Details, Vorteile und Arten von Kaufverträgen, damit Sie Ihre Geschäftsabschlüsse verbessern und den Nutzen maximieren können! Lernen Sie außerdem die ClickUp-Plattform kennen, die das Vertragsmanagement mit automatischen Verlängerungen optimiert und Ihnen so ein stressfreies Erlebnis bietet.
Was ist ein Beschaffungsvertrag?
Ein Beschaffungsvertrag ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer, in der die Bedingungen für den Erwerb von Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten festgelegt sind. Diese vertragliche Vereinbarung dient als Rahmen für den gesamten Beschaffungsprozess und enthält detaillierte Angaben zu Produktspezifikationen, Menge, Preisgestaltung, Lieferplänen, Bedingungen für die Zahlung und allen anderen relevanten Bedingungen, die von beiden Parteien vereinbart wurden.
Stellen Sie sich diesen als ein leeres Blatt Papier vor, auf das Sie die wichtigsten Punkte Ihrer Vereinbarung mit dem Verkäufer schreiben – darunter Materialqualität, Liefertermine, Kosten und mehr. Sobald beide Parteien den Vertrag unterzeichnet haben, sind die Verkäufer rechtlich verpflichtet, ihre Zusagen einzuhalten.
Der Kaufvertrag wirkt in beide Richtungen – er verpflichtet Sie als Käufer rechtlich dazu, die Lieferung anzunehmen und die Rechnung für die Lieferungen oder Projektkosten zu begleichen.
Der Beschaffungsvertrag beseitigt Spekulationen, klärt Zweifel auf beiden Seiten und fördert eine solide Kunden-Lieferanten-Beziehung. Außerdem erleichtert er dem Beschaffungsteam die Arbeit, indem er Stress in letzter Minute oder Vertragsbrüche verhindert.
Vorteile der Verwendung von Beschaffungsverträgen
Beschaffungsverträge bieten Ihnen langfristige Vorteile. Aus folgenden Gründen empfehlen wir Ihnen dringend, sie zu nutzen:
1. Klarheit und Sicherheit
In einer Welt voller geopolitischer Veränderungen, politischer Umbrüche und Marktdynamik sollten Geschäfte alles nutzen, was dazu beiträgt, Unsicherheiten zu reduzieren.
Beschaffungsverträge können Ihnen dabei helfen, Ihre Geschäftsabläufe klar zu steuern. Ein solider Vertrag enthält klare Bedingungen, vermeidet Missverständnisse und spart allen Beteiligten Zeit und Geld.
2. Schutz vor potenziellen Risiken
Ein Beschaffungsvertrag kann Sie vor Marktunsicherheiten wie Kursschwankungen schützen, indem er die Lieferung von Waren zu einem im Voraus festgelegten Preis garantiert.
Verträge ermöglichen Käufern und Verkäufern eine Zusammenarbeit auf der Grundlage von Vertrauen. Sie schützen die Interessen beider Seiten und helfen ihnen, vertrauensvoll zusammenzuarbeiten. Durch die klare Festlegung aller Vertragsbedingungen tragen sie dazu bei, dass Geschäfte unnötige Risiken vermeiden können.
3. Bereitstellung von Geschäftsinformationen
Durch die Auflistung aller vereinbarten Details – Preise, Materialqualität, Leistungsparameter, Termine usw. – schaffen Beschaffungs- oder Kaufverträge Transparenz und helfen dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Betrachten Sie als Beispiel langfristige Verträge mit Lieferanten. Diese sichern die zukünftigen Beschaffungspreise. So können Sie zukünftige Ausgaben prognostizieren, genauere Preise festlegen und beurteilen, ob Sie vom Lieferanten einen angemessenen Wert für Ihr Geld erhalten.
3 Arten von Beschaffungsverträgen
Es gibt verschiedene Lieferantenvereinbarungen, die sich nach dem Risiko, das Sie eingehen möchten, den Zielen Ihres Unternehmens usw. richten.
Beschaffungsverträge lassen sich im Wesentlichen in drei Arten einteilen. Sehen wir uns jede davon einmal genauer an.
1. Festpreisvertrag
Wie der Name schon sagt, wird bei Festpreisverträgen ein fester Preis für die vertraglich vereinbarten Waren oder Dienstleistungen festgelegt.
Ein solcher Vertrag wird auch als Pauschalvertrag bezeichnet. Er legt den Preis des Käufers für die beschafften Materialien oder Dienstleistungen fest, unabhängig von Marktschwankungen oder anderen Faktoren. Er könnte die ideale Vertragsart für wichtige Lieferungen sein, die für das Funktionieren Ihres Geschäfts notwendig sind. Diese Verträge sind in zweierlei Hinsicht vorteilhaft:
- Erstens werden alle Möglichkeiten von Kostenüberschreitungen reduziert, da Sie den genauen Preis kennen, den Sie für eine bestimmte Menge zahlen werden.
- Zweitens hilft es dem Verkäufer, seine Einnahmen genau zu schätzen, solange er die vertraglich vereinbarten Produkte in der erwarteten Menge liefern kann.
Das Einzige, was Sie beachten müssen, ist, dass Sie die Qualität regelmäßig bewerten müssen, insbesondere bei Schwankungen der Marktpreise. Festpreisverträge lassen sich weiter in drei Kategorien unterteilen. Dazu gehören:
Fester Festpreis
Dieser grundlegende Vertrag stellt sicher, dass der Lieferant die vorab festgelegten Preise und Bedingungen einhält. Um dies besser zu verstehen, denken Sie daran, wie Regierungsverträge funktionieren.
Sie legen den Preis für das endgültige Projekt im Voraus fest.
Festpreis und Erfolgshonorar (FPIF)
Diese Vereinbarung ist eine Form der Leistungssteigerung, bei der Sie dem Verkäufer einen Anreiz bieten, wenn er die üblichen Erwartungen übertrifft.
Es handelt sich um ein leistungsbasiertes System mit einem festen Preis für die erbrachten Dienstleistungen, aber einem vordefinierten Anreiz, wenn der Anbieter die Erwartungen übertrifft. Diese Vertragsform kommt dem Anbieter zugute und wird in der Regel in Fällen verwendet, in denen die betreffenden Waren knapp sind.
Festpreis mit wirtschaftlicher Preisanpassung (FPEPA)
Ein Festpreisvertrag mit wirtschaftlicher Preisanpassungsklausel legt den Arbeitsumfang und den zu zahlenden Preis im Voraus fest, enthält jedoch eine Klausel für Marktpreisänderungen und Inflation. Das bedeutet, dass der Endpreis angepasst werden kann, wenn die Produktionskosten aufgrund von Faktoren steigen, die außerhalb der Kontrolle des Lieferanten liegen.
Dieser Vertrag wird am häufigsten für mehrjährige Geschäfte verwendet, bei denen der Lieferant einen Puffer für unvorhersehbare Marktbedingungen benötigt. Er wird auch häufig verwendet, wenn Käufer Sicherheit für den Bestand für ein Produkt wünschen, für das sie über mehrere Jahre hinweg eine Nachfrage erwarten.
2. Kostenerstattungsverträge
Bei einem Vertrag mit Kostenerstattung verpflichtet sich der Verkäufer, die Kosten für die Entwicklung, Herstellung und Lieferung des Produkts zu übernehmen, wobei davon ausgegangen wird, dass der Käufer diese Kosten nach dem Abschließen des Vertrags erstattet.
Auch wenn noch Änderungen möglich sind, einigen sich Käufer und Verkäufer auf ein potenzielles Budget und legen den maximal zulässigen Preis fest. Zu den verschiedenen Arten von Kostenerstattungsverträgen gehören:
Kosten plus Festpreis (CPFF)
Zögern Projektlieferanten aufgrund wahrgenommener Risiken? Kein Problem – decken Sie einfach alle ihre Risiken ab.
Bei dieser Art von Vertrag erhält der Verkäufer eine Zahlung für alle seine Kosten zuzüglich eines festen Betrags, wodurch er vor Risiken oder Zahlungsunsicherheiten geschützt ist. Der feste Betrag kann ein Prozentsatz des Gesamtpreises sein.
Wenn der Verkäufer die Vertragsbedingungen nicht erfüllen kann, kann er gemäß diesem Vertrag auch zur Übernahme bestimmter Kosten verpflichtet werden.
Kosten plus Anreizgebühr (CPIF)
Im Gegensatz zum vorherigen Vertrag beinhaltet dieser Vertrag feste Kosten, deckt Risiken auf Seiten des Käufers ab und sieht ein Anreizsystem vor, das auf der Leistung des Verkäufers basiert.
Der Anreiz hängt hier davon ab, wie viel Sie durch die Leistung des Verkäufers einsparen können. Da alles im Vertrag festgelegt ist, müssen Sie sich keine Gedanken über schwankende Beträge machen.
Wenn der Verkäufer die Vertragsbedingungen nicht erfüllen kann, müssen die Kosten des fehlgeschlagenen Projekts zwischen Käufer und Verkäufer geteilt werden.
Kosten plus Prämie (CPAF)
Bei dieser Art von Vertrag erstattet der Käufer dem Verkäufer die Produktionskosten zuzüglich einer zusätzlichen Prämie. Die Höhe dieser Prämie kann vom Käufer frei festgelegt werden.
Kosten plus Prozentsatz der Kosten (CPPC)
Bei dieser letzten Art von kostenerstattungsfähigen Verträgen erhält der Verkäufer die vollständige Zahlung – einschließlich der Servicekosten und eines Prozentsatzes der Kosten als Gewinn.
Dies motiviert den Verkäufer, seinen Umsatz zu steigern, um seinen Gewinnanteil zu erhöhen. Achten Sie einfach auf den Service und die Qualität, um optimale Ergebnisse zu erzielen.
3. Zeit- und Materialvertrag
Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, ob Sie sich für einen Festpreis- oder einen Kostenerstattungsvertrag entscheiden sollen, und Sie beide Vorteile genießen möchten, könnten Sie einen Zeit- und Materialvertrag in Betracht ziehen.
Es vereint das Beste aus beiden Welten – Festpreis- und Kostenerstattungsverträge – und bietet Ihnen so eine ideale Lösung. Bei solchen Verträgen verpflichtet sich der Käufer, dem Verkäufer die für eine Dienstleistung oder ein Produkt aufgewendete Zeit und das Material zu bezahlen. Um die Kosten unter Kontrolle zu halten, legt der Vertrag einen Festpreis für Material und Arbeit fest und setzt eine Obergrenze für den Zeit- und Materialaufwand. Dies ist die beste Lösung für Projekte, bei denen Sie den Umfang oder die Anforderungen nicht genau bestimmen können.
Ein Zeit- und Materialvertrag gibt Verkäufern und Käufern Sicherheit, indem er die Risiken auf beide Seiten gleichmäßig verteilt.
Wenn Sie sich für diesen Vertrag entscheiden, legen Sie ein Limit fest, um sich vor möglichen Überschreitungen zu schützen.
Der Beschaffungsvertragsprozess: Eine detaillierte Übersicht
Nachdem Sie nun über die verschiedenen Einkaufsverträge Bescheid wissen, können Sie sicher die für Ihre Bedürfnisse beste Wahl treffen. Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht über den Beschaffungsprozess, die Ihnen den Einstieg erleichtert.
Schritt 1: Legen Sie den Arbeitsumfang fest
Der erste Schritt liegt eigentlich nicht bei Ihnen. Er kommt vom Team des Projektmanagements, das einen Geschäftsbedarf identifiziert und Ihnen eine Bestellanforderung schickt.
Bevor das Beschaffungsteam hinzugezogen wird, sollte der Anforderer den Arbeitsumfang und die Anforderungen an Waren und Dienstleistungen gründlich prüfen. Nach Eingang der Anfrage werden Sie die Bedürfnisse des Teams und die Produktspezifikationen prüfen.
2. Einholen von Angeboten von Anbietern
Nachdem Sie den Umfang der Aufgabe verstanden haben, wenden Sie sich an potenzielle Anbieter und holen Sie Angebote ein. Wenn die Anforderungen denen einer früheren Beschaffung ähneln, können Sie sich einfach an Ihre bisherigen Lieferanten wenden und ein Angebot anfordern.
Bei neuen Anforderungen sollten Sie jedoch potenzielle Lieferanten bitten, einen Plan vorzuschlagen, und stattdessen eine Angebotsanfrage stellen.
3. Durchführen der Auswahl für ein Angebot eines Anbieters
Mit allen Angeboten und Kostenvoranschlägen der Anbieter zur Verfügung können Sie nun den Anbieter auswählen, der Ihren Anforderungen am besten entspricht.
Achten Sie bei der Prüfung von Angeboten auf solche, die Ihren Geschäftsanforderungen am ehesten entsprechen und Ihnen den größten Wert für Ihre Investition bieten. Suchen Sie nach einem Gleichgewicht zwischen der effektiven Erfüllung Ihrer Anforderungen und der Bereitstellung kostengünstiger Lösungen. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Geschäftsziele erreichen und Ihre finanziellen Ressourcen optimal nutzen.
4. Entwerfen Sie einen Beschaffungsvertrag
Nachdem Sie nun Ihren Verkäufer ausgewählt haben, wollen wir uns mit dem entscheidenden Schritt befassen, den wir bereits besprochen haben: dem Entwurf eines Vertrags.
Verwenden Sie für Standardverträge Vorlagen und füllen Sie Ihre Daten ein. Handelt es sich jedoch um einen Sonderfall, müssen Sie möglicherweise einen Vertrag von Grund auf neu erstellen und sich von der Rechtsabteilung beraten lassen.
5. Genehmigen Sie den Vertrag
Nachdem der Vertrag vorbereitet wurde, wird er einer weiteren Prüfung durch die Einkaufsabteilung unterzogen, bevor er an den Verkäufer gesendet wird.
Alle Verhandlungen über die Vertragsbedingungen finden in dieser Phase statt, und sobald beide Parteien zustimmen, unterzeichnen sie den Vertrag. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und die vereinbarten Bedingungen offiziell im unterzeichneten Vertrag dokumentiert sind.
6. Legen Sie den Vertrag ab
Sobald beide Parteien den Vertrag abgeschlossen und unterzeichnet haben, bewahren Sie ihn in einem speziellen Repository auf. So können Sie bei zukünftigen Problemen oder Streitigkeiten leicht auf den Vertrag zugreifen und ihn einsehen.
Wenn Sie alle Verträge an einem Ort aufbewahren, sind sie leicht zu finden und Sie verfügen über eine vollständige Dokumentation für spätere Referenzzwecke, was Transparenz und Verantwortlichkeit gewährleistet.
7. Fahren Sie mit dem Einkaufsprozess fort
Nachdem nun alles vorbereitet ist, ist es an der Zeit, die Waren mit einer Bestellung zu bestellen.
Sobald die vertraglich vereinbarten Produkte oder Dienstleistungen geliefert wurden, stellen Sie sicher, dass sie den Vertragsbedingungen entsprechen. Dazu können Sie die Bestellung, den Lieferschein und die Lieferantenrechnung miteinander abgleichen.
Sobald alles überprüft ist, geben Sie die Zahlung innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens frei. Dieser letzte Schritt stellt sicher, dass der gesamte Beschaffungsprozess, von der Auftragserteilung bis zur Zahlung, abgeschlossen ist und den von Ihnen vereinbarten Bedingungen entspricht.
8. Vertragsabschluss
Nachdem alle Vertragsbedingungen erfüllt sind, ist es an der Zeit, über eine Vertragsbeendigung nachzudenken.
Wenn sich die Dienstleistungen des Anbieters als zufriedenstellend erwiesen haben, können Sie diese in Ihren Unterlagen speichern und so die Grundlage für eine langfristige und zuverlässige Beziehung zum Geschäft schaffen.
Auf diese Weise sorgen Sie für einen erfolgreichen Verlauf der Zusammenarbeit und tragen langfristig zur Stabilität und Effizienz Ihrer Beschaffungsprozesse bei.
Umsetzung von Beschaffungsverträgen
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