Man muss Geld ausgeben, um Geld zu verdienen.
Jedes Unternehmen gibt im Rahmen seiner normalen Geschäftstätigkeit jedes Jahr Geld für Personal, Büroräume, Forschung, Vertrieb, Marketing und IT aus. Aber wie viel soll in welchen Bereich investiert werden?
IT ist einer der größten Kostenfaktoren in jedem Unternehmen. Gartner prognostiziert, dass die weltweiten IT-Ausgaben bis 2024 auf 5 Billionen US-Dollar ansteigen werden. Dieses stetige Wachstum bringt die Notwendigkeit mit sich, solche Investitionen effizient zu verwalten – eine Aufgabe, die mit einer guten IT-Budgetierung erreicht werden kann.
In diesem Blogbeitrag besprechen wir, wie Sie Best Practices für die IT-Budgetierung für ein besseres Finanzmanagement in Ihrem Unternehmen nutzen können.
Was ist IT-Budgetierung?
Die IT-Budgetierung ist der Prozess der strategischen Zuweisung von Mitteln für IT-Projekte, tools, Systeme, Infrastruktur und Betriebskosten. Dazu gehören die Analyse, Interpretation, Prognose, Zuweisung, Genehmigung und Überwachung der IT-Ausgaben.
Schlüsselkomponenten eines IT-Budgets
Ein IT-Budget umfasst Alles, was die IT-Abteilung benötigt und nutzt. Dazu gehören die folgenden Punkte.
Hardware: Ausgaben im Zusammenhang mit physischen Technologie-Assets wie Servern, Computern, Netzwerkgeräten und Peripheriegeräten.
Software und Dienstleistungen: Softwarelizenzen, Anwendungen und Plattformen. Dieser Bereich umfasst Standardsoftware, spezialisierte Lösungen für Unternehmen sowie Abonnements für cloudbasierte Dienste.
IT-Personalkosten: Während die Personalkosten in der Regel aus dem Personalbudget bestritten werden, sind Ausgaben für Berater, Lieferanten, Schulungen usw. Teil des IT-Budgets.
Kosten für technischen Support: Laufende Wartungs- und Supportkosten, einschließlich Software-Updates, Hardware-Reparaturen, technische Supportleistungen und Garantien.
Sicherheit: Sicherung von IT-Systemen, einschließlich Firewall- und Antivirensoftware, Intrusion-Detection-Systemen und Sicherheitsaudits.
Cloud Computing: Cloud-Dienste und Abonnementgebühren für Cloud-Speicher, Rechenressourcen, SaaS-Anwendungen und Platform-as-a-Service (PaaS)-Angebote.
Die Grundlagen der IT-Budgetierung
Die IT-Budgetierung ist ein wichtiger Bestandteil des IT-Finanzmanagements (ITFM), einem beliebten Ansatz, um die finanziellen Bedürfnisse eines Unternehmens zu erfüllen.
ITFM konzentriert sich auf die Minimierung von Verschwendung, die Einsparung von Kosten, die Prognose von Kapital- und Betriebsausgaben sowie die Förderung gewünschter finanzieller Verhaltensweisen, die alle durch Budgetierung erreicht werden können.
Warum ist die IT-Budgetierung wichtig?
Grundsätzlich ist die IT-Budgetierung notwendig, um zu verhindern, dass Sie Geld ausgeben, das Sie nicht haben, d. h. zu hohe Ausgaben tätigen. Darüber hinaus bietet die IT-Budgetierung noch viele weitere Vorteile.
Kapitalrendite
Ein gutes IT-Budget sorgt dafür, dass jeder vom Unternehmen ausgegebene Cent sich auszahlt. Außerdem hilft es im Projektmanagement und bei der Führung, sich auf Initiativen zu konzentrieren, die mit größerer Wahrscheinlichkeit zu Ergebnissen führen.
Wenn Sie beispielsweise in eine Ticketing-Software investieren, kann ein gutes IT-Budget die von Ihnen erwarteten genauen Renditen in Form einer Steigerung der TAT- oder CSAT-Werte belegen.
Strategische Ausrichtung
IT-Budgets helfen Abteilungsleitern dabei, sich an der Unternehmensstrategie auszurichten. Wenn die Geschäftsstrategie beispielsweise auf Wachstum ausgerichtet ist, würden Sie mehr Budget für Tools zur Kundenakquise wie CRM, E-Mail-Marketing, Vertriebsanalysen usw. bereitstellen.
Gesamtansicht
Wenn IT-Budgets zu Beginn des Jahres eingestellt werden, werden die Bedürfnisse und Ziele der gesamten Abteilung umfassend berücksichtigt. Dies ermöglicht es IT-Leitern und im Projektmanagement tätigen Personen, ihr Jahr effektiv zu planen.
Experimentieren
Eine gute Budgetierung stellt sicher, dass Sie genügend Geld für experimentelle Projekte bereitstellen, die Ihnen helfen können, Ihre Innovationskraft zu steigern. Sie könnten beispielsweise 5 % Ihres IT-Budgets für die Entwicklung radikaler Neuerungen reservieren, ohne dass dies Auswirkungen auf Ihre übrige Arbeit hat.
Um all diese Vorteile zu nutzen, benötigen Sie die richtigen Mitarbeiter an Ihrer Seite.
Wer ist an der IT-Budgetierung beteiligt?
Eine gute IT-Budgetierung muss ein gemeinsamer Plan von Finanzabteilung und IT-Abteilung sein. Zu den Schlüssel-Stakeholdern gehören der Chief Financial Officer (CFO), der Chief Technology Officer (CTO) oder der Chief Information Officer (CIO).
In der Regel ist ein CTO/CIO für den Plan und die Beantragung eines IT-Budgets verantwortlich, das vom CFO analysiert und genehmigt wird. Der CIO ist also verantwortlich für:
- Erstellen Sie eine IT-Strategie mit Projekten, die auf Ihre Geschäftsziele abgestimmt sind.
- Bedarfsermittlung, Kostenprognose und Priorisierung von Ausgaben
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, um die IT-Anforderungen des Unternehmens zu verstehen
- Verwaltung von IT-Kosten, Entwicklung von Kosteneinsparungsmaßnahmen und Verhandlungen mit Anbietern
- Agile Kapazitätsplanung und Ressourcenausgleich
- Bewertung und Minderung von Risiken im Zusammenhang mit IT-Investitionen, einschließlich Risiken der Sicherheit/Compliance und Projektüberschreitungen
In einigen Teilen dieses Prozesses können auch andere Abteilungen beteiligt sein. Beispielsweise kann die Personalabteilung bei der Einstellung von Auftragnehmern oder Beratern mitreden. Zu den KPIs für den Einkauf kann die Aushandlung des besten Preises mit Lieferanten gehören.
Inwiefern hängt das IT-Budget mit dem Umsatz zusammen?
Die IT-Budgetierung betrifft den Mittelabfluss, d. h. die Ausgaben. Die IT-Einnahmen sind die Einnahmen, die die Nachverfolgung der generierten Beträge für IT-Dienstleistungen oder -Produkte durchführen. Sie benötigen ein gutes Gleichgewicht zwischen IT-Einnahmen und Budgets, um die Rentabilität aufrechtzuerhalten.
Das durchschnittliche IT-Budget als Prozentsatz des Umsatzes ist eine wichtige Metrik für Unternehmen. Je nach Branche liegt der Bereich zwischen 2 und 8%. So gibt beispielsweise die Bauindustrie etwa 1,68 % ihres Umsatzes für IT aus, während es im Bankwesen fast 8 % sind.
Um diesen Standard aufrechtzuerhalten und die Kapitalrendite sicherzustellen, benötigen Sie einen Prozess. Schauen wir uns das einmal genauer an.
Einführung in den IT-Budgetierungsprozess: Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die Budgetierung ist ein Prozess, bei dem mehrere bewegliche Teile verwaltet werden müssen. Für einen effektiven Plan benötigen Sie einen guten Prozess und eine robuste IT-Software für Projektmanagement wie ClickUp. In diesem Abschnitt werden wir beides besprechen.
1. Bewerten Sie den aktuellen Stand
Bevor Sie sich ein Bild von der Zukunft machen und entsprechende Pläne schmieden, müssen Sie wissen, wo Sie stehen. Überprüfen Sie Ihre aktuelle IT-Landschaft, einschließlich:
- Vorhandene IT-Infrastruktur, einschließlich Hardware, Software, Netzwerksysteme und Maßnahmen zur Sicherheit
- Metriken wie Systemverfügbarkeit, Reaktionszeiten bei Incidents und Zufriedenheit der Benutzer
Das Ziel besteht darin, Stärken, Schwächen und Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen oder Investitionen erforderlich sind. Wenn Ihre Server beispielsweise häufig ihre Kapazität überschreiten, deutet dies auf einen Investitionsbedarf in zusätzliche oder leistungsstärkere Server hin.
Nutzen Sie ClickUp Dashboards, um Ihren aktuellen Stand zu verstehen. Passen Sie es mit den von Ihnen benötigten Berichten an und bewerten Sie Lücken.
2. IT-Strategie und -Ziele definieren
Verstehen Sie die Ziele des Geschäfts für die kommenden Jahre und legen Sie fest, wie die IT diese unterstützen kann. Erstellen Sie auf der Grundlage der Geschäftsstrategie eine unterstützende Marketingstrategie.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise seinen Marktanteil durch die Einführung einer Online-Plattform erhöhen möchte, würde die IT-Strategie den Aufbau von E-Commerce-Fähigkeiten umfassen. Planen Sie also entsprechend. Die Verwendung einer IT-Vorlage oder einer Technologie-Roadmap-Vorlage kann Ihren Weg dorthin beschleunigen.
Oder fangen Sie ganz von vorne an und sammeln Sie gemeinsam mit Ihrem Team Ihre Anforderungen mithilfe des ClickUp-Whiteboards. Bitten Sie um Feedback und wandeln Sie Elemente direkt aus dem Whiteboard in Aufgaben um.
3. Prognoseanforderungen
Führen Sie auf der Grundlage Ihrer IT-Strategie eine gründliche Anforderungsanalyse durch. Berücksichtigen Sie dabei Technologie-Upgrades, die Implementierung neuer Systeme, den Personalbedarf und andere erforderliche IT-Ressourcen.
Wenn Sie beispielsweise die Softwareentwicklung schnell skalieren möchten, benötigen Sie möglicherweise IT-Dokumentationssoftware, um Wiederholbarkeit in Ihren Prozess zu integrieren.
ClickUp Forms ist eine großartige Möglichkeit, Anforderungen von Projekt- oder Funktionsleitern zu erfassen. Richten Sie ein Formular ein und senden Sie es an die Leiter der Bereiche Produkt, Sicherheit, Infrastruktur, Daten usw., um deren Bedürfnisse zu erfassen.
4. Kosten schätzen
Schätzen Sie die direkten und indirekten Kosten, die mit Ihren Anforderungen verbunden sind. Berechnen Sie die Gesamtbetriebskosten. Beispielsweise könnte Ihre neue Analysesoftware Sie monatlich X Dollar an Kosten für ein Abonnement kosten.
Darüber hinaus fallen Kosten für die Implementierung, benutzerdefinierte Anpassung, Schulung der Benutzer, Wartung usw. an. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Kosten abdecken, die mit jedem Element Ihres Budgetantrags verbunden sind.
5. Priorisieren Sie Investitionen
Es ist unwahrscheinlich, dass Sie alles bekommen, was Sie im Plan haben. Setzen Sie daher Prioritäten, um sicherzustellen, dass die Budgets für die wichtigsten Programme genehmigt werden.
Wenn Sie beispielsweise zwischen einer Aktualisierung des CRM-Systems und einer Verbesserung der Maßnahmen zur Sicherheit wählen müssen, könnte das Unternehmen Letzteres priorisieren, wenn es kürzlich Bedrohungen der Sicherheit festgestellt hat.
Bevor Sie um ein Budget bitten:
- Bewerten Sie die geschäftlichen Auswirkungen jedes einzelnen Elements des Budgets.
- Dokumentieren Sie dessen strategische Bedeutung.
- Berechnen Sie den erwarteten ROI in Bezug auf den Wert des Geschäfts, wie z. B. Einsparungen, Effizienz, Produktivität usw.
6. Entwickeln Sie das IT-Budget
Erstellen Sie mit allen verfügbaren Informationen eine umfassende Präsentation Ihrer Budgets. Jede gute Software für die Budgetierung kleiner Geschäfte kann Ihnen dabei helfen, dies zu erledigen.
Erstellen Sie eine Tabelle mit Einzelposten für jede Ausgabenkategorie. Fügen Sie Informationen über das zugehörige Projekt, den geplanten Umfang, das beantragte Budget, den potenziellen ROI und alle anderen Ressourcen hinzu, die Sie möglicherweise benötigen.
Nutzen Sie die Vorlagen für das Projektbudget von ClickUp, um sofort loszulegen.
7. Genehmigung einholen
Legen Sie den Plan der Finanz- und Geschäftsleitung vor, um deren Zustimmung einzuholen. Seien Sie in dieser Phase darauf vorbereitet, Fragen zu beantworten und mit ihnen zu verhandeln. Wenn Sie eine Software für das Projektbudget verwenden, kann dies auch ganz einfach asynchron erfolgen.
8. Implementieren und überwachen
Jetzt ist es an der Zeit, die Ihnen zur Verfügung gestellten Budgets auszugeben und Ihre Strategie umzusetzen. Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Budgets optimal nutzen, richten Sie Ihre Projekte in einer IT-Betriebsmanagement-Software ein und überwachen Sie den Fortschritt.
Die Buchhaltungsvorlage von ClickUp hilft Ihnen dabei, diesen Prozess mühelos zu verwalten. Mit ihren neun verschiedenen Ansichten erleichtert diese fortschrittliche Vorlage die Überwachung der Konten für Verbindlichkeiten und Forderungen.
9. Überprüfen und anpassen
Der IT-Budgetierungsprozess muss iterativ sein. Richten Sie einen Kalender für Budgets und regelmäßige Ausgabenüberprüfungen ein. Vergleichen Sie die tatsächlichen Ausgaben mit den geplanten Budgets, um sie an veränderte Geschäftsanforderungen, technologische Fortschritte oder Abweichungen anzupassen. Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Governance-Initiativen mit Ihrer Budgetverwendung übereinstimmen.
Während Sie den oben beschriebenen Budgetierungsprozess befolgen, sollten Sie einige Best Practices beachten.
Best Practices und Tipps für die IT-Budgetierung
Die Prüfung der aktuellen Infrastruktur, das Erfassen von Anforderungen, das Schätzen von Kosten, das Ausbalancieren widersprüchlicher Anforderungen und das Erstellen überzeugender Budgetvorschläge kann eine große Herausforderung sein. Um Ihnen dies etwas zu erleichtern, finden Sie hier einige Ratschläge von führenden Experten auf diesem Gebiet.
Passen Sie das IT-Budget an die Geschäftsziele an.
Der beste Weg, um Ihr Budget genehmigt zu bekommen, ist, es eng an die Geschäftsziele auszurichten. Wenn die Verbindung nicht offensichtlich ist, nehmen Sie sich die Zeit, sie zu erläutern.
Beispielsweise möchten Sie vielleicht in maschinelles Lernen investieren, während die Geschäftsstrategie darauf ausgerichtet ist, das Kundenerlebnis (CX) in den Vordergrund zu stellen. Als IT-Verantwortlicher sollten Sie darlegen, wie Ihre Initiativen im Bereich maschinelles Lernen das Kundenerlebnis verbessern und zu welchen Geschäftszielen beitragen können.
Nutzen Sie Daten und Analysen
Versuchen Sie bei der Durchführung Ihrer Prüfung, einige Jahre zurückzugehen. Sammeln Sie Daten, um Muster und potenzielle Einsparungen zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Wenn Ihnen die Informationen fehlen, richten Sie die IT-Management-Software von ClickUp ein, um Datenpunkte für die Zukunft zu erfassen.
Mit ClickUp können Sie Informationen über die Effizienz Ihres Projekts sammeln, darunter geschätzte Zeit, aufgewendete Zeit, Dauer des Projektlebenszyklus, Ausgaben, Zahlungen, Erträge usw.
Kommunizieren Sie transparent
Eine gute IT-Budgetierung erfordert die Mitwirkung Ihrer Team-Mitglieder, des Projektmanagements, der Geschäftspartner und der Finanzteams. Kommunizieren Sie regelmäßig mit ihnen, um Transparenz und Vertrauen aufzubauen.
Zu den Funktionen von ClickUp gehören verschachtelte Kommentare für den Kontext-Chat. Verwenden Sie die ClickUp-Chat-Ansicht, um alle Ihre Nachrichten an einem Ort zu sehen und zu antworten, wenn Sie bereit sind.
Aufbau von Anpassungsfähigkeit
Die Budgetierung wird zwar jährlich erledigt, aber die budgetierten Mittel werden nicht auf einmal ausgegeben. Seien Sie also im Laufe des Jahres flexibel mit Ihrem Budget.
- Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch, um zu erfahren, wie sich Ihre Ausgaben entwickeln.
- Halten Sie vierteljährliche Sitzungen ab, um zu sehen, welchen Fortschritt Ihr Projektbudget und Ihre Leistung im letzten Quartal gemacht haben und was Sie für das kommende Quartal benötigen.
- Sprechen Sie mit den Teams des Geschäfts, um zu verstehen, wie die IT-Programme ihnen helfen.
- Verteilen Sie Budgets neu, basierend auf dem, was Sie gelernt haben und was Sie benötigen.
- Berücksichtigen Sie IT-Risiken. So geht's
Risikomanagement und Risikominderungsfaktoren bei der IT-Budgetierung
Cyberangriffe, Serverausfälle, Datenverstöße, strengere Compliance-Vorschriften und menschliche Fehler – die IT ist mit zahlreichen Risiken behaftet. Das IT-Budget muss diese Risiken berücksichtigen und einkalkulieren.
Hier sind einige potenzielle Risiken und wie Sie diese mindern können.
Nutzen Sie Szenarioplanung, um Risiken zu managen.
Berücksichtigen Sie bei der Bedarfsprognose verschiedene Szenarien. Wenn Sie beispielsweise ein neues CRM benötigen, können Sie es selbst entwickeln, ein SaaS-tool kaufen oder vorhandene Tabellenkalkulationen für diesen Zweck anpassen.
Untersuchen Sie jedes dieser Szenarien hinsichtlich Kosten, Nutzen und Risiken. Planen Sie Ihre Budgets so, dass die Risiken, die sich aus Ihren Entscheidungen ergeben, minimiert werden.
Wenn Sie sich für die Tabellenkalkulation entscheiden, müssen Sie möglicherweise mehr Personal einstellen oder mehr Zeit für die manuelle Verwaltung aufwenden. Planen Sie Budgets für zusätzliches Personal ein.
Bereiten Sie sich auf Outsourcing-Risiken vor
IT-Teams nutzen ausgelagerte Teams, um Kosten für Gehälter und Gemeinkosten zu sparen. Die Abhängigkeit von externen Anbietern kann jedoch Risiken in Bezug auf die Stabilität der Anbieter, die Qualität der Dienstleistungen und mögliche Dienstunterbrechungen mit sich bringen, die sich auf den Geschäftsbetrieb auswirken können.
- Bewerten Sie Ihren Lieferanten hinsichtlich seiner Zuverlässigkeit.
- Erstellen Sie einen soliden Vertrag, in dem die Leistungen und Strafen klar definiert sind.
- Versuchen Sie, Ihre Risiken zu streuen, indem Sie mehrere Anbieter beauftragen.
- Entwerfen Sie eine Kostenmanagementstrategie für den Fall, dass Sie von einem Risiko betroffen sind.
- Backup-Mechanismen aufbauen
Stärken Sie Ihr Risiko- und Compliance-Management
IT-Risiken können teuer sein. IBM hat herausgefunden, dass die durchschnittlichen Kosten einer Datenverletzung bei 4,45 Millionen Dollar liegen. Als British Airways gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verstieß, verhängte die EU eine Geldstrafe in Höhe von 20 Millionen Pfund gegen die Fluggesellschaft!
Die einzige Möglichkeit, diesen Risiken zuvorzukommen, besteht darin, Ihre Maßnahmen zur Sicherheit aktiv zu verstärken. Verwalten Sie Projektbudgets, um die kontinuierliche Optimierung von Initiativen zur Sicherheit und zum Risikomanagement zu unterstützen.
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Oftmals betrachten Teams Budgets als Limite für ihre Ausgaben. Im Gegenteil: Ein gut geplantes Budget kann Ihnen die Freiheit geben, die Projekte umzusetzen, die Sie umsetzen möchten.
Nutzen Sie ClickUp, um Klarheit und Transparenz im Budgetierungsprozess zu schaffen. Sammeln Sie Daten und führen Sie Ihre Projekte auf ClickUp durch, um die Effizienz zu steigern und eine detaillierte Überwachung zu ermöglichen. Überprüfen Sie regelmäßig die Leistung und passen Sie sich im Laufe der Zeit an. Sparen Sie dabei Geld.
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