Man muss Geld ausgeben, um Geld zu verdienen.
Jedes Business gibt jedes Jahr im Laufe seines natürlichen Geschäftsverlaufs Geld für Mitarbeiter, Spaces, Forschung, Vertrieb, Marketing und IT aus. Aber wie viel soll in welchem Bereich ausgegeben werden?
Die IT ist eine der größten Ausgaben in jedem Unternehmen. Gartner sagt voraus, dass die weltweiten IT-Ausgaben auf 5 Billionen Dollar im Jahr 2024 . Dieses stetige Wachstum bringt die Notwendigkeit mit sich, diese Investitionen effizient zu verwalten - eine Aufgabe, die eine gute IT-Budgetierung erfüllen kann.
In diesem Blogbeitrag erörtern wir, wie Sie die Best Practices der IT-Budgetierung für ein besseres Finanzmanagement in Ihrem Unternehmen nutzen können.
Was ist IT-Budgetierung?
Die IT-Budgetierung ist der Prozess der strategischen Zuweisung von Mitteln für IT-Projekte, Tools, Systeme, Infrastruktur und Betriebskosten. Dazu gehören Analyse, Interpretation, Prognose, Zuweisung, Genehmigung und Überwachung von IT-Ausgaben.
Schlüsselkomponenten eines IT-Budgets
Ein IT-Budget umfasst alles, was die IT-Abteilung benötigt und nutzt. Dazu gehören die folgenden Punkte.
Hardware: Ausgaben im Zusammenhang mit physischen Technologieanlagen wie Servern, Computern, Netzwerkausrüstung und Peripheriegeräten.
Software und Dienstleistungen: Softwarelizenzen, Anwendungen und Plattformen. Dies kann von Standardsoftware bis zu spezialisierten Unternehmenslösungen und Abonnements für Cloud-basierte Dienste reichen.
Ausgaben für IT-Personal: Während die Personalkosten in der Regel aus dem Personalbudget stammen, sind die Ausgaben für Berater, Anbieter, Schulungen usw. Teil des IT-Budgets.
Kosten für technischen Support: Laufende Wartungs- und Support-Kosten, einschließlich Software-Updates, Hardware-Reparaturen, technische Support-Dienste und Garantieleistungen.
Informationssicherheit: Sicherung der IT-Systeme, einschließlich Firewall- und Antivirensoftware, Systeme zur Erkennung von Eindringlingen und Sicherheitsprüfungen.
Cloud-Computing: Cloud-Dienste und Abonnement-Gebühren für Cloud-Speicher, Rechenressourcen, SaaS-Anwendungen und Platform-as-a-Service (PaaS)-Angebote.
Die Grundlagen der IT-Budgetierung
Die IT-Budgetierung ist ein wichtiger Teil des IT-Finanzmanagements (ITFM), eines beliebten Ansatzes zur finanziellen Unterstützung der Bedürfnisse einer Organisation.
ITFM konzentriert sich auf die Minimierung von Verschwendung, Kosteneinsparungen, die Vorhersage von Kapital- und Betriebskosten und die Förderung des gewünschten Finanzverhaltens, was alles durch Budgetierung erreicht werden kann.
Warum ist die IT-Budgetierung wichtig?
Grundsätzlich ist die IT-Budgetierung notwendig, um zu verhindern, dass Sie Geld ausgeben, das Sie nicht haben, d. h. zu viel. Darüber hinaus bietet die IT-Budgetierung aber noch viel mehr Vorteile.
Return on investment
Ein gutes IT-Budget stellt sicher, dass sich jeder von der Organisation ausgegebene Pfennig auszahlt. Außerdem hilft es Projektleitern und Führungskräften, sich auf Initiativen zu konzentrieren, die mit größerer Wahrscheinlichkeit zu Ergebnissen führen werden.
Instanz, wenn Sie zum Beispiel investieren in software für Fahrkartenverkauf ein gutes IT-Budget wird genau den erwarteten Ertrag in Form einer Steigerung der TAT- oder CSAT-Werte ausweisen.
Strategische Ausrichtung
IT-Budgets helfen den Abteilungsleitern, sich an der Unternehmensstrategie zu orientieren. Wenn die Geschäftsstrategie beispielsweise auf Wachstum ausgerichtet ist, sollten Sie mehr Mittel für Tools zur Kundenakquise bereitstellen, z. B. für CRM, E-Mail-Marketing, Vertriebsanalysen usw.
Gesundheitliche Ansicht
Bei der Einstellung der IT-Budgets zu Beginn des Jahres wird eine ganzheitliche Ansicht über die Bedürfnisse und Ziele der gesamten Abteilung eingenommen. So können IT-Leiter und Projektmanager ihr Jahr effektiv planen.
Experimentieren
Eine gute Budgetplanung stellt sicher, dass Sie genügend Geld für experimentelle Projekte zurückstellen, die Ihnen helfen können, Ihre Innovation zu skalieren. So könnten Sie beispielsweise 5 % Ihres IT-Budgets für die Entwicklung einer radikalen Lösung zurückstellen, ohne dass sich dies auf den Rest Ihrer Arbeit auswirkt.
Um all diese Vorteile zu nutzen, brauchen Sie die richtigen Leute an Ihrer Tabelle.
Wer ist an der IT-Budgetierung beteiligt?
Eine gute IT-Budgetierung muss ein gemeinsamer Plan von Finanzen und IT sein. Zu den wichtigsten Beteiligten gehören der Chief Financial Officer (CFO), der Chief Technology Officer (CTO) oder der Chief Information Officer (CIO).
In der Regel ist ein CTO/CIO für die Planung und Beantragung eines IT-Budgets zuständig, das der CFO analysiert und genehmigt. Der CIO ist also verantwortlich für:
- Erstellung der IT-Strategie mit Projekten, die auf die Ziele des Geschäfts ausgerichtet sind
- Bedarfsermittlung, Kostenprognose und Priorisierung der Ausgaben
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, um die IT-Bedürfnisse des Unternehmens zu verstehen
- Verwaltung der IT-Kosten, Entwicklung von Kostensenkungsmaßnahmen und Verhandlungen mit Anbietern
- Agile Planung der Kapazität undressourcenabgleich* Bewertung und Abschwächung von Risiken im Zusammenhang mit IT-Investitionen, einschließlich Sicherheits-/Compliance-Risiken und Projektüberschreitungen
An Teilen dieses Prozesses können auch andere Abteilungen beteiligt sein. Zum Beispiel könnte die Personalabteilung ein Mitspracherecht bei der Einstellung von Auftragnehmern oder Beratern haben. KPIs für die Beschaffung kann auch das Aushandeln des besten Preises mit den Anbietern sein.
Wie hängt das IT-Budget mit den Einnahmen zusammen?
Bei der IT-Budgetierung geht es um den Mittelabfluss, d. h. um die Ausgaben. Die IT-Einnahmen sind die Erträge, d. h. die Nachverfolgung, wie viel Geld mit IT-Dienstleistungen oder -Produkten verdient wird. Um die Rentabilität aufrechtzuerhalten, ist ein ausgewogenes Verhältnis zwischen IT-Einnahmen und -Budgets erforderlich.
Der durchschnittliche Anteil des IT-Budgets am Umsatz ist ein Schlüssel zum Erfolg in Unternehmen. Sie kann in folgenden Bereichen liegen 2-8% je nach Branche. In der Baubranche beispielsweise werden etwa 1,68 % des Umsatzes für IT ausgegeben, im Bankwesen fast 8 %.
Um diesen Standard aufrechtzuerhalten und die Rentabilität der Investitionen zu gewährleisten, brauchen Sie einen Prozess. Schauen wir uns das mal an.
Erkundung des IT-Budgetierungsprozesses: Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die Budgetierung ist ein Prozess, der die Verwaltung zahlreicher beweglicher Teile umfasst. Sie brauchen einen guten Prozess und robuste IT-Projektmanagement-Software wie ClickUp um effektiv zu planen. In diesem Abschnitt gehen wir auf beides ein.
1. Bewertung des aktuellen Zustands
Bevor Sie einen zukünftigen Zustand visualisieren und planen können, müssen Sie wissen, wo Sie stehen. Überprüfen Sie Ihre aktuelle IT-Landschaft, einschließlich:
- Bestehende IT-Infrastruktur, einschließlich Hardware, Software, Netzwerksysteme und Sicherheitsmaßnahmen
- Metriken zur Leistung, wie Systembetriebszeit, Incident-Reaktionszeiten und Zufriedenheit der Benutzer
Ziel ist es, Stärken, Schwächen und verbesserungs- oder investitionsbedürftige Bereiche zu ermitteln. Wenn Ihre Server beispielsweise häufig überlastet sind, deutet dies auf die Notwendigkeit von Investitionen in zusätzliche oder leistungsfähigere Server hin.
Verwenden Sie ClickUp Dashboards um Ihren aktuellen Stand zu verstehen. Passen Sie sie mit den von Ihnen benötigten Berichterstellungen an und bewerten Sie Lücken.
Echtzeit-Berichterstellung mit ClickUp Dashboards
2. IT-Strategie und Ziele definieren
Verstehen Sie die Ziele des Business für die kommenden Jahre und bestimmen Sie, wie die IT diese unterstützen kann. Erstellen Sie auf der Grundlage der Business-Strategie eine unterstützende Marketing-Strategie.
Wenn ein Business zum Beispiel seinen Marktanteil durch die Einführung einer Online-Plattform erhöhen will, würde die IT-Strategie den Aufbau von E-Commerce-Funktionen beinhalten. Planen Sie dies also ein. Verwendung eines IT-Vorlage oder eine vorlage für einen Technologiefahrplan kann Ihre Reise beschleunigen.
Oder fangen Sie ganz von vorne an und machen Sie gemeinsam mit Ihrem Team ein Brainstorming mit der ClickUp Whiteboard . Bitten Sie um Feedback und wandeln Sie Elemente direkt auf dem Whiteboard in Aufgaben um.
visualisieren Sie verbundene Initiativen und Projekte auf ClickUp Whiteboard
3. Anforderungen prognostizieren
Führen Sie auf der Grundlage Ihrer IT-Strategie eine gründliche anforderungsanalyse . Erfassen Sie technologische Upgrades, neue Systemimplementierungen, den Personalbedarf und andere erforderliche IT-Ressourcen.
Wenn Sie zum Beispiel die Softwareentwicklung schnell skalieren wollen, benötigen Sie möglicherweise IT-Dokumentationssoftware um Wiederholbarkeit in Ihren Prozess einzubauen.
ClickUp Formulare sind eine hervorragende Möglichkeit, Anforderungen von Projekt- oder Funktionsleitern zu sammeln. Richten Sie ein Formular ein und senden Sie es an die Verantwortlichen für Produkt, Sicherheit, Infrastruktur, Daten usw., um ihre Anforderungen zu erfassen.
Sammeln Sie Budgetanforderungen von IT-Abteilungsleitern
4. Kosten abschätzen
Schätzen Sie die direkten und indirekten Kosten im Zusammenhang mit Ihren Anforderungen. Berechnen Sie die Gesamtkosten der Eigentümerschaft. Ihre neue Analysesoftware könnte Sie beispielsweise ein Abonnement im Wert von X Dollar pro Monat kosten.
Hinzu kommen die Kosten für Implementierung, benutzerdefinierte Anpassung, Benutzerschulung, Wartung usw. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Kosten für jedes Element in Ihrem Budgetantrag berücksichtigen.
5. Investitionen priorisieren
Es ist unwahrscheinlich, dass Sie alles bekommen, was Sie geplant haben. Setzen Sie also Prioritäten, um sicherzustellen, dass Sie die Budgets für die wichtigsten Programme genehmigt bekommen.
Wenn Sie sich beispielsweise zwischen der Aufrüstung des CRM-Systems und der Verbesserung der Cybersicherheit entscheiden müssen, sollten Sie letzterem den Vorzug geben, wenn Sie in letzter Zeit Sicherheitsbedrohungen festgestellt haben.
Bevor Sie um ein Budget bitten:
- Bewerten Sie die geschäftlichen Auswirkungen der einzelnen Elemente des Budgets
- Dokumentieren Sie seine strategische Bedeutung
- Berechnen Sie den erwarteten ROI als Wert für das Geschäft, z. B. in Form von Einsparungen, Effizienz, Produktivität usw.
6. Entwickeln Sie das IT-Budget
Erstellen Sie mit allen vorliegenden Informationen eine umfassende Darstellung Ihrer Budgets. Jede gute budgetierungssoftware für kleine Geschäfte kann das für Sie erledigen.
Erstellen Sie eine Tabelle mit Elementen für jede Ausgabenkategorie. Fügen Sie Informationen über das zugehörige Projekt, den Umfang, den Sie abschließen möchten, das angeforderte Budget, die potenzielle Kapitalrendite und alle anderen Ressourcen, die Sie benötigen, hinzu.
Verwenden Sie ClickUp's Vorlagen für das Projektbudget um sofort loszulegen.
7. Genehmigung einholen
Holen Sie bei der Finanz- und Geschäftsleitung die Genehmigungen ein. In dieser Phase sollten Sie bereit sein, Fragen zu beantworten und mit ihnen zu verhandeln. Wenn Sie eine software zur Budgetierung von Projekten kann dies leicht auch asynchron geschehen.
8. Implementieren und überwachen
Nun ist es an der Zeit, die Ihnen zugewiesenen Budgets auszugeben und Ihre Strategie umzusetzen. Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Budgets optimal nutzen, stellen Sie Ihre Projekte auf IT-Betriebsmanagement-Software und überwachen den Fortschritt. ClickUp's Buchhaltungsvorlage hilft, diesen Prozess mühelos zu verwalten. Mit ihren neun verschiedenen Ansichten macht diese fortschrittliche Vorlage die Überwachung der Konten für Verbindlichkeiten und Forderungen einfach.
Budgetüberwachung auf ClickUp
9. Überprüfen und anpassen
Der IT-Budgetierungsprozess muss iterativ sein. Richten Sie einen Budgetkalender und regelmäßige Ausgabenüberprüfungen ein. Vergleichen Sie die tatsächlichen Ausgaben mit den geplanten Budgets, um sie bei veränderten Geschäftsanforderungen, technologischen Fortschritten oder Abweichungen anzupassen. Stellen Sie sicher, dass Ihr IT-Governance initiativen mit der Verwendung Ihres Budgets in Einklang stehen.
Während Sie den obigen Budgetierungsprozess befolgen, sollten Sie einige Best Practices im Hinterkopf behalten.
Best Practices und Tipps zur IT-Budgetierung
Die Prüfung der aktuellen Infrastruktur, das Sammeln von Anforderungen, die Schätzung von Kosten, das Ausbalancieren widersprüchlicher Anforderungen und die Erstellung überzeugender Budgetvorschläge können eine Menge Arbeit bedeuten. Um dies ein wenig zu erleichtern, finden Sie hier einige Ratschläge von führenden Unternehmen in diesem Space.
IT-Budget an den Zielen des Geschäfts ausrichten
Der beste Weg, Ihr Budget zu genehmigen, besteht darin, es eng mit den Zielen des Geschäfts abzustimmen. Wenn die Verbindung nicht offensichtlich ist, nehmen Sie sich die Zeit, sie zu begründen.
Ein Beispiel: Sie möchten vielleicht in maschinelles Lernen investieren, während die Geschäftsstrategie die Kundenerfahrung (CX) in den Vordergrund stellt. Begründen Sie als IT-Führungskraft, wie Ihre Initiativen zum maschinellen Lernen die CX verbessern können und welche Ziele des Geschäfts damit erreicht werden können.
Daten und Analysen nutzen
Versuchen Sie bei der Durchführung Ihres Audits, einige Jahre zurückzugehen. Sammeln Sie die Daten, um Muster und potenzielle Einsparungen zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Wenn Sie nicht über diese Informationen verfügen, richten Sie die ClickUp IT-Verwaltungssoftware um Datenpunkte für die Zukunft zu erfassen.
Mit ClickUp können Sie Informationen über Ihre Projekteffizienz sammeln, einschließlich der geschätzten Zeit, des Zeitaufwands, der Länge des Projektlebenszyklus, der Ausgaben, Zahlungen, Rückgaben usw.
Transparent kommunizieren
Eine gute IT-Budgetierung erfordert den Beitrag Ihrer Teammitglieder, Projektmanager, Geschäftspartner und Finanzteams. Kommunizieren Sie regelmäßig mit ihnen, um Transparenz und Vertrauen zu schaffen.
Die Aufgaben von ClickUp enthalten verschachtelte Kommentare, um im Kontext zu chatten. Verwenden Sie die ClickUp chat Ansicht um alle Ihre Nachrichten an einem Ort zu sehen und zu antworten, wenn Sie bereit sind.
kommunizieren Sie mühelos mit ClickUp Chat
Anpassungsfähigkeit aufbauen
Während die Budgetierung jährlich erledigt wird, wird das budgetierte Geld nicht auf einmal ausgegeben. Seien Sie also während des Jahres anpassungsfähig mit Ihrem Budget.
- Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch, um zu wissen, wie sich Ihr Mittelabfluss entwickelt
- Führen Sie vierteljährliche Sitzungen durch, um festzustellen, wie sich Ihr Projektbudget und Ihre Leistung im letzten Quartal entwickelt haben und was Sie für das kommende Quartal benötigen
- Sprechen Sie mit den Business Teams, um zu verstehen, wie die IT-Programme ihnen helfen
- Verteilen Sie die Budgets neu, je nachdem, was Sie erfahren und was Sie brauchen
- Berücksichtigen Sie IT-Risiken. So geht's
Management von Risiken und abschwächenden Faktoren bei der IT-Budgetierung
Angesichts von Cyberangriffen, Serverausfällen, Datenschutzverletzungen, strengeren Vorschriften und menschlichen Fehlern ist die IT mit Risiken behaftet. Das IT-Budget muss die Risiken erkennen und berücksichtigen.
Hier finden Sie einige potenzielle Risiken und wie Sie diese abmildern können.
Szenario-Planung zur Risikobeherrschung
Berücksichtigen Sie bei der Bedarfsprognose die verschiedenen Szenarien. Wenn Sie zum Beispiel ein neues CRM benötigen, könnten Sie es selbst entwickeln, ein SaaS-Tool kaufen oder vorhandene Tabellenkalkulationen für diesen Zweck anpassen.
Untersuchen Sie jedes dieser Szenarien auf Kosten, Nutzen und Risiken. Planen Sie Ihre Budgets so, dass die Risiken, die sich aus den von Ihnen getroffenen Entscheidungen ergeben, gemildert werden.
Wenn Sie sich für die Tabellenkalkulation entscheiden, müssen Sie möglicherweise mehr Mitarbeiter einstellen oder mehr Zeit für die manuelle Verwaltung aufwenden. Stellen Sie Budgets für zusätzliche Mitarbeiter zur Verfügung.
Bereiten Sie sich auf Outsourcing-Risiken vor
IT-Teams nutzen ausgelagerte Teams, um Kosten für Gehälter und Gemeinkosten zu sparen. Die Abhängigkeit von externen Anbietern birgt jedoch Risiken in Bezug auf die Stabilität des Anbieters, die Servicequalität und mögliche Serviceunterbrechungen, die den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen können.
- Prüfen Sie Ihren Anbieter auf seine Zuverlässigkeit
- Stellen Sie einen soliden Vertrag auf, in dem die zu erbringenden Leistungen und Vertragsstrafen klar definiert sind
- Versuchen Sie, Ihre Risiken durch die Beauftragung mehrerer Anbieter zu streuen
- Entwickeln Sie eine Kostenmanagementstrategie für den Fall, dass Sie von dem Risiko betroffen sind
- Erstellen Sie Backup-Mechanismen
Verstärken Sie das Risiko- und Compliance-Management
IT-Risiken können teuer sein. IBM findet dass sich die durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung auf 4,45 Millionen Dollar belaufen. Als bei British Airways ein Verstoß gegen die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) festgestellt wurde, verhängte die EU eine Geldstrafe in Höhe von 20 Millionen Pfund gegen die Fluggesellschaft!
Die einzige Möglichkeit, diesen Risiken einen Schritt voraus zu sein, besteht darin, Ihre Sicherheitsmaßnahmen aktiv zu verstärken. Verwalten von Projektbudgets um die kontinuierliche Optimierung von Sicherheits- und Risikomanagementinitiativen zu unterstützen.
Mit ClickUp können Sie Ihre IT-Budgets in Scheiben schneiden und würfeln
Üblicherweise sehen Teams Budgets als Limit für ihre Ausgaben an. Im Gegenteil, ein gut geplantes Budget kann die Freiheit bedeuten, die gewünschten Projekte durchzuführen.
Nutzen Sie ClickUp, um Klarheit und Transparenz im Budgetierungsprozess zu schaffen. Erfassen Sie Daten und führen Sie Ihre Projekte mit ClickUp durch, um die Effizienz zu steigern und eine genaue Überwachung zu gewährleisten. Überprüfen Sie die Leistung regelmäßig und passen Sie sie laufend an. Sparen Sie auf diese Weise Geld.
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