IT-Governance: Strategien zur Stärkung der IT-Governance in Ihrem Unternehmen

Wenn Sie Ihr Unternehmen skalieren wollen, müssen alle Abteilungen zu denselben Endzielen beitragen. Im Falle Ihrer IT-Abteilung können die richtigen Governance-Dokumente dazu beitragen, dass Sie folgende Ziele erreichen ihre Geschäftsziele zu erreichen . 🤩

Die IT-Abteilung ist eine der teuersten Abteilungen eines Unternehmens, die Rechenzentren finanziert, software , Geräte und andere Dienste. Laut Gartner werden die weltweiten IT-Ausgaben im Jahr 2023 voraussichtlich 4,6 Billionen Dollar erreichen, was einem Anstieg von 5,5 % gegenüber 2022 entspricht. Eine gut funktionierende IT-Abteilung ist daher für die Unternehmensgewinne von entscheidender Bedeutung.

Um sicherzustellen, dass alle IT-Aktivitäten Ihre allgemeinen Geschäftsziele unterstützen, benötigen Sie eine IT governance-Rahmen . Im Folgenden wird erläutert, was ein IT-Governance-Rahmenwerk ist, welche Vorteile ein IT-Governance-Programm bietet und welche Rolle es bei der Unternehmensführung spielt.

Was ist IT-Governance?

IT-Governance ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens, da sie sicherstellt, dass die IT-Strategie mit den Unternehmenszielen in Einklang steht. Wie andere Bereiche der Unternehmensführung hilft sie der oberen Führungsebene, schnelle Entscheidungen zu treffen und das Unternehmen effizient zu führen.

IT-Governance stellt sicher, dass Ihre IT-Abteilung versteht, wie sich ihre Entscheidungen auf die Unternehmensvision auswirken. Darüber hinaus trägt die IT-Governance dazu bei, dass Ihr Unternehmen die Unternehmensvorschriften einhält, dass die Leiter der IT-Abteilung auf derselben Seite stehen und dass alle IT-Entscheidungen zur Steigerung des Unternehmenswerts beitragen.

Was ist ein IT-Governance-Rahmenwerk?

Ein IT-Governance-Framework ist ein Leitfaden, der IT-Fachleuten bei der Entscheidungsfindung hilft. Vereinfacht ausgedrückt, zeigt es auf, wie jede Entscheidung oder Investition in Technologie den Unternehmenswert steigert, Risiken reduziert und mit Ihren Geschäftsinitiativen in Einklang gebracht werden kann. 🔍

Einfach ausgedrückt: Ein IT-Governance-Rahmenwerk verhindert, dass die Kollegen in Ihrer IT-Abteilung das Rad neu erfinden". Wie viele gängige Geschäftsdokumente - SOPs (Standard Operating Procedures), Schulungshandbücher und Unternehmensstatuten - rationalisiert es wiederkehrende Arbeits- und Entscheidungsprozesse.

Ein IT-Governance-Rahmenwerk bietet den Abteilungsleitern eine formale Struktur für die Erstellung von Prozessen, leistung bewerten und die Wiederherstellung im Notfall planen. Im Laufe der Zeit werden durch die Schaffung dieses Rahmens Besprechungen, E-Mails und Ineffizienzen in den Abteilungen reduziert.

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IT-Governance vs. Unternehmensführung

IT-Governance ist eine Form der Unternehmensführung.

Corporate Governance ist ein System von Regeln, Prozessen und Richtlinien, die dazu beitragen, die Führung eines Unternehmens zu optimieren. Es ist ein Fahrplan zur Definition rollen für Interessengruppen und Mitarbeiter, straffen die strategische Planung und sorgen dafür, dass alle Abteilungen rechtskonform bleiben.

Die Corporate Governance wird von jedem Team in Ihrem Unternehmen genutzt. Daher wird sich eine IT-Abteilung bei der Festlegung ihres IT-Governance-Rahmens auf die bereits etablierten Richtlinien der Corporate Governance stützen.

Rollen und Verantwortlichkeiten der IT-Governance

Das Vorhandensein eines IT-Governance-Rahmens ist für den Erfolg von IT-Projekten und des Unternehmens als Ganzes entscheidend. Ein Teil dieses Rahmens ist die Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten für jedes Mitglied Ihrer Abteilung.

In der Regel gibt es vier Ebenen von IT-Governance-Rollen, darunter:

• Strategisch: Auf der höchsten Ebene der IT-Governance wird die Strategie der Abteilung auf die allgemeine Geschäftsstrategie abgestimmt. Diese Ebene umfasst in der Regel die Mitglieder des Vorstands und den CIO
• Executive: Die zweithöchste Ebene legt das Budget fest und weist die IT-Ressourcen für jedes Projekt zu. Diese Ebene umfasst in der Regel die obere Führungsebene (einschließlich Vizepräsidenten und Abteilungsleiter), die direkt dem CIO unterstellt ist
• Programmverwaltung: Diese Ebene verwaltet das Risikomanagement, die IT-Investitionen, das Projektmanagement und die Cybersicherheit für bestimmte IT-Projekte. Diese Ebene wird in der Regel von Managern und Projektleitern wahrgenommen
• Operations: Die unterste Ebene der IT-Governance optimiert das Tagesgeschäft der gesamten Abteilung. Diese Ebene setzt sich aus jüngeren Kollegen innerhalb der Abteilung zusammen

Die Bedeutung eines IT-Governance-Prozesses in modernen Unternehmen

Der Hauptzweck der IT-Governance besteht darin, sicherzustellen, dass alle IT-Investitionen einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

Daher kann eine ineffektive IT-Governance dauerhafte, negative Auswirkungen auf moderne Unternehmen haben. Wenn die richtigen Regeln, Prozesse und strategischen Ziele nicht eingeführt werden, kann dies die Kommunikation zwischen den Abteilungen schwächen oder das Budget des Unternehmens belasten.

Darüber hinaus können schlechte IT-Governance-Praktiken zu Folgendem führen:

• Fehlverhalten bei sensiblen Daten: Wenn sensible Daten in die falschen Hände geraten, kann dies zu Identitätsdiebstahl oder Betrug bei Ihren Mitarbeitern oder Kunden führen. Dies ist nicht nur ein technologischer Albtraum für Ihre Mitarbeiter, sondern kann auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen
• Datenschutzverletzungen und Angriffe auf die Cybersicherheit: In den Vereinigten Staaten ist die Zahl der Datenschutzverletzungen so hoch wie noch nie. Einem Bericht von Apple zufolgegab es in den ersten neun Monaten des Jahres 2023 einen atemberaubenden Anstieg der Datenschutzverletzungen um 20 % im Vergleich zum gesamten Jahr 2022. Da Unternehmen weiterhin persönliche Daten von Kunden und Mitarbeitern sammeln, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass diese Daten von Cyberkriminellen ausgenutzt werden
• Unzureichende Zuweisung von IT-Budget und -Ressourcen: Was die Technologie betrifft, so leben wir in exponentiellen Zeiten, in denen die neueste Technologie immer schneller veraltet. IT-Governance stellt sicher, dass Unternehmen die angemessene Menge an Zeit, Geld und Ressourcen für die Erforschung der besten Technologien einsetzenbusiness-Tools Missverständnis der IT-Risiken*: Datenschutzverletzungen, Cyberangriffe und ausgefallene IT-Systeme passieren, weil die Mitarbeiter nicht wissen, womit sie es zu tun haben. Das Risikomanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der IT-Governance, da es potenzielle Bedrohungen für das Unternehmen prognostiziert
• Nichtberücksichtigung des Änderungsmanagements der Unternehmensführung: Die Unternehmensführung ist dafür da, dass Unternehmen reibungslos funktionieren - unabhängig davon, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt das Sagen hat. Leider verlassen sich viele Unternehmen stark auf ihre langjährigen Führungskräfte und versäumen es, Regeln, Prozesse und Arbeitsabläufe zu dokumentieren. Die Implementierung einer effektiven IT-Governance erfordert die Planung größerer personeller Veränderungen, z. B. die Einstellung eines neuen CIO

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Vorteile der Anwendung von IT-Governance

Das richtige IT-Governance-Framework trägt dazu bei, die strategische Ausrichtung Ihres Unternehmens zu verbessern, Ihre IT-Initiativen im Rahmen des Budgets zu halten und Sicherheitsverletzungen abzumildern oder zu verhindern. Die Vorteile von IT-Governance sind endlos, aber hier sind ein paar, die Sie kennen sollten:

1. Es stimmt Ihre IT-Initiativen mit den Geschäftszielen ab: Dadurch wird sichergestellt, dass alle IT-Projekte zu den Unternehmenszielen beitragen und die Mittel der Abteilung angemessen verwendet werden
2. Sie beseitigt Redundanzen im Unternehmen: Einer der größten Vorteile der Corporate Governance - nicht nur der IT-Governance - ist die Beseitigung sich wiederholender Aufgaben. Auf diese Weise können Kalenderbesprechungen vermieden, Projektlaufzeiten verkürzt und der Kauf doppelter Lösungen verhindert werden
3. Es fördert die Transparenz und Kommunikation: Die Implementierung von IT-Governance-Prozessen stellt sicher, dass Rollen und Verantwortlichkeiten klar artikuliert sind. Dies trägt dazu bei, die Kommunikation in der gesamten Abteilung zu straffen, da jüngere Kollegen genau wissen, an welchen Manager sie sich mit Fragen oder Anliegen zu einem bestimmten Projekt wenden müssen
4. Cyber-Angriffe werden schnell eskaliert: Angesichts der zunehmenden Bedrohung durch Cyber-Sicherheitsbedrohungen müssen IT-Teams darauf vorbereitet sein, wenn (nicht wenn) ein Angriff erfolgt. Die Unterrichtung des gesamten Teams über die detaillierten Protokolle, was im Falle eines Sicherheitsverstoßes zu tun ist, kann dazu beitragen, den Schaden für die Organisation zu verringern
5. Es gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften: Es gibt zahlreiche Gesetze und Vorschriften im Zusammenhang mit dem Umgang mit sicheren Daten. Der richtige IT-Governance-Rahmen stellt sicher, dass alle IT-Geschäftsvorgänge mit dem Federal Information Security Management Act von 2002 (FISM), dem Fair and Accurate Credit Transaction Act von 2003 (FACTA), dem Gramm Leach Bliley Act (GLBA) und anderen Vorschriften konform gehen
6. Es verbessert den Kundenservice: Jeder weiß, wie frustrierend es sein kann, in der Warteschleife einer IT-Abteilung zu hängen. Durch die Schaffung eines IT-Governance-Rahmens wird sichergestellt, dass alle technischen Support-Leitungen ordnungsgemäß besetzt sind, Ihr Team die richtige Schulung zur Fehlerbehebung erhält und die Teammitglieder wissen, wie sie besonders schwierige Anfragen eskalieren können. Außerdem kann die Implementierung automatisierter Arbeitsabläufe für häufig gestellte Fragen oder Anfragen dazu beitragen, Wartezeiten zu verkürzen oder Kunden zu helfen, Probleme selbst zu lösen
7. Steigert die Produktivität der Mitarbeiter: Die richtigen IT-Governance-Protokolle ermöglichen es den Mitarbeitern, bei der Arbeit mehr zu leisten. Ihr Rahmenwerk sollte die richtigen Mitarbeiterschulungen und Onboarding-Prozesse beinhalten, um IT-Fachleute mit den Rollen, Arbeitsabläufen und Richtlinien der Abteilung vertraut zu machen
8. Senkung der Technologiekosten: Der mit Ihrer IT-Abteilung verbundene Aufwand ist wahrscheinlich beträchtlich - sowohl in Bezug auf die Mitarbeiter als auch auf die Infrastruktur. Während IT-Fachleute oft ein gutes Gehalt beziehen, können Sie durch eine angemessene Schulung, Einarbeitung und interne Prozesse verhindern, dass Sie zu viele Mitarbeiter einstellen. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Sie in die richtigensysteme und Software können Sie Ihre IT-Infrastrukturkosten senken
9. Sie übernimmt die Kontrolle über soziale Medien und andere Kommunikationskanäle: Ein großer Teil der Unternehmenskommunikation findet außerhalb der Firewall des Unternehmens statt - insbesondere in sozialen Medien und auf Instant-Messaging-Plattformen. Mit den richtigen IT-Funktionen können Sie sicherstellen, dass Informationen und Daten sicher bleiben, egal wo sie sich befinden
10. Es schult das gesamte Unternehmen in der Nutzung der IT : Entgegen der landläufigen Meinung ist ein IT-Governance-Rahmenwerk nicht nur für Ihre IT-Abteilung gedacht. Stattdessen vermitteln die richtigen IT-Governance-Protokolle allen Abteilungen, wie sie die Datensicherheit aufrechterhalten und Cybersicherheitsbedrohungen verhindern können

Wie man einen IT-Governance-Plan umsetzt

Sie möchten einen IT-Governance-Rahmen schaffen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Im Folgenden finden Sie eine schrittweise Anleitung, wie Sie IT-Initiativen auf Ihre Unternehmensziele abstimmen können.

1. Legen Sie kurz- und langfristige Ziele fest

Versammeln Sie Ihren Vorstand und Ihr Führungsteam, um eine strategische Planung für das kommende Jahr durchzuführen. Sobald Ihre unternehmensweiten Ziele festgelegt sind, treffen Sie sich mit Ihrem CIO und der oberen Führungsebene, um jährliche, vierteljährliche und monatliche Ziele für Ihr IT-Team festzulegen.

Verfolgen Sie den Fortschritt in Bezug auf Ihre Ziele mit dem ClickUp Goals Dashboard

2. Historische Daten ansehen

Der beste Weg, um für die Zukunft zu planen, ist ein Blick in die Vergangenheit.

Sehen Sie sich die Sicherheitsverletzungen und Cyberbedrohungen der vergangenen Jahre an, prüfen Sie Projekte, die das Budget überschritten haben oder nicht rechtzeitig abgeschlossen wurden, prüfen Sie häufige Kundenbeschwerden und treffen Sie sich mit Managern, um herauszufinden, welche Mitarbeiter unterdurchschnittliche Leistungen erbringen. Die Verbesserung von Bereichen, die sich in der Vergangenheit als problematisch erwiesen haben, kann dazu beitragen, das Ressourcenmanagement, die Risikominderung und die Entscheidungsprozesse in Zukunft zu verbessern.

3. Finden Sie einen Startpunkt

Es gibt viele bestehende Methoden, auf denen Sie Ihren IT-Governance-Rahmen aufbauen können.

Beachten Sie: Einige Zertifizierungen können erforderlich sein, um diese Modelle zu verstehen. Möglicherweise müssen Sie mit einem Berater zusammenarbeiten, um herauszufinden, welches Modell für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Einige beliebte Methoden sind:

• COBIT: Das Rahmenwerk Control Objectives for Information and Related Technologies (COBIT) wurde von der Information Systems Audit and Control Association (ISACA) entwickelt. Als eines der populärsten Rahmenwerke für die Unternehmens-IT bietet es eine Reihe von Modellen zur Steigerung des Wertes von Informationssystemen
• ITIL: Die Information Technology Infrastructure Library (ITIL) besteht aus einer Liste von Praktiken für das IT-Service-Management, die dabei helfen, IT-Projekte mit den allgemeinen Geschäftsanforderungen in Einklang zu bringen
• CMMI: Das Capability Maturity Model Integration (Reifegradmodell) zielt darauf ab, die Unternehmensleistung zu verbessern, indem es das Softwarerisiko verringert, den Kundenservice verbessert und Ihr Gesamtprodukt verbessert
• COSO: Das Committee of Sponsoring Organizations ist ein Rahmenwerk zur Leistungsmessung, mit dem sichergestellt werden soll, dass Ihr Unternehmen ethisch, transparent und in Übereinstimmung mit Branchen- und internationalen Standards arbeitet

4. Nutzen Sie Tools zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben:

Um den Lebenszyklus jeder IT-Initiative zu verbessern, müssen Sie doppelte Arbeit automatisieren.

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5. Führen Sie einen Pilotversuch für Ihre Governance-Struktur durch

Ein IT-Governance-Rahmenwerk soll ein lebendiges Dokument sein. Mit anderen Worten: Verwenden Sie für Ihr Rahmenwerk nicht die Methode "einrichten und vergessen".

Legen Sie stattdessen vierteljährliche Überprüfungen mit dem Führungsteam fest, um zu sehen, wie Ihr neuer IT-Governance-Rahmen Ihre Endziele erfüllt. Von dort aus können Sie Ihr Dokument nach Bedarf bearbeiten.

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Das richtige IT-Governance-Rahmenwerk stellt sicher, dass die Abteilungsziele mit den Unternehmenszielen übereinstimmen, legt Rollen und Verantwortlichkeiten klar fest und reduziert sich wiederholende Arbeiten.

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