Eine solide Beschaffungsstrategie steht für mehr als nur Kosteneinsparungen.
Beschaffungsmanager sind ständig auf der Suche nach Instrumenten und Messgrößen, um ihre Strategie zu optimieren und die Leistung der Lieferanten zu messen. Stecken Sie in einem ähnlichen Kreislauf fest? Mit diesem Leitfaden zur Nachverfolgung der Beschaffung sind Sie auf der sicheren Seite KPI-Metriken. Laut dem Marktforschungsbericht wird der Markt für Procurement as a Service (PaaS) mit einer
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https://www.globenewswire.com/en/news-release/2022/07/27/2486608/0/en/Procurement-as-a-Service-Market-Size-worth-4-74Bn-Globally-by-2027-Premium-Report-by-The-Insight-Partners.html#:\~:text=The%20procurement%2Das%2Da%2D,6.4%25%20from%202020%20to%202027.
CAGR von 6,4%
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zwischen den Jahren 2020 und 2027. Da die Beschaffungsaktivitäten immer komplexer werden, werden Daten zu einem wichtigen Effizienzfaktor.
Aus diesem Grund verfolgen Unternehmen aktiv Beschaffungskennzahlen (auch Beschaffungs-KPIs genannt).
Wir haben einige der wichtigsten KPIs aufgelistet, die Beschaffungsleiter verwenden, um die Effektivität der Beschaffungsabteilung zu messen. Durchbrechen Sie den Kreislauf und verbessern Sie Ihre Beschaffungsleistung mit diesem Leitfaden.
KPIs für die Beschaffung verstehen
Der Beschaffungsprozess umfasst alles, was Ihre Beschaffungsabteilung tut, um Waren und Dienstleistungen zu beschaffen und einzukaufen.
Procurement Key Performance Indicators (KPIs) sind Messgrößen, die Ihnen helfen, Ihr Unternehmen zu verstehen beschaffungsmanagement effektivität. Diese KPIs analysieren, wie das Unternehmen Zeit, Kosten und Qualität reguliert.
Bei der Festlegung dieser Beschaffungs-KPIs müssen Sie einige Dinge berücksichtigen, z. B.:
- Ihr Geschäftsmodell
- Die Größe Ihrer Organisation,
- Den Standort der Organisation
- Compliance-Anforderungen
- Ihr Budget
Die Wahl Ihrer Beschaffungs-KPIs könnte davon abhängen, wo Sie bei diesen fünf Parametern stehen.
Denken Sie daran, dass es keinen perfekten Satz von Beschaffungskennzahlen gibt. Es ist keine Einheitslösung, sondern erfordert einen individuellen Ansatz.
Warum Sie Beschaffungskennzahlen brauchen
Die drei wichtigsten Faktoren, die Beschaffungskennzahlen wichtig machen, sind:
- Leistungsmessung: Um die Leistung zu steigern, muss man mit der Messung beginnen. Leistungskennzahlen sind wichtige Daten, mit deren Hilfe Sie herausfinden können, was in Ihrem Beschaffungsprozess verbessert werden muss
- Objektiver Datenaustausch: Mithilfe von Beschaffungskennzahlen können Sie objektive Erkenntnisse über die Beschaffung ermitteln und mit den Beteiligten teilen. Verfolgen Sie diese Ziele über einen bestimmten Zeitraum und entwickeln Sie eine Strategie in Abstimmung mit Ihren Geschäftsanforderungen
- Antworten auf Fragen finden: Nutzen Sie die Beschaffungs-KPIs, um herauszufinden, was fehlt, wie Sie im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern abschneiden und ob Ihre Leistung steigt oder fällt
Auch zu lesen: 20 Marketing KPIs, die Sie verfolgen müssen
Die Bedeutung der Messung der Beschaffungseffizienz
Die Messung der Beschaffungseffizienz hat viele Vorteile für Ihr Unternehmen:
**Durch die Verfolgung von Kennzahlen wie verwaltete Ausgaben, ROI der Beschaffung und Kosten pro Rechnung können Beschaffungsteams Wege finden, Kosten zu sparen und die Gesamtrentabilität des Unternehmens zu verbessern.
Management des Lieferantenrisikos: Das Lieferantenrisiko ist für Beschaffungsleiter überall ein echtes Problem. Die Risiken, die von Lieferanten ausgehen, können finanzieller, rechtlicher oder betrieblicher Natur sein oder sogar den Ruf des Unternehmens schädigen. Kennzahlen wie die Fehlerquote von Lieferanten, die Genauigkeit von Bestellungen und die Verfügbarkeit von Lieferanten können Ihnen helfen, die Nachteile einer Zusammenarbeit mit einem minderwertigen Lieferanten zu vermeiden.
Straffung der Beschaffungsaktivitäten: In großen Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen kann die Beschaffung dezentralisiert werden. In solchen Fällen kann die Verfolgung von Beschaffungskennzahlen wie Preiswettbewerbsfähigkeit, Bestellzyklusrate und Konformitätsrate Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass die Beschaffungsaktivitäten im gesamten Unternehmen bestimmten Prozessen und Best Practices folgen.
Abstimmung mit den Unternehmenszielen: Führungskräfte sollten auch die Beschaffungs-KPIs verfolgen, um sicherzustellen, dass die Bemühungen des Teams mit der allgemeinen strategischen Ausrichtung des Unternehmens übereinstimmen. Wenn das Ziel des Unternehmens beispielsweise darin besteht, Produkte von höchster Qualität zu liefern, sollten die KPIs des Beschaffungsteams die Betonung auf Qualität widerspiegeln, auch wenn dies geringere Kosteneinsparungen bedeutet.
Wesentliche Beschaffungs-KPIs, die jedes Team messen sollte
Auch wenn die ideale Beschaffungsstrategie subjektiv ist, haben wir einige skizziert wesentliche KPIs von denen jedes Beschaffungsteam profitieren kann.
1. Anzahl der Lieferanten
Messen Sie anhand dieser Kennzahl, wie viele Lieferanten Sie haben und auf welche Sie am meisten angewiesen sind. Unternehmen haben manchmal mehrere verkaufsstellen für verschiedene Produkte oder sogar mehrere Lieferanten für ein einziges Produkt.
Das ClickUp Sales KPI Template wurde entwickelt, um Ihnen zu helfen, die Leistung Ihres Vertriebsteams zu verfolgen und zu messen.
Eine begrenzte Anzahl von Lieferanten erweist sich zwar als vorteilhaft in Form von Rabatten und besseren angebotsmanagement können sie die Abhängigkeit erhöhen. Andererseits kann eine Vielzahl von Lieferanten die Abhängigkeit verringern, aber die Kosten erhöhen.
Die Ausweitung der Zahl der Lieferanten, insbesondere bei kritischen Produkten, kann dazu beitragen, das Risiko zu verringern und neue Marktanforderungen zu erfüllen.
2. Bewertung der Lieferantenqualität
Betrachten Sie diesen KPI als Ihre Lieferantenbewertungsskala. Die Bewertung der Lieferantenqualität hilft Ihnen, Risiken oder Probleme zu erkennen und die Lieferantenqualität im Laufe der Zeit zu verbessern. Dabei werden die Liefergeschwindigkeit, die Reaktionsfähigkeit des Lieferanten, die Kosten und die Qualität der Dienstleistung berücksichtigt. Neben quantitativen Maßnahmen können Unternehmen auch qualitative Maßnahmen wie Lieferantenaudits und Managementbewertungen einsetzen.
Die Festlegung klarer Ziele für die Lieferantenqualität und die Überwachung der Lieferantendaten können den Beschaffungsteams helfen, die Qualität der Lieferanten und die Effizienz der Beschaffung im Laufe der Zeit zu verbessern.
3. Einhaltungsquote
Die Konformitätsrate ist eine wichtige Beschaffungskennzahl, die auf die Leistung der Lieferanten abgestimmt ist. Sie hilft Ihnen zu erkennen, ob die Lieferanten die Compliance-Anforderungen einhalten und mit den Geschäftsanforderungen übereinstimmen.
Der KPI für die Einhaltungsquote ist von entscheidender Bedeutung, denn ein Rückgang dieser Kennzahl führt automatisch zu einer erhöhten indirekten Beschaffung. Die Einhaltung von Verträgen und Gesetzen ist auch für die Rechtssicherheit entscheidend. Um diese Kennzahl zu berechnen, ermitteln Sie den Anteil der strittigen Rechnungen an den Gesamtrechnungen und verfolgen die Diskrepanzen zwischen dem angegebenen und dem gezahlten Preis.
Ein KPI von 50 % ist für ein mittelgroßes Unternehmen ein vernünftiges Ziel.
4. Verfügbarkeit der Lieferanten
Selbst bei sorgfältigster Planung kann es gelegentlich zu Notfällen kommen, in denen Sie dringend Lieferungen benötigen. Diese Kennzahl gibt an, wie zuverlässig ein bestimmter Lieferant ist, so dass Sie sich in Notfällen getrost an ihn wenden können. Die Kennzahl zur Lieferantenverfügbarkeit wird als Verhältnis zwischen der Anzahl der dringenden Lieferungen des Lieferanten und der Gesamtzahl der dringenden Anforderungen berechnet.
Eine Lieferantenverfügbarkeit von 90 % und mehr weist auf einen zuverlässigen Lieferanten und eine effizient funktionierende Lieferkette hin.
5. Lieferantenfehlerquote
Die Lieferantenfehlerquote ist ein Maß für die Bewertung der Qualität eines einzelnen Lieferanten. Diese Kennzahl ist für die Einkaufsabteilung ein entscheidender Faktor bei der bewertung der Gesamtqualität des Produkts. Berechnen Sie die Fehlerquote des Lieferanten, indem Sie die Gesamtzahl der mangelhaften Produkte durch die Gesamtzahl der geprüften Einheiten teilen, oft ausgedrückt als Fehlerquote pro Million Einheiten. Mit dieser Kennzahl wird die Produktqualität aktiv bewertet und die Lieferanten werden zur Verantwortung gezogen. Um tiefere Einblicke zu erhalten, können Sie die Fehlerquote des Lieferanten nach Fehlertyp aufschlüsseln und so Ihr Verständnis für die Qualität des einzelnen Lieferanten verbessern.
In Branchen wie der Luft- und Raumfahrt oder der Automobilindustrie, in denen Defekte zum Verlust von Menschenleben führen können, sind Lieferantenfehlerraten natürlich eine wichtige Kennzahl. Verlassen Sie sich auf diese wichtige Kennzahl, um Ihre Lieferanten einzustufen und die höchste Qualität Ihrer Produktlieferungen zu gewährleisten.
6. Bestellungszyklus
Der Bestellvorgang zykluszeit ist ein KPI, den Sie einfach nicht ignorieren können. Er entscheidet darüber, welcher Lieferant ideal ist, wenn Sie es eilig haben.
Diese Kennzahl deckt den gesamten Beschaffungsprozess von der Auftragserteilung und -genehmigung bis zur Lieferung, Rechnung und Zahlung ab. Die Ergebnisse der Auftragsdurchlaufzeit variieren von Stunden bis hin zu Tagen.
Kategorisieren Sie Ihre Lieferanten nach ihrem Bestellzyklus und erteilen Sie ihnen entsprechende Aufträge.
Vergeben Sie dringende Aufträge an Lieferanten, die einen kürzeren Bestellzyklus garantieren, und bequeme Aufträge an solche mit einem relativ langen Zyklus. Durch die Verfolgung dieser Metrik bleibt Ihr Beschaffungsprozess stabil und genau.
7. Vorlaufzeit
Die Vorlaufzeit bezieht sich auf die Zeit, die ein bestimmter Lieferant benötigt, um eine Bestellung zu erfüllen. Sie messen diese Zeit, indem Sie die Zeit zwischen der Bestellung bei dem Unternehmen und der Lieferung des Produkts überprüfen.
Die Rechnung dahinter ist ziemlich einfach: Ziehen Sie einfach die Zeit, die für die Annahme einer Bestellung benötigt wird, von der Gesamtlieferzeit ab, und schon haben Sie es! Das ist die Vorlaufzeit Ihres Lieferanten in einer Nussschale.
Vorlaufzeit des Lieferanten = Lieferzeit - Bestellzeit (Bestellannahme)
Kürzere Lieferzeiten ohne Qualitätseinbußen können dazu beitragen, die Kunden zufrieden zu stellen.
8. Einkäufe innerhalb des Budgets und der Zeit
Diese Kennzahl erfasst die Anzahl der fristgerechten Einkäufe innerhalb des festgelegten Budgets. Ein datengestützter Bericht über diesen KPI gibt dem Einkaufsteam Aufschluss darüber, ob die Ressourcen des Unternehmens optimal genutzt werden. Es handelt sich um einen operativen KPI, der direkt die Effizienz der Beschaffungsabteilung widerspiegelt.
Wenn die meisten Ihrer Einkäufe den angestrebten Kosten und dem angestrebten Zeitrahmen entsprechen, ist Ihre Einkaufseffizienz auf dem richtigen Weg. Umgekehrt würde eine häufige Überschreitung des Zeit- und Kostenbudgets bei den Beschaffungsteams die Alarmglocken schrillen lassen.
Wenn Sie diese Kennzahl sorgfältig verfolgen und bei Bedarf optimieren, können Sie das Einkaufsbudget und das Zeitziel einhalten.
9. Kosten der Bestellung
Neben der Analyse der Kosten und der Qualität der Lieferanten müssen Beschaffungsleiter auch verschiedene kostenbezogene Kennzahlen wie die internen Kosten der Bestellung verfolgen. Dabei handelt es sich um die Gesamtkosten für den Einkauf einer Bestellung, vom Kauf und der Erstellung bis zum Rechnungsabschluss.
Die Faktoren, die die Einkaufskosten ausmachen, sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Während einige Unternehmen sowohl die direkten als auch die indirekten Kosten berücksichtigen, sind es bei anderen nur die direkten Kosten.
Wenn Sie eine allgemeine Formel für diesen KPI haben möchten, können Sie ihn als Summe der Einkaufs-, Bestell- und Lagerhaltungskosten berechnen.
Die Berücksichtigung dieser Kennzahl trägt dazu bei, die Effizienz des Lebenszyklus von der Beschaffung bis zur Bezahlung zu verbessern und stellt sicher, dass die Kosten und Fehler minimiert werden.
10. Ausgaben unter Management
Die verwalteten Ausgaben sind der prozentuale Anteil der Beschaffungsausgaben, der von der Geschäftsleitung geregelt wird. Ein Anstieg der verwalteten Ausgaben eines Unternehmens verbessert die Fähigkeit zur Kostenoptimierung und Ausgabenprognose. Diese Kennzahl ist besonders einflussreich bei der Erschließung nicht realisierter Kosteneinsparungen.
Bewerten Sie kontinuierlich die Ausgaben und behalten Sie die Lieferantenverträge im Auge, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Konsolidierte Einkäufe und Mengenrabatte tragen schließlich zum Endergebnis des Unternehmens bei.
11. ROI der Beschaffung
Diese wichtige Kennzahl für die Beschaffung gibt Aufschluss über die Rentabilität von Investitionen - das oberste Ziel aller Unternehmen. Sie gibt Ihnen einen Einblick in die Rentabilität und Kosteneffizienz der Beschaffungsstrategie. Berechnen Sie den Beschaffungs-ROI, indem Sie die jährlichen Kosteneinsparungen durch die jährlichen Beschaffungskosten teilen.
Denken Sie daran, dass der Beschaffungs-ROI zwar ein wichtiger Faktor ist, aber allein nicht ausreicht, um ein korrektes Bild zu erhalten. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie diese Kennzahl mit anderen, wie der Vermeidung von Beschaffungskosten, kombinieren, um ein vollständiges Bild zu erhalten.
Setzen Sie Ihr ROI-Ziel für die Beschaffung auf das 10-fache der internen Investitionen, um eine gute Beschaffungsstrategie zu starten.
12. Notkaufquote
Möchten Sie verfolgen, wie oft Ihr Unternehmen Notkäufe benötigt? Dann ist dies die richtige Kennzahl für Sie.
Einige wenige Notkäufe sind für alle Unternehmen unvermeidlich. Wenn Sie jedoch immer wieder Notfalleinkäufe tätigen, wirft das ein schlechtes Licht auf Ihren Betrieb. Notfalleinkäufe wirken sich auf Ihr Unternehmen aus, indem sie Ihre gesamten Beschaffungskosten in die Höhe treiben.
Eine niedrige Notkaufquote hilft Unternehmen, Kosten zu sparen, Beschaffungspläne zu straffen, unterbrechungsfreie Dienstleistungen zu ermöglichen und Versorgungsrisiken zu minimieren. Diese Kennzahl gibt Aufschluss über die Beschaffungsleistung und ist eine Grundlage für die Steuerung künftiger Abläufe. Effektives Management beseitigt Ineffizienzen im Beschaffungsprozess und verhindert Produktknappheit. Berechnen Sie die Notkaufquote, indem Sie die Anzahl der Notkäufe durch die Gesamtzahl der Käufe in einem bestimmten Zeitraum dividieren.
13. Ablehnungsquote und Kosten der Lieferanten
Die Kennzahl für die Rückweisungsrate und -kosten von Lieferanten misst das interne Qualitätsmanagement. Sie spiegelt die Häufigkeit und die Kostenauswirkungen der Ablehnung von Lieferantenprodukten aufgrund von Qualitätsmängeln oder anderen Problemen wider. Ein Anstieg eines dieser beiden Faktoren erfordert ein Eingreifen des Einkäufers.
Das Erkennen von Abweichungen und die Implementierung von Abhilfemaßnahmen tragen dazu bei, Engpässe zu vermeiden und eine gesunde Käufer-Lieferanten-Beziehung aufrechtzuerhalten.
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14. Senkung der Beschaffungskosten
Spürbare Kosteneinsparungen sind nach wie vor ein vorrangiges Ziel der Beschaffungsteams. Die Kostenreduzierung bei der Beschaffung ist ein effektiver Maßstab für die Untersuchung der Effizienz der Beschaffungsfunktion. Sie misst den Prozentsatz der Kosteneinsparungen bei jeder Bestellung, die durch Preisverhandlungen erzielt wird.
Die gesamten Kosteneinsparungen, die im Laufe des Jahres durch Preisverhandlungen und Rabatte erzielt werden, zeigen die Effizienz des Kostenmanagements.
Eine effektive Methode zur Messung der Kostensenkung ist der Vergleich der alten und neuen Preise für dasselbe Produkt oder dieselbe Dienstleistung. Diese Berechnung hilft Ihnen bei der Optimierung des Lebenszyklusmanagements von Lieferanten und bei der Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf kostensparende Maßnahmen. Letztendlich hilft sie Ihnen bei der Entwicklung von Kostenmanagementstrategien.
Die regelmäßige Verfolgung von Beschaffungs-KPIs ist für die Verbesserung Ihrer Beschaffungsprozesse unerlässlich. Wir haben zwar die gängigsten Beschaffungs-KPIs genannt, aber Ihre Unternehmensgröße, Ihre Kategorie und Ihre Arbeitsweise bestimmen, welche Kennzahlen für Sie am wichtigsten sind.
Die Verfolgung der Beschaffungsvorgänge hilft, Kosten zu sparen, die Geschäftsabläufe zu optimieren, Engpässe zu erkennen und Strategien zu deren Überwindung zu entwickeln. Wählen Sie eine Kombination aus diesen Kennzahlen und kombinieren Sie sie mit anderen, um Ihr Unternehmen zu stärken und die Gesamtleistung zu verbessern.
Wie man die KPIs der Beschaffung verfolgt
Neben der Ermittlung der richtigen Beschaffungs-KPIs, die verfolgt werden sollen, müssen Unternehmen auch ein spezielles beschaffungsmanagement-Software um die Beschaffung effektiv zu verwalten.
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Die ClickUp-Beschaffungsvorlage wurde entwickelt, um Sie bei der Verfolgung und Verwaltung Ihrer Beschaffungsprozesse zu unterstützen.
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Verfolgen Sie den Fortschritt mit numerischen, monetären, Wahr/Falsch- und Aufgaben-Zielvorgaben. Erstellen Sie Sprint-Ziele, wöchentliche Umsatzziele und mehr, indem Sie Aufgaben aus verschiedenen Teams in ein Ziel einfügen.
- Zahl:: Legen Sie einen Zahlenbereich fest und überwachen Sie die Zunahme oder Abnahme des Wertes
- Wahr/Falsch: Erstellen Sie ein Kontrollkästchen, um zu markieren, wenn ein bestimmtes Ziel erfüllt ist
- Währung: Richten Sie ein monetäres Ziel ein und verfolgen Sie die Zunahme und Abnahme des Wertes
- Aufgabe: Überwachen Sie den Abschluss einer einzelnen Aufgabe oder einer ganzen Liste von Aufgaben
Mit ClickUp können Sie die Erledigung und den Fortschritt von Aufgaben auch visuell mit Hilfe von Fortschrittsbalken, Diagrammen und Tabellen darstellen.
Zusätzlich können Sie ClickUp Dashboards um verschiedene Ziele in einer einzigen Übersicht zu kombinieren. Die ClickUp-Funktionen des Dashboards ermöglichen es Ihnen,:
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- Durch einen Überblick blättern: Nutzen Sie die Übersichtsansicht, um sich einen Überblick über Ihre Beschaffungs-KPIs und deren Fortschritt zu verschaffen
- Verbessern Sie die Ausrichtung Ihrer Geschäftsziele: Nutzen Sie die abteilungsspezifische OKR-Ansicht, um Ihre Beschaffungs-KPIs mit den Gesamtzielen abzustimmen
- Fortschritt verfolgen: Verwenden Sie die Fortschrittsansicht, um den Fortschritt des Teams zu ermitteln und Verbesserungsbereiche einzugrenzen
- Zeitleiste anzeigen: Sehen Sie sich die Ansicht Zeitleiste an, um den potenziellen Zeitplan und die Meilensteine der Beschaffungs-KPIs zu visualisieren
Diese Ansichten bieten eine Ergebnisanalyse auf einen Blick, die Ihnen hilft, Lücken zu erkennen und zu schließen. Die ClickUp-Beschaffungsvorlage kategorisiert die KPIs in fünf Kategorien: Erledigt, Auf dem Weg, Auf dem Weg, Nicht begonnen und Gefahren, um den Fortschritt zu verfolgen.
Die Anpassung von ClickUp-Vorlagen ist leicht gemacht.
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