Eine solide Beschaffungsstrategie bedeutet mehr als nur Kosteneinsparungen.
Beschaffungsmanager sind ständig auf der Suche nach Tools und Metriken, um ihre Strategie zu optimieren und die Leistung ihrer Lieferanten zu messen. Befinden Sie sich in einer ähnlichen Situation? Dann ist dieser Leitfaden zur Nachverfolgung von KPI-Metriken im Beschaffungswesen genau das Richtige für Sie .
Laut dem Marktforschungsbericht wird der Markt für Procurement as a Service (PaaS) zwischen 2020 und 2027 mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 6,4 % boomen. Da Beschaffungsaktivitäten immer komplexer werden, werden Daten zu einem wichtigen Effizienzfaktor.
Aus diesem Grund erfolgt die Nachverfolgung von Einkaufsmetriken (auch als Beschaffungskennzahlen bezeichnet).
Wir haben eine Liste der wichtigsten KPIs zusammengestellt, die Führungskräfte im Beschaffungswesen zur Messung der Effektivität der Beschaffungsabteilung verwenden. Durchbrechen Sie den Kreislauf und verbessern Sie Ihre Beschaffungsleistung mit diesem Leitfaden.
Beschaffungskennzahlen verstehen
Der Beschaffungsprozess umfasst Alles, was Ihre Beschaffungsabteilung zur Beschaffung und Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zu erledigen hat.
Wichtige Schlüssel-KPIs für die Beschaffung sind Metriken, die Ihnen helfen, die Effizienz Ihres Beschaffungsmanagements zu verstehen. Diese KPIs analysieren, wie das Unternehmen Zeit, Kosten und Qualität reguliert.
Bei der Festlegung dieser Beschaffungskennzahlen müssen Sie einige Dinge berücksichtigen, wie zum Beispiel:
- Ihr Geschäftsmodell
- Die Größe Ihrer Organisation,
- Standort der Organisation
- Compliance-Anforderungen
- Ihr Budget
Die Auswahl Ihrer Beschaffungskennzahlen kann je nach Ihrer Position in Bezug auf diese fünf Parameter variieren.
Denken Sie daran, dass es keine perfekten Metriken für die Beschaffung gibt. Es gibt keine Einheitslösung, sondern es ist ein individueller Ansatz erforderlich.
Warum Sie Beschaffungsmetriken benötigen
Die drei wichtigsten Faktoren, die Beschaffungsmetriken so wichtig machen, sind:
- Leistungsmessung: Um die Leistung zu steigern, müssen Sie zunächst mit der Messung beginnen. Metriken sind wichtige Daten, mit denen Sie herausfinden können, was in Ihrem Beschaffungsprozess verbessert werden muss.
- Objektiver Datenaustausch: Mithilfe von Beschaffungs-Metriken können Sie Erkenntnisse über die Beschaffung objektiv ermitteln und mit den Beteiligten freigeben. Verfolgen Sie diese Ziele über einen festgelegten Zeitraum und entwickeln Sie Strategien, die auf Ihre geschäftlichen Anforderungen abgestimmt sind.
- Finden Sie Antworten auf Ihre Fragen: Nutzen Sie Beschaffungskennzahlen, um herauszufinden, was fehlt, wie Sie im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern abschneiden und ob Ihre Leistung steigt oder sinkt.
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Die Bedeutung der Messung der Beschaffungseffizienz
Die Messung der Beschaffungseffizienz hat viele Vorteile für Ihr Geschäft:
Einsparpotenziale identifizieren: Durch die Nachverfolgung von Metriken wie verwaltete Ausgaben, Beschaffungs-ROI und Kosten pro Rechnung können Beschaffungsteams Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und Verbesserung der Gesamtrentabilität des Unternehmens finden.
Lieferantenrisiken managen: Lieferantenrisiken sind für Beschaffungsleiter überall ein echtes Problem. Risiken von Lieferanten können finanzieller, rechtlicher, betrieblicher oder sogar reputationsbezogener Natur sein. Metriken wie die Fehlerquote von Lieferanten, die Genauigkeit von Bestellungen und die Verfügbarkeitsrate von Anbietern können Ihnen helfen, die Nachteile einer Zusammenarbeit mit einem unterdurchschnittlichen Lieferanten zu vermeiden.
Optimierung der Beschaffungsaktivitäten: In großen Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen kann die Beschaffung dezentralisiert sein. In solchen Fällen kann die Nachverfolgung von Beschaffungsmetriken wie Preiswettbewerbsfähigkeit, Bestellzyklusrate und Compliance-Raten dazu beitragen, dass die Beschaffungsaktivitäten im gesamten Unternehmen bestimmten Prozessen und Best Practices folgen.
Ausrichtung an den Unternehmenszielen: Führungskräfte sollten auch die KPIs für den Einkauf nachverfolgen, um sicherzustellen, dass der Aufwand des Teams mit der allgemeinen strategischen Ausrichtung des Unternehmens übereinstimmt. Wenn das Ziel des Unternehmens beispielsweise darin besteht, Produkte von höchster Qualität anzubieten, sollten die KPIs der Einkaufsteams den Schwerpunkt auf Qualität legen, auch wenn dies geringere Kosteneinsparungen bedeutet.
Wichtige Beschaffungskennzahlen, die jedes Team messen sollte
Die ideale Beschaffungsstrategie ist zwar subjektiv, aber wir haben einige wichtige KPIs zusammengestellt, von denen jedes Beschaffungsteam profitieren kann.
1. Nummer der Lieferanten
Messen Sie anhand dieser Metrik, wie viele Lieferanten Sie haben und von welchen Sie am meisten abhängig sind. Unternehmen haben manchmal mehrere Verkaufsstellen für verschiedene Produkte oder sogar mehrere Lieferanten für ein einzelnes Produkt.
Eine begrenzte Anzahl von Lieferanten kann zwar in Form von Rabatten und einer besseren Angebotsverwaltung von Vorteil sein, jedoch auch die Abhängigkeit erhöhen. Andererseits kann eine Vielzahl von Lieferanten zwar Ihre Abhängigkeit verringern, jedoch auch die Kosten erhöhen.
Die Erhöhung der Anzahl der Lieferanten, insbesondere für kritische Produkte, kann dazu beitragen, Risiken zu reduzieren und neuen Marktanforderungen gerecht zu werden.
2. Bewertung der Lieferantenqualität
Betrachten Sie diesen KPI als Ihre Bewertungsskala für Lieferanten. Die Bewertung der Lieferantenqualität hilft Ihnen, Risiken oder Probleme zu identifizieren und die Lieferantenqualität im Laufe der Zeit zu verbessern. Dabei werden die Liefergeschwindigkeit, die Reaktionsfähigkeit der Lieferanten, die Kosten und die Qualität der Dienstleistung berücksichtigt. Neben quantitativen Messgrößen können Unternehmen auch qualitative Messgrößen wie Lieferantenaudits und Managementbewertungen heranziehen.
Durch die Festlegung klarer Qualitätsziele für Lieferanten und die Überwachung der Lieferantendaten können Beschaffungsteams die Lieferantenqualität und die Beschaffungseffizienz im Laufe der Zeit verbessern.
3. Compliance-Rate
Die Compliance-Rate ist eine wichtige Metrik im Beschaffungswesen, die sich an der Leistung der Lieferanten orientiert. Sie hilft Ihnen zu erkennen, ob Lieferanten die Compliance-Anforderungen einhalten und den Geschäftsanforderungen entsprechen.
Die Einhaltung von Vorschriften ist eine wichtige Metrik, da eine Verschlechterung in diesem Bereich automatisch zu einem Anstieg der indirekten Beschaffungskosten führt. Die Einhaltung vertraglicher und gesetzlicher Vorschriften ist auch für die Sicherheit von entscheidender Bedeutung. Um diese Metrik zu berechnen, ermitteln Sie den Anteil der strittigen Rechnungen an der Gesamtzahl der Rechnungen und führen Sie die Nachverfolgung der Abweichungen zwischen dem angebotenen Preis und dem gezahlten Preis durch.
Zunächst einmal ist ein Compliance-KPI von 50 % ein angemessenes Einzelziel für ein mittelständisches Unternehmen mit einer mittleren Größe.
4. Verfügbarkeit von Lieferanten
Selbst bei noch so detailliertem Plan kann es gelegentlich zu Notfällen kommen, in denen Sie dringend Lieferungen benötigen. Dieser KPI gibt Auskunft darüber, wie zuverlässig ein bestimmter Lieferant ist, sodass Sie sich darauf verlassen können, dass Sie sich in Notfällen an ihn wenden können. Der KPI für die Verfügbarkeit von Lieferanten wird als Verhältnis zwischen der Anzahl der Dringellieferungen des Lieferanten und der Gesamtzahl der Dringelieferungen berechnet.
Eine Lieferantenverfügbarkeit von 90 % und mehr weist auf einen zuverlässigen Lieferanten und eine effizient funktionierende Lieferkette hin.
5. Fehlerquote der Lieferanten
Die Fehlerquote eines Lieferanten ist ein Maßstab zur Bewertung der Qualität eines einzelnen Lieferanten. Diese Kennzahl ist für die Einkaufsabteilung ein entscheidender Faktor bei der Bewertung der Gesamtqualität des Produkts.
Berechnen Sie die Fehlerquote der Lieferanten, indem Sie die Gesamtzahl der minderwertigen Produkte durch die Gesamtzahl der geprüften Einheiten dividieren. Diese wird häufig als Fehlerquote pro Million Einheiten angegeben. Diese Kennzahl bewertet aktiv die Produktqualität und sorgt dafür, dass die Lieferanten ihrer Verantwortung nachkommen. Um tiefere Einblicke zu gewinnen, schlüsseln Sie die Fehlerquote der Lieferanten nach Art der Fehler auf und verbessern Sie so Ihr Verständnis für die Qualität der einzelnen Anbieter.
Natürlich sind die Fehlerquoten von Lieferanten wichtige Metriken in Branchen wie der Luft- und Raumfahrt oder der Automobilindustrie, wo Fehler zum Tod von Menschen führen können. Verlassen Sie sich auf diese wichtige Metrik, um Ihre Lieferanten zu bewerten und die höchste Qualität bei der Lieferung Ihrer Produkte sicherzustellen.
6. Bestellzyklus
Die Zykluszeit von Bestellungen ist ein KPI, den Sie einfach nicht ignorieren können. Sie bestimmt, welcher Lieferant ideal ist, wenn Sie es eilig haben.
Diese Metrik umfasst den gesamten Einkaufsprozess von der Auftragserteilung und -genehmigung bis hin zur Lieferung, Rechnungsstellung und Zahlung. Die Zykluszeit für den Bestellzyklus kann zwischen einigen Stunden und mehreren Tagen variieren.
Kategorisieren Sie Ihre Lieferanten entsprechend ihrem Bestellzyklus und geben Sie Ihre Bestellungen entsprechend auf.
Weisen Sie dringende Bestellungen Lieferanten zu, um einen kürzeren Zyklus zu gewährleisten, und vergeben Sie Bestellungen mit einem relativ längeren Zyklus an Lieferanten, die diese problemlos bearbeiten können. Durch die Nachverfolgung dieser Metrik bleibt Ihr Beschaffungsprozess robust und präzise.
7. Vorlaufzeit
Die Vorlaufzeit bezieht sich auf die Zeit, die ein bestimmter Lieferant benötigt, um einen Auftrag zu erfüllen. Sie messen diese, indem Sie die Zeit zwischen dem Zeitpunkt der Auftragserteilung bei dem Unternehmen und dem Zeitpunkt der Lieferung des Produkts überprüfen.
Die dahinterstehende Mathematik ist ziemlich einfach: Ziehen Sie einfach die Zeit, die für die Annahme einer Bestellung benötigt wird, von der Gesamtlieferzeit ab, und schon haben Sie es! Das ist Ihre Lieferantenvorlaufzeit in aller Kürze.
Lieferantenvorlaufzeit = Lieferzeit – Bestellzeit (Annahme der Bestellung)
Kürzere Vorlaufzeiten ohne Qualitätseinbußen tragen zur Kundenzufriedenheit bei.
8. Einkäufe innerhalb des Budgets und Zeitrahmens
Diese Metrik erfasst die Anzahl der termingerechten Einkäufe innerhalb der festgelegten Budgets. Ein datengestützter Bericht zu diesem KPI gibt dem Einkaufsteam Aufschluss darüber, ob die Ressourcen des Unternehmens optimal genutzt werden. Es handelt sich um einen operativen KPI, der sich direkt auf die Effizienz der Beschaffungsabteilung auswirkt.
Wenn die meisten Ihrer Einkäufe den Einzelzielen für Kosten und Zeiten entsprechen, ist Ihre Einkaufseffizienz auf dem richtigen Weg. Umgekehrt würde eine häufige Überschreitung der budgetierten Zeiten und Kosten bei den Beschaffungsteams Alarmglocken läuten lassen.
Durch sorgfältige Nachverfolgung dieser Metriken und gegebenenfalls deren Optimierung können Sie das Einkaufsbudget und die Einzelziele einhalten.
9. Kosten der Bestellung
Neben der Analyse der Kosten und Qualität von Lieferanten müssen Beschaffungsleiter auch verschiedene kostenbezogene Metriken wie die internen Kosten der Bestellung nachverfolgen. Dabei handelt es sich um die Gesamtkosten für den Kauf einer Bestellung, vom Kauf über die Erstellung bis zum Rechnungsabschluss.
Die Faktoren, aus denen sich die Anschaffungskosten zusammensetzen, variieren von Geschäft zu Geschäft. Während einige Geschäfte sowohl direkte als auch indirekte Kosten berücksichtigen, berücksichtigen andere möglicherweise nur die direkten Kosten.
Wenn Sie eine allgemeine Formel für diesen KPI wünschen, kann dieser als Summe aus Einkaufs-, Bestell- und Lagerhaltungskosten berechnet werden.
Die Berücksichtigung dieses KPI trägt zur Steigerung der Effizienz des Beschaffungs- und Zahlungszyklus bei und sorgt dafür, dass Kosten und Fehler minimiert werden.
10. Verwaltete Ausgaben
Unter „verwalteten Ausgaben” versteht man den Prozentsatz der Beschaffungsausgaben, der vom Management reguliert wird. Ein Anstieg der verwalteten Ausgaben eines Unternehmens verbessert die Fähigkeit, Kosten zu optimieren und Ausgaben zu prognostizieren. Diese Metrik ist besonders einflussreich, wenn es darum geht, nicht realisierte Kosteneinsparungen zu erschließen.
Bewerten Sie kontinuierlich die Ausgaben und behalten Sie die Lieferantenverträge im Auge, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Konsolidierte Einkäufe und Rabatte tragen letztendlich zum Geschäftsergebnis des Unternehmens bei.
11. ROI der Beschaffung
Als wichtige Metrik im Beschaffungswesen erfolgt die Nachverfolgung der Rentabilität von Investitionen – das ultimative Ziel aller Geschäfte. Er gibt Ihnen einen Einblick in die Rentabilität und Kosteneffizienz Ihrer Beschaffungsstrategie. Berechnen Sie den ROI Ihrer Beschaffung, indem Sie die jährlichen Kosteneinsparungen durch die jährlichen Beschaffungskosten dividieren.
Beachten Sie, dass der ROI der Beschaffung zwar ein wichtiger Faktor ist, Ihnen jedoch allein kein vollständiges Bild vermittelt. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie diese Metrik mit anderen Metriken kombinieren, beispielsweise mit der Vermeidung von Beschaffungskosten, um ein vollständiges Bild zu erhalten.
Setzen Sie Ihr ROI-Einzelziel für den Einkauf auf das Zehnfache der internen Investitionen fest, um eine gute Beschaffungsstrategie auf den Weg zu bringen.
12. Anteil der Notfallkäufe
Möchten Sie die Nachverfolgung der Häufigkeit der Notfallkäufe Ihres Unternehmens durchführen? Dann ist dies die richtige Metrik für Sie.
Einige Notfallbestellungen sind für alle Unternehmen unvermeidlich. Allerdings wirkt es sich negativ auf Ihr Geschäft aus, wenn Sie immer wieder Notfallbestellungen aufgeben. Notfallbestellungen wirken sich auf Ihr Geschäft aus, indem sie Ihre gesamten Beschaffungskosten in die Höhe treiben.
Eine niedrige Notfallkaufquote hilft Unternehmen, Kosten zu sparen, Beschaffungspläne zu optimieren, unterbrechungsfreie Dienstleistungen zu ermöglichen und Lieferrisiken zu minimieren. Diese Metrik spiegelt die Beschaffungsleistung wider und bildet eine Grundlage für die Steuerung künftiger Abläufe.
Ein effektives Management beseitigt Ineffizienzen im Beschaffungsprozess und verhindert Produktknappheiten. Berechnen Sie die Notfallkaufquote, indem Sie die Anzahl der Notfallkäufe durch die Gesamtzahl der Käufe in einem festgelegten Zeitraum dividieren.
13. Ablehnungsquoten und Kosten von Lieferanten
Die Lieferantenablehnungsrate und die Kostenmetriken messen das interne Qualitätsmanagement. Sie spiegeln die Häufigkeit und die Kostenauswirkungen von Lieferantenproduktablehnungen aufgrund schlechter Qualität oder anderer Probleme wider. Ein Anstieg eines dieser beiden Faktoren erfordert Maßnahmen seitens des Einkäufers.
Das Erkennen von Abweichungen und die Umsetzung von Abhilfemaßnahmen tragen dazu bei, Engpässe zu vermeiden und eine gesunde Käufer-Verkäufer-Beziehung aufrechtzuerhalten.
Sehen Sie sich diese tools für das Lieferantenmanagement an!
14. Senkung der Beschaffungskosten
Konkrete Kosteneinsparungen sind nach wie vor ein vorrangiges Ziel von Beschaffungsteams. Die Reduzierung der Beschaffungskosten ist eine wirksame Metrik, um die Effizienz der Beschaffungsfunktion zu untersuchen. Sie misst den Prozentsatz der Kosteneinsparungen bei jeder Bestellung, die durch Preisverhandlungen erzielt wurden.
Die durch Preisverhandlungen und Rabatte erzielten Gesamtkosteneinsparungen im Laufe des Jahres unterstreichen die Effizienz des Kostenmanagements.
Eine effektive Methode zur Messung von Kosteneinsparungen ist der Vergleich der alten und neuen Preise für dasselbe Produkt oder dieselbe Dienstleistung. Diese Berechnung hilft Ihnen, das Lieferanten-Lebenszyklusmanagement zu optimieren und Ihre Mitarbeiter in Kosteneinsparungsmaßnahmen zu schulen. Letztendlich unterstützt sie Sie bei der Entwicklung von Kostenmanagementstrategien.
Die regelmäßige Nachverfolgung von Beschaffungskennzahlen ist für die Verbesserung Ihrer Beschaffungsprozesse unerlässlich. Wir haben zwar die häufig gewählten Beschaffungskennzahlen erwähnt, aber die für Sie relevantesten Metriken hängen von der Größe, der Kategorie und der Funktion Ihres Geschäfts ab.
Die Nachverfolgung der Beschaffungsfunktionen hilft, Kosten zu sparen, die Geschäftsabläufe zu optimieren, Engpässe zu identifizieren und Strategien zu ihrer Überwindung zu entwickeln. Wählen Sie eine Kombination dieser Metriken und kombinieren Sie sie mit anderen, um Ihr Unternehmen zu stärken und die Gesamtleistung zu verbessern.
So führen Sie die Nachverfolgung von Beschaffungs-KPIs durch
Neben der Identifizierung der richtigen Beschaffungskennzahlen für die Nachverfolgung müssen Unternehmen auch eine spezielle Beschaffungsmanagement-Software auswählen, um die Beschaffung effektiv zu verwalten.
Unser Team bei ClickUp hat bei der Entwicklung der ClickUp-Vorlage zur Nachverfolgung von Beschaffungs-KPIs alle Ihre Beschaffungs-KPIs berücksichtigt. Die Vorlage ist vollständig ausgestattet, um die Nachverfolgung von KPI-Metriken zu vereinfachen. Dank ihrer robusten Features wie Ziele, Whiteboards, Dokumente, anpassbare Felder und Dashboards können Sie KPIs effektiv an einem Ort verfolgen.
Verfolgen und erreichen Sie Ihre Beschaffungsziele mit ClickUp
Mit ClickUp Goals können Sie Beschaffungskennzahlen ganz einfach organisieren, verfolgen und freigeben. Legen Sie für jede Kennzahl das Einzelziel innerhalb des Ziels fest und geben Sie an, innerhalb welchen Zeitraums es erreicht werden soll. Passen Sie nun Ihre Metriken benutzerdefiniert an, um Ihre Ziele zu verfolgen:
- Nummer: Legen Sie einen Bereich für die Nummer fest und überwachen Sie den Anstieg oder Rückgang des Wertes.
- Richtig/Falsch: Erstellen Sie ein Kontrollkästchen, um zu markieren, wenn ein bestimmtes Einzelziel abgeschlossen ist.
- Währung: Legen Sie ein finanzielles Ziel fest und führen Sie die Nachverfolgung von Wertsteigerungen und -verlusten durch.
- Aufgabe: Überwachung des Abschließens einer einzelnen Aufgabe oder einer ganzen Liste von Aufgaben
Mit ClickUp können Sie den Fortschritt und die Fertigstellung von Aufgaben auch visuell anhand von Fortschrittsleisten, Grafiken und Diagrammen darstellen.
Verwenden Sie außerdem ClickUp-Dashboards, um verschiedene Einzelziele in einer einzigen Übersicht zu kombinieren. Mit den ClickUp-Features des Dashboards können Sie:
- Übersicht auf einen Blick: Verschaffen Sie sich mit der Zusammenfassungsansicht einen Überblick über Ihre Beschaffungskennzahlen und ihren Fortschritt.
- Verbesserung der Ausrichtung auf die Geschäftsziele: Nutzen Sie die Abteilungsansicht „OKR“, um Ihre Beschaffungskennzahlen auf die Gesamtziele abzustimmen.
- Fortschritte verfolgen: Verwenden Sie die Fortschrittsansicht, um die Fortschritte Ihres Teams zu identifizieren und Bereiche mit Verbesserungspotenzial einzugrenzen.
- Stellen Sie sich eine Zeitleiste vor: Verschaffen Sie sich in der Zeitleiste einen Überblick über die mögliche Zeitleiste und die Meilensteine der Beschaffungskennzahlen.
Diese Ansichten bieten eine übersichtliche Output-Analyse, mit deren Hilfe Sie Lücken identifizieren und schließen können. Die ClickUp-Beschaffungsvorlage unterteilt KPIs in fünf Kategorien: Fertiggestellt, Nicht im Plan, Im Plan, Noch nicht begonnen und Risikobehaftet, um den Fortschritt zu verfolgen.
Darüber hinaus liefert Ihnen das Feature für die Berichterstellung von ClickUp wertvolle Erkenntnisse, um datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Verwalten und analysieren Sie Ihre Beschaffungsmetriken mit ClickUp, um maximale Effizienz zu erzielen. Mit ClickUp wird es zum Kinderspiel, Daten zu berechnen, zu analysieren und die Ergebnisse zur Verbesserung des Beschaffungsmanagements zu nutzen.
Entscheiden Sie sich jetzt für ClickUp, um die Messung von KPI-Metriken im Beschaffungswesen zum Kinderspiel zu machen!