Die Automatisierung nimmt uns still und leise viele Aufgaben ab – sei es beim Bezahlen unserer wöchentlichen Einkäufe im Supermarkt oder beim Beantragen einer Rückerstattung bei Amazon für ein defektes Element.
Es ist so allgegenwärtig, dass wir es mittlerweile als selbstverständlich ansehen. Wir erinnern uns kaum noch an die Zeiten langer Warteschlangen, endloser Wartezeiten beim Kundensupport und an die vielen Geschäftsabläufe und Prozesse, die früher mit Verzögerungen und Fehlern behaftet waren.
Dann kam die Automatisierung der Aufgaben wie ein Superheld zur Rettung von Menschen und Unternehmen. Sie übernahm die langweiligen und sich wiederholenden Aufgaben, sodass wir uns auf wichtigere – oft kreative oder strategische – Arbeiten konzentrieren konnten. Zugegeben, der Kundenservice ist nicht perfekt, aber dank der Automatisierung sind wir besser aufgestellt.
Als Ergebnis sind die meisten unserer Werkzeuge für die Produktivität mit Automatisierungsfunktionen ausgestattet. Dies gilt sogar für ältere Tools wie Microsoft Excel. Wenn Sie also Excel besser und schneller nutzen möchten, bleiben Sie bei uns und lernen Sie, wie Sie Microsoft Excel automatisieren können.
Außerdem führen wir Sie durch ein weitaus fortgeschritteneres tool zur Erstellung benutzerdefinierter Automatisierungen – ClickUp.
Los geht's!
Aufgabenautomatisierung verstehen: Hintergrundinformationen
Unter Aufgabenautomatisierung versteht man den Einsatz moderner Tools und Technologien, um bestimmte Aufgaben auszuführen, ohne dass diese manuell von Menschen erledigt werden müssen. Damit lassen sich repetitive und zeitaufwändige Tätigkeiten einfacher und fehlerfrei ausführen.
Dadurch können sich die Mitarbeiter mehr auf die komplexen und kreativen Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren. Sie können beispielsweise die Datenerfassung über Formulare, die Dateneingabe und die Berichterstellung automatisieren.
Auch in unserem Alltag ist die Automatisierung von Aufgaben allgegenwärtig. Denken Sie nur an Check-in-Automaten am Flughafen, Geldautomaten oder die automatische Verlängerung Ihrer Abonnements. Durch die Automatisierung entfallen manuelle Arbeiten und zeitaufwändige Tätigkeiten aus mindestens einem Schritt solcher Prozesse.
Geschichte und Entwicklung der Automatisierung von Aufgaben
Die Automatisierung von Aufgaben hat einen langen Weg zurückgelegt. Sehen wir uns einmal an, wie sie sich im Laufe des letzten Jahrhunderts entwickelt hat.
- Mitte des 20. Jahrhunderts: Vor dem Zeitalter der Computer konnten Erfinder nur einfache mechanische Systeme automatisieren. Als schließlich Computer aufkamen, konnten frühe Großrechner und Lochkartensysteme Aufgaben der Datenverarbeitungstechnik automatisieren, aber das war komplex und unzugänglich.
- 1960er- bis 1980er-Jahre: Makros und Skripte kamen auf, um die Automatisierung der Datenbearbeitung und der Berichterstellung zu ermöglichen. In den 1980er-Jahren, mit dem Aufkommen von Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel, begannen die Menschen, Makros zur Automatisierung von Berechnungen und Datenbearbeitung zu verwenden.
- 1990er- und 2000er-Jahre: Workflow-Managementsysteme und Tools für die Automatisierung von Geschäftsprozessen wurden populär und ermöglichten es Unternehmen, komplexe Aufgabenabläufe und Genehmigungsprozesse zu automatisieren.
- Die 2010er- und 2020er-Jahre: In den letzten zehn Jahren haben wir den Aufstieg der robotergestützten Automatisierung (RPA) erlebt – Software-Roboter oder „Bots”, die regelbasierte Aufgaben in verschiedenen Anwendungen erledigen und so für mehr Effizienz und Skalierbarkeit sorgen.
- Gegenwart: Wir leben heute in einer Zeit, in der künstliche Intelligenz (KI) in die Automatisierung integriert wird. Dank fortschrittlicher Algorithmen können Systeme lernen und sich anpassen, wodurch die Automatisierung intelligenter und kontextsensitiver wird. Kognitive Automatisierung, natürliche Sprachverarbeitung und prädiktive Analysen sind heute für automatisierte Workflows unverzichtbar.
Aufgaben in Excel automatisieren
Selbst mit dem Aufkommen von KI, Big Data und Cloud Computing besteht bei der Datenanalyse und -verwaltung immer noch eine Abhängigkeit von Microsoft Excel.
Excel ist beliebt, weil es Daten organisiert, komplexe Berechnungen durchführt und Erkenntnisse liefert. Allerdings macht es niemandem Spaß, Zeit mit Kopieren, Einfügen oder Formatieren in einer Excel-Arbeitsmappe zu verbringen. Hier kommt die Excel-Automatisierung ins Spiel.
Er erleichtert die Verwendung von Excel, indem er Makros automatisch ausführt und lästige Aufgaben wie das Formatieren von Zellen und das wiederholte Aktualisieren von Werten übernimmt.
Excel für die Automatisierung der Aufgaben nutzen
Es gibt mehrere Möglichkeiten für die Automatisierung von Excel-Aufgaben. Sie können Funktionen wie Makros, Formeln, Pivottabellen und Diagramme verwenden, um intelligente Lösungen zu erstellen, die Zeit sparen, Fehler reduzieren und Ihnen helfen, das Beste aus Ihren Excel-Daten herauszuholen.
1. Aufgaben mit Makros in Excel automatisieren
Ein Makro ist eine Reihe von Aktionen, die Sie Excel ausführen lassen können. Es funktioniert wie ein cleverer Rekorder, der Ihre Aktionen aufzeichnet, um wiederholende Aufgaben zu automatisieren, sei es das Formatieren von Zellen, die Eingabe bestimmter Datenpunkte oder die Durchführung kompletter Berechnungen.
Anstatt Schritte in Excel für mehrere Tabellen manuell zu wiederholen, zeichnen Sie diese Aktionen in einem Makro auf. Wenn Sie nun dieselbe Aufgabe zu erledigen haben, starten Sie einfach das Makro, und Excel erledigt alles automatisch.
Excel verfügt auch über einen Visual Basic-Editor, in dem Sie Ihre Makros mit einer Programmiersprache namens Visual Basic Applications oder VBA erstellen, bearbeiten und verwalten können.
Sie können ein Makro aufzeichnen, indem Sie in Ihrer Excel-Tabelle auf die Registerkarte „Entwickler” gehen und „Makro aufzeichnen” als Auswahl treffen.
Führen Sie Ihre Aktionen aus und speichern Sie das Makro. Führen Sie es nach Bedarf aus.
2. Die Registerkarte „Automatisieren“ in Excel (auch bekannt als Office-Skripte)
VBA ist nicht nur zum Erstellen benutzerdefinierter Makros nützlich. Sie werden überrascht sein, wie viel mehr Sie damit erledigen können.
Stellen Sie sich vor, Sie erhalten monatliche Verkaufsberichte, die viel Bearbeitungsaufwand erfordern. Mit VBA können Sie ein erweitertes Makro erstellen, das als Skript bezeichnet wird. Dieses Skript importiert Daten in eine Excel-Tabelle, bereinigt sie, formatiert sie perfekt und erstellt dann einen Masterbericht mit allen wichtigen Informationen und einem Umfrageformular, um Eingaben von Teams zu erfassen.
Sie können auf folgende Weise ein neues Skript erstellen oder bestehende Skripte anpassen:
- Öffnen Sie eine Arbeitsmappe und navigieren Sie zur Registerkarte „Automatisierung”.
- Wenn Sie ein neues Skript erstellen möchten, wählen Sie die Schaltfläche „Neues Skript“.
- Wenn Sie ein vorhandenes Skript anpassen möchten, wählen Sie es aus der Galerie oder dem Bereich „Alle Skripte” aus.
- Sobald Ihr Skript fertig ist, klicken Sie auf „Ausführen”.
3. Verwendung von Pivottabellen und Diagrammen zur Automatisierung in Excel
Die Pivottabellen und -Diagramme von Excel vereinfachen das Zusammenfassen, Analysieren und Visualisieren großer Datensätze. Bei Kundenaufträgen beispielsweise zeigt eine Pivottabelle schnell den Umsatz nach Produktkategorien an, während Pivot-Diagramme die Visualisierung verbessern.
Diese Tools eignen sich besonders gut für die Erstellung übersichtlicher Berichte in Excel.
Mit Pivottabellen können Teams Daten aus verschiedenen Quellen in einer übersichtlichen Ansicht zusammenfassen, wodurch es einfacher wird, Informationen zu gruppieren, Trends zu erkennen und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Excel bietet Ihnen außerdem über 30 vorgefertigte Stile, mit denen Sie Ihre Tabellen ohne zusätzlichen Aufwand ansprechend gestalten können.
Was ist mit Pivot-Diagrammen, fragen Sie? Excel bietet Kreisdiagramme und Balkendiagramme, mit denen Sie Ihre Daten nach Ihren Wünschen visualisieren können. Sie können sie sogar mit Farben, Beschreibungen und mehr individuell gestalten.
Außerdem sehen sie nicht nur gut aus, sondern sind auch intelligent! Sie können herumklicken, Dinge filtern und alle notwendigen Details aus Ihren Daten abrufen. Sie werden automatisch aktualisiert, wenn Sie Daten zu Ihrer Tabelle hinzufügen, wodurch Sie viel Zeit sparen, da Sie dies nicht manuell zu erledigen haben.
Einschränkungen bei der Verwendung von Excel für die Automatisierung von Aufgaben
Auch wenn Excel über leistungsstarke Tools zur Automatisierung von Aufgaben verfügt, hat es dennoch seine Schwächen.
- Komplexität der Aufgaben: Manchmal hat die Excel-Automatisierung Schwierigkeiten mit wirklich komplizierten Aufgaben, die mehrere Variablen, fortgeschrittene Statistiken oder Algorithmen des maschinellen Lernens beinhalten.
- Herausforderungen bei der Skalierbarkeit: Wenn Sie eine große Menge an Daten in Excel haben, kann es zu Verzögerungen kommen. Große Datenmengen können Berechnungen verlangsamen, Aktualisierungszeiten verzögern und sogar häufiger zu Abstürzen führen. Dies kann ein Problem sein, wenn Sie schnelle Entscheidungen treffen oder mit Ihrem Team an umfangreichen Excel-Dateien zusammenarbeiten möchten.
- Bedenken hinsichtlich der Sicherheit: Obwohl Excel über Optionen wie Passwortschutz verfügt, kann die Verwendung von Makros und Automatisierung einige Schwachstellen aufdecken, was ein Risiko für Datenverstöße oder unbefugten Zugriff darstellt.
- Herausforderungen bei Wartung und Fehlerbehebung: Die Fehlerbehebung und Nachverfolgung komplizierter Automatisierungen in Excel kann sehr aufwendig sein. Wenn Makros oder Formeln Fehler enthalten, dauert es eine Weile, bis man herausgefunden hat, was genau schiefgelaufen ist. Außerdem können Excel-Versionen, die Kompatibilität mit verschiedenen Computersystemen und Updates die Funktionsweise automatisierter Lösungen beeinträchtigen.
- Fehlende zentrale Steuerung und Überwachung: Im Gegensatz zu speziellen Tools für die Automatisierung verfügt Excel nicht über leistungsstarke Features zur Verwaltung und Überwachung automatisierter Aufgaben von einem zentralen Ort aus.
Lernen Sie ClickUp kennen: ein leistungsstarkes tool für die Automatisierung von Aufgaben
Wenn Sie nach einer Excel-Alternative suchen, die diese Limite überwindet und umfangreiche Datenverarbeitungen ohne Probleme bewältigt, probieren Sie ClickUp aus.
ClickUp ist eine erstklassige Software zur Aufgabenautomatisierung und ein Projektmanagement-Tool. Damit können Sie regelmäßige Besprechungserinnerungen einrichten, Aufgaben automatisch zuweisen, Status ändern, Kommentare hinterlassen und vieles mehr mit Ihren Projekten tun, einschließlich Datenmanagementprojekten.
Sie kombiniert die Analysefunktionen von Tabellenkalkulationen mit den Features von Projektmanagement-Software, um Ihnen bei der Automatisierung von Prozessen zu helfen.
Schauen wir uns ClickUp Automatisierung einmal genauer an.
Die einzigartigen Features der Automatisierung von ClickUp verstehen
Die intelligente Automatisierung von ClickUp reduziert Ihren manuellen Workload und ermöglicht Ihnen die Automatisierung von Aufgaben, wodurch wertvolle personelle Ressourcen für kreativere Tätigkeiten frei werden.
Sparen Sie Zeit und steigern Sie die Produktivität Ihres Teams, indem Sie Automatisierungen mit benutzerdefinierten Aktionen und Auslösern einrichten, z. B. die Anpassung von Fälligkeitsdaten, wenn sich der Status einer Aufgabe von „In Bearbeitung“ zu „unterbrochen“ ändert. Sie können auch Aktionselemente und Korrekturmaßnahmen (z. B. das Versenden einer E-Mail-Benachrichtigung) auslösen, wenn bestimmte Datenpunkte (z. B. Kostenschätzungen für ein laufendes Projekt) festgelegte Limite überschreiten.
Wählen Sie aus den vielen vorgefertigten Vorlagen in der Automatisierungsbibliothek von ClickUp oder erstellen Sie benutzerdefinierte Automatisierungen, um Ihre manuellen Prozesse zu beschleunigen. Darüber hinaus können Sie ClickUp ganz einfach mit anderen Apps integrieren, um die Effizienz zu steigern.
Und wenn Sie die tabellarische Oberfläche von Excel vermissen, können Sie die ClickUp-Tabellenansicht verwenden, um alle Ihre Aufgaben und Projekte in einer einzigen Ansicht anzuzeigen, genau wie in einer Tabellenkalkulation.
Schritt für Schritt: So automatisieren Sie Aufgaben in ClickUp
Jede Automatisierung besteht aus drei Teilen: einem Auslöser, einer Bedingung und einer Aktion. Wenn ein Auslöser vorhanden ist und die Bedingung erfüllt ist, leitet ClickUp eine Aktion ein.
Nehmen wir das Beispiel von Wall-E, dem niedlichen Roboter von Disney.
Wall-E hat die Aufgabe, Müll auf der Erde zu identifizieren und einzusammeln. Für ihn gilt also:
- Auslöser: Ein Stück Müll
- Bedingung: Es befindet sich auf der Erde.
- Aktion: Müll sammeln und komprimieren
Jetzt können Sie Wall-Es Aufgabe in ClickUp wie folgt automatisieren:
- Auslöser: Identifizierung eines Stücks Müll
- Bedingung: Befindet sich auf der Erde
- Aktion: Sammeln und Verdichten des Mülls einleiten
Im Alltag könnten Sie eine Automatisierung einrichten, um eine bestimmte Art von Aufgabe (z. B. die Erstellung eines Ereignisberichts) automatisch einem bestimmten Mitarbeiter zuzuweisen, sobald sich der Status des Ereignisses in ClickUp von „In Bearbeitung” zu „fertiggestellt” ändert. Oder Sie könnten eine SEO-Überprüfung (Aktion) für alle Ihre Blogpost-Aufgaben (Bedingung) in ClickUp initiieren, wenn die Blogs als veröffentlicht markiert sind (Auslöser).
Das Beste daran? Sie können so viele Automatisierungen erstellen, wie Sie möchten, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben!
So erstellen Sie eine Automatisierung:
- Gehen Sie zu dem Bereich, Ordner oder der Liste, in dem/der Sie die Automatisierung verwenden möchten.
- Klicken Sie oben rechts auf „Automatisierung”. In ClickUp 2.0 hieß diese Funktion „Automatisieren”.
- Wählen Sie die gewünschte Art der Automatisierung (Vorlagen, benutzerdefinierte Automatisierungen, Integrationen, Mitarbeiter und Beobachter) oder lassen Sie ClickUp eine für Sie erstellen.
Vorteile der Verwendung von ClickUp für die Automatisierung von Aufgaben
Die Verwendung automatisierter Aufgaben in ClickUp bietet erstaunliche Vorteile. Hier sind einige davon:
- Erledigt alltägliche Aufgaben, damit Sie sich auf wichtigere, strategische Entscheidungen konzentrieren können.
- Steigert die Produktivität und sorgt für eine gleichbleibend hohe Ausgabequalität
- Einfach mit anderen Tools kombinierbar
- Verbessert die Kommunikation
- Finden und beheben Sie Engpässe und Verzögerungen
- Erstellt automatisch Berichte und liefert Einblicke
- Passt perfekt zur agilen Methodik
Unabhängig von Ihrer Rolle hilft Ihnen ClickUp Automatisierung dabei, Ihre Aufgaben hervorragend zu erledigen, indem Sie Ihre Zeit, Konzentration und Energie zurückgewinnen.
Häufig gestellte Fragen zur Automatisierung von Aufgaben in ClickUp
- Warum dauert meine Automatisierung so lange?Automatisierungen sind so konzipiert, dass sie schnell ablaufen, aber gelegentlich kann es vorkommen, dass sie länger als gewöhnlich dauern. Wenn Sie Verzögerungen feststellen, wenden Sie sich bitte über die ClickUp-App an den Kundensupport von ClickUp.
- Ich sehe die Schaltfläche „Automatisieren” in meinem Workspace nicht. Was soll ich tun?Die Schaltfläche „Automatisieren” wird sichtbar, sobald ein Workspace-Eigentümer oder -Administrator die ClickApp „Automatisierungen” in den Workspace-Einstellungen aktiviert hat. Beachten Sie, dass Gäste keine Automatisierungen einrichten können.
- Werden Automatisierungsaktionen in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt? Ja, Automatisierungsaktionen werden in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge ausgeführt.
Wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an das ClickUp-Hilfecenter.
Zukunftsprognosen: Der Weg in die Zukunft der Automatisierung der Aufgaben
Die Zukunft der Automatisierung der Aufgaben scheint bereits begonnen zu haben, da sie viele manuelle Prozesse überflüssig macht. Die Anwendungsfälle und Einsatzmöglichkeiten der Automatisierung werden jedoch immer besser und vielfältiger werden.
Die drei wichtigsten Trends, die voraussichtlich 2024 in der Phase stehen werden, sind:
- Eine neue Welle generativer KI und natürlicher Sprachverarbeitung (NLP): KI macht Fortschritte und nutzt generative KI und NLP, um einen Großteil der Automatisierungen und Tests automatisch zu erstellen. Mit ClickUp Brain können Sie beispielsweise Automatisierungen in natürlicher Sprache erstellen. Analysten erwarten, dass bis Ende des Jahres selbstheilende Software-Roboter auf den Markt kommen werden.
- Allround-Plattformen: Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für All-in-One-Plattformen anstelle von reiner RPA. Diese Plattformen bündeln Geschäftsprozessmanagement, generative KI, intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), Cloud und mehr und bieten so eine solide und skalierbare Strategie für die Automatisierung.
- Low-Code- oder No-Code-Systeme: Unternehmen verzichten zunehmend auf komplizierten Code zugunsten von Low-Code- oder No-Code-Systemen, damit sie auch Nicht-Techniker mithilfe von Drag-and-Drop-Oberflächen einfach schulen können, was im Einklang mit agilen Methoden steht.
Es reicht jedoch nicht aus, nur die Trends zu kennen. Wir müssen auch überlegen, wie wir häufige, sich wiederholende Herausforderungen beseitigen können. Hier sind einige Möglichkeiten, wie wir die Limite der Automatisierung der Aufgaben angehen können:
- Bleiben Sie Herausforderungen der Automatisierung durch Weiterbildungen und Schulungen einen Schritt voraus: Viele Unternehmen, die eine erfolgreiche Integration der Automatisierung anstreben, stellen Mitarbeiter ein, die sich für Weiterbildungen begeistern. Legen Sie daher den Schwerpunkt auf Schulungen, um Automatisierungstechnologien effektiv zu nutzen.
- Im Zweifelsfall sollten Sie Outsourcing in Betracht ziehen: Automatisierung schafft zwar einen Wert, aber es ist entscheidend, Partner, Kollegen und Branchenexperten einzubeziehen. Wenn Sie Zweifel ausräumen, finden Sie die besten Lösungen für Ihr Geschäft.
- Beginnen Sie klein mit interaktiven, praktischen Schritten, die durch Forschung untermauert sind: Führen Sie Automatisierung in Ihrem Unternehmen ein, indem Sie einfache, manuelle Aufgaben automatisieren, um Zeit und Energie zu sparen. Steigern Sie sich dann schrittweise zu größeren und komplexeren Workflows, sobald sich die Mitarbeiter mit der Technologie vertraut gemacht haben.
Wie ClickUp mit innovativer Aufgaben-Automatisierung neue Maßstäbe setzt
Microsoft Excel eignet sich hervorragend für Tabellenkalkulationen und dank seiner Automatisierung auch hervorragend für die Bearbeitung von Datensätzen.
Die Automatisierung von Excel kann jedoch kompliziert werden, wenn Sie mit großen Datenmengen arbeiten. In solchen Fällen sollten Sie ClickUp in Betracht ziehen.
Dieses KI-gestützte Projektmanagement-Tool kann nicht nur Ihre Aufgaben für Sie automatisieren, sondern bietet Ihnen auch Zugriff auf mehr als 15 anpassbare Ansichten (einschließlich der Tabellenansicht, die genau wie eine Tabellenkalkulation aussieht), eine Bibliothek voller Vorlagen und über 1000 Integrationen, mit denen Sie alle Ihre Arbeitsanwendungen unter einem Dach zusammenführen können.
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und lassen Sie Ihre Geschäftsprozesse mühelos automatisieren!
Häufig gestellte Fragen
1. Wie realisiere ich die Automatisierung einer Excel-Tabelle?
Sie können eine Excel-Tabelle mit verschiedenen Tools automatisieren, darunter Makros, Formeln und Funktionen, Power Query, Pivottabellen und -Diagramme, VBA-Skripte, bedingte Formatierungen und vieles mehr.
2. Wie aktiviert man die Automatisierung in Excel?
Aktivieren Sie die Automatisierung in Excel, indem Sie Ihrer Tabelle die Registerkarte „Entwickler“ hinzufügen. Gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Menüband und Symbolleiste“. Wählen Sie die Option „Entwickler“ aus und speichern Sie sie. Sobald die Registerkarte „Entwickler“ oben im Fenster angezeigt wird, können Sie Makros oder andere AutomatisierungsFeatures verwenden.
3. Wie realisiere ich die Automatisierung der Dateneingabe in Excel?
Automatisieren Sie die Dateneingabe in Excel, indem Sie ein Makro aufzeichnen oder andere Automatisierungstools verwenden. Zeichnen Sie die Schritte auf, speichern Sie die Automatisierung und führen Sie sie aus, um die Aufgaben der Dateneingabe zu optimieren.