Haben Sie sich jemals gefragt, was ein gewöhnliches Projekt von einem außergewöhnlichen Projekt unterscheidet? Die Antwort liegt im Projektdesign. Ein früher Prozess in der projektlebenszyklus die Projektplanung ist das Rückgrat aller Projekte.
In der Projektplanungsphase erstellen Sie Pläne für den Erfolg und formen Ihre rohen Ideen zu einem strukturierten Weg, um Ihr Projektziel zu erreichen.
Bei der Projektplanung geht es nicht nur um die Erstellung von Plänen, sondern um viel mehr als das. Es geht darum, jeden Schritt strategisch zu planen, Risiken zu verstehen, Eventualitäten einzuplanen und sicherzustellen, dass jede Komponente auf die übergeordneten Ziele abgestimmt ist.
In diesem Artikel führen wir Sie durch alle wichtigen Aspekte der Projektplanung, beginnend mit den Gründen und endend mit Beispielen aus der Praxis.
Was ist Projektdesign?
Die Projektplanung ist die Anfangsphase eines Projekts, in der die Projektmanager Ressourcen, Leistungen und Zeitpläne planen. Von der Planung der Vision und des Ziels des Projekts bis hin zur Festlegung des Budgets und der Bewertungsstrategien werden in dieser Phase viele wichtige Entscheidungen getroffen.
Das Hauptziel dieser Phase besteht darin, einen klaren und umfassenden Rahmen zu schaffen, der das Projektteam während des gesamten Lebenszyklus, vom Beginn bis zum Abschluss, leitet.
Führen Sie ein Brainstorming durch, entwickeln Sie Strategien, sammeln Sie Ressourcen und legen Sie Endziele fest, indem Sie mit verschiedenen Instrumenten wie Flussdiagrammen, Prototypen, Fotoimpressionen, Skizzen und Bildern experimentieren. Und vergessen Sie nicht, Ihre ideenbrett und beziehen Sie Ihre Teammitglieder in den Prozess ein.
ClickUp's Whiteboard
erleichtert Teammitgliedern die Zusammenarbeit, das Brainstorming, die Organisation von Ideen und die Herstellung von Verbindungen
Die kritischen Elemente dieser Phase sind die folgenden:
- Umfangsbestimmung: Definieren Sie die Vision, die Ziele und die Ergebnisse des Projekts klar
- Zielsetzung: Legen Sie spezifische, messbare, erreichbare und relevante Ziele fest
- Aufgabengliederung: Strukturieren Sie das Projekt in kleinere, überschaubare Aufgaben
- Abhängigkeiten erkennen: Die Reihenfolge der Aufgaben betrachten und Abhängigkeiten erkennen
- Ressourcenplanung: Ermitteln und Zuweisen der erforderlichen Ressourcen, wie Mitarbeiter, Material und Budget
- Entwicklung eines Zeitplans: Erstellen eines realistischen Zeitplans mit Meilensteinen und Fristen für jede Projektphase
- Risikobewertung: Ermittlung potenzieller Risiken und Vorbereitung auf unvorhergesehene Ereignisse
Sobald der Projektplan fertiggestellt ist, teilen Sie ihn Ihren Interessengruppen und potenziellen Investoren mit, um deren Zustimmung einzuholen und die Initiierungsphase einzuleiten. Da es sich hierbei im Wesentlichen um eine Phase des Brainstormings und der Zusammenstellung Ihrer Ideen handelt, ist es von entscheidender Bedeutung, Werkzeuge einzusetzen, um Ihre Ideen greifbarer und konkreter zu machen.
die Projektmanagement-Software von ClickUp zeigt eine vereinfachte Ansicht des Projektstatus, der Teamarbeit und der Aufgaben Die Projektmanagement-Software von ClickUp bietet Werkzeuge wie Gantt-Diagramme, ClickUp AI und mehr, die die Klarheit Ihres Projektplans verbessern und den Beteiligten ein umfassenderes Verständnis des geplanten Projekts ermöglichen.
Bedeutung der Projektplanung im Projektmanagement
Das Projekt entwurfsprozess ist von zentraler Bedeutung für den Erfolg und die Effektivität eines jeden erfolgreichen Projekts. Als Blaupause für Ihr Projekt entscheidet der Erfolg dieser Phase darüber, wie reibungslos Ihr Projekt voranschreiten wird. Denn alle Ihre Schritte basieren auf dem Entwurf, den Sie hier erstellen.
Im Folgenden finden Sie einige Gründe, warum die Projektplanung für das Projektmanagement so wichtig ist:
Klarheit der Vision
Die Projektplanung trägt zur Klärung der allgemeinen Vision und der Ziele des Projekts bei. Es bietet einen Fahrplan, der den Zweck, die Projektziele und die Ergebnisse umreißt und sicherstellt, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen.
Effiziente Ressourcenzuweisung
Ein entscheidender Aspekt in dieser Phase ist die Zuweisung der erforderlichen Ressourcen. Von der Auswahl der besten projektmanagementsoftware durch die Auswahl der besten Mitarbeiter für die Aufgabe kann ein Projektmanager die für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlichen Ressourcen zusammenstellen.
Bessere Entscheidungsfindung
Ein gut durchdachter Projektplan gewährleistet eine fundierte Entscheidungsfindung während des gesamten Projektlebenszyklus. Mit einem umfassenden Überblick über die Struktur und die Ziele Ihres Projekts können Sie rechtzeitig und effektiv Entscheidungen treffen.
Überwachung und Bewertung
Die Projektplanungsphase hilft Ihnen bei der Erstellung von Benchmarks für die Überwachung des Fortschritts und die Bewertung des Projekterfolgs. Sie bietet eine Grundlage für den Vergleich der tatsächlichen Ergebnisse mit den geplanten Zielen und ermöglicht es Ihnen, die notwendigen Anpassungen vorzunehmen.
7 Schritte eines Projektentwurfs
Nachdem Sie nun wissen, wie wichtig der Projektplanungsprozess ist, wollen wir uns nun den einzelnen Schritten zuwenden. Bevor Sie einsteigen, sollten Sie bedenken, dass eine erfolgreiche Phase nur möglich ist, wenn Sie die richtigen Werkzeuge verwenden und entscheidende Punkte beachten grundsätze des Projektmanagements .
1. Definieren Sie Ihre Vision und Ziele
Der erste Schritt bei der Projektgestaltung besteht darin, Ihre Vision und Ihr Ziel zu definieren. Diese beiden Begriffe werden oft synonym verwendet, aber sie bezeichnen unterschiedliche Aspekte.
Die Vision eines Start-ups könnte beispielsweise darin bestehen, die digitale Kommunikation durch die Schaffung einer weltweit zugänglichen Plattform zu revolutionieren. Das Ziel könnte also sein, innerhalb der nächsten 18 Monate 10 Millionen aktive Nutzer zu erreichen und bis zum Ende des nächsten Geschäftsjahres in zwei neuen internationalen Märkten präsent zu sein.
Merken Sie den Unterschied? Die Vision Ihres Projekts ist sein Endziel. Sie legt fest, was Sie mit diesem Projekt erreichen wollen. Ihre Ziele sind die Mittel, um diese Vision zu erreichen.
Ihre Vision definiert das Potenzial des Projekts, das Sie den Beteiligten präsentieren können. Erstellen Sie eine fesselnde Visionserklärung, die ein Bild des Problems zeichnet, das Ihr Projekt zu lösen versucht.
mit ClickUp können Sie Ihre Ziele in mehrere Ordner unterteilen und so für vollständige Übersichtlichkeit sorgen
Sobald Sie Ihre Vision erstellt haben, legen Sie Ihre Ziele fest. Ihre Ziele sind die Lösung, wie Sie das in Ihrer Vision definierte Problem lösen werden. Sie können auch die SMART-Kriterien (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden) verwenden, um sie zu entwickeln.
Da Sie mehr als ein Ziel haben werden, sollten Sie sicherstellen, dass sie klar definiert, sichtbar und für alle Mitglieder des Projektteams zugänglich sind, um Verwirrung zu vermeiden.
2. Legen Sie Ergebnisse und Leistungen fest
Nachdem Sie nun Ihre Ziele festgelegt haben, müssen Sie im nächsten Schritt die Projektergebnisse definieren. Die Ergebnisse sind in der Regel detaillierter und messbar. Sie können quantitativer Natur sein, wie z. B. Metriken zur Benutzerbindung und Umsatzziele, oder qualitativer Natur, wie z. B. eine verbesserte Kundenzufriedenheit.
Sobald Sie die notwendigen Ergebnisse festgelegt haben, dokumentieren Sie alle wichtigen Ergebnisse. Es gibt zwei Arten von Ergebnissen:
- Intern: Diese werden an Ihre Teammitglieder oder andere interne Abteilungen weitergegeben. Dazu gehören Berichte zur Zeiterfassung, erste Entwürfe, Fortschrittsberichte und Budgetberichte
- Extern: Diese werden an Ihre Kunden und Investoren weitergegeben, die an dem Projekt beteiligt sind. Sie können enthaltenprojektstatusberichtefortschrittsberichte, erste und endgültige Entwürfe und Endprodukte
Einige der wichtigsten Punkte, die bei der Festlegung von Projektleistungen zu beachten sind, sind:
- Sie können keine Projektleistungen definieren, ohne klare und messbare Ziele zu habenziele* Zerlegen Sie die zu erbringenden Leistungen in kleinere, realisierbare Teile, um sie besser erreichen zu können
- Setzen Sie realistische Fristen und halten Sie diese ein. Legen Sie die Fristen entsprechend der Aufgabenebene fest, um die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen zu verringern
- Ordnen Sie sie nach ihrer Priorität. Auf diese Weise kann Ihr Team die Aufgaben rechtzeitig bearbeiten
- Schaffen Sie Kommunikationskanäle, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind
- Nutzen Sie eineprojektmanagement-Tool um Ihre Aufgaben zu verfolgen, ihnen Priorität einzuräumen und Einblicke in Echtzeit zu erhalten
mit ClickUp 3.0 können Sie Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Priorität ordnen
3. Verstehen Sie die Risiken und Beschränkungen
Jedes Projekt birgt bestimmte Risiken. Sie können sich auf Prozesse, Menschen oder Ressourcen beziehen. Deshalb ist es wichtig, ein umfassendes Verständnis für die verschiedenen Risiken zu erlangen, die den Abschluss Ihres Projekts beeinträchtigen können.
Mit diesem Wissen können Sie Strategien zur Risikominderung entwickeln und mit den zuständigen Abteilungen nachfassen. Eine Strategie zur Risikominderung wird auch Ihre wichtigsten Interessengruppen beruhigen und das Vertrauen in Ihr Projekt stärken.
Auch wenn jedes Projekt unterschiedliche Risiken und Einschränkungen aufweist, gibt es doch einige, die alle gleich sind. Lassen Sie uns diese besprechen:
- Schleichende Ausweitung des Projektumfangs: Wenn die Projektziele unklar sind und nicht mit den betroffenen Parteien kommuniziert werden. Stellen Sie sicher, dass Sie von Anfang an Klarheit über die Projektparameter schaffen, um dieses Risiko zu vermeiden
- Unzureichende Ressourcen: Dies geschieht aufgrund eines Mangels an Ressourcen wie Geld, Zeit, Fähigkeiten oder Technologie. Um dies langfristig zu vermeiden, sollten Sie einen Plan für die Ressourcenzuweisung erstellen
- Leistungsrisiken: Ein Leistungsrisiko besteht, wenn die Projektleistung nicht den ursprünglichen Erwartungen entspricht. Auch wenn es schwierig ist, den genauen Grund für die unzureichende Leistung vorherzusehen, können Sie dieses Risiko mindern, indem Sie Projektmanagement-Software einsetzen, um den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen und Probleme rechtzeitig zu erkennen
4. Verfeinern Sie Ihre Strategie mit Visualisierung
Die Verwendung visueller Hilfsmittel in Ihrer Projektstrategie macht diese ansprechender und leichter verständlich. Laut der Institut für Projektmanagement "Visuelles Projektmanagement bietet Informationen, die so aufbereitet sind, dass jeder sie zu einem Zeitpunkt, an einem Ort und auf eine Weise konsumieren kann, die für ihn bequem ist."
Von Gantt-Diagrammen und Arbeitsdiagrammen bis hin zu Mind-Maps und Screendesigns - mit visuellen Hilfsmitteln lassen sich Dinge, die sonst komplex erscheinen, leicht vermitteln.
ClickUp's Mind Maps
ermöglichen es Ihnen, Ihre Informationen zu strukturieren und zu organisieren
Hier finden Sie einige der beliebtesten visuellen Hilfsmittel für Ihr Projekt:
- Mind Map: Amind Map hilft Ihnen, Ergebnisse zu visualisieren und zu verknüpfen. Verwenden Sie Mind Maps, um neue Ideen zu entwickeln und verschiedene Konzepte zu verstehen
- Flussdiagramm: Ein Flussdiagramm veranschaulicht Schritt für Schritt einen Prozess oder eine Aufgabe
- Gantt-Diagramm: Mit Hilfe von Gantt-Diagrammen können Sie die Länge, die Aufgaben, die Zeitlinien und die Zeitpläne eines Projekts visualisieren, um zu verstehen, wie lange eine Aufgabe dauern wird
- PERT-Diagramm : Verwenden Sie dieses Tool, um Ihre Projektaufgaben zu organisieren und zu visualisieren. Sie sind besonders nützlich für komplexe Projekte
- Projektzeitpläne: Ein Zeitplan zeigt Aufgaben oder Ereignisse über einen bestimmten Zeitraum an. Eine visuelle Darstellung stellt sicher, dass jeder die Projektphasen kennt
Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung von software zur Prozessgestaltung um die komplexen Prozesse Ihres Projekts zu visualisieren. Da viele visuelle Hilfsmittel zur Verfügung stehen, ist es wichtig, die für Ihr Team am besten geeigneten auszuwählen. Wenn Ihr Projektteam zum Beispiel klein und das Projekt einfach ist, können Sie ein Flussdiagramm für Details verwenden.
5. Auf Unvorhergesehenes vorbereiten
Ganz gleich, wie detailliert und gründlich Ihre Projektplanung ist, es kann sein, dass die Dinge nicht immer wie geplant laufen. Daher besteht der nächste Schritt bei der Projektplanung darin, einen Notfallplan zu entwickeln. Dabei handelt es sich um einen Plan B für den Fall, dass ein bestimmtes Risiko eintritt. Das Risiko kann alles Mögliche sein, von fehlendem Budget und mangelnden Fähigkeiten bis hin zu Missmanagement oder Kommunikationsfehlern.
Hier sind die Schritte zur Erstellung eines Notfallplans:
- Da Sie die Risiken bereits in einem früheren Schritt ermittelt haben, ist es an der Zeit, Strategien zur Risikominderung zu entwickeln. Zuteilung von Ressourcen, einschließlich Budget und Personal, zur Umsetzung von Abschwächungsstrategien
- Legen Sie als Nächstes die Auslösepunkte fest, die auf das Eintreten eines Risikos hinweisen. Entwickeln Sie einen detaillierten Reaktionsplan für jedes identifizierte Risiko, einschließlich der Verantwortlichkeiten für die Reaktion und der auszuführenden Maßnahmen
- Integrieren Sie den Notfallplan in die gesamte Projektdokumentation. Dadurch wird sichergestellt, dass das gesamte Projektteam über die Notfallmaßnahmen informiert ist
- Regelmäßige Überwachung des Projektumfelds auf Veränderungen, die sich auf die ermittelten Risiken auswirken können
6. Stellen Sie Ihr Budget fertig
Nachdem Sie nun die Grundlagen Ihres Projektentwurfs fertiggestellt haben, ist es an der Zeit, über Ihr Budget zu entscheiden. Ein umfassendes Budget stellt sicher, dass die Ressourcen während des Projekts verfügbar sind projektdurchführung und verringert die Wahrscheinlichkeit von Kostenüberschreitungen.
Stellen Sie daher für jede Projektaktivität, jede Aufgabe und jeden Vorgang einen bestimmten Betrag bereit. Ein Budget hilft Ihnen auch, die Durchführbarkeit Ihres Projekts zu bestimmen. Wenn die Kosten die erwarteten Gewinne übersteigen, ist das Projekt möglicherweise nicht durchführbar.
Bei der Erstellung eines Budgets sollten Sie unbedingt die folgenden Punkte beachten:
- Berücksichtigen Sie die Teammitglieder, externen Ressourcen, Schulungen, Ausrüstung, Räumlichkeiten und professionellen Dienstleistungen, die Sie für die Durchführung des Projekts benötigen
- Schätzen Sie die Beträge für die einzelnen Ressourcen, die Sie ermittelt haben
- Sie können Ihr derzeitiges Budget mit dem für ähnliche Projekte verwendeten Budget vergleichen
- Vergessen Sie nicht, ein Budget für Ihren Notfallplan einzuplanen
- Erwähnen Sie allezugewiesenen Ressourcen in dem Projektdokument
Da ein Projektbudget ein umfassendes Dokument ist, empfiehlt sich die Verwendung eines Projektmanagement-Tools wie ClickUp. Mit ClickUp können Sie Ihr Budget freigeben und aktualisieren und es auf innovative Weise visualisieren
7. Etablieren Sie Überwachungs- und Genehmigungsprozesse
Die Überwachungs- und Genehmigungsprozesse legen die Kriterien für den Erfolg Ihres Projekts fest und sind somit ein unverzichtbarer Bestandteil des Projektmanagements. Hier stellen Sie fest, ob Sie die gewünschten Ergebnisse und Leistungen erreicht haben.
Effiziente Genehmigungsprozesse sorgen für Transparenz, Verantwortlichkeit und eine effektive Entscheidungsfindung während des gesamten Projektlebenszyklus. Projektüberwachung und Genehmigungsverfahren umfassen die folgenden Punkte:
- Identifizierung und Definition messbarer KPIs, die sich an den Projektzielen orientieren
- Aufschlüsseln derprojektzeitplan in wichtige Meilensteine
- Auswahl geeigneter Instrumente und Systeme zur Überwachung der Aktivitäten
- Zuweisung von Verantwortlichkeiten an Ihre Teammitglieder
- Festlegung der Kriterien für die Einholung von Genehmigungen in den verschiedenen Phasen des Projekts
- Entwicklung eines Kommunikationsplans für den Austausch von Fortschrittsberichten und Genehmigungsanträgen
Wie kann man das Projektdesign verbessern?
Der Prozess der Projektplanung ist mit den oben genannten sieben Schritten noch nicht abgeschlossen. Wie bei jedem Prozess gibt es immer Raum für Verbesserungen. Daher sind die Verfeinerung von Strategien, die Einbeziehung von Erkenntnissen aus früheren Projekten und die Verwendung neuer Werkzeuge und Technologien von entscheidender Bedeutung.
Der Einsatz eines Projektmanagement-Tools wie ClickUp wird dazu beitragen, dass Ihre Projektplanungsphase reibungsloser, schneller und innovativer verläuft. Lassen Sie uns verstehen wie.
wie ansehen Teamziele mit einer Projektübersicht direkt auf dem ClickUp 3.0 Dashboard ausrichten
- ClickUp bietet interaktive Zeitleistenfunktionen und ermöglicht es Ihnen, den verschiedenen Teilen Ihrer Projekte klare Zeitleisten zuzuweisen. Legen Sie Start- und Fälligkeitsdaten, Abhängigkeiten und Prioritäten fest
- Unterteilen Sie komplexe Projekte in überschaubare Aufgaben und weisen Sie diese verschiedenen Teammitgliedern zu
- Mit ClickUp Docs erhalten Sie einen umfassenden Überblick über Ihre Projekte. Nutzen Sie es, um Feedback und Mockups auszutauschen und mit Ihren Teammitgliedern in Echtzeit zusammenzuarbeiten
- Das Tool ermöglicht es Ihnen auch, die Teamkapazität zu visualisieren, so dass Sie deren Effizienz leicht verfolgen und verbessern können
- Nutzen Sie auch Tools wie Gantt undPERT-Diagramme um den Projektfortschritt zu sehen und Prozesse zu visualisieren
Projektentwurfsbeispiele
Projektmanagement-Tools wie Gantt-Diagramme sind bei der Projektplanung unglaublich nützlich. Ein Gantt-Diagramm zeigt z. B. bei einem Softwareentwicklungsprojekt den Projektplan und die Zeitpläne.
Das folgende Gantt-Diagramm zeigt den Produktfahrplan und den Zeitplan für das Projekt.
die Gantt-Diagramm-Ansicht von ClickUp für Produktteams zeigt Projekt-Roadmaps und Zeitpläne.
Gantt-Diagramme stellen alle relevanten Informationen in einer leicht verdaulichen und strukturierten Weise dar. Sie helfen Ihnen auch, diese mit allen relevanten Projektbeteiligten zu teilen.
Gantt-Diagramme sind eines von vielen Werkzeugen für Ihr Projektdesign. Andere Funktionen, wie die Teamansicht, ermöglichen es Ihnen, den Fortschritt jedes Teammitglieds in Ihrem Projektteam zu überwachen und zu verfolgen.
eine vereinfachte Teamansicht von ClickUp
Projekte effektiv gestalten und managen
Ein Projektentwurf ist eine Blaupause, die Ihre Projektvision in erreichbare Ziele umsetzt. Er bietet einen strukturierten Weg, dem die Teams folgen können. Durch die Definition Ihrer Ziele, die Festlegung von Ergebnissen, das Verstehen von Risiken und Visualisierungen, die Ausarbeitung von Notfallplänen, die Aufstellung eines Budgets und die Entwicklung von Überwachungsverfahren stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt erfolgreich beginnt und endet.
Und denken Sie daran, die robusten Funktionen eines projektmanagementsystems ! Mit einem Tool wie ClickUp können Sie Ihre Projektplanungsphase reibungsloser gestalten und eventuelle Risiken rechtzeitig eindämmen.