Von den 8 Milliarden Menschen, die heute auf der Erde leben, nutzen fast 2 Milliarden jeden Monat Gmail.
Die meisten würden zustimmen, wie wichtig es ist, den Überblick über E-Mails zu behalten.
Aber nur wenige kennen die Gmail-Hacks und Tricks, mit denen Sie einen leeren oder fast leeren Posteingang erreichen können, nachdem Sie alle Nachrichten bearbeitet und organisiert haben.
Wir ändern das, indem wir diese Liste mit 10 nicht ganz so geheimen Gmail-Hacks freigeben.
Lesen Sie weiter, wenn Sie bereit sind, sich für immer von ablenkenden E-Mails, verwirrender Kommunikation und überfälligen Aufgaben zu verabschieden.
10 Gmail-Hacks zur Maximierung Ihrer Produktivität
Wir haben eine Liste mit zehn Gmail-Hacks zusammengestellt, die Ihnen helfen, E-Mails besser zu verwalten und Ihre Produktivität zu steigern. Diese Hacks nutzen die Funktionen, die in der Standardversion von Google und der Google Workspace-Suite verfügbar sind.
1. Verwenden Sie Gmail-Verknüpfungen
Der erste und bekannteste Gmail-Hack besteht darin, integrierte Gmail-Verknüpfungen für häufige, sich wiederholende Aktionen zu verwenden. Die Verwendung von Verknüpfungen in Ihrem üblichen E-Mail-Workflow ist überraschend effektiv. Die durch Verknüpfungen eingesparten Sekunden summieren sich schnell zu Zeitreserven, die Sie für sinnvollere und produktivere Aufgaben nutzen können.
Natürlich können Sie Verknüpfungen nur verwenden, wenn Sie eine externe Tastatur haben. Verknüpfungen werden auch in der Apple-Version der Gmail-App noch nicht unterstützt. Wenn Sie jedoch daran gewöhnt sind, Gmail über Ihren Browser zu verwenden, beginnen Sie mit diesen Schritten:
- Öffnen Sie Gmail in Ihrem Browser.
- Gehen Sie zu den Einstellungen (⚙️) und wählen Sie die Auswahl „Alle Einstellungen anzeigen“.
- Scrollen Sie nach unten zu „Tastatur-Verknüpfungen“.
- Aktivieren Sie Tastatur-Verknüpfungen, indem Sie die Auswahl „Tastatur-Verknüpfungen aktivieren” treffen.
- Klicken Sie unten auf „Änderungen speichern“, und schon können Sie diesen Gmail-Hack nutzen.
Hier sind einige wichtige Verknüpfungen, die Sie ausprobieren können:
| Aktion | Verknüpfung |
| Senden Sie eine E-Mail, nachdem Sie sie entworfen haben | ⌘/Strg + Eingabetaste |
| Auf eine E-Mail antworten | „r“ |
| Eine E-Mail weiterleiten | „f“ |
| Navigieren Sie zum nächsten Fenster zum Chatten oder zum Verfassen. | Strg +. |
| CC-Empfänger hinzufügen | ⌘/Strg + Umschalt + c |
| Bcc-Empfänger hinzufügen | ⌘/Strg + Umschalt + b |
| Eine E-Mail löschen | „#“ |
| E-Mails archivieren | „e“ |
| Markieren Sie E-Mails als gelesen, nachdem Sie sie ausgewählt haben. | Umschalt + i |
| Markieren Sie E-Mails als ungelesen, nachdem Sie eine Auswahl getroffen haben. | Umschalt + u |
2. Entwerfen Sie E-Mails in Google Docs
Anfang 2022 führte Google ein praktisches Feature ein, mit dem Benutzer E-Mails verfassen und versenden können, ohne Docs zu verlassen.
Es ist ein Glücksfall für Teams, die Dokumente verwenden, um gemeinsam an Inhalten zu arbeiten, bevor sie diese per E-Mail versenden. Die Inhalte bleiben auch in Dokumenten bearbeitbar und teilbar.
Dieser Gmail-Hack ist ganz einfach umzusetzen:
- Öffnen Sie ein Google Docs-Dokument und geben Sie das Symbol „@“ ein.
- Wählen Sie „E-Mail-Entwurf“ aus dem Dropdown-Menü aus.
- Verfassen Sie Ihre E-Mail in der E-Mail-Entwurfsvorlage, geben Sie die Betreffzeile an und tragen Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger ein.
- Klicken Sie schließlich auf das Gmail-Symbol, sobald der Entwurf fertig ist.
Und schon sind Sie fertig! Durch Klicken auf das Gmail-Symbol wird Ihr E-Mail-Entwurf an Gmail übertragen.
Zu den Vorteilen dieses Hacks gehören unter anderem:
- Optimieren Sie die Übertragung von Inhalten aus Dokumenten in E-Mails.
- Bilder, Kopfzeilen, Links, Formate, Tabellen usw. können ganz einfach aus dem Dokument übernommen werden.
- Schafft einen übersichtlicheren Workflow im Vergleich zum Kopieren/Einfügen von Inhalten zwischen verschiedenen Apps.
Das spart Zeit und reduziert den Aufwand, insbesondere in Einstellungen, in denen Zusammenarbeit entscheidend ist.
3. Passen Sie die Benutzerdefinierte Ansicht von Gmail an
Die Produktivität Ihrer E-Mails lässt sich ganz einfach steigern, indem Sie die Ansicht Ihres Gmail-Posteingangs anpassen. Mit diesem Feature können Sie benutzerdefiniert festlegen, wie viele E-Mails auf Ihrem Bildschirm angezeigt werden, sodass Sie nicht mehr ständig scrollen müssen.
Befolgen Sie diese Schritte, um die Ansichtsdichte in Gmail zu erhöhen:
- Klicken Sie auf das Gmail-Symbol für Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Gmail-Oberfläche.
- Wählen Sie „Komfortabel“ oder „Kompakt“, um den Bereich zu verkleinern.
Durch die beiden Ansichten wird die Anzahl der auf einem einzigen Bildschirm sichtbaren E-Mails erhöht. Dieser einfache, aber effektive Gmail-Hack reduziert die Zeit, die Sie für das Durchsehen ungelesener Nachrichten aufwenden müssen. Sie können auch eine größere Anzahl von E-Mails gleichzeitig auswählen, um sie zu löschen oder als „Gelesen“ zu markieren. Mit dem Symbol für ungelesene Nachrichten können Sie gelesene E-Mails auch als „Ungelesen“ markieren, wenn Sie sie später lesen möchten.
Sie können Ihre E-Mails auch mithilfe des Features „Prioritäts-Posteingang” aufteilen. Wenn Sie die Einstellung „Prioritäts-Posteingang” wählen, werden Ihre E-Mails automatisch in drei Bereiche unterteilt: wichtig und ungelesen, mit Stern markiert und alle anderen.
4. Alte E-Mails archivieren
E-Mails sind wichtig, ja, aber ein unübersichtlicher und chaotischer Gmail-Posteingang macht es mühsam, wichtige E-Mails zu finden. Eine einfachere und bequemere Möglichkeit, Ihren Posteingang neu zu organisieren, ohne alte E-Mails zu löschen, ist deren Archivierung.
Sie müssen lediglich die E-Mails auswählen, die Sie entfernen möchten, und dann auf das Archivierungssymbol (Abbildung unten) in der Symbolleiste klicken. Sie können auch die in Gmail integrierte Filterfunktion verwenden, um alle relevanten E-Mails für die Massenarchivierung auszuwählen. 💯
Dieser praktische Gmail-Hack verbessert Ihre Fähigkeit, wichtige E-Mails schnell zu finden, und sorgt für ein stressfreies E-Mail-Management.
5. E-Mails zurückziehen
Unfälle passieren. Sie drücken auf „Senden“ bei einer halb geschriebenen E-Mail oder, schlimmer noch, bei einer E-Mail mit mehreren Tippfehlern. Sie klicken auf „Allen antworten“ bei einer vertraulichen E-Mail. Sie schreiben „PFA“ und senden die E-Mail dann ohne Anhang. Und dann gibt es noch die wütende E-Mail, die Sie am liebsten zurücknehmen würden. 😇
Sie können E-Mails zwar nicht zurückrufen, nachdem sie im Posteingang des Empfängers gelandet sind, aber Sie können eine gesendete E-Mail innerhalb von 30 Sekunden rückgängig machen. Suchen Sie nach der Benachrichtigung „Rückgängig“ unten links auf Ihrem Bildschirm, nachdem Sie auf „Senden“ geklickt haben.
Beachten Sie, dass diese Option nur bis zu 5 Sekunden nach dem Versenden der E-Mail verfügbar ist. Sie können dieses Standard-Limit jedoch auf bis zu 30 Sekunden erhöhen.
Klicken Sie auf „Einstellungen“ und ändern Sie dann die „Sende-Stornierungszeit“ im Dropdown-Menü „E-Mail zurücksenden“ auf 10, 20 oder 30 Sekunden. 🙌🏼
6. Löschen Sie alte E-Mails
Im andauernden Kampf gegen die Überlastung durch E-Mails ist es manchmal am besten, Verluste zu begrenzen und neu anzufangen – oder zumindest alte Unordnung zu beseitigen. 🌟
Das Löschen einer großen Anzahl von E-Mails verschafft Ihnen ein unvergleichliches Gefühl von Macht und Erleichterung. Legen Sie ein Stichdatum fest, um ältere E-Mails zu löschen. Verwenden Sie natürlich Filter und markierte Nachrichten, um die wichtigen zu behalten.
So geht's:
- Geben Sie „before:01/01/2019“ (oder ein beliebiges anderes Datum) in die Suchleiste ein, um die Suche auf E-Mails vor diesem bestimmten Datum einzugrenzen.
- Klicken Sie auf das Kontrollkästchen „Alle auswählen“ in der oberen linken Ecke. Dadurch werden alle E-Mails ausgewählt, die dem angegebenen Datenbereich entsprechen.
- Klicken Sie nun über Ihrem Posteingang auf „Alle Unterhaltungen auswählen, die dieser Suche entsprechen“.
- Klicken Sie auf „Löschen“.
Mit diesen einfachen Schritten können Sie alte, unnötige E-Mails löschen und Space für neuere Nachrichten schaffen.
7. Aktive Unterhaltungen zurückstellen
Fühlen Sie sich von einem überfüllten Posteingang überwältigt? Haben Sie zu wenig Zeit, um zu antworten? Müssen Sie antworten? Verwenden Sie die Funktion „Zurückstellen“!
Mit der Snooze-Funktion in Gmail können Sie Nachrichten für einen späteren, günstigeren Zeitpunkt zurückstellen.
So bewahren Sie sich Ihre innere Ruhe beim Verwalten Ihres Posteingangs:
- Wählen Sie die E-Mail-Spur, die Sie zurückstellen möchten.
- Suchen Sie nach der Schaltfläche „Zurückstellen“, dem Uhrensymbol oben in der E-Mail-Kette.
- Wählen Sie eine bestimmte Uhrzeit und ein bestimmtes Datum, zu dem der Thread der E-Mail-Kommunikation wieder angezeigt werden soll.
Dies ist einer der Gmail-Hacks und -Tricks, die nicht auf die Desktop-Version beschränkt sind – er ist ebenso praktisch in den Gmail-Apps für Android und iOS. 👏🏼
8. Verwenden Sie E-Mail-Vorlagen
Wussten Sie, dass Sie E-Mails als hervorragendes Tool für das Aufgabenmanagement nutzen können? Mit E-Mail-Vorlagen ist das möglich. Verwenden Sie Vorlagen, um das Verfassen von E-Mails für sich wiederholende Aufgaben zu beschleunigen. Sei es das Freigeben täglicher Fortschrittsberichte oder das Versenden von Folge-E-Mails – warum sollten Sie Zeit damit verschwenden, E-Mails jedes Mal von Grund auf neu zu verfassen?
Mit Gmail können Sie benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen erstellen, obwohl es keine vorgefertigten E-Mail-Vorlagen gibt. Sie müssen diese Funktion lediglich über die erweiterten Einstellungen auf Ihrem Gmail-Bildschirm aktivieren.
Der nächste Schritt besteht darin, eine E-Mail wie gewohnt zu verfassen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Menüschaltfläche im Fenster zum Verfassen von E-Mails. Klicken Sie dann auf „Vorlagen“ und speichern Sie den Entwurf als neue Vorlage.
Mit diesem Gmail-Hack müssen Sie nicht jedes Mal eine neue E-Mail verfassen: Verfassen Sie eine neue E-Mail und wählen Sie dann die Vorlage aus. Durchführen Sie die Bearbeitung der Vorlage und schon sind Sie fertig! 📨
9. Offline-Modus aktivieren
Wussten Sie, dass Sie Gmail auch ohne Internetverbindung nutzen können? Wir alle kennen diese Situation: Sie müssen dringend auf E-Mails zugreifen oder eine zeitkritische Antwort verfassen, haben aber keine Internetverbindung.
Hier ist ein weniger bekannter Gmail-Hack: Durch Aktivieren des Offline-Modus können Sie E-Mails lesen, schreiben und beantworten, auch wenn Sie keine Internetverbindung haben. Das Markieren, die Beschreibung, das Archivieren oder das Löschen vorhandener Nachrichten ist ebenfalls möglich. Die Synchronisierung der Änderungen erfolgt, sobald Sie wieder eine Verbindung herstellen.
Sie können sogar im Offline-Modus von Gmail E-Mails versenden – diese werden im Postausgang gespeichert und versendet, sobald Sie wieder online sind.
Befolgen Sie diese Schritte, um dieses Feature zu aktivieren:
- Öffnen Sie die Gmail-Einstellungen und klicken Sie dann auf „Alle Einstellungen anzeigen“.
- Suchen Sie auf der Seite „Einstellungen“ die Registerkarte „Offline“ und klicken Sie darauf.
- Aktivieren Sie die Box neben „Offline-E-Mail aktivieren“.
- Scrollen Sie nach unten und speichern Sie die Änderungen.
10. Abmelden von unerwünschten E-Mails
Wenn Ihr Posteingang mit unerwünschten Newslettern, Werbeaktionen und lästigen Abonnements überflutet ist, sind Sie sicherlich nicht allein! Laut TechJury sind 68 % der eingehenden E-Mails Werbemitteilungen.
Unabhängig davon, ob Sie Newsletter und Mailinglisten abonniert haben oder nicht, versuchen die meisten Vermarkter, in Ihren Posteingang zu gelangen, um Ihre Aufmerksamkeit zu erregen. 22 % der für die Blog-Studie von HubSpot befragten Vermarkter gaben zu, täglich 2–3 Werbe-E-Mails zu versenden! Sie müssten E-Mails blockieren, die den Spamfilter von Gmail umgehen.
Mit diesem Gmail-Hack können Sie Ihren Posteingang schnell aufräumen und Ihre Abonnements besser verwalten.
- Öffnen Sie eine E-Mail, die Sie abbestellen möchten.
- Klicken Sie neben dem Namen des Absenders auf „Abbestellen“.
- Klicken Sie im Pop-up-Fenster erneut auf „Abmelden“.
Auch wenn es etwas Zeit in Anspruch nehmen mag, sich von allen unerwünschten E-Mails abzumelden, werden Sie letztendlich jeden Tag weniger E-Mails öffnen müssen. 👍🏼
Einschränkungen bei der Verwendung von Gmail
Es besteht kein Zweifel daran, dass Gmail eine sehr leistungsfähige und beliebte E-Mail-Plattform mit Features ist, die unser Leben einfacher machen.
Die Benutzererfahrung ist fantastisch und die Bedienung ist einfach. Der Spamfilter funktioniert gut und Ihre Posteingänge sind organisiert und mit Beschreibungen versehen. Außerdem lässt sich das Programm mit anderen Google-Diensten integrieren und bietet Ihnen reichlich Speicherplatz für E-Mails und Dateien. Und für den privaten Gebrauch ist es kostenlos!
Allerdings gibt es auch einige abschreckende Limite.
1. Datenschutz und gezielte Werbung
Gmail hat Zugriff auf Benutzerdaten und nutzt diese für gezielte Werbung. Dies wirft Datenschutzprobleme für Benutzer auf, die sich unwohl dabei fühlen, dass ihre Profile für Werbezwecke analysiert werden.
2. Speicherkapazität
Gmail bietet großzügigen kostenlosen Speicher, der jedoch nicht unbegrenzt ist. Benutzern kann der Speicher ausgehen, insbesondere wenn sie große Anhänge erhalten oder alte E-Mails nicht regelmäßig löschen. Dann müssten sie zusätzlichen Speicher kaufen – ein Nachteil für Benutzer mit umfangreichen E-Mail-Archiven.
3. Eingeschränkte Integration mit anderen Arbeitswerkzeugen
Gmail lässt sich zwar gut mit anderen Google Workspace-Tools integrieren, die Integration mit Anwendungen von Drittanbietern oder Meeting-Tools ist jedoch eingeschränkt. Dies kann Ihre tägliche Arbeit behindern, wenn Sie auf Arbeitswerkzeuge verschiedener Anbieter angewiesen sind.
4. Eingeschränkte Offline-Funktion
Die meisten Features von Gmail sind ohne Internetverbindung nicht zugänglich. Natürlich können Sie Ihre E-Mails bearbeiten, aber Sie müssen wieder online gehen, damit alle Änderungen übernommen werden und die E-Mails tatsächlich versendet werden.
5. Begrenzte benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten
Die Benutzeroberfläche von Gmail ist für ihre Einfachheit bekannt, was jedoch auf Kosten begrenzter benutzerdefinierter Optionen geht. Benutzer, die eine hochgradig benutzerdefinierte E-Mail-Erfahrung bevorzugen, empfinden die Benutzeroberfläche von Gmail möglicherweise als einschränkend, umständlich und überladen.
Gmail ist so sehr Teil unseres Lebens geworden, dass wir uns oft mit diesen Unannehmlichkeiten und Unterbrechungen abfinden. Glücklicherweise müssen wir das nicht.
Lernen Sie ClickUp kennen: Eine bessere Alternative zu Gmail
Mit ClickUp haben Sie nicht nur Zugriff auf hervorragende Funktionen zur Verwaltung von E-Mails, sondern erhalten auch umfassende Features zum Projektmanagement und zur Kollaboration auf derselben Plattform.
ClickUp bietet einen einheitlichen Arbeitsbereich für die Verwaltung von Aufgaben, Projekten und Kommunikation und stellt damit eine nahtlose und integrierte Lösung für Teams und Einzelpersonen bereit.
Genießen Sie die integrierte Verwaltung der E-Mails.
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Integrieren Sie Ihren bevorzugten E-Mail-Anbieter.
Wenn Sie Gmail oder Outlook als Ihre primäre E-Mail-Plattform bevorzugen, können Sie dennoch ClickUp verwenden, um Ihren Posteingang schneller zu leeren.
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Sie sorgen dafür, dass Sie auf E-Mails zugreifen, sie organisieren und beantworten können, ohne das ClickUp-Ökosystem verlassen zu müssen.
Automatisieren Sie E-Mail-Workflows
Die Antworten versenden sich nicht von selbst, denken Sie, während Sie Ihren Posteingang öffnen und jede neue E-Mail fürchten, die dort landet. Mit ClickUp-Automatisierung ist das tatsächlich möglich.
ClickUp kann basierend auf voreingestellten Bedingungen automatisierte E-Mail-Antworten oder Aktionen als Auslöser für Sie auslösen.
Sie könnten beispielsweise Ihrem Vorgesetzten jedes Mal, wenn der Status Ihres Projekts auf „In Überprüfung” aktualisiert wird, eine E-Mail mit der Bitte um Überprüfung senden. Oder Sie könnten einen Auslöser für eine automatische E-Mail auslösen, die Ihr Team über jede neue Aufgabenvergabe informiert. Darüber hinaus hilft Ihnen und Ihrem Team die Erstellung automatischer E-Mail-Erinnerungen für überfällige Aufgaben oder bevorstehende Fälligkeitsdaten dabei, Projekte pünktlich zu liefern.
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Geben Sie einfach eine Eingabeaufforderung ein, die dem Assistenten mitteilt, was er schreiben soll, sowie Anweisungen zu Attributen wie Limit, Tonfall, Anwendungsfall und Zielgruppe usw., und Sie erhalten umgehend das Gewünschte!
Verwenden Sie KI-Prompt-Vorlagen, um die Arbeit noch einfacher zu machen.
Außerdem helfen sie Ihnen dabei, Kommunikationsprozesse zu standardisieren und die Informationsflut zu bewältigen.
Gmail-Hacks und ClickUp
Das E-Mail- und Aufgabenmanagement in den Griff zu bekommen, ist nicht einfach. Aber mit diesen hilfreichen Gmail-Tipps und -Tricks können Sie Ihre Workflows optimieren. Kleine Änderungen wie die Aktivierung des Offline-Modus, die Verwendung von E-Mail-Vorlagen und die Planung von Versandzeiten helfen Ihnen, Ihre Kommunikation direkt in Gmail effizienter zu verwalten.
Wenn Ihnen die Limite von Gmail jedoch zuwider sind, kann ClickUp eine großartige Alternative für die E-Mail-Verwaltung sein. Zentralisieren Sie Ihre E-Mails innerhalb von Aufgaben, automatisieren Sie E-Mail-Erinnerungen und Nachfassaktionen und nutzen Sie KI, um perfekte E-Mails zu verfassen – alles auf einer einzigen Plattform.
Probieren Sie ClickUp noch heute aus, um klarer zu kommunizieren, schneller zusammenzuarbeiten und einen aufgeräumten Posteingang zu haben.