Ein Unternehmen zu führen ist wie eine Achterbahnfahrt. Es ist eine ständige Fahrt mit Höhen und Tiefen. Sie werden zwangsläufig mit Herausforderungen konfrontiert, von denen viele auf Unklarheiten in den Abläufen, Ineffizienzen, Missverständnisse und Rollenverwirrung zurückzuführen sind.
Zum Glück, werkzeuge zur Prozessabbildung beseitigen diese Ineffizienzen. Ein solches Werkzeug ist SIPOC.
Was ist SIPOC?
SIPOC ist ein Akronym für Suppliers Inputs Process Outputs and Customers. Es ist ein visuelles Werkzeug, das in Sechs Sigma um die wichtigsten relevanten Elemente eines Prozesses zu visualisieren und abzubilden.
Ein SIPOC-Diagramm fasst kritische und hochrangige Inputs, Outputs und Prozesse für alle Beteiligten in verschiedenen Projekten zusammen, darunter Prozesse in der Fertigung, im Transaktionsbereich, im Support, in der IT usw.
Nach der Erstellung bildet das SIPOC-Diagramm den Schwerpunkt für die Definition von Prozessmetriken, Basislinien, Projektzielen und Risiken. Es bildet die Grundlage und den Überblick für ein Verbesserungsprojekt auf hoher Ebene.
Die Erstellung eines SIPOC-Diagramms ist einfach, erfordert jedoch Zeit, Mühe und ein umfassendes Verständnis aller Geschäftsprozesse. Zum Glück gibt es vorgefertigte SIPOC-Vorlagen, die diese Arbeit erleichtern.
Was sind SIPOC-Vorlagen?
SIPOC-Vorlagen sind standardisierte visuelle Hilfsmittel, die die Dokumentation und Analyse von Schlüsselinformationen in Bezug auf Inputs, Outputs, Lieferanten, Prozesse und Kunden, die an einem Geschäftsprozess beteiligt sind, erleichtern. Sie bieten Ihnen einen systematischen Ansatz zur Prozessverbesserung.
Sie können entweder ein individuelles SIPOC-Diagramm verwenden oder ein vorgefertigtes Diagramm erwerben. Jedes hat seine Vor- und Nachteile.
Mit einem angepassten SIPOC-Diagramm können Sie die Besonderheiten Ihres Unternehmens und Ihrer Arbeitsabläufe berücksichtigen. Die Erstellung eines solchen Diagramms ist jedoch zeitaufwändig, da es Aufwand und ein gutes Verständnis aller Prozesse erfordert, die für die Implementierung und Erfüllung von projektziele .
Sie können stattdessen eine vorgefertigte SIPOC-Diagrammvorlage verwenden, um Aufwand und Zeit zu sparen. Viele SIPOC-Diagrammvorlagen sind online verfügbar für Projekt- und betriebsmanagement . Sie können diese verwenden, um den Arbeitsumfang für komplizierte Projekte zu verstehen.
SIPOC-Vorlagen helfen dabei, den Prozess zu visualisieren, der für die Planung und Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen erforderlich ist. Oder Sie können sie verwenden, um Herausforderungen und Lücken in einem bestehenden Prozess zu erkennen und zu verbessern.
Was macht eine gute SIPOC-Vorlage aus?
Eine gute SIPOC-Vorlage berücksichtigt neue Prozesse und führt Verbesserungen durch, die dazu beitragen, das Ausmaß von Fehlern, Verwirrung und Missverständnissen zwischen den Beteiligten zu minimieren. Dies führt letztendlich zu zufriedenen Kunden.
Hier sind die Qualitäten einer guten SIPOC-Vorlage:
- Visuelle Attraktivität: Da SIPOC-Vorlagen visuelle Darstellungen von Prozessen sind, müssen sie eine klare Struktur aufweisen. Außerdem sollten sie einheitliche Farben, Schriftarten und Formatierungen sowie genügend Leerraum enthalten, um das Verständnis zu erleichtern.
- Benutzerfreundlichkeit: Die Teammitglieder sollten in der Lage sein, die benötigten Informationen, die durchzuführenden Prozesse, die wichtigsten Schritte und die Ergebnisse zu finden, um die Aufgaben mühelos zu erledigen
- Klarheit: Eine gute Vorlage sollte Informationen klar und prägnant darstellen. Sie sollte für alle Beteiligten leicht zu verstehen sein
- Anpassbarkeit: Verschiedene Arbeitsabläufe und Prozesse haben unterschiedliche Bedürfnisse, Komplexitäten und Nuancen. Eine gute SIPOC-Vorlage muss anpassbar sein und sich an solche Anforderungen anpassen lassen
- Vollständigkeit: Sie sollte alle relevanten Informationen enthalten, die die Teammitglieder benötigen. Ein Wort der Vorsicht: Versuchen Sie nicht, jedes kleinste Detail zu erfassen. Beschränken Sie sich auf eine Übersicht, um zu vermeiden, dass die Vorlage hin und her überfüllt wird
- Zugänglichkeit: Eine gute SIPOC-Diagrammvorlage muss für alle Beteiligten verfügbar und zugänglich sein
- Regelmäßige Aktualisierungen: Eine SIPOC-Vorlage muss regelmäßige Aktualisierungen ermöglichen, wenn sich die Prozesse weiterentwickeln. Dies hilft Ihnen, Lücken und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen
Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, erhalten Sie ein SIPOC-Diagramm, das die Schlüsselelemente eines Prozesses in einem klaren, logischen und anpassbaren Diagramm wirksam kommuniziert.
Profi-Tipp: Probieren Sie diese top-Apps für Arbeitszeiten zusammen mit SIPOC-Vorlagen zur Optimierung Ihres Projekt- und Prozessmanagements.
10 SIPOC-Vorlagen für das Jahr 2024
Hier finden Sie eine Liste mit 10 SIPOC-Vorlagen, die Sie zur Optimierung und Rationalisierung Ihrer Prozesse verwenden sollten.
1. ClickUp SIPOC-Vorlage
Zeigen Sie Funktionen vom Lieferanten bis zum Rohstoff mit verschiedenen Prozessen durch das SIPOC-Template von ClickUp
ClickUp SIPOC-Vorlage hilft Ihnen, die Beziehungen zwischen Lieferanten, Inputs, Prozessen, Outputs und Kunden für alle Ihre Projekte visuell zu verstehen. Ziehen Sie sie zu Rate, bevor Sie ein Projekt starten oder einen bestehenden Prozess verfeinern.
Die Vorlage bietet Ihnen Zugang zu acht benutzerdefinierten Feldern, in denen Sie wichtige Attribute wie E-Mail, Adresse, Preis pro Menge, SIPOC, Kontakte und mehr hinzufügen und speichern können.
Durch die Darstellung von Prozessen in benutzerdefinierten Ansichten erleichtert die Vorlage das Verständnis selbst komplizierter Projekte und das Auffinden von Möglichkeiten zur Verbesserung eines Prozesses, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
Erstellen Sie SIPOC-Diagramme, um Informationen zu sammeln über ressourcenauslastung und helfen, jeden Aspekt eines Arbeitsablaufs zu verbessern. Es bringt alle Abteilungen und Teams auf dieselbe Seite und verhindert so Verwirrung, Fehler und Irrtümer.
Verwenden Sie die Vorlage, um in einem gemeinsamen Arbeitsbereich mit anderen Beteiligten zusammenzuarbeiten und dabei relevante Fortschritte, Tags und Abhängigkeiten zu verfolgen.
2. ClickUp Prozess und Prozeduren Vorlage
Beispiel für alle Prozesse, die derzeit in verschiedenen Stadien des Analyseprojekts auf ClickUp verwaltet werden
Haben Sie sich jemals gewünscht zu wissen, wie ein bestimmter Prozess in Ihrer Organisation funktioniert? Wie rekrutiert die Personalabteilung neue Mitarbeiter? Wie stellt die Beschaffung sicher, dass sie die besten Angebote erhält? Wie läuft eine Produkteinführung ab?
Wenn Ihr Unternehmen ClickUp's Vorlage für Prozesse und Prozeduren können Sie alles an einem Ort finden!
Diese SIPOC-Vorlage hilft Ihnen bei der Definition von Prozessen und Verfahren und verknüpft sie mit den relevanten Beteiligten. Nutzen Sie die Vorlage, um alle Ihre Prozesse an einem Ort zu zentralisieren, damit Sie schnell darauf zugreifen können, und schaffen Sie einen einheitlichen Ansatz für alle relevanten Aufgaben.
Sie können dann einen oder mehrere Prozesse über ein einziges Dashboard verwalten und alle Projektdaten über hilfreiche Kanban-Boards abrufen.
Durch den Zugriff auf Projektdetails können Sie sich wiederholende Aufgaben verfolgen und die Leistung bei jedem Schritt messen. Außerdem hilft es Ihnen, potenzielle Fehler zu finden und rechtzeitig zu beheben.
3. ClickUp SOP Vorlage
Erstellen, organisieren und verwalten Sie SOPs mit der SOP-Vorlage von ClickUp
Standardarbeitsanweisungen (SOPs) sind für Unternehmen das, was Öl für einen Motor ist - sie sorgen dafür, dass er reibungslos und ohne Ruckeln und Stöße läuft. SOPs legen Richtlinien zur Standardisierung von Routinefunktionen fest und gewährleisten eine einheitliche Aufgabenerfüllung in allen Teams.
Sie definieren den Zweck eines Verfahrens, die zu seiner Ausführung erforderlichen Schritte, seinen Umfang und seine Grenzen. Sie legen auch die Rollen und Verantwortlichkeiten der an diesen Verfahren beteiligten Personen fest. Letztendlich stellen sie sicher, dass das Endprodukt oder die Dienstleistung den Kundenanforderungen entspricht.
Verwendung ClickUp's SOP-Vorlage zur Erstellung, Organisation, Verwaltung und Wiederholung von SOPs für Ihr Unternehmen.
Mit dieser Vorlage können Sie standardisierte Prozesse und Verfahren in Ihrem Unternehmen einrichten, um Kosten zu senken und die Ressourcenauslastung zu maximieren.
Kombination von SOPs mit dem SIPOC prozesslandkarten macht es einfacher, mehrere Projekte und Programme gemeinsam zu verwalten.
Die Vorlage hilft auch dabei, Verbesserungsmöglichkeiten und funktionsübergreifende Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens zu identifizieren. Sie können Ihre eigenen Arbeitsabläufe in ClickUp erstellen, indem Sie Benutzerdefinierte Ansichten wie z.B. Workload, Kalender, und andere.
Erstellen Sie mit dieser Vorlage ein gemeinsames Verständnis des gesamten Prozesses, um Genauigkeit, Qualität und Konsistenz zu gewährleisten.
4. ClickUp Checkliste für das Lieferantenmanagement Vorlage
Bewerten Sie Anbieter und verfolgen Sie Kennzahlen mit der ClickUp-Checklistenvorlage für das Anbietermanagement
Wenn Sie regelmäßig mit mehreren Lieferanten zu tun haben, benötigen Sie wahrscheinlich eine Lösung für das Lieferantenmanagement.
Das Lieferantenmanagement gewährleistet Kostenkontrolle, Effizienz und Qualitätsstandards für Produkte und Dienstleistungen. Außerdem hilft es Unternehmen bei der Verwaltung von Risiken - in finanzieller, lieferkettenbezogener und rechtlicher Hinsicht.
Verwenden Sie die ClickUp Checklistenvorlage für das Lieferantenmanagement um die wichtigsten Schritte für ein effektives Lieferantenmanagement festzuhalten und gute Beziehungen zu Ihren Lieferanten zu pflegen.
Mit dieser SIPOC-Vorlage können Sie verschiedene Anbieter für Ihre Produkte oder Dienstleistungen bewerten, die Leistung des Anbieters überwachen, Feedback einholen und Verbesserungspotenziale identifizieren.
Die Vorlage hilft Ihnen, sicherzustellen, dass die Lieferanten alle erforderlichen Regeln und Vorschriften einhalten. Nutzen Sie die Vorlage, um den Einführungsprozess für neue Lieferanten zu rationalisieren und alle Lieferanteninteraktionen zu verfolgen.
Die wichtigsten Elemente in dieser Vorlage sind lieferantenmanagement checklistenvorlage enthält
- 16 benutzerdefinierte Attribute zum Speichern und Visualisieren wichtiger Verkäuferdetails
- tags, Abhängigkeitswarnungen, E-Mails und mehr für eine effiziente Verfolgung des Lieferantenmanagements
- vier benutzerdefinierte Ansichten, die Ihnen helfen, die Zusammenarbeit mit neuen Lieferanten zu optimieren und die Leistung des Lieferanten zu bewerten
5. ClickUp Vendor Agreement Vorlage
Vereinfachen Sie Ihre Lieferantenverhandlungen mit einer Standardvertragsvorlage
Die Geschäftswelt beruht auf Verträgen. Sie müssen für jeden Lieferanten, mit dem Sie zu tun haben, eine Lieferantenvereinbarung abschließen, um sicherzustellen, dass sich alle Beteiligten über ihre Rechte und Pflichten und die Folgen eines Vertragsbruchs im Klaren sind...
Eine gut dokumentierte Vereinbarung schützt sowohl den Lieferanten als auch den Kunden vor möglichen Risiken.
In der Vereinbarung werden die Verantwortlichkeiten jeder Partei und die Erwartungen in Bezug auf Dauer, Preise, Lieferung und andere Bedingungen festgelegt.
Da es sich bei einer Lieferantenvereinbarung um ein juristisches Dokument handelt, kann ihre Ausarbeitung mühsam sein. ClickUp's Vendor Agreement Vorlage vereinfacht den Prozess der Einbindung von Lieferanten in Ihr Unternehmen.
Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder in ClickUp, um Verkäuferdetails zu verwalten, und benutzerdefinierte Status, um den Fortschritt des Onboardings zu verfolgen.
Weitere Funktionen sind eine verbesserte Vertragsverfolgung mit KI und Automatisierung sowie benutzerdefinierte Ansichten für Mitarbeiter.
6. ClickUp Prozess effizient erstellen Vorlage
Erstellen Sie konsistente Arbeitsabläufe mit ClickUp's Create Process Efficiently Template
Egal, ob Sie einen bestehenden Prozess verbessern oder einen neuen, effizienten Prozess schaffen wollen, ClickUp's Vorlage Prozess effizient erstellen ist sehr nützlich. Mit ihr können Sie Prozesse, Verantwortlichkeiten und Fristen festlegen und übersichtlich visualisieren.
Es ist eine der besten kostenlosen Prozessvorlagen zur Standardisierung von Prozessen in verschiedenen Abteilungen und zur Erstellung von konsistente Arbeitsabläufe . So sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie sonst für die manuelle Erstellung von Prozessen aufwenden müssten.
Erstellen von standardisierte Arbeitsabläufe mit dieser Vorlage ist relativ einfach:
- Analysieren Sie den aktuellen Prozess und stellen Sie fest, wo er Mängel aufweist
- Sie können Ihre Teamkollegen als Mitwirkende hinzufügen undClickUp's Whiteboards um Ideen für Verbesserungen zu sammeln.
- Dann können Sie einen neuen Prozess entwerfen und ihn in Schritte unterteilen mitClickUp-Aufgaben* Bei der Umsetzung und Überwachung des Fortschritts,Automatisierungen in ClickUp helfen Ihnen, auf Kurs zu bleiben
7. ClickUp Verkäufer-Stammliste Vorlage
Mit der ClickUp Vendor Master List Template behalten Sie den Überblick über alle Ihre aktuellen und potenziellen Anbieter und Lieferanten
Ein Unternehmen hat oft mit mehreren Anbietern und Lieferanten zu tun, wie z. B. Freiberuflern, unabhängigen Auftragnehmern, Technologiedienstleistern, Logistikpartnern und produktionsplanern . Sie alle zu verwalten, kann schwierig werden.
Wenn Sie sie nicht im Auge behalten, kann Ihr Unternehmen unvorhergesehene Probleme bei der Beschaffung, der Lieferung oder bei den Finanzen bekommen. Das bringt letztlich die Kunden in Gefahr. ClickUp's Vorlage für die Lieferanten-Stammliste ermöglicht es jedem Unternehmen, den Überblick über bestehende und potenzielle Lieferanten zu behalten. Betrachten Sie es als ein zentrales Lieferantenverzeichnis - komplett mit Lieferanteninformationen, einschließlich Adressen, Verträgen, Finanzen, Zeitplänen und wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs).
Es hilft Ihnen, Lieferanten nach Branche oder Typ zu finden, das Lieferantenmanagement zu optimieren, neue Lieferanten bei Bedarf in die engere Auswahl zu nehmen und sicherzustellen, dass alle Parteien die unterzeichneten Lieferantenverträge einhalten.
Außerdem schützt es Unternehmen vor überhöhten Ausgaben und vor potenziellen rechtlichen, finanziellen oder Compliance-Risiken. Darüber hinaus gewährleistet die Verfolgung der Leistungsdaten von Lieferanten mit dieser SIPOC-Vorlage, dass Sie genügend Transparenz haben, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Sie können die Tabellenansicht in ClickUp um eine benutzerdefinierte Tabelle mit Lieferantendetails zu erstellen und dann mit Hilfe der benutzerdefinierten Felder wichtige Datenpunkte für jeden Lieferanten zu verfolgen. Pro-Tipp: Vergessen Sie nicht, eine wiederkehrende Aufgabe in ClickUp ihre Lieferantenliste regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren.
8. ClickUp Kundenservice Management Vorlage
Erstellen Sie einen effizienten Prozess, der die Kundenanforderungen erfüllt, mit ClickUp's Customer Service Management Template
Wie setzen Sie Prioritäten für einen außergewöhnlichen Kundenservice? Indem man die Anforderungen der Kunden ermittelt und erfüllt. Und... mit ClickUp's Vorlage für Kundenservice-Management .
Mit dieser leistungsstarken Vorlage können Sie alles tun: Kunden nach Attributen organisieren, ihr Feedback sammeln, auf ihre Bewertungen und Beurteilungen zugreifen, Kommentare nach Prioritäten ordnen und die Ticketunterstützung, Chats und Interaktionen optimieren.
Es handelt sich um eine gut gestaltete Vorlage, die Sie sofort einsetzen können. Sie hilft Ihnen, relevante Informationen über Ihre Kunden hinzuzufügen, die für die Interaktion mit ihnen verwendet werden, um den besten Kundenservice zu bieten.
Sie ermöglicht Ihnen auch die Interaktion mit Tickets und Lösungen über Teams und Abteilungen hinweg. Mit dieser Vorlage werden Sie keine Probleme haben, Ihre Kunden in treue und wiederkehrende Kunden zu verwandeln!
Schauen Sie sich die Vorlage an, denn sie bietet mehrere Konfigurationsansichten, Automatisierungs-, Ticketing- und Zuweisungsfunktionen, um nur einige zu nennen. Es bietet alles, was Ihr Unternehmen braucht, um einen erstklassigen Kundenservice zu bieten, und das in einem einzigen Dashboard.
9. Excel SIPOC Vorlage von Systems2Win
über Systeme2Win Die SIPOC-Vorlage für Excel von Systems2win ist eine leicht verständliche und einfach zu verwendende Vorlage, die Lieferanten, Inputs, Prozesse, Outputs und Kunden von Anfang bis Ende definiert.
Die Vorlage hilft, die Beziehungen zwischen den einzelnen Beteiligten zu klären, um Ungenauigkeiten, Inkonsistenzen, Ineffizienz und Verschwendung in allen Arten von Prozessen zu beseitigen.
Sie können die Vorlage herunterladen und über Excel Ribbon > Systems2win > Open a Blank Sheet in Excel importieren oder dieses Blatt in Ihre Excel-Arbeitsmappe einfügen.
10. Excel Touch Base Tracker Vorlage
über Microsoft Suchen Sie nach einer unkomplizierten Lösung zur Verwaltung Ihrer Kontakte beim Netzwerken? Die Touch Base Tracker-Vorlage für Excel ist eine Vorlage für einen Networking-Tracker, der Ihre Kontakte organisiert und Ihnen hilft zu planen, wann es Zeit ist, sich mit ihnen in Verbindung zu setzen.
Sie können Ihre Kontakte in drei Gruppen kategorisieren:
- Regelmäßige Kontakte: Personen, mit denen Sie regelmäßig in Kontakt bleiben möchten
- Gelegenheitsbekanntschaften: Personen, mit denen Sie ein paar Mal im Jahr Kontakt aufnehmen möchten
- Potenzielle Interessenten: Personen/Unternehmen, deren Daten Sie für den richtigen Zeitpunkt bereithalten möchten
Die Vorlage enthält auch Abschnitte zur Planung Ihrer Networking-Aktivitäten und Ihrer Kontaktstrategie für jedes Quartal. Nutzen Sie die Vorlage, um Ihren Networking-Prozess von Anfang bis Ende zu optimieren, und verpassen Sie keine potenziellen Freundschaften und Geschäftsbeziehungen.
Wählen Sie Ihre Vorlagen, um Prozesse abzubilden und zu verbessern
Letztendlich ist ein Prozess nur so stark wie sein Design.
Visuelle Tools wie SIPOC-Vorlagen bieten Ihnen die Vogelperspektive, die Sie für die Gestaltung reibungsloser, effektiver Prozesse benötigen. Die visuelle Darstellung aller beweglichen Teile fördert das Verständnis und die Abstimmung zwischen allen Teammitgliedern.
Ganz gleich, ob Sie Kundenworkflows oder interne Abläufe verwalten, probieren Sie SIPOC-Diagramme aus, um zeit zu sparen und Geld. Und das Beste daran? Mit ClickUp haben Sie alle Werkzeuge, die Sie für den Einstieg benötigen, an einem Ort.
Wählen Sie aus den vielen SIPOC-Vorlagen in ClickUp, schnappen Sie sich Ihr Team, starten Sie eine gemeinschaftliches ClickUp Doc oder skizzieren Sie Ihre Schritte von Anfang bis Ende auf einer pinnwand in ClickUp und sehen Sie, welche Unzulänglichkeiten oder Lücken zu beheben sind.
Sie werden überrascht sein, was ein einfaches einseitiges Schaubild bewirken kann, um Prozessverbesserungen anzustoßen. Und die Kunden werden die Vorteile bemerken.
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