Kunden sind der Schlüssel zum Erfolg Ihres Geschäfts.
Egal, ob Sie neu im Projektmanagement für Clients sind oder bereits ein Profi, Sie wissen, dass die Verwaltung der Konten schwierig sein kann. Das Management von Projekten ist eine Sache, aber das Management von Clients ist eine ganz andere Herausforderung.
Es geht nicht nur um tägliche Aufgaben, vierteljährliche Ziele und konzentrierte Arbeit. Jetzt müssen Sie auch Konfliktlösung, diplomatische Kommunikation und Erwartungsmanagement mit einbeziehen.
Einige Clients stellen Anforderungen innerhalb von Zeitrahmen, die für Ihre Branche einfach nicht realistisch sind. Andere haben vielleicht Persönlichkeiten, die die Kommunikation erschweren. Hinzu kommt der Druck, Gewinne zu erzielen und Ziele zu erreichen.
Angesichts all dieser Aufgaben ist es leicht zu verstehen, warum das Management von Kundenprojekten so schwierig ist. Glücklicherweise kann das Erlernen von Strategien für das Projektmanagement für Kunden diese Aufgabe erleichtern und Sie in Ihrer Arbeit effektiver machen – insbesondere mit dem richtigen Projektmanagement-Tool.
Hier erklären wir Ihnen, was Projektmanagement für Clients eigentlich bedeutet, und gehen die vier wichtigsten Phasen durch. Anschließend geben wir Ihnen einige unserer besten Projektteam-Strategien für Ihre Clients frei, mit denen Sie jede Situation meistern können. 🙌
Was ist Client-Projektmanagement?
Das Kundenprojektmanagement umfasst die Verwaltung der Kundenkommunikation, der Erwartungen und der zu erbringenden Leistungen sowie die Überwachung der internen Arbeiten, die zur Erreichung der Kundenziele erforderlich sind. Es unterscheidet sich vom normalen Projektmanagement dadurch, dass die Arbeit die kontinuierliche Einbeziehung eines Kunden oder eine speziell für Ihren Kunden bestimmte Leistung umfasst und nicht Ihr eigenes Geschäft betrifft.
Es gibt einige Überschneidungen mit dem normalen Projektmanagement im Arbeitsalltag. Projektmanager oder Teamleiter planen und weisen Aufgaben zu, erstellen Ergebnisse und planen das Projekt von Anfang bis Ende.
Der Unterschied bei Client-Projekten besteht darin, dass Sie auch Kommunikationspläne für Kunden erstellen, Scope Creep verwalten und Beziehungen zu Kunden aufbauen müssen. Betrachten Sie es als die Verwaltung Ihres internen Teams und gleichzeitig als die Verwaltung eines externen Teams von Stakeholdern.
Ein großer Unterschied im Projektmanagement ist die Kommunikation – und genau hier geraten Kunden-Projektmanager oft in schwierige Situationen. Kunden verstehen Ihre Branche möglicherweise nicht so gut wie Sie und stehen zudem unter ihrem eigenen Gewinnerdruck.
Möglicherweise stellen sie Anforderungen, die Ihr Team nicht erfüllen kann. In anderen Fällen reagieren sie möglicherweise unfreundlich auf Fortschrittsberichte oder verlangen Änderungen, die nicht realisierbar sind. Ihre Aufgabe als Kunden-Projektmanager ist es, Techniken einzusetzen, um Erwartungen zu steuern, Unterhaltungen zu kontrollieren und den Erfolg Ihrer Kunden sicherzustellen.
4 Phasen des Projektmanagements für Clients
Als Projektmanager für Kunden wissen Sie alles über den Projektlebenszyklus, der im Allgemeinen in vier Phasen unterteilt ist: Initiierung, Planung, Durchführung und Abschluss. Was Sie vielleicht nicht wissen, ist, dass jede dieser Phasen einzigartige Komponenten hat, wenn sie auf Kundenprojekte angewendet wird. Hier behandeln wir jede Phase und was Sie dabei beachten sollten.
1. Initiierung
Dies ist die Startphase, in der Sie Informationen sammeln und die Erwartungen des Projekts und des Clients festlegen. In dieser Phase planen Sie das Budget, erstellen einen Entwurf für den Projektzeitplan und definieren die zu erbringenden Leistungen und Projektdetails. 🤔
Hier berücksichtigen Sie die Bedürfnisse des Clients, sammeln Daten und legen den Rahmen für ein erfolgreiches Projekt sowohl intern als auch mit dem Client fest. Das mag einfach erscheinen, aber in dieser Phase ist es entscheidend, auf Details zu achten.
Denn es kann leicht passieren, dass wichtige Informationen übersehen werden, die später zu Problemen im Projekt führen können. Ein Client weiß möglicherweise nicht, wie er seine Wünsche und Bedürfnisse kommunizieren soll. Wenn Sie dies nicht frühzeitig klären, kann es später zu Problemen bei der Verwaltung von Erwartungen und Leistungen kommen.
Konzentrieren Sie sich in dieser Phase darauf, klare Erwartungen, Projektziele und den Projektumfang zu definieren. Treffen Sie sich mehrmals mit dem Client, stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, was er will, und wiederholen Sie dies deutlich, um zu zeigen, dass Sie alle auf derselben Wellenlänge sind.
2. Planung
Als Nächstes ist es Zeit für den Plan. Diese Phase überschneidet sich manchmal mit der Initiierungsphase, wird jedoch gesondert erwähnt, da sie einen erheblichen Arbeitsaufwand erfordert. Hier erstellen Sie eine Leistungsbeschreibung und den Projektzeitplan – in der Regel in einem Projektmanagement-Tool wie ClickUp. 🗺️
Als Projektmanager erstellen Sie den Plan für das Projekt und unterteilen ihn in überschaubare Aufgaben für Ihre Teammitglieder und den Client. Hier legen Sie Fälligkeitsdaten für die Projektarbeit fest, setzen klare Meilensteine und weisen jedem Projektbeteiligten Aufgaben zu.
Dies gilt auch für Clients. Überlegen Sie, wo Clients Input wie Bewertungen und Genehmigungen geben müssen. Überlegen Sie, ob der Client etwas bereitstellen muss, damit Ihr Team die Arbeit abschließen kann.
Erstellen Sie Aufgaben für Ihre Clients und legen Sie realistische Zeitleisten fest, damit diese die anstehenden Arbeiten abschließen können. Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen und machen Sie es dem Client leicht, seinen Teil beizutragen.
3. Umsetzung
Während der Ausführungsphase verlagert sich Ihre Aufgabe von der Planung zum Management. Ihr Team macht sich an die Arbeit und schließt Aufgaben ab, die es Ihrem Ziel einen Schritt näher bringen. Ihre Rolle besteht nun darin, den Zeitplan zu überwachen, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft. ✍️
Sie müssen bei Bedarf eingreifen, um den Mitgliedern des Teams zu helfen, Hindernisse zu überwinden. Außerdem haben Sie die Übersicht über die Workflows und müssen Maßnahmen ergreifen, wenn etwas übersehen, verzögert oder falsch ausgeführt wird.
Ihre Aufgabe als Kommunikator steht an dieser Phase des Kundenmanagementprozesses ebenfalls im Mittelpunkt. Sie müssen Ihr Team, verschiedene Abteilungen und den Client regelmäßig auf dem Laufenden halten.
Außerdem müssen Sie bei Meinungsverschiedenheiten vermitteln und bei der Lösung von Konflikten helfen – sei es innerhalb Ihres eigenen Teams oder aufgrund eines Client-Problems. Das bedeutet, dass Sie Teammitgliedern bei schwierigen Unterhaltungen zur Seite stehen oder bei echten Problemen einspringen müssen.
4. Abschluss
Sie haben Ihre Arbeit erledigt, Ihr Team hat alle Ziele abgeschlossen und der Client hat die vereinbarten Leistungen erhalten. Aber Ihre Arbeit ist noch nicht beendet. Jetzt ist es an der Zeit, das Projekt nachzubereiten und zu überprüfen. 🛠️
Nehmen Sie sich Zeit, um zu besprechen, was beim Projekt gut gelaufen ist und was verbessert werden muss. Arbeiten Sie mit Ihren Teammitgliedern zusammen, um Arbeiten zu archivieren und Vorlagen zu speichern, die für zukünftige Projekte nützlich sein könnten. Schließen Sie alle unnötigen Aufgaben ab und bereiten Sie Ihren Workspace für das nächste Projekt vor.
Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, um mit dem Client in Verbindung zu treten und zu prüfen, ob es weitere Arbeiten gibt, die Sie übernehmen können. Vielleicht gibt es ein ähnliches Projekt, bei dem er Hilfe benötigt, oder er empfiehlt Ihre professionellen Dienstleistungen einem anderen Unternehmen weiter.
So gehen Sie mit Client-Projekten um: 7 umsetzbare Strategien
Nachdem Sie nun den gesamten Umfang des Projektmanagements für Clients kennen, fragen Sie sich wahrscheinlich, wie Sie noch effektiver arbeiten können.
Wir haben eine Reihe von Strategien zusammengestellt, die Sie noch heute ausprobieren können, um Ihre Client-Projekte noch erfolgreicher zu gestalten. Von Projektmanagement-Software bis hin zu Kommunikationstipps finden Sie hier Techniken, mit denen Sie Ihre Aufgaben erfolgreich erledigen können. 💪
1. Nutzen Sie Software für Projektmanagement
Das Projektmanagement ist keine einfache Aufgabe. Je nach Umfang der Arbeit müssen Sie Aufgaben für mehrere Abteilungen koordinieren, mit Clients kommunizieren und Zeitpläne teamübergreifend überwachen. 👨🏽💻
Eine Tabellenkalkulation wie Excel reicht dafür einfach nicht aus. Verwenden Sie stattdessen ein Tool wie die Software für Projektmanagement von ClickUp. Diese bietet Hunderte von Features, darunter Automatisierung von Aufgaben, Priorisierung und mehrere Ansichten zur Optimierung von Workflows.
Diese Projektmanagement-Software ist vollständig benutzerdefiniert, sodass Sie einen oder mehrere Workspaces erstellen können, die genau auf die Anforderungen Ihres Projekts zugeschnitten sind. Erstellen Sie Dashboards, um den Fortschritt des Projekts zu verwalten, und richten Sie ein Client-Dashboard ein, über das Clients Genehmigungen und Überprüfungen vornehmen sowie Feedback geben können.
Durch die Integration mit Tools wie Slack wird die Kommunikation schneller und einfacher denn je. Sofortige Benachrichtigungen und Aufgaben-Auslöser sorgen dafür, dass die Arbeit reibungslos voranschreitet, und informieren Kunden und Stakeholder, wenn Meilensteine erreicht werden.
Zu den zusätzlichen Funktionen gehören Mindmaps für das Brainstorming in der Anfangsphase und Wikis zum Aufbau einer Wissensdatenbank für die Kommunikation mit Clients. Außerdem stehen mehr als tausend Vorlagen zur Verfügung, mit denen Sie beispielsweise Projektchartas, Leistungsbeschreibungen oder Clients-Verträge erstellen können.
2. Nutzen Sie visuelle Tools, um Clients zu gewinnen
Es ist leicht, sich in seitenlangen Texten zu verlieren. Anstatt Clients mit langatmigen E-Mails und formellen Erklärungen auf dem Laufenden zu halten, geben Sie ihnen visuelle Tools an die Hand, mit denen sie den Fortschritt des Projekts verfolgen können.
Mit den verschiedenen Ansichten von ClickUp, darunter Kanban-Boards und Gantt-Diagramme, können Clients den Arbeitsablauf visualisieren und den aktuellen Status einsehen. Sie erhalten einen Echtzeit-Überblick über den Status des Projekts, sodass sie sich jederzeit informieren können, ohne Sie ständig zu stören.
Kontrollieren Sie den Zugriff, indem Sie Berechtigungen festlegen und die Ansicht des Clients auf die Aufgaben beschränken, die er sehen muss. Freigeben Sie das Kundenportal frühzeitig und bieten Sie eine kurze Schulung oder eine Webinar-Sitzung an, um ihnen die Navigation durch das Tool zu erleichtern, falls sie sich nicht auskennen.
Das Beste daran ist, dass ein Kundenportal die Einarbeitung von Clients und den Start eines Projekts vereinfacht. Fügen Sie Aufgaben hinzu, damit der Client seinen Vertrag unterzeichnen und Feedback zu den vorgeschlagenen Leistungen geben kann. Legen Sie Fälligkeitsdaten fest und nutzen Sie das Portal für die Nachverfolgung der Kommunikation und des Fortschritts, sobald das Projekt gestartet ist.
3. Erstellen Sie klare Kommunikationspläne
Eines der größten Probleme bei Client-Projekten ist die Kommunikation. Wir alle kommunizieren auf unterschiedliche Weise, und manche von uns sind klarer als andere. Schaffen Sie Klarheit und finden Sie heraus, was Ihr Client wirklich erwartet, indem Sie klare Kommunikationspläne und -kanäle festlegen. 🎙️
Die Sammlung von Kommunikationsplanvorlagen von ClickUp hilft Ihnen dabei, die Häufigkeit, den Inhalt und die Ziele Ihrer Client-Gespräche zu verwalten. Nutzen Sie sie, um regelmäßige Projekt-Updates, Messaging-Strategien und Kommunikations-Matrixen zu erstellen, damit alle Beteiligten bei Bedarf auf dem Laufenden bleiben.
Sobald Sie einen Kommunikationsplan erstellt haben, automatisieren Sie Benachrichtigungen in Ihrer Projektmanagement-Plattform, um Updates oder Erinnerungen zu versenden und so mit dem Client in Kontakt zu bleiben.
4. Erstellen Sie einen einfachen Genehmigungsprozess
Ein weiteres Hindernis für Manager von kundenorientierten Projekten sind Verzögerungen bei der Freigabe durch den Client. Ob Sie Rechnungen stellen, Preisverträge versenden oder die Freigabe für einen Entwurf einholen – die Zustimmung des Clients ist der Schlüssel.
Verwenden Sie ClickUp, um einen optimierten Genehmigungsworkflow für die Anforderung, Nachverfolgung und Genehmigung der nächsten Schritte zu erstellen. Nutzen Sie das visuelle Whiteboard, um mit Ihren Teammitgliedern Ideen für den Genehmigungsprozess zu sammeln oder einem Client zu zeigen, was ihn erwartet. Erstellen Sie Aufgaben, aktualisieren Sie die Mitarbeiter und fügen Sie Tags hinzu, um den Überprüfungsprozess zu beschleunigen.
5. Setzen Sie sich realistische, erreichbare und transparente Ziele
Ein sicherer Weg, Ihr Projekt von Anfang an zum Scheitern zu bringen, ist es, Ziele zu setzen, die nicht realistisch, klar oder erreichbar sind. Da Clients keine Experten im Projektmanagement sind, schlagen sie möglicherweise Ideen vor, die in Ihrer Branche nicht funktionieren.
Achten Sie auch auf Clients, die glauben, zu wissen, was sie wollen, deren Worte oder Handlungen jedoch möglicherweise nicht diese Wünsche widerspiegeln. Ihre Aufgabe ist es, ihre Erwartungen zu steuern, indem Sie ihnen erklären, was machbar ist und was nicht. Je klarer Sie sich ausdrücken, desto besser sind Ihre Chancen auf Erfolg. 👀
Verwenden Sie ein Tool wie die Client Success Vorlage von ClickUp, um sich in die Lage Ihrer Kunden zu versetzen und ihre Erwartungen zu verstehen. So können Sie zeigen, dass Ihnen die Kundenzufriedenheit am Herzen liegt. Außerdem sind Sie dann auf dem gleichen Stand oder können zumindest Ideen für Diskussionen über die zu liefernden Ergebnisse entwickeln.
Sobald Sie sich über die Projektleistungen und -ziele geeinigt haben, halten Sie diese in einem Tool wie ClickUp Docs fest. Auf diese Weise haben Sie eine Aufzeichnung Ihrer Besprechungen und können Abweichungen vom vereinbarten Plan vermeiden. Außerdem können diese Dokumente geteilt werden, sodass Sie Änderungen und Ziele direkt mit Ihrem internen Team kommunizieren können.
6. Visualisieren Sie Zeitpläne und legen Sie klare Fristen, Zeitleisten und Meilensteine fest.
Wie bei allen Projekten sind Organisation und Vorausplanung der Schlüssel zum Erfolg. Beginnen Sie mit einem Tool wie ClickUp für das Aufgabenmanagement und die Zeitplanung für das Projekt. Nutzen Sie die verschiedenen Ansichten, um sich einen Überblick über die Workload jedes Teammitglieds zu verschaffen und Aufgaben mit einer realistischen Zeitleiste zuzuweisen.
Integrieren Sie ein Tool für die Zeiterfassung, um zu sehen, wie lange jede Aufgabe dauert, und passen Sie den Zeitplan nach Bedarf an. Erstellen Sie Checklisten, um das Projektteam über den Status des Projekts und die nächsten Schritte auf dem Laufenden zu halten.
7. Verwenden Sie ein CRM-System, um Beziehungen zu Clients zu verwalten und die Berichterstellung zu verbessern.
Wenn Sie in einem kundenorientierten Bereich arbeiten, ist es wahrscheinlich, dass Sie mit mehr als einem Client gleichzeitig zusammenarbeiten. Die Nachverfolgung ihrer Daten, Kommunikationen und Projekte kann schwierig sein, wenn Sie nicht gut organisiert sind. Nutzen Sie das CRM von ClickUp, um die Kundenzufriedenheit zu überwachen, die Kundenbetreuung zu zentralisieren und Datenbanken für eine verbesserte Berichterstellung aufzubauen. 📈
Speichern Sie Kontakte, um Clients jederzeit schnell erreichen zu können, und fügen Sie benutzerdefinierte Felder für Konten, Projekte und Kommunikationsstile hinzu. Verwenden Sie CRM-Vorlagen, um Zeit beim Erstellen von Client-Informationen, bei der Nachverfolgung des Client-Zustands und bei der Verbesserung der Prozessen der Berichterstellung zu sparen.
Nutzen Sie Verlaufsdaten und Metriken aus Ihrem CRM, um die Berichterstellung für Clients zu verbessern. Mit den Board- und Diagramm-Ansichten können Sie schnell visuelle Übersichten über den Status des Projekts erstellen. Verwenden Sie dann die Metriken und verwandeln Sie sie in eine beeindruckende Präsentation für Ihren Client.
Mit dem CRM lässt sich die Nachverfolgung aller Kundeninteraktionen und der Ergebnisse dieser Gespräche ganz einfach durchführen. Außerdem können Ihre Teams dank der Metriken Statusberichte innerhalb von Minuten statt Stunden erstellen.
Verwalten Sie Kundenprojekte mit ClickUp
Das Projektmanagement für Clients kann schwierig sein, aber dank dieser Erfolgsstrategien werden Sie sich der Herausforderung stellen können. Von Management-Software, die die Einarbeitung neuer Clients vereinfacht und Workflows optimiert, bis hin zu Kommunikationstipps gibt es einfache Möglichkeiten, Ihre Clients-Projekte zu verbessern.
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und beginnen Sie, bessere Kundenbeziehungen aufzubauen und erfolgreiche Kundenprojekte zu verwalten. Mit Features zur Automatisierung von Workflows, Dashboards und Datenbanken haben Sie alles, was Sie brauchen, um Meilensteine für alle Arten von Kunden zu erreichen. ✨