Kunden sind der Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens.
Egal, ob Sie neu in der Verwaltung von Kundenprojekten sind oder ein Profi, Sie wissen, dass die Verwaltung der Kundenkonten schwierig sein kann. Die Verwaltung von Projekten ist eine Sache, aber die Verwaltung von Kunden ist ein ganz anderes Spiel.
Dabei geht es nicht nur um tägliche Aufgaben, Quartalsziele und die Arbeit mit dem Kopf. Jetzt müssen Sie auch noch Konfliktlösung, diplomatische Kommunikation und Erwartungsmanagement in die Waagschale werfen.
Manche Kunden stellen Anfragen in einem Zeitrahmen, der für Ihre Branche einfach nicht realistisch ist. Andere haben vielleicht Persönlichkeiten, die die Kommunikation erschweren. Und dann ist da noch der Druck, Gewinne zu erzielen und Ziele zu erreichen.
Wenn Sie all dies auf Ihren Schultern tragen, ist es leicht zu verstehen, warum die Verwaltung von Kundenprojekten so schwierig ist. Zum Glück kann man den Umgang mit Kunden strategien des Projektmanagements können die Arbeit erleichtern und effektiver machen - vor allem, wenn man die richtigen projektmanagement-Tool .
Hier erfahren Sie, was Projektmanagement für Kunden eigentlich bedeutet, und lernen die vier Hauptphasen kennen. Anschließend stellen wir Ihnen einige unserer besten Strategien für Projektteams vor, die Ihnen helfen, jede Situation zu meistern. 🙌
Was ist Kundenprojektmanagement?
Das Management von Kundenprojekten umfasst die Verwaltung kundenkommunikation erwartungen, und leistungen während Sie gleichzeitig die interne Arbeit überwachen, die zur Erreichung der Kundenziele erforderlich ist. Der Unterschied zum normalen Projektmanagement besteht darin, dass die Arbeit einen ständigen Input von einem Kunden oder eine Leistung speziell für Ihren Kunden beinhaltet, nicht für Ihr eigenes Unternehmen.
Bei der täglichen Arbeit gibt es einige Überschneidungen mit dem normalen Projektmanagement. Projektmanager oder Teamleiter planen und weisen Aufgaben zu, erstellen Ergebnisse und planen das Projekt von Anfang bis Ende.
Der Unterschied bei Kundenprojekten besteht darin, dass Sie auch Pläne für die Kommunikation mit dem Kunden aufstellen, die Ausweitung des Projektumfangs verwalten und Kundenbeziehungen aufbauen müssen. Stellen Sie sich vor, Sie managen Ihr internes Team und gleichzeitig ein externes Team von Interessengruppen.
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Ein großer Unterschied in kundenverwaltung ist die Kommunikationskomponente - und hier geraten Projektmanager oft in schwierige Situationen. Die Kunden verstehen Ihre Branche vielleicht nicht so gut wie Sie, und sie haben auch ihre eigenen Gewinnzwänge.
Sie stellen vielleicht Anforderungen, die Ihr Team nicht erfüllen kann. Manchmal reagieren sie auch unfreundlich auf Fortschrittsberichte oder verlangen Änderungen, die nicht machbar sind. Ihre Aufgabe als Kundenprojektmanager ist es, mit Hilfe von Techniken die Erwartungen zu steuern, Gespräche zu kontrollieren und den Erfolg des Kunden sicherzustellen.
Etappen des Kundenprojektmanagements
Als Projektmanager wissen Sie alles über die projektlebenszyklus der im Allgemeinen in vier Phasen unterteilt ist: Einleitung, Planung, Durchführung und Abschluss. Was Sie vielleicht nicht wissen, ist, dass jede dieser Phasen einzigartige Komponenten hat, wenn sie auf Kundenprojekte angewendet wird. Im Folgenden gehen wir auf die einzelnen Phasen ein und erläutern, was dabei zu beachten ist.
Einleitung
Dies ist die Startphase, in der Sie Informationen sammeln und die Erwartungen an das Projekt und den Kunden festlegen. In dieser Phase planen Sie das Budget, erstellen einen Zeitplan für das Projekt und legen die zu erbringenden Leistungen und Projektdetails fest. 🤔
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Hier berücksichtigen Sie die Bedürfnisse des Kunden, sammeln Daten und legen den Rahmen für ein erfolgreiches Projekt sowohl intern als auch mit dem Kunden fest. Auch wenn dies einfach erscheint, ist es wichtig, in dieser Phase auf die Details zu achten.
Denn es ist leicht, wichtige Informationen zu übersehen, die ein Projekt später zum Scheitern bringen können. Ein Kunde weiß vielleicht nicht, wie er seine Wünsche und Bedürfnisse mitteilen soll. Wenn Sie das nicht frühzeitig klären, werden Sie später Probleme bei der Steuerung von Erwartungen und Leistungen haben.
Konzentrieren Sie sich auf die Schaffung klarer Erwartungen, projektziele und den Projektumfang in dieser Phase. Treffen Sie sich mehrmals mit dem Kunden, stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, was er will, und wiederholen Sie es deutlich, um zu zeigen, dass Sie alle auf derselben Seite stehen.
Planung
Als Nächstes ist es an der Zeit, zu planen. Diese Phase überschneidet sich manchmal mit der Anbahnungsphase, verdient aber eine eigene Erwähnung, da sie einen erheblichen Arbeitsaufwand erfordert. Hier erstellen Sie eine Arbeitsbeschreibung und den Projektzeitplan - in der Regel mit einem Projektmanagement-Tool wie ClickUp . 🗺️
Als Projektleiter legen Sie die projektplan und unterteilen Sie ihn in überschaubare Aufgaben für Ihre Teammitglieder und den Kunden. Hier fügen Sie Fälligkeitstermine für die Projektarbeit hinzu, legen klare Meilensteine fest und weisen den einzelnen am Projekt beteiligten Personen Aufgaben zu.
Legen Sie eine klare Arbeitsreihenfolge fest, indem Sie "blockierende" oder "wartend auf"-Abhängigkeiten zwischen Aufgaben hinzufügen und Ihr Team auf dem Laufenden halten, damit es weiß, woran es zuerst arbeiten muss
Dies gilt auch für Kunden. Überlegen Sie, in welchen Bereichen der Kunde einen Beitrag leisten muss, z. B. bei Überprüfungen und Genehmigungen. Überlegen Sie, ob der Kunde etwas bereitstellen muss, damit Ihr Team die Arbeit abschließen kann.
Erstellen Sie Aufgaben für Ihre Kunden und legen Sie realistische Fristen für die Erledigung der anstehenden Arbeit fest. Achten Sie darauf, die Erwartungen zu kommunizieren und es dem Kunden leicht zu machen, seinen Teil zu erledigen.
Ausführung
In der Ausführungsphase verlagert sich Ihre Aufgabe von der Planung zum Management. Ihr Team macht sich an die Arbeit und erledigt Aufgaben, die es den Ergebnissen einen Schritt näher bringen. Ihre Aufgabe besteht nun darin, den Zeitplan zu überwachen, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft. ✍️
Sie müssen bei Bedarf eingreifen, um den Teammitgliedern bei der Überwindung von Hindernissen zu helfen. Außerdem haben Sie die Aufsicht über die Arbeitsabläufe und müssen Maßnahmen ergreifen, wenn etwas übersehen, verzögert oder falsch produziert wird.
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An diesem Punkt des Kundenmanagementprozesses steht auch Ihre Aufgabe als Kommunikator im Mittelpunkt. Sie müssen Ihr Team, verschiedene Abteilungen und den Kunden regelmäßig auf dem Laufenden halten.
Außerdem müssen Sie Meinungsverschiedenheiten schlichten und bei der Lösung von Konflikten helfen - sei es innerhalb Ihres eigenen Teams oder aufgrund eines Kundenproblems. Das bedeutet, dass Sie Teammitglieder bei schwierigen Gesprächen anleiten oder im Falle eines echten Problems einspringen müssen.
Abschluss
Sie haben Ihre Arbeit getan, Ihr Team hat alle Ziele erreicht, und der Kunde hat die vereinbarten Ergebnisse erhalten. Aber Ihre Arbeit ist noch nicht beendet. Jetzt ist es an der Zeit, eine Nachbesprechung durchzuführen und das Projekt zu überprüfen. 🛠️
Nehmen Sie sich Zeit, um zu besprechen, was bei dem Projekt gut gelaufen ist und was verbessert werden muss. Arbeiten Sie mit den Teammitgliedern zusammen, um die Arbeit zu archivieren und Vorlagen zu speichern, die für zukünftige Projekte nützlich sein könnten. Schließen Sie alle unnötigen Aufgaben ab und räumen Sie Ihren Projektmanagement-Arbeitsbereich für das nächste Projekt auf.
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Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, um sich mit dem Kunden in Verbindung zu setzen und herauszufinden, ob Sie in Zukunft noch andere Aufgaben übernehmen können. Vielleicht gibt es ein ähnliches Projekt, bei dem der Kunde Hilfe benötigt, oder er empfiehlt Ihre professionellen Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen weiter.
7 Strategien zur Verbesserung Ihrer Projektmanagementstrategie bei Kunden
Jetzt, da Sie den allgemeinen Umfang des Projektmanagementprozesses für Kunden kennen, fragen Sie sich wahrscheinlich, wie Sie noch effektiver werden können.
Wir haben eine Handvoll Strategien zusammengestellt, die Sie heute ausprobieren können, um erfolgreichere Kundenprojekte zu realisieren. Von projektmanagementsoftware bis hin zu Kommunikationstipps finden Sie Techniken, mit denen Sie Ihre Arbeit erledigen können. 💪
1. Nutzen Sie Projektmanagement-Software
Die Verwaltung von Projekten ist nicht einfach. Je nach Umfang der Arbeit müssen Sie Aufgaben für mehrere Abteilungen jonglieren, mit Kunden kommunizieren und Zeitpläne für verschiedene Teams überwachen. 👨🏽💻
Mit einer Tabellenkalkulation wie Excel ist es nicht getan. Wenden Sie sich stattdessen an ein Tool wie Die Projektmanagement-Software von ClickUp . Sie bietet Hunderte von Funktionen, darunter Aufgabenautomatisierung, Priorisierung und mehrere Ansichten zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen.
Legen Sie wiederkehrende Aufgaben fest, um Ihre Arbeit zu rationalisieren, indem Sie Ihren Besprechungszeitplan auswählen und ihn in Ihrem Kalender in ClickUp anzeigen lassen
Diese Projektmanagement-Software ist vollständig anpassbar, sodass Sie einen Arbeitsbereich - oder mehrere - erstellen können, der auf Ihre Projektanforderungen zugeschnitten ist. Erstellen Sie Dashboards, um den Projektfortschritt zu verwalten, und erstellen Sie ein Kunden-Dashboard, in dem Kunden Genehmigungen und Bewertungen vornehmen und Feedback geben können.
Integrationen mit Tools wie Slack machen die Kommunikation schneller und einfacher als je zuvor. Sofortige Benachrichtigungen und Aufgabenauslöser sorgen dafür, dass die Arbeit in der Pipeline weiterläuft, und informieren Kunden und Beteiligte, wenn Meilensteine erreicht sind.
Zu den zusätzlichen Funktionen gehören Mind Maps für das Brainstorming in der Initiierungsphase und Wikis zum Aufbau einer wissensbasis zur Handhabung der Kundenkommunikation. Außerdem gibt es mehr als tausend Vorlagen für die Erstellung von Projektcharta, Arbeitsbeschreibung oder Kundenvertrag.
2. Nutzen Sie visuelle Tools für das Onboarding von Kunden
Es ist leicht, sich in seitenlangen Texten zu verlieren. Anstatt Kunden mit langatmigen E-Mails und formellen Erklärungen auf dem Laufenden zu halten, sollten Sie ihnen visuelle Hilfsmittel an die Hand geben, um den Projektfortschritt zu verfolgen. Die verschiedenen Ansichten von ClickUp , einschließlich Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen, ermöglichen es den Kunden, die Arbeitspipeline zu visualisieren und zu sehen, wo die Dinge stehen. Sie erhalten einen Echtzeitblick auf den Projektstatus, sodass sie sich informieren können, ohne Sie ständig zu nerven.
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Kontrollieren Sie den Zugriff, indem Sie Berechtigungen festlegen und die Ansicht für den Kunden auf die Aufgaben beschränken, die er sehen muss. Geben Sie das Kundenportal frühzeitig frei und bieten Sie eine kurze Schulung oder ein Webinar an, um den Kunden bei der Bedienung des Tools zu helfen, wenn sie nicht wissen, wie es geht.
Das Beste von allem: Ein Kundenportal macht onboarding von Kunden und den Start eines Projekts erleichtern. Fügen Sie Aufgaben hinzu, damit der Kunde seinen Vertrag unterzeichnen und Feedback zu den vorgeschlagenen Leistungen geben kann. Weisen Sie Fälligkeitstermine zu, und nutzen Sie das Portal, um die Kommunikation und den Fortschritt des Projekts zu verfolgen.
3. Erstellen Sie klare Kommunikationspläne
Einer der größten Knackpunkte bei Kundenprojekten ist die Kommunikation. Wir alle kommunizieren auf unterschiedliche Weise, und einige von uns sind klarer als andere. Durchkreuzen Sie den Lärm und bringen Sie die Erwartungen Ihres Kunden auf den Punkt, indem Sie klare Kommunikationspläne und -kanäle festlegen. 🎙️
ClickUp's Sammlung von vorlagen für Kommunikationspläne hilft Ihnen, die Häufigkeit, den Inhalt und die Ziele Ihrer Kundengespräche zu verwalten. Verwenden Sie sie, um regelmäßige Projektaktualisierungen, Nachrichtenstrategien und Kommunikationsmatrizen zu erstellen, damit alle Beteiligten bei Bedarf auf dem Laufenden bleiben.
Nutzen Sie die ClickUp-Kommunikationsplan-Vorlage, um eine Prozess-Roadmap für eine reibungslose Team- und Kundenkommunikation zu erstellen
Sobald Sie einen Kommunikationsplan erstellt haben, automatisieren Sie Benachrichtigungen in Ihrer Projektmanagement-Plattform, um Aktualisierungen oder Erinnerungen an die Kontaktaufnahme mit dem Kunden zu senden.
4. Erstellen Sie einen einfachen Genehmigungsprozess
Ein weiteres Hindernis, mit dem Manager bei Kundenprojekten konfrontiert werden, sind Verzögerungen bei den Genehmigungen auf Kundenseite. Ganz gleich, ob Sie Rechnungen ausstellen, Verträge zur Preisgestaltung verschicken oder die Genehmigung für einen Entwurf der zu erbringenden Leistung einholen - die Zustimmung des Kunden ist entscheidend.
ClickUp Whiteboards ist Ihr zentraler, visueller Knotenpunkt, um Ideen im Team in koordinierte Aktionen umzusetzen
Verwenden Sie ClickUp, um ein rationalisiertes genehmigungs-Workflow zur Beantragung, Verfolgung und Genehmigung der nächsten Schritte. Springen Sie in den visuellen Whiteboard um den Genehmigungsprozess mit Teammitgliedern zu besprechen oder einem Kunden zu zeigen, was ihn erwartet. Erstellen Sie Aufgaben, aktualisieren Sie Beauftragte und fügen Sie Tags hinzu, um den Überprüfungsprozess zu beschleunigen.
5. Erstellen Sie Ziele, die realistisch, erreichbar und transparent sind
Ein todsicherer Weg, Ihr Projekt von Anfang an zu vereiteln, ist es, Ziele zu setzen, die nicht realistisch, klar oder erreichbar sind. Da Kunden keine Projektmanagement-Experten sind, können sie Ideen vorschlagen, die in Ihrer Branche nicht funktionieren.
Ein weiterer Punkt, auf den Sie achten sollten, sind Kunden, die meinen, sie wüssten, was sie wollen, aber ihre Worte oder Handlungen spiegeln diese Wünsche möglicherweise nicht wider. Ihre Aufgabe ist es, deren Erwartungen zu erfüllen, indem Sie erklären, was machbar ist und was nicht. Je klarer Sie sind, desto besser sind Ihre Aussichten auf Erfolg. 👀
Verwenden Sie ein Instrument wie ClickUp's Vorlage für Kundenerfolg um sich in den Kopf Ihres Kunden hineinzuversetzen und seine Erwartungen zu verstehen. Auf diese Weise können Sie zeigen, dass Ihnen das Kundenerlebnis wichtig ist. Außerdem sind Sie dann auf derselben Seite oder haben zumindest Ideen für Diskussionen, wenn es um die zu erbringenden Leistungen geht.
Mit dieser Vorlage von ClickUp können Sie die Kundenabwanderung im Keim ersticken
Sobald Sie eine Einigung erzielt haben über projektleistungen und Ziele, notieren Sie sie in einem Tool wie ClickUp-Docs . Auf diese Weise haben Sie eine Aufzeichnung Ihrer Diskussion und können die Ausweitung des Projektumfangs anhand des vereinbarten Plans steuern. Außerdem sind diese Dokumente gemeinsam nutzbar, so dass Sie Änderungen und Ziele direkt mit Ihrem internen Team kommunizieren können.
6. Visualisieren Sie Zeitpläne und legen Sie klare Fristen, Zeitrahmen und Meilensteine fest
Wie bei allen Projekten ist eine gute Organisation und Vorausplanung der Schlüssel zum Erfolg. Beginnen Sie mit einem Tool wie ClickUp for aufgabenverwaltung und die Festlegung von Zeitplänen für das Projekt. Nutzen Sie die verschiedenen Ansichten, um sich einen Überblick über die Arbeitsbelastung der einzelnen Teammitglieder zu verschaffen und Aufgaben nach einem realistischen Zeitplan zuzuweisen.
Genaue Erfassung der für Aufgaben und Projekte aufgewendeten Zeit in ClickUp
Integrieren Sie ein Tool zur Zeiterfassung, um zu sehen, wie lange jede Aufgabe dauert, und passen Sie den Zeitplan bei Bedarf an. Erstellen Sie Checklisten, um das Projektteam über den Projektstatus und die nächsten Schritte in der Pipeline auf dem Laufenden zu halten.
7. Verwenden Sie ein CRM, um Kundenbeziehungen zu verwalten und die Berichterstattung zu verbessern
Wenn Sie kundenorientiert arbeiten, haben Sie wahrscheinlich mit mehr als einem Kunden gleichzeitig zu tun. Es kann schwierig sein, den Überblick über deren Daten, Kommunikation und Projekte zu behalten, wenn Sie nicht organisiert sind. Verwenden Sie ClickUps CRM um die Kundenzufriedenheit zu überwachen, die Kundenbetreuung zu zentralisieren und Datenbanken für eine verbesserte Berichterstattung aufzubauen. 📈
Speichern Sie Kontakte, damit Sie Ihre Kunden jederzeit erreichen können, und fügen Sie benutzerdefinierte Felder für Konten, Projekte und Kommunikationsstile hinzu. Verwenden Sie CRM-Vorlagen um bei der Erstellung von Kundeninformationen, der Verfolgung des Kundenzustands und der Verbesserung von Berichtsverfahren Zeit zu sparen.
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Nutzen Sie historische Datenpunkte und Projektmetriken aus Ihrem CRM zur Verbesserung kundenberichterstattung . Mit der Tafel- und der Diagrammansicht können Sie schnell visuelle Aufschlüsselungen des Projektstatus erstellen. Anschließend können Sie die Metriken in eine beeindruckende Präsentation für Ihren Kunden umwandeln.
Das CRM macht es einfach, alle Kundeninteraktionen und die Ergebnisse dieser Gespräche zu verfolgen. Und dank der Metriken kann Ihr Team Statusberichte in wenigen Minuten statt in Stunden zusammenstellen.
Kundenprojekte mit ClickUp verwalten
Projektmanagement für Kunden kann schwierig sein, aber dank dieser Erfolgsstrategien werden Sie die Herausforderung meistern. Von Managementsoftware, die das Onboarding von Kunden vereinfacht und Arbeitsabläufe rationalisiert, bis hin zu Kommunikationstipps gibt es einfache Möglichkeiten, Ihre Kundenprojekte zu verbessern. Melden Sie sich noch heute für ClickUp an und beginnen Sie, bessere Kundenbeziehungen aufzubauen und erfolgreiche Kundenprojekte zu verwalten. Mit workflow-Automatisierung funktionen, Dashboards und Datenbanken haben Sie alles, was Sie zum Erreichen von Meilensteinen für alle Arten von Kunden benötigen. ✨