Oh nein, es gibt nicht genug Essen für die Gäste! Es sind mehr Gäste gekommen als angekündigt. Jetzt ist nicht genug Space für alle Teilnehmer am Veranstaltungsort! Und obendrein haben wir zu wenig Personal. ?
Als Planer für Ereignisse gehören solche Zwischenfälle wohl zu Ihrem Alltag.
Es ist verständlich, dass es zwischen dem Planen und der Durchführung des Ereignisses schwierig sein kann, den Überblick über Alles zu behalten.
Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es einen einfacheren Weg gibt, um sicherzustellen, dass alles reibungslos und ohne Überraschungen abläuft? Eine Software für das Projektmanagement bei Ereignissen übernimmt die ganze Arbeit für Sie. ?️
Ob es um die Verwaltung von Planungen für Ereignisse, die Koordination mit mehreren Teams und Anbietern oder die Verwaltung von Budgets und Alles dazwischen geht.
Ganz gleich, ob Sie als Mitarbeiter im Rahmen Ihrer Tätigkeit ein Ereignis planen oder als Eventmanager tätig sind – wir helfen Ihnen dabei, zu verstehen, worauf Sie bei einer Eventmanagement-Software achten sollten, welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen und, was noch wichtiger ist, welche Eventplanungssoftware Ihren Anforderungen am besten entspricht.
Was ist eine Software für das Eventmanagement?
Eine Software für das Event-Projektmanagement ermöglicht es Veranstaltern, alle Ereignisse an einem Ort zu planen, durchzuführen und zu verwalten. Dazu gehören Konferenzen, Messen, Partys, Sportveranstaltungen und viele andere Bereiche.
Die meisten Programme für das Eventmanagement lassen sich in zwei Kategorien einteilen:
- End-to-End-Projektmanagement-Plattform für Teams der Eventplanung
- Eine Plattform, die einzelne Elemente der Checkliste für die Planung abdeckt (z. B. Registrierung, Organisation des Ereignisses, Budgetierung und Analyse nach dem Ereignis).
Die Wahl der Software hängt von Ihren Anforderungen ab. Insbesondere nach der Pandemie wurde die Technologie auf verschiedene Ereignisse zugeschnitten. Als Beispiel eignet sich manche Software besser für die Ausrichtung virtueller Ereignisse, während andere über einen breiteren Bereich an Features für physische und hybride Ereignisse verfügen.
Nehmen wir an, Sie veranstalten eine mehrtägige Konferenz zum Thema „Die Zukunft des Einzelhandels im Jahr 2024“, bei der mehrere Ereignisse gleichzeitig stattfinden – physisch und online. In diesem Fall sind Sie mit einem End-to-End-Veranstaltungsmanagementsystem besser beraten.
Hier sind einige Features, die Sie für eine nahtlose Planung von Ereignissen in einer Veranstaltungsmanagement-Plattform berücksichtigen sollten. ?
Worauf sollten Sie bei einer Software für die Planung von Ereignissen achten?
Was sollten Sie also bei einem Tool für das Eventmanagement beachten? Wir vereinfachen Ihnen die Auswahl.
- Funktionen: Verfügt das Tool über die Funktionen, die Sie für die Planung, Aktion und Durchführung Ihrer Ereignisse benötigen? Benutzerdefinierte Ticketausstellung und Registrierung mit Warteliste, Gruppenregistrierung und Frühbuchertickets Integrierte Zahlungsabwicklung, sodass Teilnehmer Tickets online über Ihre Website kaufen können Mobiler Zugriff für Veranstaltungsplaner und Teams, die viel unterwegs sind Automatisierte Nachverfolgung der Ausgaben, damit Sie Ihr Budget im Griff behalten
- Benutzerdefinierte Ticketausstellung und Registrierung für Ereignisse mit Warteliste, Gruppenregistrierung und Frühbuchertickets
- Integrierte Zahlung, damit Teilnehmer Tickets online über Ihre Website kaufen können.
- Mobiler Zugriff für Veranstaltungsplaner und Teams, die viel unterwegs sind
- Automatisierte Nachverfolgung der Ausgaben, damit Sie Ihr Budget im Griff behalten
- Reputation: Fragen Sie Ihre Freunde, die als Eventplaner tätig sind, nach ihren tools und lesen Sie Bewertungen auf Google, im App Store und auf Websites von Drittanbietern.
- Sicherheit: Es ist von entscheidender Bedeutung, den Datenschutz der Teilnehmerdaten zu wahren. Suchen Sie nach tools, die den Vorschriften Ihres Landes entsprechen, wie beispielsweise der DSGVO.
- Robustheit: Ist die Verwaltungssoftware für Organisatoren von Ereignissen auch bei intensiver Nutzung stabil?
- Anpassbare Features: Jedes Ereignis ist einzigartig, daher sollte Ihr Tool für die Veranstaltungsplanung auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein. Bietet das Tool beispielsweise eine Ansicht des Kalenders für anstehende Termine oder verschiedene Ansichten, um anstehende Aufgaben anzuzeigen?
- Support und Updates: Ihr Projektmanagement-Tool sollte einen zuverlässigen Kundensupport bieten und regelmäßig aktualisiert werden.
- Zusammenarbeit: Das Tool sollte sich in andere Systeme integrieren lassen, die Sie möglicherweise für das Ereignis verwenden. Wenn beispielsweise der Anbieter das Budget in einem anderen Tool aktualisiert, sollte dies auch in Ihrem Tool angezeigt werden. Oder wenn der Referent Notizen in Google Docs aktualisiert, sollte eine Google Apps-Integration vorhanden sein, damit die Änderungen immer synchronisiert sind.
- Vorlagen: Bietet die Veranstaltungsplanungssoftware Vorlagen als Ausgangspunkt für verschiedene Ereignisse, sodass Sie nicht alles von Grund auf neu erstellen müssen?
- Benutzerdefinierte Event-Ticketausstellung und -Registrierung mit Warteliste, Gruppenregistrierung und Frühbuchertickets
- Integrierte Zahlung, damit Teilnehmer Tickets online über Ihre Website kaufen können.
- Mobiler Zugriff für Veranstaltungsplaner und Teams, die viel unterwegs sind
- Automatisierte Nachverfolgung der Ausgaben, damit Sie Ihr Budget im Griff behalten
Die 10 besten Softwareprogramme für das Eventmanagement
1. ClickUp
Das kostenlose Projektmanagement-Tool von ClickUp eignet sich für Ereignisse jeder Größe und ermöglicht Ihnen die Verwaltung Ihrer gesamten Veranstaltungsplanung, von der Idee bis zum Tag der Durchführung.
Die Plattform von ClickUp ist ereignisunabhängig, d. h. Sie können die Leistungsfähigkeit der Plattform für Ereignisse jeder Größe benutzerdefiniert anpassen. Ob es sich um ein Überraschungsessen für Ihre Liebsten oder eine Hochzeit mit tausend Gästen handelt – die Plattform lässt sich ganz nach Ihren Wünschen skalieren.
Mit der Vorlage für strategische Pläne für Ereignisse von ClickUp können Sie detaillierte Pläne für jede Phase des Ereignisses erstellen, wichtige Details an einem Ort organisieren und Ziele für einen Erfolg des Ereignisses verfolgen.
Die besten Features von ClickUp
- Fügen Sie benutzerdefinierte Status hinzu (z. B. offen, In Bearbeitung und fertiggestellt), kategorisieren und fügen Sie Attribute hinzu (Budget, verbleibendes Budget, ausgegebenes Budget und Status der Zahlung) und visualisieren Sie alle Informationen an einem Ort.
- Ganz gleich, ob Sie ein Ereignis im Zusammenhang mit der Arbeit, eine Geschäftskonferenz oder eine Hochzeit organisieren – mit Vorlagen für Sitzpläne können Sie einen Sitzplan erstellen, der allen Gästen einen Platz zuweist, um eine Überfüllung zu vermeiden.
- Wenn Sie eine große Konferenz veranstalten, umfasst die Planung die Buchung von Hotels und Mietwagen, die Planung von Flügen und Reiseplänen sowie den Transport und die Unterbringung, wobei sichergestellt werden muss, dass all dies Ihrem Budget entspricht. Reiseplanvorlagen dokumentieren die Details Ihres Ereignisses und sind gebrauchsfertige Vorlagen, die für jede Art von Ereignis verwendet werden können.
- Als einer der KI-gestützten Assistenten für Veranstaltungsplaner übernimmt ClickUp AI selbst die schwierigsten Aufgaben der Veranstaltungsplanung, darunter das Verfassen von Planschemas für Ereignisse, die Erstellung von Inhalten und das Brainstorming von Ideen für Firmenereignisse.
- Über 100 Automatisierungen optimieren Ihre Workflows bei der Planung von Ereignissen und automatisieren wiederholende Aufgaben, sodass Sie sich auf die wichtigen Aspekte des Planungsprozesses konzentrieren können.
- Erstellen Sie nachverfolgbare Ziele, überwachen Sie diese, messen Sie die Einzelziele und führen Sie die Nachverfolgung des Fortschritts mit ClickUp-Zielen durch.
Limitierungen von ClickUp
- Anfängliche Lernkurve
- ClickUp AI ist nur für zahlende Benutzer verfügbar.
Preise für ClickUp
- Free Forever
- Unbegrenzt: 7 $/Monat pro Benutzer
- Geschäft: 12 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
ClickUp Brain: Verfügbar in allen kostenpflichtigen Plänen für 7 $ pro Workspace-Mitglied und Monat.
Bewertungen und Rezensionen zu ClickUp
- G2: 4,7/5 (über 8900 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 3800 Bewertungen)
Bonus: CRM-Software für Ereignisse!
2. Asana
Ob in einem großen Unternehmen oder einem kleinen Team für die Eventplanung – mit dem Tool für Projektmanagement von Asana behalten Sie alle Details Ihres Ereignisses an einem Ort im Blick. ?️
Mit Asana können Benutzer Ideen für Ereignisse sammeln, Aufgaben an Stakeholder wie Veranstaltungsortkoordinatoren, Programmkoordinatoren, Marketingkoordinatoren und das Merchandising-Team zuweisen, benutzerdefinierte Projektmanagement-Vorlagen anpassen und Meilensteine der Ereignisse verfolgen.
Die besten Features von Asana
- Organisieren Sie Ihre Arbeit in Kanban-Boards für Meetings mit Lieferanten, zeigen Sie Aufgaben in einem vertikalen To-Do-Listenformat an und sehen Sie sich Zeitleisten im Gantt-Diagrammformat an.
- Verschiedene Gruppen können mithilfe von Asana Workspaces gemeinsam an Projekten und Aufgaben arbeiten.
- Fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu, um die Phase, Priorität und Kosten im Zusammenhang mit dem Workflow für Ereignisse anzugeben.
Einschränkungen von Asana
- Es handelt sich um einen Aufwand, hierarchische Aufgaben, Projekte und deren Abhängigkeiten miteinander zu verknüpfen.
- Asana verfügt nicht über integrierte Tabellenkalkulationen, was bedeutet, dass diese nicht direkt in Asana angezeigt oder bearbeitet werden können.
Preise für Asana
- Basic: Free Forever
- Premium: 10,99 $ pro Benutzer und Monat
- Geschäft: 24,99 $ pro Benutzer und Monat
Asana-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,3/5 (über 9400 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 12.100 Bewertungen)
3. Monday.com
Veranstaltungsplaner nutzen Monday, um große Konferenzen, Online- und Hybrid-Ereignisse sowie andere Arten von Ereignissen wie Kinderfeste und Privat-Ereignisse zu planen.
Die Software konzentriert sich auf zentralisierte Workflows für die Registrierung von Ereignissen, teamübergreifende Zusammenarbeit, Verwaltung des Marketings für Ereignisse und Echtzeitüberwachung während des Ereignisses. ?
Die besten Features von Monday.com:
- Mit Projekt-Zeitplan-Vorlagen können Veranstaltungsteams aufgabenspezifische Details wie die Anzahl der für ein Ereignis verfügbaren Ressourcen sowie die voraussichtlichen Zeitleisten für jede Aufgabe einfügen.
- Sammeln Sie Daten zu Ereignissen, um Einblicke in Zeitleisten, Workload und Status des Fortschritts zu erhalten, und zeigen Sie diese über Dashboards an.
- Auf hochrangigen Boards werden alle Ereignisse auf einer zentralen Plattform angezeigt, die weiter in Gruppen wie Kategorie-Ereignisse unterteilt werden können.
Einschränkungen von Monday.com
- Dashboards sind für kostenlose Benutzer nicht verfügbar.
- Die Integration des Kalenders könnte besser sein, um Prognosen zu ermöglichen.
Preise für Monday.com
- Kostenlos: Free Forever
- Basic: 8 $ pro Platz und Monat
- Standard: 10 $ pro Platz und Monat
- Pro: 19 $ pro Platz und Monat
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen auf Monday.com
- G2: 4,7/5 (über 8600 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 4200 Bewertungen)
4. Trello
Trello ist ein einfacheres tool als andere Tools für Projektmanagement für Ereignisse.
Ursprünglich ein Tool für die Zusammenarbeit im Team, wird Trello heute von vielen Teams für die Planung von Ereignissen und das Projektmanagement für Ereignisse genutzt.
Wenn Sie beispielsweise eine Kindergeburtstagsfeier planen, helfen Ihnen Trello-Boards dabei, Workflows zu verwalten, Ideen auszutauschen, Fristen festzulegen, Projekte zuzuweisen und den Fortschritt zu überwachen. So wird es zu einer unterhaltsamen Erfahrung.
Die besten Features von Trello
- Der Trello-Workspace verfügt über Aufgabenkarten, denen Sie Anhänge, Dokumente, Bilder und andere Daten hinzufügen können, um mit anderen Teams und externen Anbietern zusammenzuarbeiten.
- Die No-Code-Automatisierung für Workflows macht die Nutzung auch für Nicht-Techniker einfach.
- Mit Trello Butler können Sie Befehle erstellen, um Aufgaben im Bereich des Ereignishandels zu automatisieren, beispielsweise die Verwaltung von Fristen.
Limitierungen von Trello
- Trello bietet nicht den Echtzeit-Chat an.
- Da Features wie integrierte E-Mail, die Möglichkeit, Kommentare zuzuweisen, und ein 24/7-Support fehlen, ist es für Großereignisse nicht geeignet.
Preise für Trello
- Free
- Standard: 5 $ pro Benutzer und Monat
- Premium: 10 $ pro Benutzer und Monat
- Enterprise: 17,50 $ pro Benutzer und Monat
Trello-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,4/5 (über 13.390 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 22.800 Bewertungen)
5. Basecamp
Nehmen wir an, Sie planen eine virtuelle Konferenz mit mehrtägigen Gipfeltreffen. In diesem Fall wäre ein Projektmanagement-Tool wie Basecamp hilfreich, um Daten wie die Beteiligungsquote der Teilnehmer, die Anzahl der Anmeldungen und die Anwesenheitsquote zu erfassen.
Die Aufgabenmanagement- Software von Basecamp ermöglicht die Zusammenarbeit mehrerer Teams, darunter Veranstaltungsplaner, Event-Vermarkter, Führungskräfte und Anbieter.
Die Integration von Gantt-Diagrammen macht Basecamp zu einer großartigen Software für die Veranstaltungsplanung. Benutzer können ihre Aufgaben einfach per Drag & Drop hierher ziehen, und Manager können sehen, woran jedes Teammitglied gerade arbeitet.
In dieser Phase können Sie einschätzen, ob Sie mit zunehmender Nähe zum Ereignis mehr Personal benötigen.
Die besten Features von Basecamp
- Einseitiges Dashboard für alle Projekte, Aufgaben und Zeitpläne
- Integrierter Echtzeit-Gruppenchat für die Kommunikation mit verschiedenen Teams
- Organisierter Workspace zum Speichern von Dokumenten und Dateien
Einschränkungen von Basecamp
- Keine Free-Pläne, es sei denn, Sie sind Student.
- Basecamp verfügt nicht über eine In-App-Videoaufzeichnung.
Preise für Basecamp
- Persönlich: 15 $ pro Monat
- Geschäft: 299 $ pro Monat
Basecamp-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,1/5 (über 5200 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 14.200 Bewertungen)
6. Wrike
Wenn Sie kleinere Online-Ereignisse wie Webinare organisieren möchten, empfehlen wir Ihnen die Software für Projektmanagement von Wrike.
Die Software verfügt über Vorlagen für die Planung von Ereignissen, mit denen Sie Fälligkeitsdaten verwalten, gemeinsame Kalender organisieren, den Fortschritt auf visuellen Boards verfolgen und das Budget überwachen können.
Die besten Features von Wrike
- Vorgefertigte Vorlagen optimieren die Planung wiederkehrender Ereignisse.
- Kanban-Boards mit benutzerdefinierten Dashboards, interaktiven Gantt-Diagrammen und dynamischen Kalender-Ansichten
- Benutzerdefinierte Workflows zur Überwachung des Fortschritts in Echtzeit
Limitierungen von Wrike
- Lernkurve für Erstbenutzer
- Die Gantt-Ansicht ist nur für zahlende Benutzer verfügbar.
Preise für Wrike
- Free
- Team: 9,80 $ pro Benutzer und Monat
- Geschäft: 24,80 $ pro Benutzer und Monat
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- Pinnacle: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Wrike
- G2: 4,2/5 (über 3400 Bewertungen)
- Capterra: 4,3/5 (über 2400 Bewertungen)
7. Notion
Wenn Sie eine Überraschungsgeburtstagsfeier für Ihren Partner organisieren möchten, kann Ihnen die Plattform für Projektmanagement von Notion dabei helfen, den Überblick zu behalten. Sie können Projektentwürfe mit integrierten Vorlagen erstellen, Notizen aufzeichnen und Kosten und Aktivitäten an einem zentralen hub zusammenfassen.
Die besten Features von Notion
- Notion KI ist ein kreativer Schreibpartner, mit dem Sie Ideen sammeln und Inhalte für Ereignisse erstellen können.
- Anpassbare Vorlagen zur Organisation Ihres Planungsprozesses
Limitierungen von Notion
- Einige Benutzer bemängeln das Fehlen eines integrierten Tools für die Berichterstellung.
Preise für Notion
- Free
- Plus: 8 $ pro Benutzer und Monat
- Geschäft: 15 $ pro Benutzer und Monat
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Notion
- G2: 4,7/5 (über 4800 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 1800 Bewertungen)
8. Cvent
Wenn Sie eine Messe organisieren, können Sie mit der Technologie für Ereignisse von Cvent Ihren Teilnehmern ein unvergessliches Erlebnis bieten.
Die Plattform für das Ereignis reduziert die Aufgaben vor dem Ereignis, sodass Sie Leads erfassen, qualifizieren und nachverfolgen können.
Die besten Features von Cvent
- Vereinfacht die Suche nach Veranstaltungsorten für Ereignisse durch die Verwaltung von Veranstaltungsorten.
- Das Ausstellermanagement optimiert die Aufgaben und die Kommunikation der Aussteller, um den Koordinationsaufwand zu reduzieren.
- Mit der Webinar-Plattform können Sie ansprechende Webinare für virtuelle Ereignisse erstellen.
Limitierungen von Cvent
- Die Plattform ist im Vergleich zu anderen tools auf dieser Liste teuer.
- Die Features können für technisch weniger versierte Benutzer und Erstbenutzer überwältigend sein.
Preise von Cvent
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Cvent
- G2: 4,3/5 (über 1700 Bewertungen)
- Capterra: 4,4/5 (über 900 Bewertungen)
9. Whova
Anstatt verschiedene Softwareprogramme für das Ticketing, die Kommunikation mit den Teilnehmern und die Logistik zu verwenden, bietet die Software für die Planung von Ereignissen Whova eine Komplettlösung für Organisatoren von Ereignissen.
Die einheitliche Hybrid-Eventplattform und Veranstaltungsort-Management-Software von Whova bietet digitale Stände für Ereignisse wie Karrieremessen, Ausstellungen und Messen.
Die besten Features von Whova
- Erstellen Sie mobilfähige Veranstaltungsbroschüren mit dem Branding Ihres Unternehmens.
- Versenden Sie Push-Benachrichtigungen mit gezielten Ankündigungen.
- Verwalten Sie Teilnehmer und Ticketing für Ereignisse über dieselbe Plattform.
Limitierungen von Whova
- Eingeschränkte Integrationen mit Plattformen von Drittanbietern
Preise von Whova
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Whova
- G2: 4,8/5 (über 1200 Bewertungen)
- Capterra: 4,8/5 (über 1700 Bewertungen)
10. Scoro
Erstellen Sie Projektbudgets, weisen Sie nicht abrechnungsfähige und abrechnungsfähige Arbeiten zu und verwalten Sie Meetings, Aufgaben und Rechnungen mit den Eventmanagement-Tools von Scoro.
Der Planer von Scoro bietet Ihnen eine Übersicht über individuelle Workloads, verfügbare Zeitfenster, potenzielle Überbuchungen und Termine.
Verfolgen Sie die abrechnungsfähigen und tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden für jedes Projekt oder jeden Client und übertragen Sie diese mit benutzerdefinierten Tarifen in mehreren Währungen in Rechnungen. Sie können auch automatisch Erinnerungen für überfällige Rechnungen versenden und so die Zahlungsabwicklung optimieren.
Die besten Features von Scoro
- Umfangreiche Funktionen für die Berichterstellung zur Analyse und Messung der Leistung des Ereignisses
- Erstellen Sie Angebote und schätzen Sie die Lieferkosten mit vorgefertigten Vorlagen.
- Die Ressourcenplanung stellt sicher, dass Aufgaben entsprechend der Kapazität der Planer für Ereignisse zugewiesen werden.
Limitierungen von Scoro
- Kein Free-Plan
- Einige Benutzer berichten von mangelnder Reaktionsfähigkeit des Kundensupports.
Preise für Scoro
- Essential: 26 $ pro Benutzer und Monat
- Standard: 37 $ pro Benutzer und Monat
- Pro: 63 $ pro Benutzer und Monat
- Ultimate: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Scoro-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,5/5 (über 380 Bewertungen)
- Capterra: 3,7/5 (über 1700 Bewertungen)
Planen Sie mit komplexer und anpassbarer Software für Ereignisse
Mit einem Tool für das Projektmanagement bei Ereignissen können Sie sicher sein, dass Ihre Ereignisse für die Teilnehmer unvergesslich bleiben und alles wie geplant verläuft. ?
Kernfunktionen wie Vorlagen für die Veranstaltungsplanung, ClickUp AI, Integrationen, Ziele und Projektmanagement ermöglichen es Ihnen, erfolgreiche Ereignisse zu organisieren, an die sich Ihre Teilnehmer noch lange erinnern werden. ?
Wenn Sie gerade dabei sind, Ihre nächste Veranstaltung zu organisieren, probieren Sie ClickUp kostenlos aus.