Der ultimative Leitfaden für Event-Projektmanagement

"Äh, warum gibt es keine veganen Gerichte?" "Die Band beschwert sich über das Mikrofon und die Beleuchtung." "Da ist ein Gast, der sagt, dass er auf jeden Fall zugesagt hat, aber ich kann ihn nicht auf der Liste finden!"_

Stellen Sie sich vor, Sie müssten sich um all diese Probleme kümmern, während Sie ein ganzes Ereignis managen!

Genau das müssen Projektleiter von Veranstaltungen zu erledigen, und so ist es nicht verwunderlich, dass sie ein wenig Hilfe brauchen, um das alles zu bewältigen.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über das Projektmanagement von Ereignissen wissen müssen, und wir stellen acht Tipps vor, die sich Veranstaltungsplaner von Projektmanagern abschauen können

die beste App für Ereignisse, mit der Sie alles zu erledigen haben

.

die Party kann beginnen! 🥳

Was ist Ereignis Projektmanagement?

Beim Projektmanagement von Ereignissen geht es um Planung, Organisation und

aufrechterhaltung eines erfolgreichen Ereignisses

.

Diese Ereignisse können rote Teppiche, Partys, Kongresse, Messen und alles andere sein, was Sie feiern können.

Obwohl Ereignisse immer lustig und unbeschwert zu sein scheinen, erfordert es eine Menge Arbeit, um es zu diesem Punkt zu bringen.

Die Planung von Ereignissen erfordert Budgetierung, Terminplanung, Reservierungen, Transportkoordination und vor allem gutes Essen!

Schließlich wollen Sie nicht, dass sich Ihre Gäste so fühlen:

Was sind die wichtigsten Bestandteile der Planung von Ereignissen im Projektmanagement?

Das Datum des Ereignisses und die Nummer der Gäste sind die beiden wichtigsten Faktoren bei der Planung einer Veranstaltung. Selbst wenn Sie ein kleineres Ereignis planen, können Sie mit der geschätzten Nummer der Gäste die Caterer, Evakuierungspläne und vieles mehr planen.

Im Folgenden finden Sie einige weitere wichtige Elemente, die in Ihrem Plan für ein Ereignis enthalten sein müssen:

• Das Ereignis: Wählen Sie eine bestimmte Art von Ereignis und ein bestimmtes Thema
• Veranstaltungsort: Wählen Sie einen Speicherort, der für das Ereignis, die Gäste und das Thema geeignet ist
• Budget: Schätzen Sie alle Ausgaben für das Ereignis und erstellen Sie einen budget für das Projekt
• Sponsoren: Besondere Ereignisse können teuer werden, und die Gewinnung von sponsoren kann Ihnen helfen, all diese Kosten zu bewältigen
• Freiwillige: wählen eine qualifizierte Crew aus und kümmern sich um Verträge und Rollen, reiserouten und Meetings
• Marketing: Hier geht es darum, Menschen für das Ereignis zu gewinnen. Zu erledigen ist dies über E-Mail-Marketing, Social-Media-Kampagnen oder gedruckte Anzeigen
• Unterhaltung: Wählen Sie eine Band, einen Hauptredner, Tänzer oder eine andere Art von Darbietung, um die Gäste zu unterhalten
• Produktion: Wenn das Ereignis live gestreamt wird, müssen Sie audiovisuelle Aufnahmen und Übertragungen organisieren
• Ausstattung: Stellen Sie sicher, dass WiFi, Mikrofone, Beleuchtung, Projektoren, Leinwände und Kabel ordnungsgemäß funktionieren
• Teilnehmer: Geben Sie allen Teilnehmern Infos über das Ereignis, wie z. B. Zahlungsvorgänge, Kontaktdaten und Wegbeschreibungen. Sie sollten auch Zugangsausweise ausgeben, um zu verhindern, dass sich Partycrasher einschleichen

Welche Gemeinsamkeiten gibt es zwischen Projektmanagement und dem Management von Ereignissen?

Hier sind drei Gemeinsamkeiten zwischen dem Management von Ereignissen und dem Projektmanagement:

1. Beide verwenden Meilensteine zur Nachverfolgung des Fortschritts

Sowohl Ereignis- als auch Projektmanager verwenden

meilensteine des Projekts

um sicherzustellen, dass alles pünktlich geliefert wird.

Was sind Meilensteine?

Meilensteine sind im Grunde genommen Kontrollpunkte, die Ihnen zeigen, wann Sie wichtige Ereignisse oder Aufgaben abgeschlossen haben. Im Projektmanagement könnte dies die Fertigstellung der

plan für das Projekt

.

Da es bei Ereignissen eine Menge beweglicher Teile gibt, helfen Meilensteine den Eventmanagern sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft.

Hier sind einige Pläne für Ereignisse

meilensteine des Projektmanagements

:

• Auswahl des Veranstaltungsortes
• Versendung der Einladungen
• Eröffnung des Ereignisses
• Auswertung nach der Veranstaltung

2. Beide verwenden Aufgabenlisten, um organisiert zu bleiben

Aufgabenlisten sind einfache Zu erledigen-Listen, die in der Regel kurzfristige Ziele enthalten. Sobald Sie diese Ziele abgeschlossen haben, kommen Sie Ihren Meilensteinen einen Schritt näher.

Projektleiter und Planer von Ereignissen verwenden Aufgabenlisten, um sicherzustellen, dass keine Aufgabe unerledigt bleibt. Stellen Sie sich vor, Sie hätten vergessen, die Musik zu organisieren, und Ihre Gäste würden sich so fühlen:

Hier ist ein Beispiel für eine Liste mit Aufgaben zur Planung eines Ereignisses:

• Meeting mit dem Client
• Besichtigung einiger Veranstaltungsorte
• Festlegen eines Budgets
• Festlegen der Termine für das Ereignis
• Erstellen der Website für das Ereignis
• Organisieren von Künstlern
• Organisieren von Sponsoren
• Erstellen einer Checkliste vor Ort
• Umfrage nach dem Ereignis

3. Beide erfordern eine teamübergreifende Zusammenarbeit

Das Projektmanagement ist auf den gemeinsamen Aufwand des Projektteams, des Finanzteams, des Marketingteams, des Produktionsteams und einer ganzen Reihe anderer angewiesen, um ein Projekt termingerecht abzuschließen.

Ähnlich verhält es sich mit der Durchführung eines erfolgreichen Ereignisses:

• Das Finanzteam, um genaue Budgets zu erstellen
• Das Team für die Verwaltung der Beziehungen zu den Clients, um die Wünsche der Gäste zu ermitteln
• Das Verkaufsteam, um Zahlungen und Eintrittskarten zu verwalten
• Die marketing Team zur Förderung des Ereignisses

Sie brauchen alle Hände voll zu tun, wenn Sie nicht wollen, dass Ihr Ereignis als eines der schlechtesten Ereignisse aller Zeiten in die Geschichte (oder den Ozean) eingeht!

Zu erledigen: Was macht ein Projektleiter für Ereignisse?

Event-Projektmanager müssen das Ereignis von der ersten Konzeption bis zum erfolgreichen Abschluss des Ereignisses managen.

Ein Veranstaltungsplaner ist im Grunde ein Superheld, da er mit Dingen umgehen muss, die außerhalb seiner Kontrolle liegen, wie plötzliche schlechte Wetterbedingungen, verspätete Flüge und Stromausfälle.

Zusätzlich zu den Aufgaben eines Superhelden gibt es noch einige andere Aufgaben eines Eventmanagers:

• Festlegen von Meilensteinen, Zeitplänen und Fristen für das Projekt
• Organisieren Sie ein Ereignis, das den Anforderungen des Unternehmens entsprichtziele und Vorgaben* Auswahl eines Veranstaltungsortes, der Dekoration, des Caterers und der Unterhaltung 🎸
• Aushandeln von Verträgen mit Anbietern und Kunden
• Maintainer des Budgets für Ereignisse
• Lösung von Problemen der Clients, die während des Ereignisses auftreten. Beispiel: Gäste beschweren sich über den Inhalt des Comedians

hätte der Manager des Ereignisses uns doch nur beauftragt 😉

8 Tipps, die sich Veranstaltungsplaner von Projektmanagern abschauen können

Ein Veranstaltungsplaner hat ähnliche Aufgaben wie ein Projektmanager. Der einzige Unterschied besteht darin, dass ein Event-Manager mehr Geduld haben muss, da er die Leute mit Essen, Wärme und Unterhaltung versorgen muss!

Damit Ihre Geduld nicht zur Neige geht, finden Sie hier acht Tipps, die Sie sich von Projektmanagern abschauen können:

Tipp 1: Erstellen Sie einen Plan für das Projekt

Zunächst müssen Sie ein Konzept für ein Ereignis erstellen.

Dazu gehört, dass Sie festlegen, welche Art von Ereignis Sie veranstalten werden, welche Ziele das Ereignis hat, welche Zeitvorgaben gelten und welche Aufgaben und Mitglieder des Teams im Einzelnen beteiligt sind.

A. Ziele

Sie können sich ein konkretes Ziel setzen, z. B. 500 Gäste für das Ereignis zu gewinnen, oder Sie können immaterielle Ziele einstellen, z. B. ein Bewusstsein für ökologische Nachhaltigkeit zu schaffen. #RettetdenPlanet 🌳

Wie auch immer Sie sich entscheiden, Sie müssen ein Tool wie ClickUp verwenden, um Ihre Fortschritte in Richtung dieser Ziele zu messen.

Warte... Was ist ClickUp?

ClickUp ist eine der weltweit größten

höchstbewerteten

software für Produktivität und Ereignis-Management

eingesetzt von hochproduktiven Teams

in kleinen und großen Unternehmen.

Mit Features wie

Dokumente

mit denen Sie schöne Ereignis-Programme erstellen können, um hilfreiche

Erinnerungen

die dafür sorgen, dass man nie vergisst, den Kuchen abzuholen, ist ClickUp das mit Ereignissen gefüllte

projektmanagement tool

da draußen.

Kommen wir nun darauf zurück, wie ClickUp Sie bei der Einstellung von Zielen für Ereignisse unterstützen kann.

Ziele in ClickUp

sind übergeordnete Ziele, die in kleinere Ziele unterteilt werden können

Einzelziele

Jedes Mal, wenn du ein Ziel abschließt, kommst du deinem Ziel näher.

ClickUp zeigt auch den Fortschritt deines Ziels in Prozent an, damit du genau weißt, wo du stehst.

Interessieren Sie sich für Ziele im Team? Hier finden Sie mehr über

wie Sie ClickUp nutzen können, um Ziele für Ihr Team einzustellen

B. Beschränkungen

Wenn Sie ein Ereignis planen, werden Sie zwangsläufig auf einige Einschränkungen stoßen.

Das kann ein begrenztes Budget sein, ein kleiner Veranstaltungsort, eine knappe Frist oder ein begrenztes Team an Mitgliedern.

Es ist wichtig, diese Zwänge zu erkennen, damit Sie das Ereignis unter Berücksichtigung dieser Zwänge organisieren können.

Ein guter Organisator eines Ereignisses nutzt die Einschränkungen als Chance, kreativ zu werden! Wenn Sie zum Beispiel nur begrenzten Space haben, können Sie die Seitentüren öffnen, um einen zusätzlichen Zeltbereich zu schaffen. 🎪

ClickUp kann Ihnen helfen, mit diesen Einschränkungen umzugehen

diagramme für das Projektmanagement

,

vorlagen für die Planung von Ereignissen

und Ansichten:

• Gantt-Diagramm-Ansicht : In dieser Ansicht können Sie Aufgaben planen, Fristen verwalten und Engpässe bewältigen
• Vorlage für die Budgetierung : Visualisieren Sie Ihre Ausgaben für Ereignisse und erstellen Sie ein Budget
• Kartenansicht : Wählen Sie einen Speicherort für Ihr nächstes Ereignis und prüfen Sie, wie groß der Veranstaltungsort ist

C. Delegation von Aufgaben

Um Ereignisse richtig zu verwalten, müssen Sie große Aufgaben in kleinere Arbeitsabschnitte unterteilen und ihnen Fälligkeitsdaten zuweisen.

Ein Beispiel: Um einen Veranstaltungsort zu sichern, müssen Sie:

• Veranstaltungsorte recherchieren
• Persönliche Besuche durchführen
• Verträge unterzeichnen
• Zahlungen einreichen

Hier sollten Sie auch ein Projektteam für das Ereignis auswählen und den Mitgliedern des Teams bestimmte Aufgaben zuweisen.

Zum Glück kann ClickUp Ihnen bei allen der oben genannten Aufgaben helfen.

Alles, was Sie dazu erledigen müssen, ist eine Aufgabe erstellen in ClickUp und aufgaben zuweisen an eine einzelner Mitarbeiter , mehrere Mitarbeiter oder eine Team. Sie können auch Folgendes hinzufügen fälligkeitsdaten zu Ihren Aufgaben.

Mit ClickUp können Sie auch einfache Aufgaben-Checklisten und weisen Sie die Aufgaben einem bestimmten Mitglied des Teams zu.

Eine effektive Delegation von Aufgaben hilft Teams, große Fehler zu vermeiden, wie z. B. die Buchung des Hauptredners auf dem falschen Flug.

Tipp 2: Meilensteine setzen

Nachdem Sie nun Ihre Aufgaben und Fristen festgelegt haben, müssen Sie einige meilensteine .

Ihr Meilenstein könnte darin bestehen, eine Woche vor dem Ereignis 400 Eintrittskarten zu verkaufen, oder zwei Wochen nach dem Ereignis 250 Twitter-Follower zu gewinnen.

Sobald Sie einschalten

ClickUp's Meilensteine ClickApp

, Aufgaben werden in Fortschrittsmarkierungen umgewandelt.

Sie können Ihre Meilensteine auch in der

Gantt-Diagramm-Ansicht

. Sie werden als rautenförmige Formen dargestellt, so dass Sie alle großen, glänzenden Ereignisse, die abgeschlossen werden müssen, leicht erkennen können.🔶

Tipp 3: Teamwork macht das Ereignis zur Arbeit

Um ein erfolgreiches Ereignis zu organisieren, müssen Sie sicherstellen, dass jeder seine Aufgaben kennt.

Die Kommunikation des Projektplans mit allen Abteilungen und die Einstellung wöchentlicher Team Meetings sorgt dafür, dass alle auf der gleichen Seite stehen und die

zusammenarbeit im Team

.

Wenn Sie eine Veranstaltung mit rotem Teppich ausrichten, kann Ihr Team auf diese Weise problemlos zusammenarbeiten, um ein fantastisches Ereignis auf die Beine zu stellen:

Mit ClickUp können Sie auch Folgendes einstellen

Benutzerdefinierte Rollen

für jedes Projekt.

Auf diese Weise hat jeder Zugriff auf die richtigen Dokumente und weiß, welche Rolle er spielen muss.

Ihr Ereignis Team braucht auch eine Möglichkeit, schnell zu kommunizieren. Mit

ClickUp's Chat-Ansicht

kann Ihr Team alles besprechen, von anstehenden Aufgaben bis hin zu aufregenden Ereignissen.

sie müssen erstellen und lieferantenlisten austauschen_ ?_

Dokumente

in ClickUp sind der perfekte Ort für Sie, um ein beliebiges digitales Dokument zu erstellen, das mit Mitgliedern des Teams freigegeben werden kann und

internen Stakeholdern

.

Manchmal ist ein persönliches Meeting nicht notwendig. Deshalb hat ClickUp eine

Zoom-Integration

mit der Sie schnell auf Zoom-Anrufe zugreifen können, ohne ClickUp verlassen zu müssen!

Wenn Sie jedoch Meetings der alten Schule bevorzugen, stellen Sie einfach

wiederholende Aufgaben

für Ihre wöchentlichen Meetings, damit Sie sie nicht vergessen:

Tipp 4: Immer den Fortschritt nachverfolgen

Event-Profis wissen, wie wichtig die Nachverfolgung von Fortschritten bei Projektaufgaben und Terminen ist.

Die Nachverfolgung des Fortschritts hilft Ihrem Team, festzustellen, wie viel Arbeit noch übrig ist und ob die Fristen eingehalten werden können. Außerdem können Sie so Ihre Kunden über eventuelle Verzögerungen auf dem Laufenden halten.

ClickUp macht die Nachverfolgung des Fortschritts zu einem Kinderspiel.

Mit

Benutzerdefinierte Status

, können Sie Ihrem Projekt verschiedene Phasen hinzufügen, z. B. "Logistik", "Einladungen" und "Tag des Ereignisses" Auf diese Weise können Sie einen Workflow für Ihr Ereignis erstellen, der Ihren Bedürfnissen entspricht.

sie möchten den Fortschritt Ihrer High-End _Unternehmensveranstaltung genau im Auge behalten?

Dashboards

geben Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihr Ereignis. Hier,

können Sie den Fortschritt des Projekts überwachen

, die Leistung der Mitarbeiter und Engpässe in Ihrem Workflow.

Sie können auch hinzufügen

Sprint Widgets

wie

Diagramme zu Verbrennungen

,

Diagramme zum Ausbrand

,

Kumulative Flow-Diagramme

, und

Diagramme zur Geschwindigkeit

zu Ihrem Dashboard, um sicherzustellen, dass Sie das beste Ereignis veranstalten:

Tipp 5: Führung und Vertrauen zeigen

Wenn Sie Ihre Führungsqualitäten und Ihr Selbstvertrauen unter Beweis stellen, können Sie Ihr Team motivieren.

Dies ist besonders wichtig für das Risikomanagement.

zu erledigen?_Was meinen wir?

Bei Ereignissen ist immer viel los, und manchmal kann etwas schief gehen. Zum Beispiel könnte ein Feuer ausbrechen oder ein Kampf stattfinden.

Was auch immer passiert, Sie können nicht zulassen, dass Ihre Gäste und Ihr Team wie kopflose Hühner auf und ab rennen.

Die Kunst besteht darin, ruhig und gelassen zu bleiben, damit Ihr Team nachziehen kann.

Sie wissen nicht, wie Sie mit der Hektik des Projektmanagements umgehen sollen? Hier sind

3 Projektmanagement-Tipps für vielbeschäftigte Manager

.

Tipp 6: flexibel sein

Wenn Sie ein flexibler Manager von Ereignissen sind, werden Sie in der Lage sein, mit Verzögerungen, Engpässen und anderen Herausforderungen umzugehen.

Und ein flexibler Teamkollege zu sein bedeutet, dass Sie sich die Meinungen anderer Leute anhören, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Dies ist für das Management von Ereignissen unglaublich wichtig, da sich alles in letzter Minute ändern kann und Sie keine andere Wahl haben, als sich anzupassen.

Aber mit einem flexiblen Projektmanagement tool, wie ClickUp, können Sie alles bewältigen, was auf Sie zukommt.

ClickUp bietet eine Vielzahl von

flexible Ansichten

für jede Abteilung in Ihrer Organisation:

• Listenansicht ansicht Ihrer Aufgaben in einer ausgefeilten Liste und einfaches Filtern, Sortieren und Gruppieren von Spalten
• Board-Ansicht haben Sie ein agiles Team für das Management von Ereignissen? Verwenden Sie diese Ansicht, um Aufgaben durch Ihr agiler Workflow
• Box-Ansicht : sehen, woran alle arbeiten, was erledigt wurde und wer noch Space auf seinem Teller hat
• Workload-Ansicht: verwalten Sie die Kapazität Ihres Teams, um sicherzustellen, dass niemand ausbrennt
• Ansicht der Zeitleiste verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihren Zeitplan für ein bevorstehendes Ereignis

Ziehen und Ablegen auf

aufgaben planen

in der Ansicht "Zeitleiste" von ClickUp.

Tipp 7: Liefern Sie ein großartiges Endprodukt

Erinnern Sie sich, als wir erwähnten, dass ein Event-Projektmanager Ereignisse von ihrer Konzeption bis zu ihrem Abschluss überwachen muss?

Ja, nun, Projektmanager müssen das Gleiche zu erledigen. Vielleicht ist das ein Trick, den Projektmanager von Veranstaltungsplanern gelernt haben 😉

Es spielt keine Rolle, ob in der Küche ein kleines Feuer ausgebrochen ist oder ob einer der DJs in letzter Minute ausgewechselt werden musste. Das Einzige, was zählt, ist der Erfolg und die Qualität des Ereignisses.

Das Ergebnis des Ereignisses ist das, was Ihre Gäste noch Wochen und Monate nach dem Ereignis mitnehmen.

Eine fantastische Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre zukünftigen Ereignisse noch erfolgreicher werden, ist das Einholen von Feedback von Ihren Gästen und Mitarbeitern.

ClickUp's Formular-Ansicht

können Sie schöne benutzerdefinierte Formulare erstellen. Diese Formulare können über einen Link freigegeben oder in Seiten integriert werden. Antworten auf Formulare werden automatisch in Aufgaben umgewandelt und können durch einen Workflow bewegt werden, wenn Sie bereit sind.

Tipp 8: Nachbesprechung

Die Nachbesprechung findet erst nach dem Ende des Ereignisses statt.

Alle Künstler fliegen zurück in ihre Heimatstadt, die Fotos des Ereignisses sind überall in den sozialen Medien zu sehen, und die Reihenfolge der Bestellungen wird bearbeitet.

Jetzt müssen Sie ein Meeting mit Ihrem Projekt Team und Ihren Kunden ansetzen, um zu besprechen, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann.

Um diesen Prozess zu erleichtern, sollten Sie Ihre Mitarbeiter bitten, alle Probleme zu notieren, auf die sie während der Planung eines Ereignisses stoßen.
Apropos Notizen machen,

ClickUp's Notepad

ist ein kostenloser Online Space für Ihr Event Team, um Ideen und Probleme in Echtzeit zu notieren. Sie können sogar

ihre Notizen in Aufgaben umwandeln

für die Nachbesprechung in der Sitzung um.

du dachtest, das wäre das Ende dieses Ereignisses? mach dich bereit für die After-Party, denn wir sind noch nicht erledigt

Hier sind noch mehr Möglichkeiten, wie ClickUp Ihnen helfen kann, Ihre Ereignisse zu verwalten:

• Vorlagen verwenden die Vorlage für die Verwaltung von Ereignissen , Vorlage für Party-Planung , und Vorlage für die Planung von Ereignissen zur Durchführung konsistenter Ereignisse
• Prüfung und Anmerkungen : Zusammenarbeit bei der Werbung für das Ereignis und Zusammenarbeit mit den Clients, um die Vertragsfreigabe zu beschleunigen
• Mindmaps : Brainstorming zu schönen Ereignisthemen und Erstellen von Karten für den Workflow eines Ereignisses
• Aufgaben-Prioritäten beschreibung der Aufgaben als dringend, hoch, normal oder niedrig priorisiert, damit Ihr Event Team die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abschließt
• E-Mail-ClickApp bleiben Sie in Kontakt mit einem Stakeholder, der E-Mails bevorzugt, indem Sie direkt aus ClickUp Aufgaben heraus E-Mails senden und empfangen

Das letzte Ereignis 🎭

Auch wenn Veranstaltungen einen Riesenspaß machen, ist es ein ganz anderes Ereignis, alles reibungslos ablaufen zu lassen!

Zum Glück ist das Ereignis

projektmanagement tools

können Ihnen helfen, alles zu managen, ohne das Ereignis in einen Zirkus zu verwandeln.

Aber wenn Sie wollen, dass Ihre Ereignisse ein Erfolg werden, müssen Sie Folgendes tun

umfassende Software zur Planung von Ereignissen

wie ClickUp.

ClickUp hat Features wie

aufgabe Abhängigkeiten

, genau

zeitschätzungen

und leistungsfähige

mobile Apps

die Ihnen helfen, gut organisierte, erfolgreiche Ereignisse zu starten.

Testen Sie ClickUp noch heute kostenlos

um ein Tool kennenzulernen, das Ihnen helfen kann, das Ereignis Ihres Lebens zu organisieren!