كيفية استخدام مهام Gemini وزيادة الإنتاجية

تسهل مهام Gemini، المعروفة أيضًا باسم Gemini في مهام Google، تسجيل التذكيرات.

إنها طريقة سريعة لتحويل الأفكار العابرة إلى مهام يجب القيام بها.

في هذا الدليل، سنوضح لك كيفية إعداد مهام Gemini بشكل فعال.

سترى أين تعمل بشكل أفضل وكيف تتكامل مع العمل في العالم الحقيقي، حيث التعاون والسياق أمران بالغا الأهمية.

ما هي مهام Gemini؟

Gemini + Google Tasks combo هي ميزة مدعومة بالذكاء الاصطناعي من Google Workspace لإدارة مهامك. وهي مدمجة في مساعد Gemini وتستخدم معالجة اللغة الطبيعية، مما يعني أنه يمكنك إنشاء مهام بمجرد التحدث أو الكتابة باللغة الإنجليزية البسيطة.

اعتبرها بمثابة مساعد إنتاجية يستمع إلى أوامرك.

عندما تطلب من Gemini إنشاء تذكير، فإنه يتصل مباشرة بحساب Google Tasks الخاص بك. يتيح سير العمل المتكامل هذا مزامنة المهام بسلاسة عبر Google Workspace، بحيث تظهر قائمة المهام التي تم إنشاؤها بصوتك تلقائيًا في Google Calendar.

الغرض الأساسي من هذه الميزة هو تسهيل الإنتاجية الشخصية لأي شخص يستخدم بالفعل تطبيقات Google.

كيفية ربط Google Tasks بـ Gemini

لقد سمعت عن استخدام الذكاء الاصطناعي في المهام، ولكنك قلق من أن إعداده سيكون أمرًا صعبًا.

غالبًا ما يمنع هذا التوتر الأشخاص من البدء. والنتيجة؟ يفقدون الراحة التي يمكن أن توفرها الذكاء الاصطناعي.

يعد ربط Google Tasks بـ Gemini أمرًا بسيطًا للغاية ويجنبك هذا الإحباط. يتيح هذا التكامل لـ Gemini قراءة العناصر في قائمة Google Tasks وإنشائها وتعديلها.

بالنسبة لمعظم الأشخاص الذين يستخدمون Google لإدارة المشاريع، يتم هذا الاتصال تلقائيًا. ومع ذلك، قد يحتاج أصحاب الحسابات الشخصية إلى تمكينه في إعداداتهم.

الخطوة 1: سجّل الدخول إلى Gemini

أولاً، انتقل إلى gemini.google.com أو افتح تطبيق Gemini على هاتفك. كل ما عليك فعله هو تسجيل الدخول بحساب Google الخاص بك. تربط خطوة المصادقة البسيطة هذه الوظائف الأساسية تلقائيًا.

إذا كنت تستخدم حسابًا خاصًا بالشركة، فقد يحتاج المسؤول إلى الموافقة على الإضافات أولاً. بالنسبة لمعظم المستخدمين، تستغرق هذه الخطوة أقل من دقيقة.

الخطوة 2: ربط Google Workspace

بمجرد تسجيل الدخول، ابحث عن قائمة الإعدادات وابحث عن الإضافات. ستحتاج إلى تمكين إضافة Google Workspace لمنح Gemini الإذن للوصول إلى تطبيقاتك الأخرى. هذا هو المفتاح الذي يطلق العنان لإمكاناته الكاملة.

إليك ما تسمح لـ Gemini بالقيام به:

إذا غيرت رأيك في أي وقت، يمكنك إيقاف تشغيل هذه الأذونات في إعدادات حساب Google الخاص بك في أي وقت.

📮 ClickUp Insight: 45٪ من المشاركين في استطلاعنا يقولون إنهم يبقون علامات التبويب الخاصة بالبحوث المتعلقة بالعمل مفتوحة لأسابيع. بالنسبة لـ 23٪ آخرين، تتضمن علامات التبويب هذه سلاسل محادثات AI مليئة بالسياق.

بشكل أساسي، الغالبية العظمى تعتمد على علامات التبويب الهشة في المتصفح لتخزين الذاكرة والسياق. كرر معنا: علامات التبويب ليست قواعد معرفية. 👀

ClickUp BrainGPT يغير قواعد اللعبة هنا.

تتيح لك هذه التطبيق الفائق الذي يعمل بالذكاء الاصطناعي البحث في مساحة عملك والتفاعل مع نماذج متعددة من الذكاء الاصطناعي وحتى استخدام الأوامر الصوتية لاسترداد السياق من واجهة واحدة. نظرًا لأن MAX موجود على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، فإنه لا يتنافس على مساحة علامات التبويب ويمكنه حفظ المحادثات حتى تقوم بحذفها!

كيفية إضافة المهام والتذكيرات باستخدام Gemini

إذا سئمت من النقر على قوائم لا نهاية لها لمجرد إضافة عنصر بسيط إلى قائمة المهام، فستشعر أن إنشاء المهام مهمة شاقة، لذا ستتجنبها.

يكمن جمال Gemini في أنه يستبدل النقرات المملة بمطالبات محادثة.

ما عليك سوى التحدث أو كتابة ما تريد القيام به، وسيقوم المساعد الذكي بتفسير طلبك. على الرغم من أن هذا يبدو سحريًا بالنسبة للتذكيرات البسيطة، إلا أن تفسير الذكاء الاصطناعي قد يخطئ أحيانًا في الطلبات الأكثر تعقيدًا.

إضافة مهام بتفاصيل محددة

يمكنك إضافة مهام مع التواريخ والأوقات والملاحظات بمجرد نطق ما تريد. يفهم تحليل اللغة الطبيعية في Gemini التفاصيل ويملؤها نيابة عنك. يعمل هذا بشكل رائع مع المهام الشخصية البسيطة التي لا تتطلب الكثير من السياق.

جرب بعض هذه المطالبات لترى كيف تعمل:

على الرغم من أن هذه الميزة مثالية للتذكيرات الشخصية، ستجد أن إضافة سياق المشروع أو تعيين المهام لزميل في الفريق أو تعيين التبعيات يتطلب أداة مختلفة.

أضف مهام بناءً على سياق المحادثة

هل سبق لك أن كنت في اجتماع وخطرت لك فكرة رائعة، ثم نسيتها بعد لحظات؟ يحدث هذا عندما تكون أفكارك منفصلة عن عملك. يحاول Gemini حل هذه المشكلة من خلال السماح لك بإنشاء مهام مباشرة من محادثاتك الجارية.

إذا كنت تناقش مشروعًا، يمكنك ببساطة أن تقول: "أضف هذه النقطة كمهمة". وهذا مفيد لتسجيل بنود العمل أثناء جلسة العصف الذهني.

كيفية عرض مهام Gemini وتحديثها

يمكنك الاطلاع على مهامك عن طريق سؤال Gemini مباشرةً أو فتح تطبيق Google Tasks أو التحقق من تقويم Google الخاص بك. سيقرأ Gemini قائمة المهام الخاصة بك عند الطلب، ولكنه لا يحل محل لوحة معلومات المشروع الحقيقية.

عرض المهام والتذكيرات القادمة

للتعرف على جدولك الزمني، يمكنك طرح أسئلة بسيطة على Gemini. يقوم Gemini بسحب المعلومات من Google Tasks وعرضها في شكل محادثة.

إليك بعض المطالبات التي يمكنك تجربتها:

يرجى ملاحظة أن النتائج تعتمد على النص فقط. لن تحصل على مخطط زمني مرئي أو لوحة Kanban أو مصفوفة قائمة أولويات لمساعدتك في تنظيم عملك.

تحرير أو حذف المهام الموجودة

تمامًا كما تقوم بإنشاء المهام بصوتك، يمكنك تعديلها بنفس الطريقة. يمكنك تغيير تواريخ الاستحقاق أو وضع علامة على العناصر على أنها مكتملة أو إزالتها تمامًا.

على سبيل المثال، يمكنك أن تقول:

يحتاج Gemini إلى سياق كافٍ لمعرفة المهمة التي تشير إليها. إذا كنت بحاجة إلى تعديل أو إعادة تنظيم عدة مهام في وقت واحد، فسيتعين عليك القيام بذلك يدويًا في تطبيق Google Tasks. لا يدعم Gemini حاليًا الإجراءات الجماعية.

كيفية أتمتة المهام باستخدام الإجراءات المجدولة في Gemini

إن إنشاء المهام المتكررة نفسها يدويًا كل أسبوع هو مضيعة للوقت والجهد.

على سبيل المثال، قد يكون لديك تقرير أسبوعي لتقديمه أو اجتماع يومي للتحضير له، وقد يؤدي نسيان هذه المهام المتكررة إلى حدوث مشاكل. افتح Gemini (الويب أو التطبيق).

✅ قدم موجهًا للجدولة. يجب أن تكون محددًا بشأن ماذا ومتى.

✅ تأكيد الإجراء: سيعرض Gemini ملخصًا للجدول الزمني. يمكنك بعد ذلك تعديله أو ضبطه حسب الحاجة.

✅ إدارة الإجراءات: يمكنك العثور عليها في الإعدادات > الإجراءات المجدولة. من هناك، يمكنك إيقافها مؤقتًا أو تعديلها أو حذفها.

هذا يخلق إحساسًا زائفًا بالأتمتة. لا تزال تفتقر إلى القدرة على ربط الإجراءات عبر أدواتك. تتضمن أتمتة سير العمل الحقيقية محفزات وشروط وإجراءات تدفع العمل إلى الأمام.

قيود مهام Gemini: أين تنهار

لقد جربت استخدام Gemini في مشروع جماعي، والآن أصبح كل شيء غير منظم بعض الشيء.

المهام مبعثرة. لا أحد يعرف من المسؤول عن ماذا، وقائمة المهام الخاصة بك منفصلة تمامًا عن خطة مشروعك.

هذا الفوضى هو نتيجة مباشرة لاستخدام أداة إنتاجية شخصية للعمل التعاوني.

تعد Gemini + Google Tasks مفيدة حقًا للتذكيرات الشخصية. ولكنها ليست مصممة لإدارة المشاريع مع الفرق والمواعيد النهائية والأجزاء المترابطة. وإليك نقاط ضعفها:

لماذا يتفوق ClickUp Brain على مهام Gemini في إنتاجية الفريق

المساعدون الشخصيون الذين يعملون بالذكاء الاصطناعي بارعون في تسجيل الأفكار.

ومع ذلك، غالبًا ما تنهار إنتاجية الفريق لاحقًا، عندما يتعين تحويل تلك الأفكار إلى عمل مشترك ومنسق.

يتم إنشاء المهام، ولكن السياق موجود في مكان آخر. القرارات موجودة في ملاحظات الاجتماعات. المتابعات تختفي في الدردشة. تتباطأ المشاريع ليس لأن الناس ينسون، ولكن لأن العمل يفقد نسيجه الترابطي.

وهنا يأتي دور مساحة العمل المتكاملة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي، مثل ClickUp، وهي منصة واحدة تجمع بين المشاريع والوثائق والمحادثات والتحليلات.

بفضل الذكاء الاصطناعي السياقي، مثل ClickUp Brain، المدمج كطبقة ذكاء تفهم عملك، فإنه يحل بشكل فعال مشكلة توسع العمل، أي تجزئة أنشطة العمل عبر تطبيقات SaaS التي لا تتواصل مع بعضها البعض.

عندما تفهم الذكاء الاصطناعي مساحة العمل بأكملها، يظل العمل متصلاً

تتحسن الإنتاجية عندما يفهم الذكاء الاصطناعي أكثر من موجه واحد أو أمر صوتي واحد. فهو يحتاج إلى معرفة المشروع الذي تنتمي إليه المهمة، والوثيقة التي تشرحها، ومن يملك العمل، وما الذي يعتمد عليها بعد ذلك.

في مساحة العمل المتكاملة للذكاء الاصطناعي في ClickUp، هذا السياق موجود بالفعل. المهام والمستندات والدردشة والتقويمات والأهداف موجودة في نظام واحد. يعمل ClickUp Brain عبر كل ذلك، ويربط العمل بدلاً من تجزئته.

تتحول الاجتماعات مباشرة إلى بنود عمل

الاجتماعات هي المكان الذي يتم فيه إنشاء السياق وغالبًا ما يتم فقدانه. يتم تدوين الملاحظات، ولكن عناصر العمل مبعثرة عبر الأدوات. تتطلب أداة مثل Gemini إعدادًا إضافيًا عندما تحاول ربط هذا السياق بمهامك.

مع AI Notetaker من ClickUp، يتم تسجيل الاجتماعات تلقائيًا. يتم تسجيل القرارات والمتابعات ونقاط المناقشة الرئيسية فور حدوثها. ثم يقوم ClickUp Brain بتحويل هذه الملاحظات إلى مهام ومهام فرعية منظمة، مرتبطة بالفعل بالمشروع والوثيقة والأشخاص المناسبين.

والنتيجة بسيطة. تقليل عمليات التنظيف اليدوية، وتحديد المسؤولية بوضوح، ومتابعة أسرع!

المستندات والدردشة والمهام التي تعزز بعضها البعض

تسير الأعمال بشكل أسرع عندما تظل المعرفة والمحادثات والتنفيذ متصلة ببعضها البعض.

باعتباره مساحة عمل متكاملة تعمل بالذكاء الاصطناعي، يوفر لك ClickUp مجموعة كاملة من الميزات. مستندات ClickUp ليست ملفات ثابتة. فهي مرتبطة مباشرة بالمهام التي تدعمها. يحافظ ClickUp Chat على المحادثات مرتبطة بالعمل الحقيقي، ولا تنتقل إلى قنوات منفصلة.

يعمل ClickUp Brain على كلا النظامين. يمكنه تلخيص المستندات واستخراج عناصر العمل والإجابة على الأسئلة في الدردشة وتحويل المحادثات إلى مهام دون فقدان السياق. بدلاً من إعادة شرح العمل، تواصل الفرق المضي قدمًا.

وكلاء الذكاء الاصطناعي الذين يتصرفون وفقًا للسياق

بمجرد تنظيم العمل، تبدأ ميزات الذكاء الاصطناعي والأتمتة في ClickUp في العمل للمساعدة في تقليل الجهد اليدوي.

باستخدام ClickUp Automations، يمكن تعيين المهام بناءً على الدور أو حجم العمل، مما يتيح توزيع المهام بشكل أكثر كفاءة. يمكن أن تؤدي تغييرات الحالة إلى إجراء عمليات التسليم. يمكن أن تُعلم المواعيد النهائية الأشخاص المعنيين تلقائيًا.

بالنسبة لعمليات سير العمل الأكثر تعقيدًا، يمكن تفويض المهام إلى Super Agents للمتابعة أو إعداد التقارير أو التنفيذ. نظرًا لأن الوكلاء يفهمون بالفعل مساحة العمل، فإن عملك يسير بسلاسة!

منصة واحدة، طبقة ذكاء واحدة

يوفر ClickUp أيضًا إمكانية الوصول إلى نماذج متعددة من الذكاء الاصطناعي داخل Brain، مما يسمح للفرق باختيار الذكاء المناسب لمهام مثل الكتابة أو التخطيط أو التحليل أو التنفيذ.

يمكنك أيضًا ذكر @brain في أي مكان، في المهام أو المستندات أو التعليقات أو الدردشة، والحصول على ردود تستند إلى سياق المشروع الفعلي والتطبيقات المدمجة وحتى المعرفة على الويب.

الفرق واضح. تساعدك الذكاء الاصطناعي البسيط على تذكر الأشياء. تساعد الذكاء الاصطناعي السياقي الفرق على إدارة العمل.

من خلال الجمع بين المهام و Docs و Chat والأتمتة و ClickUp Brain، يصبح ClickUp منصة عمل كاملة مدعومة بالذكاء الاصطناعي حيث لا يتم فقط تسجيل الأفكار. بل يتم تنفيذها أيضًا.

ما الفرق بين مهام Gemini وتطبيق مخصص لإدارة المهام مثل ClickUp؟

يكمن الاختلاف الأساسي في التذكيرات الشخصية مقابل إدارة مشاريع الفريق. على الرغم من أن كلاهما يستخدم الذكاء الاصطناعي لإنشاء المهام، إلا أن الغرض منهما وقدراتهما مختلفان تمامًا.

أنجز المزيد مع ClickUp!

لنكن واضحين: Gemini Tasks هي أداة رائعة للغرض الذي صُممت من أجله — تسجيل التذكيرات الشخصية السريعة والمهام التي يجب القيام بها بصوتك.

واجهة اللغة الطبيعية الخاصة بها سلسة للغاية وتعد مثالًا رائعًا على كيفية تسهيل الذكاء الاصطناعي للحياة اليومية. ✨

ولكن عندما يتعلق الأمر بإدارة العمل الحقيقي، فإن المساعدين الشخصيين الذين يعملون بالذكاء الاصطناعي لديهم حدود.

تدرك بسرعة أن الإنتاجية تتطلب أكثر من مجرد قائمة مهام. فهي تتطلب مهام مرتبطة بالمشاريع والفرق والأهداف.

غالبًا ما ينتهي البحث عن "كيفية استخدام مهام Gemini" باكتشاف أنك بحاجة إلى أداة مصممة للتعاون، وليس للمحادثة فقط.

يعتمد النهج الصحيح على احتياجاتك. بالنسبة للفرق المستعدة لتجاوز قوائم المهام الشخصية والدخول إلى عالم إدارة العمل المتصل والمدعوم بالذكاء الاصطناعي، فإن ClickUp على استعداد للمساعدة.

ابدأ مجانًا مع ClickUp واختبر الفرق الذي يحدثه مساحة عمل متكاملة حقًا حيث تفهم الذكاء الاصطناعي سياق مشروعك بالكامل، وليس فقط المهام المنفصلة.

الأسئلة المتداولة

تتزامن مهام Gemini بشكل أساسي مع تطبيقات Google Workspace، مثل المهام والتقويم، ولكنها لا تتكامل مباشرة مع برامج إدارة المهام التابعة لجهات خارجية. ستبقى مهامك داخل نظام Google ما لم تقم بنقلها يدويًا.

تخضع بياناتك لسياسة خصوصية Google. بالنسبة لمستخدمي Gemini العاديين، قد تستخدم Google المحادثات لتحسين المنتجات. ومع ذلك، بالنسبة لمستخدمي Workspace Enterprise/Business الذين يستخدمون الوظيفة الإضافية Gemini، تنص Google صراحةً على أن البيانات لا تُستخدم لتدريب نماذجها.

بينما تسمح Google Tasks بـ "القوائم المشتركة" (المسجلة في مجموعة أو مساحة)، فإن قدرة Gemini على التفاعل مع تلك القوائم المشتركة محدودة للغاية حاليًا مقارنة بالقوائم الشخصية. لا يمكنها "تعيين" مهمة لزميل في الفريق عبر أمر صوتي.

تُستخدم مهام Gemini بشكل أساسي لإنشاء تذكيرات شخصية ومهام فردية من خلال مطالبات باللغة الطبيعية. تتزامن مع مهام Google والتقويم لدعم الإنتاجية الشخصية.

هل Gemini Tasks مفيد لإنتاجية الفريق؟ Gemini Tasks غير مصمم لإنتاجية الفريق. فهو يفتقر إلى ميزات أساسية مثل تخصيص المهام، وإمكانية رؤية المشاريع المشتركة، والتبعيات، وسير العمل التعاوني التي يحتاجها الفريق للعمل بفعالية.

القيود الرئيسية هي عدم وجود ميزات للتعاون الجماعي، وعدم وجود هيكل للمشروع، وعدم وجود تبعيات للمهام، والأتمتة المحدودة، وعدم وجود وظائف لإعداد التقارير أو لوحة المعلومات.

نعم، يمكن لـ ClickUp التعامل مع كل ما تقوم به مهام Gemini، مثل إنشاء المهام المدعومة بالذكاء الاصطناعي، مع توفير مجموعة شاملة من ميزات إدارة المشاريع والتعاون الجماعي والأتمتة وإعداد التقارير. وهذا يجعلها مناسبة لكل من الإنتاجية الشخصية وإنتاجية الفريق.