بعض مهام المشروع بسيطة، مثل كتابة مذكرة التقدم ومشاركتها. بينما تتطلب مهام أخرى، مثل تسليم مشروع عميل، أو تنسيق فرق متعددة الوظائف، أو إدارة إصدار منتج، التخطيط لأنها تتضمن مكونات منتج متعددة. وتحتوي العملية على العديد من الأجزاء المتحركة. بالنسبة لهذه المشاريع والأهداف الأكبر، لن تمنحك قائمة المهام البسيطة التحكم أو الرؤية التي تحتاجها. أنت بحاجة إلى نظام يساعدك على الإشراف على المشروع بأكمله مع الحفاظ على كل التفاصيل على المسار الصحيح.
أدخل: لوحات كانبان. تم تطوير لوحات كانبان في الأصل لتحسين سير العمل في مجال التصنيع، وهي تستخدم على نطاق واسع من قبل مديري المشاريع وفرق المنتجات لتصور سير العمل وتحسين تتبع المهام.
في هذا المدونة، نوضح لك كيفية إنشاء لوحة كانبان وكيف يسهل ClickUp عليك هذه المهمة.
⭐️ قالب مميز
يعمل نموذج لوحة كانبان من ClickUp على تبسيط رؤية المهام في كل مرحلة من مراحل مشروعك من خلال ثلاثة أعمدة قياسية لسير العمل: المهام المطلوب إنجازها، والمهام قيد التنفيذ، والمهام المكتملة. تتيح لك بطاقات المهام إضافة تفاصيل إضافية مثل المكلفين بالمهام والأوصاف والمزيد.
ما هي لوحة كانبان؟
لوحة كانبان هي أداة مرئية لإدارة المشاريع تساعد الفرق على تتبع العمل أثناء مروره بمراحل الإنجاز المختلفة. تحتوي لوحات كانبان المادية والرقمية على ثلاثة عناصر أساسية:
- الأعمدة: تمثل مراحل سير العمل (على سبيل المثال، المهام المطلوبة، قيد التنفيذ، تم التنفيذ)
- البطاقات: تمثل المهام الفردية أو عناصر العمل التي تنتقل من عمود إلى آخر مع إحراز التقدم
- حدود العمل قيد التنفيذ (WIP): حدود اختيارية لعدد المهام التي يمكن أن تكون في عمود واحد في وقت واحد لتجنب الاختناقات مع تقدم العمل
🧠 حقيقة ممتعة: كلمة "كانبان" مشتقة من مصطلح ياباني، وتعني حرفياً "لوحة إعلانية" أو "لوحة إعلانات". وقد طورها مهندس صناعي يدعى تاييتشي أوهنو في شركة تويوتا موتور كوربوريشن لتحسين كفاءة التصنيع.
لماذا تستخدم لوحة كانبان؟
إذا كنت تحاول تتبع كل شيء في ذهنك أو باستخدام الملاحظات اللاصقة وجداول البيانات، فسوف تبدأ في الشعور بالإرهاق. لماذا؟ لأن الأولويات تتغير دون وضوح، وتبقى العقبات دون ملاحظة، وتتطلب التحديثات متابعة مستمرة.
إليك كيف تسهل لوحة كانبان، وهي أداة مرئية لإدارة المشاريع، حياتك:
- وضوح بصري لحالة العمل: يمكنك معرفة حالة كل مهمة، سواء كانت قيد التنفيذ أو قيد التقدم أو مكتملة. لكل مهمة بطاقة كانبان مقابلة، تحتوي على تفاصيل مثل المواعيد النهائية والأولوية وأعضاء الفريق المكلفين بها
- إدارة أفضل لسير العمل: من خلال تنظيم العمل في مراحل واضحة وإضافة حدود WIP، يمكنك التحكم في تدفق المهام التي تحد من العمل وتجنب إرهاق أعضاء الفريق
- الكشف الأسرع عن الاختناقات: إذا تراكمت المهام في عمود واحد (على سبيل المثال، قيد المراجعة)، يمكنك أن ترى بسرعة أين يتعطل العملية وتصلحها قبل أن تؤدي إلى إبطاء المشروع بأكمله
- قابلية التكيف عبر المشاريع: من تتبع سباق البرمجيات إلى إدارة خطة الحدث، تعمل لوحات كانبان مع جميع الصناعات وأحجام الفرق. وهي مثالية لمحافظ المشاريع المختلطة
⚡ أرشيف القوالب: فيما يلي بعض قوالب لوحات كانبان الجاهزة للاستخدام في جميع سير العمل تقريبًا، بدءًا من سباقات Agile والمشاريع الإبداعية وحتى إدارة العملاء وتتبع المهام اليومية.
كيفية إنشاء لوحة كانبان
تقضي لوحات كانبان على السياق وتوسع العمل من خلال تجميع معلومات المشروع في مساحة مرئية واحدة.
بدلاً من البحث في رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات والوثائق للإجابة على أسئلة مثل "ما هي آخر المستجدات بشأن ذلك؟" أو "أين الموارد التي أحتاجها؟"، أصبح كل شيء متاحًا في مكان واحد.
يعزز ClickUp ذلك بجعل كل بطاقة مهمة مركزًا للتحديثات والمكلفين والمواعيد النهائية والملفات والتعليقات. في الواقع، إنه مساحة العمل المدمجة المثالية المدعومة بالذكاء الاصطناعي حيث يمكنك تضمين المستندات وربط المهام ذات الصلة وتتبع التقدم المحرز — كل ذلك دون مغادرة اللوحة.
تتيح لك طريقة عرض اللوحة بالسحب والإفلات في ClickUp والقوالب المعدة مسبقًا والأتمتة إنشاء لوحة كانبان مخصصة في دقائق. لنرى كيف:
الخطوة رقم 1: إنشاء مساحة أو مجلد جديد
أنشئ مساحة أو مجلد جديدًا في مساحة عمل ClickUp الخاصة بك. تعد المساحة مثالية لتركيز عدة مشاريع ذات صلة، بينما تعمل المجلدات بشكل جيد للمبادرات المحددة مثل إطلاق منتج أو خط إنتاج المحتوى.
⚡ أرشيف القوالب: يعد قالب ClickUp Agile Project Management Template اختيارًا رائعًا إذا كنت ترغب في إنشاء خطة مشروع Agile على الرغم من أنك لست فريقًا متخصصًا في البرمجيات. يمكنك توجيه الطلبات الواردة من خلال النموذج، وتنظيم التنفيذ باستخدام عروض Sprint، ودعم التحسين المستمر من خلال المراجعات باستخدام هذا القالب.
الخطوة رقم 2: أضف قائمة باستخدام عرض Kanban
داخل المجلد أو المساحة الخاصة بك، أضف قائمة جديدة، ثم انقر فوق + عرض وحدد لوحة لتمكين إدارة المهام بنمط كانبان.
يمكنك تسميتها باسم مفيد، مثل "لوحة Sprint" أو "سير عمل المحتوى"، إذا كنت ترغب في التبديل بين طرق العرض المختلفة لاحقًا.
🔍 هل تعلم؟ وفقًا لعلم نفس الألوان، فإن اللون الأحمر هو الأسرع في جذب الانتباه. وهذا يجعله مثاليًا لتمييز العوائق أو المهام المتأخرة على لوحة كانبان الخاصة بك. في حين أن اللون الأخضر يعزز الشعور بالتقدم، مما يجعله رائعًا لأعمدة "تم". يساعد استخدام الألوان بشكل متعمد دماغك على تحديد الأولويات ومعالجة المعلومات بشكل أسرع.
👀 اقرأ المزيد: كيفية إنشاء لوحة كانبان في Jira
الخطوة رقم 3: تعيين حالات مخصصة
قم بتخصيص حالات قائمتك لتعكس تقدمك. على سبيل المثال، في المثال الذي استخدمناه، هي المهام المطلوبة > قيد التنفيذ > عاجلة > منجزة > معتمدة. تأكد من إبقاء عدد الحالات في البداية عند الحد الأدنى.
بعد ذلك، يمكنك إنشاء مهام ClickUp فردية لكل عنصر عمل. ستظهر هذه المهام كبطاقات كانبان تحت عمود الحالة المناسب. استخدمها لأنواع المهام المتكررة مثل "منشور المدونة" بحيث يتم ملء المهام الفرعية وقوائم المراجعة والحقول مسبقًا في كل مرة.
هنا، يساعدك المساعد الذكي المدمج في ClickUp، ClickUp Brain، على تحليل بيانات المشاريع السابقة لتحديد العقبات واقتراح مراحل الحالة الأكثر فعالية.
كما يمكنك، استنادًا إلى لوحة كانبان الخاصة بك، أن تطلب من Brain اقتراح المهام المستحقة.
ويمكنك الذهاب إلى أبعد من ذلك، حيث يمكنك أن تطلب من Brain إنشاء تقارير عن المهام المنجزة. إذا توقف إطلاق منتجك الأخير في مرحلة "المراجعة"، يمكن لـ ClickUp Brain الإشارة إلى ذلك، والتوصية بإضافة عمود "يحتاج إلى تغييرات"، وحتى تعديل اللوحة تلقائيًا.
ويمكنها أيضًا:
- اضبط هيكل اللوحة تلقائيًا لتتناسب مع تحليل سير العمل المتطور
- اقترح موازنة عبء العمل من خلال تحديد المراحل المثقلة بالمهام
- لخص المهام المتوقفة مع أسباب التأخير حتى تتمكن من اتخاذ إجراءات محددة
📌 مثال على المطالبة: "راجع آخر ثلاثة مشاريع لي واقترح حالات كانبان من شأنها تقليل الاختناقات" أو "لخص الاختناقات الحالية في لوحة كانبان واقترح إجراءات لحلها. "
🚀 ميزة ClickUp: ClickUp Brain MAX يجعل مساحة عملك مركزًا رئيسيًا للذكاء الاصطناعي يفهم سياق مشروعك. ما عليك سوى أن تقول، "لخص هذا السباق وقم بإدراج المهام المتبقية ذات الأولوية العالية"، وسوف ينفذ ذلك.
ليس عليك الالتزام بمحرك ذكاء اصطناعي واحد. يمكنك التبديل بين ChatGPT للتفكير المتعمق، وClaude للاستجابات السريعة، وGemini للحصول على رؤى منظمة.
الخطوة رقم 4: استخدم الحقول المخصصة لإضافة سياق
تتيح لك الحقول المخصصة في ClickUp تنظيم بياناتك حسب الأولوية أو دور المكلف أو الوقت المقدر مباشرةً على كل بطاقة.
انقر على زر ⚙️ تخصيص في الزاوية اليمنى العليا وانقر على الحقول. هنا، يمكنك الاختيار من بين الخيارات التالية لإنشاء لوحة كانبان مخصصة:
- قائمة منسدلة لتعيين تواريخ الاستحقاق أو المواعيد النهائية
- التاريخ لتحديد مواعيد الاستحقاق أو المواعيد النهائية
- رقم لأشياء مثل الوقت المقدر
- الأشخاص لعرض المراجعين والمكلفين الثانويين وقصص المستخدمين أو أصحاب المصلحة
- الملصقات، إذا كنت بحاجة إلى عدة علامات في حقل واحد
أضف علامات لمساعدتك في تتبع الموضوعات أو الأولويات أو المبادرات. يمكنك أيضًا تمييزها بالألوان لتحسين المسح البصري.
ثم انقر على إنشاء حقل لإضافتها إلى اللوحة. تظهر هذه الحقول مباشرة على كل بطاقة كانبان، مما يسهل تحديد المعلومات الهامة وتصفية المهام المهمة.
الخطوة رقم 5: تمكين الأتمتة
باستخدام ClickUp Automations، يمكنك أتمتة المهام المتكررة مثل:
- نقل المهام إلى العمود التالي مع تطور المنتج
- إخطار أعضاء الفريق
- تحديث تواريخ الاستحقاق
- تعيين المراجعين أو قوائم المراجعة
للحصول على سير عمل أكثر ديناميكية، استخدم وكلاء ClickUp Custom Autopilot. فهؤلاء يتجاوزون القواعد البسيطة: يمكنك إنشاء وكلاء مدعومين بالذكاء الاصطناعي يتعاملون مع المنطق الشرطي في مساحة العمل بأكملها. على سبيل المثال:
- إذا كانت المهمة معطلة ومتأخرة
- ثم قم بتصعيدها إلى مدير المشروع وقم بتحديث الحالة إلى "معرضة للخطر"
- أيضًا، أرسل تنبيهًا وتعليقًا بالخطوات التالية
قم بدعوة فريقك، وتعيين المهام، و@الإشارة إلى الأشخاص في التعليقات. يرى الجميع نفس اللوحة في الوقت الفعلي، حتى بشكل غير متزامن.
في الفيديو أدناه، نشارك أفضل الممارسات الخاصة بعرض لوحة ClickUp لمساعدتك على استخدام الميزة إلى أقصى حد ممكن.
نصيحة مفيدة: متى لا تستخدم لوحة كانبان في إدارة المشاريع؟
- بالنسبة للمشاريع التي لها مواعيد نهائية محددة مع تبعيات مجدولة بدقة (على سبيل المثال، مشاريع البناء أو عمليات الإطلاق المدفوعة بالامتثال)، توفر مخططات جانت تحكمًا أفضل في الجدول الزمني
- عندما تحتاج إلى توقعات مفصلة للموارد (على سبيل المثال، للميزانية أو فواتير العملاء)
- تعد Kanban مثالية لسير العمل المتكرر، ولكن بالنسبة للمشاريع التي تتم مرة واحدة أو القائمة على مراحل، توفر الأطر الأخرى مزيدًا من الوضوح
📚 اقرأ المزيد: كيفية إنشاء خطة إدارة مشاريع مرنة
أفضل الممارسات الخاصة بلوحة كانبان
إذا لم تتحرك نصف المهام في لوحة كانبان الخاصة بك منذ أسابيع أو كانت عناوينها غامضة للغاية، فإن اللوحة تصبح مضللة.
حتى أفضل برامج كانبان تحتاج إلى قواعد واضحة وصيانة مستمرة لتعكس التقدم المحرز. فيما يلي أفضل الممارسات التي تستحق المتابعة والأخطاء التي يجب تجنبها.
1. تعيين حدود WIP لكل مرحلة
لا تكتفِ بوضعها في حالة "قيد التقدم" بشكل عام، بل قم بتعديلها عندما ترى عقبات. يمكنك استخدام نظام CONWIP، الذي يحد من عدد المهام "المطلوبة" + "قيد التقدم" للحفاظ على سير العمل.
الأخطاء التي يجب تجنبها: عدم التكيف مع توفر الفريق. الحفاظ على حدود WIP ثابتة حتى عندما تتغير قدرة الفريق بسبب الإجازات أو التدريب أو الإجازات المرضية يعني أن الحدود لا تتطابق مع النطاق الترددي الفعلي المتاح.
2. حدد معنى "تم"
أنشئ قائمة مرجعية لكل عمود حتى يعرف الجميع المعايير قبل المضي قدمًا في المهام. ضعها في أعلى اللوحة حتى تكون مرئية دائمًا.
الأخطاء التي يجب تجنبها: السماح لكل عضو في الفريق بتفسير كلمة "تم" بشكل مختلف. على سبيل المثال، يضع المطورون علامة "تم" على المهمة عند دمج الكود، بينما يتوقع قسم ضمان الجودة إجراء عملية تحقق بعد الدمج، مما قد يؤدي إلى إخفاق حتى أكثر أدوات إدارة مشاريع تطوير البرمجيات موثوقية.
3. تتبع وقت التنفيذ
قم بقياس الوقت الإجمالي من البداية إلى النهاية (الوقت المستغرق) ووقت العمل الفعلي فقط (وقت الدورة) لتحديد الأماكن التي يتباطأ فيها العمل.
الأخطاء التي يجب تجنبها: تتبع المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية للبرامج بشكل منفصل دون مقارنتها عبر السباقات أو الأشهر. قد تعتقد الفرق أن سرعتها جيدة حتى يصبح التباطؤ البطيء في وقت التسليم هو الوضع الطبيعي الجديد.
4. قم بالمراجعة والتحسين بانتظام
قم بإجراء مراجعات صغيرة ومتكررة لتعديل الأعمدة والتسميات والعمليات. هنا يمكنك تحديد الأعمدة الزائدة عن الحاجة، وتحسين تصنيفات التسميات، وتبسيط سير العمل، وإزالة القواعد القديمة من أداة تخطيط المشاريع الخاصة بك.
الأخطاء التي يجب تجنبها: بدون بيانات عن مهلة التنفيذ أو مدة الدورة أو انتهاكات WIP قبل التعديلات وبعدها، لا يمكنك معرفة ما إذا كانت التغييرات قد ساعدت بالفعل أم زادت الأمور سوءًا.
💡 نصيحة احترافية: لم تعد بحاجة إلى الاختيار بين سكرم وكانبان. جرب طريقة سكرمبان إذا كنت تريد هيكل سكرم دون أن تفقد مرونة كانبان. فهي تجمع بين سباقات سكرم المحددة زمنياً ودورات التخطيط مع إدارة المهام المرئية المستمرة في كانبان. ستظل تحصل على تخطيط السباقات والاجتماعات اليومية ونقاط المراجعة، ولكنك تتجنب الالتزامات الصارمة المتراكمة.
لوحات كانبان الرقمية مقابل اللوحات المادية
قد تكون الملاحظات اللاصقة مفيدة للفرق الصغيرة التي تعمل في مكان واحد. ومع ذلك، فإنك تحتاج إلى أدوات رقمية متخصصة لإدارة المشاريع الافتراضية للفرق التي تعمل عن بُعد.
دعونا نحدد متى تكون اللوحة البيضاء كافية ومتى تصبح لوحة كانبان الرقمية ضرورية:
| المعايير | لوحة كانبان مادية | لوحة كانبان الرقمية |
| إمكانية الوصول | محلي، مرئي في مساحة مادية مشتركة. لا يمكن الوصول إليه عن بُعد | يمكن الوصول إليها من أي مكان عبر الإنترنت، مما يجعلها مثالية للفرق الموزعة |
| التعاون | يشجع على المناقشة التلقائية والعمل الجماعي المباشر | يدعم التعاون في الوقت الفعلي للفرق البعيدة/المختلطة مع تحديثات فورية |
| الرؤية | مصدر معلومات ثابت وملموس للغاية في مكان العمل | قد يتطلب شاشة/جهاز عرض لرؤية المجموعة |
| التخصيص | مرونة معتدلة: يمكنك الرسم وإضافة أعمدة جديدة أو استخدام علامات إبداعية | مرونة عالية: قم بتحرير الأعمدة وإضافة العلامات والأتمتة والتكامل مع الأدوات |
| الأمان والنسخ الاحتياطي | عرضة للتلف أو الفقدان دون أي نسخة احتياطية | آمنة ومدعومة (مستندة إلى السحابة)، مما يتيح لك تعيين أدوار المستخدمين وضوابط الوصول |
| مشاركة الفريق | يعزز التفاعل المباشر والحركة والترابط بين أعضاء الفريق | يعزز الشمولية للفرق البعيدة/المختلطة، ولكنه قد يقلل من التفاعل الشخصي |
📮 ClickUp Insight: 15٪ من العمال قلقون من أن الأتمتة قد تهدد أجزاء من وظائفهم، لكن 45٪ يقولون إنها ستحررهم للتركيز على أعمال ذات قيمة أعلى. الرواية تتغير — الأتمتة لا تحل محل الأدوار، بل تعيد تشكيلها لتحقيق تأثير أكبر.
على سبيل المثال، في إطلاق منتج ما، يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي في ClickUp أتمتة مهام التخصيص وتذكير المواعيد النهائية وتقديم تحديثات الحالة في الوقت الفعلي حتى يتسنى للفرق التوقف عن مطاردة التحديثات والتركيز على الاستراتيجية. هكذا يصبح مديرو المشاريع قادة مشاريع!
💫 نتائج حقيقية: توفر Lulu Press ساعة واحدة يوميًا لكل موظف باستخدام ClickUp Automations، مما أدى إلى زيادة كفاءة العمل بنسبة 12٪.
أمثلة على حالات استخدام Kanban حسب القطاع
فيما يلي بعض أمثلة لوحات كانبان لمختلف الصناعات:
1. التصنيع الخالي من الهدر
في التصنيع الخالي من الهدر، يستبدل كانبان الإنتاج القائم على التوقعات بنظام السحب: لا يتم تصنيع العناصر إلا عند وجود طلب فعلي عليها.
إليك كيف يساعدك ذلك:
- تدفق العملاء والموردين: تتعامل كل محطة مع المحطة التالية لها في اتجاه مجرى العمل على أنها "عميلها" ومع المحطة السابقة لها في اتجاه مجرى العمل على أنها "موردها".
- نظام الصندوقين: يتم استخدام أحد الصندوقين، بينما يبقى الآخر احتياطيًا؛ ويؤدي الصندوق الفارغ إلى إعادة التزويد.
- تقليل الهدر: يمنع الإفراط في الإنتاج والمخزون الزائد، مما يقلل من تكاليف التخزين والتأخيرات.
- تسريع معدل الدوران: تقوم هذه اللوحات بسحب العمل فقط عند الحاجة، مما يحسن من سرعة الاستجابة.
2. تطوير البرمجيات
يعمل Kanban على تبسيط إصدارات الميزات وإصلاح الأخطاء وأعمال الصيانة دون إثقال كاهل المطورين.
إليك كيف يساعدك ذلك:
- تحديد أولويات المهام: تبرز الإشارات المرئية العناصر الأكثر أهمية
- التسليم المستمر: يشجع على إجراء تحديثات أصغر وأكثر تكرارًا بدلاً من الإصدارات الكبيرة.
- التركيز على الجودة: يحد من تعدد المهام حتى يتمكن المطورون من إنهاء العمل قبل البدء في مهام جديدة.
- اختبار أسرع: الانتقال السريع إلى "مكتمل" يقصر دورات المراجعة، مما يؤدي إلى خلق جو ملائم لتقديم الملاحظات.
📌 مثال: يستخدم كانبان Spotify ثلاثة مسارات عمودية (المهام المطلوبة، المهام الجارية، المهام المنجزة) ومسارين أفقيين للعمل القياسي و"القصص غير الملموسة" الاستباقية. يتم تصنيف المهام إلى صغيرة، متوسطة، أو كبيرة. يتم تعيين WIP لمسار المهام الجارية على حجم الفريق ناقص واحد (لدور الحارس)، مما يساعد في الحفاظ على التركيز وتشجيع التعاون.
3. الرعاية الصحية
تحسن Kanban تدفق المرضى وتخصيص الموارد وكفاءة المستشفى.
إليك كيف يساعدك ذلك:
- إدارة الأسرة: تتبع دخول المرضى وخروجهم ومرحلة الرعاية الحالية لتحسين معدل الإشغال
- مراقبة المخزون: الحفاظ على مخزون أدنى لكن كافٍ من الأدوات الطبية لتجنب الهدر.
- مشاركة المعلومات: يعرض البيانات الأساسية للمريض من أجل اتخاذ قرارات أسرع ومنسقة.
- الرعاية الاستباقية: تشير إلى التغيرات في حالة المريض للتدخل الطبي في الوقت المناسب
🔍 هل تعلم؟ لا تزال تطبيقات كانبان في مجال الرعاية الصحية، التي تشمل مجالات مثل التمريض والصيدلة، في مرحلة النشوء، ولكنها أظهرت بالفعل نتائج واعدة. أدى تطبيق أنظمة كانبان في المستشفيات إلى تقليل المخزون وتحسين رضا الموظفين. على الرغم من محدودية الأبحاث، إلا أن هذه الطريقة تبدو واعدة أيضًا في تحسين إدارة المستشفيات أثناء الأزمات، مثل جائحة كوفيد-19.
انضم إلى لوحة (كانبان) مع ClickUp
تعمل طريقة Kanban بشكل أفضل عندما يمكنك تخصيصها لتتبع كل جزء متحرك في مشروعك وتكييفها مع الأولويات المتغيرة.
يوفر لك ClickUp لوحة Kanban جاهزة للاستخدام. قم بإعدادها في دقائق، وأضف بياناتك، وستكون جاهزًا للبدء. تتيح لك ClickUp Automations ضبط المهام المتكررة على الوضع التلقائي، بينما يقوم Brain بكتابة تقارير التقدم نيابة عنك.
بشكل عام، ستحصل على مجموعة من الأدوات التي تقوم بالأعمال الروتينية نيابة عنك. فماذا تنتظر؟
سجل في ClickUp مجانًا اليوم! ✅