نماذج مجانية لخطط المشتريات لإدارة المشتريات والموردين

التقليل من تكاليف المشتريات قد يكلفك الكثير، حرفيًا. بدون خطة قوية، فإنك تخاطر بالتأخير وتجاوز الميزانية والموردين غير الموثوق بهم. 💰

ولكن من لديه الوقت لوضع استراتيجية مشتريات من الصفر؟ هنا يأتي دور نماذج خطط المشتريات.

تساعدك هذه النماذج على البقاء متحكمًا في كل شيء، بدءًا من البحث عن الموردين المناسبين وحتى تتبع أوامر الشراء وإدارة عقود الموردين.

لقد قمنا بتجميع أفضل النماذج المجانية لمساعدتك على تجنب التجربة والخطأ.

لنبدأ! 🛒

ما هي قوالب خطط المشتريات؟

وهي بمثابة مخططات تفصيلية توضح الخطوات والجداول الزمنية والمسؤوليات والمعايير المتعلقة بأنشطة المشتريات.

عادةً ما تشمل هذه النماذج أهداف المشتريات ونتائج أبحاث السوق وأنواع العقود وعمليات المشتريات والأدوار والمسؤوليات ومقاييس الأداء واستراتيجيات إدارة المخاطر.

فهي تعمل على توحيد إجراءاتك، وضمان الامتثال للوائح التنظيمية، ومواءمة مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات مع الأهداف العامة للمشروع.

12 نموذجًا مجانيًا لخطة المشتريات لتسهيل تحديات المشتريات

يمكن أن يؤدي استخدام النموذج المناسب إلى إحداث فرق كبير في إدارة عمليات المشتريات. تقدم ClickUp Templates حلولًا مصممة لتبسيط وتسهيل عمليات المشتريات.

ClickUp هو مساحة عمل متكاملة تعمل بالذكاء الاصطناعي تجمع بين إدارة المشاريع والوثائق والتواصل بين أعضاء الفريق، كل ذلك في منصة واحدة — مدعومة بأحدث تقنيات الأتمتة والبحث بالذكاء الاصطناعي.

تشمل مهام مدير المشتريات كل شيء بدءًا من تتبع العلاقات مع الموردين إلى تنظيم أوامر الشراء التفصيلية وتقارير المخزون. لتسهيل هذه المهام، إليك توصياتنا لأفضل قوالب خطط إدارة المشتريات التي تغطي كل الجوانب.

لنبدأ! 💪

1. نموذج المشتريات ClickUp

احصل على نموذج مجاني

يمكن أن تؤدي إدارة المشتريات دون خطة واضحة إلى إنفاق غير ضروري، وإغفال التفاصيل، والارتباك في اللحظات الأخيرة. يضفي نموذج المشتريات من ClickUp هيكلية على العملية، مما يساعد الفرق على تخطيط كل مرحلة من مراحل المشتريات وتتبعها وتحسينها.

بفضل لوحات المعلومات المرئية وقواعد البيانات التي لا تتطلب كتابة أكواد برمجية، أصبح تتبع أنشطة المشتريات أمرًا سهلاً. تتولى سير العمل الآلي معالجة الطلبات والموافقات وتتبع التسليم، مما يقلل من الحاجة إلى المتابعة المستمرة.

🌼 لماذا ستحب هذا النموذج

2. نموذج طلب عرض أسعار ClickUp

احصل على نموذج مجاني

يعد طلب عرض الأسعار (RFQ) أمرًا ضروريًا عند شراء المواد أو الخدمات، لضمان التسعير العادل والشفافية. ينظم نموذج طلب عرض الأسعار من ClickUp كل تفاصيل عملية طلب عرض الأسعار.

يتيح لك تحديد أهداف المشروع والميزانيات والجداول الزمنية قبل إرسال طلبات عروض الأسعار المنظمة إلى الموردين، مما يضمن الاتساق والوضوح في التواصل.

بالإضافة إلى ذلك، بفضل الأقسام المخصصة لتفاصيل المشتريات الرئيسية، يمكنك تسجيل معلومات الموردين والشركات والتعليمات الخاصة وملخص عروض الأسعار بأقل جهد ممكن.

🌼 لماذا ستحب هذا النموذج

💡 نصيحة احترافية: ضع القواعد الأساسية. وجود سياسات شراء واضحة يجعل الجميع على نفس الصفحة ويضمن سلاسة العمليات. إذا كنت تفتقر إلى الوقت أو الإلهام، فما عليك سوى أن تطلب من ClickUp Brain صياغة نموذج لسياسة الشراء، ثم قم بتعديله كما تراه مناسبًا!

3. نموذج أمر الشراء والمخزون من ClickUp

احصل على نموذج مجاني

يضمن نموذج أمر الشراء والمخزون من ClickUp تسجيل كل طلب بدقة وتتبعه من الطلب إلى التنفيذ. كما يساعد الشركات على الاحتفاظ ببيانات الموردين وتواريخ الشراء وشروط الشحن وجداول التسليم بكفاءة.

يتيح لك تنظيم المهام في أربعة عشر حالة مختلفة: الدفع، الإرسال إلى المورد، الإضافة إلى المخزون، جاهز للمراجعة، تم التسليم، إلخ، لتتبع التقدم المحرز.

بفضل التتبع في الوقت الفعلي، يمكن للفرق البقاء على اطلاع على أنشطة المشتريات وتخطيط المخزون وتجنب الأخطاء المكلفة مثل الطلبات المكررة أو التسليمات الفائتة. كما أنه يحسن إدارة المخزون، مما يتيح لك مراقبة مستويات المخزون.

🌼 لماذا ستحب هذا النموذج

4. نموذج عملية طلب تقديم العروض من ClickUp

احصل على نموذج مجاني

عملية طلب تقديم العروض (RFP) هي الطريقة التي تستخدمها الشركات لطلب عروض من الموردين، مع تحديد متطلبات المشروع ومعايير التقييم لضمان اختيار أفضل شريك.

يوفر نموذج عملية طلب تقديم العروض من ClickUp إطارًا واضحًا للتعامل مع كل شيء بدءًا من صياغة الطلب وحتى اختيار المورد النهائي. تتبع التواريخ المهمة مثل مواعيد تقديم العروض والجداول الزمنية لمنح العقود لضمان عدم تفويت أي شيء.

يتضمن نموذج طلب تقديم العروض هذا خمس فئات رئيسية للحفاظ على تنظيم كل شيء: مرحلة العملية (الصياغة أو التخطيط أو المراجعة) والميزانية (تخصيص الأموال) والمرفقات (المستندات الهامة) وتاريخ منح العقد (الجدول الزمني) والموعد النهائي لتقديم العروض.

🌼 لماذا ستحب هذا النموذج

5. نموذج طلب معلومات قياسي من ClickUp

احصل على نموذج مجاني

يجمع طلب المعلومات (RFI) التفاصيل من البائعين أو الموردين أو أصحاب المصلحة قبل اتخاذ قرارات الشراء. يتيح لك نموذج RFI القياسي من ClickUp جمع استجابات البائعين وتتبعها وتقييمها بكفاءة.

يمكنك إنشاء نموذج طلب معلومات (RFI) يتضمن التفاصيل الأساسية مثل اسم مقدم الطلب والقسم والتاريخ المحدد للتسليم. بعد الإرسال، يمكنك تتبع كل طلب باستخدام حالات مثل "طلب جديد" و"إقرار" و"مكتمل" و"تسليم".

هل تريد مقارنة الردود؟ يتضمن النموذج عدة طرق عرض: قائمة الطلبات لتنظيم طلبات المعلومات، ولوحة العمليات لتتبع الحالات، وتقويم جدول التسليم لتصور تواريخ الاستحقاق.

🌼 لماذا ستحب هذا النموذج

💡نصيحة احترافية: احصل على ClickUp Brain MAX، المساعد المتقدم للذكاء الاصطناعي على سطح المكتب من ClickUp، لاستخراج التفاصيل الأساسية من الفواتير وعروض الأسعار ومراسلات الموردين لتسهيل التتبع وإعداد التقارير.

علاوة على ذلك، يمكن أن تكون ميزة Talk to Text من ClickUp أداة قوية لعمليات إدارة المشتريات والمخزون. يمكن لأعضاء الفريق تسجيل طلبات الشراء وتحديثات المخزون أو ملاحظات الموردين بسرعة عن طريق التحدث بدلاً من الكتابة، مما يوفر الوقت. يمكن للموظفين الميدانيين أو مديري المستودعات تحديث مستويات المخزون أو الإبلاغ عن المشكلات أو تسجيل عمليات التسليم دون استخدام اليدين، حتى أثناء القيام بمهام متعددة.

6. نموذج مهمة تدقيق الموردين من ClickUp

احصل على نموذج مجاني

تعد مراجعة الموردين أمرًا ضروريًا لضمان امتثال البائعين لمعايير الامتثال والجودة والأداء. يتتبع نموذج مهمة مراجعة الموردين من ClickUp معايير المراجعة وتوزيع المهام والمتابعة.

قم بإدارة كل مرحلة من مراحل عملية تدقيق الموردين، بدءًا من إنشاء مهام التدقيق وتعيينها مع تحديد مواعيد نهائية واضحة لضمان المساءلة في جميع أنحاء فريقك. يمكنك تنظيم جميع المعلومات المتعلقة بالتدقيق، بما في ذلك قوائم مراجعة الامتثال وتقييمات الأداء، في مكان واحد، مما يساعدك على تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

🌼 لماذا ستحب هذا النموذج

7. نموذج قائمة الموردين الرئيسية من ClickUp

احصل على نموذج مجاني

لا ينبغي أن تكون إدارة الموردين أمرًا مرهقًا.

إذا كنت لا تزال تبحث في جداول البيانات القديمة أو رسائل البريد الإلكتروني أو الملاحظات اللاصقة للعثور على جهات اتصال الموردين أو تفاصيل العقود أو الأداء السابق، فقد حان الوقت للتحديث. يوفر لك نموذج قائمة الموردين الرئيسية من ClickUp إطارًا لإدارة كل مورد أو مقاول أو مزود خدمة.

ابحث فورًا عن الموردين حسب الاسم أو المجال أو معلومات الاتصال دون الحاجة إلى التمرير اللامتناهي، وتابع تفاصيل العقود وحالة الموردين والإنفاق في لوحة تحكم منظمة واحدة.

كما يتيح لك تحديد أولويات الموردين الرئيسيين ومراقبة الأداء لتحسين استراتيجية المشتريات.

🌼 لماذا ستحب هذا النموذج

8. نموذج استمارة طلب المورد من ClickUp

احصل على نموذج مجاني

يحول نموذج طلب المورد من ClickUp عملية التسجيل الفوضوية إلى تجربة مبسطة تركز على جمع التفاصيل المهمة عن المورد على الفور. وهو يسهل جمع المعلومات وتقييم الموردين لاتخاذ قرارات تستند إلى البيانات.

هل تساءلت يومًا عن كيفية فحص الموردين بشكل فعال قبل تحديد موعد اجتماع؟ يتيح لك هذا النموذج تسجيل كل شيء بدءًا من معلومات الاتصال وعروض المنتجات وحتى الشهادات.

تأكد من أن جميع الموردين المحتملين يقدمون المعلومات اللازمة وتفاصيل الأعمال وعروض المنتجات لتقييم مدى ملاءمتها لأعمالك.

🌼 لماذا ستحب هذا النموذج

9. نموذج اتفاقية المورد من ClickUp

احصل على نموذج مجاني

يبدأ الحفاظ على شفافية العلاقات مع الموردين وخلوها من النزاعات باتفاقية قوية.

يساعدك نموذج اتفاقية المورد من ClickUp على وضع شروط واضحة منذ البداية، وتحويل العقود المعقدة إلى مستندات منظمة وسهلة الإدارة. من خلال تحديد الحقوق والالتزامات والأسعار وشروط التسليم مسبقًا وبدون مصطلحات قانونية، يمكنك تجنب سوء الفهم لاحقًا.

يتجاوز هذا النموذج نموذج المورد الأساسي، حيث يوفر أدوات تعاون مدمجة مثل التعليقات والمعالم والحقول المخصصة. تتيح لك هذه الأدوات تخصيص الاتفاقيات وفقًا لاحتياجاتك بالضبط.

بالإضافة إلى ذلك، مع التذكيرات التلقائية لمراجعة العقود وتجديدها وتحديثها، يمكنك البقاء في صدارة تحديات المشتريات وضمان مسؤولية الموردين على المدى الطويل.

🌼 لماذا ستحب هذا النموذج

10. نموذج قائمة مراجعة إدارة الموردين من ClickUp

احصل على نموذج مجاني

قد تصبح إدارة العديد من الموردين عبر منصات مختلفة أمرًا صعبًا بسرعة. يعمل نموذج قائمة مراجعة إدارة الموردين من ClickUp على تبسيط العملية، وتحويل تقييم الموردين وتأهيلهم إلى سير عمل منظم وشفاف.

والأفضل من ذلك؟ بفضل أدوات التعاون المدمجة، يتيح لك برنامج إدارة الموردين جمع التعليقات لمراقبة الأداء وتبسيط الاتصال.

🌼 لماذا ستحب هذا النموذج

11. نموذج إدارة المخزون من ClickUp

احصل على نموذج مجاني

يعمل نموذج إدارة المخزون من ClickUp على تبسيط مراقبة المخزون من خلال توفير تتبع في الوقت الفعلي وتحليل الاتجاهات والتحديثات التلقائية. وبهذه الطريقة، ستكون دائمًا على دراية بما هو متوفر وما يحتاج إلى إعادة التزويد.

على عكس نظام أوامر الشراء الذي يركز على المشتريات، يساعد نموذج المخزون هذا في إدارة المخزون المستمرة، مما يساعد الشركات على البقاء استباقية.

بفضل الحقول القابلة للتخصيص لتفاصيل المنتج، بما في ذلك الأسعار والصور وبيانات الموردين، يمكنك الحفاظ على قاعدة بيانات مركزية للمخزون. تسهل خيارات البحث والتصفية المتقدمة العثور على المخزون الموسمي أو العناصر المخفضة أو المستلزمات التي يتم طلبها بشكل متكرر.

🌼 لماذا ستحب هذا النموذج

12. نموذج تقرير المخزون من ClickUp

احصل على نموذج مجاني

يعمل نموذج تقرير المخزون من ClickUp على تبسيط مراقبة المخزون من خلال تنسيق Docs سهل التحديث، مما يلغي الحاجة إلى الصيغ المعقدة. ويوفر طريقة منظمة لتتبع مستويات المخزون واتجاهات الشراء والخدمات المطلوبة وبيانات المنتجات.

تساعد الملخصات المرئية الواضحة لمستويات المخزون على تحديد النقص أو الفائض قبل أن يؤثر ذلك على سير العمليات. تتبع أنشطة الشراء بمرور الوقت لتحسين عقود المشتريات وخفض التكاليف غير الضرورية.

🌼 لماذا ستحب هذا النموذج

ما الذي يجعل نموذج خطة المشتريات جيدًا؟

على غرار برامج إدارة المشتريات، يعد النموذج المنظم جيدًا أداة استراتيجية لتوجيه عملية تخطيط المشتريات. وتشمل الخصائص الرئيسية ما يلي:

اجعل كل عملية شراء مهمة باستخدام قوالب ClickUp

لا تدع عمليات إدارة المشتريات غير المنظمة تعيقك. يمكن أن يساعدك النموذج جيد التنظيم على تحسين كل خطوة، بدءًا من تحديد معايير اختيار الموردين وعملية الموافقة وحتى إدارة العقود والتسليم في الوقت المحدد، مما يضمن الكفاءة والدقة.

يقدم ClickUp، التطبيق الشامل للعمل، قوالب جاهزة لتحسين سير العمل لديك، وتنسيق الجهات الفاعلة الرئيسية، وتبسيط جهود المشتريات. لماذا تنتظر؟ اشترك في ClickUp مجانًا اليوم! ✅