يمكن أن يؤدي تجاهل مشاكل أداء الموظفين إلى إعاقة الإنتاجية ومعنويات الفريق ونجاح العمل.
فعدم الالتزام بموعد نهائي هنا، وموظف غير منخرط في العمل هناك، كل ذلك يتراكم ويمكن أن يؤدي إلى ارتفاع معدل الدوران وخسارة الإيرادات وتوقف النمو.
من الأفضل استخدام خطط تحسين الأداء المنظمة (PIPs) لمعالجة المشاكل في وقت مبكر، ووضع توقعات واضحة، ومنح الموظفين فرصة عادلة للتحسين.
لقد قمنا بإدراج 10 أمثلة عملية لخطة تحسين الأداء لمساعدتك في معالجة مشكلات الأداء الضعيف، ووضع أهداف قابلة للقياس، وتحقيق تحسن هادف.
⏰ ملخص 60 ثانية
- إن خطة تحسين الأداء هي نهج منظم لمساعدة الموظفين على التحسن في المجالات الرئيسية قبل اتخاذ إجراء رسمي.
- لقد أوجزنا 10 أمثلة واقعية لخطة تحسين الأداء تغطي مشكلات مثل، عدم الالتزام بالمواعيد النهائية، وانخفاض الإنتاجية، وضعف التعاون، وانتهاكات السياسات.
- يجب أن تحدد خطة تحسين الأداء الناجحة السبب الجذري، وتضع أهدافًا واضحة وقابلة للقياس، وتوفر الدعم والمساءلة المستمرة.
- يمكن تجنب خطط تحسين الأداء تمامًا من خلال الإدارة الاستباقية والتوقعات الواضحة والتغذية الراجعة البناءة.
- يساعد ClickUp في تبسيط تتبع الأداء وتحديد الأهداف ومساءلة الفريق، مما يضمن بقاء الموظفين على المسار الصحيح قبل تفاقم مشكلات الأداء.
ما هي خطة تحسين الأداء؟
خطة تحسين الأداء هي إطار عمل منظم يعده المدراء وقادة الموارد البشرية لمساعدة الموظفين على معالجة مشاكل الأداء. وهي تتضمن خطوات قابلة للتنفيذ لتحسين معايير الأداء، وجدول زمني للتقدم، ومراحل التحسين، وعمليات مراجعة منتظمة مع أهداف واضحة وقابلة للقياس.
على عكس بعض المفاهيم الخاطئة، خطة تحسين الأداء ليست أداة لإخراج الموظفين من الشركة بل هي مورد لتوجيههم نحو التحسين.
إليك مثال على خطة تحسين الأداء:
لماذا يجب عليك إنشاء خطة تحسين الأداء؟
عندما تستمر مشاكل الأداء دون معالجة لفترة طويلة، فإنها يمكن أن تعطل فرق العمل وتقلل من الإنتاجية. بدلًا من الانتظار حتى تتفاقم المشاكل، توفر خطة تحسين الأداء نهجًا منظمًا واستباقيًا. فهي تمكن المديرين من وضع مسارات تحسين واضحة مع الحفاظ على مشاركة الموظفين.
تساعد خطة تحسين الأداء على:
- 🔍 تحديد الأسباب الجذرية: تحديد معوقات الأداء بدلاً من معالجة الأعراض فقط
- ✅ إنشاء المساءلة: تحديد خطوات العمل حتى يتمكن الموظفون من تولي مسؤولية نموهم
- 📊 التقليل من التحيز في القرارات: توفير تقدم موثق بدلاً من الاعتماد على الآراء الشخصية
- 😊 تحسين معنويات الفريق: يساعد الموظفين المتعثرين على النجاح ويمنع استياء أصحاب الأداء العالي
- 🎯 تعزيز التدريب: يشجع المديرين على توجيه الموظفين بدلاً من مجرد مراجعة النتائج
🧠 هل تعلم؟ تشير الأبحاث إلى أن الموظفين الذين يتمتعون بمهارات وخبرات أفضل يساعدون في زيادة إيرادات الأعمال بنسبة مذهلة تصل إلى 50%.
10 أمثلة لخطة تحسين الأداء لتحويل الموظفين المتعثرين إلى الأفضل
تتطلب بعض مشكلات الأداء التدريب، بينما يحتاج البعض الآخر إلى خطط تحسين منظمة. فيما يلي 10 أمثلة واقعية لإطار عمل إدارة الأداء للمساعدة في معالجة التحديات الشائعة التي تواجه الموظفين بخطوات عمل واضحة وأهداف قابلة للقياس.
يتضمن كل مثال ما يلي:
- السيناريو/السياق: ما هي مشكلة الأداء؟
- الأسباب المحتملة: لماذا تنشأ هذه المشكلة؟
- خطوات العمل والجدول الزمني: كيفية إصلاحها ومتى، وكيفية تتبع التقدم المحرز
المثال رقم 1: عدم الالتزام بالمواعيد النهائية باستمرار
⛳ السيناريو
يقوم أحد الموظفين بتسليم العمل بشكل متكرر في وقت متأخر، مما يتسبب في التأخير ويؤثر على إنتاجية الفريق. استمرت هذه المشكلة لمدة ثلاثة أشهر، وظلت أكثر من 60% من مهام إدخال البيانات المعينة وغيرها من بنود العمل معلقة لأكثر من شهر. وقد أدى ذلك إلى تعثر المشاريع، وضعف الجودة، وعبء عمل إضافي على أعضاء الفريق الآخرين.
😦 الأسباب المحتملة
- عدم تحديد الأولويات بشكل واضح: فشل الموظف في تحديد المهام الأكثر إلحاحًا، مما يؤدي إلى تأخير المواعيد النهائية الحرجة.
- الاستخفاف بمدة المهمة: يفترضون أن لديهم وقتًا أطول مما لديهم بالفعل
- عدم وجود تتبع منظم للتقدم المحرز: تتراكم المهام دون مراجعة منتظمة
🏁 خطوات العمل والجدول الزمني
1. تحديد أولويات واضحة ومواعيد نهائية واضحة للمهام (الأيام 1-3)
- الحل: قم بعقد اجتماع فردي لمراجعة جميع المواعيد النهائية المعلقة والقادمة. قم بتعيين مستوى أولوية لكل مهمة باستخدام مصفوفة أيزنهاور لتوضيح ما يجب القيام به أولاً
- التوقعات: أن ينجز الموظف 80% على الأقل من المهام ذات الأولوية القصوى في الوقت المحدد خلال أول 30 يومًا.
2. تتبع الوقت المقدر مقابل الوقت الفعلي لإنجاز المهام (الأسبوع 1-2)
- الحل: اطلب من الموظف تسجيل الوقت المقدر مقابل الوقت الفعلي الذي يقضيه في المهام لمدة أسبوعين. حدّد الأنماط التي يقللون فيها من تقديرهم لمتطلبات الوقت وتعديل استراتيجيات التخطيط وفقًا لذلك
- التوقعات: بحلول نهاية الأسبوع 2، يجب على الموظف إكمال المهام في حدود 10% من الوقت المقدر لها لتحسين الدقة
3. قدم عمليات التحقق الأسبوعية والمواعيد النهائية المسبقة (الأسبوع 2-4)
- الحل: تنفيذ مواعيد نهائية داخلية متجددة - كل موعد نهائي رئيسي سيكون له موعد نهائي داخلي قبل 48 ساعة من التقديم
- التوقعات: يجب أن تنخفض المواعيد النهائية الفائتة بنسبة 50% على الأقل خلال الشهر الأول
مثال رقم 2: مشاكل الجودة المستمرة
⛳ السيناريو
موظف يقدم العمل باستمرار مع وجود أخطاء أو تناقضات أو تفاصيل مفقودة، مما يؤدي إلى إعادة العمل وتأخير المشروع. على مدى الأشهر الثلاثة الماضية، تجاوزت معدلات الخطأ 30%، مما يتطلب تصحيحات متكررة من المديرين وأعضاء الفريق.
😦 الأسباب المحتملة
- عدم الاهتمام بالتفاصيل: يتسرع الموظف في إنجاز المهام دون مراجعة عمله
- معايير الجودة غير الواضحة: توقعات الدقة والاتساق غير محددة جيدًا
- عملية المراجعة غير الفعالة: لا توجد طريقة منظمة لاكتشاف الأخطاء وتصحيحها قبل تقديمها
🏁 خطوات العمل والجدول الزمني
1. وضع قوائم مراجعة الجودة (الأيام 1-5)
- الحل: حدد معايير الجودة غير القابلة للتفاوض وأنشئ قائمة مراجعة خاصة بالمهام التي يجب على الموظف اتباعها قبل تقديم العمل
- التوقعات: يجب أن تنخفض معدلات الأخطاء بنسبة 20% خلال أول 30 يومًا حيث يطور الموظفون عادة المراجعة الذاتية
2. تنفيذ جلسات استعراض الأقران (الأسبوع 1-4)
- الحل: قم بتعيين موجه نظير أو مراجع جودة للتحقق من عمل الموظف قبل التقديم النهائي. تناوب المراجعين لضمان وجود وجهات نظر مختلفة
- التوقعات: بحلول الأسبوع الرابع، يجب أن يصحح الموظف 70% على الأقل من الأخطاء قبل وصول العمل إلى المديرين
3. تتبع الأخطاء وتقليلها على مدار 60 يومًا
- الحل: ضع حلقة منظمة للتغذية الراجعة مع تسجيلات مراجعة نصف شهرية لمناقشة التقدم المحرز، وتحديد المشكلات المتكررة، وتعزيز تقنيات الدقة
- التوقعات: يجب أن ينخفض معدل أخطاء الموظف بنسبة 50% خلال 60 يومًا. إذا استمرت الأخطاء، قم بإعادة تقييم التدريب أو ملاءمة الدور
💡 نصيحة احترافية: استخدم قالب قائمة تدقيق مراقبة الجودة من كليكيوب لتحديد خطوات مراقبة الجودة وتحديد نقاط مراجعة واضحة. سيؤدي ذلك إلى توحيد عمليات التحقق من الجودة، وتعيين المسؤولية عن حل الأخطاء، وضمان أن كل ما يتم تسليمه يلبي التوقعات قبل الإرسال.
مثال رقم 3: عدم التعاون في مشاريع الفريق
⛳ السيناريو
يواجه الموظف صعوبة في العمل بفعالية داخل الفريق، مما يؤدي إلى عدم تسليم المهام، وسوء التواصل، وتزايد التوتر بين الزملاء. وغالبًا ما تتأخر المهام التي تتطلب مدخلات متعددة الوظائف، ويشعر زملاء الفريق بالإحباط لاضطرارهم إلى تعويض نقص التنسيق.
😦 الأسباب المحتملة
- ضعف مهارات التواصل: لا يشارك الموظف التحديثات أو المخاوف بشكل فعال
- التردد في مشاركة المسؤوليات: يفضلون العمل بمفردهم أو يترددون في التفويض
- الأدوار والتوقعات غير الواضحة: لا يفهمون تمامًا ما هو مطلوب لتسليم المهام بسلاسة
🏁 خطوات العمل والجدول الزمني
1. وضع قوائم مراجعة الجودة (الأيام 1-5)
- الحل: حدد معايير الجودة غير القابلة للتفاوض وأنشئ قائمة مراجعة خاصة بالمهام التي يجب على الموظف اتباعها قبل تقديم العمل
- التوقعات: يجب أن تنخفض معدلات الأخطاء بنسبة 20% خلال أول 30 يومًا حيث يطور الموظفون عادة المراجعة الذاتية
2. تنفيذ جلسات استعراض الأقران (الأسبوع 1-4)
- الحل: قم بتعيين موجه نظير أو مراجع جودة للتحقق من عمل الموظف قبل التقديم النهائي. تناوب المراجعين لضمان وجود وجهات نظر مختلفة
- التوقعات: بحلول الأسبوع الرابع، يجب أن يصحح الموظف 70% على الأقل من الأخطاء قبل وصول العمل إلى المديرين
3. تتبع الأخطاء وتقليلها على مدار 60 يومًا
- الحل: ضع حلقة منظمة للتغذية الراجعة مع تسجيلات مراجعة نصف شهرية لمناقشة التقدم المحرز، وتحديد المشكلات المتكررة، وتعزيز تقنيات الدقة
- التوقعات: يجب أن ينخفض معدل أخطاء الموظف بنسبة 50% خلال 60 يومًا. إذا استمرت الأخطاء، قم بإعادة تقييم التدريب أو ملاءمة الدور
مثال رقم 4: مشاكل مستمرة في الحضور أو الالتزام بالمواعيد
⛳ السيناريو
موظف يصل متأخرًا بشكل متكرر أو يتغيب عن العمل دون إشعار مسبق، مما يعطل جداول الفريق ويؤخر المهام. على مدار الشهر الماضي، يُظهر سجل حضورهم ساعات عمل غير متناسقة، مما يؤدي إلى مخاوف بشأن الموثوقية وتوزيع عبء العمل.
😦 الأسباب المحتملة
- المشكلات الشخصية: التحديات خارج العمل تؤثر على تفرغهم
- غياب التحفيز: لا يرون تأثير الالتزام بالمواعيد على الفريق
- سوء الجدولة: تتسبب الإدارة غير الفعالة للوقت في تأخير بدء يوم العمل
🏁 خطوات العمل والجدول الزمني
1. إجراء اجتماع فردي (الأسبوع 1)
- الحل: اجلس مع الموظف لمناقشة أنماط الحضور واكتشف أي عقبات شخصية أو مهنية. استخدم هذا الاجتماع لوضع توقعات واضحة والاتفاق على خطة تحسين منظمة
- التوقعات: بحلول نهاية الأسبوع الأول، يجب أن يكون لدى الموظف فهم واضح لمتطلبات الحضور والإجراءات التصحيحية
2. طلب سجلات يومية للوقت (الأسبوع 2-4)
- الحل: اطلب من الموظف تسجيل أوقات وصوله واستراحته يومياً لمدة أربعة أسابيع. يمكن أن يوفر التشجيع على التتبع المنظم ومراجعة التقدم المحرز باستخدام نماذج تحسين العمليات طريقة أكثر منهجية لمراقبة التعديلات وضمان التحسينات الدائمة
- التوقعات: بحلول الأسبوع الرابع، يجب أن تُظهر الأنماط انخفاضًا بنسبة 50% على الأقل في حالات التأخير
3. استخدم التذكير بالجدول الزمني وعمليات التحقق من مساءلة الفريق (مستمر)
- الحل: قم بإعداد تذكيرات تلقائية قبل موعد بدء عمل الموظف، وقم بإدخال عمليات التحقق من الفريق لتعزيز المساءلة. شجّعهم على التواصل بشكل استباقي إذا توقعوا حدوث تأخيرات
- التوقعات: يجب أن يُظهر الموظف تحسناً مستمراً في الحضور في غضون 30 يوماً والإبلاغ عن أي غياب لا يمكن تجنبه مسبقاً
📖 اقرأ المزيد: نماذج خطة تحسين الأداء (PIP)
مثال رقم 5: سوء التواصل مع العملاء
⛳ السيناريو
يواجه أحد الموظفين صعوبات في التعامل مع العملاء، مما يؤدي إلى سوء فهم، وتوقعات غير متناسقة، ونزاعات محتملة. خلال الشهرين الماضيين، سلطت ملاحظات العملاء الضوء على التفسيرات غير الواضحة وأوقات الاستجابة البطيئة وصعوبة حل المشاكل بكفاءة.
😦 الأسباب المحتملة
- الافتقار إلى التدريب على المهارات الشخصية: قد لا يعرف الموظف كيفية التعامل مع المحادثات المهنية بفعالية
- إرشادات التواصل غير الواضحة: قد لا يتبعون نهجًا منظمًا في التعامل مع العملاء
- الحواجز الثقافية: قد تؤثر الاختلافات في أساليب التواصل على الوضوح
🏁 خطوات العمل والجدول الزمني
1. التسجيل في ورش عمل لتعزيز التواصل (الأسبوع 1-2)
- الحل: توفير تدريب منظم على المهارات الشخصية يركز على الإصغاء الفعال والحفاظ على الأسلوب المهني والتعامل مع المحادثات الصعبة. يمكن أن تساعد جلسات التغذية الراجعة المنتظمة وممارسات إدارة الأداء المستمرة في تعزيز هذه المهارات بمرور الوقت، مما يضمن التحسن المستمر في تفاعلات العملاء
- التوقعات: بحلول الأسبوع الثاني، يجب أن يظهر الموظف نهجًا أكثر ثقة وتنظيمًا عند التحدث مع العملاء
2. التدرب على المكالمات والعروض التقديمية الوهمية (الأسبوع 2-4)
- الحل: قم بإجراء تمارين أسبوعية لتمثيل الأدوار حيث يتعامل الموظف مع سيناريوهات محاكاة العميل. قم بإقرانهم مع مرشد لمراقبة التفاعلات الحقيقية مع العميل وتقديم الملاحظات
- التوقعات: بحلول الأسبوع الرابع، يجب أن يُظهر الموظف تحسنًا ملحوظًا في الوضوح والثقة والاستجابة
3. تقييم التحسينات باستخدام ملاحظات العملاء (اليوم الثلاثين وما بعده)
- الحل: اجمع استبيانات رضا العملاء أو استمارات الملاحظات لتتبع التغييرات في فعالية التواصل. إذا استمرت المشاكل المتكررة، قم بإعادة تقييم استراتيجيات التدريب
- التوقعات: بحلول اليوم الثلاثين، يجب أن تُظهر ملاحظات العملاء تحسناً بنسبة 20% على الأقل في درجات الرضا المتعلقة بوضوح التواصل
مثال رقم 6: تجاوز السلطة أو الإدارة التفصيلية
⛳ السيناريو
يتدخل المدير من المستوى المتوسط في كثير من الأحيان في عمل فريقه، فيقوم بمراجعة التفاصيل الصغيرة، أو إعادة المهام، أو المطالبة بتحديثات مستمرة، مما يؤدي إلى إبطاء التقدم وإحباط الموظفين. وبدلاً من تمكين فريقهم، فإنهم يخلقون اختناقات واتكالية، مما يؤدي إلى انخفاض الروح المعنوية وسوء إدارة الوقت وانخفاض الإنتاجية.
😦 الأسباب المحتملة
- انعدام الثقة: يعتقد المدير أن الموظفين لا يستطيعون تقديم عمل عالي الجودة دون رقابة مستمرة
- سوء فهم الدور الإداري: يعتقدون أن "الإدارة" تعني التحكم في كل التفاصيل بدلاً من توجيه الفريق
- الخوف من الفشل: يشعرون بالمسؤولية الشخصية عن كل نتيجة ويُبالغون في التعويض عن ذلك من خلال المشاركة المفرطة
🏁 خطوات العمل والجدول الزمني
1. تعريف حدود الدور ومستويات الاستقلالية (الأسبوع 1-2)
- الحل: ضع مستويات استقلالية واضحة لكل عضو من أعضاء الفريق، وحدد المهام التي تتطلب موافقة الإدارة والمهام التي لا تتطلب موافقة الإدارة. شجّع الملكية والمساءلة داخل الفريق لبناء الثقة
- التوقعات: بحلول الأسبوع الثاني، يجب على المدير تفويض ما لا يقل عن 30% من المهام دون تدخل مباشر
2. حدد اجتماعات تسجيل الحضور مرة واحدة أسبوعيًا (الأسبوع 2-4)
- الحل: التحول من المراجعات اليومية إلى مراجعات التقدم الأسبوعية المنظمة للسماح للموظفين بالعمل بشكل مستقل مع إبقاء القيادة على اطلاع دائم. تشجيع المديرين على التركيز على النتائج بدلاً من التفاصيل الصغيرة
- التوقعات: بحلول الأسبوع الرابع، يجب أن يُبلغ الفريق عن عدد أقل من الاضطرابات وتحسين ملكية المهام
3. اجمع ملاحظات الفريق المجهول (الأسبوع 6)
- الحل: قم بإجراء استبيان سري لملاحظات الفريق لتقييم ما إذا كانت مشاركة المدير قد تحسنت أم لا. استخدم قوالب منظمة، مثل تلك الموجودة في نماذج مراجعة الأداء، لتوجيه المناقشات الهادفة
- التوقعات: بحلول الأسبوع السادس، يجب أن يبلغ الموظفون عن تحسن بنسبة 40% على الأقل في استقلالية اتخاذ القرار
✨ ✨حقيقة ممتعة: هل سمعت من قبل بمصطلح "مدير الهليكوبتر"؟ يستخدم هذا المصطلح لأولئك الذين يحومون حول الموظفين باستمرار، ويتفقدون الموظفين كل بضع دقائق، ويصححون التفاصيل الصغيرة بشكل مبالغ فيه، ويجعلون من الصعب على الفريق العمل بشكل مستقل. تعرّف على كيفية التعامل مع المدير المتسلط في هذه المدونة.
مثال رقم 7: انخفاض المبيعات أو أداء تطوير الأعمال
⛳ السيناريو
مندوب مبيعات يفوت باستمرار الحصص المحددة، أو يكافح لإغلاق الصفقات، أو يفشل في متابعة العملاء المحتملين، مما يؤدي إلى ضياع فرص الإيرادات. خلال الربع الماضي، انخفض معدل إغلاق الصفقات إلى أقل من 30%، أي أقل بكثير من متوسط الفريق، مما يشير إلى الحاجة إلى تدخل منظم.
😦 الأسباب المحتملة
- عدم المعرفة الكافية بالمنتج: لا يمكنهم التعامل بثقة مع مخاوف العملاء
- ضعف مهارات التفاوض: يكافحون للتعامل مع الاعتراضات وإتمام الصفقات بفعالية
- غياب إجراءات المتابعة الروتينية: لا تتم رعاية العملاء المحتملين بشكل صحيح، مما يتسبب في ضياع الفرص
🏁 خطوات العمل والجدول الزمني
1. تقديم جلسات تدريب هادفة (الأسبوع 1-2)
- الحل: قم بإقران الموظف مع أحد كبار مرشدي المبيعات للتدريب العملي على تفاعلات العملاء. التركيز على التعامل مع الاعتراضات، وتحديد موقع المنتج، وتقنيات البيع الاستشاري
- التوقعات: بحلول الأسبوع الثاني، يجب أن يظهروا معرفة أقوى بالمنتج وثقة أكبر في محادثات المبيعات
2. ضع أهدافًا يومية للتوعية (الأسبوع 2-4)
- الحل: قم بتنفيذ أهداف توعية محددة، مثل 10 مكالمات و15 رسالة متابعة بالبريد الإلكتروني يوميًا للحفاظ على خط ثابت. اربط هذه الأهداف بنتائج أداء قابلة للقياس، وعزز تحديد الأهداف المنظمة لمراجعة الأداء لتتبع التقدم المحرز
- التوقعات: بحلول الأسبوع الرابع، يجب أن يتحسن اتساق التواصل، ويجب أن تزيد معدلات الاستجابة بنسبة 20% على الأقل
3. إعادة تقييم الأداء من خلال تقارير الأداء (اليوم الثلاثين وما بعده)
- الحل: قم بمراجعة معدلات التحويل، وتقدم الصفقات، والفرص الضائعة باستخدام تقارير مفصلة عن المبيعات قيد التنفيذ. إذا لم يتحسن الأداء، قم بتحسين استراتيجيات التدريب أو تعديل توقعات الدور
- التوقعات: بحلول اليوم الثلاثين، يجب أن يُظهر المندوب زيادة قابلة للقياس في الصفقات المُبرمة وقائمة أقوى من العملاء المحتملين المؤهلين
📖 اقرأ المزيد: كيفية إنشاء تقارير أداء فعالة في عملك التجاري
المثال رقم 8: الانتهاكات المتكررة للسياسة أو السلوك غير المهني
⛳ السيناريو
موظف يتجاهل بشكل متكرر مدونة قواعد سلوك الموظفين (على سبيل المثال، الاستخدام المفرط للإنترنت الشخصي، أو الملابس غير اللائقة في مكان العمل) أو عدم احترام الزملاء، مما يخلق بيئة عمل سلبية. على الرغم من التذكيرات الشفهية والإجراءات التأديبية الأخرى، يستمر السلوك، مما يؤثر على معنويات الفريق والكفاءة المهنية.
😦 الأسباب المحتملة
- فك الارتباط: يشعرون بالانفصال عن ثقافة الشركة وتوقعات مكان العمل
- سوء فهم معايير مكان العمل: قد يكونون غير مدركين لسياسات محددة أو يسيئون تفسير المبادئ التوجيهية
- الصراعات الشخصية: قد تؤثر التوترات مع الزملاء أو المشكلات الشخصية على السلوك
🏁 خطوات العمل والجدول الزمني
1. توثيق مخالفات محددة ومناقشتها بشكل خاص (الأسبوع 1)
- الحل: سجّل أمثلة واضحة مستندة إلى الحقائق عن انتهاكات السياسة واجتمع مع الموظف على انفراد لمناقشة المخاوف. اشرح كيف تؤثر تصرفاتهم على الفريق وبيئة العمل.
- التوقعات: بحلول الأسبوع الأول، يجب على الموظف الاعتراف بالمشكلة والالتزام بالإجراءات التصحيحية
2. توفير الوضوح بشأن توقعات السياسة (الأسبوع 2-4)
- الحل: شارك ملخصًا مكتوبًا لسياسات مكان العمل، مع ضمان فهم الموظف للتوقعات بشكل كامل. تقديم تدريب على السلوك المهني وأخلاقيات مكان العمل إذا لزم الأمر
- التوقعات: بحلول الأسبوع الرابع، يجب أن يكون هناك جهد ملحوظ لمواءمة السلوك مع معايير الشركة
3. مراقبة السلوك وتقييم التقدم المحرز على مدار 60 يومًا
- الحل: تتبع أنماط السلوك المستمرة وجمع الملاحظات من أعضاء الفريق لتقييم التحسن. إذا استمرت الانتهاكات، فكر في تدخلات إضافية أو اتخاذ إجراءات تأديبية
- التوقعات: بحلول اليوم الستين، يجب أن يظهر الموظف التزامًا ثابتًا بسياسات الشركة والسلوك المهني
المثال رقم 9: صعوبة التكيف مع التكنولوجيا أو البرامج الجديدة
⛳ السيناريو
يعاني الموظفون كلما اعتمدت الشركة برمجيات أو أدوات جديدة، مما يؤدي إلى تفويت المواعيد النهائية للمشروع، وتباطؤ سير العمل، والإحباط بين زملائهم الذين يتعين عليهم تعويض ذلك. وغالباً ما يترددون في استخدام المنصات الجديدة، مما يؤخر التنفيذ الكامل في الفريق.
😦 الأسباب المحتملة
- القلق التقني: الخوف من ارتكاب الأخطاء أو عدم فهم النظام
- التدريب غير الكافي: عدم وجود إرشادات عملية أو توثيق واضح
- مقاومة التغيير: تفضيل الأساليب القديمة، حتى لو كانت أقل كفاءة
🏁 خطوات العمل والجدول الزمني
1. توفير دورات تدريبية وفيديوهات إرشادية (الأسبوع 1-2)
- الحل: قدم دورات تدريبية تفاعلية أو مقاطع فيديو تعليمية أو أدلة إرشادية خطوة بخطوة لمساعدة الموظف على تعلم النظام الجديد بالسرعة التي تناسبه. تأكد من حصولهم على إمكانية الوصول إلى موارد الخدمة الذاتية للرجوع إليها
- التوقعات: بحلول الأسبوع الثاني، يجب أن يكونوا قادرين على التنقل بين الوظائف الأساسية بثقة
2. تعيين مرشد تقني للدعم اليومي (الأسبوع 2-4)
- الحل: قم بإقران الموظف مع مرشد خبير بالتكنولوجيا يمكنه تقديم المساعدة العملية واستكشاف المشكلات وحلها وتعزيز أفضل الممارسات. شجع على المراجعة اليومية للحصول على توضيحات سريعة
- التوقعات: بحلول الأسبوع الرابع، يجب أن يُظهر الموظف راحة وكفاءة أفضل في استخدام البرنامج
3. تقييم الكفاءة استنادًا إلى معدلات إنجاز المهام (اليوم 45 وما بعده)
- الحل: قم بتقييم مدى كفاءة الموظف في إكمال المهام المتعلقة بالبرمجيات مقارنةً بالسابق. إذا كان التقدم بطيئاً، قم بتوفير تدريب إضافي أو تعديل التوقعات
- التوقعات: بحلول اليوم الخامس والأربعين، يجب أن تتحسن معدلات إنجاز المهام بنسبة 30% على الأقل، مما يشير إلى زيادة الكفاءة
💡 نصيحة احترافية: استخدم نموذج خارطة طريق التكنولوجيا من ClickUp لتقييم المشهد التكنولوجي الحالي لديك، وتخطيط مراحل التنفيذ، وتحديد معالم واضحة لنجاح التبني.
مثال رقم 10: تعثر النمو المهني أو ثبات الدور
⛳ السيناريو
توقف أحد الموظفين عن التقدم في دوره، ولم يظهر حماسًا كبيرًا للتحديات الجديدة أو فرص تطوير المهارات. إنهم يؤدون المهام بشكل كافٍ ولكنهم يفتقرون إلى المشاركة أو المبادرة أو التدريب على القيادة أو الحافز لتولي مسؤوليات إضافية.
😦 الأسباب المحتملة
- عدم وضوح المسار الوظيفي: لا يرون مستقبلاً لهم داخل الشركة
- الإرهاق: يشعرون بالإرهاق الذهني، مما يؤدي إلى عدم الانخراط في العمل
- عدم كفاية التقدير: لا يتم تقدير جهودهم بشكل كافٍ، مما يجعل النمو غير مجزٍ
🏁 خطوات العمل والجدول الزمني
1. قم بإعداد خطة تطوير شخصية مع أهداف SMART (الأسبوع 1-2)
- الحل: اعمل مع الموظف على وضع خطة تطوير شخصية تتضمن أهدافًا محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا مرتبطة بدورهم. التركيز على بناء المهارات، أو فرص القيادة، أو المشاركة في مشاريع جديدة
- التوقعات: بحلول الأسبوع الثاني، يجب أن يكون لديهم خطة نمو منظمة مع خطوات عمل واضحة
2. اعرض فرص التظليل الوظيفي أو التدريب المتبادل (الأسبوع 2-6)
- الحل: تقديم التظليل الوظيفي أو الإرشاد أو التدريب المتبادل في أقسام مختلفة لتوسيع نطاق مهاراتهم وإعادة إشعال المشاركة. إتاحة الفرصة للتعرف على المسارات الوظيفية المحتملة داخل الشركة
- التوقعات: بحلول الأسبوع السادس، يجب أن يبلغ الموظف عن زيادة اهتمامه بالتقدم الوظيفي وتطوير المهارات
3. مراجعة التقدم وتعديل خطة التطوير (الشهر 3)
- الحل: قم بإجراء مناقشة مهنية فردية عند مرور ثلاثة أشهر لمراجعة التقدم المحرز ومعالجة العوائق وصقل أهداف التطوير بناءً على اهتماماتهم وأدائهم
- التوقعات: بحلول الشهر الثالث، يجب أن يظهروا مشاركة نشطة في مبادرات بناء المهارات وتجديد المشاركة في دورهم
📖 اقرأ المزيد: كيفية العثور على مرشد مهني للنمو المهني
كيفية إنشاء خطة تحسين الأداء في 3 خطوات سهلة
يجب أن توفر خطة تحسين الأداء مسارًا واضحًا للمضي قدمًا، وتحدد المجالات التي يعاني فيها الموظف، وكيف يبدو النجاح، وكيف سيصلون إلى هناك. اتبع هذه الخطوات الثلاث المنظمة لبناء خطة فعالة.
1. حدد مشكلة الأداء بأمثلة محددة
إن خطة تحسين الأداء الغامضة أو المعممة تضع الموظفين في حالة من الارتباك. بدلاً من ذلك، قم بتوثيق أمثلة واضحة مستندة إلى الحقائق عن ضعف الأداء.
كيفية القيام بذلك:
- استخدم البيانات القابلة للقياس الكمي: بدلاً من "تفويت المواعيد النهائية في كثير من الأحيان"، قل "تفويت 5 من أصل 8 مواعيد نهائية في الربع الأول"
- ارجع إلى حالات محددة: ماذا حدث ومتى وكيف أثر ذلك على الفريق؟
- قم بمواءمتها مع توقعات الشركة: اربط المشكلة بمسؤوليات الوظيفة أو مقاييس الأداء
هذا يضمن عدم وجود غموض حول سبب إنشاء خطة تحسين الأداء. لإنجاز ذلك بكفاءة، يمكنك استخدام نظام إدارة الفريق الذي يساعدك على تتبع المهام المنجزة. يمكنك استخدام العديد من ميزات ClickUp في انسجام تام هنا. الأولى هي مهام ClickUp Tasks.
مهام النقر فوق المهام
باستخدام مهام ClickUp، يمكنك:
- قم بتعيين مهام قابلة للتنفيذ وواضحة ومحددة جيدًا لفريقك
- تتبع التقدم في المهام لفهم أداء فريقك
- قم بالتخطيط والتنظيم والتعاون بسلاسة في أي مشروع
- تصنيف المهام حسب الأولوية والمهمة
- ربط المهام ذات الصلة وتتبع التقدم المحرز باستخدام الحالات المخصصة
📮ClickUp Insight: ما يقرب من 60% من الموظفين يستجيبون للرسائل الفورية في غضون 10 دقائق. وعلى الرغم من أن هذه الردود السريعة غالبًا ما تُعادل الكفاءة، إلا أنها تعطل التركيز وتعيق العمل العميق.
اجعل المشاريع والمهام وسلاسل رسائل الدردشة مركزية في ClickUp لتبسيط تفاعلاتك وتقليل التبديل بين السياقات. احصل على المعلومات التي تحتاجها دون التضحية بالتركيز!
2. ضع أهداف تحسين واقعية وقابلة للقياس
بدون مقاييس نجاح واضحة، لن يعرف الموظف ولا المدير متى يتم إحراز تقدم. يجب أن تكون الأهداف قابلة للتحقيق ومحددة زمنيًا وقابلة للقياس.
كيفية القيام بذلك:
- مواءمة التوقعات مع الإرشاد أو التدريب أو تعديلات سير العمل لإزالة العوائق
- قسّم الأهداف إلى 30 أو 60 أو 90 يومًا لتتبع التقدم التدريجي
- استخدم معايير SMART - يجب أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة بالموضوع ومحددة زمنيًا
ClickUp هو تطبيق ClickUp كل شيء للعمل الذي يساعد المديرين والمهنيين على التعاون مع فرقهم. من إدارة المهام والمستندات إلى القوالب والدردشة، فهو يحتوي على كل ما تحتاجه تحت سقف واحد.
أهداف ClickUp
يمكنك استخدام أهداف ClickUp Goals لتعيين معايير الأداء، وتتبع التقدم المحرز بأهداف قابلة للقياس، وتوفير رؤية واضحة للتحسينات المستمرة.
فهي تساعدك على تعيين أهداف محددة، وتعيين مواعيد نهائية، وربط المهام مباشرةً بأهداف أداء الموظف، مما يضمن المساءلة في كل مرحلة.
📌مثال: إذا كانت المشكلة هي عدم الالتزام بالمواعيد النهائية، يمكن أن يكون الهدف الواضح هو زيادة معدل إنجاز المهام من 60% إلى 90% في غضون 60 يومًا، مع تتبع التقدم الأسبوعي من خلال ClickUp Goals.
3. تحديد أنظمة الدعم وإجراءات المساءلة
لا ينبغي أن تبدو خطة تحسين الأداء وكأنها عقاب - إنها جهد تعاوني. حدد المسؤول عن متابعة التقدم المحرز والموارد التي ستكون متاحة للمساعدة.
كيفية القيام بذلك:
- وثق التقدم المحرز في موقع مركزي لتتبع التحسينات مع مرور الوقت
- ضع جدولًا زمنيًا منتظمًا للتحقق من الأداء (أسبوعيًا أو كل أسبوعين) للتوجيه والتغذية الراجعة
- تعيين مرشد أو مدير لتقديم التوجيه وتصحيح المسار
وهذا يضمن ألا يُترك الموظف ليكتشف الأمور بمفرده بل أن يكون لديه نظام منظم للتدريب والنمو السليم.
4. راجع الأداء بانتظام باستخدام الرؤى المستندة إلى البيانات
تتبع الأداء بمرور الوقت هو المفتاح لتحديد ما إذا كانت خطة تحسين الأداء فعالة. تساعد المراجعات المنتظمة في تعديل الأهداف أو تقديم دعم إضافي أو التعرف على التقدم المحرز.
كيفية القيام بذلك:
- اضبط الأهداف حسب الحاجة بناءً على تتبع التقدم في الوقت الفعلي
- قم بتقييم التقدم المحرز في كل مرحلة (30، 60، 90 يومًا) لضمان توافق التحسينات مع التوقعات
- اجمع الملاحظات من الأقران والموجهين والمديرين لتقييم التغييرات السلوكية والقائمة على الأداء
ClickUp Dashboards
هل تريد الحصول على رؤى في الوقت الفعلي حول أداء الفريق؟
استخدم لوحات معلومات ClickUp Dashboards من أجل تصور اتجاهات الأداء، وتتبع المهام المكتملة مقابل المهام المعلقة، وضمان بقاء الموظفين على المسار الصحيح. توفر لوحات المعلومات رؤى في الوقت الفعلي حتى تتمكن من اتخاذ قرارات مستنيرة دون إدارة دقيقة.
تعرّف على كيفية إنشاء لوحة تحكم مخصصة في ClickUp!
المكافأة: استخدم نموذج خطة تحسين الأداء
لا تكون خطة تحسين الأداء فعالة إلا إذا كانت منظمة وقابلة للتتبع وموجهة نحو الأهداف.
استخدم قالب خطة تحسين الأداء لتوثيق مشكلات الأداء الرئيسية، وتحديد أهداف التحسين القابلة للقياس، وقياس تقدم أداء الفريق في الوقت الفعلي - كل ذلك في مساحة عمل مركزية واحدة
أفضل الممارسات للحفاظ على التحفيز أثناء خطة تحسين الأداء
يمكن أن تكون خطة إدارة الأداء إما أداة تحفيزية للنمو أو إنذارًا نهائيًا محبطًا - كل هذا يعتمد على كيفية تنظيمها وتوصيلها.
يستمر الموظفون في المشاركة عندما يشعرون بالدعم. والمفتاح هو تحقيق التوازن بين المساءلة والتشجيع، مما يضمن أن تؤدي خطة تحسين الأداء إلى التحسين دون خلق ضغوط غير ضرورية.
إليك بعض ما يجب فعله وما لا يجب فعله للحفاظ على تحفيز الموظفين طوال العملية:
| ما يجب القيام به | ❌ما لا يجب فعله |
| صمم خطة تحسين الأداء وفقًا لنقاط القوة. قم بمواءمة مجالات التحسين مع مهارات الموظف ومساره الوظيفي. | تجنب اتباع نهج واحد يناسب الجميع. تبدو خطط تحسين الأداء العامة غير شخصية وغير فعالة. |
| ادمج بناء المهارات خلال فترة المراجعة. قدم أدوات أو دورات أو إرشادات لجعل التحسين مجزياً. | لا تركز فقط على إصلاح نقاط الضعف. يجب أن يبدو النمو وكأنه فرصة وليس نتيجة. |
| ضع إطارًا للتغذية الراجعة حول التقدم. قل: "إليك كيف سنساعدك على التحسن" بدلاً من "إليك ما الخطأ الذي ارتكبته". " | تجنب إعادة صياغة إخفاقات الماضي. اجعل المناقشات تطلعية وموجهة نحو الحلول. |
| استخدم المخططات أو المعالم الرئيسية أو مساءلة الأقران لمعالجة البيانات والحفاظ على استثمار الموظفين. | لا تعتمد فقط على عمليات التحقق. يجب على الموظفين تتبع نموهم أيضاً. |
| اربط تقدم الموظف بمكافآت ذات مغزى. المشاريع الجديدة أو الأدوار القيادية أو التقدير يعزز المشاركة. | لا تفترض أن التحفيز يحدث تلقائيًا. يحتاج الموظفون إلى حوافز ليظلوا ملتزمين. |
🧠 هل تعلم؟ أظهر استطلاع أجرته شركة Gartner أن 84% من المسوقين يعانون من "عائق التعاون" المرتفع من العمل متعدد الوظائف، مما يؤدي إلى إبطاء الإنتاجية وزيادة الاحتكاك بين الفرق.
إليك كيفية مساعدة ClickUp في تطبيق أفضل الممارسات:
- تواصل بفعالية: تحدث مع موظفيك بشكل استباقي لحل المشكلات التي تعيقهم. استخدم ClickUp Chat للتشجيع من خلال الدردشة الشخصية
- تحسين إدارة المشاريع: استخدم مجموعة متنوعة من طرق عرض ClickUp، مثل مخطط جانت، لتصور التقدم المحرز في مشاريع تحسين أداء الموظفين لديك
- تحسين إدارة الوقت: يمكن أن تساعدك ميزات تتبع الوقت في مشروع ClickUp Project في تحديد اتجاهات إنتاجية الموظف. استخدم المؤقتات المدمجة لقياس الوقت المستغرق في المهام واستخدم التقارير التي يتم إنشاؤها تلقائيًا لتحليل تخصيص الوقت عبر المهام
- تقييم أداء الموظفين: استخدم ClickUp Brain لإنشاء تقارير مفصلة عن أداء الموظفين. ثم قدم هذه التقارير باستخدام مستندات ClickUp Docs وشاركها مع موظفيك وموجهيهم
منع مشاكل الأداء قبل أن تبدأ مع ClickUp
لا ينبغي أن تكون خطة تحسين الأداء الخطوة الأولى في تحسين أداء الموظفين. بل يجب اعتمادها عندما لا يؤدي الدعم والتوجيه المستمر إلى حل تحديات الأداء بشكل كامل. تجنب الوصول إلى هذه المرحلة من خلال تزويد الموظفين بتوقعات واضحة، وسير عمل منظم، وملاحظات مستمرة منذ اليوم الأول.
باستخدام ClickUp، يمكن للمديرين تبسيط إدارة المهام، وتحديد أولويات واضحة، وتتبع أعباء العمل، مما يضمن معالجة مشاكل الأداء المحددة في وقت مبكر.
✅ إدارة المهام: تعيين مواعيد نهائية وأولويات ومسؤوليات واضحة.
✅ تتبع الأهداف: ضع أهدافًا قابلة للقياس للحفاظ على توافق الموظفين.
✅ التعاون في الوقت الفعلي: استخدم السبورات البيضاء والمستندات لضمان الوضوح.
اشترك في ClickUp اليوم وقم ببناء فريق عمل استباقي عالي الأداء!