كيفية استخدام حظر الوقت لتعزيز الإنتاجية: نصائح ونماذج

"أحتاج إلى ساعات إضافية في اليوم..." أو "كيف أصبح الوقت 5 مساءً بالفعل؟!" عندما لا يزال لديك الكثير لتنجزه قبل نهاية اليوم. 😅

هل يبدو هذا مألوفًا؟ لقد مررت بذلك!

ماذا لو كان لديك طريقة لتحرير ساعات من وقتك كل أسبوع والتركيز على مهامك الأكثر أهمية؟

الخبر السار هو أنك تستطيع ذلك — من خلال بعض النصائح والتقنيات البسيطة لإدارة الوقت التي ستساعدك على تحقيق أقصى استفادة من وقتك في العمل (وخارجه).

في هذه المقالة، سوف نقدم لك مفهوم تقسيم الوقت وكيفية عمله، بالإضافة إلى طرق مختلفة لتقسيم الوقت يمكنك استخدامها لتنظيم جدولك الزمني من أجل زيادة الإنتاجية. سوف نتناول أيضًا بعض الأدوات المفيدة والنصائح التي يمكن أن تجعل هذه العملية أسهل.

لنبدأ!

ما هو تقسيم الوقت

يتضمن تقسيم الوقت تخصيص فترات زمنية محددة في جدولك الزمني لمهام وأنشطة مختلفة.

بدلاً من وضع قائمة مهام غامضة، يمكنك المضي قدمًا وتخصيص فترات زمنية محددة لجميع المهام التي يجب عليك إنجازها خلال اليوم أو الأسبوع. يساعد ذلك على تحسين تركيزك مع ضمان تخصيص وقت كافٍ لجميع أولوياتك.

وفقًا للمجلة الأمريكية لطب نمط الحياة، وجد الباحثون أن تقسيم الوقت وطرق الجدولة الأخرى يمكن أن تحسن مهارات إدارة الوقت والإنتاجية بشكل عام.

يمكن أن يكون تقسيم الوقت مفيدًا لمن:

كيف يعمل تقسيم الوقت

هل لديك الكثير من المهام؟ دعنا نقسمها إلى أجزاء يسهل التعامل معها! فيما يلي الخطوات التي يجب اتباعها لأول مرة عند تخصيص الوقت:

تذكر أنه لا بأس في إجراء تغييرات أثناء العمل. الهدف من تقنية إدارة الوقت هو تسهيل حياتك، وليس جعلها أكثر صعوبة!

فوائد تقسيم الوقت

يواجه الكثير من الناس صعوبة في إدارة وقتهم. هناك دائمًا الكثير من المهام التي يجب القيام بها ولا يكفي الوقت في اليوم، مما قد يؤدي إلى الإجهاد والإرهاق والقلق، إلخ.

لن يساعدك تقسيم الوقت على تدريب عقلك على وضع حدود صحية للوقت وتكوين عادات صحية فحسب، بل له أيضًا العديد من الفوائد الأخرى:

سيجعلك تطبيق تقسيم الوقت أكثر إنتاجية وتحكمًا في حياتك.

طرق تقسيم الوقت

هناك أكثر من طريقة لتقسيم الوقت. تعتمد تقنية تقسيم الوقت المناسبة على نوع العمل الذي تحتاج إلى إنجازه. الأنواع الشائعة لتقسيم الوقت هي:

تقسيم الوقت ⏳

هل سبق لك أن بدأت في فعل شيء ما، ثم انشغلت به لعدة ساعات، لتستيقظ بعد ذلك متسائلاً أين ذهب الوقت؟ إذا كان الأمر كذلك، فجرب تقسيم الوقت.

تم تقديم تقنية تخصيص الوقت لأول مرة كأسلوب لإدارة الوقت في تطوير البرمجيات المرنة، وأصبحت الآن طريقة شائعة لتخصيص الوقت بين العاملين في مجال المعرفة. فهي تمنع إضاعة الوقت من خلال تحديد الوقت الذي يقضيه الموظف في مهمة معينة.

يُطلق على كل فترة زمنية محددة اسم "صندوق الوقت"، ويمكن أن تتراوح مدتها بين بضع ساعات وأيام. لها أوقات بدء وانتهاء محددة؛ في نهاية صندوق الوقت، يجب عليك التوقف عما كنت تفعله، بغض النظر عن التقدم المحرز (أو عدمه).

تعد سباقات تطوير البرمجيات مثالاً على تقسيم الوقت في العمل. هناك أهداف ومراحل محددة لكل منها، إلى جانب تواريخ بدء وانتهاء محددة لمهام معينة. أي شيء لا يمكنك إنجازه بنهاية السباق يجب نقله إلى السباق التالي.

يخطط إيلون ماسك يومه بالكامل في فترات زمنية مدتها 5 دقائق. كل شيء، ونعني كل شيء، محدد زمنياً في التقويم.

أيام ذات موضوعات محددة 📅

تتيح لك طريقة الإنتاجية هذه منع التبديل بين المهام من خلال جدولة المهام المتشابهة معًا. الفرق يكمن في نوع العمل — تعمل هذه التقنية عندما يمكن تقسيم المهام إلى ثلاث إلى خمس مجموعات كبيرة، كل منها قادرة على شغل يوم عمل كامل تقريبًا.

على سبيل المثال، إذا كنت تدير قناة على وسائل التواصل الاجتماعي أو مدونة أو مدونة فيديو، يمكنك تطبيق تقسيم الوقت عن طريق تقسيم أسبوع عملك إلى أيام ذات مواضيع محددة:

تشاركنا كريستي داسيلفا، الرئيسة التنفيذية لشركة DaSilva Life ومستشارة ClickUp، كيفية إنشاء حجوزات أسبوعية وتتبعها في ClickUp.

أحب أن أرسم مخططًا مرئيًا لمهامي الرئيسية في عرض اللوحة لأتكون فكرة عن حجم العمل الأسبوعي. على الرغم من أنني أستخدم عرض "كل شيء" لرؤية كل المهام التي لدي خلال الأسبوع، إلا أنني أحب أن أرسم مخططًا لموضوعاتي الرئيسية في "تقسيم الوقت الأسبوعي" كل يوم أحد للتحضير للأسبوع القادم.

يستخدم جاك دورسي، المؤسس المشارك لتويتر (الآن X) والرئيس التنفيذي لشركة Square، أيضًا أيامًا مخصصة لموضوعات معينة لإدارة وقته والحفاظ على إنتاجيته.

في يوم الاثنين، في كلتا الشركتين، أركز على الإدارة وتشغيل الشركة... ويوم الثلاثاء أركز على المنتج. ويوم الأربعاء أركز على التسويق والاتصالات والنمو. ويوم الخميس أركز على المطورين والشراكات. ويوم الجمعة أركز على الشركة والثقافة والتوظيف. ويوم السبت آخذ إجازة وأذهب للتنزه. ويوم الأحد أخصص للتفكير والتقييم والاستراتيجية والاستعداد للأسبوع.

تجميع المهام 📚

هل لديك عدد من المهام الصغيرة من نفس النوع التي يجب إنجازها خلال اليوم أو الأسبوع؟ قد يكون تجميع المهام مفيدًا في هذه الحالة.

تجميع المهام هو أسلوب إنتاجي يتم فيه تجميع المهام المتشابهة معًا، مما يقلل العبء المعرفي. اعتمادًا على حجم العمل، يمكنك تخصيص بضع ساعات أسبوعيًا لكل نوع من المهام.

على سبيل المثال، إذا كنت تعمل في مجال المبيعات، يمكنك إنشاء مجموعات من المهام على النحو التالي:

يؤمن مارك أندريسن، المؤسس المشارك والشريك العام في Andreessen Horowitz، أيضًا بتقسيم الوقت لتحقيق الإنتاجية. ويجمع نهجه بين تجميع المهام والأيام المخصصة لموضوعات معينة، حيث يخصص أيام الاثنين والجمعة للعمل الجماعي.

اليوم العادي بالنسبة لي في الوقت الحالي هو اتباع التقويم بدقة شديدة. أحاول أن أجعل يومي "مبرمجًا" قدر الإمكان.

طريقة بومودورو 🍅

هل تحتاج إلى طريقة بسيطة وفعالة لتنظيم يوم عملك لتحسين الإنتاجية أو التوقف عن المماطلة؟ جرب طريقة بومودورو.

سميت تقنية بومودورو على اسم المؤقت الذي يشبه شكل الطماطم ("بومودورو" هي كلمة إيطالية تعني الطماطم) الذي استخدمه مبتكرها فرانشيسكو سيريلو، وتتمثل في العمل المركّز لفترات زمنية محددة تليها فترات راحة. وتسمى كل جلسة عمل من هذا النوع "بومودورو". تساعدنا طريقة العمل هذه على الحفاظ على تركيزنا وتحسين قدرتنا على التركيز.

اعتمد الممثل الشهير توم هانكس على طريقة بومودورو ليحافظ على إنتاجيته أثناء كتابة كتابه الأول، "The Making of Another Major Motion Picture Masterpiece" (صناعة فيلم سينمائي رائع آخر)

كيف تبدأ في تقسيم وقت جدولك الزمني

بينما يمكنك البدء في تقسيم الوقت باستخدام مخطط يومي بسيط، إلا أن تطبيق إدارة المهام المزود بخاصية إدارة الوقت أكثر كفاءة.

تسهل منصة مثل ClickUp تقسيم الوقت؛ حيث يمكنك إضافة وتحرير وعرض فترات الوقت المقسمة بسهولة. بالإضافة إلى ذلك، فإن وجود كل شيء في نفس المنصة يقلل من التبديل بين السياقات. 🚀

قم بتقييم كل ما يجب عليك إنجازه

أولاً وقبل كل شيء: ابدأ بإدراج كل ما تحتاج إلى القيام به. هناك عدة طرق مختلفة يمكنك اتباعها.

باستخدام قوائم المهام في ClickUp، يمكنك إنشاء قائمة عبر الإنترنت بمهامك التي يمكنك الوصول إليها من أي مكان. أضف التنسيق والألوان والروابط إلى القائمة لإضافة المزيد من التفاصيل. إذا كانت هذه مهام تقوم بها بانتظام، يمكنك حتى إنشاء نموذج من قائمة مرجعية محفوظة.

هل تحتاج إلى مزيد من التفاصيل؟ ClickUp Docs و ClickUp Notepad مفيدان لهذا الغرض. أنشئ قائمة المهام التي تريد القيام بها، وأضف التفاصيل والمعلومات الإضافية مثل الصور والروابط. يمكنك أيضًا وضع علامات على زملائك في العمل عن طريق إضافتهم مع تعليق في المستند.

أياً كانت الطريقة التي تختارها، يتيح لك ClickUp إنشاء المهام مباشرةً من قائمة المهام في جميع الأنظمة الثلاثة، بحيث يمكنك عرضها مباشرةً في ClickUp Tasks.

حدد أولوياتك

إن تحديد الأولويات بشكل فعال وصارم هو السر في إنجاز المهام، خاصةً عندما يكون الوقت قصيرًا ولديك مليون مهمة في قائمتك.

بمجرد إنشاء المهام من قائمة المهام المطلوب إنجازها، استخدم "أولويات المهام" في ClickUp لتمييز كل مهمة على أنها عاجلة أو وضع علامة عليها على أنها مهمة ذات أولوية عالية أو متوسطة أو منخفضة. يضمن ذلك إنجاز المهام الأكثر أهمية أولاً.

خصص وقتًا لجميع مهامك

في حين أن تحديد الأولويات أمر ضروري، إلا أنك تحتاج أيضًا إلى معرفة مقدار الوقت الذي ستحتاجه لإنجاز مهامك. يساعدك ClickUp في ذلك أيضًا.

تتيح لك تقديرات الوقت في ClickUp إضافة المدة الزمنية المقدرة لكل مهمة وتقسيمها بين المهام الفرعية المختلفة أيضًا. يتيح لك تجميع هذه المهام تقدير المدة الإجمالية للمشروع أيضًا. ما عليك سوى إسقاط المهام في عرض التقويم لتصور جدولك الزمني.

قم بتنزيل هذا النموذج

باستخدام قالب تخصيص الوقت اليومي من ClickUp، يمكنك تخطيط جدول يومك لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية. يساعدك على:

يتضمن النموذج أيضًا لوحة بيضاء تسهل عليك تحديد أولوياتك من خلال تقسيم كل مهمة إلى أربع فئات: المهام التي يجب القيام بها، والمهام التي يجب تفويضها، والمهام التي يجب جدولتها، والمهام التي يجب حذفها.

يمكن للفرق أيضًا استخدام نموذج الجدول الزمني بالساعة من ClickUp لتحقيق أقصى استفادة من يومهم.

أنشئ حجوزات زمنية لجميع المهام ذات الأولوية

يتيح لك سرد المهام وترتيبها حسب الأولوية وإضافة التقديرات الزمنية لها اتباع نهج أكثر تنظيماً في العمل. الخطوة التالية هي إنشاء حجوزات زمنية في تقويمك. يمكن أن تساعدك قوالب حجز الوقت في ClickUp في كل ذلك.

إذا كنت تستخدم تقويم Google للعمل، فيمكنك استخدامه لجدولة حجوزاتك. يتيح لك هذا التقويم حجز الوقت بسهولة للمواعيد والمهام والأحداث وتمييزها بالألوان حسب تفضيلاتك.

تحليل وتحسين

الآن بعد أن حددت أولويات مهامك وحجزت وقتًا لكل منها في تقويم حجز الوقت، يمكنك استخدام طرق عرض مختلفة في ClickUp لتصور مهامك بالطريقة التي تريدها.

على سبيل المثال، يمكنك تتبع التقدم حسب حالة المهمة في لوحات Kanban أو تصفية المهام وفرزها لتنظيمها في عرض القائمة.

إذا كنت تدير فريقًا، فستساعدك طريقة عرض حجم العمل على تصور جدول كل عضو في الفريق والتأكد من عدم إرهاق أي شخص.

تعد لوحات معلومات ClickUp طريقة سهلة لتحليل تقدمك ونتائجك. تتبع معدلات إنجاز المهام لنفسك وفريقك، واعرض جداول العمل والوقت المستغرق في المهام، واطلع على حالة المهام، والمزيد.

يمكنك أيضًا طرح أي سؤال على الذكاء الاصطناعي، وسيقوم ClickUp Brain بالبحث في البيانات الموجودة في كل لوحة معلومات في مساحة العمل الخاصة بك للإجابة على الفور.

إليك ما يقوله أحد عملاء ClickUp عن كيفية مضاعفة الإنتاجية في شركته باستخدام ClickUp.

ساعدنا استخدام ClickUp على التخطيط بشكل أفضل، والتسليم بشكل أسرع، وتنظيم فرقنا بكفاءة، وقد تضاعف حجم فريق الإنتاج لدينا منذ انضمامي إلى الشركة! لم يكن ذلك ممكنًا لو لم يكن لدينا هيكل قوي لتخصيص الموارد وإدارة المشاريع.

أخطاء تحديد الوقت التي يجب تجنبها وأفضل الممارسات

فيما يلي بعض الأخطاء الشائعة في تقسيم الوقت وكيفية تجنبها:

المبالغة في تقدير الإنتاجية

بدون بعض البيانات المرجعية، من السهل أن تكون لديك توقعات غير واقعية بشأن الجداول الزمنية للمهام. وهذا يمكن أن يؤدي إلى التوتر بشأن عدم الالتزام بالمواعيد النهائية أو عدم إكمال المهام أو الحصول على نتائج أقل من المثالية.

🌟الحل: تذكر أن تأخذ في الاعتبار التأخيرات الناتجة عن المقاطعات الشائعة مثل الاجتماعات والمكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني وما إلى ذلك. أضف أيضًا أوقات الإعداد و/أو الانتقال إلى تقديراتك للوقت. تقبل أن التأخيرات قد تحدث، وقم بترتيب أولويات عملك بحيث تنجز المهام الأكثر أهمية أولاً.

محاولة القيام بأشياء كثيرة

إذا لم تكن حريصًا، فقد تفرط في جدولة مواعيدك. في بعض الأحيان، يمكنك جدولة كل دقيقة من اليوم دون ترك أي وقت للاستراحة. ومع ذلك، من الضروري تخصيص وقت لتناول الطعام والراحة وحتى التفكير الإبداعي.

🌟الحل: خصص مساحة في جدولك الزمني لكل شيء بدءًا من الاستراحات والوجبات وحتى التنقلات. كما أن تخصيص بعض الوقت بين المهام المجدولة يمكن أن يساعدك على عدم ملء تقويمك أكثر من اللازم.

قم بتنزيل هذا النموذج

يساعدك قالب حجز الجدول الزمني في ClickUp أنت وفريقك على:

ستساعدك طرق العرض الشهرية واليومية والأسبوعية على تخطيط جدولك الزمني لفترات مختلفة والبقاء على المسار الصحيح. تساعدك الحالات المخصصة مثل "ملغى" و"مكتمل" و"قيد التقدم" و"مهام مطلوبة" على إبقاء جميع الأطراف المعنية على اطلاع بالتقدم المحرز.

سوء تحديد الأولويات

لن يكون تقسيم الوقت فعالاً إذا لم تحدد أولويات وقتك بشكل صحيح. بدون تحديد الأولويات بشكل صحيح، فإنك تخاطر بتفويت مهام مهمة. بالإضافة إلى ذلك، قد تتسبب في تأخيرات غير متوقعة إذا لم تحدد التبعيات بين المهام.

🌟الحل: استخدم أداة مثل ClickUp لتحديد التبعيات وترتيب المهام حسب الأولوية بكفاءة، مما يضمن إنجاز المهام ذات الأولوية العالية أولاً. احتفظ بساعاتك الأكثر إنتاجية للعمل المكثف والمهام الأساسية، وخصص الأنشطة الأقل أهمية للمراحل التي تكون فيها طاقتك منخفضة خلال اليوم.

عدم التكيف

لكي تنجح تقنية حجز الوقت، يجب عليك تتبع فعاليتها وتحسين نهجك حسب الحاجة لتكون أكثر إنتاجية. إذا تغيرت الأولويات، فقد تحتاج إلى تغيير حجوزات الوقت، أو قد تجد نفسك مرهقًا.

🌟الحل: توقف لفترات منتظمة لتقييم أنماط جدولك الزمني وتعديلها إذا لزم الأمر. كن منفتحًا على تعديل حجم الحجز والغرض منه للتكيف مع التغييرات في جدولك الزمني. أدوات حجز الوقت التي تتيح المرونة في الجدولة هي الخيار المناسب لذلك.

إليك كيف تدير كريستي داسيلفا جدولها الزمني على المنصة.

لدي مجلد باسم "تقسيم الوقت اليومي" يحتوي على 3 قوائم، "الصباح" و"الظهيرة" و"المساء". ضمن هذه القوائم، أخطط ليومي ساعة بساعة لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية. أقوم بتخصيص فترات زمنية مختلفة (30 أو 60 أو 90 دقيقة) باستخدام الحقول المخصصة. أقوم بذلك في الليلة السابقة للتحضير لليوم التالي وتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية من خلال وضع خطة قوية.

⭐️ مكافأة: شاهد فيديو ClickUp حول تقسيم الوقت!

اتبع الطريق السهل إلى الإنتاجية مع ClickUp

تعد إدارة الوقت وجداول العمل بشكل فعال مفتاح الحفاظ على الإنتاجية وتجنب الإرهاق. جرب إنشاء حجوزات زمنية باستخدام التقنيات المختلفة التي أوصينا بها لتجد ما يناسبك.

تدعمك منصات الإنتاجية وإدارة المهام مثل ClickUp في تنفيذ تقنيات إدارة الوقت التي تختارها، كما توفر لك أدوات إضافية لمساعدتك على إدارة عملك بشكل أفضل.

جرب ClickUp وشاهد كيف يمكن أن يساعدك في توفير ساعات كل أسبوع!

سجل للحصول على حساب ClickUp مجاني اليوم.