سواءً كنت تبحث عن رعاية لفعالية جامعية أو تنظم ندوة أو ندوة، فأنت بحاجة إلى اقتراح فعالية مقنع يوضح لماذا يجب على أصحاب المصلحة المشاركة في فعاليتك.

لكن صياغة مقترح ناجح لا تتم في لمح البصر. فهو يتطلب تجميع الكثير من المعلومات بطريقة سهلة الفهم.

لجعل الأمور أسهل وأسرع، قمنا بتجميع بعض نماذج مقترحات الفعاليات لمساعدتك في جمع الأموال، وتوصيل تفاصيل الفعالية إلى صانعي القرار، والحصول على الموافقات. بالإضافة إلى ذلك، قدمنا بعض القوالب البديلة التي تتدخل حيث تقصر ملفات PDF

ما الذي يجعل قالب مقترح الفعالية جيدًا؟

تعتبر قوالب عروض الفعاليات ضرورية لتوصيل التفاصيل الرئيسية للفعالية، مثل الخدمات والفريق والأهداف والتسعير والباقات إلى أصحاب المصلحة والعملاء المحتملين. فيما يلي بعض خصائص قالب مقترح الفعالية الجيد.

• هيكل واضح: قالب مقترح الفعالية الجيد ليس مجرد مستند يحتوي على ملاحظات. بل يجب أن يكون له تخطيط جيد التنظيم وتدفق منطقي، بما في ذلك أقسام للملخص التنفيذي، وأهداف الفعالية وتفاصيلها، والميزانية، والخطة اللوجستية، وما إلى ذلك. وهذا يساعد القراء على التنقل بسهولة عبر المحتوى
• قابلية التخصيص: يجب أن تحتوي قوالب مقترح الفعالية على عناصر تصميم قابلة للتخصيص مثل الخط ونظام الألوان والشكل وما إلى ذلك، بحيث يمكنك تغييرها وفقًا لعلامتك التجارية أو موضوع الفعالية
• سهولة الاستخدام: يجب أن يكون قالب مقترح الفعالية سهل التنسيق وفقًا لاحتياجات الفعالية. يجب أن يكون مرنًا بما يكفي لاستيعاب التغييرات في اللحظة الأخيرة في المتطلبات والموارد
• تفاصيل الفعالية: يجب أن يتضمن القالب جميع تفاصيل الفعالية الأساسية، بما في ذلك اسم الفعالية وموقعها وتاريخها وهدفها وجدول أعمالها والعدد التقديري للضيوف والجمهور المستهدف وغير ذلك. سيساعد ذلك أصحاب المصلحة على فهم نطاق الفعالية وعملية التخطيط لها
• الجاذبية البصرية: يجب أن تحتوي قوالب مقترح الفعالية على عناصر تصميم تعكس العلامة التجارية أو موضوعات الفعالية. يجب أن يكون لها تخطيط احترافي مع مخططات ألوان جمالية لإنشاء اقتراح مقنع
• التعاون: يجب أن تكون قوالب الحدث قابلة للتحرير مع التعاون في الوقت الفعلي حتى يبقى الجميع على نفس الصفحة

قوالب مقترحات الفعاليات

فيما يلي بعض نماذج مقترحات الفعاليات لمساعدتك في اتخاذ الخطوة الأولى. قوالب PDF هذه مفيدة للتخطيط للفعاليات واقتراح خدمات الفعاليات على العملاء المحتملين. دعنا نستكشف.

1. قالب اقتراح الحدث من HubSpot

via هبسبوت _هل تريد تأمين حفلتك القادمة؟

ارسم صورة كاملة للحدث لعميلك المحتمل مع قالب اقتراح الفعالية الخاص ب HubSpot .

يتيح لك نموذج العرض المفصل هذا تقديم خدمات إدارة الفعاليات الخاصة بك والفريق المسؤول عن الفعالية. باستخدام هذا القالب، يمكنك إنشاء اقتراح مفصل للفعالية، بما في ذلك التفاصيل الرئيسية مثل المكان والموضوع والضيوف والميزانية والهدف ورسوم الخدمة وجدول الدفع والمزيد.

يقدم هذا القالب نظرة عامة على الحدث، مما يساعد أصحاب المصلحة على تصور الحدث وفهم عملية التحضير له.

🌟 🌟 مثالي لـ: منظمي الفعاليات والاستشاريين الذين يبحثون عن عروض إدارة الفعاليات

💡 نصيحة احترافية: قبل استخدام القالب، قم بتخطيط تفاصيل الحدث باستخدام مستندات ClickUp . قم بتخزين المعلومات وتعاون مع فريقك في التفاصيل مثل أعضاء الفريق والمسؤوليات وأهداف الفعالية والتكاليف التقديرية والموضوعات والأفكار.

2. قالب اقتراح الأعمال من Jotform

via جوتفورم إن تأمين الرعاية لشركة الحدث الخاص بك ليس بالأمر الهين. فهو يتطلب اقتراحًا قويًا يتضمن تفاصيل تفاصيل الحدث الخاص بك. ولهذا السبب تحتاج إلى نماذج مقترحات الأعمال .

يمكنك تخصيص قالب اقتراح الأعمال المجاني الخاص ب Jotform's Jotform لإنشاء مقترح شامل للفعالية. ابدأ بتقديم الفعالية بلمحة عامة واضحة وجذابة، بما في ذلك الغرض والجمهور المستهدف والنتائج المتوقعة.

استخدم هذا النموذج المجاني لتحديد تفاصيل الفعالية مثل التاريخ والموقع والجدول الزمني والأنشطة. قم بتضمين قسم للميزانية لعرض التكاليف التقديرية والمتطلبات المالية، إلى جانب تفصيل مخصصات المكان وخيارات تقديم الطعام وتسويق الفعالية والنفقات الأخرى.

الجزء الأفضل؟ يمكنك إضافة عناصر علامتك التجارية وإنشاء أوامر توقيع تلقائية للعديد من المستثمرين.

🌟 🌟 مثالي لـ: منظمي الفعاليات أو المنظمات أو الأفراد الذين يتطلعون إلى اقتراح خطة فعالية منظمة ومحترفة

3. قالب اقتراح رعاية الفعالية من Template.net

via Template.net هل تعلم أن الرعايات تمثل 88.4% من المشاركة في الفعاليات مما يجعله أعلى عامل مساهم في توليد الإيرادات؟

لكن إبرام صفقات الرعاية أمر صعب. لهذا السبب تحتاج إلى أدوات مثل قالب مقترح رعاية الفعاليات الخاص ب Template.net . يتيح لك هذا القالب تفصيل أبرز الأحداث، والجمهور المستهدف، وحزم الرعاية، والمستويات والمزايا، ومدى وصول الجمهور، ولماذا يجب أن يرعى الحدث.

يتوفر القالب أيضًا بصيغة PowerPoint، مما يتيح لك تخصيص عناصر الشرائح (الألوان والخطوط والتخطيطات) بناءً على احتياجات علامتك التجارية.

🌟 🌟 مثالي لـ: منظمو الفعاليات والشركات التي تسعى للحصول على رعاية لجمع التبرعات وتعزيز ظهور العلامة التجارية.

💡 نصيحة احترافية: يمكنك تتبع التقدم المحرز في الكفالة باستخدام لوحات معلومات ClickUp . راقب المقاييس المهمة، ومستويات الرعاية، وقوائم المهام، وأنشئ رسوماً بيانية مخصصة للحصول على تفاصيل الرعاية في لمحة سريعة.

4. قالب خطاب اقتراح فعالية مدرسية بواسطة Template.net

via Template.net هل تحتاج إلى أموال لليوم الميداني القادم؟ أنشئ مقترحات الفعاليات باستخدام قالب.net قالب خطاب مقترح الفعالية المدرسية. يساعدك قالب اقتراح الفعالية هذا على صياغة خطاب رعاية قياسي لأي فعالية مدرسية محددة. يمكنك تضمين وصف موجز للفعالية وتقديم تفاصيل الاتصال بك حتى يتمكن الراعي المحتمل من التواصل معك.

🌟 مثالي ل: المدارس والمؤسسات التعليمية للحصول على الموافقة على الفعاليات من الأمناء

💡 نصيحة احترافية: قبل المضي قدمًا في الرعاية، حدد هدفًا لجمع التبرعات، وشكل فريقًا، واستخدم ClickUp Whiteboards لتبادل الأفكار حول الرعاة المحتملين وأفكار الفعاليات بشكل تعاوني.

5. قالب مقترح إدارة الفعاليات من كانفا

via كانفا عرض خدمتك بشكل صحيح هو ما يجلب لك العملاء. ولهذا السبب تحتاج إلى نماذج مقترحات المشاريع . نموذج مقترح إدارة الفعاليات الخاص بكانفا لإدارة الفعاليات هو قالب ذو طابع أرجواني-أبيض، جذاب بصرياً لتقديم خدمات إدارة الفعاليات الخاصة بك.

باستخدام هذا القالب، يمكنك عرض خبراتك وتقديم تفاصيل الحدث الأساسية وخلق انطباع أولي قوي لدى أصحاب المصلحة في الحدث.

🌟 مثالي لـ: منظمو ومدراء الفعاليات الذين يتطلعون إلى تبسيط عملية تقديم العروض

6. قالب اقتراح أحداث الموسيقى من كانفا

via كانفا سواء كان يومًا سنويًا للجامعة أو حدثًا سنويًا للشركات، فإن الموسيقى الحية تضيف طاقة مختلفة. 🎶

لكن تنظيم فعالية موسيقية ليس بالأمر السهل. فهو ينطوي على الكثير من العمل - من حجز الفنانين المناسبين والمكان المناسب إلى إدارة المتطلبات الفنية ووضع استراتيجية تسويقية. قالب اقتراح الفعاليات الموسيقية من Canva باللون الأزرق الوردي النابض بالحياة، يساعدك على توصيل تفاصيل الحدث إلى الرعاة والشركاء وأصحاب المصلحة. باستخدام هذا القالب، يمكنك هيكلة وتحديد الغرض من الفعالية والجمهور المستهدف والميزانيات والاستراتيجيات الترويجية، مما يؤدي إلى وضع خطة محكمة لنجاح الفعالية بشكل كبير.

🌟🌟 مثالي لـ: منظمو الفعاليات والمسوقون الذين يتطلعون إلى تنظيم فعاليات موسيقية للشركات والمؤسسات

7. قالب اقتراح إدارة الفعاليات من كانفا

via كانفا تحتوي الفعاليات على العديد من الأجزاء المتحركة، ولضمان نجاحها إدارة مشروع الحدث ، يجب عليك تزويد أصحاب المصلحة بفكرة واضحة عن الحدث. قالب مقترح إدارة الفعاليات من كانفا يمكن أن يساعدك في اقتراح أفكار الفعالية الخاصة بك، والأحداث البارزة، والأهداف، والمواضيع، والخطة اللوجستية، وتقديرات التكلفة، وكل شيء آخر لأصحاب المصلحة في شكل احترافي.

سواءً كان أصحاب المصلحة الداخليين أو العملاء، يمكن أن يساعدك هذا القالب في خلق انطباع قوي، مما يسهل زيادة المشاركة وإبرام صفقات الفعاليات.

🌟🌟 مثالي ل: منظمي ومديري الفعاليات الذين يتطلعون إلى تقديم عروض احترافية لمختلف الفعاليات.

قيود استخدام ملف PDF لمقترح الفعالية

تدور الأحداث حول التغييرات في اللحظة الأخيرة وملفات PDF مثل اللقطات - رائعة لالتقاط اللحظات في الوقت المناسب، ولكن سيكون لديك عملك في محاولة تعديل محتواها.

لذا، فإن ملفات PDF لا تعمل بأفضل طريقة للأحداث. إليك المزيد من الأسباب:

غياب التفاعل

ملفات PDF ثابتة. من الصعب تنسيقها وتخصيص القوالب حسب احتياجاتك الفريدة. كما أنها لا تدعم الروابط أو مقاطع الفيديو القابلة للنقر، مما يجعل الاقتراح أقل ديناميكية ويحد من التفاعل.

لا يوجد تعاون في الوقت الفعلي

لا تدعم قوالب مقترحات الأحداث بتنسيق PDF التعاون في الوقت الفعلي مثل برنامج إدارة الفعاليات . هذا يعني أن هناك الكثير من التنقل عبر رسائل البريد الإلكتروني عند تحرير ملفات PDF. ونتيجة لذلك، يكون لدى فريقك عدة إصدارات من ملف PDF الخاص بالحدث مما قد يكون مربكًا.

مشكلات التوافق

قد لا تكون ملفات PDF متسقة عبر الأجهزة أو أنظمة التشغيل أو إصدارات البرامج. قد يجد المستخدمون تناقضات في التنسيق، مما يؤدي إلى انطباعات أولية سيئة وفقدان المصداقية، وحتى الرفض من العملاء أو الرعاة المحتملين.

تكامل البيانات المحدود

دمج البيانات في قالب PDF من مصادر أخرى مثل المستندات أو جداول البيانات أمر معقد. فهو ينطوي على عملية يدوية مطولة لإضافة الحقول ودمج البيانات، وهو ما يستغرق وقتاً طويلاً.

التخصيص الأساسي

تحتوي ملفات PDF على تخطيط ثابت، مما يجعل من الصعب تخصيص القوالب. التنسيق جامد، وتتطلب إضافة محتوى ديناميكي مثل الحقول الحسابية أو النماذج القابلة للتعبئة الكثير من الجهد.

قوالب مقترحات الأحداث البديلة

إن المصارعة مع تنسيق القوالب أو البحث المحموم عن أحدث إصدار من القوالب في كل مرة ترسل فيها اقتراحًا لا يستحق وقتك وطاقتك.

لذا، إليك قائمة من القوالب البديلة المجانية البديلة من قبل انقر فوق -ال برنامج إدارة المشاريع للأحداث لإنشاء مقترح فعال للفعاليات

1. قالب التخطيط للفعالية ClickUp

تحميل هذا القالب

قالب تخطيط الأحداث ClickUp

مقترح مقبول 👏

ابدأ التخطيط لفعاليتك مع قوالب تخطيط الفعاليات لتبسيط جميع العمليات - من تحديد مكان الحفل إلى وضع الميزانية وإنشاء قوائم الضيوف.

إن قالب تخطيط فعاليات ClickUp يتيح لك تخطيط وتصور كل ما يتعلق بفعاليتك حتى تتمكن من مشاركة التفاصيل ذات الصلة بسهولة مع أصحاب المصلحة للموافقة على الميزانية. باستخدام هذا القالب، يمكنك

• مواءمة وتتبع موارد التخطيط للفعالية
• تتبع التقدم المحرز وأهداف الفعالية
• مراقبة الجداول الزمنية للفعالية
• التعاون مع فريقك في الوقت الفعلي لإنشاء مقترح للفعالية

يأتي هذا القالب مزودًا بعروض وحقول مخصصة مبنية مسبقًا تتيح لك إضافة تفاصيل الحدث المهمة وتصور الجداول الزمنية بالطريقة التي تريدها. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يحتوي على تنسيق غني وميزات تحرير في الوقت الفعلي لإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم بأحدث المعلومات.

🌟 مثالي لـ: منظمي ومديري الفعاليات الذين ينظمون الفعاليات الشخصية والمهنية.

👉اقرأ المزيد: 10 قوالب تشغيل مجانية لقوالب العرض في Excel و ClickUp

2. قالب تخطيط الحدث الكبير ClickUp

تحميل هذا القالب

قالب تخطيط الفعاليات الكبيرة ClickUps

إن تأمين حفل موسيقي كبير أو مؤتمر دولي أمر مثير، ولكن العمل الحقيقي يبدأ بعد ذلك.

يتطلب الحدث الكبير تخطيطاً دقيقاً. من وضع موجز للفعالية إلى الخطط التفصيلية والميزانيات وقوائم الضيوف، هناك الكثير مما يجب القيام به. وهذا هو المكان الذي تحتاج فيه إلى قالب تخطيط الفعاليات الكبيرة .

يساعدك هذا القالب على تخطيط الفعاليات الكبيرة وتقديم مقترحك إلى أصحاب المصلحة من خلال السماح لك بـ

• تنظيم وتتبع جميع جوانب الفعالية
• وضع ميزانيات الفعاليات
• تفويض المهام بين أعضاء الفريق
• الاطلاع على التقدم المحرز في التخطيط
• تتبع المواعيد النهائية

🌟 🌟مثالي ل: مخططو الفعاليات والمنظمون الذين يخططون لفعاليات واسعة النطاق.

👉اقرأ المزيد: هل لديك مؤتمر دولي قادم؟ إليك 10 قوالب مجانية لجدول أعمال المؤتمر لجعل وضع جدول الأعمال أسهل وأقل استهلاكا للوقت.

3. قالب إدارة الأحداث ClickUp

تحميل هذا القالب

قالب إدارة أحداث ClickUp

عندما تعمل على مناسبات متعددة في وقت واحد، فإن ذلك يتطلب الكثير من العمل. من إدارة الضيوف إلى وضع الميزانية وتقديم الطعام، يجب عليك تغطية كل شيء. ولهذا، لا شيء أفضل من قالب ClickUp لإدارة الفعاليات .

يوفر هذا القالب كل شيء للحفاظ على فريقك منظمًا ومنسجمًا. باستخدام هذا القالب، يمكنك:

• إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم بالمهام والمواعيد النهائية
• تتبع الميزانيات وإدارة النفقات
• مشاركة الموارد والتعاون في الوقت الفعلي
• تبسيط التواصل مع أصحاب المصلحة

🌟 🌟مثالي ل: شركات الفعاليات والمخططين الذين يعملون على فعاليات متعددة في وقت واحد.

💡 نصيحة احترافية: إذا كنت قد واجهت أحداثًا سابقة غير ناجحة بسبب عبء العمل الكبير، استفد من أتمتة ClickUp لأتمتة المهام المتكررة والتركيز على تخطيط الأحداث. يمكن أن يساعدك على أتمتة تعيينات المهام وعمليات الموافقة.

4. قالب خطة مشروع حدث ClickUp للفعاليات

تحميل هذا القالب

قالب خطة مشروع حدث ClickUp قالب خطة مشروع ClickUp

_ الكثير من الفعاليات القادمة وأنت تائه في بحر من التفاصيل؟ قالب خطة مشروع فعالية ClickUp هو الأداة المثالية لتبسيط كل شيء.

فهو يتيح لك سرد جميع الفعاليات القادمة بسهولة، بما في ذلك التفاصيل الأساسية مثل التواريخ والمواقع وأنواع الفعاليات وجهات الاتصال الرئيسية، مما يجعل من السهل إنشاء مقترحات شاملة ومنظمة جيدًا للفعاليات للموافقة عليها.

يتيح لك هذا القالب إدارة العديد من خطط الفعاليات والميزانيات والجداول الزمنية حتى تتمكن من تنفيذ جميع الفعاليات دون عيب. يمكنك سرد جميع الفعاليات المستقبلية وإضافة مستويات أولويتها، وتواريخ البدء والانتهاء، والتقدم، والموقع أو المكان، والمتحدثين في الحدث، ونوع الحدث، والمزيد.

باستخدام هذا القالب، يمكنك:

• تتبع الجداول الزمنية للفعاليات باستخداممخططات جانت
  • تنظيم تفاصيل كل فعالية وتقدمها
• إنشاء قوائم بالفعاليات وأنواع الفعاليات والمتحدثين وغيرها
• مشاركة الموارد ومواءمة الفرق في مهام الفعاليات

🌟 مثالي لـ: منظمو الفعاليات الذين يعملون على فعاليات متعددة

5. قالب مستند تخطيط الحدث ClickUp

قم بتنزيل هذا القالب

قالب مستند تخطيط الفعاليات الخاص بـ ClickUp

تعني مشاركة خطة الحدث الخاص بك مع أصحاب المصلحة تفاصيل كل جزء متحرك من الحدث. وهذا ممكن فقط عندما يكون لديك كل تفاصيل الحدث تحت سقف واحد.

مع قالب مستند تخطيط الحدث ClickUp ، يمكنك تنظيم كل تفاصيل الحدث في مكان واحد - من الميزانيات إلى الأماكن والجداول الزمنية والموارد والفرق وقوائم الضيوف وغيرها. يمكنك أيضًا إنشاء قائمة مرجعية للتخطيط للفعالية لتجنب إغفال تفاصيل الحدث الأساسية.

باستخدام هذا النموذج، يمكنك:

• تنظيم مهام الفعالية وتتبع المواعيد النهائية
• تحديد أهداف الفعالية وغاياتها وقياس مدى نجاحها
• تقدير ميزانيات الفعاليات وتتبع النفقات
• اجعل جميع أصحاب المصلحة على نفس الصفحة

🌟 مثالي ل: منظمي ومديري الفعاليات الذين يتطلعون إلى تغطية جميع تفاصيل الفعالية في مكان واحد

💡 نصيحة احترافية: استخدم مهام النقر فوق المهام لإنشاء مهام أحداث محددة وتعيينها لأعضاء الفريق، وتعيين المواعيد النهائية، وتحديد الأولويات، وتتبع تقدم المهام.

6. نموذج اقتراح حملة ClickUp للحملة

قم بتنزيل هذا القالب

قم بتخطيط وتنفيذ حملتك الترويجية للفعالية باستخدام قالب اقتراح الحملة من ClickUp

هل تستضيف أول ندوة دولية لك على الإطلاق؟

ضع استراتيجيات تسويق وترويج قوية للحدث لضمان نجاحه الكبير. إن قالب اقتراح حملة ClickUp يمكن أن يساعدك في إنشاء إطار عمل مفصّل لحملة الترويج للفعالية.

يمكنك إدراج أهداف الفعالية وأهدافها واقتراح المواضيع والميزانيات والموارد الأخرى للمساهمين. باستخدام هذا النموذج، يمكنك:

• الحصول على رؤية واضحة لأهداف الحملة وإنشاء صيغة مثالية لاقتراح الفعالية
• تخطيط المهام والجداول الزمنية
• تتبع التقدم المحرز والأداء والمواعيد النهائية وميزانية الحملة
• تعزيز التواصل مع أصحاب المصلحة

🌟 🌟مثالي لـ: مسوقو الفعاليات الذين يروجون لفعاليات واسعة النطاق

💡 نصيحة احترافية: استخدم برنامج إدارة علاقات العملاء لإدارة الأحداث لتخصيص حملات الفعاليات وضمان نجاحها.

7. قالب ميزانية الفعالية ClickUp

تحميل هذا القالب

قالب تخطيط ميزانية الحدث من ClickUp

تجاوز توقعات العملاء، ولكن ليس ميزانياتهم أبدًا! 💰

هذه هي القاعدة الذهبية في إدارة الفعاليات. ولمساعدتك على اتباع هذه القاعدة، إليك قالب ميزانية الحدث ClickUp .

يمكن أن يساعدك هذا القالب في إنشاء ميزانيات لجميع الفعاليات - من التجمعات الشخصية إلى فعاليات الشركات. باستخدام هذا القالب، يمكنك:

• تتبع جميع نفقات الفعاليات في مكان واحد
• إنشاء ميزانية لكل فعالية
• تحليل الإنفاق واتخاذ قرارات مستنيرة
• الالتزام بالميزانية خلال الفعالية
• تحديد فرص توفير التكاليف
• قياس الجهود التسويقية والترويجية

ولكن قبل إنشاء ميزانية مفصّلة للفعالية، حدد نفقات الفعالية باستخدام نموذج اقتراح ميزانية ClickUp للميزانية . سيساعدك هذا القالب على تقديم لمحة عن التكاليف للحصول على الأموال من أصحاب المصلحة في المشروع.

🌟 مثالي لـ: منظمو الفعاليات لتخطيط ميزانيات الفعاليات

## أبهر أصحاب المصلحة بمقترحات الفعاليات الأفضل في فئتها

تعمل أفضل نماذج مقترحات الفعاليات على تسريع عملك وتجعل إدارة الفعاليات خالية من المتاعب.

على الرغم من أن قوالب PDF جيدة لمقترحات الفعاليات الأساسية، إلا أنها لا تفي بالغرض عندما يتعلق الأمر بتخصيصها لتناسب علامتك التجارية واحتياجاتك الخاصة بالفعالية. هذا هو المكان الذي تحتاج فيه إلى أدوات مثل ClickUp لإنشاء مقترحات مقنعة.

يحتوي ClickUp على ميزات مثل التعاون في الوقت الفعلي، وتتبع المهام، وتحليل الميزانية، والأتمتة التي تجعل إدارة الفعاليات سهلة. فهي تساعدك على إنشاء أفضل العروض وتنفيذ الفعاليات دون عوائق.

لاستكشاف المزيد من ميزات ClickUp وتحميل قوالبها المفيدة للغاية, اشترك اليوم . إنه مجاني!