كيف تتجنب التحيز في التخطيط؟

بعد أن غمرته الثقة (المفرطة) بنجاحه في بناء قناة السويس، حاول فرديناند دي ليسبس بناء قناة على مستوى سطح البحر عبر برزخ بنما. للأسف، فقد قلل بشكل كبير من شأن التحديات الهندسية التي تفرضها تضاريس بنما.

بسبب الأمراض ونقص الخبرة، اضطر إلى التخلي عن المشروع في عام 1889. أفلست شركته بعد أن أنفقت 287 مليون دولار على المشروع.

كان دي ليسبس ضحية لما يسميه علماء النفس دانيال كاهنمان وأموس تفرسكي "مغالطة التخطيط"

ما هي مغالطة التخطيط؟ لماذا نحن عرضة لها؟ كيف تظهر تحيزاتنا في عملنا وحياتنا؟ وماذا يمكننا أن نفعل للتخفيف من مغالطة التخطيط؟ تابع القراءة لتكتشف ذلك!

فهم مغالطة التخطيط بالتفصيل

في عام 1979، عرّف علماء النفس كاهنمان وتفرسكي مغالطة التخطيط بأنها "الميل إلى التقليل من تقدير الوقت اللازم لإنجاز مهمة مستقبلية، ويرجع ذلك جزئياً إلى الاعتماد على سيناريوهات أداء مفرطة في التفاؤل"

ببساطة، مغالطة التخطيط هي انحراف معرفي يدفعك إلى التقليل من تقدير الوقت اللازم لإنجاز المهام، والمبالغة في تقدير قدرتك على إنجازها.

فيما يلي بعض خصائص مغالطة التخطيط:

لكن لماذا يحدث ذلك؟

أسباب خطأ التخطيط

ينظر البشر إلى الأحداث بشكل غير متماثل. لدينا رغبة فطرية في أن نكون إيجابيين ومتفائلين. نريد أن نصدق أن لدينا القوة والقدرة على إنجاز المهام، حتى عندما تشير جميع الأدلة إلى عكس ذلك. وإليك السبب.

نحن نحب أن نرى نصف الكوب ممتلئًا

عندما نبدأ في التخطيط لمشروع ما، نميل إلى التركيز على الجوانب الإيجابية. نعتقد أننا تعلمنا الدروس من إخفاقاتنا السابقة وأننا أفضل اليوم. نريد وضع خطة تجعلنا نبدو ونشعر بأننا في أفضل حال.

كم مرة سمعت مطورًا يقول: "هذا خطأ بسيط يمكن إصلاحه في خمس دقائق"؟ يعتقد المطور أنه ماهر بما يكفي لحل الخطأ في خمس دقائق، لكن الواقع بعيد كل البعد عن ذلك.

نحن نقاوم التغيير

التغيير يتطلب منا تعديل نظرتنا الأولية للعالم. في منتصف المشروع، إذا تلقينا معلومات جديدة تظهر لنا أننا على مسار خاطئ، فإننا نرد برفضها.

غالبًا ما يتجاهل مديرو المشاريع الانحرافات الكبيرة في التقدم باعتبارها عقبات بسيطة بسبب تأثير التحيز التثبيتي. فهم يربطون عملية تفكيرهم بالخطة الأولية بدلاً من المعلومات الجديدة.

لا نحب المعلومات السلبية

عندما نكون في منتصف مشروع ما، خاصةً عندما يكون قد تم إنجاز جزء كبير منه، لا نحب سماع الأخبار السيئة. نتجاهل المعلومات التي تتعارض مع نظرتنا المتفائلة لأنها قد تعطل المشروع بالكامل.

في الواقع، نرى أولئك الذين يأخذون المعلومات السلبية على محمل الجد على أنهم ساخرون أو متشائمون. ونتيجة لذلك، تدفعهم ضغوط الأقران والتحيز للامتثال إلى تبني الرأي العام.

نحن متفائلون

يعتقد ممارسو القفز بالحبال المطاطية أن خطر إصابتهم أقل من غيرهم من القافزين، على الرغم من عدم وجود بيانات تدعم ذلك. وفي مثال أكثر واقعية، نفترض أن إدارة وظيفة بدوام كامل ومهنة جانبية أمر سهل! هذه أمثلة على التحيز التفاؤلي.

تشير الأبحاث إلى أن التفاؤل هو أحد أكثر التحيزات شيوعًا لدى البشر. وينبع من نزعتين معرفيتين: المبالغة في تقدير احتمالية حدوث الأحداث الإيجابية وتقليل احتمالية حدوث الأحداث السلبية.

أدى الميل والضغط الاجتماعي للحفاظ على نظرة إيجابية غير واقعية إلى الثقة المفرطة وسوء تقييم المخاطر والافتقار إلى خطط الطوارئ.

يؤدي التفاؤل المفرط إلى تغذية مغالطة التخطيط بين مديري المشاريع بعدة طرق رئيسية.

أسبابنا موضحة

التفكير التحفيزي هو شكل من أشكال التحيز العاطفي حيث تقبل الأدلة التي تتوافق مع معتقداتك الحالية وترفض أي معلومات تتعارض مع هذا الحالة الذهنية.

على سبيل المثال، إذا أراد عميلك تطوير موقع إلكتروني في غضون أسبوعين، ولكنك تعلم أن تنفيذ المشروع سيستغرق وقتًا أطول، فإنك توافق على ذلك. تقنع نفسك بأن الموقع يتكون من خمس صفحات فقط، وأنك تمتلك بالفعل نموذجًا جاهزًا، وأن المحتوى جاهز، وما إلى ذلك.

إليكم كيف يؤدي ذلك إلى تغذية مغالطة التخطيط:

نحن جميعًا متحيزون قليلاً، واثقون، ومتفائلون، ومتحمسون. قد تتساءل: ما الضرر في ذلك؟

الآثار السلبية لمغالطة التخطيط على تخطيط المشاريع

عندما تقع في فخ خطأ التخطيط، فمن المحتمل أن تخطئ في عدة أمور. وقد يكون لذلك عواقب وخيمة.

سوء فهم الجداول الزمنية: تؤدي مغالطة التخطيط إلى قيام الفرق بتقليل الوقت اللازم لإنجاز المشاريع المبتكرة. قد تكون واثقًا من نفسك لدرجة أنك لا تفسح مجالًا للتجربة والفشل وإعادة العمل. وهذا يؤدي إلى توقعات زمنية مفرطة في التفاؤل لا تأخذ في الاعتبار النطاق الكامل للمشروع.

الميزانية المنخفضة: عندما تقنع نفسك أن شيئًا ما يمكن إنجازه بسرعة، فإنك تقلل أيضًا من شأن الموارد اللازمة لإنجازه. لذلك، قد توظف كاتبًا واحدًا فقط لإنجاز كتاب إلكتروني، في حين أن هذا الكتاب يحتاج في الواقع إلى خدمات كاتب ومحرر ومصمم.

تجاهل المخاطر الخارجية: تعمل مغالطة التخطيط كحاجز، تدفع الفرق إلى التركيز بشكل ضيق على مهام محددة وتجاهل المخاطر الخارجية، مثل البيئة التنظيمية والمنافسة وديناميكيات السوق، إلخ.

الضغط الذاتي: تشعر الفرق بأنها مضطرة إلى تقديم جداول زمنية مفرطة في التفاؤل للحصول على الموافقة على المشاريع وتمويلها، حتى لو كانت تعلم أن التقديرات غير واقعية. وهذا يخلق ضغطًا، مما يعرض الموظفين للفشل والإرهاق.

الابتكار المكبوت: المشاريع المبتكرة معقدة وغير مؤكدة، مما يجعل من الصعب تقدير الوقت والموارد اللازمة بدقة. في مثل هذه الحالات، يكون تخطيط المشاريع عرضة للتحيز. إن التقليل من شأن الوقت اللازم لإنشاء شيء جديد تمامًا سيقوض الهدف الذي حددته لنفسك.

إذا كنت تسخر الآن على افتراض أن الشباب أو المتحمسون هم وحدهم المعرضون لمغالطة التخطيط، فكر مرة أخرى.

أمثلة واقعية على مغالطة التخطيط

لا تميز مغالطات التخطيط بين تطوير البرامج الصغيرة ومشاريع البنية التحتية الكبيرة. فيما يلي أمثلة على كيفية تأثير الخطط غير الواقعية والتحيز والضغوط وتوقعات المساهمين على المشاريع الضخمة عبر التاريخ.

دار الأوبرا في سيدني

تعد دار أوبرا سيدني واحدة من أكثر المباني شهرة في العالم، وقد تأخر بناؤها لمدة عشر سنوات على الأقل بسبب أخطاء في التخطيط. ووفقًا للتقديرات الأولية التي تم الإعلان عنها في عام 1957، كان التكلفة التقديرية للمشروع 7 ملايين دولار، ومدة الإنجاز 6 سنوات. ولكن تم افتتاح نسخة مصغرة من المشروع الأصلي بعد 16 عامًا بتكلفة 102 مليون دولار!

واجهت دار الأوبرا في سيدني صعوبات بسبب:

السكك الحديدية الكندية المحيطية

في عام 1871، وافقت مستعمرة كولومبيا البريطانية على الانضمام إلى كندا. في المقابل، وعدت كندا ببناء خط سكة حديد عابر للقارة يربط بين الأقاليم.

استغرق المشروع، الذي كان من المقرر الانتهاء منه بحلول عام 1881 بتمويل قدره 25 مليون دولار، أربع سنوات أطول من المخطط له وتطلب قروضًا إضافية بقيمة 22.5 مليون دولار. وإليكم السبب.

موقع Healthcare.gov

في 20 أكتوبر 2013، قال الرئيس باراك أوباما: "لا داعي للتجميل: الموقع الإلكتروني بطيء للغاية، والناس يواجهون صعوبات أثناء عملية التسجيل، وأعتقد أنه من العدل القول إنني أكثر من أي شخص آخر أشعر بالإحباط بسبب ذلك". كان يتحدث عن موقع healthcare.gov الذي طال انتظاره.

كان أحد الأسباب الرئيسية لهذا الفشل الذريع هو خطأ التخطيط.

الجانب الإيجابي من هذه الكارثة هو أنك لست الوحيد الذي خطط لمشروع تطوير برمجيات مدته 12 شهرًا استمر 18 شهرًا وأكثر.

أو ربما يمكنك أن تسامح نفسك على تخصيص 15 دقيقة لترتيب منزلك، لتدرك بعد ثلاث ساعات أنك ما زلت تنظف؟

إن مغالطة التخطيط لها عواقب على حياتنا الشخصية والمهنية. فهي تخلق ضغطًا لا داعي له، وتجعلنا غارقين في تحيزاتنا، وتؤدي إلى حلقة مفرغة من الإفراط في العمل أو قلة الأداء. لتجنب ذلك، تحتاج إلى بيانات وأطر تخطيط وعقل متفتح.

طرق لتجنب خطأ التخطيط

الاعتقاد بأنك تستطيع إنجاز شيء ما في وقت أقل من الوقت الفعلي اللازم له هو أحد أكثر الأخطاء شيوعًا في الحكم، سواء في الحياة الشخصية أو في الحياة المهنية.

الحل: الممارسة، الممارسة، الممارسة. يتطلب الأمر ممارسة لتجنب الوقوع في فخ مغالطة التخطيط، وممارسة أكثر لتكوين عادة بناء الهياكل لمنع نفسك من الاستسلام.

فيما يلي دليل تفصيلي حول كيفية التعامل مع الأمر بنوايا صادقة وعمليات صحيحة وبرنامج تخطيط استراتيجي مثل ClickUp.

ثق في البيانات التاريخية

انظر إلى الوقت الذي استغرقه إنجاز المهمة في المرة السابقة من البداية إلى النهاية. استخدم تقنيات التنبؤ بالفئة المرجعية — وهي في الأساس عملية التنبؤ بالمستقبل بناءً على مهام مماثلة ومواقف سابقة ونتائج.

من خلال تحليل أداء المشاريع المماثلة في الماضي، يمكنك وضع توقعات دقيقة استنادًا إلى أنماط التأخير والتحديات ومخاطر تكلفة المشروع.

يعد جمع البيانات التاريخية والحفاظ عليها أصعب جزء في معظم الأعمال. تم تصميم أدوات تخطيط المشاريع من ClickUp لجمع المعلومات حول سير عملك وتنظيمها.

يتيح لك ClickUp Time Tracking مراقبة المدة التي تستغرقها المهمة. تتيح طريقة عرض ClickUp Workload للفرق تسجيل توفرهم ومديري المشاريع تخصيص الموارد وفقًا لذلك. تتيح لك ClickUp Goals تحديد الأهداف وتتبع التقدم في الوقت الفعلي.

إذا كنت تعمل على تطوير منتج، فإن ClickUp لتخطيط المنتجات يوفر لك كل ما تحتاجه لتجنب أخطاء التخطيط، بما في ذلك التقديرات وتتبع الوقت ولوحات المعلومات القابلة للتخصيص. لا يترك أي شيء للصدفة أو لتفاؤلك المفرط!

تحديد نوايا التنفيذ

نوايا التنفيذ هي استراتيجيات "إذا-فعلت-فستفعل" تُستخدم لتنظيم سلوك الفرد أو تكوين عادات. وهي طرق بسيطة وواقعية وقابلة للتنفيذ للعمل على تحقيق أهداف إدارة المشاريع.

حدد نوايا تنفيذ محددة لكيفية وموعد إنجاز العمل. استخدم عبارات "إذا-فإن"، مثل:

يوفر استخدام أداة إدارة المشاريع مثل ClickUp طريقة بسيطة ومرئية للتعامل مع التبعيات. تتيح لك مهام ClickUp ربط العناصر وإضافة التبعيات حتى لا تفوتك أي منها. استخدم عرض مخطط جانت لتصور تأثير التأخير وتنفيذ الإجراءات التصحيحية وفقًا لذلك.

عند الحاجة، قم بإجراء تحليل SOAR شامل لتحديد نقاط قوتك وفرصك وتطلعاتك ونتائجك.

إن التعامل مع المشروع بهذه الطريقة يتغلب على التفاؤل المفرط من خلال النظر بعناية إلى المواقف السلبية.

جرب تأثير التجزئة

في مجال التعليم، يهدف تأثير التجزئة إلى تحسين نتائج التعلم من خلال تقسيم الدروس إلى أجزاء صغيرة بدلاً من عناصر متصلة.

في إدارة المشاريع، يعني ذلك ببساطة تقسيم مشروع كبير إلى أجزاء أصغر، مما يجعله أكثر قابلية للإدارة. أثناء القيام بذلك، ضع في اعتبارك ما يلي.

استخدم طريقة التقدير الثلاثي

استخدم طريقة التقدير الثلاثي لمواجهة خطأ التخطيط ووضع جدول زمني أكثر واقعية للمشروع. تتضمن هذه الطريقة ثلاثة سيناريوهات مختلفة عند تقدير مدة المهمة.

يعطي المتوسط المرجح لهذه الثلاثة التقدير الأكثر احتمالاً للمهمة. حاول إنشاء تقدير ثلاثي النقاط خاص بك للوقت المستغرق لكل مهمة باستخدام ClickUp Time Estimates.

لا تحاول إعادة اختراع العجلة

غالبًا ما يعتمد مديرو المشاريع على الحدس لتقدير المدة التي سيستغرقها إنجاز شيء ما. وهذا يؤدي إلى إجراء حسابات غير ضرورية مرارًا وتكرارًا. تجنب ذلك باستخدام قوالب مخصصة لاحتياجاتك.

قوالب ClickUp المجانية والقابلة للتخصيص

خطة مسبقة للمشروع: يساعد نموذج مستند التخطيط من ClickUp في إعداد فريق المشروع للنجاح من خلال تحديد الأهداف والغايات والإجراءات المطلوبة. كما يساعد في تقسيم المهام إلى أجزاء يمكن إدارتها لتسريع الإنجاز.

تخطيط المشروع: قالب تخطيط المشروع من ClickUp هو إطار عمل سهل الاستخدام للمبتدئين لتخطيط المهام المستقبلية على الفور. يوفر لك الهيكل اللازم لوضع خطة وتنظيم المهام وتحديد أولويات الأنشطة عالية التأثير ومواءمة أعضاء الفريق، كل ذلك في مكان واحد.

اتخاذ القرار: يساعدك نموذج وثيقة إطار عمل اتخاذ القرار من ClickUp على تقييم إيجابيات وسلبيات أي قرار بسرعة ودقة من خلال:

كن متشائمًا

تقول الحكمة الشعبية أن المتشائمين هم الأكثر احتمالًا للنجاة من كارثة الزومبي لأنهم سيبقون على أهبة الاستعداد، ويخططون لأسوأ السيناريوهات، ويتخذون القرارات الصعبة، ويتخلون عن الأفكار المسبقة.

على الرغم من أن إدارة المشاريع لا تشبه دائمًا نهاية العالم، إلا أن القليل من التشاؤم يساعد.

تؤدي النظرة المتشائمة إلى تقييمات أكثر واقعية، وتبني احتياطيات وخطط طوارئ. ستدفعك إلى النظر إلى البيانات السابقة وتحديد كل ما يمكن أن يحدث من أخطاء، مما يمنحك فهمًا أكثر عقلانية لنقاط قوتك ونقاط ضعفك.

ما الذي يمكن أن يكون أفضل من المتشائم؟ المتشائم الذي يمتلك الأدوات المناسبة لتصور خطط المشاريع وتقييمها.

كل شيء ما عدا التحيز: تجنب أخطاء التخطيط مع ClickUp

قال دانيال كانيمان في كتابه "التفكير، السريع والبطيء ": "معظمنا ينظر إلى العالم على أنه أكثر لطفًا مما هو عليه في الواقع، وينظر إلى صفاته على أنها أكثر إيجابية مما هي عليه في الواقع، وينظر إلى الأهداف التي يتبناها على أنها أكثر قابلية للتحقيق مما هي عليه في الواقع."

ما لم يستطع فرديناند دي ليسبس تحقيقه ، حققته الولايات المتحدة الأمريكية من خلال قناة بنما. فقد اتبعت الولايات المتحدة نهجًا نموذجيًا، حيث استخدمت البيانات التاريخية بجدية لإجراء تقديرات واقعية، وخططت لكل النتائج المحتملة، وأجرت مسحًا شاملاً، ووضعت جميع الأطراف المعنية في المشروع على نفس الخط. وأكملت المشروع في غضون عشر سنوات.

على الرغم من الأمثلة العديدة التي تحذر من ذلك، فإن مغالطة التخطيط هي تحيز معرفي شائع يضلل الأفراد والفرق ويجعلهم يقللون من شأن الوقت والتكاليف والمخاطر التي تنطوي عليها المهام والمشاريع المستقبلية.

على الرغم من أنك يمكنك استخدام كل إرادتك لتجنب ذلك، إلا أن إنشاء الأنظمة المناسبة قد يساعدك أكثر.

تعد برامج حل المشكلات وإدارة المخاطر مثل ClickUp من أكثر الأدوات فعالية لاتخاذ قرارات واقعية تستند إلى البيانات. بفضل ميزات إدارة المشاريع والتركيز على البيانات والقوالب البديهية والذكاء الاصطناعي المصمم خصيصًا لهذا الغرض، يعمل ClickUp على تنظيم أفكارك وتوضيح عملية اتخاذ القرار. جرب ClickUp. جرب ClickUp مجانًا اليوم.