مع نمو حجم شركتك وزيادة عدد عملائك، كيف تحافظ على التعاون الوثيق بين كل فريق والأدوات المختلفة؟ هذا هو بالضبط التحدي الذي واجهته DataAutomation في عام 2020 قبل إنشاء حل عمل شامل لزيادة الإنتاجية باستخدام ClickUp!
قصة DataAutomation
تأسست DataAutomation في عام 2016، وهي منصة SaaS تدمج البرامج وتؤتمت العمليات لمساعدة الشركات على تحسين الإنتاج وتوفير الوقت والقضاء على الأخطاء البشرية.
اليوم، يستخدم DataAutomation أكثر من 186 شركة حول العالم وأصبح رائدًا في توفير حلول الأتمتة الجماعية وتكامل التطبيقات. وتتمثل مهمته في تخصيص البرامج وربطها حتى يتمكن العملاء من التركيز على تنمية أعمالهم بشكل أكثر كفاءة.
التحدي
تتطلب حلول DataAutomation تنسيقًا دقيقًا بين فرق التنفيذ والمبيعات والتسويق.
لدعم احتياجات عملائها وفرقها المتنامية، احتاجت DataAutomation إلى منصة عمل واحدة ومشتركة تعمل على تحسين التعاون بين الأقسام المختلفة وعمليات العمل والشفافية التنظيمية.
الحل
نحن نؤمن بأن استبدال سير العمل التقليدي بعمليات واضحة ومؤتمتة هو مفتاح كفاءة الأعمال. يعتمد عملاؤنا على حلول متطورة تتطلب تعاونًا دقيقًا بين جميع فرقنا في DataAutomation. مع ClickUp، يمكننا أخيرًا العمل معًا في مكان واحد باستخدام مجموعة مشتركة من الأدوات، مما يحسن العمليات الداخلية ويدفع أعمالنا إلى الأمام. لا يقتصر دور هذا الحل على توحيد فرقنا فحسب، بل وجدنا أيضًا شريكًا موثوقًا يشاركنا قيمنا المتمثلة في تمكين الموظفين للعمل بكفاءة أكبر!
نحن نؤمن بأن استبدال سير العمل التقليدي بعمليات واضحة ومؤتمتة هو مفتاح كفاءة الأعمال. يعتمد عملاؤنا على حلول متطورة تتطلب تعاونًا دقيقًا بين جميع فرقنا في DataAutomation. مع ClickUp، يمكننا أخيرًا العمل معًا في مكان واحد باستخدام مجموعة مشتركة من الأدوات، مما يحسن العمليات الداخلية ويدفع أعمالنا إلى الأمام. لا يقتصر دور هذا الحل على توحيد فرقنا فحسب، بل وجدنا أيضًا شريكًا موثوقًا يشاركنا قيمنا المتمثلة في تمكين الموظفين للعمل بكفاءة أكبر!
تجميع كل شيء في مكان واحد
انضمت رينيه إلى DataAutomation في عام 2020 وتولت على الفور مهمة ضخمة: تدقيق أدوات وعمليات فريق التنفيذ بحثًا عن أوجه القصور — ثم إنشاء نظام لتحسينها.
تتمثل رؤية رينيه لمستقبل العمل في DataAutomation، والتي تسميها فلسفة المظلة، في أن يتم جمع كل فريق وعمله في مكان واحد حيث يمكن للجميع التنسيق معًا، بغض النظر عن دورهم أو خبراتهم التقنية.
تقول رينيه: "تعد عزل المعلومات عن بعضها البعض عائقًا كبيرًا أمام العمل متعدد الوظائف، خاصة في بيئة العمل عن بُعد حيث لا يمكنك التعرف على مبادرات الأقسام الأخرى أثناء انتظار تحضير قهوتك".
"في أي وقت يمكنك فتح أدواتك في محاولة لزيادة وضوح المعلومات وسهولة الوصول إليها، فإنك توفر الوقت وتقلل من تكاليف الفرص البديلة."
دمج الأدوات
على الرغم من أن أدوات DataAutomation كانت كافية في السنوات السابقة، إلا أنها أصبحت عبئًا أكبر مع تزايد عدد الفرق، حيث أدى عدم ترابط سير العمل إلى انخفاض الإنتاجية وزيادة الضغط.
في ذلك الوقت، كانت فرق Data Automation تعتمد على منصات متعددة لدعم وظائف الفريق:
- Trello لإدارة المشاريع
- Tettra لتوثيق العمليات (SOP)
- Streak لخدمات CRM للمبيعات
- Google Docs لقواعد المعرفة
- نماذج Google لإجراء التحقيقات المتعلقة بالمشاريع ونماذج الأخطاء
- جداول بيانات Google للقاعدة البيانات
- ... والمزيد
بعد فترة من البحث ومقارنة منصات المشاريع، قررت رينيه، بالتعاون مع آخرين، أن ClickUp هي الأداة الوحيدة التي تفي بكل المعايير وتوفر واجهة مستخدم سهلة الاستخدام وقابلة للتخصيص لتناسب احتياجات الجميع، من المهندسين إلى مندوبي المبيعات.
بفضل ClickUp، لم تعد فرق DataAutomation الأساسية منفصلة عن بعضها البعض بواسطة أدوات متباينة. أصبح كل عمل متأخر وسير عمل ومبادرة مشروع متاحًا الآن في مساحة عمل واحدة.
إنشاء بنية تحتية لدعم جميع الفرق
الخطوة الأولى لإنشاء تنظيم عمل فعال هي البنية التحتية. بينما تحتاج الفرق إلى العمل معًا، فإنها تحتاج أيضًا إلى مساحات منفصلة لتنظيم عملها.
تحقق DataAutomation ذلك من خلال تنظيم الشركة بأكملها باستخدام التسلسل الهرمي لـ ClickUp الذي يشمل المساحات والمجلدات والقوائم والمهام.
يمكن لمديري المشاريع وقادة الفرق أخيرًا رؤية كيفية ارتباط جميع أعمالهم معًا للمساهمة في تحقيق أهداف الشركة.
تساهم هذه البنية التحتية الفريدة والمشتركة في تحقيق العديد من المكاسب المهمة لـ DataAutomation:
- أصبحت المنظمة بأكملها الآن منظمة بشكل واضح عبر المساحات والمجلدات والقوائم
- يتمتع مديرو المشاريع الآن برؤية شاملة على مستوى الشركة، والوظائف على مستوى الفريق، والمشاريع والمهام المحددة على المستوى الفردي
- يمكن للفرق الآن رؤية نقاط الضعف والعقبات؛ والوقت المستغرق في إصلاح الأخطاء والتحديثات والأعمال الإدارية، والعمل المزدوج، وتأخر الاتصالات، وما إلى ذلك بمساعدة الأدوات المصغرة ولوحات المعلومات
- يتمتع الموظفون بشعور جديد من الهدوء مع العلم أن مهام العمل لم تعد تضيع وأنه لا داعي لقضاء ساعات إضافية كل يوم في تنظيم مهام العمل أو البحث عنها
بناء نظام لتنظيم المهام والمهام المتأخرة
قبل استخدام ClickUp، كانت فرق التسويق والتنفيذ في DataAutomation تعتمد على Trello كأساس لتخزين جميع المهام (التذاكر) والمهام المتأخرة والتعاون بين الفرق.
على الرغم من أن لوحات Trello كانت مثالية في وقت ما، إلا أن رينيه وأديسون كليروود، زميلتها في إدارة المشاريع في DataAutomation، أدركتا أن احتياجات كل فريق قد تجاوزت منذ فترة طويلة قدرات الأداة
- كانت المهام عرضة للتعطل أو الضياع في عمليات المراجعة دون وجود طريقة واضحة للمتابعة
- كان من الصعب تحديد أولويات الأعمال المتأخرة بسبب تعدد الحالات المتضاربة التي تستخدمها الفرق المختلفة
- لم تكن حالات التسويق والتنفيذ متوافقة مع نظام CRM، مما تطلب عملاً إضافياً لتعيين الحالات عبر الأدوات المختلفة
- كان عدم وجود مهام فرعية يعني عدم وجود طريقة سهلة لتقسيم المشاريع الكبيرة ومشاركتها بين أعضاء الفريق، مما أدى إلى عدم الكفاءة وعزل المعلومات.
بفضل ClickUp، أصبح لدى فرق DataAutomation أخيرًا نظام شامل لإدارة المشاريع يجعل التعاون في المشاريع (الكبيرة والصغيرة على حد سواء) سلسًا بين جميع الفرق.
على الرغم من أن لوحات Kanban رائعة لتصور سير العمل، إلا أن هناك طرق عرض أخرى تسهل تنظيم المهام المتأخرة وتذاكر العملاء.
"في السابق، كنا ننظم الأعمال المتراكمة في أنظمة متعددة؛ أولاً، على مستوى عالٍ، في جداول بيانات كانت تتتبع مستوى الجهد مقابل درجات التأثير، ثم ننقلها من هناك إلى Trello لتقسيمها إلى مهام أكثر تفصيلاً. سمحت لنا الحقول المخصصة في ClickUp بنقل الأعمال المتراكمة إلى مكان واحد."
"في السابق، كنا ننظم الأعمال المتراكمة في أنظمة متعددة؛ أولاً، على مستوى عالٍ، في جداول بيانات كانت تتتبع مستوى الجهد مقابل درجات التأثير، ثم ننقلها من هناك إلى Trello لتقسيمها إلى مهام أكثر تفصيلاً. سمحت لنا الحقول المخصصة في ClickUp بنقل الأعمال المتراكمة إلى مكان واحد."
يمكن لفرق DataAutomation الآن تصور وتنظيم الأعمال المتراكمة باستخدام طرق عرض القائمة والجدول والتقويم في ClickUp.
كل عرض قابل للتخصيص بشكل كبير ويمكنه عرض المعلومات ذات الصلة (مثل الحقول المخصصة ) على شاشة واحدة، مما يسهل فهم أي نوع من الأعمال المتراكمة وترتيبها حسب الأولوية في لمحة واحدة.
خلق الملكية والشفافية
بفضل ميزة " المسؤولون المتعددون"، يمكن لكل شخص في DataAutomation التعرف على الفور على المسؤول عن كل مهمة. ويمكن مشاركة هذه المهمة مع أي عدد من الأشخاص باستخدام ميزة "المراقبون"، التي تتيح لأي شخص تلقي إشعارات بشأن المهام.
تتيح الأذونات التفصيلية وعرض الملفات لكل فريق تنظيم العمل في مجلدات منفصلة مع منح الجميع إمكانية الاطلاع عليها في عدة أماكن، مما يساعد على تحقيق الشفافية في مشاريع كل فريق.
الحفاظ على سلاسة التواصل بين أعضاء الفريق
علاوة على ذلك، أصبح كل مشروع يتميز الآن بتواصل واضح وتحديثات حول التقدم المحرز من خلال التعليقات والتعليقات المخصصة.
يمكن لأي شخص تحديث التقدم المحرز عن طريق إضافة تعليقات (أو تخصيصها حتى لا تضيع) لمواصلة المهام والمحادثات المتعلقة بالعمل. وعندما تتقدم المهام، يظل الجميع متزامنين مع نفس الحالة داخل كل مستوى من مستويات Space، مما يمنح الجميع نظرة عامة متسقة دون حدوث أي ارتباك بسبب كثرة الحالات.
"تتيح الفلسفة الشاملة لكل فرد رؤية سير العمل من المسافة المناسبة له: يمكن للمسؤولين رؤية ما يجري في جميع الأقسام، بينما يمكن للمطورين التعمق في المهام المحددة المرتبطة بمجالهم، ويمكن لدعم العملاء التعمق أكثر لتقليص النطاق إلى تقارير الأخطاء فقط"، تشرح رينيه.
"تسهل المعلومات ذات الحجم المناسب تحديد الأنماط واكتشاف الاختناقات أو حالات التحميل الزائد على فرق معينة."
أتمتة سير العمل باستخدام القوالب والأتمتة
تدرك DataAutomation جيدًا قوة العمليات المؤتمتة؛ فهي حل توفره لعملائها وتشكل أيضًا جوهر مؤسستها. بصفتها فريقًا صغيرًا ولكنه عالي الكفاءة يعمل عبر العديد من سير العمل المختلفة، فإن العمليات النموذجية ضرورية لتقليل العمل اليدوي وتوفير الوقت.
الاستفادة من قوالب العمل للعرض والقوائم والمهام والمستندات
توفر DataAutomation الآن قوالب للعرض والقوائم والمهام والمستندات؛ مما يوفر وقتًا كبيرًا ويقلل من التناقضات والأخطاء في كل طبقة من طبقات مساحة العمل.
"تعد القوالب الخاصة بأنواع المهام المتكررة، مثل مهام CRM، ذات قيمة لا تقدر بثمن في تسريع وتنظيم البيانات ذات الصلة. يمكن أن يساعد إنشاء القوالب في حد ذاته في تحديد المعلومات الأساسية حقًا وتلك التي تسبب التباسًا"، كما تقول رينيه.
بفضل قوالب المهام في ClickUp، أصبح لدى رينيه وفرقها قوالب للمشاريع المتكررة أو المتشابهة يمكنهم إنشاؤها في ثوانٍ معدودة. يمكن إنشاء قوالب لكل شيء بدءًا من المكلفين والأوصاف وحتى المهام الفرعية والتبعيات، مما يقلل من العمل المطلوب لتسجيل مشروع جديد.
عندما تظهر فكرة أو احتياجات عميل، يمكن لأي شخص إنشاء مهمة قابلة للتتبع في غضون ثوانٍ.
يمكن لكل فريق الآن معرفة من يعمل على ماذا، ومن المسؤول عن المراجعة، وما الذي يجب القيام به قبل وضع علامة "مكتمل" على المهمة.
علاوة على ذلك، يمكن لفريق رينيه الآن استخدام القوالب في Docs أيضًا، مما يسهل إنشاء قواعد المعرفة الداخلية ووثائق إجراءات التشغيل القياسية.
توفير الوقت للتركيز على الأمور المهمة باستخدام الأتمتة
كما يوحي اسمها، تستفيد DataAutomation استفادة كاملة من أتمتة ClickUp لتوفير أكبر قدر ممكن من الوقت لكل موظف.
الآن، يمكن تغيير الحالة أو المكلف أو تاريخ الاستحقاق تلقائيًا بناءً على أي عدد من المشغلات في ClickUp.
تتبع الأداء باستخدام لوحات المعلومات وتتبع الوقت
يعد تتبع تقدم العمل وأداء الفريق أمرًا ضروريًا لنجاح DataAutomation كشركة.
قبل ClickUp، كان من الصعب تتبع العمل لأنه كان منفصلاً عبر عدد لا يحصى من أدوات المشاريع المختلفة. الآن بعد أن أصبح عمل كل فريق موجودًا في الغالب داخل ClickUp، يمكن إنشاء لوحات معلومات لتتبع تقدم أي شيء تقريبًا.
لكل فريق لوحة تحكم خاصة به حيث يمكنه مراجعة مدة فتح التذاكر، وحالة الأخطاء، واختناقات سير العمل، والمزيد — كل ذلك في مكان واحد.
تعد إدارة موارد الوقت وظيفة مهمة أخرى لرينيه ولكل فريق.
باستخدام ميزة تتبع الوقت، يمكن لكل موظف (ومقاول) تتبع الوقت الذي يستغرقه إنجاز أي مهمة تلقائيًا — من أي مكان باستخدام ميزة تتبع الوقت العالمية من ClickUp. تُستخدم تقديرات الوقت أيضًا لوضع معايير مرجعية للأعمال الجديدة للمساعدة في تحديد التوقعات ووضع معايير مرجعية واضحة للأعمال المماثلة التي تم تتبع وقتها.
بفضل دمج لوحات المعلومات وتتبع الوقت في سير العمل اليومي، تتمتع DataAutomation الآن برؤية كاملة لتقدم العمل في كل وقت والقدرة على إدارة موارد الفريق بشكل أفضل من ذي قبل.
النتائج والخطوات التالية
من خلال اعتماد ClickUp في فرق التسويق والتنفيذ والمبيعات، انتقلت DataAutomation من الاعتماد على أدوات منفصلة عبر أقسام مختلفة إلى منصة واحدة حيث يمكن للفرق العمل معًا في مكان واحد.
منذ بدء اعتماد ClickUp على مراحل في كل فريق في أواخر عام 2020، استفادت فرق DataAutomation مما يلي:
- أوقات استجابة أسرع وتحسين التواصل بين أعضاء الفريق
- رؤية أوضح للمشاريع متعددة الوظائف وكيفية ارتباطها بأهداف الشركة ككل
- القدرة على تحديد الاختناقات في سير العمل بسرعة وتحسينها
- تقليل التوتر والشعور بالهدوء المشترك
ما هي الخطوة التالية لـ DataAutomation
على مدار بضعة أشهر قصيرة، ساعدت رينيه وفريقها في تحويل DataAutomation من منصات متعددة ومنفصلة إلى منصة عمل واحدة مشتركة حققت بالفعل مكاسب كبيرة في التعاون بين أعضاء الفريق والإنتاجية وجودة الحياة العملية.
"لقد جمعنا الآن جميع الفرق في مساحة عمل ClickUp، بما في ذلك فريق المبيعات. أنشأنا نظام CRM داخل ClickUp يجمع جميع الأعمال من جميع المساحات المختلفة معًا. إنه في مرحلته الأولى حاليًا، لكننا نضيف عمليات أتمتة وتحسينات بوتيرة معقولة"، توضح رينيه.
"بفضل ClickUp، شهدنا تحسينات في الرؤية وأوقات الاستجابة. لدينا اتجاه واضح نحو الانخفاض في مؤشرات تتبع "الوقت في الحالة"، وهو مؤشر واضح على أن المهام أقل عرضة للتعطل."
هل تريد معرفة المزيد؟