لضمان سير عمليات الشراء في مؤسستك بسلاسة، يجب عليك أنت وفريقك مراقبة العمليات والبقاء على اطلاع دائم على كل شيء. ومع ذلك، حتى العمليات المبسطة يمكن أن تواجه مشكلات مع الوثائق المهمة مثل إشعار استلام البضائع (GRN).
GRN هي وثيقة بسيطة ثنائية الاتجاه بينك وبين المورد الخاص بك تتحقق من البضائع المسلّمة وتعدّ أساسية لضمان سير عملية الشراء بسلاسة.
تستخدم العديد من الشركات برامج إدارة المشتريات أو برامج اللوجستيات للتعامل مع الأنشطة، بما في ذلك معالجة إشعار استلام البضائع. ومع ذلك، نظرًا لتعقيد هذه البيانات، قد تستغرق العملية وقتًا طويلاً وتكون عرضة للأخطاء.
لذلك، فإن فهم GRN وأهميتها يضمن سير العمليات التجارية بسلاسة. في هذا المدونة، سنناقش كل ما تحتاج إلى معرفته عن GRN.
ما هي إشعار استلام البضائع (GRN)؟
إشعار استلام البضائع (GRN)، الذي يشار إليه أحيانًا باسم إشعار استلام البضائع، هو مستند ثنائي الاتجاه يتحقق مما يلي:
- قام أحد الموردين بتسليم البضائع إلى مؤسستك (والتي تشمل أوامر الشراء أو مذكرات طلب التوريد أو فواتير الموردين)
- أن مؤسستك قد استلمت تلك البضائع (حيث يمكن لقسم المشتريات تقديم إشعار استلام البضائع بعد مراقبة الجودة وتأكيد تاريخ تسليم البضائع المسلّمة)
فكر فيها على أنها اتفاقية مصافحة موثقة على الورق (أو، على الأرجح، سجل رقمي في الوقت الحاضر). وهي تعني أن كلا الطرفين قد أوفيا بالتزاماتهما الموضحة في أمر الشراء. وبصرف النظر عن كونها جزءًا أساسيًا من عملية الشراء، فهي أيضًا مستند مهم لقسم الشؤون المالية وتلعب دورًا حاسمًا في عملية الحسابات الدائنة.
يساعد وجود وثائق GRN مناسبة على تحسين عمليات إدارة الطلبات وتنفيذها بشكل عام، ويوفر العديد من المزايا، مثل:
- التحقق بشكل صحيح من البضائع المستلمة وتأكيد أن المورد قد سلم البضائع التي طلبتها بالضبط. يمكن للمستلم الإبلاغ عن أي اختلافات في الكمية أو الجودة على الفور، مما يمنع حدوث نزاعات محتملة في وقت لاحق
- تُعد GRN وثيقة اتصال مناسبة، حيث تحدد ما تم استلامه. وبالتالي، فهي تحميك في حالة حدوث أي مشكلات في المستقبل وتُعد دليلًا على الجودة والكمية المتفق عليها، مما يمنع الخلافات حول البضائع المسلّمة
- تلعب دورًا حيويًا في عملية المطابقة الثلاثية المستخدمة لضمان دقة مدفوعات الفواتير. من خلال مقارنة GRN بمذكرة طلب التوريد أو أمر الشراء وفاتورة المورد، يمكنك التحقق من مطابقة كل شيء قبل تسوية الدفع. وهذا يساعد أيضًا في منع الاحتيال في الفواتير
- تعمل كسجل للبضائع المسلّمة، مما يتيح لك تحديث مستويات المخزون بدقة. وهذا يضمن حصولك على صورة واضحة عن مخزونك الحالي واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن المشتريات المستقبلية. كما تساعد قسم الحسابات في التحقق من أرصدة المخزون
أهمية إشعار استلام البضائع
تخيل أنك طلبت كرسي مكتب جديدًا - من النوع الذي يوفر دعمًا جيدًا لأسفل الظهر ويدور! أنت متحمس للغاية للتخلص أخيرًا من ذلك الكرسي القديم الذي يصدر صوتًا عند تحريكه. عندما تصل الشحنة، تفتح الصندوق بحماس وتكتشف أن هناك قطعة مفقودة.
الآن، إذا كان لديك معيار جودة مطبق وتأكدت من قبول التسليم فقط بعد التحقق من الجودة، فلن تضطر إلى مواجهة هذه الموقف المجهدة، أليس كذلك؟ قد يبدو هذا أمرًا تافهًا بالنسبة للمؤسسات الصغيرة التي تشتري كميات محدودة، ولكن ماذا عن المؤسسات الكبيرة؟ فهي تشتري باستمرار سلعًا معقدة بكميات كبيرة وتحتاج إلى عملية لتجنيبها المتاعب وعقبات المشتريات.
باستخدام إشعارات استلام البضائع، يمكنك تبسيط دفتر المخزون وعملية الدفع. يقوم المشتري بإنشاء أمر شراء (PO) مع كل طلب يتم تقديمه، مع تفصيل العناصر التي يتوقعها في التسليم. في مثالنا، نظرًا لأن الكرسي يتم شحنه مع جميع أجزائه ويتم تجميعه في المكتب، يجب أن يذكر أمر الشراء جميع الأجزاء اللازمة لتشغيل الكرسي بشكل صحيح.
عند التسليم، يتحقق قسم الاستلام من الطلب مقابل GRN ويتحقق بعناية من كمية كل عنصر وجودته وتواريخ انتهاء صلاحيته.
إذا كان كل شيء مطابقًا لأمر الشراء وكانت البضائع المسلّمة في حالة جيدة، يوقّع المستلم على إشعار استلام البضائع. وهذا يؤكد أن شركة التوصيل قد أوفت بالتزامها وأن مؤسستك قد استلمت الطلب.
في جوهرها، تعد GRN عنصرًا أساسيًا في عملية الشراء بأكملها، حيث تحمي أعمالك من خلال:
- تأكيد دقة الطلب
- منع النزاعات
- تسهيل معالجة الفواتير بسلاسة
- الحفاظ على سجلات مخزون دقيقة
المعلومات الأساسية المطلوبة في GRN
الآن بعد أن عرفنا بالضبط سبب أهمية إشعار استلام البضائع لعمليات اللوجستيات والمشتريات، دعونا نفهم الشكل الصحيح لإشعار استلام البضائع. يتضمن إشعار استلام البضائع القياسي ما يلي:
1. العنوان
- اسم الشركة: يحدد المؤسسة المستلمة
- رقم GRN: معرف فريد لوثيقة إشعار استلام البضائع المحددة
- التاريخ: يسجل تاريخ استلام البضائع
2. معلومات المورد
- اسم المورد: يحدد الشركة التي قامت بتسليم البضائع
- بيانات الاتصال بالمورد: قد تشمل رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني وما إلى ذلك، للرجوع إليها
- رقم مرجع المورد: إذا كان ذلك مناسبًا، قم بتضمين أي رقم مرجع مقدم من المورد
3. تفاصيل التسليم
- رقم أمر الشراء: يشير إلى أمر الشراء المحدد المرتبط بالبضائع المسلّمة
- تاريخ التسليم والوقت: يسجل الوقت المحدد لوصول البضائع
- طريقة التسليم: تحدد طريقة نقل البضائع (على سبيل المثال، شاحنة، بريد سريع)
- عنوان التسليم: يحدد العنوان الذي يجب تسليم البضائع إليه
- إشعار التسليم: يسجل أي معلومات إضافية يقدمها المورد بشأن التسليم
4. قائمة مفصلة بالبضائع
- وصف المنتج: يحدد بوضوح العناصر المحددة التي تم استلامها
- الكمية: توثق العدد الدقيق للوحدات المستلمة لكل عنصر
- وحدة القياس: تحدد الوحدة المستخدمة لقياس الكمية (على سبيل المثال، الصناديق، الأمتار)
- رمز المنتج/SKU: إذا كان ذلك مناسبًا، يتضمن أي رموز تعريف المنتج المستخدمة من قبل مؤسستك أو المورد
5. التوقيعات
- توقيع المستلم: يؤكد أن ممثلًا معينًا من مؤسستك قد استلم البضائع وفحصها
- توقيع المورد (اختياري): في بعض الحالات، قد يوقع ممثل المورد أيضًا على GRN لإقرار التسليم
تضمن GRN أن يكون لدى جميع المعنيين سجل شفاف للبضائع المستلمة من خلال تسجيل هذه المعلومات الأساسية في تنسيق واضح ومنظم. وهذا يساعد على تبسيط الاتصال ومنع الأخطاء وتسهيل إدارة المخزون وعملية الشراء.
باستخدام نموذج خطة مشروع تبسيط عملية سلسلة التوريد من ClickUp، يمكنك ضمان سير العمليات بسلاسة وتحسين المساءلة في عملية سلسلة التوريد. يتضمن النموذج حالات وحقول وعروض مخصصة لمساعدتك في إنشاء وثائق موحدة لتتبع المخزون وإدارة GRN والتنسيق بفعالية مع جميع الأطراف المعنية.
المشكلات المرتبطة بمعالجة GRN
غالبًا ما تستخدم الشركات أدوات التقييم ونماذج اتفاقيات الأعمال لإدارة سير عمل المشتريات. ومع ذلك، لا يزال من الممكن أن تواجه بعض المشكلات الشائعة، مثل:
- زيادة وقت إتمام التسليم والتأخير في إصدار GRN: تتضمن معالجة GRN إدخال المعلومات يدويًا من أوامر الشراء وإيصالات التسليم. قد يكون هذا أمرًا شاقًا، خاصةً في حالة التسليمات الكبيرة التي تحتوي على العديد من العناصر. كما أن الإدخالات اليدوية تؤخر عملية الشراء بأكملها، حيث تعتمد الخطوات اللاحقة مثل معالجة الفواتير وتفويض الدفع غالبًا على إشعار استلام البضائع المكتمل دون أي نماذج مملوءة مسبقًا أو وثائق جاهزة للاستخدام
- أخطاء إدخال البيانات: يتم إصدار ثلاث نسخ من GRN لكل عملية شراء من قبل قسم الطلبات وفريق المشتريات والمورد. إذا تم إدخال هذه البيانات يدويًا، فقد تحدث أخطاء إملائية وتناقضات، مما يؤدي إلى تباينات بين أوامر الشراء والفواتير وسجلات المخزون. على سبيل المثال، سيؤدي خطأ مطبعي في عدد العناصر المستلمة في نسخة واحدة من GRN إلى عدم تطابق مع أمر الشراء، مما يؤدي إلى حدوث ارتباك وتطلب وقتًا إضافيًا لتسوية الفرق
- صعوبة تتبع حالة GRN وتأخير الفواتير: يصعب الوصول إلى إشعارات استلام البضائع الورقية أو تلك المخزنة في أنظمة منفصلة، مما يجعل من الصعب تتبع أي تأخير في الفواتير وتحديده. في بعض الأحيان، تخزن المؤسسة المشترية إشعارات GRN في نظام منفصل عن أوامر الشراء وبرنامج إدارة المخزون. وهذا قد يجعل من الصعب تتبع تقدمها والتأكد من توافق جميع المعلومات
- أخطاء في التحقق من صحة أو توثيق البضائع المستلمة: غالبًا ما يستغرق التحقق اليدوي من البضائع المستلمة وقتًا طويلاً ويكون عرضة للأخطاء البشرية، خاصةً في حالة الطلبات المعقدة التي تحتوي على العديد من العناصر. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يزيد من احتمالية حدوث الاحتيال. بدون سجل تدقيق واضح، قد تواجه الفرق صعوبة في اكتشاف التناقضات أو تحديد ما إذا كانت البضائع المستلمة مطابقة بالفعل لما تم طلبه
- تأخير في تسوية الفواتير: إذا كانت إشعار استلام البضائع يحتوي على معلومات غير كاملة أو غير دقيقة، فمن المؤكد أنه سيتوقف في عملية الموافقة. وقد يؤدي ذلك إلى توتر العلاقات مع الموردين، كما قد يؤدي إلى تراكم الفوائد على فواتير الموردين. بالإضافة إلى ذلك، في كثير من الحالات، تشارك عدة أقسام في سير العمل، وتحتاج معالجة الدفع إلى عدة موافقات. وقد يؤدي ذلك إلى إطالة الوقت المستغرق في عملية الشراء بشكل عام
يمكن أن يساعدك نموذج إدارة المخزون من ClickUp في ضمان توفر المخزون دائمًا وإعادة تزويده بالمواد المناسبة. يأتي هذا النموذج الجاهز للاستخدام والقابل للتخصيص مع حقول مصممة مسبقًا تتيح لك تتبع جميع البيانات المتعلقة بالمخزون وتنظيمها وتحديثها في مكان واحد. سيضمن لك ذلك عدم القلق بشأن إدارة مستويات المخزون أو العناصر المحددة، مما يجعله مثاليًا للشركات التي لديها مخزونات كبيرة أو معقدة.
تحسين عمليات GRN باستخدام ClickUp
نظرًا للسرعة التي تعمل بها عمليات الشراء في أي مؤسسة، قد تكون الطرق التقليدية لإدارة GRN والعمليات الأخرى مرهقة وغير فعالة. يمكن أن تكون ClickUp، المنصة الشاملة للإنتاجية وإدارة المشاريع، سلاحك السري لتبسيط إدارة المخزون والعمليات التجارية من البداية إلى النهاية.
على عكس برامج إدارة عروض الأسعار أو أدوات الفوترة التي تعمل بشكل منفصل، تساعد ClickUp Docs في إدارة الوثائق لمختلف الأقسام. إنها مثل وجود أداة معالجة نصوص داخل برنامج إدارة العمليات الخاص بك. تتيح لك هذه الميزة إنشاء مستندات شاملة بالصيغة التي تريدها وحتى التعاون مع الآخرين في الوقت الفعلي حتى يكون الجميع على نفس الصفحة.
على عكس العديد من أدوات التوثيق الأخرى، يمكن مشاركة مستندات Docs وتحريرها في الوقت الفعلي من قبل عدة مساهمين؛ كما يمكنك تضمين الصور والروابط فيها وربطها بالمهام.
وبالتالي، يمكنك تبسيط ليس فقط عمليات التسليم والمشتريات، ولكن أيضًا عملياتك المالية وإدارة بيانات المستودعات وعمليات مراقبة الجودة.
لإدارة عملية الشراء من البداية إلى النهاية، يمكنك استخدام نموذج ClickUp Procurement Template. يمكنك أنت وفريقك استخدام هذا النموذج بسهولة في مساحة العمل الخاصة بك وتبسيط عملية الشراء وسلسلة التوريد. وبالتالي، يمكنك تتبع جميع أنشطة الشراء وإدارتها ومراقبتها دون الحاجة إلى أي أدوات معقدة لإدارة قواعد البيانات أو أدوات التصور.
مع وجود كل شيء في مكان واحد داخل ClickUp، لم تعد بحاجة إلى التنقل بين أدوات ومنصات متعددة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تحسين جميع عملياتك التشغيلية والمشتريات مع المزايا التالية:
- تخلص من إدخال البيانات يدويًا أو إشعارات استلام البضائع الورقية باستخدام سير العمل الآلي والقوالب المبسطة لضمان كفاءة سير عمل المشتريات
- قم بتعيين المهام والمسؤوليات لكل مرحلة من مراحل عملية التسليم باستخدام ClickUp Tasks، مع حقول مثل "في انتظار تأكيد الشحن" أو "تم استلام التسليم". وهذا يضمن اتفاق جميع الأطراف المعنية ويوفر رؤية في الوقت الفعلي لتقدم عملية التسليم.
- قم بإنشاء تبعيات واضحة بين المهام، مثل انتظار تأكيد التسليم، باستخدام عرض مخطط جانت من ClickUp. يضمن ذلك إكمال المهام بالترتيب الصحيح، مما يحافظ على سير عملية GRN على المسار الصحيح
- استفد من أتمتة ClickUp لإعداد إشعارات تلقائية للمراحل الرئيسية في عملية التسليم. على سبيل المثال، يمكن أن تنبهك الإشعارات الفورية عند تأكيد الشحنة أو عند وصول البضائع إلى المستودع الخاص بك. هذا يزيل الحاجة إلى التتبع اليدوي ويضمن تحديثات في الوقت المناسب لأصحاب المصلحة
- تتبع عمليات إدارة المخزون من البداية إلى النهاية ، بما في ذلك التخزين وإعادة التخزين وتأكيد الموردين والتكاليف وحالة الطلبات وما إلى ذلك، باستخدام لوحات معلومات ClickUp القابلة للتخصيص والتي توفر رؤى أساسية حول التقدم المحرز والعقبات
- بسّط عمليات الشراء باستخدام ClickUp Brain، وهو حل متقدم قائم على الذكاء الاصطناعي يربط بين مهامك ومشاريعك ووثائقك ومواقع الويكي وغيرها. يتيح لك ذلك تجميع الوثائق والمعلومات ذات الصلة وتلخيصها وتحليلها بسهولة، مما يتيح لك رؤية الصورة الكاملة.
- استخدم النماذج مع وثائقك للحصول على معلومات محددة لعملية الشراء وجمع البيانات بسهولة من فريقك أو من طرف ثالث
- ادمج عمليات الشراء الخاصة بك مع أكثر من 1000 أداة ومنصة. يساعدك ذلك على تتبع العمليات وأتمتتها بفعالية عبر مجموعة التقنيات الخاصة بك
باستخدام ClickUp، يمكنك تحويل معالجة GRN من مهمة مرهقة إلى عملية مبسطة وفعالة. من خلال إدارة هذه الوثائق المهمة، يمكنك تقليل الجهد اليدوي وأخطاء التسجيل، والحفاظ على مستويات المخزون ومعايير الجودة، وضمان التواصل في الوقت المناسب بين الإدارات ذات الصلة، وحل المشكلات بشكل أسرع.
كل هذا يساهم بشكل كبير في تحقيق أهداف العمل بكفاءة أكبر.
هل ترغب في أتمتة وتبسيط جميع عملياتك التجارية؟ اشترك في ClickUp مجانًا اليوم واختبر الفرق مع عملية شراء مبسطة.